Uvoz iz popisa sustava SharePoint ili povezivanje podataka s njime

Uvoz iz popisa sustava SharePoint ili povezivanje podataka s njime

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Napomena : Ovaj se članak ne odnosi na web-aplikacije programa Access – vrstu baze podataka koju stvorite pomoću programa Access i objavljujete na internetu. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje aplikacije programa Access.

Podatke iz sustava SharePoint u Access možete unijeti na dva načina — uvozom ili povezivanjem.

Tijekom postupka uvoza stvara se kopija popisa sustava SharePoint u bazi podataka programa Access. Tijekom operacije uvoza možete odrediti popise koje želite kopirati i za svaki odabrani popis navesti želite li uvesti cijeli popis ili samo određeni prikaz.

Postupkom povezivanja pozivaju se podaci iz drugoga programa pa najnovije podatke možete pregledavati i uređivati u sustavu SharePoint i programu Access bez stvaranja i održavanja kopije podataka u programu Access. Ako popis sustava SharePoint ne želite kopirati u bazu podataka programa Access, nego biste radije pokretali upite i stvarali izvješća na temelju sadržaja toga popisa, povezivanje podataka je pravi izbor za vas.

U ovome se članku opisuju koraci uvoza s popisa sustava SharePoint, kao i koraka za povezivanje s podacima na popisu sustava SharePoint.

Što vas zanima?

Uvoz popisa sustava SharePoint

Povezivanje s popisom sustava SharePoint

Uvoz popisa sustava SharePoint

Kada uvozite podatke, Access stvara tablicu i kopira stupce i stavke iz izvornog popisa (ili prikaza) u tu tablicu kao polja i zapise. Na kraju operacije uvoza možete spremiti pojedinosti o operaciji uvoza u obliku specifikacije. Specifikacija uvoza olakšava kasnije ponavljanje operacije uvoza bez prolaska kroz čarobnjak za uvoz prilikom svakog uvoza.

Evo najčešćih razloga zbog kojih je dobro uvesti popis sustava SharePoint u bazu podataka programa Access:

  • da bi se trajno premjestili podaci kao što su popisi kontakata u bazu podataka programa Access jer vam ti podaci više nisu potrebni na web-mjestu sustava SharePoint. Popis se može uvesti u Access i zatim izbrisati s web-mjesta sustava SharePoint.

  • vaš odjel ili radna skupina koriste Access, ali vas se povremeno upućuje na popis sustava SharePoint radi dodatnih podataka koji se moraju uvrstiti u jednu od vaših baza podataka

Prije uvoza popisa poduzmite sljedeće korake

  1. Pronađite web-mjesto sustava SharePoint na kojemu se nalazi popis koji želite kopirati i zabilježite adresu web-mjesta.

    Web-mjesta valjane adrese počinje s http:// ili https:// nakon čega slijedi naziv poslužitelja, a završava putom do određenog web-mjesta na poslužitelju.

  2. Odredite koje popise želite kopirati u bazu podataka i odlučite želite li cijele popise ili samo određene prikaze. Jednim postupkom uvoza možete uvesti više popisa, ali pritom možete uvesti samo po jedan prikaz svakoga popisa. Ako je potrebno, stvorite prikaz koji sadrži samo stupce i stavke koje vas zanimaju.

  3. Pregledajte stupce u izvornom popisu ili prikazu.

    U sljedećoj se tablici objašnjavaju neke stvari na koje je potrebno obratiti pozornost prilikom uvoza različitih elemenata:

    Element

    Na što je potrebno obratiti pozornost

    Stupci

    Access uvozi samo prvih 256 stupaca jer podržava samo 256 polja u tablici. Da biste izbjegli taj problem, stvorite prikaz i u njega dodajte samo one stupce koje želite, pazeći da pritom ukupan broj stupaca ne prelazi 256.

    Mape

    Svaka mapa s popisa sustava SharePoint postaje zapis u tablici programa Access. Stavke koje sadrži mapa također se pojavljuju kao zapisi, odmah ispod zapisa povezanog s tom mapom.

    Stupci s vrijednostima

    Ako izvorni stupci povlače vrijednosti s drugoga popisa, imate dvije mogućnosti:

    • uvezite prikazane vrijednosti kao dio samoga polja, u kojem slučaju ne morate uvoziti povezan popis.

