Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Pravilo je akcija koju programa Outlook za Windows automatski pokreće na dolaznim ili odlaznim porukama. Odaberite što pokreće pravilo, kao i akcije pravila traje. Na primjer, možete stvoriti pravilo za premještanje svih poruka pošalje vaš pretpostavljeni u mapu ili brisanje svih poruka s "Buy now!" u predmetu.

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte

Korištenjem pravila možete smanjiti ručne i ponavljajuće akcije potrebne za upravljanje porukama e-pošte. Kada uključite pravila, ona će se primjenjivati neprekidno... i automatski.

Pravila obično pripadaju jednoj od dvije kategorije – organizacija ili obavijest. Čarobnjak za pravila možete koristiti da biste jednostavnije stvarali pravila za upravljanje porukama.

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za najčešće korištena pravila.

.

  • Ostanite Organized   
    ta pravila olakšavaju ne samo datoteke porukama, nego i za daljnji rad s porukama. Možete stvoriti pravila za poruke određenog pošiljatelja. Tako da nije moguće postaviti pravilo, na primjer, koje poruke koje su stigle iz Keri Mills riječju "Prodaja", u okvir Predmet trebaju biti označene za daljnji rad, kategorizirani kao Prodaja, i premješta u mapu pod nazivom Keri je Prodaja.

  • Budite u tijeku   
    ta pravila za vas, ovisno o odabiru – kada primite određenu poruku. Možete stvoriti pravilo, na primjer, koji se automatski šalje poruku na mobilni uređaj, kada primite poruku od člana obitelji.

  • Započni s praznim pravilom   
    to su pravila koja možete stvoriti i prilagoditi bez predloška za pravila.


1. korak: odaberite predložak za pravila programa Outlook

  1. Odaberite Pravila > Upravljanje pravilima i upozorenjima na vrpci ili Datoteka na kartici, a zatim odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  2. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte odaberite Novo pravilo.

  3. U čarobnjaku za pravila u odjeljku 1. korak: odaberite predložak odaberite jedan od zadanih predložaka u odjeljku Ostanite organizirani, Budite u tijeku ili Započnite praznim pravilom.


2. korak: uredite opis pravila

Svaki predložak za pravila koji odaberete u 1. koraku sadrži malo drugačije mogućnosti za 2. korak. Kada zbog mogućnosti morate odabrati, na primjer navesti pošiljatelja ili odabrati mapu, mogućnost će biti podcrtana. U ovom smo primjeru odabrali jedno od najčešćih pravila – pravilo premještanja nečijih poruka u mapu.

  1. U okviru za uređivanje opisa odaberite osobe ili javna grupa radi prikaza adresara. Odaberite ime iz adresara ili u okvir Šalje upišite adresu korisnika, a zatim odaberite U redu.

  2. Da biste prikazali popis mapa, odaberite određeno. Odaberite postojeću mapu ili odaberite novo da biste stvorili novu. Kada odaberete odgovarajuću mapu, odaberite U redu.

Ako želite istražiti dodatne mogućnosti pravila, odaberite Dalje, a zatim preskočite na Dodatne mogućnost pravila u nastavku. U suprotnom, odaberite Završi. Vratit ćete se u prozor Pravila i upozorenja. Ondje stvorite drugo pravilo ili odaberite U redu da biste spremili promjene.

• Premještanje nečijih poruka u mapu

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu navedena mapa, potom u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja odaberite mapu, a zatim odaberite U redu.

  5. Odaberite Dalje i idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

• Premještanje poruka s određenim riječima u okviru Predmet u mapu

  1. Odaberite određene riječi s kojima se predmet povezuje.

  2. U dijaloškom okviru Pretraživanje teksta u okvir Navedite riječi ili izraze koji će se tražiti u predmetu upišite riječ ili izraz za pretraživanje.

  3. Odaberite Dodaj da biste dodali unos u okno Popis pretraživanja, a zatim odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu navedena mapa, potom u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja odaberite mapu, a zatim odaberite U redu.

