Stvaranje i ispis naljepnica za pisma na temelju popisa adresa u programu Excel

Stvaranje i ispis naljepnica za pisma na temelju popisa adresa u programu Excel

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Ako želite izvršiti masovno slanje na popis adresa spremljen na radnom listu programa Microsoft Office Excel, to možete učiniti pomoću cirkularnih pisama programa Microsoft Office Word. Postupkom stvaranja cirkularnih pisama stvara se list s adresnim naljepnicama koji možete ispisati, a svaka naljepnica na tom listu sadrži jednu adresu s popisa.

Da biste stvorili i ispisali naljepnice za poštu, najprije morate pripremiti podatke s radnog lista u programu Excel, a zatim putem programa Word konfigurirati, organizirati, pregledati i ispisati te naljepnice. Kada za masovno slanje pošte na adrese s popisa želite koristiti naljepnice s adresama, list s naljepnicama s adresama stvorite pomoću značajke cirkularnih pisama. Svaka naljepnica sadrži adresu s vašeg popisa.

Postupak izrade cirkularnih pisama podrazumijeva sljedeće općenite korake:

  1. Priprema podataka s radnog lista u programu Excel za stvaranje cirkularnog pisma    Prije nego počnete postupak stvaranja cirkularnog pisma, popis adresa mora odgovarati tabličnoj strukturi potrebnoj za stvaranje cirkularnih pisama.

  2. Konfiguriranje naljepnica za cirkularna pisma u programu Word    Izgled naljepnica možete postaviti jednom za sve naljepnice u cirkularnom pismu. U cirkularnim se pismima dokument koji služi za naziva glavni dokument. U glavnom dokumentu naljepnica možete postaviti i sav sadržaj koji želite ponavljati na svakoj naljepnici, kao što je logotip kompanije ili povratna adresa na naljepnicama za isporuku.

  3. Povezivanje naljepnica s podacima radnog lista    Popis adresa izvor je podataka koji Microsoft Word koristi za cirkularno pismo. U ovom slučaju riječ je o radnom listu programa Excel s adresama koje će se ispisati na naljepnicama.

  4. Sužavanje popisa primatelja koje želite uvrstiti na naljepnice    Word generira naljepnicu za svaku adresu na popisu adresa. Ako želite generirati naljepnice samo za određene adrese s popisa, možete odabrati koje ćete adrese ili zapise uvrstiti.

  5. Dodavanje rezerviranih mjesta (tzv. polja cirkularnog pisma) na naljepnice    Nakon stvaranja cirkularnog pisma njegova se polja popunjavaju podacima s popisa adresa.

  6. Pretpregled, dovršetak cirkularnog pisma i ispis naljepnica    Prije ispisa cijelog skupa možete pretpregledati svaku pojedinu naljepnicu.

  7. Spremanje naljepnica za buduću upotrebu   

Savjet : Ako je na računalu instaliran Microsoft Office Access, umjesto toga Izvezi popis adresa iz programa Excel u Access, a zatim pomoću programa Access za stvaranje i ispis adresnih naljepnica. Dodatne informacije potražite u članku Razmjena (kopiranje, uvoz, izvoz) podataka između programa Excel i Access i Stvaranje adresnih naljepnica u programu Access.

Prvi korak: priprema podataka s radnog lista u programu Excel za stvaranje cirkularnog pisma

Popis adresa u programu Excel mora se podudarati s tabličnom strukturom potrebnom za cirkularna pisma.

  1. Da biste rasporedili popis adresa na radnom listu, učinite sljedeće:

    1. Koristite naslove stupaca koji jasno označavaju vrstu podataka koje sadrže.

      Savjet : Umjesto zaglavlja Stupac 1, Stupac 2Stupac 3 i Stupac 4, možete, primjerice, koristiti zaglavlja stupaca Ime, Prezime, Adresa i Grad.

    2. Za svaki element koji želite uvrstiti u cirkularno pismo upotrijebite zaseban stupac.

      Savjet : Ako imena i prezimena pohranite u zasebne stupce, pomoću cirkularnih pisama možete stvoriti i pisma obrasce u kojima svakog primatelja oslovljavate imenom. Možete dodati i zaseban stupac za titulu, primjerice g. ili gđa.

