Uvod u izvješća

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Prilikom korištenja baze podataka izvješća obično koristite da biste si predočili, oblikovali i sažeto prikazali podatke. Na primjer, da biste prikazali telefonske brojeve svih svojih kontakata, izvješće možete stvoriti u obliku popisa ili možete stvoriti izvješće sažetka da biste prikazali ukupnu vrijednost prodaje svoje tvrtke za različita područja i razdoblja.

Ovaj članak sadrži pregled izvješća u programu Microsoft Access 2010 te su u njemu predstavljene značajke novih i izmijenjenih izvješća. U članku je objašnjeno i kako stvoriti izvješće te sortirati, grupirati i sažeti podatke, kao i način na koji izvješće pretpregledati i ispisati.

Pronaći ćete puno su jednostavniji za stvaranje izvješća u smisleni ako baza podataka sadrži strukturu dobro osmišljena tablice i odnose. Uvod u Planiranje i dizajniranje baze podataka, potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Sadržaj članka

Pregled

Novosti

Stvaranje novog izvješća

Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva

Isticanje vrijednosti pomoću uvjetnog oblikovanja

Postizanje profesionalnog izgleda pomoću tema

Dodavanje slika

Pretpregled i ispis izvješća

Pregled

Izvješće je objekt baze podataka pomoću kojeg se podaci predočavaju i daje njihov sažeti prikaz. Izvješća omogućuju distribuiranje ili arhiviranje snimki stanja podataka ispisom, pretvorbom u PDF ili XPS datoteke ili pak izvozom u druge oblike datoteka.

izvješće o zaposlenicima u pretpregledu ispisa

Izvješća mogu prikazivati detalje o pojedinačnim zapisima, dati sažeti prikaz više zapisa ili i jedno i drugo. Pomoću izvješća programa Access možete stvarati oznake za slanje e-pošte ili za neku drugu svrhu.

Moguće je stvarati slobodna izvješća koja ne prikazuju podatke, ali u svrhu ovog članka pretpostavit ćemo da je izvješće vezano s izvorom podataka kao što je tablica ili upit.

Usporedba klijentskih izvješća i web-izvješća

Access 2010 sadrži novu značajku koja vam omogućuje da stvorite “web-bazu podataka” objavljivanjem baze podataka programa Access na poslužitelju sustava SharePoint na kojem se izvodi komponenta Access Services. Kada stvorite web-bazu podataka, izvješća programa Access prikazuju se u pregledniku pomoću servisa za izvješćivanje sustava SQL Server. Ta pretvorba ograničuje značajke koje možete koristiti u izvješćima, a za koja želite da se prikazuju u pregledniku. No ako vam prikaz izvješća u pregledniku ne predstavlja problem, možete koristiti cjelovit skup značajki koje sadrži alat za dizajniranje izvješća programa Access.

Dijelovi izvješća

U programu Access, dizajn izvješća je podijeljen u sekcije. U klijentskoj bazi možete pogledati izvješće u prikazu dizajna da biste vidjeli njezin sekcije. U rasporedu Prikaz, u odjeljcima nisu kao očite, ali i dalje su tu, a moguće odabrati pomoću padajućeg popisa u grupi Odabir na kartici Oblikovanje . Da biste stvorili korisne izvješća, morate shvatiti način funkcioniranja svakoj sekciji. Ako, na primjer, sekcija u kojoj odaberete smještanje izračunatih kontrola određuje način na koji Access izračunava rezultate. Sljedeći popis je sažetak vrsta sekcija i njihovo korištenje.

  • Zaglavlje izvješća    U ovom se odjeljku ispisana samo jednom na početku izvješća. Zaglavlje izvješća koristite informacije koje se inače pojavljuju na naslovnici, primjerice logotip, naslov ili datum. Kada položite kontroli izračuna koja koristi funkciju zbrajanja Sum u zaglavlju izvješća, izračunati zbroj je za cijelo izvješće. Zaglavlje izvješća se ispisuje prije zaglavlja stranice.