    • prisilite odredišno polje da povuče vrijednost iz druge tablice, u kojem slučaju, ako baza podataka ne sadrži tablicu iz koje bi se mogle povlačiti vrijednosti, morate uvesti i povezani popis

    Napomena : Izvorni stupac vrste Osoba ili grupa posebna je vrsta stupca za pretraživanje. Povlači vrijednosti s popisa podataka o korisnicima, pa morate odlučiti želite li uz ostale popise uvesti i popis s podacima o korisnicima.

    Izračunati stupci

    Rezultati u izračunatom stupcu kopiraju se u polje čija vrsta podataka ovisi o vrsti podataka izračunatog rezultata. Izraz koji provodi izračun se ne kopira.

    Privici

    Stupac s privicima na popisu koppira se u polje pod nazivom Privici.

    Stupci s više vrijednosti

    Stupac vrste Odabir ili Pretraživanje može sadržavati više vrijednosti. Kada uvezete stupac koji podržava više vrijednosti, Access stupac koji podržava više vrijednosti.

    Oblik obogaćenog teksta

    Stupci koji sadrže oblikovanje s obogaćenim tekstom uvoze se u Access kao polja dopisa. Svojstvo oblika teksta polja dopisa postavlja se na obogaćeni tekst i zadržava se oblikovanje.

    Odnosi

    Access neće se automatski stvoriti odnose između povezanih tablica na kraju operacije uvoza. Morate ručno stvoriti odnose između različitih tablica nove i postojeće pomoću mogućnosti na kartici odnosi . Da biste prikazali karticu odnosi na na kartici Alati baze podataka u grupi odnosi kliknite odnosa Slika gumba .

  4. Odredite bazu podataka u koju želite uvesti popise.

    Provjerite imate li obavezne dozvole za dodavanje podataka u bazu podataka. Ako ne želite spremiti podatke u neku od postojećih baza podataka, stvoriti praznu bazu podataka tako da kliknete na datoteke kartice, Novo, a zatim Prazna baza podataka.

  5. Pregledajte tablice u bazi podataka.

    Operacijom uvoza stvara se tablica istoga naziva kao što ga nosi popis sustava SharePoint. Ako se taj naziv već koristi, Access nazivu nove tablice dodaje "1" — primjerice, u slučaju popisa Kokntakti1, ako se naziv Kontakti1 već koristi, Access stvorit će Kontakti2 i tako dalje.

Napomena : Access u sklopu operacije uvoza ne zapisuje preko tablica u bazi podataka i ne možete dodavati sadržaj popisa ili prikaza postojećoj tablici.

Uvoz popisa

  1. Otvorite odredišnu bazu podataka na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje, kliknite Još pa Popis sustava SharePoint.

  2. U čarobnjaku navedite adresu izvorišnoga web-mjesta.

  3. Odaberite mogućnost Uvoz izvorišnih podataka u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka i kliknite Dalje.

  4. Na popisu koji se prikazuje u čarobnjaku odaberite popis koji želite uvesti.

  5. U stupcu Stavke za uvoz odaberite prikaz koji želite za svaki odabrani popis.

  6. Potvrdni okvir Uvezi prikazane vrijednosti umjesto ID-ova polja koja traže vrijednosti pohranjene u drugome popisu određuje koji se podaci uvoze iz stupaca za pretraživanje u odabranim popisima. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste uvezli prikazane vrijednosti kao dio samoga polja, potvrdite okvir. Polje u tom slučaju neće tražiti vrijednosti u drugoj tablici.

    • Da bi odredišno polje tražilo vrijednost u drugoj tablici, poništite potvrdni okvir. Time ćete kopirati ID redaka prikazne vrijednosti u odredišno polje. ID-ovi su potrebni za definiranje polja za traženje u programu Access.

    Prilikom uvoza ID-a morate uvesti popis iz kojih stupci za pretraživanje povlače vrijednosti (osim ako odredišna baza podataka već ima tablice koje mogu poslužiti kao tablice za pretraživanje).

    Operacijom uvoza ID-ovi se smještaju u odgovarajuće polje, ali se ne postavljaju sva svojstva potrebna da bi polje funkcioniralo kao polje za pretraživanje. Koraci za postavljanje svojstava pretraživanja takvih polja opisani su u rubrici Postavljanje polja za pretraživanje u ovome članku.

