Stvaranje nove baze podataka

Stvaranje nove baze podataka

U ovom je članku obrađen osnovni postupak pokretanja programa Access te stvaranje baze podataka koja će se koristiti na stolnim uređajima, a ne putem mreže. U članku je objašnjen način stvaranja baze podataka radne površine pomoću predloška te izgradnje baze podataka od početka stvaranjem vlastitih tablica, obrazaca, izvješća i ostalih objekata baze podataka. Pojašnjeno je i nekoliko tehnika koje možete koristiti za spremanje postojećih informacija u novu bazu podataka.

Sadržaj članka

Pregled

Stvaranje baze podataka putem predloška

Stvaranje baze podataka bez korištenja predloška

Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Uvoz, dodavanje ili povezivanje podataka iz drugog izvora

Dodavanje dijela programa

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

Pregled

Kada prvi put pokrenete Access ili zatvorite bazu podataka bez zatvaranja programa Access, prikazat će se prikaz Backstage sustava Microsoft Office.

Prikaz Backstage je početna točka iz koje stvarate novu bazu podataka, otvarate postojeću bazu podataka ili prikazujete istaknuti sadržaj s web-stranica Office.com – sve za što možete koristiti Access s datotekom baze podataka ili izvan baze podataka, za razliku od postupaka unutar baze podataka.

Stvaranje baze podataka

Kada otvorite Access, prikaz Backstage prikazuje karticu Novo. Kartica Novo nudi nekoliko načina na koje možete stvoriti novu bazu podataka:

  • Prazna baza podataka    Ako želite, možete započeti ispočetka. To je dobra mogućnost ako imate vrlo specifične zahtjeve za dizajn ili postojeće podatke koje morate prilagoditi ili objediniti.

  • Predložak koji je instaliran s programom Access    Ako započinjete novi projekt, preporučujemo korištenje predloška da biste lakše započeli s radom. Access prema zadanom ima instalirano nekoliko predložaka.

  • Predložak s web-mjesta programa Office.com.    Uz predloške koji se isporučuju s programom Access, dodatne ćete predloške pronaći na web-mjestu Office.com. Ne morate čak ni otvarati preglednik jer su predlošci dostupni s kartice Novo.

Dodavanje u bazu podataka

Kada počnete raditi u bazi podataka, možete dodavati polja, tablice i dijelove programa.

Dijelovi programa značajka su koja omogućuje korištenje nekoliko povezanih objekata baze podataka kao jednog. Dio programa se, na primjer, može sastojati od tablice i obrasca temeljenog na tablici. Pomoću dijela programa možete istovremeno dodati tablicu i obrazac.

Možete stvarati i upite, obrasce, makronaredbe - sve objekte baze podataka s kojima ste se navikli raditi.

Stvaranje baze podataka putem predloška

Access sadrži razne predloške koje možete koristiti onakve kakvi jesu ili kao početnu točku. Predložak je gotova baza podataka koja sadrži sve tablice, upite, obrasce, makronaredbe i izvješća koji su potrebni za izvođenje određenog zadatka. Npr. postoje predlošci koje možete koristiti za praćenje izdanja, upravljanje kontaktima ili vođenje zapisa o troškovima. Neki predlošci sadrže nekoliko uzoraka zapisa koji vam pomažu demonstrirati način na koji se koriste.

Ako neki od tih predložaka odgovara vašim potrebama, njegovo korištenje je obično najbrži način za pokretanje baze podataka. Međutim, ako imate podatke u drugom programu koje želite uvesti u Access, možda odlučite kako je bolje stvoriti bazu podataka bez upotrebe predloška. Predlošci imaju već definiranu strukturu podataka i možda će biti potreban veći trud kako biste postojeće podatke prilagodili strukturi predloška.

  1. Ako imate otvorenu bazu podataka, na kartici Datoteka kliknite Zatvori. Prikaz Backstage prikazuje karticu Novo.

  2. Nekoliko skupova predložaka dostupno je na kartici Novo, a neki od njih ugrađeni su u Access. Dodatne predloške možete preuzeti s web-mjesta Office.com. Pojedinosti potražite u sljedećem odjeljku članka.

  3. Odaberite predložak koji želite koristiti.

  4. Access će vam u okviru Naziv datoteke predložiti naziv datoteke za bazu podataka  — naziv datoteke možete promijeniti ako želite. Za spremanje baze podataka u drugoj mapi, a ne u onoj koja je prikazana ispod okvira naziva datoteke kliknite Slika gumba , pregledajte mapu u koju želite spremiti bazu podataka i pritisnite U redu. Po želji možete stvoriti i povezati bazu podataka na stranici sustava SharePoint.

    Napomena : Iako obje koriste sustav SharePoint, baza podataka radne površine povezana s web-mjestom sustava SharePoint nije ista kao web-baza podataka koja koristi komponentu Access Services. Da biste koristili bazu podataka radne površine, morate imate instaliran Access. Web-baza podataka može se koristiti s web-preglednikom.

  5. Kliknite Stvori.

    Access će stvoriti bazu podataka iz odabranog predloška, a zatim je otvoriti. U mnogim se predlošcima prikazuje obrazac u koji možete unositi podatke. Ako predložak sadrži ogledne podatke, zapise možete izbrisati tako da kliknete birač zapisa (zasjenjeni okvir ili traku lijevo od zapisa), a zatim učinite sljedeće:

    Na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite Izbriši. Slika gumba

  6. Za početak unosa podataka kliknite prvu praznu ćeliju na obrascu i počnite pisati. Koristite okno za navigaciju da biste pronašli druge obrasce ili izvješća koje želite koristiti. Neki predlošci obuhvaćaju obrazac za navigaciju koji vam omogućuje prijelaz na različite objekte baze podataka.

Dodatne informacije o radu s predlošcima potražite u članku Stvaranje baze podataka programa Access pomoću predloška.

Vrh stranice

Stvaranje baze podataka bez korištenja predloška

Ako ne želite koristiti predložak, možete stvoriti bazu podataka stvaranjem vlastitih tablica, obrazaca, izvješća i ostalih objekata baze podataka. U većini slučajeva to uključuje sljedeće:

  • Unos, lijepljenje ili uvoz podataka u tablicu koja je stvorena kada stvarate novu bazu podataka te zatim ponavljanje postupka s novim tablicama koje stvarate korištenjem naredbe Tablica na kartici Stvori.

  • Uvoz podataka iz drugih izvora i stvaranje novih tablica u postupku.

Stvaranje prazne baze podataka

  1. Na kartici Datoteka kliknite Novo, a zatim Prazna baza podataka.

  2. Upišite naziv datoteke u okvir Naziv datoteke. Da biste promijenili mjesto datoteke sa zadanog mjesta, kliknite Pretraživanje za mjesto odlaganja baze podataka Slika gumba (pokraj okvira Naziv datoteke), odaberite novo mjesto, a zatim kliknite U redu.

