Uvod u pravila upravljanja informacijama

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Organizacije mogu definirati i koristiti pravila upravljanja informacijama na Microsoft Office SharePoint Server 2007 web-mjestima kako bi osigurale poštivanje poslovnih procesa tvrtke ili pravnih ili državnih propisa za upravljanje informacijama. Pravila upravljanja informacijama omogućuju administratorima web-mjesta ili upraviteljima popisa kontrolu nad upravljanjem sadržajem.

Sadržaj članka

Što je pravila upravljanja informacijama?

Kako koristiti pravila upravljanja informacijama na web-mjestu

Što je pravilo upravljanja informacijama?

Pravilo upravljanja informacijama je skup pravila za vrstu sadržaja. Pravila upravljanja informacijama omogućuju organizacijama da kontroliraju i prate kako se dugo zadržava sadržaj ili koje akcije korisnici mogu poduzimati na tom sadržaju. Pravila upravljanja informacijama pomažu organizacijama da poštuju pravne ili državne propise ili da provode interne poslove procese. Na primjer, organizacija koja mora poštivati državne propise koji zahtijevaju primjenu "dovoljne kontrole" financijskih izvještaja, može stvoriti jedno ili više pravila upravljanja informacijama koje nadziru određene akcije u procesu stvaranja i odobrenja za sve dokumente povezane s financijskim prijavama.

Značajke pravila uključene u Office SharePoint Server 2007

Svako pojedinačno pravilo unutar pravila upravljanja informacijama je značajka pravila. Office SharePoint Server 2007 uključuje nekoliko unaprijed definiranih značajki pravila koje organizacije mogu koristiti samostalno ili u kombinaciji kako bi definirale pravila upravljanja informacijama za svoja web-mjesta. Značajke pravila uključene u Office SharePoint Server 2007 su:

  • Nadzor    Značajka pravila Nadzor pomaže organizacijama da analiziraju kako se koriste njihovi sustavi upravljanja sadržajem zapisivanjem događaja i postupaka koji se izvode na dokumentima i stavkama popisa. Organizacije mogu konfigurirati značajku pravila Nadzor za zapisivanje događaja kao što su uređivanje, pregledavanje, prijavljivanje, odjavljivanje, brisanje ili promjena dozvola dokumenta ili stavke. Sve informacije o nadzoru spremljene su u jedan zapisnik nadzora na poslužitelju i administratori web-mjesta mogu na njemu izvoditi izvještaje. Organizacije mogu isto tako koristiti Office SharePoint Server 2007 model objekta za zapisivanje i dodavanje prilagođenih događaja u zapisnik nadzora.

  • Istek    Značajka pravila Istek pomaže organizaciji u brisanju i uklanjanju zastarjelog sadržaja s web-mjesta na dosljedan način koji se može pratiti. Ova značajka pravila pomaže organizaciji da upravlja troškovima i rizicima povezanim sa zadržavanjem zastarjelog sadržaja. Organizacije mogu konfigurirati pravilo Isteka kako bi odredile da određene vrste sadržaja istječu na određeni datum ili unutar izračunate količine vremena nakon neke aktivnosti dokumenta (kao što su stvaranje ili uređivanje).

  • Crtični kodovi    Značajka pravila Crtični kodovi omogućuje organizacijama da prate fizičke kopije dokumenata ili stavci popisa koje su ispisane s web-mjesta. Značajka pravila Crtični kod stvara jedinstveni identifikator vrijednosti za dokument. Korisnici tada mogu umetnuti sliku crtičnog koda te vrijednosti u Microsoft Office dokumente koje stvaraju. Isto tako mogu koristiti crtične kodove na fizičkim kopijama dokumenata za pretraživanje originalnih kopija dokumenata na poslužitelju. Po zadanome, crtični kodovi su sukladni s uobičajenim standardom Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). Organizacije mogu koristiti Office SharePoint Server 2007 model objekta kako bi instalirale druge davatelje crtičnih kodova.

  • Natpisi    Značajka pravila Natpisi isto tako omogućuje organizacijama da prate fizičke kopije dokumenata ili stavci popisa koje su ispisane s web-mjesta. Značajka pravila Natpis automatski stvara tekstualne natpise na temelju svojstava dokumenta i oblikovanja koje određuje administrator web-mjesta ili upravitelj popisa. Kad korisnik umetne natpise u Microsoft Office dokument, natpisi se automatski ažuriraju s informacijama iz svojstava dokumenta.

Vrh stranice

Prilagođene značajke pravila

Organizacije mogu stvoriti i uvesti prilagođene značajke kako bi zadovoljile posebne potrebe. Na primjer, proizvodna organizacija bi mogla definirati pravilo upravljanja informacijama za sve skice specifikacija dizajna proizvoda koje sprečava korisnike u kopiranju tih dokumenata na pisačima koji nisu sigurni. Kako bi definirala ovu vrstu pravila upravljanja informacijama organizacija može stvoriti i uvesti značajku pravila Ograničenje ispisa koja se može dodati odgovarajućem pravilu upravljanja informacijama za vrstu sadržaja specifikacije dizajna proizvoda.