  7. Kliknite U redu.

Access uvozi popise i zatim prikazuje status operacije na zadnjoj stranici čarobnjaka. Ako poslije planirate ponoviti operaciju uvoza, možete spremiti pojedinosti kao specifikaciju uvoza. Idite na sljedeći korak da biste obavili taj zadatak.

Mogućnost spremanja postavki uvoza

Ako postoji mogućnost da ćete operaciju uvoza koristiti i u budućnosti, možete spremiti postavke uvoza. Postoji i mogućnost postavljanja operacije uvoza kao zadatka u programu Outlook ako vam je potrebno redovito ponavljanje operacije uvoza. Evo kako se spremaju postavke:

  1. Na zadnjem zaslonu čarobnjaka potvrdite okvir Spremi korake uvoza.

    Pojavit će se skup dodatnih kontrola.

  2. U okvir Spremi kao upišite naziv za specifikaciju uvoza. Želite li, u okvir Opis unesite opis.

  3. Želite li operaciju izvoditi u nepromjenjivim intervalima (kao što je tjedno ili mjesečno), odaberite potvrdni okvir Stvori zadatak programa Outlook. Time se stvara zadatak u programu Microsoft Outlook 2013 koji vam omogućuje pokretanje specifikacije.

  4. Kliknite Spremi uvoz.

Konfiguriranje zadatka programa Outlook

Ako ste odabrali potvrdni okvir Stvori zadatak programa Outlook iz prethodnog postupka, Access pokreće Outlook i prikazuje novi zadatak. Slijedite ove korake da biste konfigurirali zadatak.

Važno : Ako Outlook nije instaliran, Access prikazuje se poruka o pogrešci. Ako Outlook nije ispravno konfigurirano, Outlook konfiguracije pokreće se čarobnjak. Slijedite upute u čarobnjaku za konfiguriranje Outlook.

  1. U na prozoru Uvoz-naziv-zadatak u Outlook, pregledajte i izmijenite postavke zadatka, kao što su Datum dospijeća i podsjetnik.

    Da biste postavili ponavljajući zadatak, na kartici Zadatak u grupi Ponavljanje kliknite Ponavljanje.

  2. Kad završite s postavkama pritisnite Spremi i zatvori.

Pokretanje spremljenog zadatka

  1. U navigacijskom oknu programa Outlook kliknite Zadaci pa dvokliknite zadatak koji želite pokrenuti.

  2. Na kartici Zadatak u grupi Microsoft Office Access kliknite Pokreni uvoz.

  3. Prebacite se natrag na Access i otvorite uvezenu tablicu u prikazu podatkovne tablice. Provjerite jesu li sva polja i zapisi uspješno uvezeni te je li bilo pogreški. Prebacite se na prikaz Dizajna da biste pregledali vrstu podataka i druga svojstva polja.

Povezani zadaci

Kada dovršite operaciju uvoza, razmislite o nekim dodatnim zadacima:

Provjera vrsta podataka   Access odabire odgovarajuću vrstu podataka za svako polje koje odgovaraju izvorni stupac. Da biste vidjeli popis kako Access i vrste podataka sustava SharePoint međusobno mapiraju tijekom uvoza ili povezivanje i postavki koje se uvoze za svaku vrstu podataka. 

Investigate dodatna polja    Ovisno o vrsti popisa na kojem se temelji na tablici, mogli biste primijetiti i podatke o prisutnosti u tablici nekoliko dodatnih polja (kao što su uređivanje, Izmijenjeno i Vrsta). Dodatne informacije o tih polja i informacijama koje sadrže potražite u članku pomoći sustava SharePoint. Ako ne trebate ta polja u bazi podataka Access , možete ih izbrisati sigurno.

Postavljanje polja za pretraživanje    Ako ste uvezli ID-ove iz stupaca za pretraživanje, morate ručno postaviti svojstva pretraživanja u odgovarajućim poljima.

  1. U prikazu dizajna tablice, na popisu Vrsta podataka za polje kliknite Čarobnjak za traženje.

  2. U čarobnjaku prihvatite zadani odabir (Želim da stupac za pretraživanje potraži vrijednosti u tablici ili upitu) i kliknite Dalje.

  3. Odaberite tablicu ili upit iz kojih će se dohvaćati vrijednosti za polje i kliknite Dalje.

Napomena : To može biti novo uvezena tablica ili već postojeća tablica.

