Uklanjanje bivšeg zaposlenika iz sustava Office 365

Suradnici: Draženka Anić Tomo Petković
Zadnje ažuriranje: 24. listopada 2017.

Trenutačna odjava!

Ako nekog zaposlenika morate odmah izbaciti i z sustava Office 365, evo što možete učiniti:

  1. Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

  2. Odaberite korisnika u centru za administratore sustava Office 365 i ponovno postavite njegovu lozinku (ali mu je nemojte poslati).

  3. Ostanite na stranici svojstava korisnika pa proširite odjeljak Postavke servisa OneDrive i odaberite Inicijaliziraj.

    Odaberite Pokreni da biste odmah odjavili korisnika.

Korisnik će se u roku od jednog sata ili prilikom klika bilo gdje izvan trenutne stranice sustava Office 365 na kojoj se nalazi morati ponovno prijaviti (token osvježavanja vrijedi jedan sat, pa vrijeme ovisi o tome koliko je ostalo do isteka tokena te hoće li se korisnik kretati izvan trenutne web-stranice).

OPREZ: ako se korisnik nalazi u aplikaciji Outlook na webu, klikanje po poštanskom sandučiću neće ga možda odmah izbaciti iz sustava. Čim klikne neku drugu pločicu, npr. OneDrive, ili pak osvježi preglednik, pokreće se odjava.

Da biste korisnika odmah odjavili pomoću komponente PowerShell, pročitajte članak o cmdletu Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Dodatne informacije o postupku izbacivanja korisnika iz sustava e-pošte potražite u odjeljku Informacije o prekidu zaposlenikove sesije e-pošte.

Pregled svih koraka za uklanjanje zaposlenika i zaštitu podataka

Korisnici često pitaju što je potrebno učiniti da bi se zaštitili podaci kad zaposlenik napusti tvrtku ili ustanovu? U ovom se članku objašnjava kako blokirati pristup sustavu Office 365 te se navode koraci kroz koje je potrebno proći da bi se zaštitili podaci.

Evo kratkog pregleda. U članku je svaki korak detaljno objašnjen.

Korak

Čemu služi

1. Spremanje sadržaja korisnikova poštanskog sandučića

To je korisno za osobu koja će preuzeti posao bivšeg zaposlenika u slučaju pravnog spora.

2. Prosljeđivanje korisnikove e-pošte drugom zaposleniku ili pretvaranje u zajednički poštanski sandučić

Na taj način možete adresu e-pošte bivšeg zaposlenika održati aktivnom. Ako imate klijente ili partnere koji i dalje šalju e-poštu na adresu bivšeg zaposlenika, tako im omogućujete kontakt s osobom koja je preuzela njegov posao.

3. Brisanje i blokiranje korisnikova mobilnog uređaja

Uklanja poslovne podatke s telefona ili tableta.

3a. Što ako je osoba koristila vlastito računalo za pristup servisu OneDrive i sustavu SharePoint?

Ako je za preuzimanje datoteka sa servisa OneDrive i iz sustava SharePoint koristila osobno računalo, a ne računalo u vlasništvu tvrtke, nikako ne možete izbrisati datoteke koje je ta osoba pohranila.

4. Blokiranje korisničkog pristupa podacima i e-pošti u sustavu Office 365

Osobi onemogućuje pristup starom poštanskom sandučiću i podacima u sustavu Office 365.

Savjet : Kad nekom korisniku blokirate pristup, i dalje plaćate njegovu licencu. Da biste je prestali plaćati, licencu morate izbrisati iz pretplate (5. korak).

5. Uklanjanje i brisanje korisnikove licence za Office 365

Kad uklonite licencu, možete je dodijeliti drugom korisniku. Možete je i izbrisati da je ne biste plaćali dok ne zaposlite drugu osobu.

Kad uklonite ili izbrišete licencu, korisnikova stara e-pošta, kontakti i kalendar zadržavaju se još 30 dana, a potom se trajno brišu.

6. Brisanje korisničkog računa bivšeg zaposlenika

Time se račun uklanja iz sustava Centar za administratore sustava Office 365. Neka sve ostane čisto.

7. Pristupanje podacima sa servisa OneDrive i iz e-pošte bivšeg zaposlenika

Zaposlenikove dokumente možete premjestiti na drugo mjesto koje nije povezano s njegovim računom.

