Stvaranje i primjena pravilnika za upravljanje informacijama

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Pravila upravljanja informacijama omogućuju tvrtki ili ustanovi kontrolirati koliko će se zadržavati sadržaja, nadzor osoba radnje sa sadržajem i dodavanje crtičnih kodova ili natpisa dokumenata. Pravilo može pomoći s pravnih i državnih propisa ili internih poslovnih procesa. Kao administrator, možete postaviti pravila da biste odredili kako pratiti dokumente i koliko će se zadržavati dokumente.

Možete stvoriti programa mogu pravilnika za upravljanje informacije na tri različite lokacije u hijerarhiji web-mjesta iz na imalo da biste na najuže:

  • Stvaranje pravila za korištenje na više vrsta sadržaja unutar zbirke web-mjesta.

  • Stvaranje pravila za vrstu sadržaja web-mjesta.

  • Stvaranje pravila za popis ili biblioteku.

Dodatne informacije potražite u članku Uvod u pravila upravljanja informacijama.

Stvaranje pravila za više vrsta sadržaja unutar zbirke web-mjesta

Da biste bili sigurni da informacijama primjenjuje se na sve dokumente određene vrste unutar zbirke web-mjesta, razmislite o stvaranju pravila na razini zbirke web-mjesta, a zatim kasnije primijenite pravila vrste sadržaja. Ove se nazivaju i pravila zbirke web-mjesta.

  1. Na početnoj stranici zbirke web-mjesta > Postavke Gumb Postavke sustava SharePoint 2016 na naslovnoj traci. > Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija zbirke web-mjesta > Predlošci pravila u vrsta sadržaja.
    Veza na predložak pravilnika o vrsti sadržaja na stranici s postavkama web-mjesta

  3. Na stranici pravila > Stvori.

  4. Unesite naziv i opis pravila i napišite kratku izjavu pravila koja korisnicima objašnjava što pravila je.

  5. U sljedećem odjeljku o stvaranju pravila za vrstu sadržaja web-mjesta da biste saznali kako postaviti značajki koje želite pridružiti pravila.

  6. Odaberite U redu.

Stvaranje pravila za vrstu sadržaja web-mjesta

Dodavanje pravila upravljanja informacijama u vrstu sadržaja olakšava pridruživanje značajki pravila s više popisa ili biblioteka. Možete odabrati da biste dodali postojeće pravila upravljanja informacijama u vrstu sadržaja ili stvaranje jedinstvenog pravila specifične za određene vrste sadržaja.

Možete dodati i pravila upravljanja informacijama u vrstu sadržaja koji se odnose na popise. To je pravilo primijeniti samo na stavke na popisu koji koriste tu vrstu sadržaja.

  1. Na početnoj stranici zbirke web-mjesta > Postavke Gumb Postavke sustava SharePoint 2016 na naslovnoj traci. > Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera > vrste sadržaja web-mjesta.
    Veza vrste sadržaja web-mjesta na stranici Postavke web-mjesta

  3. Na stranici Postavke za vrstu sadržaja web-mjesta odaberite vrstu sadržaja koju želite dodati pravilo.

  4. Na stranici vrste sadržaja web-mjesta u odjeljku Postavke > Postavke pravila upravljanja informacijama.

  5. Na stranici Uređivanje pravila unesite naziv i opis pravila i pisanje kratak opis koji korisnicima objašnjava što pravila je.

  6. U sljedećim odjeljcima odaberite pojedinačne značajke koje želite dodati pravila za upravljanje informacijama.
    Vrste pravilnika o sadržaju

  7. Da biste odredili razdoblje zadržavanja za dokumente i stavke koje se odnosi ovo pravilo, odaberite Omogući zadržavanje, a zatim navedite razdoblje zadržavanja i akcije koje želite da se pokreće nakon isteka stavki.

    Da biste odredili razdoblje zadržavanja

1.

Odaberite Dodaj fazu zadržavanja za zapise...

2.

Odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja za određivanje dokumente i stavke postavljene isteći. Učinite nešto od sljedećeg:

  • Postavljanje datuma isteka na temelju svojstva datuma, u odjeljku događaj > je ova faza utemeljena svojstva datuma na stavci, a zatim odaberite akciju dokumenta ili stavke (na primjer, stvorene ili izmijenjene), a jedinicu vremena nakon ove akcije (na primjer, broj dana, mjeseci ili godina) kada želite da se isteka stavke.

