Stvaranje i primjena pravilnika za upravljanje informacijama

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Pravila upravljanja informacijama omogućuju vam određivanje tko može pristupiti podatke tvrtke ili ustanove, što mogu učiniti pomoću njega i koliko ga zadržati. Pravilo može pomoći s pravnih i državnih propisa ili internih poslovnih procesa. Kao administrator, možete postaviti pravila da biste odredili kako pratiti dokumente, tko ima pristup dokumentima i koliko će se zadržavati dokumente.

Svaki pravila možete uspostaviti skupa pravila za određenu vrstu sadržaja. Svako pravilo u pravilu je značajka pravila. Na primjer, značajka pravila upravljanja informacijama nije odredite koliko vrstu sadržaja biti zadržavaju.

Napomena : Pravila upravljanja informacijama su prikupio programa informacije upravljanje pravila mjerača upravlja Microsoft, tjedno izvodi. Stoga police možda neće primjenjivati odmah. Nije moguće promijeniti učestalost i datum mjerača informacije Upravljanje pravilima.

Pravila upravljanja informacijama možete stvoriti na web-mjestu na tri načina:

  1. Stvaranje pravila upravljanja informacijama za korištenje na više vrsta sadržaja unutar zbirke web-mjesta.

  2. Stvaranje pravila upravljanja informacijama za vrstu sadržaja web-mjesta.

  3. Stvaranje pravila upravljanja informacijama za popis ili biblioteku.

Aktiviranje pravila web-mjesta Značajka omogućuje definiranje rasporede zadržavanja koje se odnose na web-mjestu i njezin sadržaj administratorima zbirke web-mjesta. Da biste aktivirali tu značajku:

  1. Idite na početnoj stranici zbirke web-mjesta za koju želite aktivirati značajku pravilnik web-mjesta.

    Idite na Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjestaodaberite Značajke zbirke web-mjesta.

  3. Pomaknite se do pravilnik web-mjesta. Na desnoj strani ako ne vidite aktivna, odaberite Aktiviraj.

Da biste bili sigurni da se pravilnik o informacijama Primijeni na sve dokumente određene vrste unutar zbirke web-mjesta, razmislite o stvaranju pravila na razini zbirke web-mjesta, a zatim kasnije primijenite pravila vrste sadržaja. Ove se nazivaju i pravila zbirke web-mjesta.

  1. Idite na Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta, na popisu Administracija zbirke web-mjesta kliknite pravila za zbirku web-mjesta.

  3. Na stranici pravila zbirke web-mjesta kliknite Stvori.

  4. Upišite naziv i opis pravila i napišite kratku izjavu pravila koja korisnicima objašnjava što pravila je. Izjave pravila može biti do 512 znakova.

  5. Potražite u članku Stvaranje pravila za vrstu sadržaja u nastavku ovog članka Dodatne upute za postavljanje značajki koje želite pridružiti pravila.

  6. Kliknite u redu da biste se vratili na stranicu web-mjesta.

Dodavanje pravila upravljanja informacijama u vrstu sadržaja olakšava pridruživanje značajki pravila s više popisa ili biblioteka. Možete odabrati da biste dodali postojeće pravila upravljanja informacijama u vrstu sadržaja ili stvaranje jedinstvenog pravila odnose na određene vrste sadržaja.

Možete dodati i pravila upravljanja informacijama u vrstu sadržaja koji se odnose na popise. To je pravilo primijeniti samo na stavke na popisu koji koriste tu vrstu sadržaja.

  1. Idite na Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Na stranici Postavke za vrstu sadržaja web-mjesta odaberite vrstu sadržaja koju želite dodati pravilo.

  4. Na stranici vrste sadržaja web-mjesta u odjeljku Postavke kliknite Postavke pravila upravljanja informacijama.

  5. Na stranici Postavke pravila upravljanja informacijama odaberite Definiraj pravilo, a zatim kliknite u redu.

  6. Na stranici Uređivanje pravila upišite naziv i opis pravila i pisanje kratak opis koji korisnicima objašnjava što pravila je. Opis može biti do 512 znakova.

  7. U sljedećim odjeljcima odaberite pojedinačne značajke koje želite dodati pravila za upravljanje informacijama.

  8. Da biste odredili razdoblje zadržavanja za dokumente i stavke koje se odnosi ovo pravilo, kliknite Omogući zadržavanje, a zatim navedite razdoblje zadržavanja i akcije koje želite da se pokreće nakon isteka stavki.

