Uvod u Access 2007

Postoji nekoliko načina za početak rada s programom Microsoft Office Access 2007, ovisno o tome koristite li Access prvi put, premještate li podatke iz druge baze podataka ili proračunske tablice u Access ili nadograđujete prijašnju verziju programa Access. Ovaj članak odgovara na pitanja koja će se vjerojatno pojaviti u svakoj od tih situacija.

Što želite učiniti?

Početak korištenja programa Access po prvi put

Uvoz podataka iz proračunske tablice ili drugog programa

Korištenje baze podataka iz starije verzije u nekoliko verzija programa Access

Početak korištenja programa Access po prvi put

Office Access 2007 donosi broj poboljšanja koji više nego ikad olakšavaju postupak stvaranja baze podataka. Korisnici koji su prije stvarali baze podataka u programu Access, cijenit će to koliko nove i poboljšane značajke ubrzavaju postupak stvaranja.

Kad pokrenete Office Access 2007, prvi zaslon koji se pojavljuje je stranica Uvod u Microsoft Office Access (osim ako ste pokrenuli Access dvaput pritisnuvši određenu datoteku baze podataka programa Access, u tom slučaju otvara se baza podataka). Stranica Uvod u Microsoft Office Access početna je točka s koje možete stvoriti novu bazu podataka, otvoriti postojeću bazu podataka ili pregledati prateći sadržaj na web-mjestu Microsoft Office Online.

Stvaranje baze podataka putem predloška

Preuzimanje predloška s web-mjesta Microsoft Office Online

Stvaranje baze podataka ispočetka

Stvaranje prazne baze podataka

Dodavanje tablice

Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Uvoz podataka iz nekog drugog izvora

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

Access 2010 obuhvaća snažne alate koji olakšavaju praćenje i zajedničko korištenje podataka te izvješćivanje o njima.

Stvaranje baze podataka putem predloška

Access pruža širok spektar različitih predložaka koje možete koristiti da biste ubrzali postupak stvaranja baze podataka. Predložak je baza podataka spremna za upotrebu koja sadrži sve tablice, upite, obrasce i izvješća potrebne za izvođenje određenog zadatka. Tako, primjerice, postoje predlošci koji se mogu koristiti za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili čuvanje zapisa o troškovima. Neki predlošci sadrže nekoliko oglednih zapisa pomoću kojih možete vidjeti način na koji se koriste. Baze podataka iz predloška mogu se koristiti kakve jesu ili ih možete prilagoditi u skladu sa svojim potrebama.

  1. Ako već nije pokrenut, pokrenite Access.

    Ako je baza podataka već otvorena, za prikaz stranice Uvod u Microsoft Office Access učinite sljedeće:

    • Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Zatvori bazu podataka. Slika gumba

      Stranica Početak rada s programom Microsoft Office Access

  2. Nekoliko predložaka prikazano je pod Istaknuti mrežni predlošci na stranici Uvod u Microsoft Office Access, a za više dostupnih predložaka pritisnite jednu od kategorija pod Kategorije predložaka na lijevoj strani prozora programa Access. Još više predložaka može se preuzeti s web-mjesta Microsoft Office (detalje potražite u sljedećem odjeljku, Preuzimanje predloška s web-mjesta Microsoft Office Online).

  3. Pritisnite predložak koji želite koristiti.

  4. U oknu s desne strane prozora programa Access, u okviru Naziv datoteke, Access predlaže naziv datoteke za bazu podataka. Naziv datoteke možete promijeniti i odrediti drugu mapu. Po izboru možete stvoriti svoju bazu podataka i povezati je sa stranicom Windows SharePoint Services 3.0.

  5. Pritisnite Stvori (ili pritisnite Preuzimanje, za predložak Office Online).

    Access stvara i zatim otvara bazu podataka. Prikazuje se obrazac u kojeg možete početi unositi podatke.

    Ako obrazac sadrži uzorke podataka, svaki zapis možete izbrisati na način kako slijedi:

    • Pritisnite zaglavlje retka zapisa koji želite izbrisati. (Zaglavlje retka je okvir ili traka odmah nalijevo od zapisa.)

    • Na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite Izbriši. Slika gumba

  6. Za početak unosa podataka pritisnite prvu praznu ćeliju na obrascu i započnite tipkati. Nakon unosa nekoliko zapisa, u navigacijskom oknu možete vidjeti ima li drugih obrazaca koje možda želite koristiti.

Preuzimanje predloška s web-mjesta Microsoft Office Online

Ako na stranici Uvod u Microsoft Office Access ne možete pronaći predložak koji odgovara vašim potrebama, za veći odabir možete istraživati web-mjesto Office Online.

  1. Ako već nije pokrenut, pokrenite Access.

    Ako je baza podataka već otvorena, za prikaz stranice Uvod u Microsoft Office Access učinite sljedeće:

    • Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Zatvori bazu podataka. Slika gumba

  2. Blizu dna stranice Uvod u Microsoft Office Access, pod Više na web-mjestu Office Online pritisnite Predlošci.

    Web stranica Office Online pojavljuje se u novom prozoru preglednika.

