Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Pravilo je akcija koju Outlook za Windows automatski pokreće na dolaznim ili odlaznim porukama. Sami odabirete što će pokrenuti pravilo te akcije koje ono izvršava. Primjerice, možete stvoriti pravilo za premještanje svih poruka iz upravitelja u mapu ili brisanje svih poruka koje u retku Predmet sadrže izraz "Buy now!".

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte

Korištenjem pravila možete smanjiti ručne i ponavljajuće akcije potrebne za upravljanje porukama e-pošte. Kada uključite pravila, ona će se primjenjivati neprekidno... i automatski.

Pravila obično pripadaju jednoj od dvije kategorije – organizacija ili obavijest. Čarobnjak za pravila možete koristiti da biste jednostavnije stvarali pravila za upravljanje porukama.

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za najčešće korištena pravila.

.

  • Ostanite organizirani   
    Ova pravila ne pojednostavnjuju samo organiziranje poruka, nego i daljnje praćenje poruka. Možete stvoriti pravilo za poruke određenog pošiljatelja. Mogli biste, na primjer, stvoriti pravilo pomoću kojega će poruke koje šalje Lucija Galić s riječju „prodaja” u okviru Predmet biti označene za daljnje praćenje, kategorizirane kao Prodaja i premještene u mapu koja se zove Lucijina prodaja.

  • Budite u tijeku   
    Ova vas pravila obavještavaju – na temelju vaših odabira – o primitku određene poruke. Možete, na primjer, stvoriti pravilo koje automatski šalje upozorenje na mobilni telefon ako primite poruku od člana obitelji.

  • Započnite praznim pravilom   
    To su pravila koja možete stvarati i prilagođavati bez predloška za pravila.


1. korak: odaberite predložak za pravila programa Outlook

  1. Odaberite Pravila > Upravljanje pravilima i upozorenjima na vrpci ili Datoteka na kartici, a zatim odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  2. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte odaberite Novo pravilo.

  3. U čarobnjaku za pravila u odjeljku 1. korak: odaberite predložak odaberite jedan od zadanih predložaka u odjeljku Ostanite organizirani, Budite u tijeku ili Započnite praznim pravilom.


2. korak: uređivanje opisa pravila

Svaki predložak za pravila koji odaberete u 1. koraku sadrži malo drugačije mogućnosti za 2. korak. Kada zbog mogućnosti morate odabrati, na primjer navesti pošiljatelja ili odabrati mapu, mogućnost će biti podcrtana. U ovom smo primjeru odabrali jedno od najčešćih pravila – pravilo premještanja nečijih poruka u mapu.

  1. U okviru za uređivanje opisa odaberite osobe ili javna grupa radi prikaza adresara. Odaberite ime iz adresara ili u okvir Šalje upišite adresu korisnika, a zatim odaberite U redu.

  2. Da biste prikazali popis mapa, odaberite određeno. Odaberite postojeću mapu ili odaberite novo da biste stvorili novu. Kada odaberete odgovarajuću mapu, odaberite U redu.

Ako želite istražiti dodatne mogućnosti pravila, odaberite Dalje, a zatim preskočite na Dodatne mogućnost pravila u nastavku. U suprotnom, odaberite Završi. Vratit ćete se u prozor Pravila i upozorenja. Ondje stvorite drugo pravilo ili odaberite U redu da biste spremili promjene.

 

• Premještanje nečijih poruka u mapu

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu navedena mapa, potom u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja odaberite mapu, a zatim odaberite U redu.

  5. Odaberite Dalje i idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

 

• Premještanje poruka s određenim riječima u okviru Predmet u mapu

  1. Odaberite određene riječi s kojima se predmet povezuje.

  2. U dijaloškom okviru Pretraživanje teksta u okvir Navedite riječi ili izraze koji će se tražiti u predmetu upišite riječ ili izraz za pretraživanje.

  3. Odaberite Dodaj da biste dodali unos u okno Popis pretraživanja, a zatim odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu navedena mapa, potom u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja odaberite mapu, a zatim odaberite U redu.