  • Da biste koristili prilagođene formule zadržavanja za određivanje isteka, odaberite postavio prilagođene formule zadržavanja instalirana na ovom poslužitelju.

Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako Prilagođena formula je postavljen vaš administrator.

3.

Pokretanje tijeka rada za mogućnost dostupna samo ako definirate pravila za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja koju već je pridružen tijek rada. Zatim ponudit će odabir tijekova rada za odabir.

4.

U odjeljku Ponavljanje odaberite Ponavljanje akcije ovoj fazi... i unesite koliko često želite da se pojavi ponovno akcija.

Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako je akcija koju ste odabrali se mogu ponoviti. Na primjer, nećete moći postaviti ponavljanje akcije Trajno izbrisati.

5.

Odaberite u redu.

  1. Da biste omogućili nadzor dokumenata i stavki na koje utječe ovo pravilo, odaberite Omogući nadzor, a zatim odredite događaje koje želite nadzirati.

    Da biste omogućili nadzor

1.

Na stranici Uređivanje pravilnika stranice u odjeljku Nadzor > nadzirati , a zatim potvrdite okvire uz događaje koje želite zadržati u for. trag nadzora

2.

Da biste se traži od korisnika da biste umetnuli te crtične kodove u dokumente, Odaberite Korisnike podsjetiti da umetnu crtični kod prije spremanja ili ispisa .

3.

Odaberite u redu Da biste pravilo primijenili značajku nadzora.

Značajka pravila nadzora omogućuje tvrtki ili ustanova za stvaranje i analizu tragova nadzora za dokumente i stavke popisa kao što su popisi zadataka, popisi problema, grupe za raspravu i kalendara. Ova značajka pravila omogućuje zapisnik nadzora koji bilježi događaje, npr, kada prikazati, urediti ili izbrisati sadržaj.

Kad je nadzor omogućen kao dio pravila upravljanja informacijama, administrator može vidjeti podatke o nadzoru u izvješća o korištenju pravila koja se temelje u programu Microsoft Excel, a koji sažetak trenutnog korištenja. Administratori mogu koristiti ta izvješća da biste odredili kako se koristi podatke unutar tvrtke ili ustanove. Ta izvješća mogu pomoći tvrtkama ili ustanovama provjere i njihovih usklađenosti s propisima ili da biste istražili potencijalne opasnosti.

Zapisnik nadzora prati sljedeće informacije: naziv događaja, datum i vrijeme događaja, a naziv sustava korisnika koji se izvodi akciju.

  1. Kada su crtičnih kodova omogućene kao dio pravilnika, su dodali svojstva dokumenta i prikazuje u području zaglavlja dokumenta na koju je primijenjena crtičnog koda. Oznake, crtične kodove i moguće ručno ukloniti iz dokumenta. Možete odrediti hoće li se od korisnika tražiti uključivanje crtičnog koda prilikom ispisa ili spremanja stavke ili ako crtičnog koda trebali biste ručno unijeli pomoću kartice Umetanje u 2010 Office programe.

    Da biste omogućili crtičnih kodova

1.

Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Crtični kodovi> Omogući crtične kodove.

2.

Da biste se traži od korisnika umetanje crtičnih kodova u dokumente, odaberite Podsjeti korisnike da umetnu crtični kod prije spremanja ili ispisa.

3.

Odaberite u redu značajke crtičnog koda pravila.

Pravila crtičnog koda generira Code 39 standardne crtične kodove. Svaka slika crtičnog koda uključuje tekst ispod simbola crtičnog koda koji predstavlja vrijednost crtičnog koda. Time se omogućuje crtičnog koda podataka koja će se koristiti čak i kada hardver za skeniranje nije dostupna. Korisnici mogu ručno unijeti broj crtičnog koda u okvir za pretraživanje da biste pronašli stavku na web-mjestu.

  1. Da biste postavili dokumente koji su to pravilo imaju je natpise, odaberite Omogući oznake, a zatim navedite željene postavke za natpise.

    Da biste omogućili naljepnice

1.

Da biste korisnike Obvezali da dodavanje natpisa u dokumentu, odaberite Podsjeti korisnika da biste umetnuli natpisa prije spremanja ili ispisa.