  • Zaglavlje stranice    Ova sekcija se ispisuje na vrhu svake stranice. Na primjer, zaglavlje stranice koristite da biste ponovili naslov izvješća na svakoj stranici.

  • Zaglavlje grupe    Ova sekcija se ispisuje na početku svake nove grupe zapisa. Zaglavlje grupe koristite da biste ispisali naziv grupe. Ako, na primjer, u izvještaju koji su grupirani po proizvodu, koristite zaglavlju grupe da biste ispisali naziv proizvoda. Kada položite kontroli izračuna koja koristi funkciju zbrajanja Sum u zaglavlju grupe, zbroj je na trenutnu grupu. Imate više sekcija zaglavlja grupe u izvješću, ovisno o tome koliko razina grupiranja koje ste dodali. Dodatne informacije o stvaranju zaglavlja i podnožja, potražite u odjeljku Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva.

  • Pojedinosti    U ovom se odjeljku se ispisuje se jednom za svaki redak u izvoru zapisa. Ovo je mjestu postavljate kontrole koje čine glavno tijelo izvješća.

  • Podnožje grupe    Ova sekcija se ispisuje na kraju svake grupe zapisa. Podnožje grupe koristite da biste ispisali sažetak informacija za grupu. Imate više sekcija podnožje grupe u izvješću, ovisno o tome koliko razina grupiranja koje ste dodali.

  • Podnožje stranice    Ova sekcija se ispisuje na kraju svake stranice. Pomoću podnožja stranice ispišite brojeve stranice ili podatke pojedine stranice.

  • Podnožje izvješća    U ovom se odjeljku samo jednom se ispisuje na kraju izvješća. Pomoću podnožja izvješća ispišite ukupne zbrojeve izvješća ili neke druge podatke sažetka za cijelo izvješće.

Napomena : U prikazu dizajna, podnožje izvješća pojavljuje se ispod podnožja stranice. No u sve druge prikaze (prikaz izgleda, na primjer ili kada se izvješće ispisa ili pretpregleda), podnožje izvješća pojavit će se iznad podnožje stranice neposredno nakon posljednjeg grupe podnožje ili pojedinosti retka na posljednjoj stranici.

Vrh dokumenta

Novosti

Stvaranje izvješća u programu Access 2010 vrlo je slično stvaranju izvješća u programu Access 2007. No Access 2010 sadrži nekoliko novih značajki koje se odnose na izvješća:

  • Zajedničko korištenje Galerija slika    U programu Access 2010 možete sada u bazu podataka priložite slike, a zatim koristite sliku preko više objekata. Ažuriranje jednu sliku ažurira je mjesto na kojem se koristi preko cijelu bazu podataka.

  • Tema sustava Office    U programu Access 2010, sada možete koristiti standardne teme sustava Microsoft Office da biste primijenili profesionalno dizajniranih skupova fontova i boja sve obrazaca u programu Access i izvješća odjednom.

  • Jače uvjetno oblikovanje    Access 2010 sadrži više naprednih alata za isticanje podataka u izvješću. Možete dodati do 50 pravila uvjetnog oblikovanja za svaku kontrole ili grupe kontrola, a u izvješćima klijenta, možete dodati trake podataka za usporedbu podataka u zapisima.

  • Fleksibilnije izgledi    U programu Access 2010 je zadani način dizajna za izvješća da biste postavili kontrola u izgledima. Ove rešetke pomoć za poravnavanje i jednostavno veličinu kontrole i su potrebni za svih izvješća koja želite prikazati u pregledniku. Iako izgledi nisu novost u programu Access 2010, postoje neke promjene načina u kojoj ih koristite da biste premjestili, poravnanje i promjena veličine kontrola. Dodatne informacije potražite u članku videozapis Uvod u rasporede obrazaca i izvješća.

Vrh dokumenta

Stvaranje novog izvješća

Prvi korak: odabir izvora zapisa

Izvor zapisa izvješća može biti tablica te imenovani ili ugrađeni upit. Izvor zapisa mora sadržavati sve retke i stupce podatka koje želite prikazati u izvješću.

