Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel

Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel

Podatke iz radne knjige programa Excel možete prenijeti u baze podataka programa Access na više načina. Možete kopirati podatke iz otvorenog radnog lista i zalijepiti ih u podatkovnu tablicu programa Access, uvesti radni list u novu ili postojeću tablicu ili se povezati s radnim listom iz baze podataka programa Access.

U ovoj je temi detaljno opisan način uvoza podataka programa Excel ili povezivanja s njima iz baze podataka programa Access za stolna računala.

Napomene : 

  • Podatke nije moguće uvesti tijekom izvođenja web-baze podataka programa Access 2010 u web-pregledniku. Ako podatke želite uvesti u web-bazu podataka, morate je najprije otvoriti u programu Access.

  • Povezane tablice nisu kompatibilne s web-bazama podataka programa Access 2010. Da biste vanjske podatke koristili u web-bazi podataka, morate ih uvesti, a ne povezati se s njima. Dodatne informacije o web-bazama podataka potražite u članku Stvaranje baze podataka programa Access radi zajedničkog korištenja na webu.

Što želite učiniti?

Upoznavanje s uvozom podataka iz programa Excel

Uvoz podataka iz programa Excel

Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne

Povezivanje s podacima u programu Excel

Rješavanje problema #Num! i drugih neispravnih vrijednosti u povezanoj tablici

Upoznavanje s uvozom podataka iz programa Excel

Želite li spremiti dio ili cjelokupne podatke iz nekih radnih listova programa Excel u Access, sadržaj radnog lista potrebno je uvesti u novu ili postojeću bazu podataka programa Access. Kad uvezete podatke, Access stvara kopiju podataka u novoj ili postojećoj tablici bez promjene izvornog radnog lista programa Excel.

Uobičajeni scenariji za uvoz podataka programa Excel u Access

  • Dugo koristite program Excel, ali kako napredujete, za rad s ovim podacima želite koristiti Access. Želite premjestiti podatke iz radnih listova programa Excel u jednu ili više novih baza podataka programa Access.

  • Vaš odjel ili radna grupa koristi Access, ali povremeno primate podatke u formatu programa Excel koje je potrebno spojiti s bazama podataka programa Access. Ove radne knjige programa Excel želite uvoditi u bazu podataka odmah nakon primanja.

  • Za rukovanje podacima koristite Access, ali tjedna izvješća koja primate od ostatka tima su radne knjige programa Excel. Željeli biste automatizirati postupak uvoza da bi se podaci svaki tjedan u bazu podataka uvozili u određeno vrijeme.

Ako podatke u Excel uvozite prvi puta

  • Radna knjiga programa Excel ne može se spremiti kao baza podataka programa Access. Excel ne sadrži funkcionalnost stvaranja baze podataka programa Access iz podataka programa Excel.

  • Kada u programu Access otvorite radnu knjigu programa Excel (u dijaloškom okviru Otvaranje datoteke promijenite okvir popisa Vrste datoteke u Datoteke programa Microsoft Office Excel i odaberite željenu datoteku), Access umjesto uvoza podataka stvara vezu s radnom knjigom. Povezivanje s radnom knjigom u svojoj se biti razlikuje od uvoza radnog lista u bazu podataka. Dodatne informacije o povezivanju potražite u odjeljku Povezivanje s podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

Uvoz podatak iz programa Excel

Koraci u ovom odjeljku objašnjavaju pripremu za operaciju uvoza i njezino izvođenje te spremanje postavki uvoza kao specifikacije za kasnije ponovno korištenje. U nastavku imajte na umu da podatke možete uvesti sa samo jednog radnog lista istovremeno. Ne možete istovremeno uvesti sve podatke iz čitave radne knjige.

Priprema radnog lista

  1. Pronađite izvornu datoteku i odaberite radni list koji sadrži podatke koje želite uvesti u Access. Ako želite uvesti samo dio radnog lista, možete definirati imenovani raspon koji obuhvaća samo ćelije koje želite uvesti.

    Definiranje imenovanog raspona (neobavezno)   

    1. Prijeđite u Excel i otvorite radni list s podacima koje želite uvesti.

    2. Odaberite raspon ćelije koje sadrže podatke koje želite uvesti.

    3. Desnom tipkom miša kliknite unutar označenog raspona, a zatim kliknite Imenujte raspon ili Definiranje naziva.

    4. U dijaloškom okviru Novi naziv odredite naziv raspona u okviru Naziv i kliknite U redu.

      Imajte na umu da tijekom operacije uvoza možete uvesti samo jedan radni list istovremeno. Za uvoz podataka iz višestrukih radnih listova ponovite operaciju uvoza za svaki radni list.

  2. Pregledajte izvorne podatke i poduzmite akciju opisanu u ovoj tablici.

    Element

    Opis

    Broj stupaca

    Broj izvornih stupaca koje uvozite ne smije prelaziti 255 budući da Access ne podržava više od 255 polja u tablici.

    Preskakanje stupaca i redaka

    Dobro je uključiti samo retke i stupce koje želite uvesti u izvorni radni listi ili imenovani raspon.

    Reci    Tijekom operacije uvoza ne možete filtrirati ili preskakati retke.

    Stupci    Odlučite li se za dodavanje podataka postojećoj tablici, tijekom operacije ne možete preskakati stupce.

