Stvaranje ankete u aplikaciji FindTime

FindTime je dodatak za Outlook za zakazivanje sastanaka. Organizator može slati više mogućnosti kroz FindTime i minimizirati poruke e-pošte u zakazivanju.

Da biste zakazili sastanak Outlook značajkom FindTime:

1. Stvorite novu poruku e-pošte ili odaberite poruku e-pošte na koju želite odgovoriti.

2. Popis osoba potrebnih za sastanak u odjeljku Prima i neobaveznih sudionika u odjeljku Kopija. 

3. Na kartici Polazno odaberite Odgovori anketom na sastanku.
   
   

4. Odaberite postavke sastanka:
   
   

   • Trajanje: odaberite trajanje s popisa.

     • Odaberite 8 sati za sastanak tijekom cijelog dana.

     • Na padajućem izborniku vrijeme odaberite Prilagođeno da biste postavili vlastito vrijeme. Maksimalno trajanje je 23 sata i 59 minuta.

   • Radno vrijeme: provjerite da biste ograničili predložena vremena sastanka samo na radne dane i sate.

     Napomena: Radno vrijeme koje se po zadanom koristi dohvaćaju se iz postavki organizatora, a te postavke sustava Exchange ne uspijevaju. Zadana su postavka od 8 do 17 sati ako nema pronađenih postavki.

   • Vremenska zona: odaberite padajući izbornik vremenske zone da biste promijenili vremensku zonu sastanka.

     Napomene: 

     • Korištena vremenska zona dohvaća se iz postavki organizatora, ali možete odabrati novu s popisa.

     • Ljetno računanje vremena uzima se u obzir, a sastanci nakon godišnje promjene prikazuju točno vrijeme

5. FindTime pregledava rasporede sudionika (ako su dostupni) i predlaže prikladna vremena sastanka.

   Napomena: FindTime koristi vašMicrosoft 365 za pristup kalendaru i kalendarima sudionika u tvrtki ili ustanovi radi određivanja dostupnosti. Kalendari koji nisu pridruženi Microsoft 365 nisu podržani.

   Pomoću veza sortirajte mogućnosti sastanka.

   

   • Dostupnost: navodi najbolje mogućnosti (vrijeme kada su svi obavezni sudionici sastanka prvi besplatni). Faktori koji se koriste za određivanje najboljih mogućnosti obuhvaćaju koliko je sudionika slobodno, koliko je obaveznih i neobaveznih sudionika besplatno, imaju li sudionici u sukobu uvjetne ili zauzete obveze u kalendaru.

   • Vrijeme: kronološki navodi mogućnosti.
     
     Napomena: pomoću strelica možete se pomicati po danima i mjesecima. Dostupni su dani podcrtani zelenom bojom. Tamnija zelena označava dane s najviše mogućnosti, a svjetlija zelena i crvena označava većinu sukoba. Dani vikenda označeni su dostupnim ako radni sati nisu odabrani.

   • Ikone osoba pokazuju jesu li sudionici sastanka obavezni i njihovu dostupnost.

     

     • Podcrtano: obavezno

     • Zeleno: Dostupno

     • Žuto: možda je zauzeto

     • Crveno: zauzeto

     • Sivo: nepoznato

   • Da biste pristupili više informacija, koristite ikone.

     • Odaberite da biste otvorili ladicu stanja sudionika.

     • Zadržite pokazivač iznad ikone svake osobe ili da biste pogledali podatke o njihovoj dostupnosti.

     • Odaberite da biste prikazali kalendar.

6. Odaberite nekoliko prikladnih termina sastanka.

   • Kada je odabran, vremenski se okvir mijenja u plavu.
     
     

     Napomena: Ankete koje imaju 20 ili manje prijedloga vjerojatnije će postići suglasnost. 

7. Odaberite Dalje.

8. Unesite mjesto sastanka.

   • Mrežni sastanci po zadanom su omogućeni. Potvrdite okvir Mrežni sastanak da biste ga onemogućili. 
     
     
     
     Kada je mrežni sastanak odabran, FindTime će zakazatiSkype za tvrtke iliMicrosoft Teams sastanak. FindTime će koristiti ovisno o tome što je vaša tvrtka ili ustanova postavili kao zadani kanal mrežnih sastanaka. 

     Napomena: Ako ste spremiliSkype za tvrtke na nadzornu ploču, FindTime će to koristiti umjesto Microsoft Teams. Ako želite koristitiMicrosoft Teams, izbrišite postavkuSkype za tvrtke na nadzornoj ploči.

9. Odaberite Postavke ankete i uključite/isključite mogućnosti.

   Napomena: Odabrana vremena sastanka i dalje možete izbrisati tako da na popisu Odabrana vremena odabereteX.

   • Obavijesti me o ažuriranjima anketa: primit ćete poruku e-pošte svaki put kada sudionik glasa. Poruka sadrži trenutni status ankete i mogućnost zakazivanje.

   • Zakažite kada sudionici dostigu suglasnost: događaj u kalendaru automatski se zakazuje ako su svi obavezni sudionici glasali u korist određene vremenske mogućnosti. Ako je dostupno više mogućnosti, zakazati će se najstarija mogućnost.

   • Čuvanje odabranih vremena u kalendaru: uvjetni se događaj smješta u kalendar za svaku mogućnost koju predložite. Sva se čuvanja uklanjaju kada je sastanak zakazan ili je anketa otkazana.

   • Zaključaj anketu za sudionike: sudionici neće moći predlagati nova vremena ni uređivati druge sudionike.

   • Od sudionika zatražite da provjere svoj identitet: da bi se spriječilo anonimno glasovanje, sudionici će prije glasovanja biti obavezni provjeriti autentičnost.

   • Obavijesti e-poštom na jeziku FindTime: jezik na kojem koristite FindTime koristit će se za slanje povezanih obavijesti e-poštom. U suprotnom će se te obavijesti slati na engleskom jeziku.

10. Odaberite Umetni u poruku e-pošte.

11. FindTime umeće predložena vremena sastanka u poruku e-pošte. Odaberite Uređivanje mogućnosti da biste promijenili postavke sastanka ako je potrebno.

    Napomena: Ako unesete promjene i ponovno unesete vrijeme sastanka, morate ručno izbrisati izvornu pozivnicu.

12. Odaberite Pošalji da biste poslali pozivnice za sastanak i započeli postupak glasovanja.

13. Primit ćete izravnu vezu na stranicu za glasovanje za sastanak.