Dodatne informacije o stvaranju tablica ili upita potražite u člancima Uvod u tablice ili Uvod u upite.

Dodatne informacije o stvaranju i odabir izvora zapisa potražite u članku Postavljanje izvora zapisa za izvješće.

Drugi korak: odabir alata za izvješća

Alati za izvješća nalaze se na vrpci na kartici Stvaranje u grupi Izvješća. U sljedećoj je tablici ukratko opisana funkcija pojedinog alata:

Izvješća kompatibilna s webom

Izvješća stvorena pomoću tih alata kompatibilna su sa značajkom Objavi u komponenti Access Services te će se prikazati u pregledniku. Napominjemo da ikone web-kompatibilnih objekata imaju oblik globusa.

Slika gumba

Alat

Opis

Slika gumba

Izvješće

Stvara jednostavno tabularno izvješće koje sadrži sva polja izvora zapisa koji ste odabrali u navigacijskom oknu.

Slika gumba

Prazno izvješće

Otvara prazno izvješće u prikazu rasporeda i prikazuje okno zadatka Popis polja. Dok povlačite polja s popisa polja u izvješće, Access stvara upit izvora zapisa.

Dodatne informacije o objavi na značajku Access Services potražite u članku Stvaranje baze podataka programa Access radi zajedničkog korištenja na webu.

Klijentska izvješća

Izvješća koja se stvaraju pomoću tih alata nisu kompatibilna sa značajkom Objavi u komponenti Access Services. Dodavanjem klijentskih izvješća u web-bazu podataka neće se spriječiti objavljivanje baze podataka, ali klijentska izvješća neće biti dostupna u pregledniku. No klijentsko izvješće možete koristiti ako je baza podataka otvorena u programu Access.

Slika gumba

Alat

Opis

Slika gumba

Izvješće

Stvara jednostavno tabularno izvješće koje sadrži sva polja izvora zapisa koji ste odabrali u navigacijskom oknu.

Slika gumba

Dizajn izvješća

Otvara prazno izvješće u prikazu dizajna, u koje je moguće dodati samo željena polja i kontrole.

Slika gumba

Prazno izvješće

Otvara prazno izvješće u prikazu rasporeda i prikazuje okno zadatka Popis polja. Tijekom povlačenja polja s popisa polja u izvješće Access stvara ugrađeni upit i pohranjuje ga u svojstvo izvješća Izvor zapisa.

Slika gumba

Čarobnjak za izvješća

Prikazuje čarobnjak s više koraka, koji omogućuje određivanje polja, razina grupiranja i sortiranja te sadrži mogućnosti rasporeda. Čarobnjak stvara izvješće na temelju učinjenog odabira.

Slika gumba

etikete

Prikazuje čarobnjak koji vam omogućuje odabir standardnih ili prilagođenih veličina oznaka te polja koja želite prikazati i način njihovog sortiranja. Čarobnjak stvara oznaku izvješća na temelju učinjenog odabira.


Treći korak: stvaranje izvješća

  1. Kliknite gumb alata koji želite koristiti. Ako se čarobnjak otvori, slijedite njegove korake, a zatim na zadnjoj stranici kliknite Završi.

    Access će izvješće prikazati u prikazu rasporeda.

  2. Oblikujte izvješće prema želji:

    • Promijenite veličinu polja i oznaka tako da ih odaberete, a zatim povucite rubove do željene veličine.

    • Polje premjestite tako da odaberete njega i njegovu oznaku, ako ona postoji, a zatim ih povucite na novo mjesto.

    • Desnom tipkom miša kliknite polje pa pomoću naredbi na izborničkom prečacu spojite ili razdvojite ćelije, izbrišite ili odaberite polja ili pak izvedite druge zadatke oblikovanja.

      Uz to, pomoću značajki opisanih u sljedećim odjeljcima izvješće učinite dojmljivijim i čitkijim.

