Stvaranje grupiranog izvješća ili izvješća zbroja

Stvaranje grupiranog izvješća ili izvješća zbroja

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Informacije je obično lakše razumjeti ako su podijeljene u grupe. Na primjer, izvješće u kojem je prodaja grupirana po regijama može naglasiti trendove koji bi inače mogli proći nezapaženo. Osim toga, uvrštavanjem ukupnih rezultata, primjerice zbrojeva ili prosjeka, na kraj svake grupe u izvješću možete zamijeniti mnoštvo ručnih operacija na kalkulatoru.

Access olakšava rad s grupiranim izvješćima. Korištenjem čarobnjaka za izvješća možete stvoriti osnovno grupirano izvješće, u postojeće izvješće možete dodati grupiranje i sortiranje ili možete pregledati mogućnosti grupiranja i sortiranja koje su već definirane.

Napomena : Ovaj se članak ne odnosi na web-aplikacije programa Access – vrstu baze podataka koju stvorite pomoću programa Access i objavljujete na internetu. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje aplikacije programa Access.

Sadržaj članka

Stvaranje brzog grupiranog ili sortiranog izvješća

Izrada novog grupiranog izvješća korištenjem čarobnjaka za izvješća

Dodavanje ili mijenjanje grupiranja i sortiranja u postojećem izvješću

Stvaranje brzog grupiranog ili sortiranog izvješća

Čak i ako dosad niste koristili grupirana izvješća, na sljedeći način možete brzo stvoriti jednostavno izvješće:

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablicu ili upit koji sadrži zapise koje želite uvrstiti u izvješće.

  2. Na kartici Stvaranje kliknite Izvješće.

    Access stvara jednostavno tablično izvješće, a potom ga prikazuje u prikazu rasporeda. Ako izvješće sadrži mnoga polja, vjerojatno će se protezati na više stranica. Prije primjene grupiranja ili sortiranja preporučujemo vam da promijenite veličinu stupaca (i izbrišete neželjene stupce) da bi izvješće stalo na širinu jedne stranice. Da biste izbrisali stupac, kliknite ga desnom tipkom miša, a potom kliknite Izbriši stupac.

  3. Desnom tipkom miša kliknite stupac prema kojem želite grupirati ili sortirati, a zatim kliknite Grupiraj po [naziv polja] ili kliknite jednu od mogućnosti Sortiraj. Da biste, primjerice, grupirali po stupcu Prioritet, kliknite ga desnom tipkom miša, a zatim kliknite Grupiraj po prioritetu.

    Pri primjeni grupiranja Access premješta polje za grupiranje u krajnji lijevi stupac, a preostale stupce grupira po tom stupcu. U nekim slučajevima Access dodaje i konačni zbroj u odjeljak Podnožje izvješća .

  4. Mogućnosti grupiranja i sortiranja možete dodatno pregledati i fino prilagoditi prateći postupke u odjeljku Dodavanje ili izmjena grupiranja i sortiranja u postojećem izvješću.

Vrh dokumenta

Izrada novog grupiranog izvješća korištenjem čarobnjaka za izvješća

Napomena :  Izvješća stvorena pomoću čarobnjaka za izvješća nisu kompatibilna sa značajkom objavljivanja u komponenti Access Services u programu Access 2010. Dodatne informacije o značajci objavljivanja u komponenti Access Services potražite u članku Stvaranje baze podataka programa Access radi zajedničkog korištenja na webu.

Čarobnjak za izvješća predstavlja niz pitanja i stvaranje izvješća na temelju vaših odgovora. Među tim pitanjima jest ona koja vas pita za polja da biste koristili da biste grupirali izvješće. Nakon stvaranja izvješća, možete koristiti kao-je ili ga izmijeniti kako bi odgovarao vašim potrebama. Prije nego počnete pomoću čarobnjaka za izvješća, morate odlučiti o izvoru podataka.