    Tablično oblikovanje

    Provjerite jesu li ćelije u tabličnom oblikovanju. Ako radni listu ili imenovanu raspon uključuju spojene ćelije, sadržaj ćelije smješta se u polje koje odgovara krajnjem lijevom stupcu, a druga polja ostavljaju se praznima.

    Prazni stupci, reci i ćelije

    Izbrišite sve nepotrebne prazne stupce i retke na radnom listu ili u rasponu. Ako radni listi ili raspon sadrže prazne ćelije, pokušajte dodati podatke koji nedostaju. Planirate li dodati zapise postojećoj tablici, provjerite prihvaća li odgovarajuće polje u tablici null vrijednosti (koje nedostaju ili su nepoznate). Polje prihvaća null vrijednost ako je njegovo svojstvo polja Obavezno postavljeno na Ne, a njegova postavka svojstva ValidationRule ne sprječava null vrijednosti.

    Vrijednosti pogreške

    Ako neke ćelije na radnom listu ili u rasponu sadrže vrijednosti pogreške kao što su #NUM i #DIV, ispravite ih prije početka operacije uvoza. Ako izvorni radni list ili raspon sadrže vrijednosti pogreške, Access postavlja null vrijednost u odgovarajuća polja tablice. Informacije o načinima ispravljanja ovih pogrešaka potražite u odjeljku Otklanjanje poteškoća s vrijednostima kojih nema ili nisu ispravne u nastavku ovog članka.

    Vrsta podataka

    Da biste izbjegli pogreške tijekom uvoza, provjerite sadrži li svaki izvorni stupac istu vrstu podataka u svakom retku. Access pregledava prvih osam izvornih redaka za određivanje vrste podataka polja u tablici. Preporučljivo je provjeriti sadrži li prvih osam izvornih redaka pomiješane vrijednosti različitih vrsta podataka u bilo kojem od stupaca. Ako je tako, Access neće moći dodijeliti stupcu ispravnu vrstu podataka.

    Također, dobro je oblikovati svaki izvorni stupac u programu Excel i prije početka operacije uvoza svakom stupcu dodijeliti određeno oblikovanje podataka. Oblikovanje se preporuča ako stupac uključuje vrijednosti različitih vrsta podataka. Na primjer, stupac BrojLeta u radnom listu može sadržavati numeričke i tekstualne vrijednosti kao što su 871, AA90 i 171. Za izbjegavanje vrijednosti koje nedostaju ili su neispravne učinite sljedeće:

    1. Desnom tipkom miša kliknite zaglavlje stupca, a zatim Oblikuj ćelije.

    2. Na kartici Broj pod Kategorija odaberite oblikovanje. Za stupac BrojLeta vjerojatno ćete odabrati Tekst.

    3. Kliknite U redu.

    Ako su izvorni stupci oblikovani, ali i dalje sadrže pomiješane vrijednosti u recima nakon osmog, operacija uvoza može neispravno preskočiti vrijednosti ili ih pretvoriti. Informacije o rješavanju problema potražite u sekciji Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne.

    Prvi redak

    Ako prvi redak radnog lista ili imenovani raspon sadrže nazive stupaca, možete odrediti da Access podatke u prvom retku tijekom operacije uvoza obrađuje kao nazive polja. Ako izvorni radni list ili raspon ne uključuju nazive, prije početka operacije uvoza dobro ih je dodati izvoru.

    Napomena : Namjeravate li dodati podatke postojećoj tablici, provjerite odgovara li naziv svakog stupca upravo nazivu u odgovarajućem polju. Ako se naziv stupca razlikuje od naziva odgovarajućeg polja u tablici, operacija uvoza neće uspjeti. Za prikaz naziva polja otvorite tablicu u prikazu dizajna u programu Access.

  3. Zatvorit izvornu radnu knjigu ako je otvorena. Držanje izvorne datoteke otvorenom može dovesti do pogrešaka pretvorbe podataka tijekom operacije uvoza.

Priprema odredišne baze podataka

  1. Otvorite bazu podataka programa Access u koju će se uvezeni podaci spremiti. Provjerite je li baza podataka samo za čitanje te imate li dozvole za promjenu baze podataka.

    -ili-

    Ako ne želite spremiti podatke u neku od postojećih baza podataka, stvorite praznu bazu podataka. Kako biste to učinili:

    Kliknite karticu Datoteka, zatim Novo, a potom Prazna baza podataka. Ako koristite Access 2007, kliknite Microsoft Office gumb, a zatim Novo.

  2. Prije pokretanja operacije uvoza odlučite želite li spremiti podatke u novu ili postojeću tablicu.

    Stvaranje nove tablice    Odaberete li spremanje podataka u novu tablicu, Access stvara tablicu i dodaje joj uvezene podatke. Ako tablica navedenog naziva već postoji, Access sadržaj tablice prebrisuje uvezenim podacima.

    Dodavanje postojećoj tablici    Odaberete li dodavanja podataka postojećoj tablici, reci u radnom listu programa Excel dodaju se navedenoj tablici.

    Imajte na umu da do većine pogrešaka tijekom operacije dodavanja dolazi jer izvorni podaci ne odgovaraju strukturi i postavkama polja odredišne tablice. Kako biste to izbjegli, otvorite odredišnu tablicu u prikazu dizajna i pregledajte sljedeće:

    • Prvi redak    Ako prvi redak izvornog radnog lista ili imenovanog raspona ne sadrži zaglavlja stupaca, provjerite odgovara li položaj i vrsta podataka svakog stupca na izvornom radnom listu onima u odgovarajućem polju u tablici. Ako prvi redak sadrži zaglavlja stupca, redoslijed stupaca i polja ne moraju se podudarati, ali naziv i vrsta podataka svakog stupca moraju se podudarati upravo s onima u odgovarajućem polju.