  3. Kliknite Stvori.

    Access će stvoriti bazu podataka s praznom tablicom pod nazivom Tablica1 i otvoriti Tablicu1 u prikazu podatkovne tablice. Pokazivač se smješta u prvu praznu ćeliju u stupcu Kliknite da biste dodali.

  4. Možete započeti s unosom podataka ili ih možete kopirati iz drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.

Unos podataka iz prikaza podatkovne tablice slično je radu na radnom listu programa Excel. Struktura tablice stvara se tijekom unosa podataka. Kada dodate novi stupac u podatkovni list, u tablici se definira novo polje. Access na temelju unesenih podataka automatski postavlja vrstu podataka za svako polje.

Ako ne želite odmah unositi podatke u Tablicu1, kliknite Zatvori Slika gumba . Ako ste u tablicu unijeli neke promjene, Access će vas upitati želite li spremiti te promjene. Da biste spremili promjene, kliknite Da, da biste ih odbacili, kliknite Ne, a da biste tablicu ostavili otvorenu, kliknite Odustani.

Savjet :  Access traži datoteku pod nazivom Prazno.accdb u mapi koja se nalazi na [instalacijski pogon]: \Programske datoteke\Office\Predlošci\1033\Access\. Ako postoji, Prazno.accdb predložak je za sve nove prazne baze podataka, osim za web-baze podataka. Sav sadržaj koji sadrži nasljeđuju sve nove prazne baze podataka. To je dobar način za raspodjelu zadanog sadržaja, kao što su brojevi dijelova te izjave o odricanju odgovornosti i pravilnici tvrtke. Imajte na umu da Prazno.accdb nema nikakvog učinka na stvaranje novih praznih web-baza podataka.

Važno : Zatvorite li Tablicu1, a prethodno je niste spremili barem jednom, Access će izbrisati cijelu tablicu, čak i ako ste u nju unijeli podatke.

Dodavanje tablice

U postojeću bazu podataka možete dodati nove tablice korištenjem naredbi iz grupe Tablice na kartici Stvori.

slika vrpce programa Access

Stvaranje tablice, počevši u prikazu podatkovne tablice    U prikazu podatkovne tablice podatke možete unijeti odmah i prepustiti da Access izgradi strukturu tablice u pozadini. Nazivi polja se dodjeljuju numeričko (Polje1, Polje2 itd.), a Access automatski na temelju unesenih podataka postavlja vrstu podataka za svako polje.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Tablica. Slika gumba

    Access će stvoriti tablicu i odabrati prvu praznu ćeliju u stupcu Kliknite da biste dodali.

  2. Na kartici Polja u grupi Dodavanje i brisanje kliknite vrstu polja koju želite dodati.Ako ne vidite željenu vrstu, kliknite Još polja Slika gumba .

  3. Access prikazuje popis vrsta polja koje se često koriste. Kliknite željenu vrstu polja i Access će na mjesto točke unosa dodati novo polje u podatkovni list.

    Polje možete premjestiti povlačenjem. Kada povučete polje u podatkovni list, prikazuje se okomita traka unosa na mjestu na kojem gdje će polje biti smješteno.

  4. Da biste dodali podatke, započnite s upisivanjem podataka u prvu praznu ćeliju ili zalijepite podatke iz drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.

  5. Da biste preimenovali stupac (polje), dvokliknite zaglavlje stupca, a zatim upišite novi naziv.

    Trebali bi svakom polju dodijeliti neki smisleni naziv kako biste odmah znali što sadrži kada ga vidite u oknu Popis polja.

  6. Za premještanje stupca pritisnite zaglavlje svakog stupca kako iste ga označili i zatim povucite stupac na željeno mjesto. Možete i odabrati više susjednih stupaca, a zatim ih sve zajedno povući na novo mjesto. Za odabir više stupaca u nizu pritisnite zaglavlje prvog stupca i zatim, držeći pritisnutu tipku SHIFT, pritisnite zaglavlje posljednjeg stupca.

Stvaranje tablice, počevši u prikazu dizajna    U prikazu dizajna najprije stvarate tablicu. Zatim prijeđite na prikaz podatkovne tablice da biste unijeli podatke ili ih unesite na neki drugi način, na primjer lijepljenjem ili uvozom.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Dizajn tablice. Slika gumba

  2. Za svako polje u tablici unesite naziv u stupac Naziv polja, a zatim odaberite vrstu podataka s popisa Vrsta podataka.

  3. Želite li, u stupac Opis možete unijeti opis za svako polje. Opis će se zatim prikazati na traci statusa kada se pokazivač postavi na to polje u prikazu podatkovne tablice. Opis se koristi i kao tekst trake statusa za sve kontrole u obrascu ili izvješću koji stvorite povlačenjem polja iz okna Popis polja i za sve kontrole koje su stvorene za to polje kada koristite čarobnjaka za obrasce ili čarobnjaka za izvješća.

  4. Nakon što dodate sva polja spremite tablicu:

    • Na kartici Datoteka kliknite Spremi.

  5. U bilo kojem trenutku možete započeti s upisivanjem podataka u tablicu, prelaskom na prikaz podatkovnog lista i klikom na prvu praznu ćeliju. Također možete zalijepiti podatke iz drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.

Postavljanje svojstava polja u prikazu dizajna    Bez obzira na način na koji ste stvorili tablicu, poželjno je provjeriti i postaviti svojstva polja. Iako su neka svojstva dostupna u prikazu podatkovne tablice, neka se svojstva mogu postaviti samo u prikazu dizajna. Da biste prešli u prikaz dizajna, desnom tipkom miša kliknite tablicu u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna. Da biste prikazali svojstva polja, kliknite polje u rešetki dizajna. Svojstva će se prikazati ispod rešetke dizajna u odjeljku Svojstva polja.

Da biste vidjeli opis svakog svojstva polja, kliknite svojstvo i pročitajte opis u okviru pokraj popisa svojstava u odjeljku Svojstva polja. Detaljnije informacije možete dobiti klikom na gumb Pomoć.

U sljedećoj tablici opisana su svojstva polja koja se najčešće prilagođavaju.

Svojstvo

Opis

Veličina polja

Za tekstna polja, ovo svojstvo postavlja maksimalni broj znakova koji mogu biti spremljeni u polju. Maksimalni broj je 255. Za numerička polja, ovo svojstvo postavlja vrstu broja koji će biti spremljen (dugi cijeli broj, dvostruko i tako dalje). Za najučinkovitije spremanje podataka preporuča se odijeljivanje najmanje količine prostora koju smatrate dovoljnom za podatke. Kasnije možete podesiti vrijednosti na više, ako bude bilo potrebno.