    3. Uvrstite samo retke i stupce koji sadrže podatke. Na popis adresa nemojte uvrštavati prazne retke ili stupce jer dio stvorenog popisa naljepnica koji dolazi iza praznih redaka i stupaca možda neće biti potpun prilikom postavljanja naljepnica za stvaranje cirkularnog pisma u programu Word.

  2. Da biste tijekom stvaranja cirkularnog pisma pronašli i odabrali popis adresa te definirali naziv za popis adresa, učinite sljedeće:

    1. Na radnom listu odaberite čitav popis adresa, uključujući ćelije koje sadrže naslove stupaca.

    2. Na kartici Formule u grupi Definirani nazivi kliknite Definiraj naziv.

      Slika vrpce programa Excel

    3. U okvir Naziv upišite naziv popisa adresa, npr. Božićne_čestitke, a zatim kliknite U redu.

      Savjet : Prvi znak naziva mora biti slovo, a između riječi ne smijete umetati razmake. Umjesto razmaka koristite podcrtu (_).

  3. Spremite i zatvorite radnu knjigu.

Vrh stranice

Drugi korak: konfiguriranje naljepnica za cirkularna pisma u programu Word

Izgled naljepnica konfigurira se samo jedanput za sve naljepnice u cirkularnim pismima. Dokument koji konfigurirate za izgled cirkularnih pisama jest glavni dokument za naljepnice. U tom dokumentu možete i konfigurirati sav sadržaj koji želite ponavljati na svakoj naljepnici, npr. logotip tvrtke ili povratnu adresu na naljepnicama za pošiljke.

Vjerojatno već imate paket listova s naljepnicama od nekog dobavljača naljepnica, kao što su Avery, AOne ili Formtec. Svaki list s naljepnicama određene je veličine i sadrži određen broj naljepnica određenih dimenzija.

Da biste konfigurirali glavni dokument za naljepnice, morate uskladiti njegove dimenzije s dimenzijama naljepnica na radnim listovima koje namjeravate koristiti.

  1. Pokrenite Word.

    Po zadanom se otvara prazan dokument. Ostavite ga otvorenim. Ako ga zatvorite, naredbe u sljedećem koraku neće biti dostupne.

  2. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama kliknite Pokreni cirkularna pisma.

    vrpca u sustavu office 2010

  3. Pritisnite Naljepnice.

  4. U dijaloškom okviru Mogućnosti naljepnica nudi se nekoliko odabira.

    Dijaloški okvir Mogućnosti naljepnica

    1. Vrsta pisača koji koristite za ispis naljepnica

    2. Proizvođač listova s naljepnicama

    3. Broj koji odgovara broju proizvoda navedenom na pakiranju listova s naljepnicama

  5. U odjeljku Informacije o pisaču kliknite vrstu pisača koji ćete koristiti za ispis naljepnica.

  6. Na popisu Dobavljači naljepnica kliknite naziv tvrtke koja je proizvela listove s naljepnicama.

  7. Na popisu Broj proizvoda kliknite broj proizvoda naveden na kutiji listova s naljepnicama.

    Broj proizvoda Moje list s naljepnicama ne podudara ni s jednim od mogućnosti u dijaloškom okviru Mogućnosti naljepnica .

    Još uvijek možete ispisati naljepnice. Samo ih morate malo prilagoditi.

    1. Izmjerite naljepnice na listu kojeg imate, zapišite mjere i koliko naljepnica stane na jedan list.

      Napomena : Pažljivo izmjerite naljepnice. Stvarna veličina naljepnice je možda manja od one koju je naveo proizvođač. Na primjer, naljepnica 1-sa-2-inča ustvari može biti 15/16-inča visoka i 1+15/16-inča široka.

    2. U popisu Broj proizvoda, odaberite vrstu naljepnice koja je po veličini slična vašim naljepnicama.

      Ako u okviru Broj proizvoda nema naljepnice koju želite, možda možete koristiti neku drugu s popisa naljepnica ili možete stvoriti novu veličinu za naljepnicu.

