Upravljanje kalendarom pomoću predloška za uvide u kalendaru za Excel 2016

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

U programu Excel 2016 možete koristiti predložak Uvidi u kalendar da biste dobili opsežne, interaktivne i prilagodljive informacije o vašem kalendaru. Predložak na površinu izvlači koliko vremena provodite na sastancima, s kim se najčešće susrećete (i koga zanemarujete), u kojem se dijelu dana najčešće susrećete s ljudima i još mnogo toga.

Uz predložak Uvidi u kalendar kalendar možete vidjeti kao nadzornu ploču i stupati u interakciju s njim radi dubinske analize određenog vremenskog razdoblja ili vrste sastanaka, što vas zanima. Predložak Uvidi u kalendar možete koristiti da biste bolje upravljali sastancima, slobodnim vremenom i svojim životom. Započnimo.

Korištenje predloška Uvidi u kalendar

Da biste koristili predložak Uvidi u kalendar, potreban vam je Excel 2016 ili noviji ili pak pretplata na Office 365. Da biste kalendaru pristupili pomoću predloška, trebate aktivni račun u sustavu Exchange Server ili Exchange Online kao dio pretplate na Office 365.

Otvaranje predloška Uvidi u kalendar

Da biste otvorili predložak Uvidi u kalendar, u programu Excel odaberite Novo > Uvidi u kalendar.

Ako ne vidite predložak, upotrijebite okvir za pretraživanje pa upišite uvidi u kalendar, a zatim odaberite gumb povećala da biste započeli pretraživati (ili kliknite tipku Enter). Prikazat će se predložak Uvidi u kalendar.

Kada otvorite predložak, vidjet ćete prvu karticu radne knjige pod nazivom Start. Odaberite gumb Započnimo da biste započeli.

Predložak za uvide u kalendaru

Odabrana je kartica Uvoz kalendara koja nudi upute za povezivanje sa sustavom Exchange Server i uvoz kalendara.

Uvoz kalendara

Kada odaberete gumb Prijava, Excel prikazuje dijaloški okvir koji vam omogućuje da unesete adresu e-pošte i lozinku da bi se Excel mogao povezati sa sustavom Exchange Server i učitati podatke iz kalendara u radnoj knjizi. Postupak može potrajati nekoliko minuta, ovisno o tome koliko sastanaka Excel mora preuzeti.

Vjerodajnice za Exchange

Kada se dovrši, prikazat će se radni list Uvidi u sastanke s ispunjenom nadzornom pločom koja sadrži zbirku detaljnih analitičkih podataka na temelju kalendara.

Popunjen list s uvidima u sastanke

Spremite radnu knjigu Uvidi u kalendar s podacima

Sada ste spremni da to spremite kao radnu knjigu s omogućenim makronaredbama tako da podatke možete ažurirati kad god poželite. Da biste spremili radnu knjigu, učinite sljedeće:

  1. Odaberite Datoteka > Spremi kao, zatim odaberite odredište i na padajućem izborniku Spremanje u obliku odaberite Radna knjiga programa Excel s omogućenim makronaredbama.

    Spremanje u obliku radne knjige s omogućenim makronaredbama

    Spremanjem radne knjige kao radne knjige s omogućenim makronaredbama jamči se da će se svi grafikoni automatski ažurirati svaki put kad odaberete gumb Osvježi uvide na radnom listu Uvidi u sastanke.

  2. Kada želite vidjeti najnovije podatke iz kalendara, otvorite radnu knjigu, a zatim odaberite gumb Osvježi uvide pri dnu radnog lista Uvidi u sastanke.

Stjecanje uvida u kalendar pomoću lista Uvidi u sastanke

Kada odaberete radni list Uvidi u sastanke, vidjet ćete nadzornu ploču koja sadrži sve vrste zanimljivih uvida u podatke kalendara. Na sljedećoj se slici prikazuje radni list, a ispod slike je opis svake numerirane sekcije.

