Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja po primitku dolaznih ili odlaznih poruka na temelju uvjeta koje navedete. Pravilo možete stvoriti iz predloška, poruke ili pomoću vlastitih uvjeta.

Koristite Outlook Web App? Informacije o stvaranju pravila i upravljanju pravilima koja će funkcionirati i u programu Outlook za radnu površinu potražite u članku Pravila ulazne pošte.

Sadržaj članka

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte

Stvaranje pravila

Uvoz i izvoz pravila

Ručna Primjena pravila

Poslužiteljska pravila Usporedba poslužiteljskih i klijentskih pravila

Primjena pravila na druge stavke programa Outlook

Prosljeđivanje poruka izvan tvrtke ili ustanove

Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte

Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja na dolaznoj ili poslanoj poruci koja ispunjava uvjete koje ste naveli u pravilu. Brojne uvjete i akcije možete odabrati pomoću čarobnjaka za pravila.

Postoje dvije kategorije pravila – organizacijska i obavještajna. Pravila se ne primjenjuju na pročitane poruke, već samo na nepročitane.

Predlošci pravila u čarobnjaku za pravila

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za najčešća pravila, uključujući sljedeće:

  • Ostanite organizirani    Ta pravila olakšavaju spremanje poruka i daljnji rad na njima. Možete, primjerice, stvoriti pravilo kojim se poruke koje je poslao određeni pošiljatelj, npr. Gordan Vukelić, a sadrže riječ "prodaja" u retku Predmet, obilježavaju zastavicom za daljnji rad, stavljaju u kategoriju Prodaja te premještaju u mapu naziva Gordanova prodaja.

  • Budite u tijeku    Ta vas pravila na određeni način obavještavaju o primitku određene poruke. Možete, primjerice, stvoriti pravilo koje automatski šalje upozorenje na mobilni telefon ako primite poruku od člana obitelji.

  • Započnite praznim pravilom    To su pravila koja stvarate bez pomoći predloška za pravila i koja možete u potpunosti prilagoditi.

Vrh stranice

Stvaranje pravila

Outlook sadrži predloške pravila za uobičajene scenarije. Koristite te predloške pravila ili stvorite vlastita prilagođena pravila.

Korištenje predložaka pravila programa Outlook

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.

  4. Pod Korak 1: odaberite predložak Odaberite željeni predložak iz zbirke predložaka Ostanite organizirani ili Budite u tijeku.

  5. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost. Ako, primjerice, kliknete vezu osobe ili javna grupa, otvorit će se adresar.

  6. Kliknite Dalje.

  7. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  8. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.

  9. Kliknite Dalje.

  10. Pod Korak 1: odaberite akcije Odaberite akciju koju pravilo treba izvršiti ispune li se određeni uvjeti.

  11. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  12. Kliknite Dalje.

  13. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  14. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.

  15. Kliknite Dalje.

  16. Na stranici Prvi korak: navedite naziv ovog pravila unesite naziv.

  17. Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  18. Pritisnite Završi.

Vrh stranice

Stvaranje prilagođenog pravila

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.

  4. U odjeljku Započni s praznim pravilom kliknite Provjera poruka pri njihovu dolasku ili Provjera poruka nakon slanja.

  5. Kliknite Dalje.

  6. Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.

  7. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.

  8. Kliknite Dalje.

  9. Pod Korak 1: odaberite akcije Odaberite akciju koju pravilo treba izvršiti ispune li se određeni uvjeti.

  10. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.

  11. Kliknite Dalje.

  12. Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.

  13. Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.

  14. Kliknite Dalje.

  15. Na stranici Prvi korak: navedite naziv ovog pravila unesite naziv.

  16. Na stranici Drugi korak: postavljanje mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.

    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.

  17. Pritisnite Završi.

Vrh stranice

Stvaranje pravila na temelju poruke pošiljatelja ili primatelja

Pravilo je moguće brzo stvoriti iz bilo koje poruke. Prednost je tog načina stvaranja pravila u tome što se pravila predlažu na temelju pošiljatelja ili primatelja poruke. Kada, primjerice, počnete od poruke, jedno predloženo pravilo premješta sve poruke tog pošiljatelja u mapu koju odaberete.

  1. Kliknite poruku za koju želite stvoriti pravilo, zatim na kartici Polazno u grupi Premještanje kliknite Pravila.

    Predložena se pravila pojavljuju ovisno o pošiljatelju i primatelju poruke.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Kliknite neko predloženo pravilo, zatim odredišnu mapu, a potom U redu.

    • Da biste vidjeli dodatne mogućnosti pravila koja ovise o pošiljatelju, primatelju ili predmetu poruke, kliknite Stvori pravilo.

Ako u drugom koraku odaberete Stvori pravilo otvorit će se dijaloški okvir Stvaranje pravila. Nastavite u sljedećim koracima.

  1. U odjeljku Kad primim e-poštu sa svim odabranim uvjetima potvrdite okvire uz željene uvjete.

  2. U odjeljku Učini sljedeće, potvrdite okvire uz akcije koje želite da pravilo poduzme kada su navedeni uvjeti zadovoljeni.

