Office
Prijava

Upute i primjeri za sortiranje i filtriranje podataka prema boji

Sortiranje i filtriranje podataka prema boji olakšava analizu podataka i korisnicima vašeg radnog lista omogućuje jednostavno uočavanje istaknutih dijelova i trendova podataka.

Svjetlo koje prolazi kroz prizmu i oblikovanje podataka programa Excel

Sadržaj članka

Pregled sortiranja i filtriranja podataka prema boji i skupu ikona

Učinkovito korištenje boja prilikom analiziranja podataka

Odabir boja koje najbolje odgovaraju potrebama

Objašnjenje nekoliko primjera

Pregled sortiranja i filtriranja podataka prema boji i skupu ikona

Sortiranje i filtriranje podataka, zajedno s uvjetnim oblikovanjem podataka, predstavlja integralni dio analize podataka i može vam pomoći u pronalaženju odgovora na sljedeća pitanja:

  • Tko je ovog mjeseca prodao usluge u vrijednosti većoj od 250 000 kn?

  • Za koje je proizvode godišnje povećanje prihoda veće od 10%?

  • Tko su najbolji i najlošiji brucoši?

  • Koje su iznimke u prikazima sažetaka profita tijekom proteklih pet godina?

  • Kako izgleda raspodjela dobi svih zaposlenika?

Podatke sortirate da biste ih brže organizirali i pronašli željene podatke. Podatke filtrirate da biste prikazali samo stupce koji udovoljavaju navedenom kriteriju te da biste sakrili retke koje ne želite prikazati za jedan ili više stupaca s podacima. Podatke uvjetno oblikujete da biste ih lakše vizualno istražili i analizirali, otkrili kritične probleme i prepoznali uzorke i trendove. Sortiranje, filtriranje i uvjetno oblikovanje podataka može i vama i drugim korisnicima vaših proračunskih tablica olakšati učinkovitije donošenje odluka na temelju podataka.

Možete sortirati i filtrirati prema oblikovanju, uključujući boju ćelije i fonta, bez obzira na to jesu li ćelije oblikovane ručno ili uvjetno.

Ovdje je prikazano filtriranje i sortiranje na temelju boje ili ikone u stupcima Kategorija, M/M Δ% i Marža.

Uvjetno oblikovanje s bojama pozadine ćelija i skupovima ikona

Sortirati i filtrirati možete i koristeći skup ikona koji ste stvorili pomoću uvjetnog oblikovanja. Skup ikona koristite za obilježavanje i klasificiranje podataka u kategorije (od dvije do pet) koje su odijeljene graničnom vrijednošću. Svaka ikona predstavlja raspon vrijednosti. Na primjer, u sljedećoj tablici skupova ikona (Tri strelice) zelena strelica koja je usmjerena prema gore predstavlja veće vrijednosti, žuta bočna strelica predstavlja srednje vrijednosti, dok crvena strelica koja je usmjerena prema dolje predstavlja manje vrijednosti.

Tablica skupa ikona

Tablica skupa ikona

Ćelije možete oblikovati pomoću dvobojne skale, trobojne skale, podatkovnih traka i skupa ikona. Možete oblikovati ćelije koje sadrže određeni tekst, brojeve, vrijednosti datuma ili vremena, najviše ili najniže rangirane vrijednosti, vrijednosti iznad ili ispod prosjeka, jedinstvene vrijednosti ili duplikate vrijednosti te stvoriti brojna pravila kojima ćete jednostavno upravljati.

Vrh stranice

Učinkovito korištenje boja prilikom analiziranja podataka

Gotovo svatko voli boje. Učinkovito korištenje boja u dokumentu može značajno povećati njegovu atraktivnost i poboljšati čitljivost. Pravilno korištenje boja i ikona u izvješćima programa Excel pospješuje donošenje odluka jer usmjerava pozornost korisnika na kritične informacije i pomaže im u vizualnom razumijevanju rezultata. Pravilno korištenje boja može osigurati pozitivan doživljaj na samom početku. No, neprimjerena upotreba boja može zbuniti korisnike, a pri pretjeranoj upotrebi može izazvati čak i zamor. U sljedećim se odjeljcima nalaze smjernice koje će vam pomoći u ispravnom odabiru boja te izbjegavanju neprimjerenog korištenja boja.