Područja za uvide u kalendaru
  1. Rezač Odgovor na sastanak

  2. Vremenska crta za odabir vremenskog razdoblja za analizu, dok svi grafikoni odražavaju odabrane vremenske crte

  3. Sažetak prikupljenih podataka

  4. Stupčasti grafikon (zaokretni grafikon) stavke Vrijeme provedeno na sastancima prema mjesecu i godini

  5. Stupčasti grafikon (zaokretni grafikon) stavke Broj sastanaka po danu prema mjesecu i godini

  6. Stupčasti grafikon (zaokretni grafikon) stavke Broj sastanaka svakog sata prema mjesecu i godini

  7. Trakasti grafikon (zaokretni grafikon) stavke Osobe koje ja (vi) najčešće susrećem

  8. Tortni grafikon (zaokretni grafikon) stavke Odgovori na pozivnice na sastanke s prikazanim brojem sastanaka na kojima ste sudjelovali, na koje niste odgovoriti i one na koje ste uvjetno odgovorili

  9. Tortni grafikon (zaokretni grafikon) broja sastanaka koje se vi organizirali ili u njima sudjelovali

Kontrole za filtriranje

Dvije su kontrole za filtriranje na radnom listu Uvidi u sastanke, koje odgovaraju brojevima 1 i 2 na prethodnoj slici:

  1. Rezač Odabir odgovora omogućuje odabir bilo koje kombinacije odgovora na sastanak (tipka CTRL + klik ili Shift + klik za odabir više stavki), koja filtrira sve grafikone na radnom listu:

    • Ja organiziram

    • Ja potvrđujem

    • Uvjetno prisustvujem

    • Ja zanemarujem

    Prilikom učitavanja lista za rezač su odabrani odgovori Ja potvrđujem i Ja organiziram.

    Savjet : Možete odabrati gumb rezača Ja zanemarujem, zatim u grafikonu Grafikon 6 pogledati u kojim razdobljima dana obično zanemarujete pozivnice na sastanke, a potom u grafikonu Grafikon 7 vidjeti tko sudjeluje u sastancima koje ste zanemarili.

    Podrobnije se informirajte o programu Excel.

  2. Rezač Vremenska traka (pod naslovom Odaberite vremensko razdoblje za analizu) omogućuje filtriranje grafikona na radnom listu prema vremenskom razdoblju. U gornjem desnom kutu rezača nalazi se padajući izbornik koji omogućuje odabir hoće li vremensko razdoblje za odabir biti godine, tromjesečja, mjeseci ili dana.

    filtar vremena

    Podrobnije se informirajte o vremenskim crtama u programu Excel.

Prilagodba predloška Uvidi u kalendar

Predložak Uvidi u kalendar koristi izraze za analizu podataka (DAX) radi mjerenja postotka vremena provedenog na sastancima (u usporedbi s ukupnim radnim vremenom). Rezultati će se prikazati na radnom listu Uvidi u sastanke na grafikonima koji su označeni brojevima 3 i 4.

Pretpostavke koje se koriste u izračunima su 8-satni radni dan i 5-dnevni radni tjedan. Osim toga, sastanci duži od četiri sata izuzeti su da bi se smanjilo odstupanje od izračuna koje bi moglo nastati zbog dugačkih događaja u kalendaru.

Predložak možete prilagoditi posebnim radnim navikama i utjecati na izračun vremena provedenog na sastancima na sljedeći način:

  1. Desnom tipkom miša kliknite karticu radnog lista, a zatim odaberite Otkrij... na izborniku koji će se prikazati.

    otkrivanje radnog lista
  2. Odaberite list Parametri u prozoru Otkrivanje koji će se pojaviti, a zatim odaberite U redu.

    Otkrivanje odabira
  3. U prozoru Otkrivanje prikazuju se samo skriveni radni listovi. Odaberite radni list Parametri, a zatim prilagodite vrijednosti u tablici tako da odražavaju vaš radni uzorak.

    prilagodba radnih obrazaca na radnom listu Parametri

    Moguće je promijeniti sljedeće vrijednosti:

    • Broj sati rada po danu

      Taj parametar možete promijeniti u bilo koju vrijednost između 1 i 24. Ako, na primjer, imate posao sa skraćenim radnim vremenom i radite svaki dan, možete taj parametar postaviti na 4.

    • Broj dana rada po tjednu

      Taj parametar možete promijeniti u bilo koju vrijednost između 1 i 7. Ako, na primjer, imate posao sa skraćenim radnim vremenom i radite samo dva dana u tjednu, možete taj parametar postaviti na 2. A ako radite svaki dan u tjednu, postavite taj parametar na 7 da bi bolje odražavao sve sastanke koje imate subotom i nedjeljom.