    • Polja koja nedostaju ili su suvišna    Ako neka polja na izvornom radnom listu ne postoje u odredišnoj tablici, dodajte ih prije početka operacije uvoza. Ipak, ako tablica sadrži polja koja ne postoje u izvoru, nije ih potrebno brisati iz tablice ako prihvaćaju null vrijednosti.

      Savjet : Polje prihvaća null vrijednost ako je njegovo svojstvo Obavezno postavljeno na Ne, a njegova postavka svojstva ValidationRule ne sprječava null vrijednosti.

    • Primarni ključ    Ako tablica sadrži polje primarnog ključa, izvorni radni listi ili raspon moraju sadržavati stupac s vrijednostima kompatibilnima s poljem primarnog ključa, a uvezene vrijednosti ključa moraju biti jedinstvene. Ako uvezeni zapis sadrži vrijednost primarnog ključa koja već postoji u odredišnoj tablici, operacija uvoza prikazuje poruku o pogrešci.

    • Indeksirana polja    Ako je svojstvo polja u tablici Indeksirano postavljeno na Da (bez duplikata), odgovarajući stupac na izvornom radnom listu ili u rasponu mora sadržavati jedinstvene vrijednosti.

      Za izvođenje operacije uvoza prijeđite na sljedeće korake.

Pokretanje operacije uvoza

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvezi i poveži kliknite Excel.

    Napomena : Kartica Vanjski podaci nije dostupna ako baza podataka nije otvorena.

  2. U dijaloškom okviru Dobavljanje vanjskih podataka - Excel proračunska tablica u okviru Naziv datoteke odredite naziv datoteke programa Excel koja sadrži podatke koje želite uvesti.

    -ili-

    Kliknite Pregledaj i, da biste pronašli datoteku koju želite uvesti, koristite dijaloški okvir Otvaranje datoteke.

  3. Odredite način spremanja uvezenih podataka.

    Za spremanje podataka u novu tablicu odaberite Uvezi izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka. Sustav će od vas kasnije zatražiti imenovanje ove datoteke.

    Da biste dodali podatke postojećoj tablici, odaberite Dodaj kopiju zapisa tablici i odaberite tablicu s padajućeg popisa. Ova mogućnost nije dostupna ako baza podataka nema tablice.

    Da biste se povezali s izvorom podataka stvaranjem povezane tablice, pročitajte odjeljak Povezivanje s podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

  4. Kliknite U redu.

    Pokreće se Čarobnjak za uvoz proračunske tablice i vodi vas kroz postupak uvoza. Prijeđite na sljedeće korake.

Korištenje Čarobnjaka za uvoz proračunske tablice

  1. Na prvoj stranici čarobnjaka odaberite radni list koji sadrži podatke koje želite uvesti, a zatim kliknite Dalje.

  2. Na drugoj stranici čarobnjaka kliknite Prikaži radne listove ili Prikaži imenovane raspone, odaberite radni list ili imenovani raspon koji želite uvesti, a zatim kliknite Dalje.

  3. U prvom retku izvornog radnog lista ili raspona koji sadrži nazive polja odaberite Prvi redak sadrži zaglavlja stupaca i kliknite Dalje.

    Ako uvozite podatke u novu tablicu, Acces koristi zaglavlja ovih stupaca za imenovanje polja u tablici. Ove nazive možete promijeniti tijekom ili nakon operacije uvoza. Ako podatke dodajete postojećoj tablici, provjerite podudaraju li se zaglavlja stupaca na izvornom radnom listu upravo s nazivima polja u odredišnoj tablici.

    Ako podatke dodajete postojećoj tablici, prijeđite na korak 6. Ako podatke dodajete novoj tablici, slijedite preostale korake.

  4. Čarobnjak traži da pregledate svojstva polja. Kliknite stupac u donjoj polovici stranice da biste prikazali odgovarajuća svojstva polja. Po želji učinite nešto od sljedećeg:

    • Po želji pregledajte i promijenite naziv i vrstu podataka odredišnog polja.

      Access pregledava prvih osam redaka u svakom stupcu da bi predložio vrste podataka za odgovarajuće polje. Ako stupac na radnom listu u prvih osam redaka stupca sadrži različite vrste vrijednosti, kao što su tekst i brojevi, čarobnjak predlaže vrstu podataka kompatibilnu sa svim vrijednostima u stupcu  – najčešće tekstualnu vrstu podatka. Iako možete odabrati različite vrste podataka, imajte na umu da će se vrijednosti koje su nekompatibilne s odabranom vrstom podataka tijekom postupka uvoza zanemariti ili neispravno pretvoriti. Dodatne informacije o ispravljanju vrijednosti koje nedostaju ili nisu ispravne potražite u odjeljku Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne u nastavku ovog članka.

    • Za stvaranje indeksa polja postavite Indeksirano na Da.

    • Za potpuno preskakanje izvornog stupca odaberite potvrdni okvir Nemoj uvoziti polje (preskoči).

      Nakon dovršetka biranja mogućnosti kliknite Dalje.