  3. Koristite alate za pretraživanje na stranici Office Online kako biste pronašli i preuzeli predložak koji želite.

  4. Kad preuzmete predložak, nova se baza podataka pohranjuje u jednoj od sljedećih mapa:

    • Windows Vista    c:\Korisnici\korisničko ime\Dokumenti

    • Microsoft Windows Server 2003 ili Microsoft Windows XP    c:\Dokumenti i postavke\korisničko ime\Moji dokumenti

      Sljedeći put kad budete željeli raditi s bazom podataka, upotrijebite Access ili Windows Explorer da biste je otvorili s tog mjesta.

Vrh odjeljka

Stvaranje baze podataka ispočetka

Ako nijedan od predložaka ne odgovara vašim potrebama ili se podaci koje želite uvesti u Access nalaze u nekom drugom programu, možda odlučite da je bolje stvoriti bazu podataka ispočetka. Za većinu aplikacija to najčešće uključuje jedno ili oboje od sljedećeg:

  • Stvaranje novih tablica, a zatim unos, lijepljenje ili uvoz podataka u te tablice.

  • Uvoz podataka iz drugih izvora, što onda stvara nove tablice u postupku.

Kako biste saznali više o planiranju i dizajniranju baze podataka ili o stvaranju odnosa, obrazaca ili upita, slijedite veze u odjeljku Također pogledajte ovog članka.

Stvaranje prazne baze podataka

  1. Pokrenite Access.

  2. Na stranici Uvod u Microsoft Office Access pritisnite Prazna baza podataka.

    Gumb Prazna baza podataka

  3. U oknu Prazna baza podataka upišite naziv datoteke u okviru Naziv datoteke. Ako ne upišete nastavak, Access ga dodaje umjesto vas. Zadano mjesto je jedno od sljedećeg:

    • Windows Vista    c:\Korisnici\korisničko ime\Dokumenti

    • Microsoft Windows Server 2003 ili Microsoft Windows XP    c:\Dokumenti i postavke\korisničko ime\Moji dokumenti

      Da biste promijenili mjesto datoteke, kliknite Pregledaj Slika gumba pokraj okvira Naziv datoteke, pregledajte i odaberite novo mjesto, a zatim kliknite U redu.

  4. Pritisnite Stvori.

    Access stvara novu bazu podataka, a zatim otvara praznu tablicu (nazvanu Tablica1) u prikaz podatkovnog lista.

  5. Access postavlja pokazivač na prvu praznu ćeliju u stupcu Dodaj novo polje.

    Nova prazna tablica u novoj bazi podataka

    Kako biste dodali podatke, počnite pisati — ili možete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u odjeljku Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access u nastavku ovog članka.

    Napomene : 

    • Unos podataka u prikazu podatkovne tablice dizajniran je kako bi sličio unosu podataka u radni list programa Excel. Glavno ograničenje je da podaci moraju biti uneseni u susjedne retke i stupce, počevši od gornjeg lijevog kuta podatkovne tablice. Ne pokušavajte oblikovati svoje podatke uključujući prazne retke ili stupce, kao što biste možda pokušali napraviti u podatkovnim tablicama programa Excel, jer će to prouzročiti gubitak prostora u tablici. Tablica sadrži samo vaše podatke. Sva vizualna predstavljanja tih podataka napravit će se u obrascima i izvješćima koje ćete dizajnirati kasnije.

    • Struktura tablice stvara se dok unosite podatke. Svaki put kad dodate novi stupac u tablicu, definira se novo polje. Access postavlja vrsta podatka u polju na temelju vrste podataka koje unosite. Na primjer, ako imate stupac u koji ste unijeli samo vrijednosti datuma, Access će postaviti vrstu podataka u u tom polju na datum/vrijeme. Ako kasnije u to polje namjeravate unositi vrijednost koja nije datum (kao što je ime ili telefonski broj), Access prikazuje poruku koja vas obavještava da vrijednost ne odgovara vrsti podataka u stupcu. Kad je god moguće, trebali biste planirati svoje tablice tako da svaki stupac sadrži istu vrstu podataka, bilo da se radi o tekstu, datumima, brojevima ili nekoj drugoj vrsti. Ovo olakšava gradnju upita, obrazaca i izvješća koji odabiru samo podatke koje želite.

    • Dodatne informacije o radu s podatkovnim tablicama pogledajte u članku Otvaranje prazne podatkovne tablice.

Ako trenutno niste zainteresirani za unos podataka, kliknite Zatvori Slika gumba .

Dodavanje tablice

Novu tablicu možete dodati postojećoj bazi koristeći alate u grupi Tablice na kartici Stvori.

Slika vrpce programa Access

Pritisnite Tablica za stvaranje prazne tablice u prikazu podatkovne tablice. Prikaz podatkovne tablice možete koristiti kako biste odmah započeli unositi podatke i Access će tijekom rada stvoriti strukturu tablice ili možete koristiti prikaz dizajna kako biste najprije stvorili strukturu tablice, a zatim se vratili natrag u prikaz podatkovne tablice i unijeli svoje podatke. Bez obzira kojim prikazom započnete, uvijek se možete prebaciti na drugi prikaz koristeći gumbe za prikaz na traci stanja prozora programa Access.

