Uvod u upravljane metapodatke

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Metapodaci su informacije o informacijama. Na primjer, naslov i autor u adresar je metapodataka. Metapodaci može biti razne vrste podataka – mjesto, datuma ili broja stavke kataloga. Kada koristite SharePoint proizvoda, možete upravljati metapodatke središnje. Možete organizirati metapodataka na način koji vam odgovara u tvrtki i koristiti metapodataka za lakše pronaći ono što želite.

U ovom se članku opisuje važna terminologija vezana uz upravljane metapodatke te se iznosi kratak pregled načina na koje pomoću alata u sustavu SharePoint možete upravljati metapodacima.

Važna terminologija

U ovom se odjeljku iznose definicije ključne terminologije. Ovi se termini i koncepti često spominju u člancima o upravljanim metapodacima.

Taksonomija je formalni sustav klasifikacije. U taksonomiji se grupiraju riječi, oznake i termini koji nešto opisuju, a zatim se grupe raspoređuju u hijerarhiju.

Ljudi sastavljaju taksonomije za gotovo sve vrste podataka, od bioloških sustava do organizacijskih struktura. Biolozi, primjerice, grupiraju žive organizme u četiri glavne klasifikacije: životinje, biljke, gljive i mikroorganizmi. U svakoj od tih glavnih grupa postoji daljnja podjela. Cijeli sustav zajedno čini taksonomiju.

Tvrtke i ustanove stvaraju brojne taksonomije koje je nemoguće sve navesti. Stvaraju taksonomije konta radi upravljanja računovodstvenim sustavima, organizacijske grafikone i klasifikacije radnih mjesta radi upravljanja zaposlenicima, katalozima proizvoda i drugo. Sve su te taksonomije strukturirane hijerarhije podataka, formalni sustavi klasifikacije koji pojednostavnjuju obradu podataka.

Folksonomija je neformalni sustav klasifikacije. Taj se sustav postupno razvija dok korisnici web-mjesta surađuju na riječima, oznakama i terminima na web-mjestu. Folksonomije su se izvorno razvile iz popularnih aplikacija, kao što su one za dodavanje knjižnih oznaka.

Ako ste ikad vidjeli oblak oznaka na nekom web-mjestu, vidjeli ste vizualizaciju folksonomije. Na sljedećoj slici prikazuje se oblak oznaka na web-mjestu sustava SharePoint.

oblak oznaka

Pristup metapodacima utemeljen na folksonomiji može biti koristan. Njime se stvara način za razmjenu znanja i stručnosti korisnika web-mjesta. Klasifikacija sadržaja može se pomoću folksonomije razvijati usporedno s promjenama poslovnih potreba i interesa korisnika.

Skup termina grupa je povezanih pojmova.

Skupovi termina mogu imati različite opsege, a to ovisi o mjestu na kojem ih stvorite.

  • Lokalni skupovi termina    stvaraju se unutar konteksta zbirke web-mjesta, a dostupni su za korištenje (i vidljivi) samo korisnicima te zbirke web-mjesta. Kada, primjerice, stvorite skup termina za stupac metapodataka na popisu ili u biblioteci, taj je skup termina lokalan. Dostupan je samo u zbirci web-mjesta koja sadrži taj popis ili biblioteku. Biblioteka medijskih sadržaja, primjerice, može sadržavati stupac metapodataka u kojem se prikazuje vrsta medijskog sadržaja (dijagram, fotografija, snimka zaslona, videozapis i dr.). Popis dozvoljenih termina odnosi se samo na tu biblioteku i može se koristiti samo u njoj.

  • Globalni skupovi termina    dostupni su za korištenje na svim web-mjestima koja su pretplaćena na određenu servisnu aplikaciju upravljanih metapodataka. Tvrtka ili ustanova može, primjerice, stvoriti skup termina u kojem se navode nazivi poslovnih jedinica tvrtke ili ustanove, kao što su kadrovska služba, odjel za marketing, informacijsku tehnologiju i druge.

Osim toga, konfiguriranje skupa termina, kao što je zatvoren ili otvorite. U skupu termina zatvoreni korisnici ne mogu dodavati nove uvjete osim u slučaju da imaju odgovarajuće dozvole. Korisnici mogu dodavati novih termina u stupcu koji su mapirani skup termina u skupu termina Otvori.

Izraz je određenu riječ ili izraz koji je povezan sa stavkom na web-mjestu sustava SharePoint. Je jedne stavke u skupu termina. Termina sadrži jedinstveni ID, a možete imati više tekstne natpise (sinonima). Ako radite na Višejezično web-mjesto, izraz može imati oznake na drugim jezicima.

