Web Scheduler za Skype za tvrtke (Lync)

Microsoft Lync Web Scheduler je web-program koji možete koristiti za stvaranje sastanaka u programu Lync ako nemate Microsoft Outlook ili ne koristite operacijski sustav Windows. Web Scheduler omogućuje vam stvaranje novih sastanaka, izmjenu postojećih sastanaka tei slanje pozivnica pomoću omiljenog programa za e-poštu.

Tim za podršku u vašoj tvrtki dodijelit će vam vezu na portal alata Web Scheduler, korisničko ime i lozinku za prijavu. Kada ste na toj stranici, klikajte kartice da biste pristupali različitim mogućnostima ili se pomaknite do njih pomoću tipke Tab na tipkovnici.

Stvaranje sastanka u programu Lync

  1. Posjetite stranicu alata Web Scheduler koju vam je dodijelio tim za podršku u vašoj tvrtki.

  2. Prijavite se pomoću korisničkog imena i lozinke.

  3. Kliknite Stvori novi sastanak.

Snimka zaslona stvaranja novog sastanka

  1. Upišite Predmet sastanka.

  2. Za mjesto sastanka možete ostaviti Sastanak u programu Lync ili pak dodati mjesto, npr. konferencijska dvorana, ako su neki sudionici fizički prisutni.

  3. U okvir Poruka upišite kratku poruku ili dnevni red sastanka (nije obavezno).

  4. Odaberite Vremenska zona te datum/vrijeme početka i završetka sastanka.

  5. Po zadanome svi, uključujući osobe izvan tvrtke ili ustanove, mogu zaobići predvorje, a to je virtualna čekaonica pomoću koje sudionicima omogućujete ili odbijate pristup. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i izlagači.

  6. Sve osobe iz vaše tvrtke po zadanom imaju dozvole izlagača. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i izlagači.

  7. U odjeljku Sudionici i zvuk dodajte imena pozvanih osoba ili adrese e-pošte te ih razdvojite točkom sa zarezom (;).

  8. Kliknite Provjeri imena da biste provjerili jesu li imena točna.

Snimka zaslona dijaloškog okvira Sudionici i zvuk

Za pozvane sudionike izvan tvrtke upišite cijelu adresu e-pošte, npr. contoso@contoso.com.

Napomena :  Preporučujemo vam da upišete cijelu adresu e-pošte pozvanog sudionika. Web Scheduler može razlučiti imena zaposlenika u tvrtki samo ako su jedinstvena te ako ne postoje dvije osobe s istim imenom.

  1. Ako ste račun postavili kod davatelja usluga audiokonferencija, pozivnica za sastanak obuhvaćat će besplatni broj, telefonski broj za pozive koji se naplaćuju i šifru sudionika. Sudionici sastanka mogu koristiti zvuk računala ili se u sastanak uključiti biranjem.

  2. Kliknite Spremi.

Vrh stranice

Slanje pozivnica sudionicima sastanka

Da biste poslali pozivnicu za sastanak, odaberite jedan od sljedećih načina:

  1. Slanje pozivnica pomoću programa za e-poštu

Ako koristite taj način, kopirajte detalje o sastanku iz alata Web Scheduler i zalijepite ih u zahtjev za sastanak koji ste stvorili pomoću omiljenog programa za e-poštu.

  1. Kada završite stvaranje sastanka, kliknite Spremi.

  2. Otvorit će se prozor s podacima o sastanku.

Snimka zaslona prozora Detalji o sastanku

  1. Istaknite informacije o sastanku, uključujući URL sastanka, broj audiokonferencije i ID konferencije.

  2. Desnom tipkom miša kliknite tekst, a zatim kliknite Kopiraj.

  3. Otvorite bilo koji program za e-poštu i stvorite običan zahtjev za sastanak.

  4. U zahtjev zalijepite detalje o sastanku u programu Lync (koje ste kopirali u 4. koraku).

  5. Dodajte sudionike, provjerite datum i vrijeme sastanka, upišite dnevni red sastanka i pošaljite zahtjev.

  6. Slanje pozivnica u obliku iCalendar

iCalendar omogućuje razmjenu kalendarskih podataka s korisnicima različitih sustava za e-poštu. Primatelji zahtjeva u obliku iCalendar moraju imati softver koji podržava otvaranje zahtjeva za sastanak i odgovaranje na njih.

  1. U odjeljku Moji sastanci odaberite sastanak po predmetu, a zatim kliknite Izvezi kao iCalendar.

Snimka zaslona okvira Sastanak s mogućnošću izvoza u obliku iCalendar

  1. Kada program za e-poštu to zatraži, kliknite Otvori.

  2. Kada se unos kalendara otvori, proslijedite ga osobama koje ste prilikom zakazivanja sastanka dodali kao sudionike.

  3. Pozvani sudionici tada mogu otvoriti datoteku u obliku iCalendar i spremiti je pomoću omiljenog programa za e-poštu (Outlook, Notes, iCal itd.).

Vrh stranice

Pristup i izlagači

Zadane mogućnosti sastanka najbolje su za uobičajene sastanke timova. Mogućnosti sastanka možete prilagoditi svojim potrebama, vrsti sastanka i sudionicima.

U odjeljku Pristup i izlagači odaberite tko može zaobići predvorje i tko može biti izlagač.