Umetanje tablice, početak u prikazu podatkovne tablice    U prikazu podatkovne tablice možete odmah unositi podatke i pustiti da Access u pozadini izgradi strukturu tablice. Nazivima polja dodijeljeni su brojevi (Polje1, Polje2 i tako dalje), a Access postavlja vrstu podataka u polju na temelju podataka koje ste unosite.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Tablica. Slika gumba

  2. Access stvara tablicu, a zatim smješta pokazivač na prvu slobodnu ćeliju u stupac Dodaj novo polje.

    Napomena : Ako ne vidite stupac naziva Dodaj novo polje, možda ste u prikazu dizajna umjesto u prikazu podatkovne tablice. Kako biste prebacili u prikaz podatkovne tablice, pritisnite dvaput tablicu u navigacijskom oknu. Access vas pita za naziv nove tablice, a zatim prelazi u prikaz podatkovne tablice.

  3. Na kartici Podatkovna tablica u grupi Polja i stupci kliknite Novo polje. Slika gumba

    Access prikazuje okno Predlošci polja koje sadrži popis često korištenih vrsta polja. Ako povučete neko od tih polja na svoju podatkovnu tablicu, Access će dodati polje s tim nazivom i postaviti njegova svojstva na odgovarajuće vrijednosti za tu vrstu polja. Želite li, možete kasnije promijeniti svojstva. Morate povući polje na područje podatkovne tablice koje sadrži podatke. Pojavit će se okomita crta za umetanje koja pokazuje gdje će polje biti smješteno.

  4. Za dodavanje podataka počnite tipkati u prvu praznu ćeliju — ili možete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u nastavku ovog članka.

    • Kako biste preimenovali stupac (polje), pritisnite dvaput zaglavlje stupca, a zatim upišite novi naziv. Dobra praksa je davanje značenjskih naziva svakom polju, kako biste znali što ono sadrži kad ga vidite u oknu Popis polja.

    • Kako biste premjestili stupac, odaberite ga pritiskom na njegovo zaglavlje i povucite kamo želite. Također možete odabirati nekoliko susjednih stupaca i zajedno ih povući na novo mjesto.

Umetanje tablice, početak u prikazu dizajna    U prikazu dizajna najprije stvarate strukturu nove tablice. Zatim prelazite u prikaz podatkovne tablice kako biste unijeli podatke, bilo upisom ili nekom drugom metodom kao što je lijepljenje ili dodavanje.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Dizajn tablice. Slika gumba

  2. Za svako polje u tablici unesite naziv u stupac Naziv polja, a zatim odaberite vrstu podataka s popisa Vrsta podataka.

    Napomena : Ako ne vidite stupce Naziv polja i Vrsta podataka, možda ste u prikazu podatkovne tablice umjesto u prikazu dizajna. Kako biste prebacili u prikaz dizajna, pritisnite gumb Prikaz dizajna na traci stanja prozora programa Access. Access vas pita za naziv nove tablice, a zatim prelazi u prikaz dizajna.

  3. Želite li, možete unijeti opis za svako polje u stupac Opis. Opis koji unesete prikazuje se na traci stanja kad je točka umetanja u tom polju, a koristi se i za tekst na traci stanja za sve kontrole koje stvorite na način da povučete polje iz okna Popis polja u obrazac ili izvješće i za sve kontrole stvorene za to polje korištenjem Čarobnjaka za obrasce ili Čarobnjaka za izvješća.

  4. Nakon što dodate sva polja spremite tablicu:

    • Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Spremi ili pak pritisnite CTRL + S.

  5. Podatke možete početi unositi u tablicu bilo kada, na način da prijeđete u prikaz podatkovne tablice, pritisnete prvu praznu ćeliju i započnete s pisanjem pišete. Također možete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u sljedećem odjeljku.

Ako nakon unosa nešto podataka želite dodati jedno ili više polja u svoju tablicu, možete ili početi pisati u stupac Dodaj novo polje u prikazu podatkovne tablice, ili nova polja možete dodati koristeći naredbe u grupi Polja i stupci na kartici Podatkovna tablice.

Dodatne informacije o stvaranju tablica, uključujući korištenje predložaka tablice, potražite u članku Stvaranje tablica u bazi podataka.

Vrh odjeljka

Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Ako su vaši podaci trenutno spremljeni u drugom programu, poput programa Office Excel 2007, možete kopirati podatke i zalijepiti ih u tablicu programa Access. U pravilu to najbolje funkcionira ako su podaci već podijeljeni u stupce kao što je to slučaj u radnom listu programa Excel. Ako se vaši podaci nalaze u programu za obradu teksta, najbolje je prije kopiranja podatke podijeliti u stupce korištenjem tabulatora ili ih pretvoriti u tablicu u programu za obradu teksta. Ako je podatke potrebno urediti (na primjer, odvojiti puna imena u imena i prezimena), možda je bolje da to učinite prije kopiranja podataka, pogotovo ako niste upoznati s programom Access.