  5. Odaberite Dalje i idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

• Premještanje poruka poslanih javnoj grupi u mapu

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Prima odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu navedena mapa, potom u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja odaberite mapu, a zatim odaberite U redu.

  5. Odaberite Dalje i idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

• Označavanje poruka zastavicom radi daljnjeg praćenja

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. U dijaloškom okviru Obilježavanje poruke zastavicom u okviru Označi zastavicom prihvatite zadanu postavku za Daljnje praćenje ili odaberite neku drugu stavku na popisu.

  5. U okviru Za prihvatite zadanu postavku za Danas ili odaberite neku drugu stavku na popisu.

  6. Odaberite U redu > Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

• Premještanje RSS stavki iz određenog RSS sažetka sadržaja u mapu

Napomena : Da biste koristili tu mogućnost, morate se pretplatiti na RSS sažetak sadržaja. Kada odaberete tu mogućnost, prikazat će se upit s porukom da nastavite. Ako odaberete Ne, nećete moći nastaviti, ali moći ćete ako odaberete Da.

Predložak Budite u tijeku

• Prikaz nečijih poruka e-pošte u prozoru za upozorenje o novim stavkama

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite određenu poruku na vezi prozora Upozorenja o novim stavkama.

  5. U dijaloškom okviru Poruka upozorenja u okvir Odredite poruku upozorenja upišite poruka, a zatim odaberite U redu.

  6. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

• Reprodukcija zvuka kada stigne nečija poruka

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu reprodukcija zvuka, a u prozoru Odaberite zvuk za izvođenje odaberite datoteku (na primjer, datoteku .wav), a zatim Otvori.

  5. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

• Slanje upozorenja na mobilni uređaj kada stigne nečija poruka

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu proslijedi osobama ili javnoj grupi.

  5. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  6. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Prima odaberite U redu.

  7. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

Predložak Započnite praznim pravilom

  1. Odaberite nešto od sljedećeg.

    • Primijeni pravilo na primljene poruke

      ili

    • Primijeni pravilo na poslane poruke

  2. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.


3. korak: postavite uvjete kao pravilo

Sada imate prilike da biste dodali uvjete mogućnosti koje ste odabrali u Korak 2: uredite opis pravila. Na temelju uvjeta odaberite mogućnosti koje su dostupne za uređivanje opisa pravila razlikovat će se.

Postavite uvjete kada će se primijeniti pravila za mogućnost odabranu u predlošku Ostanite organizirani ili predlošku Budite u tijeku kada pokrenete čarobnjak za pravila.

  1. U odjeljku 1. korak: odaberite uvjete potvrdite okvir uvjeta koji želite dodati.

    Napomena : Možete potvrditi više okvira.

  2. U odjeljku 2. korak: uredite opis pravila (kliknite podcrtanu vrijednost) odaberite vezu, izvršite potrebne akcije te, kada ste gotovi, odaberite U redu.

  3. Odaberite sljedeću vezu, izvršite potrebne akcije te, kada ste gotovi, odaberite U redu.

  4. Ako je dostupna druga veza, odaberite je, izvršite potrebne akcije te, kada ste gotovi, odaberite U redu.

  5. Odaberite Završi kada ste gotovi.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  2. U okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte odaberite Novo pravilo.

  3. U odjeljku Započni s praznim pravilom odaberite Primijeni pravilo na poruku koju primim ili Primijeni pravilo na poruku koju šaljem.

  4. Odaberite Dalje, a zatim učinite sljedeće:

    • Na stranici 1. korak: odabir uvjeta odaberite koje uvjete (kriterije) poruke moraju zadovoljavati (ispunjavati) da bi se na njih primijenilo pravilo.

      i

    • Na stranici 2. korak: uredite opis pravila odaberite podcrtanu vrijednost za svaki uvjet koji ste dodali, a zatim odredite vrijednost.

  5. Odaberite Dalje, a zatim učinite sljedeće:

    • Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

      i

    • Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  6. Odaberite Dalje, a zatim učinite sljedeće:

    • U odjeljku 1. korak: odaberite iznimke odaberite sve iznimke od pravila, a zatim odaberite Dalje.

      i

    • U odjeljku 2. korak: uredite opis pravila odaberite podcrtanu vrijednost za svaku iznimku koju ste dodali, a zatim odredite vrijednost.