    3. Pritisnite Detalji i usporedite dimenzije naljepnica i broj naljepnica po listu (za naljepnice ispisane na laserskom i tintnom pisaču) ili broj stupaca na obrascu naljepnice (za naljepnice za ispis na matričnim pisačima).

    4. Učinite nešto od sljedećeg:

      • Ako dimenzije i izgled naljepnica odgovaraju onima s vaših naljepnica, upotrijebite označenu naljepnicu.

      • Ako dimenzije i izgled ne odgovaraju vašima, pritisnite Odustani i produžite na korak 5.

    5. U dijaloškom okviru Mogućnosti naljepnica pritisnite vrstu pisača (ili Pisači s neprekinutim ulaganjem papira ili Pisači stranice), zatim pritisnite Nova naljepnica.

    6. Upišite naziv u okvir Naziv naljepnice, odaberite visinu, širinu, margine i ostale mogućnosti naljepnice, a zatim pritisnite U redu.

    Nova će se naljepnica pojaviti u kategoriji Ostalo/prilagođeno. Kada sljedeći put budete koristili prilagođene naljepnice, na popisu Dobavljači naljepnica odaberite Ostalo/prilagođeno.

  8. Kada odaberete željene mogućnosti naljepnica, kliknite U redu.

    Word stvara dokument koji za prikaz naljepnica koristi tablicu. Ako se ne vide crte koje odjeljuju naljepnice, kliknite karticu Raspored u odjeljku Alati tablice, a zatim u grupi Tablica kliknite Prikaži crte rešetke.

Prekid i nastavak stvaranja cirkularnog pisma

Ako morate prekinuti rad na cirkularnom pismu, glavni dokument za naljepnice na kojem radite možete spremiti pa nastaviti poslije. Word u spremljenom dokumentu zadržava informacije o izvoru podataka i poljima. Ako ste prilikom prekida rada na stvaranju cirkularnog pisma koristili okno zadataka Cirkularna pisma, Word se prilikom nastavka slanja cirkularnog pisma vraća na to mjesto u oknu zadataka.

  1. Kada ste spremni nastaviti stvaranje cirkularnog pisma, otvorite glavni dokument za naljepnice koji ste spremili.

    Word prikazuje okvir poruke u kojem morate potvrditi da želite otvoriti dokument i pokrenuti SQL naredbu (SQL naredba povezuje Word s izvorišnom datotekom programa Excel).

  2. Kliknite Da da biste povezali izvorišnu datoteku programa Excel i dohvatili popis adresa.

    Pojavljuje se tekst glavnog dokumenta za naljepnice zajedno s poljima koja ste umetnuli.

  3. Kliknite karticu Pošta i nastavite s radom.

Vrh stranice

Treći korak: povezivanje naljepnica s podacima radnog lista

Da biste spojili podatke o adresi s naljepnicama, naljepnice morate povezati s radnim listom koji sadrži popis adresa.

  1. Ako je to vaše prvo povezivanje s radnim listom, učinite sljedeće:

    1. Na izborniku Datoteka kliknite Mogućnosti.

    2. Pritisnite Napredno.

    3. Pomaknite se na sekciju Općenito i uključite potvrdni okvir Potvrdi pretvaranje oblika datoteke po otvaranju.

    4. Pritisnite U redu.

  2. S otvorenim glavnim dokumentom cirkularnih pisama, u grupi Pokreni cirkularna pisma na kartici Pošta pritisnite Odaberi primatelje, a zatim pritisnite Koristi postojeći popis.

    vrpca u sustavu office 2010

  3. Pronađite radni list programa Excel u dijaloškom okviru Odaberi izvor podataka i dvaput ga pritisnite.

  4. Na dijaloškom okviru Potvrdi izvor podataka, pritisnite Radni listovi programa MS Excel preko DDE (*.xls), a zatim pritsnite U redu.

    Napomena : Ako na popisu ne vidite mogućnost Radni listovi programa MS Excel putem DDE-a (*.xls), potvrdite okvir Prikaži sve.