  5. Odaberite Dalje i idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

 

• Premještanje poruka poslanih javnoj grupi u mapu

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Prima odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu navedena mapa, potom u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja odaberite mapu, a zatim odaberite U redu.

  5. Odaberite Dalje i idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

 

• Označavanje poruka zastavicom radi daljnjeg praćenja

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. U dijaloškom okviru Obilježavanje poruke zastavicom u okviru Označi zastavicom prihvatite zadanu postavku za Daljnje praćenje ili odaberite neku drugu stavku na popisu.

  5. U okviru Za prihvatite zadanu postavku za Danas ili odaberite neku drugu stavku na popisu.

  6. Odaberite U redu > Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

 

• Premještanje RSS stavki iz određenog RSS sažetka sadržaja u mapu

Napomena : Da biste koristili tu mogućnost, morate se pretplatiti na RSS sažetak sadržaja. Kada odaberete tu mogućnost, prikazat će se upit s porukom da nastavite. Ako odaberete Ne, nećete moći nastaviti, ali moći ćete ako odaberete Da.

Predložak Budite u tijeku

 

• Prikaz nečijih poruka e-pošte u prozoru za upozorenje o novim stavkama

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite određenu poruku na vezi prozora Upozorenja o novim stavkama.

  5. U dijaloškom okviru Poruka upozorenja u okvir Odredite poruku upozorenja upišite poruka, a zatim odaberite U redu.

  6. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

 

• Reprodukcija zvuka kada stigne nečija poruka

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu reprodukcija zvuka, a u prozoru Odaberite zvuk za izvođenje odaberite datoteku (na primjer, datoteku .wav), a zatim Otvori.

  5. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

 

• Slanje upozorenja na mobilni uređaj kada stigne nečija poruka

  1. Odaberite vezu osobe ili javna mapa.

  2. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  3. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Pošiljatelj odaberite U redu.

  4. Odaberite vezu proslijedi osobama ili javnoj grupi.

  5. U dijaloškom okviru Adresa pravila učinite nešto od sljedećeg:

    • Upišite ime u okvir za pretraživanje.

      ili

    • Na popisu Adresar odaberite izvor.

  6. Kada se vaš odabir prikaže u okviru Prima odaberite U redu.

  7. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.

Predložak Započnite praznim pravilom

  1. Odaberite nešto od sljedećeg.

    • Primijeni pravilo na primljene poruke

      ili

    • Primijeni pravilo na poslane poruke

  2. Odaberite Dalje, a zatim idite na 3. korak: postavite uvjete kao pravilo.


3. korak: postavite uvjete kao pravilo

Sada imate priliku dodati uvjete u mogućnosti koje odaberete u 2. koraku: uređivanje opisa pravila. Mogućnosti dostupne za uređivanje ovisit će o odabranim uvjetima.

Postavite uvjete kada će se primijeniti pravila za mogućnost odabranu u predlošku Ostanite organizirani ili predlošku Budite u tijeku kada pokrenete čarobnjak za pravila.

  1. U odjeljku 1. korak: odaberite uvjete potvrdite okvir uvjeta koji želite dodati.

    Napomena : Možete potvrditi više okvira.

  2. U odjeljku 2. korak: uređivanje opisa pravila (kliknite podcrtanu vrijednost) odaberite vezu, izvršite potrebne akcije te, kada ste gotovi, odaberite U redu.

  3. Odaberite sljedeću vezu, izvršite potrebne akcije te, kada ste gotovi, odaberite U redu.

  4. Ako je dostupna druga veza, odaberite je, izvršite potrebne akcije te, kada ste gotovi, odaberite U redu.

  5. Odaberite Završi kada ste gotovi.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  2. U okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte odaberite Novo pravilo.

  3. U odjeljku Započni s praznim pravilom odaberite Primijeni pravilo na poruku koju primim ili Primijeni pravilo na poruku koju šaljem.

  4. Odaberite Dalje, a zatim učinite sljedeće:

    • Na stranici 1. korak: odabir uvjeta odaberite koje uvjete (kriterije) poruke moraju zadovoljavati (ispunjavati) da bi se na njih primijenilo pravilo.

      i

    • Na stranici 2. korak: uređivanje opisa pravila odaberite podcrtanu vrijednost za svaki uvjet koji ste dodali, a zatim odredite vrijednost.