  7. Odaberite Dalje pa učinite sljedeće:

    • U odjeljku 1. korak: navedite naziv ovog pravila upišite naziv.

      i

    • Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

      Savjeti : 

      • Da biste pravilo pokrenuli na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

      • Da biste isključili pravilo koje je automatski uključeno, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

      • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  8. Odaberite Završi.

Pravilo je moguće stvoriti iz bilo koje poruke. Prednost je ovog načina u tome što se pravila predlažu na temelju primatelja ili pošiljatelja poruke. Kada, primjerice, počnete sastavljati poruku, jedno predloženo pravilo premješta sve poruke tog pošiljatelja u mapu koju odaberete.

  1. U mapi Ulazna pošta odaberite poruku za koju želite stvoriti pravilo, a zatim na kartici Polazno u grupi Premještanje odaberite Pravila.

    Napomena : Na popisu Pravila predložena se pravila pojavljuju ovisno o pošiljatelju i primatelju poruke.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Odaberite predloženo pravilo, potom odredišnu mapu, zatim predloženo pravilo pa U redu da biste dovršili dodjelu pravila.

      ili

    • Odaberite Stvaranje pravila pa prijeđite na sljedeći korak.

  3. U dijaloškom okviru Stvaranje pravila u odjeljku Kad primim e-poštu sa svim odabranim uvjetima, potvrdite jedan okvir, više njih ili nemojte potvrditi nijedan.

  4. U odjeljku Učini sljedeće, potvrdite okvire uz akcije koje želite da pravilo poduzme kada su navedeni uvjeti (kriteriji) zadovoljeni.

  5. Potvrdite okvir Premjesti mapu sa stavkama.

  6. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Odaberite Odaberi mapu, a zatim odaberite postojeću mapu.

      ili

    • Odaberite Novo da biste stvorili mapu.

    Napomene : 

    • Da biste dodali više uvjeta, akcija ili iznimki u pravilo, odaberite Dodatne mogućnosti, a zatim pratite preostale upute u čarobnjaku za pravila.

    • Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje prilagođenog pravila.

  7. Odaberite U redu.

  8. U okviru za obavijesti učinite nešto od sljedećeg:

    • Odaberite U redu.

      ili

    • Potvrdite okvir Izvrši ovo pravilo na porukama koje se već nalaze u trenutnoj mapi, a zatim odaberite U redu.

Upute za uvoz i izvoz pravila da bi ih i drugi mogli koristiti potražite u članku Uvoz ili izvoz skupa pravila.

Možete izbrisati pravilo kada nije više potrebno.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  2. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte odaberite pravilo koje želite izbrisati.

  3. Odaberite Izbriši Ikona brisanja > U redu.

Pravila možete ručno primijeniti.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima, a na kartici Pravila e-pošte odaberite Izvedi pravila sada.

  2. U dijaloškom okviru Izvedi pravila sada u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir za svako pravilo koje želite pokrenuti.

  3. U okviru Izvedi u mapi, ako želite odabrati neku drugu mapu, odaberite Pregledaj, zatim mapu, a potom U redu.

    Potvrdite okvir Uključi podmape da biste obuhvatili sve podmape mape koju ste odabrali u 3. koraku.

  4. Na popisu Primijeni pravila na prihvatite zadanu postavku svih poruka ili promijenite na pročitane ili nepročitane poruke.

  5. Odaberite Izvedi sada.

U programu Outlook postoje dvije vrste pravila: poslužiteljska i klijentska.

  • Poslužiteljska pravila    
    kada koristite račun sustava Microsoft Exchange Server, su neka pravila utemeljena na poslužitelju. Ta pravila se izvoditi na poštanski sandučić na poslužitelju pošte Exchange čak i kad Outlook nije pokrenut.