  5. U dijaloškom okviru Microsoft Office Excel za Imenovani raspon ili raspon ćelija, odaberite raspon ćelija ili radnog lista koji sadrži informaciju koju želite uključiti u cirkularno pismo i kliknite U redu.

Napomena : Naljepnice su sada povezane s podacima s radnog lista, ali je list s naljepnicama još uvijek prazan. Po potrebi možete definirati popis primatelja, kao što je opisano u četvrtom koraku, ili započeti s popunjavanjem naljepnica rezerviranim mjestima za podatke o adresi, kao što je opisano u petom koraku.

Vrh stranice

Četvrti korak: sužavanje popisa primatelja koje želite uvrstiti na naljepnice

Word generira naljepnicu za svaku adresu na popisu adresa. Ako želite generirati naljepnice samo za određene adrese s popisa, možete odabrati koje ćete adrese (zapise) uvrstiti.

Da biste suzili popis primatelja ili koristili podskup zapisa u podatkovnoj datoteci, učinite sljedeće:

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama kliknite Uredi popis primatelja.

    vrpca u sustavu office 2010

  2. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama učinite nešto od sljedećeg:

    • Odabir pojedinačnih zapisa    Ova je metoda korisna ako je popis kratak. Potvrdite okvire pokraj primatelja koje želite uvrstiti, a poništite ih pokraj primatelja koje želite izostaviti.

      Savjet : Ako znate da u cirkularno pismo želite uvrstiti samo nekoliko zapisa, možete poništiti potvrdni okvir u retku zaglavlja te odabrati samo željene zapise. Isto tako, ako želite uvrstiti većinu popisa, potvrdite okvir u retku zaglavlja te poništite potvrdne okvire uz zapise koje želite izostaviti.

    • Sortiranje zapisa    Kliknite zaglavlje stupca prema kojem želite sortirati. Word sortira popis uzlaznim abecednim redom (od A do Ž). Ponovno kliknite naslov stupca da biste sortirali popis silaznim abecednim redom (od Ž do A).

      Da biste definirali naprednije mogućnosti sortiranja, u odjeljku Očisti popis primatelja kliknite Sortiraj, a zatim u dijaloškom okviru Filtriranje i sortiranje na kartici Sortiranje zapisa odaberite željene postavke sortiranja. Tako, primjerice, možete odrediti da adrese primatelja moraju biti posložene abecednim redom po prezimenu unutar određenog poštanskog broja, a da poštanski brojevi moraju biti navedeni numeričkim redoslijedom.

    • Filtriranje zapisa    Ta je metoda korisna ako popis sadrži zapise za koje ne želite da se prikazuju ili koje ne želite uvrstiti u cirkularno pismo. Nakon filtriranja popisa zapise možete uvrstiti ili izostaviti potvrđivanjem ili poništavanjem potvrdnih okvira.

      Za filtriranje zapisa učinite sljedeće:

      1. Pod Očisti popis primatelja pritisnite Filtriranje.

      2. Na kartici Filtriranje zapisa u dijaloškom okviru Mogućnosti upita odaberite kriterije pomoću kojih želite filtrirati zapise.

        Da biste, primjerice, generirali naljepnice samo za adrese u Australiji, na popisu Polje kliknite Država ili regija, na popisu Usporedba kliknite Jednako, a na popisu Usporedi s kliknite Australija.

      3. Da biste dodatno precizirali filtriranje, kliknite I ili Ili, a zatim odaberite još kriterija.

        Da biste, primjerice, generirali naljepnice samo za tvrtke u Münchenu, navedite zapise čije polje Grad sadrži München, a polje Naziv tvrtke nije prazno. Ako u ovom filtru umjesto I koristite Ili, cirkularno će pismo obuhvaćati sve adrese u Münchenu, kao i sve adrese koje sadrže naziv tvrtke, bez obzira na grad.

Ako ste na računalo instalirali softver za provjeru adresa, u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama možete kliknuti Provjeri adrese da biste provjerili adrese primatelja.