Vrh dokumenta

Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva

Grupiranje, sortiranje i ukupne zbrojeve najbrže možete dodati tako da desnom tipkom miša kliknete polje na koje želite primijeniti grupiranje, sortiranje ili ukupni zbroj, a zatim da kliknete željenu naredbu na izborničkom prečacu.

Grupiranje, sortiranje i ukupne zbrojeve možete dodati i pomoću okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj dok je izvješće otvoreno u prikazu rasporeda ili dizajna:

  1. Ako okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj nije još otvoreno, na kartici Dizajn u grupi Grupiranje i ukupni zbrojevi kliknite Grupiraj i sortiraj.

  2. Kliknite Dodaj grupu ili Dodaj sortiranje, a zatim odaberite polje na kojem želite izvršiti grupiranje ili sortiranje.

  3. U retku za grupiranje ili sortiranje kliknite Dodatno da biste postavili dodatne mogućnosti i dodali ukupne zbrojeve.

Dodatne informacije o grupiranju, sortiranju i ukupnim zbrojevima potražite u članku Stvaranje grupiranog izvješća ili izvješća sažetka.

Vrh dokumenta

Isticanje vrijednosti pomoću uvjetnog oblikovanja

Access 2010 sadrži naprednije alate za isticanje podataka na izvješću. Za svaku kontrolu ili grupu možete dodati do pedeset pravila uvjetnog oblikovanja, a u klijentskim izvješćima možete dodati podatkovne trake za usporedbu podataka više zapisa.

Da biste dodali uvjetno oblikovanje :

  1. U navigacijskom oknu klikom na izvješće desnom tipkom miša otvorite ga u prikazu rasporeda, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.

  2. Odaberite sve kontrole na koju želite primijeniti uvjetno oblikovanje. Da biste odabrali više kontrola, držite pritisnutu tipku SHIFT ili CTRL, a zatim kliknite željene kontrole.

  3. Na kartici Oblikovanje u grupi Oblikovanje kontrole kliknite Uvjetno oblikovanje.

    Access će otvoriti dijaloški okvir Upravitelj pravila uvjetnog oblikovanja.

  4. U dijaloškom okviru Upravitelj pravila uvjetnog oblikovanja kliknite Novo pravilo.

  5. U dijaloškom okviru Novo pravilo oblikovanja odaberite vrijednost u rubrici Odaberite vrstu pravila:

    • Da biste stvorili pravilo koje zasebno procjenjuje pojedini zapis, odaberite Provjeri vrijednosti u trenutnom zapisu ili koristi izraz.

    • Da biste stvorili pravilo koje međusobno uspoređuje zapise pomoću podatkovnih traka, kliknite Usporedi s drugim zapisima.

Napomena :  Mogućnost Usporedi s drugim zapisima nije dostupna u web-bazama podataka.


  1. U rubrici Uredite opis pravila, navedite pravilo koje će odrediti slučaj u kojem se oblikovanje primjenjuje te željeno oblikovanje u slučaju da je kriterij pravila zadovoljen.

  2. Kliknite U redu da biste se vratili u dijaloški okvir Upravitelj pravila uvjetnog oblikovanja.

  3. Da biste stvorili dodatna pravila za tu kontrolu ili skup kontrola, ponovite taj postupak od četvrtog koraka. U suprotnom kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir.

Dodatne informacije o dodavanju uvjetnog oblikovanja izvješća potražite u članku videozapisa pomoću uvjetnog oblikovanja u izvješćima.

Vrh dokumenta

Postizanje profesionalnog izgleda pomoću tema

Na bazu podataka programa Access sada je moguće primijeniti teme sustava Office 2010, što olakšava stvaranje dosljednog stila za sve dokumente sustava Office.

Važno : Ako odaberete boju, font ili temu sustava Office, oni se primjenjuju na sve obrasce i izvješća u bazi podataka, a ne samo na one s kojima radite.

