Uspješan rad: iskorištavanje mogućnosti koje nude podaci o prisutnosti

Ovaj vodič pomoći će vam da ostanete u kontaktu s osobama koje su vam važne i osobama koje su ključne za obavljanje posla.

Što vas zanima?

Obavještavanje drugih o tome što radite

Promjena statusa prisutnosti

Obavještavanje drugih o današnjim događajima

Postavljanje mjesta

Povezivanje s osobama koje su vam važne

Traženje korisnika

Prikvačivanje najčešćih kontakata

Stvaranje grupa za osobe s kojima ste u redovitom kontaktu

Stvaranje grupe

Dodavanje osoba u grupu

Slanje izravne poruke kontaktu ili grupi

Pozivanje dodatnih osoba u razgovor putem izravnih poruka

Pronalaženje zauzetog suradnika

Označivanje kontakta

Prikaz dostupnih načina komunikacije s kontaktom

Provjera mjesta na kojem se kontakt nalazi

Provjera kalendara kontakta

Održavanje svakodnevne komunikacije

Slanje poruke e-pošte kontaktu

Zakazivanje sastanka s nekom osobom

Provjera propuštenih razgovora

Prekid ometanja

Postavljanje statusa na "Ne ometaj"

Obavještavanje drugih o tome što radite

Komunikacijski softver Microsoft® Lync™ Online automatski postavlja vaš status prisutnosti na temelju aktivnosti ili kalendara programa Microsoft® Outlook®, ali sami možete postaviti mjesto na kojem se nalazite ili dodati bilješku da biste ponudili dodatne pojedinosti.

Promjena statusa prisutnosti

  • Otvorite Lync Online te u glavnom prozoru programa Lync kliknite izbornik dostupnosti ispod svoga imena i odaberite neki drugi status, primjerice Vraćam se odmah.

Communicator

U sljedećoj tablici opisani su vaši statusi prisutnosti koji se prikazuju drugim osobama te su objašnjena njihova značenja.

Status prisutnosti

Opis

Status prisutnosti Dostupan u programu Lync Dostupan

Na mreži ste i može se s vama stupiti u kontakt.

Status prisutnosti Zauzet u programu Lync Zauzet

Obavljate razgovor putem programa Lync ili ste, prema kalendaru programa Outlook, na sastanku i ne smije vas se ometati.

Status prisutnosti Ne ometaj u programu Lync Ne ometaj

Ne želite da vas se ometa pa će vam se obavijesti o razgovoru prikazivati samo ako ih pošalju osobe iz vaše radne grupe.

Status prisutnosti Odsutan u programu Lync Vraćam se odmah

Kraće vrijeme nećete biti uz računalo.

Status prisutnosti Odsutan u programu Lync Naizgled odsutan

Računalo je neko vrijeme neaktivno (po zadanom petnaest minuta).

Status prisutnosti Odsutan u programu Lync Odsutan

Ne radite i niste dostupni za kontaktiranje.

Status prisutnosti programa Lync – izvan mreže Izvan mreže

Niste prijavljeni. Ako ste pojedincima onemogućili da vide vaše podatke o prisutnosti, na njihovim ćete se popisima pojavljivati kao da ste izvan mreže.

Status prisutnosti Nepoznato u programu Lync Bez podataka

Status vaše prisutnosti nije poznat. Ako drugi korisnici kao program za razmjenu izravnih poruka ne koriste Lync, možda neće imati podataka o vašem statusu prisutnosti.

Obavještavanje drugih o današnjim događajima

  • U glavnom prozoru programa Lync kliknite okvir za bilješku iznad svoga imena te upišite bilješku, na primjer, “Radim kod kuće” ili “Imam rok. Nemojte dolaziti, već šaljite izravne poruke”.