  5. Na sljedećem zaslonu navedite primarni ključ tablice. Ako odaberete Neka Access doda primarni ključ, Access dodaje polje Automatsko numeriranje kao prvo polje u odredišnoj tablici i automatski ga popunjava jedinstvenim ID vrijednostima koje počinju od 1. Kliknite Dalje.

  6. Na zadnjem zaslonu čarobnjaka odredite naziv odredišne tablice. U okviru Uvoz u tablicu upišite naziv tablice. Ako tablica već postoji, Access prikazuje odzivnik i pita želite li prebrisati postojeći sadržaj tablice. Kliknite Da da biste nastavili ili Ne da biste naveli drugi naziv odredišne tablice, a zatim kliknite Završi da biste uvezli podatke.

    Ako Access uspije uvesti dio podataka ili sve podatke, čarobnjak prikazuje stranicu na kojoj je prikazan status operacije uvoza. Uz to, detalje o operaciji možete spremiti za buduće korištenje kao specifikaciju. S druge strane, ako je operacija u potpunosti neuspješna, Access prikazuje poruku Došlo je do pogreške tijekom uvoza datoteke.

  7. Da biste spremili detalje o operaciji za buduće korištenje, kliknite Da. Spremanje detalja olakšava kasnije ponavljanje operacije bez potrebe za ponavljanjem koraka čarobnjaka.

Upute za spremanje detalja o specifikaciji potražite u članku Spremanje detalja o postupku uvoza i izvoza kao specifikacija.

Upute za pokretanje spremljenih specifikacija uvoza ili povezivanja potražite u članku Pokretanje spremljenih specifikacija uvoza ili izvoza.

Upute za zakazivanje zadataka uvoza ili povezivanja za točno određeno vrijeme potražite u članku Zakazivanje specifikacija uvoza ili izvoza.

Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne

Ako primite poruku Došlo je do pogreške prilikom uvoza datoteke, operacija uvoza bila je potpuno neuspješna. S druge strane, ako operacija uvoza prikaže dijaloški okvir koji od vas traži da spremite detalje o operaciji, operacija je uspjela uvesti sve podatke ili dio njih. U poruci o statusu naveden je i naziv tablice zapisnika pogrešaka koja sadrži opis svih pogrešaka do kojih je došlo tijekom operacije uvoza.

Važno : Čak i ako poruka o stanju upućuje na potpuno uspješnu operaciju, trebali biste pregledati sadržaj i strukturu tablice da biste provjerili njezinu ispravnost prije početka korištenja.

  • Otvorite odredišnu tablicu u prikazu podatkovnog lista da biste provjerili jesu li tablici dodani svi podaci.

  • Otvorite tablicu u prikazu dizajna da biste pregledali vrstu podataka i druge postavke svojstava polja.

U sljedećoj su tablici opisani koraci koje možete poduzeti da biste ispravili vrijednosti koje nisu ispravne ili nedostaju.

Savjet : Dok rješavate probleme s rezultatima, pronađete li samo nekoliko vrijednosti koje nedostaju, možete ih ručno dodati u tablicu. Obratno, utvrdite li da nedostaju ili nisu uvezeni ispravno cijeli stupci ili velik broj vrijednosti, problem biste trebali riješiti u izvornoj datoteci. Nakon ispravljanja svih poznatih problema ponovite operaciju uvoza.

Problem

Rješenje

Grafički elementi

Grafički elementi kao što su logotipi, grafikoni i slike ne mogu se uvesti. Nakon dovršetka operacije uvoza ručno ih dodajte bazi podataka.

Izračunate vrijednosti

Rezultati izračunatog stupca ili ćelija se uvoze, ali ne i formula u podlozi. Tijekom operacije uvoza možete odrediti vrstu podataka kompatibilnu s rezultatima formule kao što je Broj.

Vrijednosti TRUE ili FALSE i -1 ili 0

Ako izvorni radni list ili raspon uključuju stupac koji sadrži samo TRUE ili FALSE vrijednosti, Access za stupac stvara Da/Ne polje i njega umeće vrijednosti -1 ili 0. S druge strane, ako izvorni radni listi ili raspon uključuju stupac koji sadrži samo vrijednosti -1 ili 0, Access prema zadanim postavkama za stupac stvara numeričko polje. Za izbjegavanje ovog problema tijekom operacije uvoza možete promijeniti vrstu podataka polja u Da/Ne.

Polja s više vrijednosti

Kada uvozite podatke u novu tablicu ili dodate podatke u postojeću tablicu, Access ne omogućuje podršku za višestruke vrijednosti u polju, čak i kad izvorni stupac sadrži popis vrijednosti odijeljenih točkama sa zarezima (;). Popis vrijednosti obrađuje se kao pojedinačna vrijednost i smješta se u tekstno polje.

Skraćeni podaci

Čine li se podaci u stupcu tablice programa Access skraćenima, pokušajte povećati širinu stupca u prikazu podatkovne tablice. Ako to ne riješi problem, podaci u numeričkom stupcu programa Excel preveliki su za veličinu odredišnog polja u programu Access. Na primjer, možda je svojstvo FieldSize odredišnog polja u bazi podataka programa Access postavljeno na Bajt, ali izvorni podaci sadrže vrijednost veću od 255. Ispravite vrijednosti u izvornoj datoteci i ponovo pokušajte uvoz.