  5. Odaberite Dalje, a zatim učinite sljedeće:

    • Na stranici 1. korak: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

      i

    • Na stranici Korak 2: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  6. Odaberite Dalje, a zatim učinite sljedeće:

    • U odjeljku 1. korak: odaberite iznimke odaberite sve iznimke od pravila, a zatim odaberite Dalje.

      i

    • U odjeljku 2. korak: uredite opis pravila odaberite podcrtanu vrijednost za svaku iznimku koju ste dodali, a zatim odredite vrijednost.

  7. Odaberite Dalje pa učinite sljedeće:

    • U odjeljku 1. korak: navedite naziv ovog pravila upišite naziv.

      i

    • Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

      Savjeti : 

      • Da biste pravilo pokrenuli na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

      • Da biste isključili pravilo koje je automatski uključeno, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

      • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  8. Odaberite Završi.

Pravilo je moguće stvoriti iz bilo koje poruke. Prednost je ovog načina u tome što se pravila predlažu na temelju primatelja ili pošiljatelja poruke. Kada, primjerice, počnete sastavljati poruku, jedno predloženo pravilo premješta sve poruke tog pošiljatelja u mapu koju odaberete.

  1. U mapi Ulazna pošta odaberite poruku za koju želite stvoriti pravilo, a zatim na kartici Polazno u grupi Premještanje odaberite Pravila.

    Napomena : Na popisu Pravila predložena se pravila pojavljuju ovisno o pošiljatelju i primatelju poruke.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Odaberite predloženo pravilo, potom odredišnu mapu, zatim predloženo pravilo pa U redu da biste dovršili dodjelu pravila.

      ili

    • Odaberite Stvaranje pravila pa prijeđite na sljedeći korak.

  3. U dijaloškom okviru Stvaranje pravila u odjeljku Kad primim e-poštu sa svim odabranim uvjetima, potvrdite jedan okvir, više njih ili nemojte potvrditi nijedan.

  4. U odjeljku Učini sljedeće, potvrdite okvire uz akcije koje želite da pravilo poduzme kada su navedeni uvjeti (kriteriji) zadovoljeni.

  5. Potvrdite okvir Premjesti mapu sa stavkama.

  6. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Odaberite Odaberi mapu, a zatim odaberite postojeću mapu.

      ili

    • Odaberite Novo da biste stvorili mapu.

    Napomene : 

    • Da biste dodali više uvjeta, akcija ili iznimki u pravilo, odaberite Dodatne mogućnosti, a zatim pratite preostale upute u čarobnjaku za pravila.

    • Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje prilagođenog pravila.

  7. Odaberite U redu.

  8. U okviru za obavijesti učinite nešto od sljedećeg:

    • Odaberite U redu.

      ili

    • Potvrdite okvir Izvrši ovo pravilo na porukama koje se već nalaze u trenutnoj mapi, a zatim odaberite U redu.

Upute za uvoz i izvoz pravila da bi ih i drugi mogli koristiti potražite u članku Uvoz ili izvoz skupa pravila.

Možete izbrisati pravilo kada nije više potrebno.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  2. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte odaberite pravilo koje želite izbrisati.

  3. Odaberite Izbriši Ikona brisanja > U redu.

Pravila možete ručno primijeniti.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima, a na kartici Pravila e-pošte odaberite Izvedi pravila sada.

  2. U dijaloškom okviru Izvedi pravila sada u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir za svako pravilo koje želite pokrenuti.

  3. U okviru Izvedi u mapi, ako želite odabrati neku drugu mapu, odaberite Pregledaj, zatim mapu, a potom U redu.

    Potvrdite okvir Uključi podmape da biste obuhvatili sve podmape mape koju ste odabrali u 3. koraku.

  4. Na popisu Primijeni pravila na prihvatite zadanu postavku svih poruka ili promijenite na pročitane ili nepročitane poruke.