Oblik

Ovo svojstvo postavlja na koji način će podaci biti prikazani. To ne utječe na stvarne podatke, onakve kakvi su spremljeni u polje. Možete odabrati unaprijed definirani oblik ili unijeti prilagođeni oblik.

Maska za unos

Ovo svojstvo koristite za određivanje uzorka za sve podatke koji će biti uneseni u ovo polje. Na taj način jamčite da će svi podaci biti ispravno uneseni te da će sadržavati traženi broj znakova. Pomoć za izradu maske za unos potražite klikom na Gumb sastavljača s desne strane okvira svojstva.

Zadana vrijednost

Ovo svojstvo se koristi za određivanje zadane vrijednosti koja će se pojaviti u ovom polju svaki put kada se doda novi zapis. Na primjer, ako imate polje Datum/vrijeme u koje uvijek želite zapisati datum kada je zapis dodan, možete unijeti "Datum()" (bez navodnika) kao zadanu vrijednosti.

Obavezno

Ovo svojstvo postavlja je li za ovo polje biti obavezna vrijednost. Ako ovo svojstvo postavite na Da, Access vam neće dopustiti dodavanje novog zapisa ako niste unijeli vrijednost za ovo polje.

Vrh stranice

Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Ako su vaši podaci trenutno spremljeni u drugom programu, poput programa Excel, možete ih kopirati i zalijepiti u tablicu programa Access. U pravilu to najbolje funkcionira ako su podaci već podijeljeni u stupce, kao što je to slučaj u radnom listu programa Excel. Ako se vaši podaci nalaze u programu za obradu teksta, najbolje je prije kopiranja podatke podijeliti u stupce korištenjem tabulatora ili ih pretvoriti u tablicu u programu za obradu teksta. Ako je podatke potrebno urediti (na primjer, odvojiti imena od prezimena), možda je bolje da to učinite prije nego kopirate podatke, naročito ako niste upoznati s programom Access.

Kad zalijepite podatke u praznu tablicu Access postavlja vrstu podataka za svako polje prema vrsti podataka koji se tamo nalaze. Na primjer, ako zalijepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Datum/Vrijeme. Ako zalijepljeno polje sadrži samo riječi "da" i "ne", Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Da/Ne.

Access imenuje polja prema onome što se nalazi u prvom retku zalijepljenih podataka. Ako je prvi redak zalijepljenih podataka po vrsti sličan recima koji slijede, Access određuje da je prvi redak dio podataka i dodjeljuje generičke nazive polja (F1, F2, itd.). Ako prvi redak podataka nije sličan recima koji slijede, Access određuje da se prvi redak sastoji od naziva polja. Access sukladno tome imenuje polja i ne uključuje prvi redak u podatke.

Ako Access dodijeli generičke nazive polja, trebali biste što je prije moguće preimenovati polja kako bi se izbjegla zbrka. Koristite sljedeći postupak:

  1. Pritisnite CTRL+S da biste spremili tablicu.

  2. U prikazu podatkovne tablice dvokliknite svaki naslov stupca, a zatim unesite opisni naziv polja za svaki stupac.

  3. Ponovo spremite tablicu.

Napomena : Polja možete preimenovati i tako da prijeđete u prikaz dizajna i ondje uredite nazive. Da biste prešli u prikaz dizajna, desnom tipkom miša kliknite tablicu u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna. Da biste se vratili u prikaz podatkovne tablice, dvokliknite tablicu u navigacijskom oknu.

Vrh stranice

Uvoz, dodavanje ili povezivanje podataka iz drugog izvora

Možda imate podatke koji su pohranjeni u drugom programu i želite ih uvesti u novu tablicu ili ih dodati u postojeću tablicu programa Access. Možda radite s ljudima koji podatke čuvaju u nekom drugom programu, a vi s tim podacima želite raditi u programu Access tako da se povežete s njima. U svakom slučaju, Access omogućuje rad s podacima iz drugih izvora. Možete uvesti podatke iz radnog lista programa Excel, iz tablice koja se nalazi u drugoj bazi podataka programa Access, s popisa sustava SharePoint ili iz nekog drugog izvora. Postupak koji ćete koristiti neznatno se razlikuje, ovisno o izvoru, ali započinjete sljedećim postupkom.

  1. U programu Access, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite naredbu za vrstu datoteke koju želite uvesti.

    Grupa Uvoz i povezivanje na kartici Vanjski podaci

    Na primjer, ako uvozite podatke s radnog lista programa Excel, kliknite Excel. Ako ne vidite željenu vrstu programa, kliknite Više.

    Napomena : Ako ne možete pronaći ispravnu vrstu oblika u grupi Uvoz i povezivanje, možda ćete morati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke, a zatim ga iskoristiti za spremanje podataka u uobičajenom obliku datoteke (na primjer, razgraničena tekstualna datoteka) prije nego što te podatke uvezete u Access.

  2. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj da biste pronašli izvorišnu podatkovnu datoteku ili upišite cijeli put izvorišne podatkovne datoteke u okvir Naziv datoteke.

  3. Kliknite željenu mogućnost (svi programi dopuštaju uvoz, a samo neki dopuštaju dodavanje ili povezivanje) u odjeljku Određivanje načina i mjesta spremanja podataka u trenutnoj bazi podataka. Možete stvoriti novu tablicu koja koristi uvezene podatke ili (u nekim programima) možete dodati podatke u postojeću tablicu ili stvoriti povezanu tablicu koja održava vezu s podacima u izvornom programu.

  4. Ako se pokrene čarobnjak, pratite upute na sljedećih nekoliko stranica čarobnjaka. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

    Ako uvozite objekte ili povezujete tablice iz baze podataka programa Access, pojavit će se dijaloški okvir Uvezi objekte ili Poveži tablice. Odaberite stavke koje želite, a zatim kliknite U redu.

    Točan postupak ovisi o tome uvozite li, dodajete ili povezujete podatke.

  5. Access će vas upitati želite li spremiti pojedinosti operacije uvoza koji ste upravo dovršili. Ako mislite da ćete u budućnosti ponovno izvoditi istu operaciju uvoza, kliknite Spremi korake uvoza, a zatim unesite pojedinosti. Kasnije možete jednostavno ponoviti operaciju tako da kliknete Spremljeni uvozi Slika gumba u grupi Uvoz i povezivanje na kartici Vanjski podaci. Ako ne želite spremiti pojedinosti operacije, kliknite Zatvori.