    Poslužiteljska pravila moraju se primjenjivati na poruke čim se isporuče u vašu mapu Ulazna pošta i potrebno im je omogućiti izvođenje dok se ne dovrše na poslužitelju. Pravilo koje, primjerice, određuje da se poruka ispiše ne može se primijeniti dok ne dovrši njegova primjena na poslužitelju. Ako se ne može primijeniti na poslužitelju, pravilo se primjenjuje kada pokrenete Outlook i postaje klijentsko pravilo.

  • Isključivo klijentska pravila   
    isključivo klijentska pravila su pravila koja se izvoditi samo na vašem računalu. To su pravila koja se izvodi u Outlook umjesto na poslužitelju Exchange . Isključivo klijentska pravila može pokrenuti samo kada je pokrenut Outlook .

Savjet : Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.

Potvrde o isporuci, odgovori glasača i automatski odgovori

Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori (obavijest o vremenu odsutnosti) obrađuju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje premješta poruke s riječju "sastanak" u okviru Predmet premješta u određenu mapu, na primjer, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore u istu mapu.

Napomena : Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je to pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti smatraju se porukama. Ako stvorite pravilo koje premješta stavku u određenu mapu na temelju određenih zadovoljenih (ispunjenih) uvjeta (kriterija), premjestit će se i svi zahtjevi za sastanak i zadatak koji odgovaraju tim uvjetima. No pripazite na sljedeća ograničenja kada stvarate pravila koja utječu na takve vrste stavki:

  • Ako je stavka premještena u mapu koja nije mapa za poštu, možda nakon premještanja neće funkcionirati na očekivani način. Ako se poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obaveza.

  • Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Grupe kontakata

Pravilo koje sadrži grupu kontakata može se ponašati drugačije od ostalih pravila ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.

  • Premještanje poruka poslanih javnoj grupi u mapu   
    To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange Server. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.

Računi za Exchange Server (od verzije Exchange Server 2010) mogu pomoću pravila prosljeđivati poruke na adrese e-pošte izvan tvrtke ili ustanove. Administrator sustava Exchange može onemogućiti automatsko prosljeđivanje poruka primateljima iz određenih domena.

Dodatne informacije potražite u članku Određivanje verzije sustava Microsoft Exchange Server s kojom se račun povezuje.

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte

Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja na dolaznoj ili poslanoj poruci koja ispunjava uvjete koje ste naveli u pravilu. Brojne uvjete i akcije možete odabrati pomoću čarobnjaka za pravila.

Postoje dvije kategorije pravila – organizacijska i obavještajna. Pravila se ne primjenjuju na pročitane poruke, već samo na nepročitane.

Predlošci pravila u čarobnjaku za pravila

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za najčešća pravila, uključujući sljedeće:

  • Ostanite organizirani    Ta pravila olakšavaju spremanje poruka i daljnji rad na njima. Možete, primjerice, stvoriti pravilo kojim se poruke koje je poslao određeni pošiljatelj, npr. Gordan Vukelić, a sadrže riječ "prodaja" u retku Predmet, obilježavaju zastavicom za daljnji rad, stavljaju u kategoriju Prodaja te premještaju u mapu naziva Gordanova prodaja.

  • Budite u tijeku    Ta vas pravila na određeni način obavještavaju o primitku određene poruke. Možete, primjerice, stvoriti pravilo koje automatski šalje upozorenje na mobilni telefon ako primite poruku od člana obitelji.

  • Započnite praznim pravilom    To su pravila koja stvarate bez pomoći predloška za pravila i koja možete u potpunosti prilagoditi.

Stvaranje pravila

Outlook sadrži predloške pravila za uobičajene scenarije. Koristite te predloške pravila ili stvorite vlastita prilagođena pravila.

Korištenje predložaka pravila programa Outlook

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.

  4. Na stranici Korak 1: odaberite predložak odaberite željeni predložak iz zbirke predložaka Ostanite organizirani ili Budite u tijeku.

  5. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost. Ako, primjerice, kliknete vezu osobe ili javna grupa, otvorit će se adresar.

  6. Kliknite Dalje.

  7. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  8. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.

  9. Kliknite Dalje.

  10. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  11. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  12. Kliknite Dalje.

  13. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  14. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.