Spremanje sadržaja poštanskog sandučića bivšeg zaposlenika

Sadržaj poštanskog sandučića bivšeg zaposlenika možete spremiti na dva načina:

  1. Adresu e-pošte bivšeg zaposlenika dodajte u svoj Outlook 2013 ili 2016 pa izvezite podatke u .pst datoteku. Podatke potom možete uvesti na drugi račun e-pošte ako bude potrebno. Da biste saznali kako to učiniti, pročitajte članak Pristup podacima bivšeg korisnika i njihovo sigurnosno kopiranje.

    ILI

  2. Prije brisanja korisničkog računa poštanski sandučić stavite na čuvanje u svrhe spora ili čuvanje na mjestu. To je mnogo kompliciraniji postupak od prvog, no isplati se u sljedećim situacijama: ako tarifa Enterprise obuhvaća arhiviranje i čuvanje u pravne svrhe, ako postoji mogućnost spora i ako imate tehnički kvalitetan informatički odjel.

    Kad poštanski sandučić pretvorite u „neaktivni poštanski sandučić”, administratori, nadglednici usklađenosti i upravitelji evidencijom moći će pomoću alata za obavezu predočavanja elektroničkih dokumenata na mjestu u sustavu Exchange Online pristupiti sadržaju i pretraživati ga.

    Neaktivni poštanski sandučići ne mogu primati e-poštu i ne prikazuju se u zajedničkom adresaru tvrtke ili ustanove ni na drugim popisima.

    Informacije o tome kako poštanski sandučić staviti na čuvanje, pročitajte članak na mreži TechNet Upravljanje neaktivnim poštanskim sandučićima u sustavu Exchange Online.

Prosljeđivanje e-pošte bivšeg zaposlenika drugom zaposleniku ili pretvaranje u zajednički poštanski sandučić

U ovom koraku adresu e-pošte bivšeg zaposlenika dodjeljujete drugom zaposleniku ili pretvorite korisnikom poštanski sandučić u zajednički poštanski sandučić koji ste stvorili.

  • Stvaranje zajedničkog poštanskog sandučića jeftinija je verzija jer nećete morati platiti licencu ako je poštanski sandučić manji od 50 GB. Ako je veći od 50 GB, morat ćete mu dodijeliti licencu.

  • Ako poštanski sandučić pretvorite u zajednički poštanski sandučić, bit će dostupna i sva stara pošta. Ona može zauzeti puno prostora.

  • Ako ste postavili prosljeđivanje e-pošte, sva nova e-pošta koja se pošalje bivšem zaposleniku otad će se slati trenutnom zaposleniku ili u zajednički poštanski sandučić.

  • Da bi prosljeđivanje bilo moguće, za račun bivšeg zaposlenika mora postojati licenca.

  1. VAŽNO: ako postavljate prosljeđivanje e-pošte ili zajednički poštanski sandučić, nemojte izbrisati račun bivšeg zaposlenika. Račun je potreban da biste usmjerili prosljeđivanje e-pošte ili zajednički poštanski sandučić.

  2. Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

  3. U centru za administratore sustava Office 365 odaberite Korisnici.

    Kliknite korisnika.

  4. Odaberite zaposlenika kojeg želite blokirati.

    Odaberite korisnika kojeg želite blokirati

  5. Kliknite Postavke pošte. Pokraj stavke Prosljeđivanje e-pošte odaberite Uređivanje.

    Odaberite Postavke pošte, a zatim Uređivanje.
  6. Uključite mogućnost Prosljeđivanje sve e-pošte poslane u ovaj poštanski sandučić. U okvir Adresa za prosljeđivanje unesite adresu e-pošte trenutnog zaposlenika (ili zajedničkog poštanskog sandučića) koji će primati e-poštu.

    Dodajte adresu e-pošte trenutnog zaposlenika.

  7. Odaberite Save (Spremi).

  8. Podsjećamo, nemojte izbrisati račun bivšeg zaposlenika.

Brisanje i blokiranje mobilnog uređaja bivšeg zaposlenika

Ako je bivši zaposlenik imao mobitel tvrtke ili ustanove, pomoću centra za administratore sustava Exchange možete izbrisati i blokirati uređaj i tako s njega ukloniti sve podatke tvrtke te onemogućiti njegovo povezivanje sa sustavom Office 365.