  5. Odaberite Izvedi sada.

U programu Outlook postoje dvije vrste pravila: poslužiteljska i klijentska.

  • Poslužiteljska pravila    
    Kada koristite račun za Microsoft Exchange Server, neka su pravila poslužiteljska. Ta se pravila primjenjuju na vaš poštanskom sandučić na poslužitelju pošte sustava Exchange čak i kada Outlook nije pokrenut.

    Poslužiteljska pravila moraju se primjenjivati na poruke čim se isporuče u vašu mapu Ulazna pošta i potrebno im je omogućiti izvođenje dok se ne dovrše na poslužitelju. Pravilo koje, primjerice, određuje da se poruka ispiše ne može se primijeniti dok ne dovrši njegova primjena na poslužitelju. Ako se ne može primijeniti na poslužitelju, pravilo se primjenjuje kada pokrenete Outlook i postaje klijentsko pravilo.

  • Isključivo klijentska pravila   
    Klijentska se pravila primjenjuju samo na vašem računalu. Ne primjenjuju se na poslužitelju sustava Exchange, već u programu Outlook. Klijentska pravila mogu se izvoditi samo kada je Outlook pokrenut.

Savjet : Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.

Potvrde o isporuci, odgovori glasača i automatski odgovori

Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori (obavijest o vremenu odsutnosti) obrađuju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje premješta poruke s riječju "sastanak" u okviru Predmet premješta u određenu mapu, na primjer, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore u istu mapu.

Napomena : Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je to pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti smatraju se porukama. Ako stvorite pravilo koje premješta stavku u određenu mapu na temelju određenih zadovoljenih (ispunjenih) uvjeta (kriterija), premjestit će se i svi zahtjevi za sastanak i zadatak koji odgovaraju tim uvjetima. No pripazite na sljedeća ograničenja kada stvarate pravila koja utječu na takve vrste stavki:

  • Ako je stavka premještena u mapu koja nije mapa za poštu, možda nakon premještanja neće funkcionirati na očekivani način. Ako se poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obaveza.

  • Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Grupe kontakata

Pravilo koje sadrži grupu kontakata može se ponašati drugačije od ostalih pravila ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.

  • Premještanje poruka poslanih javnoj grupi u mapu   
    To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange Server. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.

Računi za Exchange Server (od verzije Exchange Server 2010) mogu pomoću pravila prosljeđivati poruke na adrese e-pošte izvan tvrtke ili ustanove. Administrator sustava Exchange može onemogućiti automatsko prosljeđivanje poruka primateljima iz određenih domena.

Dodatne informacije potražite u članku Određivanje verzije sustava Microsoft Exchange Server s kojom se račun povezuje.

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte

Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja na dolaznoj ili poslanoj poruci koja ispunjava uvjete koje ste naveli u pravilu. Brojne uvjete i akcije možete odabrati pomoću čarobnjaka za pravila.

Postoje dvije kategorije pravila – organizacijska i obavještajna. Pravila se ne primjenjuju na pročitane poruke, već samo na nepročitane.

Predlošci pravila u čarobnjaku za pravila

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za najčešća pravila, uključujući sljedeće:

  • Ostanite organizirani    Ta pravila olakšavaju spremanje poruka i daljnji rad na njima. Možete, primjerice, stvoriti pravilo kojim se poruke koje je poslao određeni pošiljatelj, npr. Gordan Vukelić, a sadrže riječ "prodaja" u retku Predmet, obilježavaju zastavicom za daljnji rad, stavljaju u kategoriju Prodaja te premještaju u mapu naziva Gordanova prodaja.

  • Budite u tijeku    Ta vas pravila na određeni način obavještavaju o primitku određene poruke. Možete, primjerice, stvoriti pravilo koje automatski šalje upozorenje na mobilni telefon ako primite poruku od člana obitelji.

  • Započnite praznim pravilom    To su pravila koja stvarate bez pomoći predloška za pravila i koja možete u potpunosti prilagoditi.

Stvaranje pravila

Outlook sadrži predloške pravila za uobičajene scenarije. Koristite te predloške pravila ili stvorite vlastita prilagođena pravila.