Napomena : Ako želite da budu obavezni natpisi, odaberite taj potvrdni okvir.

2.

Da biste zaključali oznaku tako da ga nije moguće promijeniti nakon što ga umetnuti, odaberite Onemogući promjenu oznaka nakon dodavanja.

Ta postavka onemogućuje tekst natpisa da ažurira kada oznaku umetnut u stavku unutar klijentske aplikacije kao što su Word, Excel ili PowerPoint. Ako želite da se oznaka ažurirati prilikom ažuriranja svojstava za ovaj dokument ili stavku, odaberite taj potvrdni okvir.

3.

U okviru oblik natpisa, unesite tekst za natpis obliku u kojem želite da se prikazuje. Natpisi mogu sadržavati do 10 referenci stupaca, od kojih svaki može biti najviše 255 znakova. Da biste stvorili oblikovanje naljepnice, učinite sljedeće:

Upišite nazive stupaca koje želite uključiti u natpis redoslijedom kojim želite da se prikazuju. Obuhvatite nazive stupaca vitičasta zagrada ({}), kao što je prikazano u primjeru na stranici Uređivanje pravilnika.

Upišite riječi za prepoznavanje stupce izvan zagrada, kao što je prikazano u primjeru na stranici Uređivanje pravilnika.

4.

Da biste dodali prijelom retka, unesite \n na mjesto na koje želite da se pojavi prijelom retka.

5.

Odaberite veličinu fonta i stil, a zatim odredite želite li natpis smjestiti lijevo, središnji ili desno unutar dokumenta.

Odaberite font i stil koji je dostupan na računalima korisnika. Veličinu fonta utječe na to koliko teksta može se prikazati na naljepnici.

6.

Unesite visinu i širinu naljepnice. Visina natpisa može biti u rasponu od.25 inča do 20 inča, a širina natpisa može biti u rasponu od.25 inča do 20 inča. Tekst natpisa uvijek okomito centriran unutar slike natpisa.

7.

Odaberite Osvježi da biste pretpregledali sadržaj natpisa.

  1. Odaberite U redu.

Stvaranje pravila za popis, biblioteku ili mapu (pravilnika o zadržavanju temeljena)

Možete definirati pravila zadržavanja koji se primjenjuje samo na određeni popis, biblioteku ili mapu. Međutim, ako stvorite pravilo zadržavanja na taj način, ne može ponovno koristiti ovo pravilo na ostale popise, biblioteke, mape ili web-mjesta, a ne možete primijeniti pravilo zbirke web-mjesta u pravilnik o mjestu.

Ako želite Primjena pravilnika o zadržavanju jedan za sve vrste sadržaja na jednom mjestu, vjerojatno će želite koristiti temeljena zadržavanja. U većini drugim slučajevima želite provjeriti je li navedena pravilnika o zadržavanju za sve vrste sadržaja.

Svake podmape nasljeđuje pravila zadržavanja nadređenog, osim ako ne odaberete nasljeđivanje i definirali novog pravilnika o zadržavanju na podređene razine.

Ako želite definirati pravila upravljanja informacijama osim zadržavanja za popis ili biblioteku, morate definirati pravila upravljanja informacijama za svaku pojedinu vrstu sadržaja popisa povezan s popisa ili biblioteke.

Ako bilo kojem trenutku odlučite da biste se prebacili iz vrste sadržaja koji se temelji na mjestu – pravila za popis ili biblioteku, samo pravila zadržavanja bit će upotrijebljen kao pravila utemeljenih na mjestu. Sve ostale pravilnika o upravljanju (revizije, crtične kodove i crtičnih kodova) će biti nasljeđuju od pridružene vrste sadržaja.

Mjestu pravila za zbirku web-mjesta može se onemogućiti Deaktiviranjem biblioteke i deaktivirajte značajku. Time se omogućuje administratori zbirke web-mjesta da biste bili sigurni da njihove pravila vrste sadržaja ne nadjačati politika mjesto koje se temelje na popis administratora.

Morate imati barem dozvolu za upravljanje popisima s da biste promijenili postavke pravila upravljanja informacijama za popis ili biblioteku.