Ako odaberete uvoz tablice, Access će uvesti podatke u novu tablicu i zatim tablicu prikazati u grupi Tablice u navigacijskom oknu. Ako odaberete dodavanje podataka u postojeću tablicu, podaci će biti dodani u tablicu. Ako odaberete povezivanje s podacima, Access će stvoriti povezanu tablicu u grupi Tablice u navigacijskom oknu.

Vrh stranice

Dodavanje dijela programa

dio programa možete koristiti da biste dodali funkcije postojećoj bazi podataka. Dio programa može biti jednostavan poput jedne tablice ili može sadržavati nekoliko zavisnih objekata poput tablica i povezanih obrazaca.

Ako se, primjerice, dio programa Komentari sastoji od tablice s poljem sa samonumeriranjem ID-ja, poljem podataka i poljem dopisa. Možete ga dodati u bilo koju bazu podataka i koristiti ga nepromijenjenog ili uz minimalno prilagođavanje.

  1. Otvorite bazu podataka u koju želite dodati dio programa.

  2. Kliknite karticu Stvori.

  3. U grupi Predlošci kliknite Dijelovi programa. Otvorit će se popis dostupnih dijelova.

  4. Kliknite dio programa koji želite dodati.

Vrh stranice

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

  1. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  2. U dijaloškom okviru Otvaranje odaberite bazu podataka koju želite otvoriti.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Dvokliknite bazu podataka da biste je otvorili u zadanom načinu određenom u dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access ili u načinu postavljenom administracijskim pravilnikom.

    • Kliknite Otvori da biste otvorili bazu podataka za zajedničko korištenje u višekorisničkom okruženju da biste vi i drugi korisnici mogli čitati iz baze podataka i u nju zapisivati.

    • Kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori samo za čitanje da biste otvorili bazu podataka samo za čitanje da biste je mogli gledati, ali ne i uređivati. Ostali korisnici i dalje će moći čitati iz baze podataka i u nju zapisivati.

    • Kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim, da biste otvorili bazu podataka korištenjem isključivog pristupa, Otvori isključivo. Nakon otvaranja baze podataka s isključivim pristupom, onome tko pokuša otvoriti bazu podataka prikazuje se poruka "datoteka se već koristi".

    • Kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori isključivo i samo za čitanje da biste otvorili bazu podataka uz pristup samo za čitanje. Drugi korisnici i dalje mogu otvarati bazu podataka, ali su ograničeni na način rada samo za čitanje.

Napomena : Datoteku podataka možete otvoriti izravno u obliku vanjske datoteke, poput dBASE, Microsoft Exchange ili Excel. Također možete izravno otvoriti bilo koji ODBC izvor podataka, kao što je Microsoft SQL Server. Access automatski stvara novu bazu podataka u programu Access u istoj mapi u kojoj je i datoteka podataka te dodaje veze za svaku tablicu u vanjskoj bazi podataka.

Savjeti

  • Da biste otvorili jednu od nedavno otvaranih baza podataka, na kartici Datoteka kliknite Nedavno, a zatim naziv datoteke za tu bazu podataka. Access će otvoriti bazu podataka koristeći iste postavke mogućnosti koje su bile postavljene pri zadnjem otvaranju. Ako se popis nedavno korištenih datoteka ne prikaže, na kartici Datoteka kliknite Mogućnosti. U dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access kliknite Klijentske postavke. U odjeljku Prikaz upišite broj dokumenata za prikaz na popisu nedavno korištenih dokumenata, maksimalan broj je 50.

    Nedavno korištene baze podataka možete prikazati i na navigacijskoj traci prikaza Backstage, a pristupiti im možete dvama klikovima: 1) kartica Datoteka, 2) nedavno korištene baze podatka koje želite otvoriti. Blizu gumba kartice Nedavno potvrdite okvir Brzo pristupi ovom broju nedavnih baza podataka, a zatim prilagodite broj baza koje će se prikazivati.

  • Ako bazu podataka otvarate tako da kliknete naredbu Otvori na kartici Datoteka, možete prikazati popis prečaca do baza podataka koje ste prije otvarali tako da u dijaloškom okviru Otvori kliknete Moji nedavni dokumenti.

Vrh stranice

Što vas zanima?

Upoznavanje sa stranicom Uvod u Microsoft Office Access

Stvaranje baze podataka putem predloška

Stvaranje baze podataka bez korištenja predloška

Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Uvoz, dodavanje ili povezivanje podataka iz drugog izvora

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

Stvaranje prilagođenog praznog predloška

Upoznavanje sa stranicom Uvod u Microsoft Office Access

Kada prvi put pokrenete Access ili ako zatvorite bazu podataka bez zatvaranja programa, prikazat će se stranica Uvod u Microsoft Office Access.

Stranica Početak rada s programom Microsoft Office Access

Ova stranica je početna točka s koje stvarate novu bazu podataka, otvarate postojeću bazu podataka ili pregledavate istaknuti sadržaj s Microsoft Office Online.

Stvaranje baze podataka putem predloška

Access sadrži brojne predloške koje možete koristiti za ubrzavanje postupka stvaranja baze podataka. Predložak je gotova baza podataka koja sadrži sve tablice, upite, obrasce i izvještaje potrebne za izvođenje određenog zadatka. Na primjer, postoje predlošci koje možete koristiti za praćenje izdanja, upravljanje kontaktima ili vođenje zapisa o troškovima. Neki predlošci sadrže nekoliko uzoraka zapisa korištenjem kojih možete vidjeti na koji način se koriste. Predlošci baza podataka se mogu koristiti onakvi kakvi jesu ili ih možete prilagoditi svojim potrebama.

Ako neki od tih predložaka odgovara vašim potrebama, njegovo korištenje je obično najbrži način za pokretanje baze podataka. Međutim, ako imate podatke u drugom programu koje želite uvesti u Access, možda odlučite kako je bolje stvoriti bazu podataka bez upotrebe predloška. Predlošci imaju već definiranu strukturu podataka i možda će biti potreban veći trud kako biste postojeće podatke prilagodili strukturi predloška.

  1. Ako imate otvorenu bazu podataka pritisnite gumb Microsoft Office slika gumba i zatim Zatvori bazu podataka Slika gumba za prikaz stranice Uvod u Microsoft Office Access.

  2. Nekoliko istaknutih predložaka je prikazano na sredini stranice Uvod u Microsoft Office Access, ostale možete vidjeti ako pritisnete veze u oknu Kategorije predložaka. Dodatne predloške možete preuzeti s web-mjesta Office Online. Pojedinosti potražite u sljedećoj sekciji članka.

  3. Pritisnite predložak koji želite koristiti.

  4. Access će vam u okviru Naziv datoteke predložiti naziv datoteke za bazu podataka  — naziv datoteke možete promijeniti ako želite. Za spremanje baze podataka u drugoj mapi, a ne u onoj koja je prikazana ispod okvira naziva datoteke kliknite Slika gumba , pregledajte mapu u koju želite spremiti bazu podataka i pritisnite U redu. Po želji možete stvoriti i povezati bazu podataka na stranici sustava SharePoint.

