Stvaranje pravila za brisanje dokumenata u sustavu SharePoint Server 2016

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Često su potrebne da biste zadržali dokumente za određenog vremena zbog pravne, usklađenosti ili druge pravilnicima tvrtke ili ustanove. Međutim, zadržavanje dokumenata dulje od potrebna možete izložiti tvrtke ili ustanove za pravne rizika.

Pomoću pravila za brisanje dokumenata, pri možete smanjiti rizik brisanjem dokumenata na web-mjestu nakon određenog vremenskog razdoblja – na primjer, možete izbrisati automatski dokumenata na servisu OneDrive korisnika za web-mjesta tvrtke pet godina kada su stvoreni dokumenti.

Nakon što stvorite pravila za brisanje dokumenata, možete je dodijeliti predložak za zbirku web-mjesta tako da je pravilnik svim zbirkama web-mjesta stvorene iz tog predloška. Možete i dodijeliti pravilnik na određenu zbirku web-mjesta koji nadjačava sva pravila koja možda dodijeljeni predložak za tu zbirku web-mjesta.

Centar za usklađenost pravila

Predlošci pravila

Možete stvoriti pravila za brisanje dokumenta od početka ili koristite jedan od oglednih pravila. Centar za usklađenost pravila sadrži ogledne pravila koje možete koristiti kao što je ili možete ih koristiti kao početnu točku, a zatim preimenovati ili ih mijenjati.

Predlošci pravila

Primjeri kako koristiti pravila za brisanje dokumenata

Zbirka web-mjesta ili predložak za zbirku web-mjesta mogu imati više pravila joj dodijelili, a svaki od tih pravila može imati jednu ili više pravila. Međutim, može biti samo jedna pravila koja je aktivna po web-mjestu, a može biti samo jedno pravilo brisanja koji je aktivan u bilo kojem trenutku za biblioteke unutar web-mjesta.

Dijagram s prikazom te pravila

Osim toga, možete odabrati pravila kao obavezno ili zadani, a kao zadano pravilo možete odabrati brisanje pravila:

  • Obavezno pravila – kada je pravilnik označen kao obavezno, samo jedno pravilo se mogu dodijeliti zbirci web-mjesta ili predložak. Pravilo mora biti označen kao zadani, a će se primijeniti na sva web-mjesta. Vlasnici web-mjesta nije moguće odabrati iz pravila.

  • Zadani pravilnik – kada se pravilo Postavi kao zadano, pravila aktivan automatski u svim web-mjestima koja je dodijeljena nijedna akcija potrebnih vlasnik web-mjesta.

  • Zadano pravilo – kada pravilo brisanja postavljen kao zadani, automatski se primjenjuje na svim bibliotekama u web-mjesta pomoću pravila.

Sljedeći primjeri objašnjavaju kada možda htjeti koristiti obavezno pravila, zadane pravilnike i pravila.

Primjer 1: Primjena jedno pravilo pomoću pravila jedan predložak za zbirku web-mjesta

Preporučujemo vam da biste nametnuli pravila za brisanje dokumenta preko širok raspon nestrukturirane sadržaja, kao što je sve OneDrive za tvrtke web-mjesta ili sva timskog web-mjesta. Ako želite biti sigurni da pravila za brisanje jednog dokumenta aktivan u svim web-mjestima stvorene iz predloška zbirke web-mjesta, možete učiniti sljedeće:

  1. Stvaranje jedno pravilo pomoću pravila jedan zadani brisanja.

  2. Postavljanje pravila kao obavezno i zadani.

  3. Dodijeliti pravilnik predložak za zbirku web-mjesta.

U ovom primjeru pravilo za brisanje zadana će se primjenjivati svim bibliotekama u zbirki web-mjesta stvorili pomoću predloška i vlasnicima web-mjesta nije moguće odustajanje od pravila. Ovo je najjednostavniji način za njih svim korisnicima Dopusti i rigidly Nametni pravila za brisanje dokumenta.

