Uvod u biblioteke

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Biblioteka je mjesto na web-mjestu na kojem možete stvarati, prikupljati, ažurirati i upravljati datotekama s članovima tima. Svaka biblioteka prikazuje popis datoteka i ključne informacije o datotekama što pomaže u korištenju datoteka za zajednički rad.

Možete prilagoditi biblioteke na nekoliko načina. Možete kontrolirati način na koji se dokumenti pregledavaju, prate, upravljaju i stvaraju. Možete pratiti verzije, uključujući količinu i vrste verzija, a možete i ograničiti dozvole za pregledavanje dokumenata prije odobrenja.

Možete odabrati iz nekoliko vrsta biblioteka zavisno o vrstama datoteka koje želite spremiti i načinu na koji ih želite koristiti.

Kada usluga Microsoft Windows SharePoint Services stvori novo web-mjesto, stvara i biblioteku Zajednički dokumenti. Ovu biblioteku možete odmah početi koristiti, prilagoditi je ili stvoriti druge biblioteke.

Evo nekoliko načina rada s bibliotekama pomoću kojih će biblioteke biti korisnije vašoj grupi:

  • Stvaranje i upravljanje prikazima     Možete koristiti prikaz kako biste vidjeli stavke u biblioteci koje su vam najvažnije ili koje najbolje odgovaraju određenoj svrsi. Sadržaj stvarne biblioteke se ne mijenja, ali datoteke se organiziraju ili filtriraju kako bi ih bilo jednostavnije pronaći i pregledati.

  • Zahtijevanje odobrenja dokumenata     Možete odrediti da je potrebno odobrenje za dokument. Dokumenti će ostati u neriješenom stanju dok ih ne odobri ili odbije osoba s odgovarajućom dozvolom. Vi kontrolirate koje grupe korisnika mogu pregledati dokument prije odobrenja.

  • Praćenje verzija     Ako morate zadržati prethodne verzije datoteke biblioteke mogu pomoći praćenje, spremanje i vraćanje datoteka. Možete odabrati da biste pratili sve verzije na isti način. Ili možete odrediti neke verzije kao glavne, primjerice dodati novi odlomak ručno i neke verzije kao pomoćne, kao što su rješavanje pravopisne pogreške. Da biste lakše upravljanje prostorom za pohranu, po želji možete odabrati broj svake vrste verziju koju želite spremiti.

    Na primjer, putna agencija mogla bi koristiti biblioteku dokumenata za upravljanje datotekama. Kada članovi tima razviju novu ponudu, mogu pratiti pomoćne verzije datoteke. Ako naprave pogrešku u jednoj verziji, mogu obnoviti prethodnu verziju. Kada završe ponudu mogu stvoriti glavnu verziju i objaviti je za odobrenje od strane pravnog odjela ili rukovoditelja. Kada je datoteka odobrena drugi zaposlenici u poduzeću mogu pregledati datoteku.

  • Obaveza odjave datoteka     Kada je obavezna Odjava datoteke, pazite da samo jedna osoba možete uređivati datoteku, dok je prijavljene. Potrebno je odjaviti dokumente onemogućuje većem broju osoba promjene istovremeno, koje možete stvoriti sukoba i pogrešaka i dovesti do zbrku. Zahtijevanje odjave mogu pomoći podsjetiti članove tima želite dodati komentar prilikom prijave datoteku, tako da možete jednostavnije pratiti što se promijenilo u svakoj verziji.

  • Budite informirani o promjenama     Biblioteke u usluzi Windows SharePoint Services 3.0 podržavaju RSS tehnologiju tako da članovi radne grupe mogu primati automatska ažuriranja. RSS omogućava osobama da prime i pregledaju ažuriranja ili sadržaj vijesti i informacija na jednom mjestu. Možete stvoriti upozorenja e-pošte tako da budete obaviješteni kada se datoteke promijene.

  • Uređivanje datoteka izvan mreže     Ako više volite raditi s datotekama na tvrdom disku, možete odjaviti datoteke i raditi izvan mreže, ako radite s aplikacijom koja je kompatibilna s uslugom Windows SharePoint Services 3.0, poput paketa 2007 Microsoft Office.