Communicator

Postavljanje mjesta

  • Lync Online u glavnom prozoru programa ispod statusa o prisutnosti prikazuje mjesto na temelju mreže s kojom ste povezani. To mjesto možete učiniti smislenijim tako da ga preimenujete u "Na poslu" ili "Kod kuće". Tako će svi kontakti s kojima želite podijeliti tu informaciju znati gdje se nalazite kad radite s tog mjesta. Informacije o konfiguriranju statusa privatnosti potražite u odjeljku Upravljanje pristupom podacima o prisutnosti.

Communicator

Vrh stranice

Povezivanje s osobama koje su vam važne

Sastavite popis kontakata na način koji će vam pojednostavniti komunikaciju i omogućiti prikaz podataka o prisutnosti i podataka za kontakt s osobama koje su vam najvažnije. Najjednostavniji je način traženja osoba, bez obzira na to nalaze li se već na vašem popisu kontakata, traženje pomoću okvira za pretraživanje. Uz pretraživanje po imenu ili telefonskom broju, osobe možete tražiti i po pojmovima koje je kontakt naveo u svom profilu. Ako se ispod okvira za pretraživanje prikazuje gumb Vještina, pokušajte potražiti vještinu, struku, poslovnu titulu i slično.

Radi bolje organizacije popisa kontakata Lync Online automatski popunjava popis Česti kontakti na temelju deset kontakata s kojima najčešće razgovarate. Najvažnije kontakte možete i prikvačiti na vrh te grupe kontakata da biste im brže pristupali. Popis prikvačenih kontakata Lync Online unaprijed popunjava članovima vašeg tima.

Traženje korisnika

  • U glavnom prozoru programa Lync na popisu kontakata u okvir za pretraživanje počnite upisivati ime osobe koju tražite. Rezultati će se prikazati ispod okvira.

Traženje kontakta

Prikvačivanje najčešćih kontakata

  • Desnom tipkom miša kliknite osobu na popisu kontakata ili u rezultatima pretraživanja pa kliknite Prikvači na često korištene kontakte.

Communicator

Vrh stranice

Stvaranje grupa za osobe s kojima ste u redovitom kontaktu

Morate poslati kratku poruku cijeloj grupi? Za svaki tim s kojim surađujete možete postaviti grupu da biste mogli vidjeti tko je dostupan u kojem trenutku ili stupiti u kontakt s čitavim timom.

Stvaranje grupe

  • U glavnom prozoru programa Lync desnom tipkom miša na popisu kontakata kliknite naziv neke grupe (npr. Česti kontakti), kliknite Stvori novu grupu, a zatim grupi dodijelite naziv.

Communicator

Dodavanje osoba u grupu

  • Na popisu kontakata učinite nešto od sljedećeg:

    • Povucite kontakte u grupu.

    • Potražite kontakt, zatim u rezultatima pretraživanja desnom tipkom miša kliknite osobu pa kliknite Dodaj na popis kontakata, a potom kliknite naziv nove grupe.

Slanje izravne poruke kontaktu ili grupi

  • Na popisu kontakata pokažite kontakt ili grupu te pričekajte da se otvori kartica kontakta.

  • Na kartici kontakta kliknite gumb Izravne poruke.

Communicator

Pozivanje dodatnih osoba u razgovor putem izravnih poruka

  • U prozoru za razgovor kliknite izbornik Mogućnosti sudionika, a zatim Pozovi prema imenu ili telefonskom broju.

Communicator

Kontakte ili grupe možete dodati i tako da ih povučete s popisa kontakata u prozor za razgovor.

Savjet :  Kontakte možete dodati i ako se nalaze izvan vaše tvrtke ili ustanove. Jednostavno kliknite Pozovi prema adresi e-pošte i moći će se pridružiti razgovoru tako da kliknu vezu u primljenoj poruci e-pošte (bez obzira na to imaju li instaliran Lync).

Vrh stranice

Pronalaženje zauzetog suradnika

Osim što prikazuje status neke osobe (npr. "Dostupan", "Zauzet" ili "Odsutan"), Lync Online omogućuje i da odredite mjesto na kojem se ta osoba nalazi te da odredite najbolji način komunikacije. Kontakt možete, primjerice, "označiti", što znači da će Lync Online prikazivati obavijest čim se status tog kontakta promijeni u Dostupan da biste znali da mu možete poslati izravnu poruku ili svratiti do njega.