Dijagram jedno pravilo obavezno i pravila

Primjer 2: Primjena pravilnika o jednom s nekoliko pravila na predložak za zbirku web-mjesta

Vlasnici web-mjesta često Saznajte najbolje vrste sadržaja koja sadrži svoje web-mjesto, pa možete odabrati da bi se vlasnicima web-mjesta da biste odabrali brisanja pravilo koje najbolje odnosi se na svoje web-mjesto. Možda želite vlasnicima web-mjesta u potpunosti odustajanje od pravila.

U isto vrijeme središnje i dalje možete stvoriti i upravljanje pravilima. Možete odabrati jedan pravila i pravila kao zadanu, tako da je pravilo uvijek na snazi dok vlasnik web-mjesta odabire neku drugu ili odabere. Ako želite omogućiti takve fleksibilnost vlasnike web-mjesta, možete učiniti sljedeće:

  1. Stvaranje jedno pravilo s nekoliko pravila brisanja i postavite jedno pravilo kao zadani.

  2. Postavljanje pravila kao zadani pravilnik.

  3. Dodijeliti pravilnik predložak za zbirku web-mjesta.

Vlasnici web-mjesta možete odabrati jednu od zamjenski brisanje pravila, odustajanje od pravila, ili nemojte učiniti ništa i se primjenjivati zadani pravilnik i pravilo.

Dijagram jedne pravila s više pravila

Primjer 3: Primjena nekoliko pravilnike za jedno ili više pravila za zbirku web-mjesta

U ovom se primjeru nudi maksimalnu fleksibilnost vlasnike web-mjesta jer oni možete odabrati neku od nekoliko pravila, a nakon odabira pravilo se često na raspolaganju nekoliko pravila. Jedan pravila i pravila su Postavi kao zadano, tako da je pravilo uvijek na snazi dok vlasnik web-mjesta odabire neku drugu ili odabere. Imajte na umu da ako ne postavite pravila i pravila kao zadani, zatim nema pravila ili pravila bit će aktivne za biblioteke dokumenata na web-mjestu dok vlasnik web-mjesta poduzima akcije da biste odabrali, a zatim ih primijeniti.

Za razliku od prethodna dva primjera ta pravila dodjeljuju se određene zbirke – ne predložak zbirke web-mjesta. To znači da pravilnike moguće preciznije podesiti za sadržaj u zbirku određeni web-mjesta.

Te pravila nasljeđuju. Vlasnici web-mjesta odaberite pravila i pravila za svoje web-mjesto, a sva web-podmjesta pravila nasljeđuju od nadređenog. Međutim, vlasnik web-podmjesta možete prekinuti nasljeđivanje tako da odaberete drugu pravila i pravilo, shodno odnosi se na sva web-podmjesta dok nasljeđivanje ponovno se prekida.

Da biste postavili scenarij, možete učiniti sljedeće:

  1. Stvoriti nekoliko pravila za svaki sadrži jednu ili više pravila.

  2. Postavljanje pravila i pravila kao zadani.

  3. Dodijelite pravilnike za zbirku određeni web-mjesta.

Osim toga, pravilnike i pravila su prilagođene određene zbirke web-mjesta, gdje vlasnici web-mjesta možete prekinuti nasljeđivanje tako da odaberete pravila i pravila najbolje primjenjuje se na svoje web-mjesto.

Dijagram koliko je pravila s više pravila

Stvaranje pravila za brisanje dokumenata

  1. U centru za usklađenost pravila > u lijevom navigacijskom oknu odaberite Brisanje pravila.

    Brisanje pravila veze

  2. Odaberite Nova stavka.

  3. Unesite naziv pravila i opis. Vlasnici web-mjesta može biti tako da odaberete pravila za svoje web-mjesta koji se temelji na naziv i opis, uključiti dovoljno informacija za njih da biste odabrali ispravnu pravila.

  4. Da biste stvorili pravilo, odaberite Novo.

  5. Unesite naziv, a zatim odaberite sljedeće mogućnosti:

    • Odaberite hoće li se pravilo trajno brisanje dokumenata i njihovo brisanje u koš za smeće. Koš za smeće omogućuje sigurno drugog stadija prije stavku trajno izbrisati s web-mjesta. Dodatne informacije o koš za smeće, potražite u članku Isprazni koš za smeće i vraćanje datoteka.