Vrh stranice

Peti korak: dodavanje rezerviranih mjesta (polja cirkularne pošte) na naljepnice

Nakon što spojite naljepnice s popisom adresa, spremni ste za dodavanje rezerviranih mjesta koja ukazuju gdje će se adresa pojaviti na svakoj naljepnici. Također možete napisati tekst koji želite ponoviti na svakoj naljepnici kao što je logotip kompanije ili povratna adresa na naljepnici za isporuku.

Rezervirana mjesta za adrese nazivaju se poljima cirkularnih pisama. Nakon stvaranja cirkularnog pisma, polja cirkularnih pisama popunjavaju se podacima s popisa adresa. Polja cirkularnih pisama u programu Word odgovaraju zaglavljima stupaca na radnom listu programa Excel.

Podatkovna datoteka sa stupcima (kategorijama) i recima (zapisima)

1. Stupci u podatkovnoj datoteci predstavljaju kategorije podataka. Polja cirkularnih pisama koja dodajete na naljepnice rezervirana su mjesta za te kategorije.

2. Reci u podatkovnoj datoteci predstavljaju zapise podataka. Word generira naljepnicu za svaki zapis kad stvarate cirkularna pisma.

Ako spojno polje postavite na izvornu naljepnicu koju ste konfigurirali u glavnom dokumentu za naljepnice, naznačavate da želite da se na tom mjestu prikazuje određena kategorija podataka, npr. ime ili adresa.

Polja umetnuta u Wordov dokument

Napomena : Kada umećete polje cirkularnog pisma u glavni dokument za naljepnice, naziv polja uvijek se nalazi u ševronima (« »). Ti se ševroni ne pojavljuju u završnim naljepnicama – oni samo olakšavaju razlikovanje polja u glavnom dokumentu za naljepnice od običnog teksta.

Što se događa prilikom spajanja    

Pri stvaranju cirkularnih pisama podaci iz prvog retka podatkovne tablice zamjenjuju polja iz prve naljepnice. Podaci iz drugog retka potom zamjenjuju polja iz druge naljepnice i tako dalje.

spajanje podataka iz podatkovne datoteke u naljepnicu

Rad s poljima: primjeri   

Prilikom dizajniranja naljepnica naslov nekog stupca podatkovne datoteke možete povezati s poljem na naljepnici.

Pretpostavimo, primjerice, da vaš popis adresa sadrži pretplatnike na bilten, a vaša podatkovna datoteka sadrži stupac nazvan DatumIsteka u kojem su pohranjeni datumi isteka pretplate. Ako polje «DatumIsteka» umetnete u glavni dokument naljepnica, svaki će pretplatnik vidjeti datum isteka svoje pretplate na svojoj adresnoj naljepnici.

Polja možete kombinirati i odvajati ih različitim interpunkcijskim znakovima. Tako, da biste stvorili adresu, polja na glavnom dokumentu za naljepnice možete konfigurirati na ovaj način:

«Ime» «Prezime»

«Adresa ulice»

«Grad» «Država» «Poštanski broj»

Word za kombinacije koje se često koriste, npr. za adresne blokove i pozdravne retke, nudi složena polja kojima se grupira više polja. Tako je polje Adresni blok spoj nekoliko polja, uključujući ime, prezime, adresu, grad i poštanski broj.

Elementi u polju adresnog bloka

Sadržaj svakog od tih složenih polja možete prilagoditi. Tako u adresi možete odabrati formalni oblik imena (g. Gordan Vukelić). U pozdravu možete upotrijebiti "Poštovani" umjesto "Dragi".

Preslikavanje polja cirkularnih pisama u podatkovnu datoteku    

Ako želite biti sigurni da će Word u podatkovnoj datoteci pronaći stupac koji odgovara svakom elementu adrese, trebali biste mapirati polja cirkularnog pisma u programu Word s radnim listom programa Excel.

Za preslikavanje polja, pritisnite Slaganje polja u grupi Polja za unos i umetanje na kartici Pošta.

vrpca u sustavu office 2010

Pojavljuje se dijaloški okvir Podudaranje polja.

Dijaloški okvir Slaganje polja

Elementi adrese su navedeni s lijeve strane. Naslovi stupaca iz podatkovne datoteke su navedeni s desne strane.