  1. Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

  2. U centru Centar za administratore sustava Office 365 u donjem lijevom navigacijskom oknu proširite odjeljak Centri za administratore i odaberite Exchange.

    Zaslon će izgledati kao na nekoj od sljedećih slika:

    Centri za administratore sustava Office 365
  3. U centru za administratore sustava Exchange otvorite odjeljak Primatelji > Poštanski sandučići.

  4. Odaberite korisnika, a zatim u odjeljku Mobilni uređaji odaberite Prikaz detalja.

  5. Na stranici Detalji o mobilnom uređaju u odjeljku Mobilni uređaji odaberite mobilni uređaj, kliknite Obriši podatke WipeDevice , a potom Blokiraj.

  6. Kliknite Spremi.

    Savjet: svakako uklonite ili onemogućite korisniku pristup lokalnom servisu Blackberry Enterprise Service. Potrebno je onemogućiti i sve Blackberry uređaje za korisnika. Konkretne korake pomoću kojih se može onemogućiti korisnik potražite u odjeljku Vodič za administraciju servisa BlackBerry Business Cloud Services.

Blokiranje pristupa bivšem zaposleniku do podataka sustava Office 365

VAŽNO: do primjene blokade računa može proći do 24 sata. Ako korisniku morate odmah spriječiti mogućnost prijave, preporučujemo da ponovno postavite njegovu lozinku pa pokrenete jednokratan događaj koji će ga odjaviti iz sesija sustava Office 365 na svim uređajima. Pročitajte odjeljak Trenutačna odjava!

Da biste korisniku blokirali prijavu i pristup podacima sustava Office 365, učinite sljedeće:

  1. Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

  2. U centru za administratore sustava Office 365 odaberite Korisnici.

    Kliknite korisnika.

  3. Odaberite zaposlenika kojeg želite blokirati pa u oknu korisnika odaberite Uređivanje pokraj mogućnost Status prijave.

    Odaberite Uređivanje pokraj statusa prijave
  4. U oknu Status prijave odaberite Prijava je blokirana pa Spremi.

Blokiranje pristupa bivšem zaposleniku do e-pošte (Exchange Online)

Ako u sklopu pretplate na Office 365 imate e-poštu sustava Office 365, morate se prijaviti u Centar za administratore sustava Exchange da biste slijedili ove korake i bivšem zaposleniku blokirali pristup e-pošti.

  1. Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

  2. U centru Centar za administratore sustava Office 365 u donjem lijevom navigacijskom oknu proširite odjeljak Centri za administratore i odaberite Exchange.

    Zaslon će izgledati kao na nekoj od sljedećih slika:

    Centri za administratore sustava Office 365
  3. U centru za administratore sustava Exchange otvorite odjeljak Primatelji > Poštanski sandučići.

  4. Odaberite korisnika, a zatim na stranici svojstava korisnika u odjeljku Mobilni uređaji kliknite Onemogući Exchange ActiveSync i Onemogući OWA za uređaje te na oba upita odgovorite Da.

  5. U odjeljku Povezivost s e-poštom kliknite Onemogući i na upit odgovorite Da.

Uklanjanje i brisanje licence za Office 365 za bivšeg zaposlenika

Da nakon odlaska zaposlenika iz tvrtke ili ustanove ne biste morali nastaviti s plaćanjem licence, njegovu licencu za Office 365 možete ukloniti te je izbrisati iz pretplate. Ako se odlučite da ne želite izbrisati licencu iz pretplate, možete je dodijeliti drugom korisniku.

Kada uklonite licencu, svi se korisnički podaci zadržavaju još 30 dana. Moći ćete pristupiti podacima ili vratiti račun u slučaju da se korisnik vrati. Nakon 30 dana svi se korisnički podaci (osim dokumenata koji su pohranjeni u sustavu SharePoint Online) brišu iz sustava Office 365 i ne mogu se oporaviti.

  1. Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

  2. U centru za administratore sustava Office 365 odaberite Korisnici.

    Kliknite korisnika.

  3. Odaberite zaposlenika kojeg želite blokirati pa u oknu korisnika odaberite Uređivanje pokraj mogućnost Licence proizvoda.

    Odaberite Uređivanje pokraj licenci za proizvod
  4. U oknu Licence proizvoda pomaknite pokazatelj licence u položaj Isključeno, a zatim odaberite Dodijeli da biste uklonili licencu.