  5. Pritisnite Stvori (ili Preuzimanje za Office Online predložak).

    Access će stvoriti ili preuzeti bazu podataka i zatim je otvoriti. Prikazat će se obrazac u koji možete unositi podatke. Ako predložak sadrži podatke kao uzorak, zapis možete izbrisati pritiskom na birač zapisa (zasjenjeni okvir ili traka slijeva od zapisa), a zatim učinite sljedeće:

    Na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite Izbriši. Slika gumba

  6. Za početak unosa podataka pritisnite na prvu praznu ćeliju na obrascu i započnite s unosom. Za pregledavanje ostalih obrazaca ili izvještaja koje možete koristiti koristite navigacijsko okno.

Preuzimanje predloška s web-mjesta Office Online

Ako na stranici Uvod u Microsoft Office Access ne možete pronaći predložak koji odgovara vašim potrebama, a spojeni ste na Internet, veći izbor možete pronaći na web-mjestu Office Online.

  1. Na stranici Uvod u Microsoft Office Access, pod Više o Office Online, pritisnite Predlošci.

    U prozoru preglednika prikazat će se početna stranica Predlošci.

  2. Za pronalaženje predloška programa Access koji želite koristiti koristite Office Online navigaciju i pratite upute za preuzimanje. Kada preuzimate predložak, datoteka baze podataka se preuzima na vaše računalo i otvara u novoj pojavi programa Access. U većini slučajeva, predložak je dizajniran da otvori obrazac za unos podataka kako biste odmah mogli započeti s unosom podataka.

Dodatne informacije o radu s predlošcima potražite u članku Vodič kroz predloške programa Access 2007.

Vrh stranice

Stvaranje baze podataka bez korištenja predloška

Ako ne želite koristiti predložak, možete stvoriti bazu podataka stvaranjem vlastitih tablica, obrazaca, izvještaja i ostalih objekata baze podataka. U većini slučajeva, to obično uključuje sljedeće:

  • Unos, lijepljenje ili uvoz podataka u tablicu koja je stvorena kada stvarate novu bazu podataka te zatim ponavljanje postupka s novim tablicama koje stvarate korištenjem naredbe Tablica na kartici Stvori.

  • Uvoz podataka iz drugih izvora i stvaranje novih tablica u postupku.

Stvaranje prazne baze podataka
  1. Na stranici Uvod u Microsoft Office Access, pod Nova prazna baza podataka, pritisnite Prazna baza podataka.

    Gumb Prazna baza podataka

  2. U okno Prazna baza podataka upišite naziv datoteke u okvir Naziv datoteke. Ako ne upišete nastavak naziva datoteke, Access će je sam dodati. Za promjenu mjesta datoteke sa zadanog mjesta pritisnite Pretraživanje za mjesto odlaganja baze podataka Slika gumba (pokraj okvira Naziv datoteke), odaberite novo mjesto i zatim pritisnite U redu.

  3. Pritisnite Stvori.

    Access će stvoriti bazu podataka s prazno tablicom pod nazivom Tablica1 i otvoriti Tablicu1 u prikazu podatkovne tablice. Pokazivač se smješta u prvu praznu ćeliju u stupcu Dodaj novo polje.

  4. Možete započeti s unosom podataka ili podatke možete kopirati iz drugog izvora, kako je opisano u sekciji Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.

Unos informacija iz prikaza podatkovne tablice slično je radu na radnom listu programa Microsoft Office Excel 2007. Struktura tablice se stvara tijekom unosa podataka — svaki put kada dodate novi stupac u tablicu, definira se novo polje. Access automatski na temelju podataka koje unesete postavlja vrstu podataka za svako polje.

Ako ne želite odmah unositi informacije u Tablicu1, pritisnite Zatvori Slika gumba . Ako ste u tablicu unijeli neke promjene, Access će vas upitati želite li spremiti te promjene. Za spremanje promjena pritisnite Da, za odbacivanje promjena pritisnite Ne, a za ostavljanje tablice otvorene pritisnite Odustani.

Važno : Zatvorite li Tablicu1, a prethodno je niste spremili barem jednom, Access će izbrisati cijelu tablicu, čak i ako ste u nju unijeli podatke.

Dodavanje tablice

U postojeću bazu podataka možete dodati nove tablice korištenjem naredbi iz grupe Tablice na kartici Stvori.

Dodaj aplikaciju

Stvaranje tablice, počevši u prikazu podatkovne tablice    U prikazu podatkovne tablice podatke možete unijeti odmah i prepustiti da Access izgradi strukturu tablice u pozadini. Nazivi polja se dodjeljuju numeričko (Polje1, Polje2 itd.), a Access automatski na temelju unesenih podataka postavlja vrstu podataka za svako polje.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Tablica. Slika gumba

    Access će stvoriti tablicu i odabrati prvu praznu ćeliju u stupcu Dodaj novo polje.

    Napomena : Ako ne vidite stupac Dodaj novo polje, možda ste u prikazu dizajna umjesto u prikazu podatkovnog polja. Za prelazak na prikaz podatkovnog polja dvostruko pritisnite tablicu u navigacijskom oknu. Access će vas uputiti da spremite novu tablicu i zatim se prebaciti na prikaz podatkovne tablice.

  2. Na kartici Podatkovna tablica u grupi Polja i stupci kliknite Novo polje. Slika gumba

    Access prikazuje okno Predlošci polja koje sadrži popis često korištenih vrsta polja. Ako dvaput pritisnete i povučete neko od tih polja u svoju podatkovnu tablicu, Access dodaje polje s tim nazivom i postavlja njegova svojstva na odgovarajuće vrijednosti za tu vrstu polja. Želite li, možete kasnije promijeniti svojstva. Ako povučete polje, morate ga povući u područje podatkovne tablice koje sadrži podatke. Pojavit će se okomita crta za umetanje koja pokazuje gdje će polje biti smješteno.

  3. Za dodavanje podataka započnite s upisivanjem podataka u prvu praznu ćeliju ili zalijepite podatke iz drugog izvora, kako je opisano u sekciji Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.

  4. Za preimenovanje stupca (polja) dvostruko pritisnite na zaglavlje stupca i zatim upišite novi naziv.

    Pametno je svakom polju dodijeliti neki smisleni naziv kako biste odmah znali što sadrži kada ga vidite u oknu Popis polja.

  5. Za premještanje stupca pritisnite zaglavlje svakog stupca kako iste ga označili i zatim povucite stupac na željeno mjesto.