  1. U oknu Popis polja polje ID-a i polje koje sadrži prikazne vrijednosti pa kliknite Dalje.

  2. Odredite redosljed sortiranja i kliknite Dalje.

  3. Kliknite Završi.

Vrh stranice

Povezivanje s popisom sustava SharePoint

Kada se povezujete s popisom sustava SharePoint, Access stvara novu tablicu (koja se često naziva tablica s vezama) koja odražava strukturu i sadržaj izvornog popisa. Za razliku od uvoza, povezivanje stvara vezu samo s popisom, ali ne i s određenim prikazima popisa.

Povezivanje je jače od uvoza na dva načina:

  • Dodavanje i ažuriranje podataka    Koje možete unijeti promjene podataka pregledavanjem web-mjesto sustava SharePoint ili tako da funkcionira u prikazu podatkovne tablice ili obrasca unutar Access. Promjene koje izvršite na jednom mjestu odražavaju se u drugi. No ako želite mijenjati strukturnih, kao što su uklanjanje ili promjena stupca, to morate učiniti otvaranjem popisa na web-mjestu sustava SharePoint. Nije moguće dodavanje, brisanje ili mijenjanje polja u povezanoj tablici dok radite na Access.

  • Tablice s vrijednostima    Prilikom povezivanja s popisom sustava SharePoint, Access automatski stvara povezane tablice za sve stupce za (osim ako su popisi pretraživanja već povezani s bazom podataka). Ako popisi pretraživanja sadrži stupce koje pretražuju druge popise, ti popisi i uključeni u operacije povezivanja tako da popis pretraživanja svake povezane tablice sadrži odgovarajuću povezanu tablicu u bazi podataka. Access također stvara odnose između ovih povezanih tablica.

Najčešći scenariji povezivanja s popisom sustava SharePoint

Najčešće se s popisom sustava SharePoint iz baze podataka programa Access povezuje zbog sljedećih razloga:

  • Vaš se odjel ili radna skupina služi programom Access za bogato izvješćivanje i upite te se koristi sustavom Windows SharePoint Services za timsku suradnju i komunikaciju. Pojedinačni timovi stvaraju popise da bi pomoću njih pratili razne stvari (kao što su kontakti i problemi), no podaci s popisa često se moraju uvoziti u bazu podataka da bi se objedinili radi izvješćivanja. Povezivanje u takvome slučaju prikladno jer dodavanje i ažuriranje podataka omogućuje i korisnicima web-mjesta SharePoint i korisnicima baze podataka te obje skupine korisnika mogu raditi s najnovijim podacima.

  • Vi ste korisnik programa Access koji se tek nedavno počeo koristiti sustavom Windows SharePoint Services. Migrirali ste nekoliko svojih baza podataka na timsko web-mjesto sustava SharePoint i većina tablica u tim bazama podataka su povezane tablice. Odsad nadalje, umjesto stvaranja lokalnih tablica, stvarat ćete popise sustava SharePoint te se povezivati s tim popisima iz svojih baza podataka.

  • Želite i dalje pohranjivati svoje popise na web-mjestima sustava SharePoint, ali želite i raditi s najnovijim podacima u sklopu programa Access da bi na njima pokretali upite i ispisivali izvješća.

Priprema za povezivanje s popisom sustava SharePoint

  1. Pronađite web-mjesto sustava SharePoint na kojemu se nalaze popisi s kojima se želite povezivati te zabilježite adresu web-mjesta.

    Web-mjesta valjane adrese počinje s http:// ili https:// nakon čega slijedi naziv poslužitelja, a završava putom do određenog web-mjesta na poslužitelju.

  2. Ustanovite s kojim se popisima želite povezivati. Tijekom jedne operacije povezivanja možete se povezivati s više popisa, ali ne možete se povezivati ni s jednim posebnim prikazom nijednoga popisa.

    Napomena : Ne možete se povezivati ni s upitnicima i raspravama.

  3. Pregledajte stupce u izvornom popisu. U sljedećoj se tablici objašnjavaju neke stvari na koje je potrebno obratiti pozornost prilikom uvoza različitih elemenata:

    Element

    Na što je potrebno obratiti pozornost

    Stupci

    Access ne podržava više od 256 polja u tablici pa je povezanom tablicom obuhvaćeno samo prvih 256 stupaca.

    Mape

    Svaka mapa na popisu sustava SharePoint pojavljuje se kao zapis u tablici programa Access. Stavke koje sadrži mapa također se pojavljuju kao zapisi, odmah ispod zapisa povezanog s tom mapom.