  1. Otvorite izvješće u prikazu izgleda klikom desne tipke miša u navigacijskom oknu, a zatim kliknite raspored Vrikaz.

  2. Na kartici Dizajn u grupi teme odaberite željenu temu, boja ili font koji želite:

    slika trake

    • Putem galerije Teme istodobno postavite boje i fontove na unaprijed dizajniranu shemu.

    • Putem galerija Boje ili Fontovi zasebno postavite boje ili fontove.


Dodatne informacije o korištenju teme sustava Office potražite u članku videozapis dosljedne i životopisa pomoću tema sustava Office, provjerite pristupa obrascima i izvješćima.

Vrh dokumenta

Dodavanje slika

Do sada je u programu Access slike bilo moguće vezati uz pojedine kontrole slika na obrascima ili izvješćima. Da bi se često korištena slika promijenila na raznim obrascima i izvješćima, svaku kontrolu slike bilo je potrebno ručno urediti. No sada u programu Access 2010 u bazu podataka sliku je dovoljno priložiti samo jedanput, a zatim je koristiti na više objekata. Ažuriranjem se ta slika ažurira na svim mjestima na kojima se koristi na razini baze podataka. To je vrlo praktično kad je riječ o logotipima tvrtki ili pozadinskim slikama koje se koriste na razini baze podataka.

Dodavanje slike

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće u koje želite dodati sliku, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.

  2. U izvješću kliknite na mjesto na koje želite dodati sliku.

  3. Na kartici Dizajn u grupi Kontrole kliknite Umetni sliku.

  4. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Korištenje postojeće slike    Ako u galeriji je željenu sliku, kliknite da biste ga dodali u izvješće.

    • Prenesite novu sliku    Pri dnu galerije kliknite Pregledaj. U dijaloškom okviru Umetanje slike pronađite sliku koju želite koristiti, a zatim kliknite Otvori.

      Access odabranu sliku dodaje u izvješće.

Dodavanje pozadinske slike

Napomena :  Pozadinske slike nije moguće dodati u izvješća kompatibilna s webom.

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće u koje želite dodati pozadinsku sliku, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.

  2. Na kartici Oblikovanje u grupi Pozadina kliknite Pozadinska slika.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Korištenje postojeće slike    Ako u galeriji je željenu sliku, kliknite da biste ga dodali u izvješće.

    • Prenesite novu sliku    Pri dnu galerije kliknite Pregledaj. U dijaloškom okviru Umetanje slike pronađite sliku koju želite koristiti, a zatim kliknite Otvori.

      Access odabranu sliku dodaje u izvješće.

Vrh dokumenta

Pretpregled i ispis izvješća

Pretpregled izvješća

  1. Otvorite izvješće koje želite pretpregledati ili ga jednostavno odaberite u navigacijskom oknu.

  2. Na kartici Datoteka kliknite Ispis, a zatim kliknite Pretpregled ispisa.

    Access otvara izvješće u pretpregledu ispisa. Pomoću naredbi na kartici Pretpregled ispisa učinite nešto od sljedećeg:

    • ispišite izvješće

    • prilagodite veličinu ili raspored stranice

    • smanjite ili povećajte prikaz ili pak prikažite više stranica odjednom

    • osvježite podatke izvješća

    • izvezite izvješće u drugi oblik datoteke

  3. Da biste se vratili u radni prostor baze podataka, na kartici Pretpregled ispisa u grupi Zatvaranje pregleda kliknite Zatvori pretpregled ispisa.

Ispis izvješća

Osim ispisa iz pretpregleda ispisa, izvješće možete ispisati i ako ne koristite pretpregled:

  1. Otvorite izvješće koje želite pretpregledati ili ga jednostavno odaberite u navigacijskom oknu.

  2. Na kartici Datoteka kliknite Ispis.

    • Da biste izvješće poslali izravno na zadani pisač, a da pritom ne morate postavljati mogućnosti pisača, kliknite Brzi ispis.

    • Da biste otvorili dijaloški okvir u kojem možete odabrati pisač, navesti broj primjeraka itd., kliknite Ispis.

Vrh dokumenta

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×