    Također možete odabrati više stupaca u nizu i sve ih povući na novo mjesto. Za odabir više stupaca u nizu pritisnite zaglavlje prvog stupca i zatim, držeći pritisnutu tipku SHIFT, pritisnite zaglavlje posljednjeg stupca.

Stvaranje tablice, počevši u prikazu dizajna    U prikazu dizajna najprije stvarate strukturu nove tablice. Zatim prijeđite na prikaz podatkovne tablice kako biste unijeli podatke ili ih unesite na neki drugi način, na primjer lijepljenjem ili uvozom.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Dizajn tablice. Slika gumba

  2. Za svako polje u tablici unesite naziv u stupac Naziv polja, a zatim odaberite vrstu podataka s popisa Vrsta podataka.

    Napomena : Ako ne vidite stupce Naziv polja i Vrsta podataka, možda ste u prikazu podatkovne tablice umjesto u prikazu dizajna. Za prelazak na prikaz dizajna desnom tipkom miša pritisnite tablicu u navigacijskom oknu i zatim pritisnite Prikaz dizajna Slika gumba . Access će vas zatražiti naziv za novu tablicu i zatim se prebaciti na prikaz dizajna.

  3. Želite li, u stupac Opis možete unijeti opis za svako polje. Opis će se zatim prikazati na traci statusa kada se pokazivač postavi na to polje u prikazu podatkovne tablice. Opis se koristi i kao tekst trake statusa za sve kontrole u obrascu ili izvješću koji stvorite povlačenjem polja iz okna Popis polja i za sve kontrole koje su stvorene za to polje kada koristite čarobnjaka za obrasce ili čarobnjaka za izvješća.

  4. Nakon što dodate sva polja spremite tablicu:

    • Kliknite gumb Microsoft Office slika gumba , a zatim kliknite Spremi ili pritisnite CTRL + S Slika gumba .

  5. U bilo kojem trenutku možete započeti s upisivanjem podataka u tablicu, prelaskom na prikaz podatkovnog lista i klikom na prvu praznu ćeliju. Također možete zalijepiti podatke iz drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.

Stvaranje tablice korištenjem predloška    Access nudi predloške za najčešće korištene vrste tablica. Jednim pritiskom miša možete stvoriti cjelokupnu strukturu tablice s poljima koja su već konfigurirana i spremna za korištenje. Ako je potrebno, možete dodavati ili uklanjati polja kako bi tablica odgovarala vašim potrebama.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Predlošci tablice, a zatim na popisu odaberite jedan od dostupnih predložaka.

  2. Da biste dodali podatke, započnite s upisivanjem podataka u prvu praznu ćeliju ili zalijepite podatke iz drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.

    • Brisanje stupca   

      1. Desnom tipkom miša pritisnite na zaglavlje stupca i zatim pritisnite Izbriši stupac Slika gumba .

    • Dodavanje novog stupca   

      1. Na kartici Podatkovna tablica u grupi Polja i stupci kliknite Novo polje. Slika gumba

      2. Access prikazuje okno Predlošci polja koje sadrži popis često korištenih vrsta polja. Ako dvaput pritisnete i povučete neko od tih polja u svoju podatkovnu tablicu, Access dodaje polje s tim nazivom i postavlja njegova svojstva na odgovarajuće vrijednosti za tu vrstu polja. Želite li, možete kasnije promijeniti svojstva. Ako povučete polje, morate ga povući u područje podatkovne tablice koje sadrži podatke. Pojavit će se okomita crta za umetanje koja pokazuje gdje će polje biti smješteno.

  3. Spremite tablicu:

    • Kliknite gumb Microsoft Office slika gumba , a zatim kliknite Spremi ili pritisnite CTRL + S Slika gumba .

Postavljanje svojstava polja u prikazu dizajna    Bez obzira na koji način ste stvorili tablicu, pametno je provjeriti i postaviti svojstva polja. To možete učiniti samo u prikazu dizajna. Za prelazak na prikaz dizajna desnom tipkom miša pritisnite tablicu u navigacijskom oknu i zatim pritisnite Prikaz dizajna. Za pregled svojstava polja pritisnite na polje u rešetki dizajna. Svojstva će se prikazati ispod rešetke dizajna, pod Svojstva polja.

Kako biste vidjeli opis svakog svojstva polja, pritisnite na svojstvo i pročitajte opis u okviru pokraj popisa svojstava, pod Svojstva polja. Detaljnije informacije možete dobiti pritiskom na F1.

U sljedećoj tablici opisana su svojstva polja koja se najčešće prilagođavaju.

Svojstvo

Opis

Veličina polja

Za tekstna polja, ovo svojstvo postavlja maksimalni broj znakova koji mogu biti spremljeni u polju. Maksimalni broj je 255. Za numerička polja, ovo svojstvo postavlja vrstu broja koji će biti spremljen (dugi cijeli broj, dvostruko i tako dalje). Za najučinkovitije spremanje podataka preporuča se odijeljivanje najmanje količine prostora koju smatrate dovoljnom za podatke. Kasnije možete podesiti vrijednosti na više, ako bude bilo potrebno.

Oblik

Ovo svojstvo postavlja na koji način će podaci biti prikazani. To ne utječe na stvarne podatke, onakve kakvi su spremljeni u polje. Možete odabrati unaprijed definirani oblik ili unijeti prilagođeni oblik.

Maska za unos

Ovo svojstvo koristite za određivanje uzorka za sve podatke koji će biti uneseni u ovo polje. Na taj način jamčite da će svi podaci biti ispravno uneseni te da će sadržavati traženi broj znakova. Pomoć za izradu maske za unos potražite klikom na Gumb sastavljača s desne strane okvira svojstva.

Zadana vrijednost

Ovo svojstvo se koristi za određivanje zadane vrijednosti koja će se pojaviti u ovom polju svaki put kada se doda novi zapis. Na primjer, ako imate polje Datum/vrijeme u koje uvijek želite zapisati datum kada je zapis dodan, možete unijeti "Datum()" (bez navodnika) kao zadanu vrijednosti.

Obavezno

Ovo svojstvo postavlja je li za ovo polje biti obavezna vrijednost. Ako ovo svojstvo postavite na Da, Access vam neće dopustiti dodavanje novog zapisa ako niste unijeli vrijednost za ovo polje.

Vrh stranice

Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Ako su vaši podaci trenutno spremljeni u drugom programu, poput programa Office Excel 2007, možete kopirati podatke i zalijepiti ih u tablicu programa Access. U pravilu to najbolje funkcionira ako su podaci već podijeljeni u stupce kao što je to slučaj u radnom listu programa Excel. Ako se vaši podaci nalaze u programu za obradu teksta, najbolje je prije kopiranja podatke podijeliti u stupce korištenjem tabulatora ili ih pretvoriti u tablicu u programu za obradu teksta. Ako je podatke potrebno urediti (na primjer, odvojiti puna imena u imena i prezimena), možda je bolje da to učinite prije kopiranja podataka, pogotovo ako niste upoznati s programom Access.