    • Odaberite hoće li datum brisanja se izračunava s datumom prilikom stvaranja ili zadnje izmjene dokumenta.

    • Unesite broj dana, mjeseci ili godina kao vremenskog razdoblja nakon kojeg će se izbrisati dokumenta.

    • Odabrati je li pravilo zadano pravilo. Prvo pravilo koje ste stvorili automatski Postavi kao zadano pravilo. Zadano pravilo primjenjuje na sve biblioteke u web-mjesta pomoću pravila.

    Nova stranica pravila

  6. Odaberite Save (Spremi).

  7. Ako želite da se vlasnici web-mjesta da biste mogli odabrati različite pravila da biste primijenili na svoje web-mjesto, stvorite dodatna pravila. Pravilo zadani ako će se primijeniti ako vlasnik web-mjesta traje ne poduzmete.

  8. Da biste uklonili pravilo pravilo, odaberite pravila > Izbriši.

    Napomena : Imajte na umu da ako izbrisali pravilo, a pravila sadrže zadane pravilo, zatim nijedno pravilo će biti na snazi za to pravilo – drugim riječima, dokumenti će se izbrisati.

Brisanje pravila dokument dodijeliti predložak za zbirku web-mjesta

Je važno je znati da vremenskom razdoblju navedenom za dokument brisanje pravila znači vrijeme jer dokument stvorene ili izmijenjene, ne vrijeme jer je dodijeljena pravila. Kada prvi put dodjeljujete pravilnik, sve dokumente na web-mjestu vrednuju i ako ih ne ispunjava kriterij, one će biti izbrisane. To se odnosi na sve postojeće dokumente, ne samo novi dokumenti stvoreni jer je dodijeljena pravila.

  1. U centru za usklađenost pravila > u lijevom navigacijskom oknu odaberite Dodjele pravila za predloške.

    Dodjela pravilnika za vezu predlošci

  2. Odaberite Nova stavka.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste dodijelili pravila predložak zbirke web-mjesta kao što je predložak timskog web-mjesta, odaberite dodijeliti predložak za zbirku web-mjesta, a zatim predložak zbirke web-mjesta.

    • Da biste dodijelili pravilnik korisnika jedan pogon za web-mjesta tvrtke, odaberite dodijeliti OneDrive za tvrtke predložak, istaknuta ispod.

      Kada dodjeljujete pravila predložak za zbirku web-mjesta da pravilo biti dostupno i stvorene iz tog predloška postojeće zbirke web-mjesta i zbirki web-mjesta stvoren u budućnosti.

      Dodijelite OneDrive za tvrtke predloška

  4. Odaberite Save (Spremi).

    Napomena : Svaki predložak može imati samo jedan skup pravila dodijeljena. Ako vam se prikazuje pogreška pričaju ovaj predložak već ima pravila joj dodijelili, odaberite Odustani > Dodjele pravila za predloške u lijevom navigacijskom oknu > odaberite predložak za prikaz i upravljanje skup pravila koji su već dodijeljeni.

  5. Odaberite Upravljanje pravilima dodijeljeni, odaberite pravila koje želite dodijeliti, a zatim odaberite je li jednu pravila zadani pravilnik. Kada postavite zadani pravilnik, sva web-mjesta automatski dodjeljuje pravila imati aktivan pravila s ne poduzmete potrebnih vlasnik web-mjesta.

    Dodavanje i upravljanje pravilima stranice

  6. Odaberite Save (Spremi).

  7. Ako želite primjenu pravila na sva web-mjesta bez dopuštanja odustati vlasnicima web-mjesta, odaberite Označi pravila kao obavezno. Kada unesete pravila obavezna, taj jedno pravilo se mogu dodijeliti predložak zbirke web-mjesta. Pravilo mora biti označeno kao zadano.

    Ako je zasivljen tu mogućnost, odaberite Upravljanje pravilima dodijeljeni i provjerite je li barem jedan pravila dodijeljeni i Postavi kao zadano.