  15. Kliknite Dalje.

  16. Na stranici Prvi korak: navedite naziv ovog pravila unesite naziv.

  17. Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  18. Kliknite Završi.

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.

  4. U odjeljku Započnite praznim pravilom kliknite Provjera poruka pri njihovu dolasku ili Provjera poruka nakon slanja.

  5. Kliknite Dalje.

  6. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  7. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.

  8. Kliknite Dalje.

  9. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  10. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  11. Kliknite Dalje.

  12. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  13. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.

  14. Kliknite Dalje.

  15. Na stranici Prvi korak: navedite naziv ovog pravila unesite naziv.

  16. Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  17. Kliknite Završi.

Pravilo je moguće brzo stvoriti iz bilo koje poruke. Prednost je tog načina stvaranja pravila u tome što se pravila predlažu na temelju pošiljatelja ili primatelja poruke. Kada, primjerice, počnete od poruke, jedno predloženo pravilo premješta sve poruke tog pošiljatelja u mapu koju odaberete.

  1. Kliknite poruku za koju želite stvoriti pravilo, zatim na kartici Polazno u grupi Premještanje kliknite Pravila.

    Predložena se pravila pojavljuju ovisno o pošiljatelju i primatelju poruke.

  2. Učinite nešto od ovog:

    • Kliknite neko predloženo pravilo, zatim odredišnu mapu, a potom U redu.

    • Da biste vidjeli dodatne mogućnosti pravila koja ovise o pošiljatelju, primatelju ili predmetu poruke, kliknite Stvori pravilo.

Ako u drugom koraku odaberete Stvori pravilo otvorit će se dijaloški okvir Stvaranje pravila. Nastavite u sljedećim koracima.

  1. U odjeljku Kad primim e-poštu sa svim odabranim uvjetima potvrdite okvire uz željene uvjete.

  2. U odjeljku Učini sljedeće, potvrdite okvire uz akcije koje želite da pravilo poduzme kada su navedeni uvjeti zadovoljeni.

  3. Uključite potvrdni okvir Premjesti stavku u mapu.

  4. Kliknite postojeću mapu, a zatim Novo da biste stvorili mapu u koju ćete spremati poruke.

    Da biste dodali dodatne uvjete, akcije ili iznimke od pravila kliknite Dodatne mogućnosti, a zatim slijedite preostale upute u Čarobnjaku za pravila. Ovo je isti čarobnjak koji se pojavljuje kada kliknete Upravljanje pravilima i upozorenjima u prikazu Backstage (tako da kliknete karticu datoteka ). Dodatne informacije potražite Stvaranje prilagođenog pravila .

  5. Kliknite U redu.

Upute za uvoz i izvoz pravila da bi ih i drugi mogli koristiti potražite u članku Uvoz ili izvoz skupa pravila.

Ako želite ručno primijeniti jedno ili više pravila, učinite sljedeće:

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. Kliknite Izvedi pravila sada.

  4. U dijaloškom okviru Primjena pravila sad, u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir pokraj svih pravila koje želite pokrenuti.

  5. U okviru Izvedi u mapi, ako želite odabrati neku drugu mapu, kliknite Pregledaj, zatim mapu, a potom U redu.

    Potvrdite okvir Uključi podmape da biste obuhvatili sve podmape mape koja je određena u petom koraku.

  6. U odjeljku Primijeni pravila na, prema zadanom su odabrane se poruke. Tu mogućnost možete promijeniti na pročitane ili nepročitane poruke.

  7. Kliknite Izvedi sada.

Outlook sadrži dvije vrste pravila: poslužiteljska i klijentska.

  • Poslužiteljska pravila    Ako koristite račun sustava Microsoft Exchange Server, neka pravila koje ste stvorili su poslužiteljska pravila. Ta pravila se izvoditi na poštanski sandučić na poslužitelju pošte sustava Exchange, čak i kad je Outlook nije pokrenut na vašem računalu. Poslužiteljska pravila morate zatvoriti poruke kada prvi put isporučuju u mapu Ulazna pošta, a pravila moraju imati mogućnost da biste pokrenuli dok su napravljeni na poslužitelju. Pravilo koje određuje se ispisati poruku, na primjer, ne može pokrenuti dok je ne završi na poslužitelju. Ako pravilo nije moguće primijeniti na poslužitelju, primijenit će se prilikom pokretanja programa Outlook i postaje klijentska pravila.