Vrh stranice

Integracija pravila upravljanja informacijama s programima paketa 2007 Microsoft Office

Postoji nekoliko načina prikaza Office SharePoint Server 2007 pravila upravljanja informacijama korisnicima unutar klijentskih programa paketa Izdanje 2007 Office. Kad konfigurirate pravilo upravljanja informacijama na poslužitelju za određenu vrstu sadržaja, popis ili biblioteku, možete napisati izjavu pravila koja se prikazuje korisnicima koji rade s vrstom sadržaja na koju to pravilo utječe. Izjava pravila može obavijestiti korisnike da se pravila upravljanja informacijama provode na dokumentu ili može pružiti detaljne informacije, kao što je činjenica da dokument ističe nakon određenog vremena. Kad korisnici otvore dokument na koji utječe pravilo upravljanja informacijama u nekom od klijentskih programa paketa Izdanje 2007 Office, prikazuje se izjava pravila. Osim toga, uključuje li pravilo upravljanja informacijama značajku pravila Crtični kod ili Natpis, pravilo se može konfigurirati kako bi zahtijevalo od korisnika umetanje crtičnih kodova ili natpisa u Microsoft Office dokumente prilikom spremanja ili ispisa dokumenata iz klijentskih programa paketa Izdanje 2007 Office.

Vrh stranice

Kako se pravila upravljanja informacijama mogu koristiti na web-mjestu

Kako biste uveli pravilo upravljanja informacijama morate ga dodati popisu, biblioteci ili vrsti sadržaja na web-mjestu. Mjesta gdje stvarate ili dodajete pravilo upravljanja informacijama utječu na promjene primijene i korištenja pravila. Možete:

  • Stvoriti pravilo zbirke web-mjesta, a zatim dodati to pravilo vrsti sadržaja, popisu ili biblioteci     Možete stvoriti pravilo zbirke web-mjesta u popisu Pravila zbirke web-mjesta za web-mjesto najviše razine u zbirci web-mjesta. Nakon stvaranja pravila zbirke web-mjesta, možete ga izvesti, kako bi administratori web-mjesta drugih zbirki web-mjesta mogu uvesti to pravilo u svoj popis Pravila zbirke web-mjesta. Stvaranje pravila zbirke web-mjesta koje se može izvesti omogućuje vam da standardizirate pravilo upravljanja informacijama na svih web-mjestima u vašoj organizaciji.

    Kad dodate pravilo zbirke web-mjesta vrsti sadržaja web-mjesta, a instanca te vrste sadržaja web-mjesta se doda u popis ili biblioteku, vlasnik tog popisa ili biblioteke ne može izmijeniti pravilo zbirke web-mjesta za taj popis ili biblioteku. Dodavanje pravila zbirke web-mjesta vrsti sadržaja web-mjesta je dobar način osiguravanja provođenja pravila zbirke web-mjesta na svakoj razini hijerarhije vašeg web-mjesta.

    Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje pravila upravljanja informacijama za zbirku web-mjesta.

  • Stvoriti pravilo upravljanja informacijama za vrstu sadržaja web-mjesta u Galeriji vrsta sadržaja web-mjesta najviše razine, a zatim dodati tu vrstu sadržaja u jedan ili više popisa ili biblioteka     Možete stvoriti pravilo upravljanja informacijama izravno za vrstu sadržaja web-mjesta, a zatim pridružiti instancu te vrste sadržaja web-mjesta s višestrukim popisima ili bibliotekama. Stvorite li pravilo upravljanja informacijama koristeći ovu metodu, svaka stavka u zbirci web-mjesta te vrste sadržaja ili vrsta sadržaja koja nasljeđuje iz te vrste sadržaja imat će to pravilo. Stvorite li pravilo upravljanja informacijama izravno za vrstu sadržaja web-mjesta, teže je ponovno iskoristiti to pravilo upravljanja informacijama na druge zbirke web-mjesta zbog toga što se pravila stvorena na taj način ne mogu izvoziti.

    Napomena : Kako bi kontrolirali koja se pravila koriste u zbirci web-mjesta, administratori web-mjesta mogu onemogućiti postavljanje značajki pravila izravno na vrstu sadržaja. Kad je uvedeno ovo ograničenje korisnici koji stvaraju vrste sadržaja su ograničeni na izbor pravila s popisa Pravila zbirke web-mjesta.

    Informacije o stvaranju pravila upravljanja informacijama za vrstu sadržaja web-mjesta, potražite u članku Promjena vrste sadržaja web-mjesta.

  • Stvoriti pravilo upravljanja informacijama za popis ili biblioteku     Treba li vaša organizacija primijeniti posebno pravilo upravljanja informacijama na vrlo ograničeni skup sadržaja, možete stvoriti pravilo upravljanja informacijama koje se primjenjuje samo na pojedine popise ili biblioteke. Ova metoda stvaranja pravila upravljanja informacijama je najmanje fleksibilna, jer se pravilo primjenjuje samo na jedno mjesto i ne može se izvesti ili ponovno iskoristiti na drugim mjestima. Međutim, neke organizacije možda trebaju stvoriti jedinstvena pravila upravljanja informacijama s ograničenom primjenjivošću kako bi odgovorile na određene situacije.

    Napomene : 

    • Možete stvoriti pravilo upravljanja informacijama za popis ili biblioteku samo ako taj popis ili biblioteka ne podržavaju višestruke vrste sadržaja. Podržava li popis ili biblioteka višestruke vrste sadržaja, morate definirate pravilo upravljanja informacijama za svaku pojedinu vrstu sadržaja popisa koja je pridružena popisu ili biblioteci. (Instance vrste sadržaja web-mjesta pridružene određenom popisu ili biblioteci nazivaju se vrste sadržaja popisa.)

    • Kako bi kontrolirali koja se pravila koriste u zbirci web-mjesta, administratori web-mjesta mogu onemogućiti postavljanje značajki pravila izravno na vrstu sadržaja. Kad je uvedeno ovo ograničenje korisnici koji stvaraju vrste sadržaja su ograničeni na izbor pravila s popisa Pravila zbirke web-mjesta.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×