  1. Otvorite popis ili biblioteku za koju želite odrediti pravila upravljanja informacijama.

  2. Na vrpci odaberite karticu Biblioteka ili popis > Postavke biblioteke ili Postavke popisa.

    U sustavu SharePoint Online, kliknite Postavke , a zatim kliknite Postavke popisa ili Postavke biblioteke.

  3. U odjeljku dozvole i upravljanje> Postavke pravila upravljanja informacijama.
    Veza na pravilnike o upravljanju informacijama na stranici s postavkama biblioteke dokumenata

  4. Na stranici Postavke pravila upravljanja informacijama, provjerite je li izvor zadržavanja za popis ili biblioteku postavljena na biblioteke i mape.

    Ako Vrstu sadržaja prikazuje se kao izvor, kliknite Promijeni izvor, a zatim kliknite biblioteke i mape. Bit ćete obaviješteni da će zanemariti pravila zadržavanja vrste sadržaja. Odaberite u redu.

  5. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Raspored zadržavanja temelji biblioteke, unesite kratak opis pravila koje stvarate.

  6. Odaberite Dodaj fazu zadržavanja...

    Imajte na umu da u odjeljku zapisa, možete odabrati da biste definirali različite zadržavanja za zapise tako da odaberete u Definirajte različite faze zadržavanja za mogućnost zapisa.

  7. U dijaloški okvir svojstva faze odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja da biste odredili kada skupa dokumenata ili stavki isteći. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Postavljanje datuma isteka na temelju svojstva datuma, u odjeljku događaj > je ova faza utemeljena svojstva datuma na stavci, a zatim odaberite akciju dokumenta ili stavke (na primjer, stvorene ili izmijenjene), a jedinicu vremena nakon ove akcije (na primjer, broj dana, mjeseci ili godina) kada želite da se isteka stavke.

    • Da biste koristili prilagođene formule zadržavanja za određivanje isteka, odaberite postavio prilagođene formule zadržavanja instalirana na ovom poslužitelju.

      Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako Prilagođena formula je postavljen vaš administrator.

    • U odjeljku AkcijeNavedite što će se dogoditi kada istekne dokument ili stavku. Da biste omogućili na određenu akciju na dokument ili stavku (recimo, brisanja), odaberite akciju s popisa.

  8. Pokretanje tijeka rada za mogućnost dostupna samo ako definirate pravila za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja koju već je pridružen tijek rada. Zatim ponudit će odabir tijekova rada za odabir.

  9. U odjeljku Ponavljanje, odaberite Ponavljanje akcije ovoj fazi... i unesite koliko često želite da se pojavi ponovno akcija.

    Napomena : Ova mogućnost dostupna samo ako je akcija koju ste odabrali se mogu ponoviti. Na primjer, nećete moći postaviti ponavljanje akcije Trajno izbrisati.

  10. Odaberite U redu.

Primjena pravila za zbirku web-mjesta u vrstu sadržaja

Ako su pravila upravljanja informacijama već stvorena za web-mjesto kao pravila zbirke web-mjesta, primijenite jedan pravila u vrstu sadržaja. Na više vrsta sadržaja u zbirci web-mjesta koje imaju isti nadređenu vrstu sadržaja na taj način, možete primijeniti ista pravila.

Ako želite primijeniti pravila za više vrsta sadržaja u zbirci web-mjesta, a imate upravljanih metapodataka servisa konfigurirana, možete koristiti objavljivanje vrste sadržaja da biste objavili članak upravljanje informacije pravila za više zbirki web-mjesta. U odjeljku Primjena pravilnika o vrstama sadržaja zbirki web-mjesta za dodatne informacije.

  1. Otvorite popis ili biblioteku koja sadrži vrstu sadržaja u koju želite primijeniti pravilo.

  2. Na vrpci odaberite karticu Biblioteka ili popis > Postavke biblioteke ili Postavke popisa.

    U sustavu SharePoint Online, kliknite Postavke , a zatim kliknite Postavke popisa ili Postavke biblioteke.

  3. U odjeljku dozvole i upravljanje > Postavke pravila upravljanja informacijama.
    Veza na pravilnike o upravljanju informacijama na stranici s postavkama biblioteke dokumenata

  4. Provjerite je li izvor pravila postavljen za Vrste sadržaja, a zatim u odjeljku Pravila za vrste sadržaja odaberite vrstu sadržaja koju želite primijeniti pravilnik.