Word traži najprikladniji stupac za svaki pojedini element. Kao što je prikazano na slici, stupac podatkovne datoteke Naslov Word automatski uparuje sa stupcem Uljudna titula, ali ne može upariti ostale elemente, npr. Srednje ime.

Na popisu zdesna možete odabrati stupac iz podatkovne datoteke koji se podudara s elementom slijeva. Nema veze što stavke Jedinstveni identifikator i Srednje ime nisu uparene jer naljepnica za cirkularno pismo ne mora koristiti sva polja. Ako dodate polje koje ne sadrži podatke iz podatkovne datoteke, ono će se u spojenom dokumentu prikazivati kao prazno rezervirano mjesto – obično prazan redak ili skriveno polje.

Upisivanje sadržaja i dodavanje rezerviranih mjesta ili polja   

  1. Na prvoj naljepnici koju postavljate (u glavnom dokumentu za naljepnice) upišite sadržaj koji će se prikazivati na svakoj naljepnici.

    Da biste dodali sliku, primjerice logotip, na kartici Umetanje u grupi Ilustracije kliknite Slika.

  2. Kliknite mjesto na koje želite umetnuti polje.

  3. Koristite grupu Polja za unos i umetanje na kartici Pošta.

    vrpca u sustavu office 2010

  4. Dodajte nešto od sljedećeg:

    Adresni blok s imenom, adresom i drugim informacijama

    1. Kliknite Adresni blok.

    2. U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite elemente adrese koje želite uvrstiti i oblike koje želite primijeniti, a zatim kliknite U redu.

    3. Ako se pojavi dijaloški okvir Podudaranje polja, znači da programu Word nedostaje neki podatak potreban za stvaranje adresnog bloka. Kliknite strelicu pokraj (nije usklađeno), a zatim odaberite polje iz izvora podataka koje odgovara potrebnom spojnom polju.

    Pojedinačna polja

    Možete umetnuti informacije iz pojedinačnih polja, kao što su ime, broj telefona, ili iznos priloga iz popisa donatora. Za brže dodavanje polja iz podatkovne datoteke u glavni dokument naljepnica, kliknite strelicu uz Umetni spojno polje, a zatim kliknite ime polja.

    Da biste u dokument umetnuli ostala neobavezna polja, učinite sljedeće:

    1. Na kartici Pošta u grupi Polja za unos i umetanje kliknite Umetni spojno polje.

    2. U dijaloškom okviru Umetanje spojnog polja učinite nešto od sljedećeg:

      • Da biste odabrali polja adrese koja će automatski odgovarati poljima u izvoru podataka, čak i ako nazivi tih polja nisu isti kao nazivi polja u programu Word, kliknite Polja adrese.

      • Za odabir polja koja podatke uvijek uzimaju izravno iz stupca podatkovne datoteke pritisnite Polja baze podataka.

    3. U okviru Polja pritisnite željeno polje.

    4. Pritisnite najprije Umetni, a zatim Zatvori.

    5. Ako se pojavi dijaloški okvir Podudaranje polja, znači da programu Word nedostaje neki podatak potreban za umetanje polja. Kliknite strelicu pokraj (nije usklađeno), a zatim odaberite polje iz izvora podataka koje odgovara potrebnom spojnom polju.

      Napomena : Ako umetnete polje s popisa Polja baze podataka, a onda poslije prijeđete na izvor podataka koji ne sadrži stupac istog naziva, Word neće moći umetnuti podatke iz tog polja u spojeni dokument.

    Prilagođena polja iz kontakata programa Microsoft Office Outlook

    Jedini način za uključivanje prilagođenih polja kontakata u vaš glavni dokument je pokretanje cirkularnih pisama iz programa Outlook. Prvo postavite prikaz vaših kontakata s poljima koja želite upotrijebiti u cirkularnim pismima. Zatim započnite izradu cirkularnih pisama. Nakon odabira željenih postavki, Word automatski započinje izradu cirkularnih pisama koju vi možete dovršiti.

