Traženje datoteka

Dio sadržaja iz ove teme možda nije primjenjiv za neke jezike.

Naredbom Pretraživanje datoteka u sustavu Microsoft Office 2003 uvijek možete potražiti datoteke: na disku računala, lokalnoj mreži, u Microsoft Outlookovom poštanskom sandučiću i na mrežna mjesta. Možete tražiti i e-poruke, sastanke te ostale podatke u Outlookovom poštanskom sandučiću. Pretraživanje sadrži dva postupka za traženje datoteka: osnovno i napredno pretraživanje.

Osnovno pretraživanje datoteka

Osnovno pretraživanje najopsežniji je način traženja datoteka, stavki Outlooka i web-stranica. Tražiti možete datoteke koje sadrže određeni tekst u naslovu, sadržaju ili svojstvo. Možete odrediti i mjesto traženja datoteka te koje vrste datoteka treba tražiti.

Napredno pretraživanje datoteka

Napredno je pretraživanje određenije. Njime možete pronaći datoteke na temelju njihovih svojstava. To se obavlja pomoću upita, skupova s barem jednim pravilom koje se mora ispuniti da bi se pronašla datoteka. Primjer je upita "Autor je (točno) Ivan". Ovime se određuje da datoteke koje tražite moraju imati tekst "Ivan" kao svojstvo za autora.

Pretraživanje prirodnim jezikom

Pretraživanje prirodnim jezikom koristi poznate konverzacijske izraze kao što su "Primi svu poštu od Ane" ili "Pronađi sve sastanke za sljedeći tjedan" da bi se pronašle Microsoft Outlookove stavke u oknu zadatka Osnovno pretraživanje datoteka. Pretraživanjem prirodnim jezikom možete tražiti poruke e-pošte, stavke kalendara, kontakte, zadatke i napomene. Ono je podržano samo u engleskim verzijama sustava Microsoft Office 2003.

Iako možete dobiti bolje rezultate uključivanjem više informacija za upite prirodnim jezikom, nije potrebno koristiti potpune rečenice niti se zamarati gramatičkom ispravnošću. Na primjer, sasvim je u redu upit prirodnim jezikom: "Zadaci visokog prioriteta."

Pretraživanje prirodnim jezikom pretražuje sadržaj Outlookovih stavki kao što su tijela poruka, zajedno sa svojstvo stavki, kao što su teme sastanaka i prioriteti zadataka.

Napomena : Iako pretraživanje prirodnim jezikom nije podržano za dokumente na mrežnim mjestima ili za računalo, Officeovo će pretraživanje datoteka koristiti informacije u upitu pretraživanja prirodnim jezikom da bi potražio datoteke na tim mjestima.

Savjeti za upotrebu prirodnog jezika

Pretraživanje e-pošte

  • Pretražite sadržaje poruka e-pošte pomoću riječi kao što su "o" ili "predmet".

    Primjeri

    "Pretraživanje o porukama"

    "Poruke prema predmetu: ponuda"

  • Pretražite svojstva i druga polja poruka e-pošte.

    Primjeri

    "Poruke visokog prioriteta"

    "Komu sam napravio kopiju o pretraživanju prirodnim jezikom?"

    "E-pošta na kojoj moram dalje raditi"

  • Pretražite dokumente koji sadrže privitke.

    Primjer

    "Pronađi sve poruke s privicima"

  • Da biste suzili pretraživanje, odredite vremenski raspon.

    Primjeri

    "Markova e-pošta pristigla u prošlom tjednu o pretraživanju prirodnim jezikom"

    "Pronađi najnoviju Mirkovu e-poštu "

Pretraživanje kalendara

  • Pretražite sadržaj sastanaka pomoću riječi kao što su "o" ili "predmet".

    Primjeri

    "Sastanci o ciljevima prodaje"

    "Pokaži sastanak za upoznavanje novih članova tima"

  • Pretražite sastanke na temelju sudionika.

    Primjeri

    "Svi sastanci s Ivanom"

    "Pronađi sastanak koji je organizirala Tanja"

    "Je li Peking prihvatio sastanak o pretraživanju?"

  • Ograničite raspon pretraživanja određivanjem vremenskog raspona.

    Primjeri

    "Pronađi sve sastanke na kojima sam bio u ponedjeljak"

    "Pronađi sve sastanke od prekjučer"

Pretraživanje kontakata

  • Pretražite kontakte na temelju pojedinosti kao što su nadimak ili rođendan.

    Primjer

    "Pronađi sve kojima je Ivo menadžer"

  • Pronađite grupe kontakata koje imaju zajedničke kontaktne informacije.

