Uvod u skupove dokumenata

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Možete stvarati proizvode koji nastaju radom na većem broju dokumenata i upravljati njima pomoću nove vrste sadržaja Skup dokumenata. Skup dokumenata grupa je povezanih dokumenata koje je moguće stvoriti u jednom koraku, a zatim njima upravljati kao jednim entitetom.

Sadržaj članka

Što je skup dokumenata?

Mogućnosti za skup dokumenata

Povezani zadaci

Skup dokumenata

Osobe koje rade na projektima rijetko stvaraju zasebne dokumente. U većini projekata uglavnom se stvara skup više povezanih dokumenata. U nekim je slučajevima taj skup dokumenata rezultat projekta odnosno derivat projekta. Na primjer, tvrtka koja nudi stručne usluge za svaki zahtjev za ponudom koji primi od mogućeg klijenta može stvoriti tzv. "pitch book". U drugim slučajevima taj skup dokumenata može predstavljati razne vrste informacija kao dodatak većem projektu, a može dovesti i do stvaranja ili isporuke nečeg drugog. Na primjer, tvrtka koja se bavi proizvodnjom može proizvesti standardni skup dokumenata koji se odnose na dizajn, testiranje i proizvodnju svakog svog pojedinog proizvoda.

Te je dokumente moguće proizvesti istovremeno ili u fazama, a može ih stvoriti jedan ili više ljudi te oni mogu obuhvaćati dokumente raznih oblika datoteka (na primjer dokumente programa Word, prezentacije programa PowerPoint, dijagrame programa Visio, datoteke programa Excel itd.).

Tvrtke i ustanove koje žele dosljedno stvarati proizvode koji nastaju radom na većem broju dokumenata i upravljati njima mogu konfigurirati novu vrstu sadržaja Skup dokumenata za sve takve proizvode koje najčešće stvaraju. Vrsta sadržaja skupa dokumenata utemeljena je na mapama u kojima je više povezanih dokumenata organizirano u jedan prikaz u kojem se s njima može raditi kao s jednim entitetom i u kojem se njima može upravljati kao jednim entitetom.

Kada korisnici neku vrstu sadržaja skupa dokumenata dodaju u biblioteku, nove instance skupa dokumenata stvaraju klikom na Novi dokument na vrpci u biblioteci.

naredba skup dokumenata na izborniku novi dokument

Vrh stranice

Mogućnosti skupa dokumenata

Vrsta sadržaja skupa dokumenata obuhvaća nekoliko mogućnosti koje olakšavaju uspješno stvaranje proizvoda koji nastaju radom na većem broju dokumenata i upravljanje njima. Vrstu sadržaja skupa dokumenata možete konfigurirati na sljedeći način:

  • Navedite vrste sadržaja koje skup dokumenata smije sadržavati (na primjer, datoteke dokumenata, slike, audiodatoteke ili videodatoteke).

  • Navedite sve zadane dokumente koje želite automatski stvoriti kad se stvori nova instanca skupa dokumenata. Zadane dokumente možete mapirati u dopuštene vrste sadržaja. Na primjer, ako se u vašoj tvrtki ili ustanovi koriste standardni predlošci, koje primjerice koristite za kontakte, ili ako za određenu vrstu komunikacije koristite predloške koji sadrže oznaku robne marke, možete ih prenijeti prilikom konfiguriranja vrste sadržaja skupa dokumenata.

  • Navedite sve zajedničke metapodatke koje želite sinkronizirati sa svim dokumentima skupa.

  • Prilagodite stranicu dobrodošlice za skup dokumenata koja se prikazuje u svakoj instanci poslovnog proizvoda koji se stvara iz vrste sadržaja skupa dokumenata. Ta je stranica dobrodošlice stranica web-dijela koju je moguće postaviti tako da prikazuje informacije o projektu ili resurse projekta kao pomoć članovima tima koji rade na skupu dokumenata (npr. vremenska crta projekta, veze na resurse itd).

  • Konfiguriranje tijekova rada koji želite koristiti za skup dokumenata. Možete koristiti standardne odobravanje ili odbacivanje tijekovi rada s skupove dokumenata. Uz to, vašoj tvrtki ili ustanovi razviti prilagođene tijekove rada za skupove dokumenata pomoću s četiri skupa dokumenata akcija tijeka rada dostupnih u programu Microsoft SharePoint Designer 2010.

Nakon što konfigurirate vrstu sadržaja skupa dokumenata i dodate je u biblioteku, korisnici web-mjesta koji stvaraju dokumente u skupu dokumenata i njima tamo upravljaju mogu koristiti poznate značajke upravljanja dokumentima i posebne značajke kao što je kartica Upravljanje na vrpci Skup dokumenata tijekom rada na dokumentima u skupu dokumenata.

Autori skupa dokumenata mogu učiniti sljedeće:

  • jednostavno i brzo pomoću naredbe Novi dokument u biblioteci dokumenata stvoriti novi proizvod koji nastaje radom na većem broju dokumenata

  • snimiti brzu snimku povijesti verzija trenutnih svojstava i dokumenata u skupu dokumenata

  • pokrenuti tijek rada na cijelom skupu dokumenata ili na zasebnim stavkama u skupu dokumenata radi upravljanja uobičajenim zadacima kao što su pregled i odobravanje

  • vezu na skup dokumenata poslati e-poštom

  • pomoću naredbe Pošalji premjestiti ili kopirati skup dokumenata na drugo mjesto (odredište mora biti konfigurirano u središnjoj administraciji)

  • upravljati dozvolama za skup dokumenata

Vrh stranice

Povezani zadaci

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×