  8. Odaberite Save (Spremi).

Brisanje pravila dokument dodijeliti zbirci web-mjesta

Je važno je znati da vremenskom razdoblju navedenom za dokument brisanje pravila znači vrijeme jer dokument stvorene ili izmijenjene, ne vrijeme jer je dodijeljena pravila. Kada prvi put dodjeljujete pravilnik, sve dokumente na web-mjestu vrednuju i ako ih ne ispunjava kriterij, one će biti izbrisane. To se odnosi na sve postojeće dokumente, ne samo novi dokumenti stvoreni jer je dodijeljena pravila.

  1. U centru za usklađenost pravila > u lijevom navigacijskom oknu odaberite Dodjele pravilo zbirki web-mjesta.

    Dodjela pravilnika za vezu zbirke web-mjesta

  2. Odaberite Nova stavka.

  3. Odaberite zbirku web-mjesta > Traženje zbirke web-mjesta prema imenu ili URL-a > odaberite zbirku web-mjesta > Spremi.

    Savjet : Kada tražite zbirke web-mjesta, možete koristiti zvjezdicu (*) prilikom traženja naslov Zbirka za pretraživanje. Traženje, na primjer, * web-mjesta * vraća "Sadržaja web-mjesta" i "Zadano mjesto za objavljivanje" zbirke web-mjesta. Isto tako, unos samo jedan zvjezdicu u okvir za pretraživanje, a zatim pretraživanje je brz način vidjeti mnoge (ali ne svim) zbirki web-mjesta.

    Odaberite dijaloški okvir zbirka web-mjesta

    Napomena : Svaku zbirku web-mjesta može imati samo jedan skup pravila dodijeljena. Ako vam se prikazuje pogreška koja kaže da zbirke web-mjesta već ima pravila joj dodijelili, odaberite otkazivanje > Dodjele pravilo zbirki web-mjesta u lijevom navigacijskom oknu > odaberite zbirku web-mjesta za prikaz i upravljanje skup pravila koji su već dodijeljeni.

  4. Odaberite Upravljanje pravilima dodijeljeni, odaberite pravila koje želite dodijeliti, a zatim odaberite je li jednu pravila zadani pravilnik. Kada postavite zadani pravilnik, sva web-mjesta automatski dodjeljuje pravila imati aktivan pravila s ne poduzmete potrebnih vlasnik web-mjesta.

    Dodavanje i upravljanje pravilima stranice

  5. Odaberite Save (Spremi).

  6. Ako želite primjenu pravila na sva web-mjesta bez dopuštanja odustati vlasnicima web-mjesta, odaberite Označi pravila kao obavezno. Kada unesete pravila obavezna, taj jedno pravilo se mogu dodijeliti predložak zbirke web-mjesta. Pravilo mora biti označeno kao zadano.

    Ako je zasivljen tu mogućnost, odaberite Upravljanje pravilima dodijeljeni i provjerite je li barem jedan pravila dodijeljeni i Postavi kao zadano.

  7. Odaberite Save (Spremi).

Brisanje pravila dodjele

Kada izbrišete dodjelu, dodijeljeni pravilnike više ne primjenjuju se na sva web-mjesta stvorili pomoću predloška za zbirku web-mjesta ili uključeni u zbirci web-mjesta.

  1. U centru za usklađenost pravila > u lijevom navigacijskom oknu odaberite Dodjele pravila za predloške ili Dodjele pravilo zbirki web-mjesta.

  2. Odaberite stavku dodjele > > Izbriši stavku.

Brisanje pravila

Nije moguće izbrisati pravila koja se koristi. Da biste izbrisali pravilo, najprije morate izbrisati sve dodjele zbirke web-mjesta i predloške koji sadrže to pravilo.

  1. U centru za usklađenost pravila > u lijevom navigacijskom oknu odaberite Brisanje pravila.

  2. Odaberite pravilo.

  3. Na vrpci > kartica stavke > Ukloni pravila.

    Uklanjanje pravila gumb na vrpci

  4. Ako je pravilnik koristi, vas će se zatražiti ako želite ukloniti pravila iz svih zbirki web-mjesta na kojem se koristi. Ako ste sigurni, odaberite u redu.

Dodatne informacije

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×