    Primjer

    "Kontaktne informacije za klijente koji žive u Zagrebu"

Pretraživanje bilježaka

  • Pretražite bilješke na temelju sadržaja, boje ili drugih svojstava bilješki.

    Primjeri

    "Sve bilješke koje sam stvorio jučer"

    "Sve plave bilješke pretraživanju"

Drugi savjeti

  • Suzite pretraživanje određivanjem mape u kojoj se treba pretraživati.

    Primjer

    "E-pošta u mapi "Primljeno" koju još nisam pročitao"

  • Koristite navodnike da biste zadržali cijeli izraz.

    Primjer

    "Pokaži mi sastanke o "pretraživanje prirodnim jezikom" u sljedećih 5 dana"

  • Odredite poredak kojim želite dobiti rezultate.

    Primjer

    "Ivanina e-pošta, poredano od najstarije poruke"

Mogućnosti pretraživanja datoteka

Okno zadatka "Pretraživanje datoteka"

Kada na izborniku Datoteka koristite Pretraživanje datoteka, na desnoj strani stranice bit će prikazano okno zadatka Pretraživanje datoteka. Sve aplikacije iz sustava Office mogu imati vlastito okno zadatka Pretraživanje. No, rezultati pretraživanja dostupni su iz svih aplikacija. Tražite li, na primjer, iz Microsoft Worda datoteke neodređene vrste, a s popisa rezultata pretraživanja otvorite Microsoft Excelovu proračunsku tablicu, rezultati pretraživanja bit će prikazani i u Excelovom oknu zadatka Pretraživanje rezultata da biste se mogli i dalje njima služiti.

Pogled rezultata pretraživanja

Čim započnete pretraživanje, okno zadatka Pretraživanje datoteka počinje popisivati nazive pronađenih datoteka. Datoteke se prikazuju zasebno po mjestima: računalo, poštanski sandučić i mrežna mjesta.

Na popisu rezultata možete izvršiti mnoge akcije na pronađenim datotekama, primjerice:

  • pogledati svojstva datoteke

  • otvoriti datoteku

  • datoteku pogledati u web-pregledniku

  • stvoriti novi dokument na temelju datoteke

  • kopirati u Officeov međuspremnik hipervezu prema datoteci

Traženje pomoću brzog pretraživanja

Brzo pretraživanje izdvaja podatke iz datoteka i organizira ih tako da je traženje datoteka brže i jednostavnije. Kad računalo nije aktivno, indeks se brzog pretraživanja obnavlja.

Brzo pretraživanje koristi ugrađenu Windowsovu uslugu indeksiranja. Brzo pretraživanje možete omogućiti iz Windowsovog okna zadatka Pretraživanje ili iz okna zadatka Osnovno pretraživanje u Officeu.

Napomena : Okno zadatka Osnovno pretraživanje datoteka prikazuje napomenu ako brzo pretraživanje nije instalirano. Ako je brzo pretraživanje instalirano, prikazat će se njegovo stanje — omogućeno ili onemogućeno.

Stvaranje složenijih pretraživanja korištenjem uvjeta i vrijednosti

Pomoću naprednog pretraživanja možete koristiti uvjete i vrijednosti za traženje datoteka na temelju svojstava datoteka.

Uvjeti su ograničenja postavljena na vrijednosti svojstva datoteke u naprednom pretraživanju da bi ono postalo određenije. Svaka vrsta svojstva ima skup povezanih uvjeta koje napredno pretraživanje automatski prikazuje. Npr. ako je svojstvo datum, napredno će pretraživanje prikazati, među ostalim, sljedeće odabire uvjeta: "danas", "sutra", "jučer".

Nakon nekih uvjeta nije potrebno postaviti vrijednost. U primjeru "Posljednji put izmijenjeno jučer" nije potrebna dodatna vrijednost jer uvjet "jučer" daje naprednom pretraživanju sve potrebne podatke.

Nakon nekih uvjeta mora postojati vrijednost. Npr. uvjet "jednako" uvijek treba imati vrijednost, koju zadajete prilikom konfiguriranja pretraživanja.

Pretraživanje iz dijaloškog okvira Otvaranje

Datoteku možete tražiti pomoću osnovnog ili naprednog pretraživanja korištenjem izbornika Alati u dijaloškom okviru Otvaranje. Kao i u oknu zadatka Pretraživanje datoteka, rezultati se prikazuju zasebno po mjestima. Usporedo s otvaranjem datoteke, možete pogledati i njezina svojstva.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×