Pokretanje čarobnjaka za izvješća

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Izvješća kliknite Čarobnjak za izvješća.

    Access pokreće Čarobnjak za izvješća.

    Odabir polja u čarobnjaku za izvješća

  2. Kliknite padajući popis Tablice/upiti i odaberite tablicu ili upit koji sadrži polja koja želite u izvješću.

  3. Na popisu Dostupna polja dvaput kliknite polja da biste ih odabrali.

    Access će ih premjestiti na popis Odabrana polja. Također možete pritisnuti gumbe koji se nalaze između okvira Dostupna polja i okvira Odabrana polja kako biste odabrano polje dodali ili premjestili ili kako biste dodali ili uklonili sva polja.

  4. Ako postoje polja u drugoj tablici ili upitu koja također želite staviti u izvješće ponovno pritisnite padajući popis Tablice/upiti i odaberite drugu tablicu ili upit i nastavite s dodavanjem polja.

  5. Nakon što završite s dodavanjem polja kliknite Sljedeće.

Grupiranje zapisa u čarobnjaku za izvješća

Grupiranje omogućuje organiziranje i razmještanje zapisa po grupama, na primjer po kategorijama Regija ili Prodavač. Grupe se mogu ugnijezditi tako da možete lako uočiti odnose među grupama i brzo pronaći informacije koje želite. Grupiranje možete koristiti i za izračunavanje sažetih informacija, poput ukupnih zbrojeva i postotaka.

Kada u izvješće uključite više tablica, čarobnjak će istražiti odnose između tablica i odrediti na koji način biste mogli prikazati informacije.

  1. Na stranici čarobnjaka izvješća koja vas pita Želite li dodati razine grupiranja?, pritisnite jedno od naziva polja s popisa i zatim pritisnite Sljedeće.

  2. Za dodavanje razina grupiranja dvaput kliknite bilo koji od naziva polja na popisu da biste ga dodali u izvješće.

    Razinu grupiranja također možete ukloniti tako da dvaput pritisnete na nju na prikazu stranice zdesna od dijaloškog okvira. Za dodavanje i uklanjanje razina grupiranja koristite gumbe sa strelicama i podesite prioritet razine grupiranja tako da je odaberete i pritisnete gumbe sa strelicama prema gore ili dolje za prioritet. Access dodaje svaku razinu grupiranja i prikazuje je ugniježđenu unutar nadređene razine grupiranja.

    Dodavanje razina grupiranja u čarobnjaku za izvješća

  3. Kliknite Mogućnosti grupiranja za prikaz dijaloškog okvira Intervali grupiranja.

    Intervali grupiranja u čarobnjaku za izvješća

  4. Po želji, za svako polje razine grupe odaberite interval grupiranja.

    Interval grupiranja možete prilagoditi način grupiranja zapisa. Na prethodnoj slici zapisi su grupirani na polju DatumOtpreme, što je podataka datuma i vremena vrsta. Čarobnjak za izvješća nudi odabire odgovarajuće za vrstu polja na popisu Intervali grupiranja . Dakle, budući da je DatumOtpreme vrstu datuma/vremena, možete odabrati da biste grupirali prema stvarna vrijednost (Normalno), godinu, Kvartal, mjeseca, tjedna, dana, sat i Minute. Ako se polje Vrsta podataka tekst, nije moguće odabrati grupiranje po cijelom polju (Normalno) ili po prvi pet znakova. Za numeričku vrstu podataka, možete odabrati grupiranje po vrijednosti (Normalno) ili po rasponu u odabrani koracima.

    Nakon odabira intervala grupiranja kliknite U redu.

  5. Kliknite Dalje za navigaciju do sljedeće stranice čarobnjaka.

Sortiranje i sažimanje zapisa

Zapise možete sortirati po najviše četiri polja, uzlaznim ili silaznim redoslijedom.