  5. U odjeljku Određivanje pravila > Koristi pravila za zbirke web-mjesta, a zatim odaberite pravilo koje želite primijeniti na popisu.

    Napomena : Ako mogućnost Koristi pravila zbirke web-mjesta nije dostupna, su definirani nema pravila zbirke web-mjesta za zbirku web-mjesta.

  6. Odaberite U redu.

    Ako popis ili biblioteku u kojoj radite podržava upravljanje više vrsta sadržaja, u odjeljku Vrste sadržaja možete odabrati vrstu sadržaja za koju želite odrediti pravila upravljanja informacijama. To će vas odvesti izravno korak 5 iznad.

Primjena pravilnika o zbirki web-mjesta

Zajedničko korištenje vrste sadržaja zbirki web-mjesta pomoću servisne aplikacije za upravljane metapodatke da biste postavili objavljivanje vrste sadržaja. Objavljivanje vrste sadržaja pomoći će vam upravljanje sadržajem i metapodataka dosljedno na vašem web-mjestima jer vrste sadržaja možete stvoriti i ažurirati središnje i ažuriranja mogu objavljivati odgovor s većim brojem subscribing zbirke web-mjesta ili web-aplikacije.

Stvaranje predloška iz postojećeg pravila da biste koristili zbirki web-mjesta

Možete definirati pravila upravljanja informacijama i zatim Stvaranje predloška iz nje da biste koristili kao što je potrebno više zbirki web-mjesta. Ta metoda može se koristiti ako želite imati sigurnosne kopije pravila za podatke i može se koristiti i kao zamjenski način korištenja objavljivanje vrste sadržaja za primjenu jednom pravilo zbirki web-mjesta. Stvaranje predloška ili sigurnosne kopije pravila Izvoz pravila iz jednu zbirku i zatim uvezete spremljenu mjesto ili drugu zbirku web-mjesta.

Važno : Ako koristite izvoza/uvoza značajka kao način da čitav niz predložaka pravila, imajte na umu da postoji jedinstveni identifikator u .xml datoteci pravila. Zbog toga ne možete uvesti to pravilo na web-mjesto više puta bez promjene Jedinstveni identifikator.

Izvoz pravila

  1. Na početnoj stranici zbirke web-mjesta odaberite Postavke Mali zupčanik postavki koji je zamijenio mogućnost Postavke web-mjesta. > Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija zbirke web-mjesta > Predlošci pravila u vrsta sadržaja.
    Veza na predložak pravilnika o vrsti sadržaja na stranici s postavkama web-mjesta

  3. Odaberite pravilo koje želite izvesti > pomaknite se do dna > Izvoz.

  4. Na upit za spremanje i otvaranje datoteke, odaberite Spremi, a zatim odaberite mjesto na koje želite spremiti datoteku. Obavezno odaberite mjesto na koje je dostupno zbirkama web-mjesta koje uvozite pravila.

  5. Kada se prikaže dijaloški okvir preuzimanje dovrši, odaberite Zatvori.

Uvoz pravila za zbirku web-mjesta na drugu

Uvoz pravila upravljanja informacijama omogućuje vam da biste primijenili na više vrsta sadržaja na razini web-mjesta ili popisa unutar zbirke sve navedenog web-mjesta. Prednosti Time se dvostruk: ne morate ponovno definiranje i Primjena pravila na svaku vrstu sadržaja, a možete jednostavnije upravljati izmjene pravila izmjenom pravila u samo jednom mjestu.

  1. Na početnoj stranici zbirke web-mjesta na koje želite primijeniti pravilnik, odaberite Postavke Mali zupčanik postavki koji je zamijenio mogućnost Postavke web-mjesta. > Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija zbirke web-mjesta > Predlošci pravila u vrsta sadržaja.

  3. Na stranici pravila > Uvoz > Pregledaj da biste pronašli XML datoteku pravila.

  4. Odaberite XML datoteku u kojoj je spremljena pravila > Otvori.

  5. Na stranici Uvoz pravila zbirke stranica > Uvoz da biste dodali pravilo zbirku web-mjesta.

Uvezeno pravilo sada se mogu primijeniti na jedan ili više vrsta sadržaja na razini web-mjesta ili popisa.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×