    Da biste odredili razdoblje zadržavanja

    1.

    Kliknite Dodaj fazu zadržavanja za zapise...

    2.

    Odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja da biste odredili kada je dokumenata ili stavki isteći. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste postavili istek datuma na temelju datuma kliknite Svojstva, u odjeljku događajje ova faza utemeljena svojstva datuma na stavci, a zatim odaberite akciju dokumenta ili stavke (na primjer, stvorene ili izmijenjene) i povećanje vremena nakon ove akcije (na primjer, broj dana, mjeseci ili godina) kada želite da se stavka će isteći.

    • Da biste koristili prilagođene formule zadržavanja za određivanje isteka, kliknite postavio prilagođene formule zadržavanja instalirana na ovom poslužitelju.

    Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako Prilagođena formula je postavljen vaš administrator.

    3.

    Pokretanje tijeka rada za mogućnost dostupna samo ako definirate pravila za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja koju već je pridružen tijek rada. Zatim ponudit će odabir tijekova rada za odabir.

    4.

    U odjeljku Ponavljanje odaberite Ponavljanje akcije ovoj fazi... i unesite koliko često želite da se pojavi ponovno akcija.

    Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako je akcija koju ste odabrali se mogu ponoviti. Na primjer, nećete moći postaviti ponavljanje akcije Trajno izbrisati.

    5.

    Kliknite U redu.

  9. Da biste omogućili nadzor dokumenata i stavki na koje utječe ovo pravilo, kliknite Omogući nadzor, a zatim odredite događaje koje želite nadzirati.

    Da biste omogućili nadzor

    1.

    Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku nadzor potvrdite okvir Omogući nadzor , a zatim potvrdite okvire uz događaje koje želite zadržati trag nadzora.

    2.

    Da biste se traži od korisnika umetanje crtičnih kodova u dokumente, odaberite potvrdni okvir Traži od korisnika Umetanje crtičnog koda prije spremanja ili ispisa .

    3.

    Kliknite u redu značajku nadzora pravila.

    Značajka pravila nadzora omogućuje tvrtki ili ustanova za stvaranje i analizu tragova nadzora za dokumente i stavke popisa kao što su popisi zadataka, popisi problema, grupe za raspravu i kalendara. Ova značajka pravila omogućuje zapisnik nadzora koji bilježi događaje, npr, kada prikazati, urediti ili izbrisati sadržaj.

    Kad je nadzor omogućen kao dio pravila upravljanja informacijama, administrator može vidjeti podatke o nadzoru u izvješća o korištenju pravila koja se temelje u programu Microsoft Excel, a koji sažetak trenutnog korištenja. Administratori mogu koristiti ta izvješća da biste odredili kako se koristi podatke unutar tvrtke ili ustanove. Ta izvješća mogu pomoći tvrtkama ili ustanovama provjere i njihovih usklađenosti s propisima ili da biste istražili potencijalne opasnosti.

    Zapisnik nadzora prati sljedeće informacije: naziv događaja, datum i vrijeme događaja, a naziv sustava korisnika koji se izvodi akciju.

  10. Kada su crtičnih kodova omogućene kao dio pravilnika, su dodali svojstva dokumenta i prikazana u područje zaglavlja dokumenta na koju je primijenjena crtičnog koda. Oznake, crtične kodove i moguće ručno ukloniti iz dokumenta.

    Da biste omogućili crtičnih kodova

    1.

    Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Crtični kodovi odaberite potvrdni okvir Omogući crtične kodove .

    2.

    Da biste se traži od korisnika umetanje crtičnih kodova u dokumente, odaberite potvrdni okvir Traži od korisnika Umetanje crtičnog koda prije spremanja ili ispisa .

    3.

    Kliknite u redu značajke crtičnog koda pravila.

    Pravila crtičnog koda generira Code 39 standardne crtične kodove. Svaka slika crtičnog koda uključuje tekst ispod simbola crtičnog koda koji predstavlja vrijednost crtičnog koda. Time se omogućuje crtičnog koda podataka koja će se koristiti čak i kada hardver za skeniranje nije dostupna. Korisnici mogu ručno unijeti broj crtičnog koda u okvir za pretraživanje da biste pronašli stavku na web-mjestu.