    Stupci s vrijednostima

    Ako izvorni stupac pretražuje vrijednosti na nekom drugom popisu, a taj se popis još ne nalazi u bazi podataka, Access će za njega automatski stvoriti povezanu tablicu.

    Napomena : Stupac vrste Osoba ili Grupa posebna je vrsta stupaca s vrijednostima koja pretražuje vrijednosti na popisu s podacima o korisniku. Ako se povežete s popisom koji sadrži stupac Osoba ili Grupa, Access će automatski stvoriti povezanu tablicu za popis s korisničkim podacima.

    Izračunati stupci

    Rezultati u izračunatom stupcu prikazuju se u odgovarajućem polju, no u programu Access nije moguće vidjeti ni izmijeniti formulu.

    Privici

    Stupac s privicima na popisu prikazuje se kao polje pod nazivom Privici.

    Stupci samo za čitanje

    Stupci koji su samo za čitanje na popisu sustava SharePoint ostat će samo za čitanje i u programu Access. Uz to se može dogoditi da u programu Access stupce ne možete dodavati, brisati ni mijenjati.

    Stupci s više vrijednosti

    Stupac vrste Odabir ili Pretraživanje može sadržavati više vrijednosti. Za takve se stupce operacijom povezivanja stvaraju polja koja podržavaju više vrijednosti. Stupci s više vrijednosti u povezanoj se tablici stvaraju pod uvjetom da je izvorni stupac vrste Pretraživanje.

  4. Odredite bazu podataka programa Access u kojoj želite stvoriti povezane tablice. Provjerite imate li potrebne dozvole za dodavanje podataka u bazu podataka. Ako ne želite spremiti podatke u neku od postojećih baza podataka, stvorite novu, praznu bazu podataka..

  5. Pregledajte tablice u bazi podataka. Kada uvozite popis sustava SharePoint, stvorit će se tablica istoga naziva kao i izvorni popis. Ako se taj naziv već koristi, Access nazivu nove tablice dodaje "1" — primjerice, u slučaju popisa Kokntakti1, ako se naziv Kontakti1 već koristi, Access stvorit će Kontakti2 i tako dalje. Isto se pravilo primjenjuje i na povezane popise.

    Napomena : U daljnjemu radu zapamtite da Access nikada u sklopu operacije uvoza ne piše preko tablica u bazi podataka. Ujedno, ne možete dodati sadržaj popisa sustava SharePoint u postojeću tablicu..

Povezivanje s podacima

  1. Otvorite odredišnu bazu podataka.

  2. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite Još.

  3. Kliknite Popis sustava SharePoint.

  4. U čarobnjaku navedite adresu izvorišnoga web-mjesta.

  5. Odaberite Poveži s izvorom podataka stvaranjem povezane tablice, a zatim kliknite Dalje.

    Čarobnjak će pokazati popise s kojima se moguće povezati.

  6. Odaberite popise s kojima se želite povezivati pa kliknite U redu.

    Napomena :  Ako su neki popisi već povezani s trenutačnom bazom podataka, potvrdni okviri vezani uz te popise bit će potvrđeni. Ako želite ukloniti neke veze, poništite potvrdne okvire uz veze koje želite ukloniti.

    Access pokušava stvoriti povezane tablice za sve popise koje ste odabrali tijekom ove operacije, ali i za sve povezane popise. Access ujedno pokušava osvježiti povezane tablice koje odgovaraju popisima odabranima u čarobnjaku. Access ujedno stvara odnos između tablica. Za razliku od operacije uvoza, operacija povezivanja održava postavku svojstva pretraživanja između polja s pretraživanjem i povezane tablice. Ne morate ručno postavljati svojstva polja s pretraživanjem u prikazu dizajna tablice.

  7. Pregledajte nove povezane tablice u prikazu podatkovne tablice. Provjerite jesu li sva polja i zapisi točno prikazani.

    Access odabire odgovarajuće vrste podataka iz svakoga polja koje odgovara izvornoj kolumni. Važno je napomenuti da svaki put kada otvorite povezanu tablicu ili izvorišni popis, u njima će vam se prikazati najnoviji podaci. Strukturne promjene na popisu, međutim, ne odražavaju se automatski na povezanu tablicu. Da biste povezanu tablicu ažurirali novom strukturom popisa, u navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu, pokažite na Mogućnosti popisa sustava SharePoint, a potom kliknite Osvježi popis. Slika gumba .

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×