Kad zalijepite podatke u praznu tablicu Access postavlja vrstu podataka za svako polje prema vrsti podataka koji se tamo nalaze. Na primjer, ako zalijepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Datum/Vrijeme. Ako zalijepljeno polje sadrži samo riječi "da" i "ne", Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Da/Ne.

Access imenuje polja prema onome što se nalazi u prvom retku zalijepljenih podataka. Ako je prvi redak zalijepljenih podataka po vrsti sličan recima koji slijede, Access određuje da je prvi redak dio podataka i dodjeljuje generičke nazive polja (F1, F2 i tako dalje). Ako prvi redak podataka nije sličan recima koji slijede, Access određuje da se prvi redak sastoji od naziva polja. Access sukladno tome imenuje polja i ne uključuje prvi redak u podatke.

Ako Access dodijeli generičke nazive polja, trebali biste što je prije moguće preimenovati polja kako bi se izbjegla zbrka. Koristite sljedeći postupak:

  1. Spremite tablicu.

    • Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Spremi ili pak pritisnite CTRL + S.

  2. U prikazu podatkovne tablice dvostruko pritisnite svako zaglavlje stupca, a zatim unesite valjani naziv za svaki stupac. Moglo bi se činiti kao da unosite preko podataka, ali redak zaglavlja stupca sadrži nazive polja, a ne podatke.

  3. Ponovo spremite tablicu.

Napomena : Polja možete preimenovati i tako da prijeđete u prikaz dizajna i ondje uredite nazive. Da biste prešli u prikaz dizajna, desnom tipkom miša kliknite tablicu u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna. Da biste se vratili u prikaz podatkovne tablice, dvokliknite tablicu u navigacijskom oknu.

Vrh odjeljka

Uvoz podataka iz drugog izvora

Možda imate podatke koje ste skupljali u nekom drugom programu i želite ih uvesti u Access. Ili možda radite s ljudima koji svoje podatke spremaju u druge programe, a vi želite raditi s njihovim podacima u programu Access. U svakom slučaju Access olakšava uvoz podataka iz drugih programa. Podatke možete uvoziti iz radnih listova programa Excel, iz tablice neke druge baze podataka programa Access, iz SharePoint popisa ili iz bilo kojeg od brojnih drugih izvora. Postupak se nešto razlikuje ovisno o vašem izvoru, ali ove će vam upute pomoći da započnete:

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz pritisnite naredbu za vrstu datoteke iz koje uvozite.

    Slika vrpce programa Access

    Na primjer, ako uvozite podatke iz radnog lista programa Excel, pritisnite Excel. Ako ne vidite točnu vrstu programa, pritisnite Više.

    Napomena : Ako ne možete pronaći točnu vrstu formata u grupi Uvoz, možda ćete trebati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke, a zatim upotrijebiti taj program za spremanje podataka u neki opće poznati format datoteke (kao što je razgraničena tekstualna datoteka) prije uvoženja podataka u Access.

  2. U dijaloškom okviru Dobivanje vanjskih podataka ili pritisnite Pregledavanje za odabir datoteke s podacima izvora ili upišite potpuni put datoteke s podacima izvora u okviru Naziv datoteke.

  3. Pritisnite mogućnost koju želite pod Navedite način i mjesto spremanja podataka u trenutnoj bazi podataka. Možete stvoriti novu tablicu koristeći uvezene podatke, dodati podatke u postojeću tablicu ili stvoriti povezanu tablicu koja održava vezu s izvorom podataka.

  4. Pritisnite U redu.

    Access pokreće Čarobnjak za uvoz.

  5. Pratite upute u Čarobnjaku za uvoz. Ispravna procedura koju pratite ovisi o mogućnosti uvoza ili povezivanja koju odaberete.

  6. Na posljednjoj stranici čarobnjaka pritisnite Završi.

    Access pita želite li spremiti detalje o uvoznoj operaciji koju ste završili.

    • Ako mislite da ćete tu istu operaciju ponovno izvoditi, kliknite Spremi korake uvoza, a zatim unesite detalje.

      Uvoznu operaciju možete jednostavno ponoviti klikom na Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci, klikom na specifikacije uvoza, a zatim na Izvedi.

    • Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Access uvozi podatke u novu tablicu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu pod Tablice.

Kako biste saznali više o tome kako se uvoze podaci u Access, slijedite veze u odjeljku Također pogledajte ovog članka.

Vrh odjeljka

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

  1. Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office pa Otvori.

  2. Kliknite prečac u dijaloškom okviru Otvaranje ili u okviru Traži u kliknite pogon ili mapu koja sadrži željenu bazu podataka.

  3. Na popisu mapa dvoklikajte mape dok ne otvorite mapu koja sadrži bazu podataka.

  4. Kad pronađete bazu podataka učinite jedno od sljedećeg:

    • Da biste bazu podataka otvorili u zadanom načinu otvaranja, dvokliknite je.

    • Da biste otvorili bazu podataka uz omogućen zajednički pristup u višekorisničkom okruženju, da biste i vi i drugi korisnici mogli istodobno čitati i pisati u bazi podataka, kliknite Otvori.

    • Da biste bazu podataka otvorili samo za čitanje, tako da bude omogućeno njezino čitanje, ali ne i uređivanje, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori samo za čitanje.