    Uklanjanje licenci

    Kad se postupak uklanjanja završi, u oknu će pisati Proizvodi su uklonjeni.

Da biste smanjili broj licenci koje plaćate dok ne zaposlite drugu osobu, učinite sljedeće:

  1. U centru za administratore sustava Office 365 odaberite Naplata > Pretplate.

  2. Odaberite Dodavanje/uklanjanje licenci da biste izbrisali licencu koju ne želite plaćati dok ne zaposlite drugu osobu.

    Strelicama izbrišite licence iz pretplate.

    Kad u tvrtku dodate novu osobu, istodobno ćete primiti upit da jednim klikom kupite licencu!

Dodatne informacije o upravljanju korisničkim licencama za Office 365 za tvrtke potražite u člancima Dodjela licence za korisnika u sustavu Office 365 za tvrtke i Uklanjanje licenci za korisnika u sustavu Office 365 za tvrtke.

Brisanje korisničkog računa bivšeg zaposlenika

Nakon što ste spremili sve korisničke podatke bivšeg zaposlenika i pristupili im, možete izbrisati račun bivšeg zaposlenika.

  1. Nemojte izbrisati račun ako ste postavili prosljeđivanje e-pošte ili ste ga pretvorili u zajednički poštanski sandučić. Za oba je potreban račun da bi funkcioniralo prosljeđivanje i zajednički poštanski sandučić.

  2. Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

    Otvorite centar za administratore sustava Office 365.

  3. U centru za administratore odaberite Korisnici.

    Kliknite korisnika.

  4. Odaberite zaposlenika kojeg želite izbrisati, a potom u oknu korisnika odaberite Izbriši korisnika pa Izbriši > Zatvori.

    Brisanje korisnika

Kad izbrišete korisnika, račun će postati neaktivan na otprilike 30 dana. Dotad možete vratiti račun, a potom se trajno briše.

Koristi li vaša tvrtke ili ustanova Active Directory?

Ako vaša tvrtka ili ustanova sinkronizira korisničke račune sa sustavom Office 365 iz lokalnog servisa Active Directory, morate izbrisati i vratiti te korisničke račune u lokalnom servisu Active Directory. Ne možete ih izbrisati ni vratiti putem sustava Office 365.

Upute potražite u ovom članku na web-mjestu TechNet: Brisanje korisničkog računa.

Ako koristite Azure Active Directory, pogledajte cmdlet Remove-MsolUser komponente PowerShell.

Informacije o prekidu zaposlenikove sesije e-pošte

U nastavku pročitajte upute za izbacivanje zaposlenika iz sustava e-pošte (Exchange).

Mogućnost

Upute

Prekid sesije (npr. za Outlook na webu, Outlook, Exchange Active Sync itd.) te prisilno otvaranje nove sesije

Ponovno postavite lozinku

Prekid sesije i blokiranje pristupa daljnjim sesijama (za sve protokole)

Onemogućite račun. Na primjer (u centru za administratore sustava Exchange ili pomoću komponente PowerShell):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Prekid sesije za određeni protokol (npr. za ActiveSync)

Onemogućite protokol. Na primjer (u centru za administratore sustava Exchange ili pomoću komponente PowerShell):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Navedene se operacije mogu provesti na trima mjestima:

Mjesto prekida sesije

Trajanje

U centru za administratore sustava Exchange ili pomoću komponente PowerShell

Očekivano je kašnjenje najviše 30 minuta

U centru za administratore servisa Azure Active Directory

Očekivano je kašnjenje 60 min

U lokalnom okruženju

Očekivano je kašnjenje 3 ili više sati

Kako dobiti najbrži odgovor za prekid računa

Najbrže: koristite centar za administratore sustava Exchange (koristite PowerShell) ili centar za administratore servisa Azure Active Directory. Sinkronizacija putem servisa DirSync u lokalnom okruženju može potrajati nekoliko sati.

Najbrže za korisnika koji je prisutan i lokalno i u podatkovnom centru sustava Exchange: prekinite sesiju putem centra za administratore servisa Azure Active Directory /centra za administratore sustava Exchange te unesite promjenu i u lokalnom okruženju. U suprotnom će promjenu u centru za administratore servisa Azure Active Directory / centru za administratore sustava Exchange prebrisati DirSync.

Povezane teme

Vraćanje korisnika

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×