  • Rad s bibliotekom iz programa e-pošte     Korištenjem programa e-pošte koji je kompatibilan s uslugom Windows SharePoint Services 3.0, poput Microsoft Office Outlook 2007, možete važne informacije ponijeti sa sobom. Možete čitati, uređivati i pretraživati svoje datoteke izvan mreže u programu za e-poštu.

  • Jednostavno kopiranje dokumenata na drugo mjesto     Možete jednostavno poslati datoteku na drugo mjesto na web-mjestu usluge Windows SharePoint Services 3.0. Kada ažurirate izvorni dokument možete odabrati da vas računalo upita da ažurirate datoteku na drugim mjestima.

  • Vrste sadržaja Definiraj     Ako vaša grupa radi s nekoliko različitih vrsta datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete proširiti funkcionalnost biblioteke omogućivanja i definiranjem više vrsta sadržaja. Vrste sadržaja dodaju fleksibilnost i dosljednost kroz više biblioteka. Svaka vrsta sadržaja možete odrediti predložak i tijek rada procese.

    Na primjer, odjel prodaje može imati predložak za izvješće prodaje, standardne dokumente, proračune i prezentacije. Svaki predložak sadrži logo poduzeća i izjavu o misiji. Kada osobe stvore novu datoteku iz biblioteke dokumenata mogu odabrati koji predložak žele koristiti.

  • Određivanje jedinstvenih dozvola     Možete odrediti jedinstvene dozvole za biblioteku ili čak za datoteku unutar biblioteke.

  • Stvaranje tijekova rada     Biblioteka dokumenata ili vrsta sadržaja može koristiti tijekove rada koje je organizacija definirala za poslovne procese, kao što su upravljanje odobrenjem dokumenata i pregledavanje.

Vrste biblioteka koje koristite ovisi o vrstama datoteka koje zajednički koristite:

  • Biblioteka dokumenata     Za mnoge vrste datoteka, uključujući dokumente i proračunske tablice, koristite biblioteku dokumenata. Druge vrste datoteka možete spremiti u biblioteku dokumenata, iako neke vrste datoteka koje se blokiraju sigurnosnih vam razloga. Kada radite s programima koji su kompatibilni s Windows SharePoint Services, te datoteke možete stvoriti iz biblioteke. Ako, na primjer, marketinški tim možda svoju biblioteku za planiranje materijale, izdanja interesne grupe i publikacije.

  • Biblioteka slika     Da biste zajednički koristili zbirka digitalne slike ili grafike, koristite biblioteku slika. Iako se slike mogu spremiti u drugim vrstama biblioteka sustava SharePoint, biblioteke slika imaju nekoliko prednosti. Ako, na primjer, iz biblioteke slika koje možete prikaz slika u dijaprojekciji, preuzimati slike na računalu i uređivanje slike pomoću grafičkih programa koji su kompatibilni s Windows SharePoint Services. Razmislite o stvaranju biblioteke slika ako vaš tim ponovo koristi mnogo grafičkih slika, primjerice logotipa i korporacijskih znakova, ili ako želite spremiti slike timske događaje ili pokreće proizvod.

  • Biblioteka wiki stranica     Da biste stvorili zbirke povezanih wiki stranica, pomoću biblioteka wiki stranica. Wiki omogućuje većem broju osoba za prikupljanje redovno informacija u obliku koji je jednostavno stvaranje i izmjena. Možete dodati na biblioteke wiki stranice koje sadrže slike, tablice, hiperveze i interne veze. Ako, na primjer, ako vaš tim stvara wiki web-mjesto za projekt, web-mjesta mogu pohraniti savjete i trikove niza stranica koje međusobno povezati.

  • Biblioteka obrazaca     Ako vam je potrebna upravljanje grupom za poslovne obrasce utemeljene na XML, koristite biblioteku obrazaca. Ako, na primjer, vašoj tvrtki ili ustanovi preporučuje se da biste koristili biblioteku obrazaca za izvješća o troškovima. Postavljanje biblioteke obrazaca zahtijeva XML uređivač ili program za dizajniranje XML kompatibilan sa sustavom Windows SharePoint Services, kao što je Microsoft Office InfoPath.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×