  • Isključivo klijentska pravila    Klijentska pravila su pravila koja se primjenjuju samo na vašem računalu. To su pravila koja se ne mogu izvršiti dok se ne dovrše na poslužitelju, primjerice određivanje da se ispišu određene poruke. Klijentska pravila mogu se primjenjivati samo kada je Outlook pokrenut.

Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.

Primjena pravila na druge stavke programa Outlook

Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori (obavijest o vremenu odsutnosti) obrađuju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje, primjerice, stavke s riječju "sastanak" u predmetu premješta u određenu mapu, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore s riječju "sastanak" u predmetu.

Napomena : Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasovanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.

Nakon primjene pravila zahtjeva za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti smatraju poruke. Na primjer, kada stvorite pravilo koje premješta stavke koje sadrže riječ "sastanak" u okvir Predmet u određenu mapu, sve zahtjev za zadatak ili sastanak koji zadovoljava uvjet se premješta i. Međutim, imajte na umu sljedeća ograničenja prilikom stvaranja pravila koja utječu na ove vrste stavki:

  • Stavka premještena u mapu koja ne sadrži poštu možda neće funkcionirati na očekivan način. Ako se, primjerice, poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obveza.

  • Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Grupe kontakata

Pravilo koje sadrži grupu kontakata može različito funkcionirati ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.

  • Premještanje poruka poslanih u mapu Grupa kontakata    To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange Server. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.

Ako koristite račun za Microsoft Exchange Server 2010, po zadanom ne možete koristiti pravila da bi prosljeđivali poruke na adrese e-pošte izvan tvrtke ili ustanove. Ta postavka onemogućuje otkrivanje povjerljivih i osobnih podataka tvrtke ili ustanove. Postavku može promijeniti samo administrator sustava Exchange.

Dodatne informacije potražite u članku Određivanje verzije sustava Microsoft Exchange Server moj račun povezuje.

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama

Pravilo je akcija Microsoft Outlook automatski izvodi dolazeće ili poslane poruke koje ispunjavaju uvjete koje navedete u pravilo. Brojne uvjete i akcije možete odabrati pomoću u čarobnjak za pravila i upozorenja. Pravila se ne primjenjuju na poruke koje su pročitane, samo na nepročitane.

Pravila mogu pripadati dvjema kategorijama: organizacija i obavijest. U čarobnjak za pravila i upozorenja sadrži predloške za najčešće korištenih pravila.

  • Ostanite organizirani    To su pravila koja vam pomoći da datoteku i odgovori na poruke. Ako, na primjer, možete stvoriti pravila za poruke određenog pošiljatelja, kao što je Gordan Vukelić, pomoću riječi "Prodaja" u retku predmeta biti zastavicom za daljnji rad, kategorizirani kao prodaje i Premjesti u mapu pod nazivom Gordan, Prodaja.

  • Budite u tijeku    To su pravila koja vas na mobitel kada primite određenu poruku. Na primjer, možete stvoriti pravilo koje se automatski šalje upozorenje na mobilni telefon, kada primite poruku od člana obitelji.

  • Započni s praznim pravilom    To su pravila koja stvarate ispočetka.

    predlošci pravila
    Slika 1: U Čarobnjak za pravila i upozorenja sadrži nekoliko unaprijed definiranih pravila po nazivu predlošci.

Iznimke

Iznimke možete dodati pravila za posebne okolnosti, kao što je obilježena zastavicom za daljnji ili je označene kao vrlo važne poruke. Pravilo nije primijenjena na poruku ako čak i jedan od određenih iznimki ispunjen.

  1. U okno za navigacijukliknite pošta.

  2. Na izborniku Alati kliknite Pravila i upozorenja.

  3. Ako imate više računa e-pošte, na popisu Primijeni promjene na ovu mapu odaberite mape ulazne pošte na koju želite.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. Na stranici Korak 1: odaberite predložak odaberite željeni predložak iz zbirke predložaka Ostanite organizirani ili Budite u tijeku.