    • Zanemari dugačke sastanke (sate)

      Ako imate sastanke duže od četiri sata koje želite uvrstiti u izračune, taj parametar možete povećati. Na primjer, ako često sudjelujete u 8-satnim obukama i želite ih obuhvatiti u podacima, postaviti taj parametar na 8 da bi filtrirao samo sastanke duže od 8 sati.

  4. Ako uredite bilo koju od vrijednosti na radnom listu Parametri, morate osvježiti radnu knjigu tako da odaberete Podaci > Osvježi sve, a nakon toga će na snagu stupiti nove vrijednosti.

Obavljanje više zadataka uz predložak Uvidi u kalendar

U prethodnim odjeljcima pružena je sjajna prilika za vizualizaciju kako provodite vrijeme na sastancima i za informiranje o zanimljivim činjenicama o tome kako vodite sastanke (ili kako sastanci vode vaš raspored). No postoje dodatne stvari koje možete učiniti s radnom knjigom Uvidi u kalendar, kao što je opisano u sljedećim odjeljcima.

Može li se dubinska analiza upotrijebiti za pregled određenih sastanaka?

Da biste dobili dodatne pojedinosti o sastancima, možete vidjeti podatke vezane uz svaki sastanak. Desnom tipkom miša kliknite bilo koju karticu radnog lista, odaberite Otkrij..., a zatim radni list Podaci sastanaka.

Podatkovni list sa sastancima

Na radnom listu Podaci sastanaka možete vidjeti sve sastanke i filtrirati podatke radi dubinske analize do određenih sastanaka. Primjer gdje je to korisno je pokretanje radnog lista Uvidi u sastanke i pronalaženje ekstremnih vrijednosti (sastanaka koji se čine neuobičajenim ili su izvan uobičajene rutine, kao što je val sastanaka u veljači 2015.), a zatim pronalaženje relevatnih sastanaka na radnom listu Podaci sastanaka.

Može li se radna knjiga zajednički koristiti?

Kada Excel učitava podatke iz kalendara u radnu knjigu Uvidi u kalendar, podaci sastanaka pohranjuju se u podatkovnom modelu radne knjige i na skrivenom listu pod nazivom Podaci sastanaka.

Vjerodajnice se ne spremaju u radnoj knjizi, stoga ako radnu knjigu zajednički koristite sa suradnikom, a on odabere gumb Osvježi uvide da bi ažurirao radnu knjigu, od njega će se zatražiti da unese svoje vjerodajnice, a vaši će se podaci sastanaka ukloniti kao dio postupka osvježavanja radne knjige (vaši se podaci zamjenjuju podacima suradnika).

Ako radnu knjigu želite vratiti u početno stanje i ukloniti podatke sastanaka, pritisnite CTRL + R i spremite radnu knjigu kao .xlsm ili .xltm datoteku.

Dodatne informacije

Cilj je ove radne knjige, osim olakšavanja stjecanja uvida u kalendar, omogućiti informiranje o mogućnostima programa Excel i njegovih funkcija značajke Analiza podataka. Na radnom listu Dodatne informacije nalazi se popis korisnih veza, a svaka veza vodi na tehničke resurse koji olakšavaju početak rada sa značajkama koje se koriste na ovom predlošku.

Radni list s dodatnim informacijama

Kako samostalno stvoriti sličnu radnu knjigu?

Radne knjige kao što je ova možete stvoriti pomoću ugrađenih značajki analize podataka u programu Excel 2016.

Za povezivanje sa sustavom Exchange Server, izdvajanje kalendara i oblikovanje podataka za analizu, ovaj predložak koristi tehnologiju Power Query koja je integrirana u program Excel 2016 i dostupna na vrpci Podaci u odjeljku Dohvaćanje i pretvaranje. Podrobnije se informirajte o funkciji dohvaćanja i pretvaranja.

Da biste započeli uvoz kalendara iz nove radne knjige, na vrpci odaberite Podaci > Novi upit > Iz drugih izvora > Iz sustava Microsoft Exchange.

Dohvaćanje podataka iz sustava Exchange

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×