Videozapis: Premještanje podataka iz programa Excel u Access

Novi zadatak

U programu Excel imate popis kontakata ili inventara kojim postaje teško upravljati? Možda je vrijeme da ga premjestite u Access, koji omogućuje bolje alate za upravljanje velikim količinama podataka. Pogledajte ovaj videozapis da biste saznali kako jednostavno uvesti podatke u Access.

Napomena :  Ovim videozapisom ne opisuje se uvoz podataka u web-bazu podataka. Dodatne informacije o web-bazama podataka potražite u članku Sastavljanje baze podataka radi zajedničkog korištenja na webu.

Sadržaj videozapisa

Priprema podataka u programu Excel

Važno :  Ako je prema sljedećim uputama potrebno mijenjati radni list, prije nastavka sigurnosno kopirajte radnu knjigu ili list.

  • Ako su podaci na radnom listu programa Excel odvojeni praznim recima ili stupcima, pokušajte ih što više konsolidirati na jednom popisu. Radni list smije sadržavati prazne ćelije, ali izbjegavajte potpuno prazne retke ili stupce u podacima koje želite premjestiti.

  • Podatke razmjestite tako da svaki stupac sadrži istu vrstu podataka – primjerice, samo brojeve ili samo tekst. Ako se u jednom stupcu nalaze mješoviti podaci, pokušajte barem u prvih osam redaka podataka uvrstiti po jednu ćeliju od svake vrste podataka. Na taj ćete način programu Access omogućiti da otkrije odgovarajuću vrstu podataka za taj stupac te izbjeći pojavljivanje pogrešaka prilikom uvoza.

  • Access kao naziv tablice koristi naziv kartice radnog lista. Ako je naziv radnog lista, primjerice List1, naziv uvezene tablice u programu Access također će biti List1. Ako tablici želite dodijeliti smisleniji naziv, prije premještanja podataka na sljedeći način preimenujte radni list:

    • dvokliknite karticu radnog lista (pri dnu radne knjige), upišite željeni naziv i pritisnite ENTER.

Premještanje podataka u Access

  1. U programu Excel odaberite podatke koje želite premjestiti u Access, uključujući naslove stupaca (ako postoje).

  2. Desnom tipkom miša kliknite odabrane podatke, a zatim kliknite Kopiraj.

  3. U programu Access otvorite postojeću ili stvorite novu bazu podataka.

    Ako stvarate novu bazu podataka, u programu Access prikazat će se prazna tablica. Zatvorite je, ali je nemojte spremiti.

  4. Ako se ne prikazuje navigacijsko okno, pritisnite F11 da bi se prikazalo.

  5. Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Zalijepi.

    Access će prikazati dijaloški okvir kojim vas pita sadrže li podaci naslove stupaca.

  6. Ako kopirani podaci sadrže naslove stupaca, kliknite Da; u suprotnom kliknite Ne.

    Ako sve prođe u redu, Access će prikazati poruku kojom vas obavještava da je objekt uspješno uvezen.

  7. Za nastavak kliknite U redu.

Access će u navigacijskom oknu prikazati novu tablicu. Dvokliknite je da biste provjerili jesu li podaci pravilno uvezeni.

Rješavanje pogrešaka prilikom uvoza

Ako prilikom uvoza naiđete na probleme, Access će stvoriti tablicu PogreškePriUvozu, koja sadrži opise pogrešaka. Da biste pogledali pogreške, dvokliknite tablicu PogreškePriUvozu. Ako je u njoj navedeno mnogo pogrešaka, preporučujemo da izbrišete uvezenu tablicu, riješite probleme u radnom listu programa Excel, a zatim ponovno pokušate izvesti postupak kopiranja i lijepljenja. Ako tablica sadrži samo nekoliko pogrešaka, možete ih otkloniti ručno u programu Access. Kada riješite sve probleme, možete izbrisati tablicu PogreškePriUvozu.

Postavljanje vrste podataka polja

Ako otkrijete da u tablicu programa Access ne možete unijeti željenu vrstu podataka, možda je potrebno promijeniti vrstu podataka za to polje.

Da biste utvrdili vrstu podataka za neko polje, odaberite vrijednost u polju, a zatim na kartici Polja u grupi Oblikovanje pogledajte sadržaj okvira Vrsta podataka. Ako je vrsta podataka, primjerice, Broj, Access neće dopustiti unos slova u polje, primjerice vrijednosti 166A.

Promjena vrste podataka polja

Upozorenje :  Zbog promjene vrste podataka polja katkad može doći do gubitka podataka. Prije promjene vrste podataka nekog polja sigurnosno kopirajte datoteku .accdb (ili samu tablicu).

  1. Kliknite ćeliju koju želite promijeniti.

  2. Na kartici Polja u grupi Oblikovanje s popisa Vrsta podataka odaberite novu vrstu podataka.

    Access će prikazati poruku upozorenja.

  3. Ako ste podatke sigurnosno kopirali i sigurni ste da želite nastaviti, kliknite Da.

  4. Spremite tablicu.

Dodavanje primarnog ključa

Da biste spriječili dupliciranje zapisa te pojednostavnili stvaranje odnosa između tablica, preporučujemo vam da u novu tablicu dodate polje primarnog ključa. Primijenite sljedeći postupak.

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu, a zatim Prikaz dizajna.

  2. U prvu praznu ćeliju stupca Naziv polja upišite "ID".

  3. U stupcu Vrsta podataka odaberite Automatsko numeriranje.

  1. Uz odabrani redak novog ID-a na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite Primarni ključ.

  2. Spremite i zatvorite tablicu.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×