    • Da biste bazu podataka otvorili uz isključivi pristup, tako da je nitko drugi ne može otvoriti dok je otvorena kod vas, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori isključivo.

    • Da biste bazu podataka otvorili samo za čitanje, kliknite gumb Otvori, a zatim Otvori isključivo i samo za čitanje. Ostali korisnici i dalje mogu otvarati bazu podataka, ali samo za čitanje.

Ako ne možete pronaći bazu podataka koju želite otvoriti   

  1. U dijaloškom okviru Otvaranje kliknite prečac Moje računalo ili u okviru Traži u kliknite Moje računalo.

  2. Na popisu pogona desnom tipkom miša kliknite pogon koji bi po vašem mišljenju mogao sadržavati bazu podataka, a zatim kliknite Pretraži.

  3. Unesite svoje kriterije pretraživanja, a zatim pritisnite ENTER kako biste potražili bazu podataka.

  4. Ako ste pronašli bazu podataka, otvorite je dvoklikom na nju u dijaloškom okviru Rezultati pretraživanja.

  5. Budući da je pretraživanje pokrenuto iz dijaloškog okvira Otvori, morate pritisnuti Odustani u tom dijaloškom okviru prije nego što će se baza podataka otvoriti.

Napomena : Izravno možete otvoriti datoteku s podacima u vanjskom formatu datoteke (kao što su dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Također, možete izravno otvoriti bilo koji ODBC izvor podataka kao što su Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access automatski stvara novu bazu podataka u programu Access u istoj mapi u kojoj je i datoteka podataka te dodaje veze za svaku tablicu u vanjskoj bazi podataka.

Savjeti

  • Za otvaranje jedne od posljednjih nekoliko baza podataka koje ste otvarali pritisnite naziv datoteke na popisu Otvori nedavno korištenu bazu podataka na stranici Uvod u Microsoft Office Access. Access otvara bazu podataka primjenjujući iste postavke mogućnosti koje je baza podataka imala kad ste je posljednji put otvorili. Ako se popis nedavno korištenih datoteka ne prikazuje, pritisnite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim pritisnite Mogućnosti programa Access. Pojavit će se dijaloški okvir Mogućnosti programa Access. Pritisnite kategoriju Napredno, a zatim pod odjeljkom Prikaz odaberite potvrdni okvir Nedavno korišten popis datoteka. (Također možete odrediti broj nedavno korištenih datoteka koje želite da se prikazuju na popisu, najviše do broja devet.)

  • Ako bazu podataka otvarate klikom na gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office i koristite naredbu Otvori, popis prečaca do baza podataka koje ste prethodno otvarali vidjet ćete tako da kliknete Moji nedavno otvoreni dokumenti u dijaloškom okviru Otvaranje.

Vrh odjeljka

Vrh stranice

Uvoz podataka iz proračunske tablice ili drugog programa

Ako ste upoznati s drugim programima za baze podataka ili proračunske tablice, vjerojatno znate osnove rada tih aplikacija i za što se koriste baze podataka. Access se razlikuje od mnogih ostalih baza podataka po tome što omogućuje stvaranje relacijskih baza podataka. Access pruža i mnogo mogućnosti za rad s drugim programima za baze podataka, kao što je SQL Server.

Sadržaj ovog odjeljka

Uvoz radnog lista programa Excel u Access

Uvoz radnog lista programa Excel kao tablice u novu bazu podataka programa Office Access 2007

Upotreba čarobnjaka za analizu tablica radi organiziranja podataka

Rad s podacima iz drugih programa

Uvoz radnog lista programa Excel u Access

Mnogo ljudi počinje istraživati Access nakon što najprije izgrade popis u programu Excel. Excel je odlično mjesto za početak stvaranja popisa, ali kako popis raste, postaje ga sve teže organizirati i ažurirati. Premještanje popisa u Access obično je sljedeći logički korak.

Tablica baze podataka strukturom je slična radnom listu, podaci su pohranjeni u retke i stupce. Kao rezultat toga, obično je lako uvesti radni list u tablicu baze podataka. Glavna razlika između pohranjivanja vaših podataka u radni list i pohranjivanja u bazu podataka je u tome kako su podaci organizirani. Jednostavno uvoženje vašeg cjelokupnog radnog lista u novu tablicu u bazi podataka neće riješiti probleme vezane za organiziranje i ažuriranje vaših podataka, osobito ako radni list sadrži zalihosne podatke. Kako biste riješili ove probleme, morate najprije podijeliti podatke iz radnog lista u odvojene tablice tako da svaka sadrži srodne podatke. Dodatne informacije o raspoređivanju podataka u vašim tablicama potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Access sadrži i čarobnjak za analizu tablica koji vam može olakšati taj postupak. Nakon što uvezete podatke u tablicu, čarobnjak olakšava podjelu tablice u odvojene tablice, tako da svaka sadrži podatke koji se ne ponavljaju ni u jednoj od ostalih tablica. Čarobnjak također stvara i potrebne odnose među tablicama.

Uvoz radnog lista programa Excel kao tablice u novu bazu podataka programa Office Access 2007

  1. Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Novo.