Više o temama dokumenata     U programu Excel možete jednostavno stvoriti dosljedne teme te dodati prilagođene stilove i efekte. Ne morate razmišljati o učinkovitom kombiniranju boja jer je to već učinjeno u unaprijed definiranim temama dokumenta u kojima se koriste atraktivne sheme boja. Primjenom teme dokumenta brzo i jednostavno možete oblikovati cijeli dokument te mu dati profesionalan i suvremen izgled. Tema dokumenta predstavlja skup mogućnosti oblikovanja koje obuhvaćaju skup boja teme, skup fontova teme, uključujući fontove zaglavlja i tijela teksta, te skup efekata teme, što pak obuhvaća efekte redaka i ispuna.

Upotreba standardnih boja i ograničavanje broja boja

Kada sortirate i filtrirate podatke prema boji, možete odabrati bilo koju boju i rezultat vam može izgledati zadovoljavajuće. No morate se pitati sljedeće: "Sviđaju li se vašim korisnicima te iste boje i mogu li ih vidjeti?". Vaše računalo može prikazati 16.777.216 boja u 24-bitnom načinu boja. No većina korisnika može vidjeti samo mali dio tih boja. Osim toga, kvaliteta boja ovisi o računalu. Sobno osvjetljenje, kvaliteta papira, razlučivost zaslona i pisača te postavke preglednika mogu se razlikovati. Do 10% populacije ima poteškoća s razlikovanjem boja. To su važne varijable koje vjerojatno ne možete kontrolirati.

No, imate nadzor nad varijablama poput odabira boja, broja boja i pozadine radnog lista i ćelija. Dobrim odabirom koji se temelji na osnovnom istraživanju korištenjem odgovarajućih boja možete prenijeti željenu poruku i pomoći u ispravnom tumačenju svojih podataka. Osim toga, bojama možete dodati ikone i legende kako biste pomogli korisnicima da shvate pravo značenje.

Važnost kontrasta boja i pozadine

Općenito se preporučuje korištenje boja s visokim zasićenjem, kao što su svijetložuta, srednji tonovi zelene ili tamnocrvena. Kontrast između pozadine i prednjeg plana mora biti visok. Na primjer, koristite bijelu ili sivu pozadinu radnog lista u kombinaciji s obojenim ćelijama ili pak bijelu ili sivu boju ćelija u kombinaciji s fontom u boji. Ako morate koristiti pozadinsku boju ili sliku, neka one budu što svjetlije tako da boja ćelije ili fonta bude istaknuta. Ako se oslanjate samo na boju fonta, koristite veći ili podebljani font. Što je font veći, korisnik će lakše vidjeti i prepoznati boju. Ako je potrebno, prilagodite ili uklonite sjenčanje redaka ili stupaca jer boja sjenčanja može smetati boji ćelije ili fonta. Sve ovdje navedeno korisnicima olakšava tumačenje i prepoznavanje boja.

Nemojte koristiti kombinacije boja koje mogu smanjiti vidljivost boje ili zbuniti korisnika. Ne želite slučajno stvoriti nerazumljivu apstrakciju ili optičku iluziju. Preporučujemo korištenje obruba ćelije radi razlikovanja problematičnih boja, kao što su crvena i zelena, ako ne možete izbjeći da se te boje pojavljuju jedna uz drugu. Da biste naglasili kontrast, koristite komplementarne i kontrastne boje, a nemojte koristiti međusobno slične boje. Preporučujemo da proučite spektar osnovnih boja te se informirate o sličnim, kontrastnim i komplementarnim bojama.

Spektar osnovnih boja

1. Slične su one boje koje se u spektru boja nalaze jedna uz drugu (na primjer, ljubičasta i narančasta slične su crvenoj).

2. Kontrastne su one boje koje su međusobno udaljene tri boje (na primjer, plava i zelena kontrastne su crvenoj).

3. Komplementarne su one boje koje se u spektru boja nalaze jedna nasuprot drugoj (na primjer, plavozelena i crvena komplementarne su boje).

Ako imate vremena, testirajte svoje boje, pitajte par suradnika, isprobajte ih u različitim uvjetima osvjetljenja i isprobajte ih s različitim postavkama zaslona računala i pisača.

Savjet: Ako ispisujete dokument u boji, dvaput provjerite čitljivost boje i fonta ćelije. Ako je boja ćelije previše tamna, razmotrite korištenje bijelog fonta kako biste poboljšali vidljivost.

Vrh stranice

Odabir boja koje najbolje odgovaraju potrebama

Potreban vam je brzi sažetak? Koristite crvenu, žutu, zelenu ili plavu s bijelom ili sivom pozadinom.