    Postavljanje prikaza kontakata koji uključuje prilagođena polja

    1. U kontaktima programa Outlook na kartici Prikaz kliknite Promijeni prikaz, a zatim Popis.

    2. Desnom tipkom miša pritisnite zaglavlje stupca, a zatim pritisnite Birač polja na izborniku prečaca.

    3. U padajućem popisu na vrhu dijaloškog okvira Birač polja odaberite Korisnički definirana polja u mapi.

    4. Povucite polje koje želite dodati iz dijaloškog okvira u zaglavlja stupaca. Mala crvena strelica pomaže vam smjestiti polje na željeno mjesto.
      Povlačenje prilagođenog polja iz birača polja u prikaz mape kontakata

      Napomena : Novo polje možete dodati u dijaloškom okviru Birač polja pritiskom na Novo na dnu okvira.

    5. Kada ste prikazu dodali sva prilagođena polja, zatvorite dijaloški okvir Birač polja.

    6. Da biste uklonili polje koje ne želite uvrstiti u cirkularno pismo, kliknite naziv polja u naslovu stupca u prikazu popisa i povucite ga s naslova stupca.

      Izrada cirkularnih pisama iz programa Outlook

    7. U kontaktima programa Outlook odaberite pojedine kontakte tako da držite SHIFT i pritišćete za odabir raspona kontakata, ili tako da držite CTRL i pritišćete za odabir pojedinaca. Ako želite uključiti sve kontakte trenutno vidljive u prikazu, nemojte pritisnuti ni na jedan kontakt.

    8. Na kartici Polazno kliknite Cirkularna pisma.

    9. Ako ste odabrali pojedine kontakte koje ćete uključiti u cirkularna pisma, kliknite Samo odabrani kontakti. Ako želite uvrstiti sve kontakte koji su trenutno vidljivi u prikazu, kliknite Svi kontakti u trenutnom prikazu.

    10. Ako ste prikaz popisa konfigurirali da prikazuje upravo ona polja koja želite koristiti u cirkularnom pismu, kliknite Polja kontakta u trenutnom prikazu. U suprotnom kliknite Sva polja kontakta da bi u cirkularnom pismu bila dostupna sva polja kontakta.

    11. Ako želite generirati novi glavni dokument za cirkularna pisma pritisnite Novi dokument. U protivnom pritisnite Postojeći dokument, zatim pritisnite Pregledaj kako bi pronašli dokument koji ćete koristiti kao glavni dokument.

    12. Ako želite spremiti kontakte i polja koja ste odabrali kako bi ih se moglo ponovo koristiti, uključite potvrdni okvir Trajna datoteka, a zatim pritisnite Pregledaj za spremanje datoteke. Podaci se spremaju u dokument programa Word kao podaci razdvojeni zarezima.

    13. U odjeljku Vrsta dokumenta kliknite Adresne naljepnice.

    14. Kliknite U redu. Kada se dokument otvori u programu Word, na kartici Pošta u grupi Polja za unos i umetanje kliknite strelicu pokraj mogućnosti Umetni spojno polje, a zatim kliknite polja koja želite dodati u glavni dokument za naljepnice.

  5. Kada završite postavljanje prve naljepnice na željeni način, u grupi Polja za unos i umetanje kliknite Ažuriraj naljepnice.

    Word izgled prve naljepnice primjenjuje na sve ostale naljepnice.

  • Na izborniku Umetanje u programu Word ne možete ručno upisivati znakove polja cirkularnih pisama («« »») ni koristiti naredbu Simbol. Morate koristiti cirkularna pisma.

  • Ako se spojna polja pojave u zagradama, primjerice {MERGEFIELD Grad }, u programu Word neće se prikazivati rezultati polja, već kodovi polja. To neće utjecati na cirkularno pismo, ali želite li da se prikazuju rezultati, desnom tipkom miša kliknite kod polja, a zatim na izborniku prečaca Uključi/isključi kodove polja.

Oblikovanje spojenih podataka    

Programi za baze podataka i proračunske tablice, kao što su Access i Excel, informacije koje upišete u ćelije pohranjuju kao neobrađene podatke. Oblikovanje koje primjenjujete u programima Access ili Excel, npr. fontovi i boje, ne pohranjuje se s neobrađenim podacima. Kada spajate podatke iz podatkovne datoteke u dokument programa Word, spajate neobrađene podatke bez primijenjenog oblikovanja.