  2. Upišite naziv za novu bazu podataka u okvir Naziv datoteke, a zatim pritisnite Stvori.

  3. Zatvorite Tablicu1.

    Ako vas Access upita želite li spremiti promjene u dizajnu Tablice1, kliknite Ne.

  4. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz kliknite Excel. Slika gumba

  5. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj.

  6. Upotrijebite dijaloški okvir Otvaranje datoteke za određivanje mjesta datoteke.

  7. Odaberite datoteku, a zatim kliknite Otvori.

  8. U dijaloškom okviru Dobivanje vanjskih podataka osigurajte da je odabrana mogućnost Uvezi izvorne podatke u novu tablicu unutar trenutne baze podataka.

  9. Kliknite U redu.

    Pokreće se Čarobnjak za uvoz proračunskih tablica i pita vas nekoliko pitanja o vašim podacima.

  10. Slijedite upute klikom na Sljedeće ili Natrag radi kretanja po stranicama. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

    Napomena : Access pita želite li spremiti detalje o uvoznoj operaciji koju ste završili. Ako mislite da ćete ponovno izvoditi istu operaciju, kliknite Da, a zatim unesite detalje. Tako ćete moći jednostavno ponoviti operaciju u budućnosti klikom na Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci. Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Access uvozi podatke u novu tablicu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu pod Sve tablice.

Uporaba Čarobnjaka za analizu tablica za organiziranje podataka

Kad su tablice uvezene u tablicu programa Access, možete pokrenuti Čarobnjaka za analizu tablica kako biste brzo identificirali ponavljajuće podatke. Čarobnjak zatim pruža jednostavan način za organiziranje podataka u odvojenim tablicama, tako da su podaci spremljeni na najuspješniji način. Access sprema izvorne tablice kao sigurnosnu kopiju, a zatim stvara nove tablice koje možete upotrijebiti kao osnovu za svoju aplikaciju za bazu podataka.

  1. Otvorite bazu podataka programa Access koja sadrži tablicu koju želite analizirati.

  2. Na kartici Alati baze podataka u grupi Analiza kliknite Analiziraj tablicu.

    Pokreće se Čarobnjak za analiziranje tablica.

    Ako vam je pojam normalizacije nov, dvije uvodne stranice čarobnjaka sadrže kratak vodič  — ispunjen gumbima koje možete pritiskati kako biste vidjeli primjere. Ako ne vidite uvodne stranice, već umjesto njih potvrdni okvir označen kao Pokazati uvodne stranice?, odaberite potvrdni okvir, a zatim pritisnite dvaput Sljedeće kako biste vidjeli upute. Ako ne želite ponovo gledati uvodne stranice nakon čitanja uvoda, očistite potvrdni okvir.

  3. Na stranici koja započinje rečenicom Koja tablica sadrži polja s vrijednostima koje se ponavljaju u više zapisa?, odaberite tablicu koju želite analizirati i pritisnite Sljedeće.

  4. Odluku o tome koja polja staviti u koju tablicu možete prepustiti čarobnjaku ili je donijeti sami. Ako slijedite čarobnjakove prijedloge, još uvijek možete napraviti primjene u izgledu tablice na sljedećoj stranici čarobnjaka.

    Napomena : Ako odluku o tome koja polja idu u koju tablicu prepustite čarobnjaku, njegovi odabiri možda neće uvijek odgovarati vašim podacima, naročito ako je podataka mnogo. Preporučuje se da pažljivo provjerite rezultate u čarobnjaku. S druge strane, čarobnjak bi mogao predložiti učinkovitiju organizaciju od one koju ste imali na umu, stoga je dobra ideja barem jedanput isprobati čarobnjakove odluke. Ako vam se prijedlozi ne sviđaju, razmještaj polja možete promijeniti i ručno, a možete i kliknuti Natrag te sami razmjestiti sva polja.

  5. Kliknite Dalje. Na toj stranici određujete koja tablica sadrži koja polja. Ako ste odabrali čarobnjakove odluke, trebalo bi vam se prikazati više tablica s crtama odnosa. U suprotnom Access stvara samo jednu tablicu koja sadrži sva polja. U svakom slučaju, na toj stranici možete izvršavati promjene.

    • Iz tablice možete vući polja u prazno područje i time stvarati novu tablicu koja sadrži ta polja. Access vas pita za naziv tablice.

    • Polja možete vući iz jedne tablice u drugu, ako mislite da će tamo biti efikasnije pohranjena.

    • Većini tablica dodijelit će se polje ID ili Generirani jedinstveni ID. Da biste saznali više o ID poljima, kliknite Savjeti u desnom gornjem kutu čarobnjaka.

    • Da biste poništili promjenu, kliknite gumb Poništi.

    • Da biste promijenili naziv tablice, dvokliknite njezinu naslovnu traku, upišite novi naziv, a zatim kliknite U redu.