Bojama koje odaberete na osnovi ciljne skupine i svrhe dodijelite značenje. Ako je potrebno, ponudite legendu koja objašnjava značenje svake boje. Većina ljudi može razlikovati od sedam do deset boja na jednom radnom listu. Moguće je razlikovati i do 50 boja, ali za to je potrebna posebna obuka i preopširno je za temu ovog članka.

Deset najprikladnijih boja

Kada sortirate i filtrirate podatke po boji, koristite sljedeću tablicu koja će vam pomoći u odabiru boja koje ćete koristiti. Te boje nude najdramatičniji kontrast i općenito ih ljudi najlakše raspoznaju.

Tablica s izborom boja

Ove boje možete jednostavno primijeniti na ćelije i fontove pomoću gumba Boja ispune ili Boja fonta u grupi Font na kartici Početno.

Standardne boje

Korištenje boja za prirodan prijenos značenja

Prilikom čitanja financijskih podataka brojevi su crveni (negativni brojevi) ili crni (pozitivni brojevi). Crvena boja prenosi značenje jer je to prihvaćena konvencija. Ako želite naglasiti negativne brojeve, odaberite crvenu boju. Ovisno o vrsti podataka, na raspolaganju vam mogu biti određene boje jer one prenose značenje korisnicima ili već postoji prihvaćeni standard njihova značenja. Na primjer:

  • Ako vaši podaci prikazuju temperaturne vrijednosti, možete koristiti tople boje (crvena, žuta i narančasta) da biste označili više temperature, odnosno hladne boje (zelena, plava i ljubičasta) da biste označili niže temperature.

  • Ako su vaši podaci topografski, možete koristiti plavu boju za vodu, zelenu za vegetaciju, smeđu za pustinje i planine, a bijelu za led i snijeg.

  • Ako se vaši podaci odnose na promet i sigurnost, možete koristiti crvenu za otežan ili obustavljen promet, narančastu za opasnu opremu, žutu kao upozorenje, zelenu za sigurnost i plavu za općenite informacije.

  • Ako vaši podaci prikazuju električne otpornike, možete koristiti standardni kod boja: crnu, smeđu, crvenu, narančastu, žutu, zelenu, plavu, ljubičastu, sivu i bijelu.

Vrh stranice

Objašnjenje nekoliko primjera

Pretpostavimo da pripremate skup izvješća s opisom proizvoda, cijenama i količini zaliha. U sljedećem odjeljku opisana su tipična pitanja koja se obično postavljaju o tim podacima te kako na njih odgovoriti pomoću boja i skupova ikona.

Uzorci podataka

Sljedeći se uzorak podataka koristi u primjerima.

Ogledni podaci koji se koriste u primjerima

Da biste kopirali podatke u praznu radnu knjigu, učinite sljedeće:

Spremanje uzorka podataka u obliku .xlsx datoteke

  1. Pokrenite Microsoftov blok za pisanje.

  2. Odaberite ogledni tekst, a zatim ga kopirajte i zalijepite u blok za pisanje.

  3. Spremite datoteku s nazivom datoteke i nastavkom, primjerice Proizvodi.csv.

  4. Zatvorite blok za pisanje.

  5. Pokrenite Excel.

  6. Otvorite datoteku koju ste spremili iz bloka za pisanje.

  7. Spremite datoteku o uboliku .xlsx datoteke.

Ogledni podaci

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Koje vrste ambalaže proizvoda postoje?

Problem

Želimo saznati različite vrste spremišta za proizvode, ali ne postoji stupac Spremnik. Možemo koristiti stupac Količina po jedinici da bismo ručno obojili svaku ćeliju, a zatim ih sortirali prema boji. Osim toga, možemo dodati i legendu radi pojašnjenja značenja svake boje.

Rezultati

Ogledni rezultati za problem različitih vrsta ambalaže proizvoda

Rješenje

  1. Da bismo ručno obojili svaku ćeliju u skladu sa shemom boja u prethodnoj tablici, kliknuli smo svaku ćeliju i na nju primijenili svaku boju pomoću gumba Boja ispune u grupi Font na kartici Polazno.

    Savjet: Pomoću gumba Prenositelj oblikovanja u grupi Međuspremnik na kartici Polazno na neku drugu ćeliju brzo primijenite odabranu boju.

  2. Kliknite ćeliju u stupcu Količina po jedinici pa na kartici Polazno u grupi Uređivanje kliknite Sortiranje i filtriranje, a zatim Prilagođeno sortiranje.