  6. U odjeljku Korak 2: uredite opis pravila, kliknite podcrtanu vrijednost. Na primjer, ako kliknete vezu osobe ili popis za raspodjelu , otvorit će se adresar.

  7. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  8. U odjeljku Korak 2: uredite opis pravilakliknite podcrtanu vrijednost ako niste učinili već, a zatim kliknite Dalje.

  9. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  10. U odjeljku Korak 2: uredite opis pravilakliknite podcrtanu vrijednost ako niste učinili već, a zatim kliknite Dalje.

  11. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  12. Da biste dovršili stvaranje pravila, unesite naziv pravila, a zatim odaberite druge željene mogućnosti.

    • Ako želite pokrenuti ovo pravilo na porukama koje se već nalaze u neku od mapi, odaberite potvrdni okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje već u "mapi" .

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte i mape ulazne pošte za svaki račun, odaberite potvrdni okvir Stvori ovo pravilo za sve račune .

  13. Kliknite Završi.

Da biste stvorili pravilo tako da odaberete vlastite uvjeta, akcije i iznimke, učinite sljedeće:

  1. U okno za navigacijukliknite pošta.

  2. Na izborniku Alati kliknite Pravila i upozorenja.

  3. Ako imate više računa e-pošte, na popisu Primijeni promjene na ovu mapu odaberite mape ulazne pošte na koju želite.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. U odjeljku Započni s praznim pravilomodaberite Provjera poruka pri njihovu dolasku ili Provjera poruka nakon slanja, a zatim kliknite Dalje.

  6. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  7. U odjeljku Korak 2: uredite opis pravilakliknite podcrtanu vrijednost ako niste učinili već, a zatim kliknite Dalje.

  8. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  9. U odjeljku Korak 2: uredite opis pravilakliknite podcrtanu vrijednost ako niste učinili već, a zatim kliknite Dalje.

  10. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  11. Da biste dovršili stvaranje pravila, unesite naziv pravila, a zatim odaberite druge željene mogućnosti.

    • Ako želite pokrenuti ovo pravilo na porukama koje se već nalaze u neku od mapi, odaberite potvrdni okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje već u "mapi" .

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte i mape ulazne pošte za svaki račun, odaberite potvrdni okvir Stvori ovo pravilo za sve račune .

  12. Kliknite Završi.

Možete stvoriti pravilo izravno iz poruke. Na primjer, možete stvoriti pravilo za premještanje poruke od nekog pošiljatelja u određenu mapu.

  1. Desnom tipkom miša kliknite poruku koju želite utemeljiti pravilo na, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Stvori pravilo .

    U dijaloškom okviru Stvaranje pravila Odaberite potvrdne okvire za mogućnosti koje već sadrže informacije iz odabrane poruke.

  2. Uključite potvrdni okvir Premjesti stavku u mapu.

  3. Kliknite postojeću mapu, a zatim Novo da biste stvorili novu mapu koju ćete spremati poruke.

  4. Da biste dodali dodatne uvjete, akcije ili iznimke od pravila kliknite Dodatne mogućnosti, a zatim slijedite preostale upute u čarobnjak za pravila i upozorenja.

    Savjet     Da biste pokrenuli pravilo čim ga stvorite, odaberite potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapu na zadnjoj stranici u čarobnjak za pravila i upozorenja.

    Sve poruke u ulaznoj poštiili bilo koje mape koje odaberete, koje ispunjavaju uvjete i iznimke pridružene pravilo premještaju se u određenu mapu. Da biste testirali novo pravilo, otvorite novu mapu. Su premješteni li poruke

Ako želite da biste pokrenuli pravilo povremeno, ali ne cijelo vrijeme, učinite sljedeće:

  1. Na izborniku Alati kliknite Pravila i upozorenja.

  2. U dijaloškom okviru pravila i upozorenja isključite pravilo tako da poništite potvrdni okvir uz pravilo.

  3. Kliknite Izvedi pravila sada.

  4. U dijaloškom okviru Primjena pravila sad , u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje, odaberite potvrdni okvir uz pravilo koje želite pokrenuti.