Oblik prikaza

Možda ćete u prikazu dizajna morati postaviti svojstvo Oblik određenih polja kako bi se vrijednosti ispravno prikazivale u prikazu podatkovne tablice. Na primjer:

  • Polje Da/Ne u prikazu podatkovne tablice nakon dovršetka operacije prikazuje -1 i 0. Za rješavanje ovog problema nakon dovršetka operacije uvoza postavite svojstvo polja Oblik na Da/Ne za prikazivanje potvrdnih okvira.

  • Dugi i srednje dugi datumi u programu Access mogu izgledati kao kratki datumi. Za rješavanje ovog problema u programu Access otvorite odredišnu bazu podataka u prikazu dizajna i postavite svojstvo polja datuma Oblik na Dugi datum ili Srednji datum.

Napomena : Ako izvorni radni list sadrži oblikovanje obogaćenog teksta kao što je podebljano, podcrtano ili kurziv, tekst se uvozi, ali se oblikovanje gubi.

Dvostruke vrijednosti (pogreška povrede ključa)

Zapisi koje uvozite mogu sadržavati dvostruke vrijednosti koje se ne mogu spremiti u polje primarnog ključa odredišne tablice ili u polje čije je svojstvo Indeksirano postavljeno na Da (bez duplikata). Eliminirajte dvostruke vrijednosti u izvornoj datoteci i pokušajte uvoz ponovo.

Vrijednosti datuma pomaknute za 4 godine

Polja datuma uvezenih sa radnog lista programa Excel mogu biti pomaknuta za četiri godine. Excel for Windows koristi sustav datuma 1900 (u kojem su serijski brojevi u rasponu od 1 do 65,380) koji odgovara datumima od 1. siječnja 1900. do 31. prosinca 2078. S druge strane, Excel za Macintosh koristi sustav datuma 1904 (u kojem su serijski brojevi u rasponu od 0 do 63,918) što odgovara datumima od 1. siječnja 1904. do 31. prosinca 2078.

Prije uvoza podataka, promijenite sustav datuma radne knjige programa Excel ili, nakon dodavanja podataka, za ispravak datuma izvedite upit s ažuriranjem koji koristi izraz [naziv polja datuma] + 1462.

Null vrijednosti

Na kraju operacije uvoza može se prikazati poruka o izbrisanim podacima ili izgubljenima tijekom operacije ili nakon otvaranja tablice u prikazu podatkovne tablice možete utvrditi da su neke vrijednosti polja prazne. Ako izvorni stupci u programu Excel nisu oblikovanje ili prvih osam izvornih redaka sadrže vrijednosti različitih vrsta podataka, otvorite izvorni radni list i učinite sljedeće:

  • Oblikujte izvorne stupce.

  • Premjestite retke tako da prvih osam redaka u svakom stupcu ne sadrže vrijednosti različitih vrsta podataka.

  • Tijekom operacije uvoza odaberite odgovarajuću vrstu podataka za svako polje. Ako vrsta podataka nije ispravna, nakon dovršetka operacije uvoza možda ćete utvrditi da se u cijelom stupcu nalaze neispravne ili null vrijednosti.

Prethodni koraci mogu pomoći u minimiziranju pojavljivanja vrijednosti null. U sljedećoj tablici navedeni su slučajevi u kojima će se ipak pojaviti vrijednosti null:

Vrijednosti koje nedostaju su vrste...

Prilikom uvoza u...

A vrsta odredišnog polja je...

Za rješavanje...

Tekst

Nova tablica

Datum

Zamijenite sve tekstualne vrijednosti datumima i zatim ponovo pokušajte uvoz.

Tekst

Postojeća tablica

Numeričko ili Datum

Zamijenite sve tekstualne vrijednosti onima koje odgovaraju vrsti podataka odredišnog polja i zatim ponovo pokušajte uvoz.

Vrijednosti datuma zamijenjene numeričkim vrijednostima

U sljedećim situacijama, umjesto stvarnih datuma prikazat će se prividno slučajni peteroznamenkasti brojevi:

  • Izvorni stupac na radnom listu u prvih osam redaka sadrži samo numeričke vrijednosti, ali u sljedećim stupcima sadrži neke vrijednosti datuma. Ove vrijednosti datuma neispravno će se pretvoriti.

  • Izvorni stupac sadrži vrijednosti datuma u nekima od prvih osam stupaca, a pokušali ste ga uvesti u numeričko polja. Ove vrijednosti datuma neispravno će se pretvoriti.

    Za izbjegavanje ovog slučaja u izvornom stupcu zamijenite vrijednosti datuma numeričkim vrijednostima i ponovo pokušajte uvoz.

    Ponekad, ako stupac koji većinom sadrži vrijednosti datuma sadrži i nekoliko tekstnih vrijednosti, sve vrijednosti datuma mogu se prikazati kao naizgled slučajni peteroznamenkasti brojevi. Da biste to izbjegli, tekstne vrijednosti zamijenite vrijednostima datuma, a zatim ponovno pokušajte s uvozom.

Numeričke vrijednosti zamijenjene vrijednostima datuma

U sljedećim situacijama, umjesto stvarnih numeričkih vrijednosti prikazat će se prividno slučajne vrijednosti datuma:

  • Izvorni stupac u prvih osam redaka sadrži samo vrijednosti datuma, ali u sljedećim stupcima sadrži neke numeričke vrijednosti. Ove numeričke vrijednosti neispravno će se pretvoriti.