  1. Kliknite prvi padajući popis i odaberite polje po kojem želite sortirati.

    Možete pritisnuti gumb zdesna od popisa za kretanje između uzlaznog i silaznog redoslijeda (zadano je Uzlazno). Također možete pritisnuti drugi, treći i četvrti padajući popis kako biste odabrali dodatna polja za sortiranje.

    Redoslijedi sortiranja u čarobnjaku za izvješća

  2. Kliknite Mogućnosti sažetka ako želite sažeti bilo koje numeričko polje.

    Imajte na umu da će gumb Mogućnosti sažetka biti vidljiv samo ako imate jedno ili više numeričkih polja u sekciji Pojedinosti u izvješću. Čarobnjak prikazuje dostupna numerička polja.

    Mogućnosti sažetka u čarobnjaku za izvješća

  3. Uključite potvrdni okvir u odabranom odjeljku zbroj, Prosj, Min ili Maks da biste te izračune uvrstili u podnožje grupe.

    Također možete odabrati prikaz pojedinosti i sažetka ili samo sažetka. U potonjem slučaju, prikazani su ukupni zbrojevi za sve vrijednosti DatumOtpreme (ako ste odabrali potvrdni okvir za Zbroj, na primjer), ali su izostavljene pojedinosti redoslijeda. Također možete odabrati prikaz postotka ukupnih izračuna za zbrojeve.

  4. Kliknite U redu.

  5. Slijedite upute na preostalim stranicama čarobnjaka izvješća. Na posljednjoj stranici možete urediti naslov izvješća. Taj naslov će biti prikazan na prvoj stranici izvješća, a Access će također spremiti izvješće, koristeći naslov kao naziv dokumenta. Kasnije možete urediti i naslov i naziv dokumenta.

  6. Kliknite Završi. Access automatski sprema izvješće i prikazuje ga u pregledu prije ispisa, u kojem se izvješće prikazuje onako kako će izgledati ispisano.

Možete koristiti navigacijske gumbe na dnu okna pregleda za sekvencijalni pregled stranica izvješća ili za prelazak na bilo koju stranicu izvješća. Pritisnite jedan od navigacijskih gumba ili u okvir za broj stranice upišite broj stranice koju želite vidjeti i zatim pritisnite ENTER.

U pregledu prije ispisa možete zumirati za pregled pojedinosti ili udaljiti kako biste vidjeli jesu li podaci dobro postavljeni na stranici. S pokazivačem miša postavljenim iznad izvješća, pritisnite jednom. Za učinak obrnut od zumiranja pritisnite ponovo. Također možete koristiti kontrolu zumiranja na traci stanja.

Vrh dokumenta

Dodavanje ili mijenjanje grupiranja i sortiranja u postojećem izvješću

Ako imate izvješće i u njega želite dodati sortiranje ili grupiranje ili želite izmijeniti postojeća grupiranja ili sortiranja iz izvješća, ova sekcija vam u tome može pomoći.

Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva

Jednostavno sortiranje, grupiranje i zbrajanje možete izvesti tako da desnom tipkom miša kliknete polja u prikazu rasporeda, a potom odaberete željenu operaciju s izborničkog prečaca. Da biste se prebacili na prikaz rasporeda, desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskog oknu, a potom kliknite Prikaz rasporeda.

Napomena : Iako se u uputama u ovoj sekciji okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj ne koristi izravno, preporučujemo da otvorite okno i tijekom rada promatrate promjene. Dobit ćete bolji uvid u funkcioniranje programa Access, a kada vam postane ugodnije raditi s oknom Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj, moći ćete ga koristiti za dodatna prilagođavanja izvješća. Da biste prikazali okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj, učinite sljedeće:

  • Na kartici Dizajn u grupi Grupiranje i ukupni zbrojevi kliknite Grupiraj i sortiraj.

Sortiranje po pojedinačnom polju

  • Desnom tipkom miša kliknite bilo koju vrijednost u polju po kojoj želite sortirati.