  11. Da biste postavili da dokumenata koji su to pravilo imaju natpise, kliknite Omogući oznake, a zatim odredite postavke za naljepnice.

    Da biste omogućili naljepnice

    1.

    Da biste korisnike Obvezali da dodavanje natpisa u dokumentu, potvrdite okvirTraži od korisnika Umetanje natpisa prije spremanja ili ispisa.

    Napomena : Ako želite da budu obavezni natpisi, odaberite taj potvrdni okvir.

    2.

    Da biste zaključali oznaku tako da ga nije moguće promijeniti nakon što ga umetnuti, odaberite potvrdni okvir Onemogući promjenu oznaka nakon dodavanja .

    Ta postavka onemogućuje tekst natpisa da ažurira kada oznaku umetnut u stavku unutar klijentska aplikacija kao što su Word, Excel ili PowerPoint. Ako želite da se oznaka ažurirati prilikom ažuriranja svojstava za ovaj dokument ili stavku, odaberite taj potvrdni okvir.

    3.

    U okviru oblik natpisa upišite tekst za natpis obliku u kojem želite da se prikazuje. Natpisi mogu sadržavati do 10 referenci stupaca, od kojih svaki može biti najviše 255 znakova. Da biste stvorili oblikovanje naljepnice, učinite sljedeće:

    Upišite nazive stupaca koje želite uključiti u natpis redoslijedom kojim želite da se prikazuju. Obuhvatite nazive stupaca vitičasta zagrada ({}), kao što je prikazano u primjeru na stranici Uređivanje pravilnika.

    Upišite riječi za prepoznavanje stupce izvan zagrada, kao što je prikazano u primjeru na stranici Uređivanje pravilnika.

    4.

    Da biste dodali prijelom retka, upišite \n mjesto na koje želite da se pojavi prijelom retka.

    5.

    Odaberite veličinu fonta i stil i navedite želite li da se natpis smješteni lijevo, središnji ili desno unutar dokumenta.

    Savjet : Odaberite font i stil koji je dostupan na računalima korisnika. Veličina fonta utječe na koliko teksta može se prikazati na naljepnici.

    6.

    Unesite visinu i širinu naljepnice. Visina natpisa može biti u rasponu od.25 inča do 20 inča, a širina natpisa može biti u rasponu od.25 inča do 20 inča. Tekst natpisa uvijek okomito centriran unutar slike natpisa.

    7.

    Kliknite Osvježi da biste pretpregledali sadržaj natpisa.

  12. Kliknite U redu.

Možete definirati pravila zadržavanja koji se primjenjuje samo na određeni popis, biblioteku ili mapu. Ako ste stvorili pravilo zadržavanja način, međutim, nije moguće ponovno koristiti ovo pravilo na ostale popise, biblioteke, mape ili web-mjesta.

Napomena : Pravilnik o mjestu ne možete primijeniti pravilo zbirke web-mjesta.

Ako želite Primjena pravilnika o zadržavanju jedan za sve vrste sadržaja na jednom mjestu, vjerojatno će želite koristiti temeljena zadržavanja. U većini drugim slučajevima želite provjeriti je li navedena pravilnika o zadržavanju za sve vrste sadržaja.

Napomena : Svake podmape nasljeđuje pravila zadržavanja nadređenog, osim ako ne odaberete nasljeđivanje i definirali novog pravilnika o zadržavanju na podređene razine.

Ako želite definirati pravila upravljanja informacijama osim zadržavanja za popis ili biblioteku, morate definirati pravila upravljanja informacijama za svaku pojedinu vrstu sadržaja popisa povezan s popisa ili biblioteke. Stvaranje pravila za vrstu sadržaja web-mjesta potražite u ovom članku dodatne informacije.

Važno : Ako bilo kojem trenutku odlučite da biste se prebacili iz vrste sadržaja koji se temelji na mjestu – pravila za popis ili biblioteku, samo pravila zadržavanja bit će upotrijebljen kao pravila utemeljenih na mjestu. Sve ostale pravilnika o upravljanju (revizije, crtične kodove i crtičnih kodova) će biti nasljeđuju od pridružene vrste sadržaja.

Savjet : Mjestu pravila za zbirku web-mjesta može se onemogućiti Deaktiviranjem biblioteke i deaktivirajte značajku. Time se omogućuje administratori zbirke web-mjesta da biste bili sigurni da njihove pravila vrste sadržaja su nadjačati politika mjesto koje se temelje na popis administratora.