Da biste oblikovali podatke u dokumentu, odaberite polje cirkularnog pisma i oblikujte ga kao što biste oblikovali bilo koji tekst. Provjerite sadrži li odabir ševrone (« ») koji omeđuju polje.

Vrh stranice

Šesti korak: pretpregled i ispis naljepnica

Kada dodate polja u izvornu naljepnicu koju ste konfigurirali u glavnom dokumentu za naljepnice, spremni ste pretpregledati rezultate stvaranja cirkularnog pisma. Ako ste zadovoljni pretpregledom, možete dovršiti stvaranje cirkularnog pisma i ispisati naljepnice. Potom možete spremiti glavni dokument za naljepnice za buduće korištenje.

Pretpregled cirkularnog pisma

Spojene naljepnice možete pregledavati i mijenjati ih prije stvarnog dovršetka spajanja.

Za pregled, učinite nešto od sljedećeg u grupi Pregled rezultata na kartici Pošta:

Matrica slajda i odgovarajući izgledi

  • Pritisnite Pregled rezultata.

  • Kretanje kroz naljepnice vrši se gumbima Sljedeći zapis i Prethodni zapis u grupi Pregled rezultata na kartici Pošta.

  • Dokument neke određene naljepnice pretpregledajte tako da kliknete Pronađi primatelja.

Napomena : U grupi Pokretanje cirkularnih pisama na kartici Pošta kliknite Uredi popis primatelja da biste otvorili dijaloški okvir Primatelji cirkularnih pisama, u kojem možete filtrirati popis ili ukloniti primatelje iz cirkularnih pisama ako uočite zapise koje ne želite uvrstiti.

Matrica slajda i odgovarajući izgledi

Napomena : Word koristi tablicu za raspoređivanje lista s naljepnicama na stranici. Kako se krećete kroz naljepnice, aktivni se zapis prikazuje u prvoj ćeliji tablice, a sljedeći se zapisi prikazuju u ćelijama koje slijede.

Završetak stvaranja cirkularnog pisma

Da biste ispisali naljepnice, učinite sljedeće:

  1. Na kartici Pošta u grupi Završetak kliknite Završi i spoji, a zatim Ispiši dokumente.

    Matrica slajda i odgovarajući izgledi

  2. Odaberite želite li ispisati cijeli skup naljepnica, samo trenutno prikazanu naljepnicu ili određeni podskup naljepnica.

Da biste promijenili pojedinačne naljepnice, učinite sljedeće:

  • Na kartici Pošta u grupi Završetak kliknite Završi i spoji, a zatim Uredi pojedinačne dokumente.

    Matrica slajda i odgovarajući izgledi

  • Odaberite želite li uređivati cijeli skup naljepnica, samo trenutno prikazanu naljepnicu ili određeni podskup naljepnica. Word naljepnice koje želite uređivati sprema u zasebnu datoteku.

Vrh stranice

Sedmi korak: spremanje naljepnica za buduće korištenje

Imajte na umu da su spojene naljepnice koje spremite odvojene od izvorne naljepnice koju ste konfigurirali u glavnom dokumentu za naljepnice. Ako glavni dokument za naljepnice namjeravate koristiti u nekom drugom cirkularnom pismu, poželjno ga je spremiti.

Kada spremate glavni dokument za naljepnice, spremate i njegovu vezu na podatkovnu datoteku. Prilikom sljedećeg otvaranja glavnog dokumenta za naljepnice Word će vas upitati želite li ponovno spojiti podatke iz podatkovne datoteke u glavni dokument za naljepnice.

  • Kliknite Da da biste otvorili dokument s informacijama iz prvog spojenog zapisa.

  • Kliknite Ne da bi Word prekinuo vezu između glavnog dokumenta za naljepnice i podatkovne datoteke, preoblikovao glavni dokument za naljepnice u standardni dokument programa Word i polja zamijenio jedinstvenim podacima iz prvog zapisa.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×