  6. Kada razmjestite polja na željeni način, kliknite Dalje.

  7. Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju vrlo slične vrijednosti, prepoznat će ih kao moguće pogreške u pisanju i prikazati na zaslonu na kojem ćete moći potvrditi što želite učiniti s njima. Pomičite popis da biste pronašli zapise koji imaju vrijednosti u stupcu Ispravak, a zatim kliknite odgovarajuću stavku na padajućem popisu. Odaberite (Ostavi nepromijenjeno) da biste čarobnjaku onemogućili bilo kakve promjene vrijednosti. Kada završite, kliknite Dalje.

  8. Čarobnjak vas pita želite li stvoriti upit koji sliči vašoj izvornoj tablici. Ako ste već izgradili obrazac i izvješće na temelju izvorne tablice, stvaranje ovakvog upita dobra je ideja. Odaberete li Da, stvori upit, čarobnjak preimenuje izvornu tablicu dodajući joj "_OLD" na naziv tablice, a zatim daje naziv novom upitu koristeći naziv izvorne tablice. Obrasci i izvješća koji se temelje na tablici sad koriste upit za svoje podatke, a nastavljaju raditi kao prije.

  9. Kliknite Završi.

    Čarobnjak stvara nove tablice kako je određeno, a zatim ih otvara. Zatvorite ih kad ste završili s pregledavanjem rezultata.

Vrh odjeljka

Rad s podacima iz drugih programa

Office Access 2007 pruža značajke za rad s podacima spremljenim u drugim programima.

  • Stvaranje nove baze podataka programa Access koja se povezuje s podacima u drugom formatu datoteke    Access možete koristiti za otvaranje datoteke u drugom formatu datoteke kao što su tekst, dBASE ili proračunska tablica. Access automatski stvara bazu podataka programa Access i povezuje datoteku za vas.

    1. Pokrenite Access.

    2. Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Otvori.

    3. U dijaloškom okviru Otvori na popisu kliknite vrstu datoteke koju želite otvoriti. Ako niste sigurni u vrstu datoteke, kliknite Sve datoteke (*.*).

    4. Ako je potrebno, otiđite do mape koja sadrži datoteku koju želite otvoriti. Kada pronađete datoteku, dvokliknite je da biste je otvorili.

    5. Slijedite upute u čarobnjaku. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

  • Uvoz ili povezivanje podataka s postojećom bazom podataka programa Access    Podatke možete uvesti iz drugih izvora i programa u tablice programa Access tako da su podaci sadržani unutar datoteke programa Access ili podatke možete povezati iz programa Access tako da podaci ostanu u izvornoj datoteci (izvan datoteke programa Access).

    Uvoz ili povezivanje podataka

    1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz pritisnite format u kojem su pohranjeni podaci.

      Uvoziti i povezivati podatke možete ako su u sljedećim formatima:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • Tekstualne datoteke

      • XML datoteke

      • ODBC baze podataka

      • HTML dokumenti

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        Pojavit će se dijaloški okvir Dobivanje vanjskih podataka.

    2. Slijedite upute u dijaloškom okviru.

      Access će uvesti ili povezati podatke s bazom podataka. Kod većine formata, potrebno je odrediti mjesto podataka, a zatim odabrati kako želite da se podaci spreme u bazu podataka.

Vrh odjeljka

Vrh stranice

Upotreba ranije verzije baze podataka u nekoliko verzija programa Access

Ako je baza podataka programa Access ili projekt programa Access stvoren u programu Access 2000 ili kasnijoj verziji, bazu podataka ili projekt možete koristiti u verziji programa Access u kojemu su stvoreni ili u svim kasnijim verzijama — čak i ako je za datoteku omogućena sigurnost. Na primjer, datoteke programa Access 2000 mogu se koristiti u programima Access 2000 do Office Access 2007, a datoteke programa Access 2002-2003 mogu se koristiti u programima Access 2002-2003 do Office Access 2007.

Možda ćete imati situaciju da želite zadržati svoje podatke u ranijoj verziji programa Access, no imate korisnike s kasnijom verzijom programa Access koji se žele povezati s tim podacima, ali i iskorištavati prednosti nekih značajki kasnijih verzija. Rješenje je stvoriti novu "pristupnu" bazu podataka u kasnijoj verziji (koja sadrži obrasce, izvješća, upite, makronaredbe, ali ne tablice) i povezati je s tablicama u datoteci ranije verzije. Provedite jednu od sljedećih procedura, ovisno o tome je li baza podataka sadržana u jednoj datoteci ili je već podijeljena u pristupna/pozadinska aplikacija.

Korištenje baze podataka programa Access u jednoj datoteci u nekoliko verzija programa Access

Korištenje pristupne/pozadinske aplikacije u nekoliko verzija programa Access

Korištenje baze podataka programa Access u jednoj datoteci u nekoliko verzija programa Access

Ako su sve tablice, obrasci i drugi objekti baze podataka programa Access sadržani u jednoj .mdb datoteci, a želite koristiti bazu u nekoliko verzija programa Access, možete stvoriti novu pristupnu bazu podataka u kasnijoj verziji i povezati je s izvornom datotekom. Korisnici koji imaju raniju verziju programa Access još uvijek su u mogućnosti koristiti izvornu bazu podataka. Korisnici koji imaju kasniju verziju mogu koristiti novu pristupnu bazu podataka za povezivanje s istim podacima.