Korištenje predložaka pravila programa Outlook

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.

  4. Na stranici Korak 1: odaberite predložak odaberite željeni predložak iz zbirke predložaka Ostanite organizirani ili Budite u tijeku.

  5. Na stranici Korak 2: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost. Ako, primjerice, kliknete vezu osobe ili javna grupa, otvorit će se adresar.

  6. Kliknite Dalje.

  7. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  8. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.

  9. Kliknite Dalje.

  10. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  11. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  12. Kliknite Dalje.

  13. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  14. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.

  15. Kliknite Dalje.

  16. Na stranici Prvi korak: navedite naziv ovog pravila unesite naziv.

  17. Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  18. Kliknite Završi.

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.

  4. U odjeljku Započnite praznim pravilom kliknite Provjera poruka pri njihovu dolasku ili Provjera poruka nakon slanja.

  5. Kliknite Dalje.

  6. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  7. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.

  8. Kliknite Dalje.

  9. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  10. Na stranici Korak 2: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  11. Kliknite Dalje.

  12. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  13. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.

  14. Kliknite Dalje.

  15. Na stranici Prvi korak: navedite naziv ovog pravila unesite naziv.

  16. Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  17. Kliknite Završi.

Pravilo je moguće brzo stvoriti iz bilo koje poruke. Prednost je tog načina stvaranja pravila u tome što se pravila predlažu na temelju pošiljatelja ili primatelja poruke. Kada, primjerice, počnete od poruke, jedno predloženo pravilo premješta sve poruke tog pošiljatelja u mapu koju odaberete.

  1. Kliknite poruku za koju želite stvoriti pravilo, zatim na kartici Polazno u grupi Premještanje kliknite Pravila.

    Predložena se pravila pojavljuju ovisno o pošiljatelju i primatelju poruke.

  2. Učinite nešto od ovog:

    • Kliknite neko predloženo pravilo, zatim odredišnu mapu, a potom U redu.

    • Da biste vidjeli dodatne mogućnosti pravila koja ovise o pošiljatelju, primatelju ili predmetu poruke, kliknite Stvori pravilo.

Ako u drugom koraku odaberete Stvori pravilo otvorit će se dijaloški okvir Stvaranje pravila. Nastavite u sljedećim koracima.

  1. U odjeljku Kad primim e-poštu sa svim odabranim uvjetima potvrdite okvire uz željene uvjete.

  2. U odjeljku Učini sljedeće, potvrdite okvire uz akcije koje želite da pravilo poduzme kada su navedeni uvjeti zadovoljeni.

  3. Uključite potvrdni okvir Premjesti stavku u mapu.

  4. Kliknite postojeću mapu, a zatim Novo da biste stvorili mapu u koju ćete spremati poruke.

    Da biste u pravilo dodali još uvjeta, akcija ili iznimki, kliknite Dodatne mogućnosti, a zatim slijedite preostale upute u čarobnjaku za pravila. To je isti čarobnjak koji se prikazuje kada kliknete Upravljanje pravilima i upozorenjima u prikazu Backstage (klikom na karticu Datoteka). Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje prilagođenog pravila.

  5. Kliknite U redu.

Upute za uvoz i izvoz pravila da bi ih i drugi mogli koristiti potražite u članku Uvoz ili izvoz skupa pravila.

Ako želite ručno primijeniti jedno ili više pravila, učinite sljedeće:

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. Kliknite Izvedi pravila sada.

  4. U dijaloškom okviru Primjena pravila sad, u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir pokraj svih pravila koje želite pokrenuti.

  5. U okviru Izvedi u mapi, ako želite odabrati neku drugu mapu, kliknite Pregledaj, zatim mapu, a potom U redu.

    Potvrdite okvir Uključi podmape da biste obuhvatili sve podmape mape koja je određena u petom koraku.

  6. U odjeljku Primijeni pravila na, prema zadanom su odabrane se poruke. Tu mogućnost možete promijeniti na pročitane ili nepročitane poruke.