  3. U dijaloškom okviru Sortiranje u odjeljku Stupac odaberite Količina po jedinici, a zatim u odjeljku Sortiraj prema odaberite Boja ćelije, a potom dvokliknite Kopiraj razinu.

  4. U dijelu Redoslijed u prvom smo retku odaberite crvenu boju, u drugom plavu, a u trećem retku žutu boju.

    Ako ćelija ne sadrži boju (npr. bijele ćelije), ti se reci ne premještaju.

    Napomena: Za stupac su dostupne boje na popisu. Ne postoji zadani redoslijed sortiranja boja i ne možete stvoriti prilagođeni redoslijed sortiranja pomoću prilagođenog popisa.

  5. Dodajte legendu pomoću ćelija pokraj izvješća pomoću sljedeće tablice kao vodiča.

Legenda:

Crvena

Paketi i kutije

Plava

Limenke i konzerve

Zelena

Staklenke i boce

Bijelo

(Niste sigurni)

Koji proizvodi imaju maržu veću od 67% ili manju od 34%?

Problem

Želite brzo pogledati najveće i najmanje vrijednosti marže pri vrhu izvješća.

Rezultati

Ogledni rezultati problema s maržom proizvoda

Rješenje

  1. Odaberite ćelije E2:E26 i na kartici Početno u grupi Stil kliknite strelicu pored odrednice Uvjetno oblikovanje, kliknite Skup ikona, a zatim odaberite skup ikona Tri strelice (u boji).

  2. Desnom tipkom miša kliknite ćeliju u stupcu Oznake, pokažite na Sortiraj, a zatim kliknite Prilagođeno sortiranje.

  3. U dijaloškom okviru Sortiranje u odjeljku Stupac odaberite Oznake, zatim u odjeljku Sortiraj prema odaberite Ikona ćelije, a potom kliknite Kopiraj razinu.

  4. U dijelu Redoslijed u prvom retku odaberite zelenu strelicu koja pokazuje prema gore, u drugom retku odaberite crvenu strelicu koja pokazuje prema dolje.

Koje je proizvode potrebno odmah ponovno naručiti?

Problem

Želite brzo stvoriti izvješće o proizvodima koje je potrebno odmah ponovno naručiti, a zatim to izvješće e-poštom poslati osoblju.

Rezultati

Ogledni rezultati problema s proizvodima koje je potrebno ponovno naručiti

Rješenje

  1. Odaberite ćelije I2:I26, a zatim na kartici Početno u grupi Stil kliknite strelicu pored odrednice Uvjetno oblikovanje, pokažite na Istakni pravila ćelije, a zatim kliknite Jednako.

  2. U prvi okvir unesite Da, a zatim u drugom okviru odaberite Svijetlocrvena ispuna s tamnocrvenim tekstom.

  3. Desnom tipkom miša kliknite bilo koju oblikovanu ćeliju u stupcu, zatim pokažite na Filtriraj, a potom odaberite Filtriraj po odabranoj boji ćelije.

    Savjet: U zaglavlju stupca pokazivač miša postavite iznad gumba Filtriraj da biste vidjeli po kojem je kriteriju filtriran stupac.

Koji proizvodi imaju najviše i najniže cijene i troškove?

Problem

Želite vidjeti grupirane najviše i najniže cijene i troškove pri vrhu izvješća.

Rezultati

Ogledni rezultati problema s cijenama i troškovima proizvoda

Rješenje

  1. Za ćelije C2:C26 i D2:D26 učinite sljedeće:

    • Na kartici Početno u grupi Stil kliknite strelicu pored odrednice Uvjetno oblikovanje, pokažite na Pravila za gornje/donje vrijednosti, a zatim kliknite Prvih 10 stavki.

    • U prvi okvir unesite 1, a zatim u drugom okviru odaberite Žuta ispuna s tamnožutim tekstom.

    • Na kartici Početno u grupi Stil kliknite strelicu pored odrednice Uvjetno oblikovanje, pokažite na Pravila za gornje/donje vrijednosti, a zatim kliknite Posljednjih 10 stavaka.

    • U prvi okvir unesite 1, a zatim u drugom okviru odaberite Zelena ispuna s tamnozelenim tekstom.

  2. Za stupce Trošak i Cijena učiniti sljedeće:

    • Desnom tipkom miša kliknite najmanju vrijednost, pokažite na Sortiranje pa odaberite Sortiraj po boji odabrane ćelije.

    • Desnom tipkom miša kliknite najveću vrijednost, pokažite na Sortiranje pa odaberite Sortiraj po boji odabrane ćelije.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×