  1. Provedite sljedeću proceduru kako biste pretvorili bazu podataka u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ova naredba čuva izvornu bazu podataka u svom izvornom formatu i stvara kopiju u formatu koji odredite.

    • Zatvorite Access datoteku. Ako je datoteka višekorisnička baza podataka programa Access smještena na poslužitelju ili u dijeljenoj mapi, osigurajte da je nitko drugi nema otvorenu.

    • Pokrenite Access 2007.

    • Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Otvori.

    • Pregledavanjem pronađite mjesto datoteke koja će se pretvoriti, a zatim dvostruko pritisnite na nju kako bi se otvorila.

      Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka s pitanjem želite li poboljšati bazu podataka, kliknite Ne.

    • Ako se otvaranjem baze podataka otvori obrazac, zatvorite ga.

    • Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , postavite pokazivač na mogućnost Spremi kao, a zatim u odjeljku Spremi bazu podataka u drugom obliku kliknite oblik datoteke u koji je želite pretvoriti.

    • U dijaloškom okviru Spremi kao unesite naziv nove baze podataka.

      Napomena : Naziv nove baze podataka mora se razlikovati od naziva izvorne baze podataka, osim ako je ne spremite na drugo mjesto. U svakom slučaju obično je najbolje koristiti drugačiji naziv zato da lako možete razlikovati pristupnu od pozadinske baze podataka. Međutim, ako pretvarate u format programa Access 2007, nastavak naziva datoteke mijenja se iz .mdb u .accdb, pa možete koristiti isti naziv datoteke.

    • Pritisnite Spremi.

  2. Podijelite pretvorenu bazu podataka u pristupnu/pozadinsku aplikaciju provodeći sljedeću proceduru:

    • Na kartici Alati baze podatka u grupi Premještanje podataka kliknite Baza podataka programa Access Slika gumba

    • U dijaloškom okviru Podjela baze podataka pritisnite Podijeli bazu podataka.

    • Upišite naziv za pozadinsku bazu podataka, a zatim pritisnite Podijeli.

  3. Izbrišite pozadinsku bazu podataka koja je nastala podjelom baze podataka — uvjerite se da ne brišete svoju izvornu bazu podataka.

  4. Povežite novu pristupnu bazu podataka s tablicama u izvornoj bazi podataka: na kartici Alati za baze podataka u grupi Alati za baze podataka kliknite Upravitelj povezanih tablica. Slika gumba

  5. Kliknite Odaberi sve, a zatim potvrdite okvir Uvijek pitaj za novo mjesto.

  6. Kliknite U redu, otiđite do starije verzije baze podataka, a zatim je dvokliknite.

    Ako je sve dobro prošlo, Access prikazuje poruku koja javlja da su sve odabrane povezane tablice uspješno osvježene.

    Sad možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka kako bi podržavala nove značajke za korisnike koji su unaprijedili svoje programe u Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Korisnici koji imaju prethodne verzije mogu nastaviti koristiti raniju verziju baze podataka.

    Želite li, možete također pretvoriti novu pristupnu bazu podataka u još neku verziju. Na primjer, ako je izvorna baza podataka u formatu programa Access 2000, možete stvoriti pristupnu bazu podataka Access 2002-2003 za korisnike s tom verzijom i bazu podataka programa Access 2007 za korisnike s tom verzijom. Obje pristupne verzije povezale bi se s podacima iz datoteke programa Access 2000.

Vrh odjeljka

Korištenje pristupne/pozadinske aplikacije u nekoliko verzija programa Access

Ako baza podataka programa Access već jest pristupna/pozadinska aplikacija, trebate samo pretvoriti pristupnu bazu podataka u format datoteke programa Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Za pozadinsku bazu podataka nisu potrebne promjene.

Sljedeće procedure pokazuju upotrebu naredbe Spremi bazu podataka kao za pretvaranje pristupne baze podataka u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ova naredba čuva izvornu bazu podataka u svom izvornom formatu i stvara kopiju u formatu koji odredite.

  1. Zatvorite pristupnu bazu podataka. Ako je datoteka višekorisnička baza podataka programa Access smještena na poslužitelju ili u dijeljenoj mapi, osigurajte da je nitko drugi nema otvorenu.

  2. Pokrenite Access 2007.

  3. Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , a zatim Otvori.

  4. Otiđite do pristupne baze podataka, a zatim je dvokliknite da biste je otvorili.

    Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka s pitanjem želite li poboljšati bazu podataka, kliknite Ne.

  5. Ako se otvaranjem baze podataka pojavi obrazac, zatvorite ga.

  6. Kliknite gumb Microsoft Office Slika gumba sustava Office , postavite pokazivač na mogućnost Spremi kao, a zatim u odjeljku Spremi bazu podataka u drugom obliku kliknite oblik datoteke u koji je želite pretvoriti.

  7. U dijaloškom okviru Spremi kao unesite naziv nove baze podataka.

  8. Kliknite Spremi.

Sad možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka kako bi podržavala nove značajke za korisnike koji su unaprijedili svoje programe u Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007.

Vrh odjeljka

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×