  7. Kliknite Izvedi sada.

Outlook sadrži dvije vrste pravila: poslužiteljska i klijentska.

  • Poslužiteljska pravila    Kada koristite račun sustava Microsoft Exchange Server, neka su pravila koja stvarate poslužiteljska pravila. Ta se pravila primjenjuju na vaš poštanski sandučić na poslužitelju pošte za Exchange, čak i ako Outlook nije pokrenut na računalu. Poslužiteljska pravila moraju se primjenjivati na poruke čim se isporuče u mapu Ulazna pošta i potrebno im je omogućiti izvođenje dok se ne dovrše na poslužitelju. Pravilo koje, primjerice, određuje da se poruka ispiše ne može se primijeniti dok ne dovrši njegova primjena na poslužitelju. Ako se ne može primijeniti na poslužitelju, pravilo se primjenjuje kada pokrenete Outlook i postaje klijentsko pravilo.

  • Isključivo klijentska pravila    Klijentska pravila su pravila koja se primjenjuju samo na vašem računalu. To su pravila koja se ne mogu izvršiti dok se ne dovrše na poslužitelju, primjerice određivanje da se ispišu određene poruke. Klijentska pravila mogu se primjenjivati samo kada je Outlook pokrenut.

Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.

Primjena pravila na druge stavke programa Outlook

Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori (obavijest o vremenu odsutnosti) obrađuju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje, primjerice, stavke s riječju "sastanak" u predmetu premješta u određenu mapu, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore s riječju "sastanak" u predmetu.

Napomena : Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasovanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.

Kada se primjenjuju pravila, zahtjevi za sastancima, zahtjevi za zadacima i dokumenti tretiraju se kao poruke. Kada, primjerice, stvorite pravilo koje stavke s riječju "sastanak" u okviru Predmet premješta u određenu mapu, bit će premješteni i svi zahtjevi za zadatkom ili zahtjevi za sastankom koji ispunjavaju taj uvjet. No pri stvaranju pravila koja utječu na takve stavke imajte u vidu sljedeće:

  • Stavka premještena u mapu koja ne sadrži poštu možda neće funkcionirati na očekivan način. Ako se, primjerice, poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obveza.

  • Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Grupe kontakata

Pravilo koje sadrži grupu kontakata može različito funkcionirati ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.

  • Premještanje poruka poslanih u mapu Grupa kontakata    To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange Server. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.

Ako koristite račun za Microsoft Exchange Server 2010, po zadanom ne možete koristiti pravila da bi prosljeđivali poruke na adrese e-pošte izvan tvrtke ili ustanove. Ta postavka onemogućuje otkrivanje povjerljivih i osobnih podataka tvrtke ili ustanove. Postavku može promijeniti samo administrator sustava Exchange.

Dodatne informacije potražite u članku Određivanje verzije sustava Microsoft Exchange Server s kojom se račun povezuje.

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama

Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja na dolaznoj ili poslanoj poruci koja ispunjava uvjete koje ste naveli u pravilu. Čarobnjak za pravila i upozorenja omogućuje odabir brojnih uvjeta i akcija. Pravila se ne izvršavaju na pročitanim porukama, već samo na nepročitanima.

Pravila se dijele u dvije kategorije: organizacijska i obavještajna. Čarobnjak za pravila i upozorenja sadrži predloške za najčešće korištena pravila.

  • Ostanite organizirani    Ta pravila olakšavaju spremanje poruka i daljnji rad na njima. Možete, primjerice, stvoriti pravilo kojim se poruke koje je poslao određeni pošiljatelj, npr. Gordan Vukelić, a sadrže riječ "prodaja" u retku Predmet, obilježavaju zastavicom za daljnji rad, stavljaju u kategoriju Prodaja te premještaju u mapu naziva Gordanova prodaja.

  • Budite u tijeku    Ta vas pravila na određeni način obavještavaju o primitku određene poruke. Možete, primjerice, stvoriti pravilo koje automatski šalje upozorenje na mobitel ako primite poruku od člana obitelji.

  • Započnite praznim pravilom    To su pravila koja stvarate iz početka.

