Upravljanje vanjskim zajedničkim korištenjem u okruženju sustava SharePoint Online

Ako se vaša tvrtka ili ustanova bavi poslom zbog kojeg mora zajednički koristiti dokumente ili izravno surađivati s dobavljačima, klijentima ili kupcima, sadržaj s osobama izvan tvrtke ili ustanove možete zajednički koristiti pomoću značajki vanjskog zajedničkog korištenja u sustavu SharePoint Online. Ako to pak nije slučaj, bilo bi dobro ograničiti vanjsko zajedničko korištenje u tvrtki ili ustanovi. U ovom će članku biti riječi o mogućnostima zajedničkog korištenja u sustavu SharePoint Online i njihovom planiranju.

(Ako želite odmah prijeći na postavljanje zajedničkog korištenja, pročitajte članak Uključivanje i isključivanje vanjskog zajedničkog korištenja za SharePoint Online. Ako pokušavate omogućiti zajedničko korištenje datoteke ili mape, pročitajte članak Zajedničko korištenje datoteka i mapa na servisu OneDrive ili Zajedničko korištenje datoteka ili mapa sustava Share SharePoint u sustavu Office 365.)

Planiranje vanjskog zajedničkog korištenja treba biti dio cjelokupnog planiranja dozvola za SharePoint Online.

Imajte na umu da je vanjsko zajedničko korištenje po zadanom uključeno za cijelo okruženje sustava SharePoint Online i zbirke web-mjesta unutar njega. Možete ga globalno isključiti prije no što korisnici počnu koristiti web-mjesta ili dok ne budete u potpunosti sigurni kako želite koristiti tu značajku.

Značajke vanjskog zajedničkog korištenja u sustavu SharePoint Online

SharePoint Online ima globalne postavke (na razini klijenta) i postavke zbirke web-mjesta za vanjsko zajedničko korištenje. Postavke na razini klijenta nadjačavaju sve postavke na razini zbirke web-mjesta.

Za razinu klijenta za SharePoint Online i svaku pojedinačnu zbirku web-mjesta možete odabrati neke od sljedećih osnovnih mogućnosti zajedničkog korištenja:

  • Bez zajedničkog vanjskog korištenja – web-mjesta i dokumenti mogu se zajednički koristiti samo s internim korisnicima u sklopu pretplate na Office 365.

  • Zajedničko korištenje samo s vanjskim korisnicima u imeniku – web-mjesta, mape i dokumenti mogu se zajednički koristiti samo s vanjskim korisnicima koji se već nalaze u imeniku korisnika sustava Office 365. To su, primjerice, korisnici koji su prethodno prihvatili pozivnicu za zajedničko korištenje ili pak oni koje ste uvezli s drugog klijenta za Office 365 ili Azure Active Directory.

  • Zajedničko korištenje s autoriziranim vanjskim korisnicima – web-mjesta, mape i dokumenti mogu se zajednički koristiti s vanjskim korisnicima koji imaju Microsoftov račun ili račun tvrtke ili obrazovne ustanove u sklopu druge pretplate na Office 365 ili pretplate na Azure Active Directory.

  • Zajedničko korištenje s anonimnim korisnicima – dokumenti i mape (no ne i web-mjesta) mogu se zajednički koristiti putem anonimne veze. Svaka osoba s tom vezom može pregledavati ili uređivati dokumente ili pak prenositi sadržaj u mapu.

Prethodni popis navodi mogućnosti počevši od one s najvećom do one s najmanjom razinom ograničenja. Koju god mogućnost odabrali, funkcija s većom razinom ograničenja i dalje će vam biti dostupna. Ako, primjerice, odaberete omogućiti zajedničko korištenje s anonimnim korisnicima, i dalje ćete moći zajednički koristiti sadržaj s autoriziranim vanjskim korisnicima i korisnicima koji su već dio imenika, uključujući interne korisnike.

Zajedničko korištenje i sigurnost   

Ako posjedujete povjerljive informacije koje nikada ne želite zajednički koristiti s vanjskim korisnicima, razmislite o odabiru zbirke web-mjesta ili pak više njih za koje će zajedničko korištenje biti isključeno da bi se zaštitile povjerljive informacije. Po potrebi stvarajte dodatne zbirke web-mjesta potrebne za vanjsko zajedničko korištenje. Time sprječavate vanjski pristup osjetljivim informacijama, čime olakšavate upravljanje sigurnosnim rizicima.

Definicija vanjskog korisnika

Vanjski je korisnik osoba izvan pretplate na Office 365 kojoj ste dodijelili pristup jednom web-mjestu, datoteci ili mapi ili pak više njih. Postoje dvije vrste vanjskih korisnika:

Autorizirani korisnici   

Autorizirani su korisnici oni koji imaju Microsoftov račun ili račun tvrtke ili obrazovne ustanove u sklopu druge pretplate na Office 365. S tim korisnicima možete zajednički koristiti web-mjesta i dokumente na isti način kao što ih zajednički koristite s internim korisnicima. Dozvole i grupe za autorizirane vanjske korisnike funkcioniraju na isti način kao i za interne korisnike.

Budući da vanjski korisnici nemaju licencu za vašu pretplatu na Office 365, korištenje im je ograničeno na osnovne zadatke suradnje:

  • Autorizirani vanjski korisnik na web-mjestu može izvoditi zadatke koji odgovaraju razini dozvole koja mu je dodijeljena. Ako, primjerice, vanjskog korisnika dodate u grupu Članovi, on će imati dozvolu za uređivanje i moći će dodavati, uređivati i brisati popise. Moći će i pregledavati, ažurirati i brisati stavke s popisa i dokumente te ih dodavati.

