Uvod u web-mjesto centra za zapise

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Predložak web-mjesta centra za zapise u programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 je dizajniran kao pomoć organizacijama u implementaciji programa za upravljanje i zadržavanje zapisa.

Sadržaj članka

Značajke predloška web-mjesta centra za zapise

Dizajniranje web-mjesta centra za zapise

Značajke web-mjesta centra za zapise

Centar za zapise je osmišljen kao centralno spremište u kojem organizacija može spremati i upravljati svim spremljenim zapisima. Centar za zapise podržava cjelokupni proces upravljanja zapisima, od prikupljanja zapisa preko upravljanja do odlaganja istih. U pravilu, web-mjesto centra za zapise dizajniraju i konfiguriraju profesionalci za upravljanje zapisima i IT osoblje organizacije, kao podršku planu arhiviranja.

Predložak web-mjesta centra za zapise kombinira neke standardne značajke dostupne u programu Office SharePoint Server 2007 s dodatnim značajkama upravljanja specijaliziranim zapisima i pruža sljedeće mogućnosti:

  • Mogućnosti sigurnog spremanja podataka     Centar za zapise ima nekoliko značajki koje osiguravaju integritet zapisa koji su u njemu pohranjeni:

    • Sustav nikad automatski ne mijenja zapise. To osigurava prijenos na web-mjesto centra za zapise i kasnije preuzimanje uvijek istih zapisa.

    • Administratori web-mjesta mogu jednostavno konfigurirati centar za zapise postavkama koje sprečavaju izravno neovlašteno mijenjanje zapisa stvaranjem verzija promjena sadržaja dokumenta i provjeravanjem određenih vrsta promjena.

    • Centar za zapise omogućuje upraviteljima dodavanje i zadržavanje metapodataka na stavkama odvojenima od zapisa metapodataka, kako bi informacija koja se odnosi na zadatke upravljanja zapisima mogla biti ažurirana bez promjene ishodišnog zapisa. I promjenama metapodataka se dodjeljuju verzije.

  • Uvođenje pravila upravljanja informacijama   Office SharePoint Server 2007 sadrži nekoliko značajki pravila koje su korisne za upravljanje zapisima: 

    • Nadzor     Ova značajka bilježi događaje i operacije koje se izvode u datotekama. U kontekstu upravljanja zapisima, kontrola je korisna za snimanje podataka o pregledu i pristupu informacijama u centru za zapise.

    • Istek     Ova značajka određuje koliko dugo bi se zapis trebao zadržati i što bi se trebalo poduzeti kada završi period zadržavanja, kao npr. brisanje ili pokretanje tijeka rada za odobrenje razmještaja. U kontekstu upravljanja zapisima, period zadržavanja zapisa obično počinje prvim slanjem zapisa u centar za zapise.

    • Crtični kodovi     Ova značajka osigurava jedinstvenu sliku crtičnog koda i brojčane vrijednosti za svaki zapis. Vrijednost crtičnog koda se pohranjuje i indeksira zajedno s elektroničkom verzijom zapisa. U kontekstu upravljanja zapisima, crtični kodovi su korisni za zadržavanje i praćenje fizičkih zapisa. Kada zapisi u biblioteci imaju fizičku verziju, crtični kodovi osiguravaju uzajamnu vezu između fizičkih i elektroničkih verzija.

  • Programibilno sučelje zbirke zapisa     Centar za zapise podržava skup usluga koje koriste prikupljanje zapisa. Programibilno sučelje centra za zapise organizaciji omogućuje konfiguriranje upravljanja dokumentima i sustavima e-pošte za automatsko slanje datoteka na web-mjesta centra za zapise. Sadržaj se u centar za zapise može poslati putem web-usluge uz pomoć SOAP protokola ili putem e-pošte pomoću SMTP protokola.

  • Usmjeravanje zapisa     Centar za zapise uključuje popis za usmjeravanje zapisa koji automatski usmjerava dolazeće zapise (bilo da su poslani automatski ili ručno) na pravo mjesto, na temelju vrste zapisa. Kada se zapis šalje u centar za zapise, često ga prati dodatna povezana informacija, poput povijesti nadzora i metapodataka. Povijest nadzora zapisa je spremljena u centru za zapise kao XML datoteka, a metapodaci zapisa su spremljeni kao XML datoteka i u stupcima metapodataka na web-mjestu centra za zapise.

  • Čekanje     Centar za zapise omogućuje organizaciji stvaranje zapisa koji se koriste u sudskom postupku ili su važni za nadzor ili istraživanje i njihov smještaj na popis čekanja. Kada se zapisi stave na čekanje, izuzimaju se iz pravila isteka koja su na snazi i tako su zaštićeni od uništavanja. Na primjer, u slučaju parnice organizacija postavlja zapise koje će možda trebati isporučiti u stanje čekanja. Ti su zapisi dostupni do završetka pravnog postupka. Zapisi se istovremeno mogu staviti u više stanja čekanja. Upravitelji zapisima također mogu pretraživati centar za zapise radi pronalaska zapisa koji se trebaju staviti u stanje čekanja.