  • Izvorni stupac sadrži numeričke vrijednosti u nekima od prvih osam stupaca, a pokušali ste ga uvesti u polje datuma. Ove numeričke vrijednosti neispravno će se pretvoriti.

Za izbjegavanje ovog slučaja u izvornom stupcu zamijenite numeričke vrijednosti vrijednostima datuma i zatim ponovo pokušajte uvoz.

Osim toga, možete pregledati tablicu za zapisivanje pogrešaka (spomenutu na posljednjoj stranici čarobnjaka) u prikazu podatkovne tablice. Tablica sadrži tri polja  — Pogreška, Polje i Redak. Svaki redak sadrži informacije o određenoj pogrešci, a sadržaj polja Pogreška može pomoći u rješavanju problema.

Popis pogrešaka i savjeti za rješavanje problema

Pogreška

Opis

Skraćivanje polja

Vrijednost u datoteci prevelika je za postavku svojstva FieldSize za ovo polje.

Pogreška pretvorbe vrste

Vrijednost na radnom listu pogrešne je vrste podataka za ovo polje. Vrijednost možda nedostaje ili se u odredišnom polju prikazuje neispravno. Više informacija o rješavanju ovog problema potražite u prethodnoj tablici.

Povreda ključa

Vrijednost primarnog ključa ovog zapisa je duplikat — već postoji u tablici.

Pogreška pravila provjere valjanosti

Vrijednost krši pravilo postavljeno korištenjem svojstva ValidationRule za ovo polje ili za tablicu.

Null vrijednost u Obaveznom polju

Null vrijednost nije dopuštena za ovo polje jer je svojstvo Obavezno za polje postavljeno na Da.

Null Vrijednost u polju Samonumeriranje

Podaci koje uvozite sadrže Null vrijednost koju ste pokušali dodati polju Samonumeriranje.

Nedjeljiv zapis

Tekstualna vrijednost sadrži graničnik teksta (obično dvostruke navodnike). Kad god vrijednost sadrži graničnik, taj znak se u tekstualnoj datoteci mora ponoviti dvaput; na primjer:

Dijametar 4 1/2""

Vrh stranice

Povezivanje s podacima u programu Excel

Povezivanjem baze podataka programa Access s drugim programom, možete koristiti upite i uvoziti alate koje sadrži Access bez potrebe za održavanjem kopije podataka programa Excel u svojoj bazi podataka.

Prilikom povezivanja s radnim listom programa Excel ili imenovanim rasponom, Access stvara novu tablicu povezanu s izvornim ćelijama. Sve promjene izvornih ćelija u programu Excel pojavljuju se u povezanoj tablici. Sadržaj odgovarajuće tablice u programu Access ne možete uređivati. Ako želite dodati, urediti ili izbrisati podatke, to je potrebno učiniti u izvorišnoj datoteci.

Uobičajeni scenariji za povezivanje s radnim listom programa Excel iz programa Access

S radnim listom programa Excel obično se povezujete (umjesto uvoza) iz sljedećih razloga:

  • Želite nastaviti održavati podatke na radnim listovima programa Excel, ali imati mogućnost korištenja moćnih značajki postavljanja upita i izvješćivanja programa Access.

  • Vaš odjel ili radna grupa koristi Access, ali podaci iz vanjskih izvora s kojima radite su na radnim listovima programa Excel. Ne želite održavati kopije vanjskih podataka nego imati mogućnost rada na njima u programu Access.

Ako se s radnim listom programa Excel povezujete prvi puta

  • Iz programa Excel ne možete stvoriti vezu s bazom podataka programa Access.

  • Prilikom povezivanja s datotekom programa Excel, Access stvara novu tablicu koja se često naziva povezanom tablicom. Tablica prikazuje podatke na izvornom radnom listu ili u imenovanom rasponu, ali ih zapravo ne sprema u bazu podatka.

  • Podaci programa Excel se mogu povezati s postojećom tablicom u bazi podataka. To znači da postojećoj tablici ne možete dodati podatke izvođenjem operacije povezivanje.

  • Baza podataka može sadržavati više povezanih tablica.

  • Sve promjene podataka u programu Excel automatski se odražavaju u povezanoj tablici. Ipak, sadržaj i struktura povezane tablice u programu Access samo su za čitanje.

  • Kada u programu Access otvorite radnu knjigu programa Excel (u dijaloškom okviru Otvaranje datoteke promijenite okvir popisa Vrste datoteke u Datoteke programa Microsoft Office Excel i odaberite željenu datoteku), Access stvara praznu bazu podataka te automatski pokreće čarobnjak za povezanu proračunsku tablicu.

Priprema podataka programa Excel

  1. Pronađite datoteku programa Excel i radni list ili raspon koji sadrže podatke s kojima se želite povezati. Ako se ne želite povezivati s cijelim radnim listom, možete definirati imenovani raspon koji obuhvaća samo ćelije s kojima se želite povezati.

    Stvaranje imenovanog raspona u programu Excel (neobavezno – korisno ako se želite povezati samo s nekim podacima na radnom listu)   

    1. Prijeđite u Excel i otvorite radni list u kojem želite definirati imenovani raspon.

    2. Odaberite raspon ćelija koje sadrže podatke s kojima se želite povezati.

    3. Desnom tipkom miša kliknite unutar odabranog raspona te kliknite Imenuj raspon ili Definiranje naziva.

    4. U dijaloškom okviru Novi naziv navedite naziv raspona u okviru Naziv, a zatim kliknite U redu.

      Obratite pažnju na to da se tijekom jedne operacije povezivanja možete povezati samo s jednim radnim listom ili rasponom. Za povezivanje s podacima na više mjesta u radnoj knjizi ponovite operaciju povezivanja za svaki radni listi ili raspon.