  3. Uključite potvrdni okvir Premjesti stavku u mapu.

  4. Kliknite postojeću mapu, a zatim Novo da biste stvorili mapu u koju ćete spremati poruke.

    Da biste dodali dodatne uvjete, akcije ili iznimke od pravila kliknite Dodatne mogućnosti, a zatim slijedite preostale upute u Čarobnjaku za pravila. Ovo je isti čarobnjak koji se pojavljuje kada kliknete Upravljanje pravilima i upozorenjima u prikazu Backstage (tako da kliknete karticu datoteka ). Dodatne informacije potražite Stvaranje prilagođenog pravila .

  5. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Uvoz i izvoz pravila

Upute za uvoz i izvoz pravila da bi ih i drugi mogli koristiti potražite u članku Uvoz ili izvoz skupa pravila.

Ručna primjena pravila

Ako želite ručno primijeniti jedno ili više pravila, učinite sljedeće:

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. Pritisnite Primjena pravila sad.

  4. U dijaloškom okviru Primjena pravila sad, u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir pokraj svih pravila koje želite pokrenuti.

  5. U okviru Izvedi u mapi, ako želite odabrati neku drugu mapu, kliknite Pregledaj, zatim mapu, a potom U redu.

    Potvrdite okvir Uključi podmape da biste obuhvatili sve podmape mape koja je određena u petom koraku.

  6. U odjeljku Primijeni pravila na, prema zadanom su odabrane se poruke. Tu mogućnost možete promijeniti na pročitane ili nepročitane poruke.

  7. Pritisnite Izvedi sada.

Vrh stranice

Poslužiteljska i klijentska pravila

Outlook sadrži dvije vrste pravila: poslužiteljska i klijentska.

  • Poslužiteljska pravila    Ako koristite račun sustava Microsoft Exchange Server, neka pravila koje ste stvorili su poslužiteljska pravila. Ta pravila se izvoditi na poštanski sandučić na poslužitelju pošte sustava Exchange, čak i kad je Outlook nije pokrenut na vašem računalu. Poslužiteljska pravila morate zatvoriti poruke kada prvi put isporučuju u mapu Ulazna pošta, a pravila moraju imati mogućnost da biste pokrenuli dok su napravljeni na poslužitelju. Pravilo koje određuje se ispisati poruku, na primjer, ne može pokrenuti dok je ne završi na poslužitelju. Ako pravilo nije moguće primijeniti na poslužitelju, primijenit će se prilikom pokretanja programa Outlook i postaje klijentska pravila.

  • Isključivo klijentska pravila    Klijentska pravila su pravila koja se primjenjuju samo na vašem računalu. To su pravila koja se ne mogu izvršiti dok se ne dovrše na poslužitelju, primjerice određivanje da se ispišu određene poruke. Klijentska pravila mogu se primjenjivati samo kada je Outlook pokrenut.

Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.

Vrh stranice

Primjena pravila na druge stavke programa Outlook

Potvrde o isporuci, odgovori glasača i automatski odgovori

Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori (obavijest o vremenu odsutnosti) obrađuju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje, primjerice, stavke s riječju "sastanak" u predmetu premješta u određenu mapu, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore s riječju "sastanak" u predmetu.

Napomena : Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasovanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.

Vrh stranice

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti

Nakon primjene pravila zahtjeva za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti smatraju poruke. Ako, na primjer, kada stvorite pravilo koje premješta stavke koje sadrže riječ "sastanak" u okvir Predmet u određenu mapu, bilo koji zahtjev za zadatak ili sastanak koji zadovoljava uvjet se premješta i. Međutim, imajte na umu sljedeća ograničenja prilikom stvaranja pravila koja utječu na ove vrste stavki:

  • Stavka premještena u mapu koja ne sadrži poštu možda neće funkcionirati na očekivan način. Ako se, primjerice, poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obveza.

  • Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Vrh stranice

Grupe kontakata

Pravilo koje sadrži grupu kontakata može različito funkcionirati ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.

  • Premještanje poruka poslanih u mapu Grupa kontakata    To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange Server. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.

Vrh stranice

Prosljeđivanje poruka izvan organizacije

Ako koristite račun za Microsoft Exchange Server 2010, po zadanom ne možete koristiti pravila da bi prosljeđivali poruke na adrese e-pošte izvan tvrtke ili ustanove. Ta postavka onemogućuje otkrivanje povjerljivih i osobnih podataka tvrtke ili ustanove. Postavku može promijeniti samo administrator sustava Exchange.

Dodatne informacije potražite u članku Određivanje verzije sustava Microsoft Exchange Server moj račun povezuje.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Zajedničko korištenje Facebook Facebook Twitter Twitter E-pošta E-pošta

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Sjajno! Imate li još povratnih informacija?

Na koji ga način možemo poboljšati?

Hvala vam na povratnim informacijama!

×