Morate imati barem dozvole za upravljanje popisima da biste promijenili postavke pravila upravljanja informacijama za popis ili biblioteku.

  1. Otvorite popis ili biblioteku za koju želite odrediti pravila upravljanja informacijama.

  2. Za biblioteku dokumenata, kliknite Postavke Postavke: ažuriranje profila, instalacija softvera i povezivanje s oblakom , Postavke biblioteke.

    Ako ne vidite izbornik stavke ili za popis, kliknite karticu Biblioteka ili popis na vrpci, a zatim kliknite Postavke biblioteke ili Postavke popisa.

  3. U odjeljku dozvole i upravljanje, kliknite Postavke pravila upravljanja informacijama.

  4. Na stranici Postavke pravila upravljanja informacijama, provjerite je li izvor zadržavanja za popis ili biblioteku postavljena na biblioteke i mape. Ako se Vrsta sadržaja kao izvor, učinite sljedeće:

    • Kliknite Promjena izvora.

    • Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Izvor zadržavanja odaberite biblioteke i mape. Bit ćete obaviješteni da će zanemariti pravila zadržavanja vrste sadržaja.

    • Kliknite U redu.

  5. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Raspored zadržavanja temelji biblioteke unesite kratak opis pravila koje stvarate.

  6. U odjeljku Osobe koje nisu zapisi, kliknite Dodaj fazu zadržavanja...

    Važno : Imajte na umu da u odjeljku zapisa, možete odabrati da biste definirali različite zadržavanja za zapise tako da odaberete u Definirajte različite faze zadržavanja za mogućnost zapisa.

  7. U dijaloškom okviru svojstva faze odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja da biste odredili kada skupa dokumenata ili stavki isteći. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste postavili istek datuma na temelju datuma kliknite Svojstva, u odjeljku događajje ova faza utemeljena svojstva datuma na stavci, a zatim odaberite akciju dokumenta ili stavke (na primjer, stvorene ili izmijenjene) i povećanje vremena nakon ove akcije (na primjer, broj dana, mjeseci ili godina) kada želite da se stavka će isteći.

    • Da biste koristili prilagođene formule zadržavanja za određivanje isteka, kliknite postavio prilagođene formule zadržavanja instalirana na ovom poslužitelju.

      Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako Prilagođena formula je postavljen vaš administrator.

    • U odjeljku Akcijaodredite što će se dogoditi kada istekne dokument ili stavku. Da biste omogućili na određenu akciju na dokument ili stavku (recimo, brisanja), odaberite akciju s popisa.

  8. Pokretanje tijeka rada za mogućnost dostupna samo ako definirate pravila za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja koju već je pridružen tijek rada. Zatim ponudit će odabir tijekova rada za odabir.

  9. U odjeljku Ponavljanje odaberite Ponavljanje akcije ovoj fazi... i unesite koliko često želite da se pojavi ponovno akcija.

    Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako je akcija koju ste odabrali se mogu ponoviti. Na primjer, nećete moći postaviti ponavljanje akcije Trajno izbrisati.

  10. Kliknite U redu.

Ako su pravila upravljanja informacijama već stvorena za web-mjesto kao pravila zbirke web-mjesta, primijenite jedan pravila u vrstu sadržaja. Tako da to učinite, možete primijeniti ista pravila za više vrsta sadržaja u zbirci web-mjesta zajednički koristite na istom nadređenu vrstu sadržaja.

Napomena : Ako želite primijeniti pravila za više vrsta sadržaja u zbirci web-mjesta, a imate upravljanih metapodataka servisa konfigurirana, možete koristiti objavljivanje vrste sadržaja da biste objavili članak upravljanje informacije pravila za više zbirki web-mjesta. Primjena pravilnika o vrstama sadržaja zbirki web-mjesta potražite u ovom članku dodatne informacije.

  1. Otvorite popis ili biblioteku koja sadrži vrstu sadržaja u koju želite primijeniti pravilo.

  2. Za biblioteku dokumenata, kliknite Postavke Postavke: ažuriranje profila, instalacija softvera i povezivanje s oblakom , Postavke biblioteke.

    Ako ne vidite izbornik stavke ili za popis, kliknite karticu Biblioteka ili popis na vrpci, a zatim kliknite Postavke biblioteke ili Postavke popisa.