  2. Pregledajte izvorne podatke i poduzmite akciju opisanu u sljedećoj tablici:

    Element

    Opis

    Tablično oblikovanje

    Provjerite jesu li ćelije u tabličnom oblikovanju. Ako raspon uključuje spojene ćelije, sadržaj ćelije smješta se u polje koje odgovara krajnjem lijevom stupcu, a druga polja ostavljaju se praznima.

    Preskakanje stupaca i redaka

    Tijekom operacije povezivanja, izvorne stupce i retke ne možete preskakati. Ipak, možete sakriti polja i filtrirati zapise otvaranjem povezane tablice u prikazu podatkovne tablice nakon njihovog uvoza u Access.

    Broj stupaca

    Broj izvornih stupaca ne može prelaziti 255 budući da Access ne podržava više od 255 stupaca u tablici.

    Prazni stupci, reci i ćelije

    Izbrišite sve nepotrebne prazne stupce i retke na radnom listu programa Excel ili u rasponu. Postoje li prazne ćelije, pokušajte dodati podatke koji nedostaju.

    Vrijednosti pogreške

    Ako neke ćelije na radnom listu ili u rasponu sadrže vrijednosti pogreške, ispravite ih prije početka operacije uvoza. Obratite pažnju na to da ako izvorni radni listi ili raspon sadrže vrijednosti pogreške, Access u odgovarajuće polje tablice umeće null vrijednost.

    Vrsta podataka

    Vrstu podataka ili veličinu polja u povezanoj tablici ne možete promijeniti. Prije početka operacije povezivanja, potrebno je provjeriti sadrži li svaki stupac određenu vrstu podataka.

    Ako stupac sadrži vrijednosti različitih vrsta podataka, vrlo je preporučljivo oblikovati ga. Na primjer, stupac BrojLeta na radnom listu možda sadrži numeričke i tekstualne vrijednosti kao što su 871, AA90 i 171. Za izbjegavanje vrijednosti koje nedostaju ili su neispravne učinite sljedeće:

    1. Desnom tipkom miša kliknite stupac, a zatim Oblikuj ćelije.

    2. Na kartici Broj pod Kategorija odaberite oblikovanje.

    3. Kliknite U redu.

    Prvi redak

    Ako prvi redak na radnom listu ili u imenovanom rasponu sadrži nazive stupaca, možete odrediti da tijekom operacije povezivanje Access podatke u prvom retku obrađuje kao nazive polja. Ako na radnom listu ne postoje nazivi polja ili određeni stupac krši pravila za imenovanje polja u programu Access, Access svakom odgovarajućem polju dodjeljuje valjani naziv.

  3. Zatvorite izvornu datoteku, ako je otvorena.

Priprema odredišne baze podataka

  1. Otvorite bazu podataka u kojoj želite stvoriti vezu. Provjerite nije li baza podataka samo za čitanje te imate li potrebne dozvole za njezino mijenjanje.

  2. Ako ne želite spremiti vezu u neku od postojećih baza podataka, stvorite praznu bazu podataka: Kliknite karticu Datoteka, zatim Novo, a potom Prazna baza podataka. Ako koristite Access 2007, kliknite Microsoft Office gumb, a zatim Novo.

Sada ste spremni za početak operacije povezivanja.

Stvaranje veze

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvezi i poveži kliknite Excel.

    Napomena : Kartica Vanjski podaci nije dostupna ako baza podataka nije otvorena.

  2. U dijaloškom okviru Dobavljanje vanjskih podataka - Excel proračunska tablica, u okviru Naziv datoteke odredite naziva izvorne datoteke programa Excel.

  3. Odaberite Poveži s izvorom podataka stvaranjem povezane tablice, a zatim kliknite U redu.

    Pokreće se čarobnjak za stvaranje veza između proračunskih tablica i vodi vas kroz postupak povezivanja.

  4. Na prvoj stranici čarobnjaka odaberite radni list ili imenovani raspon i kliknite Dalje.

  5. Ako prvi redak izvornog radnog lista ili raspona sadrže nazive polja, odaberite Prvi redak sadrži zaglavlja stupaca. Access koristi ta zaglavlja stupaca za imenovanje polja u tablici. Ako naziv polja sadrži određene posebne znakove, ne može se koristiti kao naziv polja u programu Access. U takvim slučajevima prikazuje se poruka o pogrešci koja vas obavještava da će Access dodijeliti valjani naziv za polje. Za nastavak kliknite U redu.

  6. Na posljednjoj stranici čarobnjaka odredite naziv za povezanu tablicu i zatim kliknite Završi. Ako tablica s nazivom koji odredite već postoji, program vas pita želite li prebrisati postojeću tablicu upita. Ako želite prebrisati tablicu upita, kliknite Da ili pak kliknite Ne da biste odredili drugi naziv.

    Access pokušava stvoriti povezanu tablicu. Ako operacija uspije, Access prikazuje poruku Povezivanje tablice je dovršeno. Otvorite povezanu tablicu i pregledajte polja i podatke da biste provjerili nalaze li se u svim poljima ispravni podaci.