Snimka zaslona dijaloškog okvira Pristup i izlagači

Tko može zaobići predvorje

Mogućnosti pristupa

Što se događa

Preporučeno u sljedećim situacijama

Samo organizator (zaključano)

Samo vi smijete izravno pristupiti sastanku. Svi ostali moraju čekati da im se to dopusti.

Sastanak je osiguran i sadrži povjerljive informacije.

Osobe koje pozovem iz svoje tvrtke

Samo pozvane osobe smiju sastanku izravno pristupiti. Svi ostali moraju čekati da im se to dopusti.

Razgovarate o povjerljivim podacima, pa uključivanje želite dopustiti samo točno određenim osobama.

Osobe iz moje tvrtke

Bilo tko iz vaše tvrtke smije sastanku pristupiti izravno, čak i ako nije pozvan.

U sastanku ne sudjeluju vanjski sudionici i ne razgovarate o povjerljivim informacijama.

Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke

Svi s pristupom vezi na sastanak smiju sastanku pristupiti izravno.

Pozivate sudionike izvan svoje tvrtke ili ustanove i ne razgovarate o povjerljivim podacima.

Važno :  Čak i ako je omogućeno predvorje sastanka, sudionici koji se u sastanak uključuju biranjem automatski zaobilaze predvorje.

Tko je izlagač

Mogućnosti izlagača

Tko je izlagač

Preporučeno u sljedećim situacijama

Samo organizator

Vi ćete biti jedini izlagač.

Prezentacije u kojima sudionici ne moraju stupati u interakciju sa sadržajem sastanka. Tijekom sastanka možete postaviti i dodatne izlagače.

Osobe iz moje tvrtke

Izlagač može biti bilo tko iz vaše tvrtke.

Odgovarajuće za neslužbene sastanke s članovima tima na kojima svi sudionici mogu zajednički koristiti i mijenjati sadržaj.

Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke (bez ograničenja)

Izlagači su svi koje pozovete.

Koristite kada želite da vanjski sudionici mogu biti izlagači.

Osobe koje odaberem

Vi i osobe koje odaberete.

Ovu mogućnost odaberite kada želite da određene osobe budu izlagači.

Napomena :  Kada odaberete Osobe koje odaberem kliknite Odaberi izlagače, a zatim sudionike premjestite iz odjeljka Sudionik u odjeljak Izlagači. Pomoću te mogućnosti kao izlagače nije moguće dodati vanjske sudionike i popise za raspodjelu, no tijekom sastanka pojedincima možete dodjeljivati dozvole izlagača.

Vrh stranice

Uključivanje u sastanak u programu Lync

Kliknite vezu na sastanak u zahtjevu za sastanak da biste se prijavili.

Snimka zaslona veze na sastanak u zahtjevu za sastanak

Možete koristiti i karticu Uključite se u sastanak u alatu Web Scheduler:

  1. U odjeljku Moji sastanci odaberite sastanak u koji se želite uključiti.

  2. Na desnoj strani stranice kliknite Uključite se u sastanak.

  3. Otvorit će se odgovarajući klijent za Lync u kojemu se možete prijaviti u sastanak.

Dodatne informacije potražite u članku Uključivanje u sastanak u programu Lync.

Prikaz i uređivanje postojećih sastanaka

Na kartici Moji sastanci u alatu Web Scheduler možete vidjeti sve sastanke koje ste organizirali. Imajte na umu da su u alatu Web Scheduler navedeni samo sastanci koje ste vi organizirali, a ne i oni za koje ste dobili zahtjeve.

  1. Otvorite odjeljak Moji sastanci, a zatim kliknite predmet sastanka da biste otvorili stranicu s detaljima.

Snimka zaslona kartice Moji sastanci

  1. Kliknite Uređivanje sastanka .

  2. Unesite potrebne promjene, a zatim kliknite Spremi.

  3. Kad se pojavi obavijest o uspješnoj akciji, kliknite U redu pa provjerite promijenjene podatke.

Važno :  Kada ažurirate sastanak, pozvanim sudionicima morate ručno poslati ažurirane podatke. Web Scheduler neće automatski ažurirati kalendar.

  • Ako ste za slanje pozivnica koristili iCalendar, ponovno kliknite Izvezi kao iCalendar da biste otvorili zahtjev i poslali ažuriranje.

  • Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u obični zahtjev za sastanak, otvorite pozivnicu, ažurirajte je novim detaljima o sastanku pa je ponovno pošaljite sudionicima.

Vrh stranice

Brisanje i otkazivanja sastanka

Sastanci će isteći 14 dana nakon zakazanog vremena završetka, no sastanak možete i izbrisati ako želite očistiti Web Scheduler ili pak otkazati sastanak.

  1. Na kartici Moji sastanci kliknite sastanak koji želite izbrisati.

  2. Na stranici s detaljima o sastanku kliknite karticu Izbriši sastanak.

  3. U okviru za potvrdu kliknite Da.

    Važno :  Sudionicima ćete morati poslati obavijest o otkazivanju jer Web Scheduler ne ažurira kalendar automatski.

  4. Ako ste za slanje zahtjeva za sastanak koristili iCalendar, otvorite pozivnicu i kliknite Odustani. Na taj ćete način sudionicima poslati obavijest o otkazivanju.

  5. Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u obični zahtjev za sastanak, otvorite ga, a zatim kliknite Odustani da biste pozvanim sudionicima poslali obavijest o otkazivanju.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×