Razlikujemo dvije vrste termina:

  • Upravljani termini    Upravljani termini oni su termini koji su unaprijed definirani. Administratori spremišta termina organiziraju upravljane termine u hijerarhijski skup termina.

  • Korporacijske ključne riječi    Korporacijsku ključnu riječ je riječ ili izraz koji se korisnik dodaje stavke na web-mjestu sustava SharePoint. Skup korporacijskih ključnih riječi zove ključne riječi postavite. Obično, korisnici mogu dodavati bilo koju riječ ili izraz stavke kao ključne riječi. To znači da koristite korporacijskih ključnih riječi za označavanje folksonomy stil. Ponekad administratora spremišta termina premjestiti korporacijskih ključnih riječi u određenim upravljanog skupa termina. Kada su dio upravljanog skupa termina, ključne riječi postaju dostupne u kontekstu taj skup termina.

Dodatne informacije o stvaranju termina i upravljanja njima potražite u članku Stvaranje termina u skupu termina i upravljanje njima.

Grupa je u proizvodima sustava SharePoint termin vezan uz sigurnost. U kontekstu upravljanih metapodataka, grupa je skup termina sa zajedničkim sigurnosnim postavkama. Samo korisnici s dozvolama suradnika za određenu grupu mogu upravljati skupovima termina koji pripadaju toj grupi ili stvarati nove skupove termina unutar nje. Tvrtkama i ustanovama preporučuje se stvaranje grupa za skupove termina koje imaju jedinstven pristup ili sigurnosne potrebe.

Dodatne informacije o stvaranju grupe za skupove termina potražite u članku Postavljanje nove grupe za skupove termina.

Alat za upravljanje spremištem termina alat je koji osobe koje upravljaju taksonomijama koriste za stvaranje skupova termina i termina unutar njih te upravljanje njima. Alat za upravljanje spremištem termina prikazuje sve globalne skupove termina i sve lokalne skupove termina dostupne za zbirku web-mjesta iz koje se pristupa alatu za upravljanje spremištem termina.

U stupcu upravljanih metapodataka je posebnoj vrsti stupac koji možete dodati popise ili biblioteke. Omogućuje korisnicima web-mjesta da biste odabrali termina iz skupa termina određeni. U stupcu upravljanih metapodataka možete mapirati postojeći skup termina ili možete stvoriti na lokalni skup termina posebno za stupac.

Upute za rad sa stupcem upravljanih metapodataka potražite u članku Stvaranje stupca s upravljanim metapodacima.

Stupac korporacijskih ključnih riječi stupac je koji možete dodati u vrste sadržaja, na popise ili u biblioteke da bi se korisnicima omogućilo označavanje stavki riječima ili izrazima koje odaberu. Stupac je po zadanom stupac s više vrijednosti. Kad korisnik u stupac upiše riječ ili izraz, SharePoint mu prikazuje prijedloge tijekom pisanja. Prijedlozi tijekom pisanja mogu obuhvaćati stavke iz upravljanih skupova termina i iz skupa termina korporacijskih ključnih riječi. Korisnici mogu odabrati postojeću vrijednost ili unijeti novu.

Društvene oznake riječi su ili izrazi koje korisnici mogu primijeniti na sadržaj na web-mjestu radi jednostavnije kategorizacije informacija na smisleni način. Društveno je označavanje korisno jer korisnicima web-mjesta omogućuje lakše pronalaženje informacija na web-mjestu. Korisnici mogu dodavati društvene oznake u informacije na web-mjestu sustava SharePoint i na URL-ovima izvan web-mjesta sustava SharePoint.

Društvena oznaka upućuje na tri vrste informacija:

  • identitet korisnika

  • URL stavke

  • termin

Kada u stavku dodate društvenu oznaku, možete navesti želite li zaštititi privatnost identiteta i URL-a stavke. No termin koji je dio društvene oznake uvijek je javan jer je pohranjen u spremištu termina.

Kada stvorite društvenu oznaku, možete odabrati termin iz postojećeg skupa ili unijeti novi. Ako odaberete postojeći termin, društvena oznaka upućuje na taj termin.

Ako pak unesete novi termin, SharePoint za njega stvara novu ključnu riječ u skupu termina ključnih riječi. Nova društvena oznaka zatim upućuje na taj termin. Na taj način društvene oznake pridonose označavanju utemeljenom na folksonomiji. Nadalje, kad korisnik ažurira stupac korporacijskih ključnih riječi ili upravljanih metapodataka, SharePoint može automatski stvoriti društvene oznake. Ti termini postaju vidljivi kao oznake u sažecima sadržaja vijesti, u oblačićima oznaka i na profilima web-mjesta Moje web-mjesto.