    Predlošci pravila
    Slika 1: čarobnjak za pravila i upozorenja sadrži nekoliko unaprijed definiranih pravila koja se nazivaju predlošcima.

Iznimke

Pravilima možete dodati iznimke za posebne slučajeve, npr. kada se poruka označi zastavicom za daljnji radi ili kao poruka visoke važnosti. Pravilo se neće primijeniti na poruku u slučaju da bude ispunjena čak i samo jedna navedena iznimka.

  1. Otvorite okno za navigaciju i kliknite Pošta.

  2. Na izborniku Alati kliknite Pravila i upozorenja.

  3. Ako imate više od jednog računa e-pošte, na popisu Primijeni promjene na ovu mapu odaberite željenu mapu Ulazna pošta.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. Na stranici Korak 1: odaberite predložak odaberite željeni predložak iz zbirke predložaka Ostanite organizirani ili Budite u tijeku.

  6. Na stranici 2. korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost. Ako, primjerice, kliknete vezu osobe ili javna grupa, otvorit će se adresar.

  7. U odjeljku 1. korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  8. U odjeljku 2. korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, ako to još niste učinili, a zatim kliknite Dalje.

  9. Na stranici 1. korak: odabir akcija odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  10. U odjeljku 2. korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, ako to još niste učinili, a zatim kliknite Dalje.

  11. Na stranici 1. korak: odabir iznimki odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  12. Da biste dovršili stvaranje pravila, unesite mu naziv pa odaberite druge željene mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u vašim mapama, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte i mapu Ulazna pošta povezanu sa svakim računom, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  13. Kliknite Završi.

Da biste stvorili pravilo odabirom vlastitih uvjeta, akcija i iznimki, učinite sljedeće:

  1. Otvorite okno za navigaciju i kliknite Pošta.

  2. Na izborniku Alati kliknite Pravila i upozorenja.

  3. Ako imate više od jednog računa e-pošte, na popisu Primijeni promjene na ovu mapu odaberite željenu mapu Ulazna pošta.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. U odjeljku Započnite praznim pravilom odaberite Provjera poruka pri njihovu dolasku ili Provjera poruka nakon slanja pa kliknite Dalje.

  6. U odjeljku 1. korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  7. U odjeljku 2. korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, ako to još niste učinili, a zatim kliknite Dalje.

  8. Na stranici 1. korak: odabir akcija odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.

  9. U odjeljku 2. korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, ako to još niste učinili, a zatim kliknite Dalje.

  10. Na stranici 1. korak: odabir iznimki odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  11. Da biste dovršili stvaranje pravila, unesite mu naziv pa odaberite druge željene mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u vašim mapama, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte i mapu Ulazna pošta povezanu sa svakim računom, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  12. Kliknite Završi.

Pravilo možete stvoriti izravno iz poruke. Primjerice, možete stvoriti pravilo kojim će se poruke određenog pošiljatelja premjestiti u određenu mapu.

  1. Desnom tipkom miša kliknite poruku na temelju koje želite stvoriti pravilo pa na izborniku prečaca kliknite Stvori pravilo.

    U dijaloškom okviru Stvaranje pravila potvrdite okvire za mogućnosti koje su već ispunjene podacima iz odabrane poruke.

  2. Potvrdite okvir Premjesti stavku u mapu.

  3. Kliknite postojeću mapu ili Novo da biste stvorili novu mapu u koju ćete spremati poruke.

  4. Da biste u pravilo dodali još uvjeta, akcija ili iznimki, kliknite Dodatne mogućnosti pa slijedite ostatak uputa u čarobnjaku za pravila i upozorenja.

    Savjet     Da bi se pravilo izvršavalo čim ga stvorite, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi na zadnjoj stranici čarobnjaka za pravila i upozorenja.

    Sve poruke u mapi Ulazna pošta ili nekoj drugoj mapi koju odaberete i koje zadovoljavaju sve uvjete i iznimke povezane s pravilom premjestit će se u određenu mapu. Da biste testirali novo pravilo, otvorite novu mapu. Jesu li premještene odgovarajuće poruke?