Označivanje kontakta

  • Na popisu kontakata u glavnom prozoru programa Lync desnom tipkom miša kliknite kontakt, a zatim kliknite Označi za primanje obavijesti o promjeni statusa.

Communicator

Prikaz dostupnih načina komunikacije s kontaktom

  • Na popisu kontakata pokažite na sliku kontakta da bi se otvorila kartica kontakta.

  • Pri dnu ćete vidjeti razne načine na koje možete stupiti u kontakt s tom osobom, kao što su e-pošta i izravne poruke. Samo kliknite neki od tih gumba da biste se povezali s odabranom osobom.

Communicator

Provjera mjesta na kojem se kontakt nalazi

  • Na popisu kontakata pokažite na sliku kontakta te kliknite strelicu za proširenje u donjem desnom kutu da biste otvorili proširenu karticu kontakta.

Proširena kartica kontakta

  • Na kartici kontakta prikazuju se mjesto na kojem se ta osoba trenutno nalazi (prema mreži s kojom je trenutno povezana) te ured i brojevi telefona.

Provjera kalendara kontakta

  • Na popisu kontakata dvokliknite sliku osobe da biste otvorili proširenu karticu kontakta.

  • Pogledajte unos uz stavku Kalendar.

Communicator

Vrh stranice

Održavanje svakodnevne komunikacije

Lync Online čvrsto je integriran s programom Outlook. Osim što putem servisa Lync Online možete upravljati razgovorima izravnim porukama, kontaktima iz programa Lync možete i slati poruke e-pošte te zahtjeve za sastankom programa Outlook. Obavijesti o propuštenim razgovorima šalju vam i Lync i Outlook.

Slanje poruke e-pošte kontaktu

  • U glavnom prozoru programa Lync na popisu kontakata pokažite na sliku kontakta ili pokazatelj prisutnosti. Otvorit će se kartica kontakta, a ako je s tom osobom moguće stupiti u vezu putem e-pošte, pri dnu će se prikazati gumb za e-poštu.

  • Kliknite ga da biste otvorili novu poruku e-pošte u programu Outlook.

Communicator

Zakazivanje sastanka s nekom osobom

  • Na kartici kontakta kliknite izbornik mogućnosti pokraj gumba za telefon, a zatim Zakaži sastanak.

Communicator

Provjera propuštenih razgovora

  • Da biste pogledali sve razgovore, u glavnom prozoru kliknite ikonu Razgovori.

Napomena :  U dijaloškom okviru Lync – mogućnosti kliknite Osobno pa provjerite je li potvrđen okvir Spremi razgovore izravnim porukama u mapu "Povijest razgovora" programa Outlook.

Communicator

Vrh stranice

Prekid ometanja

Da biste izbjegli ometanja, status možete postaviti na Ne ometaj. Svi će vidjeti da ne želite da vas se ometa, a ako vam netko i pošalje poziv za izravan razgovor, obavijest o tome neće vam se prikazivati ako poziv nije poslala osoba iz vaše radne grupe. Detalje potražite u sljedećem odjeljku.

Postavljanje statusa na "Ne ometaj"

  • U glavnom prozoru programa Lync kliknite status prisutnosti, a zatim Ne ometaj.

Communicator

Napomena :  Svi su kontakti po zadanom Kolege. Da biste neki kontakt pretvorili u kontakt iz radne grupe i primali obavijesti o razgovoru (čak i kad vam je status postavljen na Ne ometaj), kliknite taj kontakt desnom tipkom miša na popisu kontakata, kliknite Promjena statusa privatnosti, a zatim Radna grupa. Da biste isključili sve obavijesti kada vam je status postavljen na Ne ometaj, kliknite gumb Mogućnosti, zatim Upozorenja, a potom Ne prikazuj upozorenja.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×