Vlasnici popisa ili biblioteka mogu omogućiti, odnosno onemogućiti objavljivanje metapodataka ažuriranjem postavki korporacijskih metapodataka i ključnih riječi za popis ili biblioteku.

Upute za dodavanje posebnog stupca s ključnim riječima potražite u članku Dodavanje korporacijskih ključnih riječi na popis ili u biblioteku.

Označavanje se u općem smislu odnosi na čin primjene metapodataka na neku stavku, bez obzira na to je li oznaka upravljani metapodatak ili društvena oznaka.

Scenariji metapodataka: od taksonomija do folksonomija

Upravljanje metapodacima u sustavu SharePoint podržava niz pristupa metapodacima, od formalnih taksonomija do folksonomija koje stvaraju korisnici. Formalne taksonomije možete implementirati pomoću upravljanih termina i skupova termina. Možete koristiti i korporacijske ključne riječi te društveno označavanje, što korisnicima web-mjesta omogućuje označavanje sadržaja ključnim riječima po vlastitom izboru.

Proizvodi sustava SharePoint uz to su i fleksibilni. Možete sami odabrati razinu strukturiranosti metapodataka i kontrole nad njima, a i opseg strukture i kontrole. Na primjer:

  • Kontrolu možete primijeniti globalno na sva web-mjesta ili je pak koristiti lokalno za određena web-mjesta.

  • Skupove termina možete konfigurirati tako da budu zatvoreni ili otvoreni za unose korisnika.

  • Možete koristiti korporacijske ključne riječi i društveno označavanje u kombinaciji s upravljanim terminima, a i ne morate.

Proizvodi sustava SharePoint tvrtkama i ustanovama omogućuju da na više prilagođenih načina kombiniraju prednosti formalnih, upravljanih taksonomija s dinamičnim pogodnostima društvenog označavanja.

Na dijagramu u nastavku prikazane su različite razine opsega i kontrole koje se mogu koristiti za različite potrebe.

fleksibilne konfiguracije upravljanih metapodataka

Prednosti upravljanih metapodataka

Nekoliko je prednosti primjene upravljanih metapodataka na svim web-mjestima u tvrtki ili ustanovi:

Značajke za upravljane metapodatke u proizvodima sustava SharePoint omogućuju vam da biste odredili kako korisnici dodavati metapodataka sadržaja. Ako, na primjer, pomoću termina postavlja i upravljanim terminima, možete kontrolirati terminima koji korisnici mogu dodavati sadržaj, a možete kontrolirati tko može dodavati nove uvjete. Možete ograničiti i korporacijskih ključnih riječi na određenim popis konfiguriranjem skup kao što je zatvoren termina ključnih riječi.

Kada dosljedno koristite iste termine na više web-mjesta, jednostavnije je osmisliti robusne procese ili rješenja koja se oslanjaju na metapodatke. Time se i korisnicima web-mjesta pojednostavnjuje dosljedno primjenjivanje metapodataka na sadržaj.

Kada sadržaj na web-mjesta u tvrtki ili ustanovi ima dosljedan metapodataka, lakše je pronalaženje poslovnih informacija i podataka pomoću pretraživanja. Značajke pretraživanja, primjerice ploča za sužavanje rezultata koji se prikazuje na lijevoj strani stranice s rezultatima pretraživanja, omogućiti korisnicima radi filtriranja rezultata pretraživanja na temelju metapodataka.

ploča za sužavanje rezultata prikazuje metapodatke koje je moguće koristiti radi filtriranja rezultata pretraživanja.

Navigaciju metapodacima korisnicima omogućuje stvaranje prikaza podataka dinamički, temeljeno na poljima određene metapodataka. Nakon toga korisnici mogu pronaći biblioteke pomoću mapa ili pomoću metapodataka zaokretne tablice i sužavanje rezultata pomoću dodatnih Ključni filtri. Da biste saznali kako postaviti, potražite u članku Postavljanje navigacije metapodacima za popis ili biblioteku.

kontrola za navigaciju metapodacima

Upravljani metapodaci olakšava administratora spremišta termina za održavanje i prilagoditi metapodatka kao potrebama poslovanja. Možete ažurirati jednostavno skup termina. Možete i novi ili ažurirani uvjete automatski postaju dostupne kada stupcem upravljanih metapodataka pridružiti taj skup termina. Na primjer, ako više uvjeta spojiti u jedan izraz, sadržaj koji je označen izrazi se automatski ažurira odrazila ta promjena. Možete navesti više sinonima (ili natpisi) za pojedinačne uvjete. Ako je višejezičnim web-mjesto, možete odrediti i višejezične oznake za pojedinačne uvjete.

upravljanje metapodacima

Za učinkovito upravljanje metapodacima potrebno je pomno promišljanje i planiranje. Razmislite o vrstama podataka kojima želite upravljati sadržajem popisa i biblioteka te o načinima na koje se ti podaci koriste u tvrtki ili ustanovi. Skupove termina metapodataka možete stvoriti za raznorazne podatke.