    Ako uočite vrijednosti pogreške ili netočne podatke, morate riješiti problem s izvorišnim podacima. Dodatne informacije o rješavanju problema s vrijednostima pogreške ili neispravnim vrijednostima potražite u sljedećem odjeljku.

Vrh stranice

Rješavanje problema #Num! i drugih neispravnih vrijednosti u povezanoj tablici

Čak i ako primite poruku Dovršeno je povezivanje tablice, trebali biste otvoriti tablicu u prikazu podatkovne tablice da biste provjerili prikazuju li svi reci i stupci točne podatke.

Utvrdite li pogreške ili neispravne podatke bilo gdje u tablici, poduzmite odgovarajuću akciju opisanu u sljedećoj tablici i zatim ponovo pokušajte povezivanje. Imajte na umu da vrijednosti ne možete dodati izravno u povezanu tablicu budući da je ona samo za čitanje.

Problem

Rješenje

Grafički elementi

U programu Access, s grafičkim elementima na radnom listu programa Excel kao što su logotipi, grafikoni i slike nije se moguće povezati.

Oblik prikaza

Možda ćete u prikazu dizajna morati postaviti svojstvo Oblik određenih polja kako bi se vrijednosti ispravno prikazivale u prikazu podatkovne tablice.

Izračunate vrijednosti

Rezultati izračunatog stupca ili ćelija prikazuju se u odgovarajućem polju, ali u programu Access ne možete prikazati formulu (ili izraz).

Skraćene tekstualne vrijednosti

Povećajte širinu stupca u prikazu podatkovne tablice. Ako i dalje ne vidite cijelu vrijednost, možda je vrijednost dulja od 255 znakova. Access se može povezati samo s prvih 255 znakova te biste podatke umjesto povezivanja trebali uvesti.

Poruka o pogrešci prelijevanja numeričkog polja

Povezana tablica može izgledati ispravno, ali kasnije, prilikom izvođenja upita na tablici može se prikazati poruka o pogrešci Prelijevanje numeričkog polja. Ovo se može dogoditi zbog sukoba vrste podataka polja u povezanoj tablici i vrste podataka spremljene u tom polju.

Vrijednosti TRUE ili FALSE i -1 ili 0

Ako izvorni radni listi ili raspon uključuju stupac koji sadrži samo vrijednosti TRUE ili FALSE, Access za stupac u povezanoj tablici stvara Da/Ne polje. Ipak, ako izvorni radni list ili raspon uključuju stupac koji sadrži samo vrijednosti -1 ili 0, Access prema zadanim postavkama stvara numeričko polje za stupac te vrstu odgovarajućeg polja u tablici nećete moći promijeniti. Ako u povezanoj tablici želite Da/Ne polje, provjerite uključuje li izvorni stupac vrijednosti TRUE i FALSE.

Polja s više vrijednosti

Access ne omogućuje podršku za više vrijednosti u polju čak i ako izvorni stupac sadrži popis vrijednosti odvojenih točkama sa zarezom (;). Popis vrijednosti obradit će se pojedinačna vrijednosti i smjestiti u polje teksta.

#Num!

U sljedećim slučajevima, Access umjesto stvarnih podataka u polju prikazuje vrijednost pogreške #Num!:

  • Ako izvorni stupac sadrži nekoliko numeričkih ili vrijednosti datuma u stupcu koji uglavnom sadrži tekstualne vrijednosti, numeričke i vrijednosti datuma se ne uvoze.

  • Ako izvorni stupac sadrži nekoliko tekstualnih vrijednosti u stupcu koji sadrži uglavnom numeričke vrijednosti, tekstualne vrijednosti se ne uvoze.

  • Ako izvorni stupac sadrži nekoliko tekstualnih vrijednosti u stupcu koji sadrži uglavnom vrijednosti datuma, tekstualne vrijednosti se ne uvoze.

Za minimiziranje pojavljivanja null vrijednosti u tablici učinite sljedeće:

  1. Provjerite ne sadrži li izvorni stupac vrijednosti različitih vrsta podataka.

  2. Oblikujte stupce na radnom listu programa Excel.

  3. Tijekom operacije povezivanja, odaberite odgovarajuću vrstu podataka za svako polje. Ako vrsta podataka nije ispravna, rezultirajući stupac može sadržavati samo #Num! vrijednosti za sve retke podataka.

Numeričke vrijednosti umjesto vrijednosti datuma

Ugledate li prividno slučajan peteroznamenkasti broj u polju, provjerite sadrži li izvorni stupac uglavnom numeričke vrijednosti, ali uključuje i nekoliko vrijednosti datuma. Vrijednosti datuma koje se pojavljuju u numeričkim stupcima neispravno se pretvaraju u brojeve. Zamijenite vrijednosti datuma numeričkim vrijednostima i zatim ponovo pokušajte povezivanje.

Vrijednosti datuma umjesto numeričkih vrijednosti

Ugledate li prividno slučajnu vrijednost datuma u polju, provjerite sadrži li izvorni stupac uglavnom vrijednosti datuma, ali uključuje i nekoliko numeričkih vrijednosti. Numeričke vrijednosti koje se pojavljuju u stupcima s datumima neispravno se pretvaraju u datume. Zamijenite numeričke vrijednosti datumima i zatim ponovo pokušajte povezivanje.


Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×