Ako želite da se pravilo izvršava samo povremeno, učinite sljedeće:

  1. Na izborniku Alati kliknite Pravila i upozorenja.

  2. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja isključite pravilo tako da poništite potvrdni okvir pokraj pravila.

  3. Kliknite Izvedi pravila sada.

  4. U dijaloškom okviru Izvedi pravila sada u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir pokraj svih pravila koje želite pokrenuti.

  5. Odaberite mapu na koju želite primijeniti pravilo.

  6. Odaberite kategoriju poruka na koje želite primijeniti pravilo.

    Primjerice, pravilo možete primijeniti samo na nepročitane poruke u mapi.

  7. Kliknite Izvedi sada.

Poslužiteljska pravila    Ako imate račun za Microsoft Exchange, poslužitelj pravila može izvršiti na porukama čak i ako Outlook nije pokrenut. Takva se pravila nazivaju poslužiteljskim pravilima. Pravila se moraju primijeniti na poruke koje se dostavljaju u mapu Ulazna pošta na poslužitelju i moraju se moći u potpunosti izvršiti na poslužitelju. Primjerice, pravilo se ne može u potpunosti izvršiti na poslužitelju ako je akcijom navedeno da je poruku potrebno ispisati. Ako se pravilo ne može izvršiti na poslužitelju, izvršit će se kada pokrenete Outlook.

Klijentska pravila    "Klijent" je program za e-poštu koji se pokreće na računalu pojedinca. Pravilo koje se ne može izvršiti na poslužitelju klijentsko je pravilo jer se izvršava samo na računalu pojedinca. Ako se na popisu pravila nalaze pravila koja se mogu izvršavati samo na poslužitelju, kao i ona koja se ne mogu, prvo će se izvršiti poslužiteljska, a zatim klijentska pravila.

Potvrdama o isporuci, odgovorima glasača i obavijestima o odsutnosti iz ureda rukuje se kao i porukama. Primjerice, kada stvorite pravilo kojim se premještaju stavke s izrazom "sastanak" u okviru Predmet u određenu mapu, premjestit će se i sve potvrde o isporuci, odgovori glasača i obavijesti o odsutnosti iz ureda koji ispunjavaju taj uvjet.

Napomena : Ako se odgovor glasača premjesti iz mape Ulazna pošta, odgovor se neće automatski pratiti u izvornoj poruci.

Zahtjevima za sastanak, zahtjevima za zadatak i dokumentima rukuje se kao porukama. Primjerice, kada stvorite pravilo kojim se stavke s izrazom "sastanak" u okviru Predmet premještaju u određenu mapu, premjestit će se i svi zahtjevi za zadatak ili zahtjevi za sastanak koji ispunjavaju taj uvjet. No prilikom stvaranja pravila koja utječu na takve stavke potrebno je uzeti u obzir sljedeća ograničenja:

  • Stavka premještena u mapu koja ne sadrži poštu možda neće funkcionirati na očekivani način. Primjerice, ako se poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obaveza.

  • Ako se zahtjev za sastanak ili zadatak pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Funkcioniranje novog pravila popisa za raspodjelu ovisi o načinu njegova stvaranja:

  • Premještanje poruka poslanih popisu za raspodjelu u mapu    Ako odaberete taj predložak za pravilo, u odabranu će se mapu premjestiti samo poruke poslane popisu za raspodjelu. Poruke pojedinaca koji se nalaze na popisu za raspodjelu neće se premjestiti u odabranu mapu.

    Napomena : To pravilo funkcionira samo za računa sustava Exchange.

  • Premještanje poruka drugih korisnika u mapu    Ako odaberete taj predložak pravila, u odabranu će se mapu premjestiti i poruke pojedinaca koji su članovi popisa za raspodjelu.

Ako radite u tvrtki ili ustanovi koja koristi Exchange, poruke koje proslijedite vanjskim adresama e-pošte izvan tvrtke ili ustanove pomoću pravila po zadanom se neće poslati. Ta postavka pridonosi sprječavanju otkrivanja korporativnih podataka i njome upravlja administrator sustava Exchange.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×