Kad zalijepite podatke u praznu tablicu Access postavlja vrstu podataka za svako polje prema vrsti podataka koji se tamo nalaze. Na primjer, ako zalijepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Datum/Vrijeme. Ako zalijepljeno polje sadrži samo riječi "da" i "ne", Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Da/Ne.

Access imenuje polja prema onome što se nalazi u prvom retku zalijepljenih podataka. Ako je prvi redak zalijepljenih podataka po vrsti sličan recima koji slijede, Access određuje da je prvi redak dio podataka i dodjeljuje generičke nazive polja (F1, F2 i tako dalje). Ako prvi redak podataka nije sličan recima koji slijede, Access određuje da se prvi redak sastoji od naziva polja. Access sukladno tome imenuje polja i ne uključuje prvi redak u podatke.

Ako Access dodijeli generičke nazive polja, trebali biste što je prije moguće preimenovati polja kako bi se izbjegla zbrka. Koristite sljedeći postupak:

  1. Spremite tablicu.

    • Kliknite gumb Microsoft Office slika gumba , a zatim kliknite Spremi ili pritisnite CTRL + S Slika gumba .

  2. U prikazu podatkovne tablice dvostruko pritisnite svako zaglavlje stupca, a zatim unesite valjani naziv za svaki stupac. Moglo bi se činiti kao da unosite preko podataka, ali redak zaglavlja stupca sadrži nazive polja, a ne podatke.

  3. Ponovo spremite tablicu.

Napomena : Polja možete preimenovati i tako da prijeđete u prikaz dizajna i ondje uredite nazive. Da biste prešli u prikaz dizajna, desnom tipkom miša kliknite tablicu u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna. Da biste se vratili u prikaz podatkovne tablice, dvokliknite tablicu u navigacijskom oknu.

Vrh stranice

Uvoz, dodavanje ili povezivanje podataka iz drugog izvora

Možda imate podatke koji su pohranjeni u drugom programu i želite ih uvesti u novu tablicu ili ih dodati u postojeću tablicu programa Access. Možda radite s ljudima koji podatke čuvaju u nekom drugom programu, a vi s tim podacima želite raditi u programu Access tako da se povežete s njima. U svakom slučaju, Access omogućuje rad s podacima iz drugih izvora. Možete uvesti podatke iz radnog lista programa Excel, iz tablice koja se nalazi u drugoj bazi podataka programa Access, s popisa sustava SharePoint ili iz nekog drugog izvora. Postupak koji ćete koristiti neznatno se razlikuje, ovisno o izvoru, ali započinjete sljedećim postupkom.

  1. U programu Access, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz pritisnite naredbu za vrstu datoteke koju želite uvesti.

    Dodaj aplikaciju

    Na primjer, ako uvozite podatke iz radnog lista programa Excel, pritisnite Excel. Ako ne vidite vrstu programa koju želite, pritisnite Više.

    Napomena : Ako ne možete pronaći ispravnu vrstu oblika u grupi Uvoz, možda ćete morati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke i zatim koristiti taj program za spremanje podataka u uobičajenom obliku datoteke (na primjer razgraničena tekstualna datoteka) prije nego te podatke uvezete u Access.

  2. U dijaloškom okviru Dobivanje vanjskih podataka, pritisnite Pregledaj kako biste pronašli izvornu datoteku podataka ili upišite cijeli put izvorne datoteke podataka u okviru Naziv datoteke.

  3. Pritisnite na mogućnost koju želite (svi programi omogućuju uvoz, a samo neki omogućuju dodavanje ili povezivanje) pod Navedite način i mjesto spremanja podataka u trenutnoj bazi podataka. Možete stvoriti novu tablicu koja koristi uvezene podatke ili (u nekim programima) možete dodati podatke u postojeću tablicu ili stvoriti povezanu tablicu koja održava vezu s podacima u izvornom programu.

  4. Ako se pokrene čarobnjak, pratite upute na sljedećih nekoliko stranica čarobnjaka. Na posljednjoj stranici čarobnjaka pritisnite Završi.

    Ako uvozite objekte ili povezujete tablice iz baze podataka programa Access, pojavit će se dijaloški okvir Uvezi objekte ili Poveži tablice. Odaberite stavke koje želite i pritisnite U redu.

    Točan postupak ovisi o tome uvozite li, dodajete ili povezujete podatke.

  5. Access će vas upitati želite li spremiti pojedinosti operacije uvoza koji ste upravo dovršili. Ako mislite da ćete u budućnosti ponovno izvoditi istu operaciju uvoza, pritisnite Spremi korake uvoza i zatim unesite pojedinosti. Zatim kasnije možete jednostavno ponoviti operaciju pritiskom na Spremljeni uvozi Slika gumba u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci. Ako ne želite spremiti pojedinosti operacije, pritisnite Zatvori.

Ako odaberete uvoz tablice, Access će uvesti podatke u novu tablicu i zatim tablicu prikazati u grupi Tablice u navigacijskom oknu. Ako odaberete dodavanje podataka u postojeću tablicu, podaci će biti dodani u tablicu. Ako odaberete povezivanje s podacima, Access će stvoriti povezanu tablicu u grupi Tablice u navigacijskom oknu.

Vrh stranice

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access
  1. Kliknite gumb Microsoft Office slika gumba pa Otvori.

  2. U dijaloškom okviru Otvaranje odaberite bazu podataka koju želite otvoriti.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Dvostruko pritisnite bazu podataka za njezino otvaranje u zadanom načinu određenom u dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access ili u načinu postavljenom administracijskim pravilima.

    • Pritisnite Otvori za otvaranje baze podataka za zajedničko korištenje u višekorisničkom okruženju kako biste vi i drugi korisnici mogli čitati iz baze podataka i u nju zapisivati.

    • Pritisnite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim pritisnite Otvori samo za čitanje za otvaranje baze podataka samo za čitanje kako biste je mogli prikazivati, ali ne i uređivati. Ostali korisni i dalje će moći čitati iz baze podataka i u nju zapisivati.

    • Pritisnite strelicu pokraj gumba Otvori i zatim za otvaranje baze podataka s isključivim pristupom pritisnite gumb Otvori. Nakon otvaranja baze podataka s isključivim pristupom onome tko pokuša otvoriti bazu podataka prikazuje se poruka "datoteka se već koristi".