Ako, na primjer, možda imate jednu vrstu sadržaja za dokument. Svakom dokumentu može imati metapodataka koja služi za identifikaciju mnoge važne činjenice o, kao što je u ovim se primjerima:

  • Dokument svrhu - je ponudu? Specifikacije inženjerskim? Postupak Ljudski resursi?

  • Autor dokumenta i imena osoba koje su ga mijenjale

  • Datum stvaranja, odobrenja i zadnje izmjene

  • Odjel odgovoran za sva financijska pitanja vezana uz dokument

  • Ciljna skupina

Evo nekoliko važnih aktivnosti koje su povezane s upravljanje metapodacima:

  • Planiranje i konfiguracija

  • Upravljanje terminima, skupovima termina i grupama

  • Određivanje svojstava metapodataka

Prije korištenja upravljanih metapodataka tvrtke i ustanove moraju pomno isplanirati njihovu primjenu. Potrebna količina planiranja ovisi o tome koliko je formalna taksonomija. Ovisi i o tome koliko kontrole želite imati nad metapodacima.

Ako želite da vam korisnici pomognu pri razvoju taksonomije, možete im jednostavno omogućiti da dodaju ključne riječi u stavke, a zatim te ključne riječi organizirati u skupove termina u skladu s potrebama.

Ako vaša tvrtka ili ustanova želi koristiti upravljanih termina postavlja za implementaciju formalno taksonomije, a zatim je važno obuhvaćaju ključne osobe zadužene za planiranje i razvoj. Nakon ključne osobe zadužene u tvrtki ili ustanovi slažete nakon skupove termina potrebna, možete koristiti alat za Upravljanje spremištem termina za uvoz ili stvaranje svoje skupove termina. Možete koristiti i alat za upravljanje skupovima termina, kao što je korisnici počnu istodobno raditi s metapodacima. Ako ispravno konfigurirano web-aplikacija, a imate odgovarajuće dozvole, na sljedeći način možete otvorite alat za Upravljanje spremištem termina.

  1. Kliknite postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

  2. Kliknite termina pohranu upravljanje u odjeljku Administracija web-mjesta.

    Dijaloški okvir alat za Upravljanje spremištem termina.

Alat za upravljanje spremištem termina nudi kontrolu stabla koju možete koristiti za izvršavanje većine zadataka. Vaša korisnička uloga za taj alat određuje koje zadatke možete izvršavati. Da biste radili u alatu za upravljanje spremištem termina, morate biti administrator farme, administrator spremišta termina ili pak upravitelj grupe ili suradnik za skupove termina.

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje grupa i skupova termina te upravljanje njima.

Da biste radili sa stavkom u hijerarhiji, slijedite ove korake.

  1. Pokažite na naziv servisne aplikacije za upravljane metapodatke, grupe, skupa termine ili termin koji želite promijeniti, a zatim kliknite strelicu koja će se pojaviti.

  2. Na izborniku odaberite željene akcije.

Ako ste, primjerice, administrator spremišta termina ili upravitelj grupe, možete stvarati, uvoziti i brisati skupove termina u grupi. Suradnici u skupu termina mogu stvarati nove skupove termina.

u alatu za upravljanje spremištem termina na svakoj razini hijerarhije postoje odgovarajući izbornici za tu razinu

Na svakoj razini hijerarhije pomoću okna sa svojstvima u alatu za Upravljanje spremištem termina možete konfigurirati konkretnih svojstava za grupu, skup termina ili termin. Ako, na primjer, ako konfigurirate skupa termina, možete odrediti podatke kao što su naziv, opis, vlasnika, kontakata i osobe zadužene za u oknu koje su dostupne na kartici Općenito . Možete odrediti želite li da se skup termina koji će biti otvorena ili zatvorena novi poslanih stavki od korisnika. Ili odaberite karticu Namjena i navedite hoće li skup termina biti dostupan za navigaciju označavanje ili web-mjesto.

Pomoću svojstva u spremištu termina možete konfigurirati postavke kao što je označavanje

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×