  3. U odjeljku dozvole i upravljanje, kliknite Postavke pravila upravljanja informacijama.

  4. Provjerite je li izvor pravila postavljen za Vrste sadržaja, a zatim u odjeljku Pravila za vrste sadržaja odaberite vrstu sadržaja koju želite primijeniti pravilnik.

  5. U odjeljku Određivanje pravila kliknite Koristi pravila za zbirke web-mjesta, a zatim odaberite pravilo koje želite primijeniti na popisu.

    Napomena : Ako mogućnost Koristi pravila zbirke web-mjesta nije dostupna, su definirani nema pravila zbirke web-mjesta za zbirku web-mjesta.

  6. Kliknite U redu.

    Važno : Ako popis ili biblioteku u kojoj radite podržava upravljanje više vrsta sadržaja, u odjeljku Vrste sadržaja možete kliknuti vrste sadržaja za koju želite odrediti pravila upravljanja informacijama. To će vas odvesti izravno korak 5 iznad.

Zajedničko korištenje vrste sadržaja zbirki web-mjesta pomoću servisne aplikacije za upravljane metapodatke da biste postavili objavljivanje vrste sadržaja. Objavljivanje vrste sadržaja pomoći će vam upravljanje sadržajem i metapodataka dosljedno na vašem web-mjestima jer vrste sadržaja možete stvoriti i ažurirati središnje i ažuriranja mogu objavljivati odgovor s većim brojem subscribing zbirke web-mjesta ili web-aplikacije.

Možete definirati pravila upravljanja informacijama i zatim Stvaranje predloška iz nje da biste koristili kao što je potrebno više zbirki web-mjesta. Ta metoda može se koristiti ako želite imati sigurnosne kopije pravila za podatke i može se koristiti i kao zamjenski način korištenja objavljivanje vrste sadržaja za primjenu jedan pravilo zbirki web-mjesta. Stvaranje predloška ili sigurnosne kopije pravila Izvoz pravila iz jednu zbirku i zatim uvezete spremljenu mjesto ili drugu zbirku web-mjesta.

Važno : Ako koristite izvoza/uvoza značajka kao način da čitav niz predložaka pravila, imajte na umu da postoji jedinstveni identifikator u .xml datoteci pravila. Zbog toga ne možete uvesti to pravilo na web-mjesto više puta bez promjene Jedinstveni identifikator.

Izvoz pravila

  1. U zbirci web-mjesta gdje se nalazi pravilo, idite na Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite pravila za zbirku web-mjesta.

  3. Kliknite pravilo koje želite izvesti, pomaknite se do dna pravila, a zatim kliknite Izvoz.

  4. Kada se zatraži da biste spremili ili otvorite datoteku, kliknite Spremi, a zatim odaberite mjesto na koje želite spremiti datoteku. Obavezno odaberite mjesto na koje je dostupno zbirkama web-mjesta koje uvozite pravila.

  5. Kada se prikaže dijaloški okvir preuzimanje dovrši, kliknite Zatvori.

Uvoz pravila za zbirku web-mjesta na drugu

Uvoz pravila upravljanja informacijama omogućuje vam da biste primijenili na više vrsta sadržaja na razini web-mjesta ili popisa unutar zbirke sve navedenog web-mjesta. Prednosti Time se dvostruk: ne morate ponovno definiranje i Primjena pravila na svaku vrstu sadržaja, a možete jednostavnije upravljati izmjene pravila izmjenom pravila u samo jednom mjestu.

  1. Na početnoj stranici zbirke web-mjesta na koje želite primijeniti pravilnik, idite na Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite pravila za zbirku web-mjesta.

  3. Na stranici pravila zbirke web-mjesta kliknite Uvezi, a zatim Pregledaj da biste pronašli XML datoteku pravila.

  4. Odaberite XML datoteku u kojoj je spremljena pravila, a zatim kliknite Otvori.

  5. Na stranici Uvoz pravila zbirke web-mjesta stranice, kliknite Uvezi da biste dodali pravilo zbirku web-mjesta.

Uvezeno pravilo sada se mogu primijeniti na jedan ili više vrsta sadržaja na razini web-mjesta ili popisa. U odjeljku Primijeni pravilo zbirke web-mjesta da biste sadržaja upišite ranije u ovom članku.

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×