    • Pritisnite strelicu pokraj gumba Otvori i zatim pritisnite Isključivo otvori samo za čitanje za otvaranje za pristup samo za čitanje. Drugi korisnici i dalje mogu otvarati bazu podataka, ali su ograničeni na način samo za čitanje.

Ako ne možete pronaći bazu podataka koju želite otvoriti   

  1. U dijaloškom okviru Otvaranje pritisnite Moje računalo ili pritisnite Moje računalo na padajućem popisu Pogledaj u.

  2. Na popisu pogona desnom tipkom miša pritisnite pogon koji bi po vašem mišljenju mogao sadržavati bazu podataka, a zatim pritisnite Pretraživanje.

  3. Upišite kriterije pretraživanja u dijaloški okvir Rezultati pretraživanja i zatim pritisnite Pretraživanje kako biste pretražili bazu podataka.

  4. Ako se baza podataka pronađe, dvostruko pritisnite na nju kako biste je otvorili.

  5. Morate pritisnuti Odustani u dijaloškom okviru Otvori kako bi se baza podataka otvorila. Zatim zatvorite dijaloški okvir Rezultati pretraživanja.

Napomena : Datoteku podataka možete otvoriti izravno u obliku vanjske datoteke, poput dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel. Također možete izravno otvoriti bilo koji ODBC izvor podataka, poput Microsoft SQL poslužitelja ili Microsoft FoxPro. Access automatski stvara novu bazu podataka u programu Access u istoj mapi u kojoj je i datoteka podataka te dodaje veze za svaku tablicu u vanjskoj bazi podataka.

Savjeti
  • Za otvaranje posljednje otvorene baze podataka pritisnite na naziv datoteke te baze podataka na popisu Otvori nedavno korištene baze podataka na stranici Uvod u Microsoft Office Access. Access će otvoriti bazu podataka s istim postavkama mogućnosti koje su bile postavljene posljednji put kad je baza podataka bila otvorena. Ako se popis nedavno korištenih datoteka ne prikaže pritisnite gumb Microsoft Office slika gumba i zatim Mogućnosti programa Access. U dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access pritisnite Napredno. Pod Prikaži upišite broj dokumenata za prikaz na popisu nedavno korištenih dokumenata, njih maksimalno devet.

  • Ako bazu podataka otvarate pritiskom na gumb Microsoft Office slika gumba i zatim naredbu Otvori, možete vidjeti popis prečaca do baza podataka koje ste ranije otvarali pritiskom na Moji nedavno korišteni dokumenti u dijaloškom okviru Otvori.

Vrh stranice

Stvaranje prilagođenog praznog predloška

Kada stvarate novi prazni predložak, Access otvara novu tablicu u koju možete unositi podatke, ali ne stvara druge objekte u bazi podataka. Ako u svim novim baza podataka koje stvorite želite neke druge objekte, poput obrazaca, izvještaja, makronaredbi ili dodatnih tablica, možete stvoriti prilagođeni prazni predložak koji sadrži te objekte. Tako, sljedeći put kada budete stvarali novu bazu podataka, ona će već sadržavati te objekte u predlošku. Osim tih objekata, predložak može sadržavati tablice unaprijed ispunjene podacima, kao i posebne postavke konfiguracije, svojstva baze podataka, reference ili šifre koje želite u svim novim bazama podataka.

Na primjer, pretpostavimo da imate skup makronaredbi koje želite koristiti u svim projektima. Ako stvorite prazni predložak koji sadrži te makronaredbe, Access će ih uključiti u sve nove baze podataka koje stvorite.

Prazne predloške možete stvoriti u obliku datoteke Office Access 2007, zatim 2002-2003 te Access 2000. Predložak mora imati naziv Prazno.accdb za format datoteke Office Access 2007 i Prazno.mdb za ranije oblike datoteke.

  • Ako je zdani format datoteke postavljen na Access 2000 ili Access 2002 - 2003, Access za naziv datoteke praznog predloška koristi Prazno.mdb. Nova baza podataka će biti stvorena u istom obliku datoteke kao Prazno.mdb. Na primjer, čak i ako je zadani format datoteke Access 2000, ako predložak s nazivom Prazno.mdb bude stvoren u obliku datoteke Access 2002-2003, sve nove datoteke koje stvorite će biti u obliku Access 2002-2003.

  • Ako je zadani format datoteke postavljen na Access 2007, Access koristi Prazno.accdb kao naziv datoteke za prazan predložak.

Kako mogu promijeniti zadani format datoteke?

  1. Pritisnite gumb Microsoft Office slika gumba , a zatim Mogućnosti programa Access.

  2. U dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access pritisnite Popularno.

  3. Pod Stvaranje baza podataka odaberite oblik koji želite na padajućem popisu Zadani format datoteke.

Za stvaranje praznog predloška učinite nešto od sljedećeg:

  • Stvorite novu bazu podataka (možete joj dati naziv Prazno ili neki privremeni naziv) i zatim uvezite i stvorite objekte koje želite uključiti u predložak.

  • Načinite kopiju postojeće baze podataka koja već sadrži objekte koje želite u predlošku i zatim izbrišite sve objekte koje ne želite.

Nakon što ste u predložak uključili sve objekte koje želite, morate ga spremiti na određeno mjesto.

  1. Pritisnite gumb Microsoft Office slika gumba , a zatim pokažite na Spremi kao.

  2. Pod Spremi bazu podataka u drugom obliku, pritisnite format datoteke koji želite za predložak.

  3. U dijaloškom okviru Spremi kao pronađite neku od ove dvije mape predložaka:

    • Mapa predložaka sustava    Na primjer, C:\Programske datoteke\Microsoft Office\Predlošci\1033\Access

    • Mapa predložaka korisnika    Na primjer:

      • U programuWindows Vista    c:\Korisnik\korisničko ime\AppData\Roaming\Microsoft\Predlošci

      • U sustavu Microsoft Windows Server 2003 ili Microsoft Windows XP    C:Dokumenti i postavke\korisničko ime\Aplikacijski podaci\Microsoft\Predlošci

        Napomena : Prazan predložak u mapi predložaka sustava će zamijeniti prazne predloške u bilo kojoj mapi predložaka korisnika.

  4. U okvir Naziv datoteke upišite (ili (Prazno.mdb, ako stvarate predložak u starijoj verziji) i zatim pritisnite Spremi.

Sada kada je novi predložak spremljen, kada stvarate novu praznu bazu podataka, objekti iz predloška će po zadanom biti uključeni u novu bazu podataka koju stvarate. Access otvara novu tablicu u prikazu podatkovne tablice, kao i kada stvarate novu praznu bazu podataka bez korištenja predloška.

Za prestanak korištenja praznog predloška izbrišite ili preimenujte datoteku pod nazivom Prazno.accdb (ili Prazno.mdb, za ranije verzije programa Access).

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×