  5. Odaberite mapu u koju želite primijeniti pravilo.

  6. Odaberite kategoriju poruka koje želite primijeniti pravilo.

    Na primjer, možete primijeniti pravilo samo na nepročitane poruke u mapi.

  7. Kliknite Izvedi sada.

Poslužiteljska pravila    Ako imate račun sustava Microsoft Exchange, poslužitelj je moguća Primjena pravila na poruke čak i ako je pokrenut Outlook. One se nazivaju poslužiteljska pravila. Pravila mora biti postavljeno na se primjenjivati na poruke prilikom isporuke u mapi ulazne pošte na poslužitelju, a zatim pravila moraju moći izvršiti do kraja na poslužitelju. Ako, na primjer, pravilo ne može pokrenuti do kraja na poslužitelju dovrše poruke biti ispisana. Ako pravilo nije moguće primijeniti na poslužitelju, primijenit će se kada pokrenete Outlook.

Isključivo klijentska pravila    "Klijent" je program za e-pošte koja se izvršava na nečijem računalu. Pravilo koje se može primijeniti na poslužitelju je "isključivo klijentska pravila" jer se izvodi samo na nečijem računalu. Ako popis pravila sadrži pravila koja se može pokrenuti na poslužitelju, kao i one koje ne, poslužiteljska pravila primjenjuju se prvi put, nakon čega slijedi isključivo klijentska pravila.

Potvrde o isporuci, potvrde o čitanju, odgovori glasača i obavijesti o izvan ureda smatraju poruke. Ako, na primjer, stvorite pravilo koje premješta stavke koje sadrže riječ "sastanak" u okvir Predmet u određenu mapu, svi potvrde o isporuci, odgovori glasača i izvan ureda poruke koje zadovoljavaju taj uvjet će se premjestiti.

Napomena : Ako je odgovor na glasovanje Premjesti iz mape ulazne pošte, odgovor neće automatski evidentirati u izvornoj poruci.

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti smatraju poruke. Na primjer, kada stvorite pravilo koje premješta stavke koje sadrže riječ "sastanak" u okvir Predmet u određenu mapu, bilo koji zahtjev za zadatak ili sastanak koji zadovoljava uvjet će se premjestiti. Međutim, imajte na umu sljedeća ograničenja prilikom stvaranja pravila koja utječu na ove vrste stavki:

  • Stavka koja se Premjesti u mapu pošti možda neće funkcionirati kako ste i očekivali kada je premjestite. Na primjer, ako se poruke Premjesti u mapu kalendar , novu obvezu nije stvoren.

  • Ako je sastanak ili zadatak odgovor se premješta u mapu Izbrisane stavke pomoću pravila, izvorna stavka neće se pratiti odgovor.

  • Ako zahtjev za sastanak automatski Premjesti u mapu Izbrisane stavke , sastanak se neće dodati u kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak i zahtjeve za sastanak.

Novo pravilo za popis za raspodjelu će se drugačije ponašaju ovisno o tome kako stvoriti pravilo:

  • Premjesti poruke poslane na popis za raspodjelu u mapu    Ako odaberete ovaj predložak pravila, samo poruke koje su poslane na popis za raspodjelu premještaju se u određenu mapu. Poruke od osoba koje su slučajno na popis za raspodjelu neće se premjestiti u određenu mapu.

    Napomena : Tim se pravilom funkcionira samo za račune sustava Exchange.

  • Premještanje poruke od nekog pošiljatelja u mapu    Ako odaberete ovaj predložak pravila, poruke bilo koje osobe koja su članovi popisa za raspodjelu koji navedete također će se premjestiti u određenu mapu.

Ako radite u tvrtki ili ustanovi koja koristi Exchange, po zadanom, mogla biti poslana poruka proslijediti adrese e-pošte vanjskog izvan tvrtke ili ustanove pomoću pravila. Ta postavka je da biste onemogućili otkrivanje podataka tvrtke, a njome upravlja administrator sustava Exchange.

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×