Vrh stranice

Dizajniranje web-mjesta centra za zapise

Na najvišoj razini postoje dva glavna koraka u dizajniranju web-mjesta centra za zapise radi implementacije programa upravljanja zapisima:

  1. Organizacija mora razviti strategiju i na službeni plan upravljanja zapisima. To je zajednički napor koji uključuje koordinaciji među Upravitelji zapisa, Službenici za usklađenost, Informatičari i zaposlenici zaduženi za podatke.

  2. Organizacija tada mora konfigurirati mjesta centra za zapise za implementaciju plana upravljanja zapisima.

Odjeljci u nastavku prikazuju najvažnije elemente uključene u svaki od ovih koraka.

Planiranje upravljanja zapisima

Prije nego što organizacija konfigurira web-mjesto centra za zapise kao rješenje za upravljanje zapisima, treba razviti službeni plan za strategiju upravljanja podacima. Određeni elementi službenog plana upravljanja zapisima će vjerojatno biti jedinstveni za pojedinu organizaciju ili tvrtku. Međutim, gotovo svi planovi upravljanja zapisima uključuju sljedeće dokumente i postupke:

  • Plan arhiviranja     Plan arhiviranja opisuje vrste dokumenata ili stavki koje organizacija priznaje kao službene poslovne zapise. Naznačuje gdje se spremaju podaci i pruža informacije koje jednu vrstu zapisa razlikuju od drugih. Plan arhiviranja služi kao iscrpna zbirka pravila, postupaka i smjernica za stvaranje, spremanje i upravljanje zapisima. Plan arhiviranja treba pokriti sve zapise, bez obzira na medij, uključujući i datoteke u papirnatom obliku, e-poštu i elektroničke datoteke. Također mora određivati kako se svaki zapis klasificira, zaštićuje i, na kraju, uništava. Treba uzeti u obzir posebne kategorije zapisa, kao što su povjerljivi, važni, tajni ili povlašteni zapisi. Konačno, plan arhiviranja mora odrediti i osobe odgovorne za upravljanje svakom vrstom podataka.

  • Raspored zadržavanja     Raspored zadržavanja određuje koliko dugo se svaka datoteka u planu arhiviranja mora zadržati (period zadržavanja) i postupak njenog uklanjanja kada dođe do kraja tog perioda (postupak odlaganja). Smjernice u rasporedu zadržavanja se uglavnom temeljene na pravnim zahtjevima, rizicima za organizaciju i poslovnim potrebama. Osim toga, raspored zadržavanja obično opisuje nepredviđene rizike u upravljanju koji određuju period zadržavanja za svaku vrstu zapisa.

  • Dokument zahtjeva usklađenosti     Dokumenti zahtjeva za usklađenošću određuju pravila kojih se IT sustavi upravljanja zapisima moraju držati, mogućnosti koje moraju imati i vrste pravnog praćenja koje moraju pružiti kako bi osigurali usklađenost.

  • Službeni postupci za obustavljanje odlaganja zapisa     Ovi postupci, koji se često nazivaju i čekanje, pružaju detalje o načinu obustave odlaganja zapisa od strane organizacije u slučaju parnice, nadzora ili istraživanja.

  • Sustav za praćenje i izvještavanje rukovanja zapisima     Radi osiguravanja da zaposlenici arhiviraju, pristupaju i upravljaju zapisima prema određenim pravilima i postupcima, program za upravljanje zapisima mora sadržavati postupak ili sustav za praćenje i izvještavanje o rukovanju zapisima.

Vrh stranice

Konfiguriranje web-mjesta centra za zapise

Kada se organizacija angažira u detaljnom planiranju upravljanja zapisima i razvije službeni plan za upravljanje zapisima, može stvoriti i konfigurirati web-mjesto centra za zapise kao pomoć u implementaciji ovog programa.

Za konfiguraciju web-mjesta centra za zapise trebate poduzeti sljedeće korake:

  1. Stvorite biblioteku dokumenata za upravljanje i spremanje svake vrste zapisa određene u planu.

    Preporučamo stvaranje jedne biblioteke dokumenata za svaku vrstu sadržaja u vašem planu zapisa.

    Kada se zapisi šalju u centar za zapise, usmjeravaju se na odgovarajući popis ili biblioteku.

  2. Stvorite stupce za odgovarajuće biblioteke dokumenata, popise ili vrste sadržaja koji će sadržavati i prikazivati metapodatke za svaku vrstu zapisa koja je određena u planu arhiviranja.

  3. Odredite pravila upravljanja informacijama za svaku vrstu zapisa na web-mjestu centra za zapise. Ta pravila trebaju odražavati periode zadržavanja i zahtjeve nadzora koji su određeni planom arhiviranja i rasporedom zadržavanja vaše organizacije.

  4. Konfigurirajte popis usmjeravanja zapisa kako biste svaku vrstu zapisa usmjerili na odgovarajuće mjesto. Kada se zapisi šalju na web-mjesto centra za zapise, bilo ručno ili programski, Office SharePoint Server 2007 koristi ovu tablicu za određivanje načina klasifikacije zapisa unutar web-mjesta centra za zapise i mjesta gdje ih treba slati.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×