  • Autorizirani vanjski korisnici mogu za pregledavanje i uređivanje dokumenata koristiti Office Online. Ako vaša tarifa obuhvaća Office Professional Plus, na svoja računala ne mogu instalirati verziju za stolna računala sustava Office, osim ako im ne dodijelite licencu.

  • Autorizirani vanjski korisnici moći će vidjeti ostale vrste sadržaja web-mjesta, ovisno o dozvolama koje ste im dodijelili. Na primjer, oni mogu doći do drugih web-mjesta u zbirci web-mjesta na koju su pozvani. Moći će i pregledavati sažetke sadržaj web-mjesta.

Ako vaši autorizirani vanjski korisnici trebaju više mogućnosti, morate im dodijeliti odgovarajuću licencu za Office 365. Učinite to na isti način kao što biste dodijelili licencu internom korisniku.

Anonimni korisnici   

Anonimni su korisnici oni koji imaju vezu na mapu ili dokument za zajedničko korištenje te mogu pregledavati ili uređivati dokument ili prenositi sadržaj u mapu (ovisno o vrsti veze) bez prijave pomoću korisničkog imena ili lozinke. Anonimne se veze mogu slobodno prosljeđivati, a valjane su sve dok ih ne onemogućite ili do njihova isteka (ako ste postavili datum isteka).

Anonimni korisnici ne mogu pristupati web-mjestima i nije im moguće dodjeljivati licence. Takvi korisnici mogu samo pregledavati ili uređivati određeni dokument ili mapu za koju su dobili vezu za anonimni pristup.

Što se događa kada omogućim zajedničko korištenje web-mjesta ili dokumenta?

Ono što se događa kada omogućite zajedničko korištenje web-mjesta ili dokumenta ovisi o tome jeste li odabrali zajedničko korištenje s autoriziranim vanjskim korisnicima ili pak anonimnim korisnicima.

Zajedničko korištenje s autoriziranim vanjskim korisnicima   

Kada omogućite zajedničko korištenje dokumenta ili web-mjesta s autoriziranim vanjskim korisnikom, tom se korisniku putem e-pošte šalje pozivnica koja sadrži vezu na web-mjesto ili dokument. Kada kliknu tu vezu, od njih će se zatražiti da se prijave pomoću korisničkog imena i lozinke Microsoftova računa ili računa tvrtke ili obrazovne ustanove. Kada se prijave, bit će dodani na popis korisnika u sklopu pretplate na Office 365 (na popisu će biti navedeni s oznakom #EXT# uz njihovo korisničko ime), nakon čega će im biti omogućen pristup web-mjestu ili dokumentu.

Kada budu navedeni na popisu korisnika u sklopu pretplate na Office 365, možete im omogućiti pristup drugim web-mjestima ili dokumentima bez slanja dodatnih pozivnica (možda ćete im trebati poslati pozivnicu na web-mjesto ili dokument da bi ga mogli pronaći). Osim toga, ako želite, možete im dodijeliti i licencu za Office 365.

Zajedničko korištenje s autoriziranim vanjskim korisnikom možete prekinuti tako da uklonite dozvolu za tog korisnika s web-mjesta ili dokumenta ili da ga pak uklonite s popisa korisnika u sustavu Office 365.

Zajedničko korištenje s anonimnim korisnicima   

Kada omogućite zajedničko korištenje s anonimnim korisnicima, možete im omogućiti da uređuju ili pregledavaju dokument ili da sadržaj prenose u mapu. Veze za prikaz i uređivanje stvaraju se zasebno i moguće ih je postaviti tako da ističu u određeno vrijeme. Nakon stvaranja tih veza moguće ih je ponovno koristiti i slobodno prosljeđivati. Sve osobe s vezom mogu pristupati dokumentu.

Anonimni se korisnici ne dodaju na popis korisnika u sustavu Office 365. Zajedničko korištenje s takvim korisnicima možete prekinuti tako da pronađete dokument ili mapu za koju ste omogućili zajedničko korištenje i izbrišete anonimnu vezu.

Suradnja s vanjskim poslovnim partnerima

Ako imate poslovne partnere ili dobavljače s kojima trebate surađivati ili zajednički koristiti dokumente, razmislite o postavljanju ekstranet web-mjesta u sustavu SharePoint Online. Ekstranet web-mjesto namjenska je zbirka web-mjesta koju koristite za međuposlovnu suradnju s određenim partnerom ili dobavljačem. To web-mjesto možete zaključati tako da samo vlasnici web-mjesta mogu pozivati vanjske korisnike te da je moguće pozvati samo vanjske korisnike određenih domena.

Ekstranet web-mjesta sustava SharePoint Online veoma se jednostavno postavljaju, a i jednostavnije i povoljnije održavaju od lokalnih ekstranet web-mjesta. Pojedinosti potražite u članku Korištenje sustava SharePoint Online u sustavu Office 365 kao međuposlovnog (B2B) ekstranet rješenja.

Povezane teme

Upravljanje zajedničkim korištenjem s vanjskim korisnicima u sustavu Office 365 Small Business
Postavljanje zahtjeva za pristupom i upravljanje njima
Zajedničko korištenje web-mjesta ili dokumenata s osobama izvan tvrtke ili ustanove
Pretraživanje sadržaja web-mjesta koji se zajednički koristi s vanjskim korisnicima
Planiranje strategije dozvola

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×