  • Na izborničkom prečacu kliknite željenu mogućnost sortiranja. Ako, primjerice, tekstna polja želite sortirati uzlazno, kliknite Sortiraj od A do Ž. Da biste numeričko polje sortirali silaznim redoslijedom, kliknite Sortiraj od najvećeg do najmanjeg.

Access će sortirati izvješća koja ste naveli. Ako je okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj otvoreno, možete vidjeti da je za polje dodan novi redak Sortiranje po.

Sortiranje po većem broju polja

Napomena : Kad primijenite sortiranje tako da desnom tipkom miša kliknete polja u prikazu izgleda, možete sortirati samo jedno polje odjednom. Sortiranjem u drugom polju uklonit će se sortiranje na prvo polje. Time se razlikuje od sortiranje ponašanje u obrascima, gdje više sortiranje narudžbe možete uspostaviti shodno desnom tipkom miša svako polje i odabirom mogućnosti sortiranja redoslijed želite. Da biste stvorili više razina sortiranja, u odjeljku Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva korištenjem grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj.

Grupiranje po polju

  • Desnom tipkom miša kliknite vrijednost u polju koje želite grupirati.

  • Na izborniku prečaca kliknite Grupiraj po.

Access će dodati razine grupiranja i stvoriti zaglavlje grupa za njih. Ako je okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj otvoreno, vidjet ćete da je za polje dodan novi redak Grupiranje po.

Dodavanje ukupnog zbroja za polje

Ova mogućnost vam omogućuje izračunavanje zbroja, prosjeka, broja ili druge mogućnosti zbrajanja za polje. Sveukupni zbroj se dodaje na kraju izvješća, a ukupni zbrojevi grupa se dodaju za grupe koje postoje u izvješću.

  • Desnom tipkom miša kliknite bilo koju vrijednost u polju koje želite zbrojiti.

  • Kliknite Ukupni zbroj.

  • Pritisnite na operaciju koju želite izvesti: Zbroj, Prosjek, Brojanje zapisa (za brojanje svih zapisa), Brojanje vrijednosti (za brojanje samo zapisa koji imaju vrijednost u tom polju), Maks, Min, Standardna devijacija ili Varijanca.

Access će dodati tekstni okvir kontrole izračuna u podnožje izvješća, koji stvara sveukupni zbroj. Također, ako izvješće ima razine grupiranja, Access će dodati podnožja grupa (ako već ne postoje) i staviti ukupni zbroj u svako podnožje.

Napomena : Ukupne zbrojeve možete zbrojiti i klikom na polje za koje želite ukupni zbroj, a potom na kartici Dizajn u grupi Grupiranje i ukupni zbrojevi kliknite Ukupni zbrojevi.

Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnog zbroja korištenjem okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj

Rad u oknu Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj pruža vam najviše fleksibilnosti kada želite dodavati ili mijenjati grupe, redoslijede sortiranja ili mogućnosti sortiranja u izvješću. Ponovno, prikaz rasporeda najbolji je prikaz za rad jer je mnogo jednostavnije vidjeti na koji način promjene utječu na prikaz podataka.

Prikaz okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj

  • Na kartici Dizajn u grupi Grupiranje i ukupni zbrojevi kliknite Grupiraj i sortiraj.

    Access prikazuje okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj.

Okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj

Za dodavanje nove razine sortiranja ili grupiranja kliknite Dodaj grupiranje ili Dodaj sortiranje.

U okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj dodaje se novi redak te se prikazuje popis dostupnih polja.

Popis polja u oknu Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj

Možete kliknuti jedan od ovih naziva polja ili možete kliknuti izraz ispod popisa polja za unos izraza. Kada odaberete polja ili unesete izraz, Access će dodati razinu grupiranja u izvješće. U prikazu rasporeda prikaz se odmah mijenja i prikazuje redoslijed grupiranja ili sortiranja.

Dodatne informacije o stvaranju izraza potražite u članku Stvaranje izraza.

Napomene : 

  • Postoji li već nekoliko razina grupiranja ili sortiranja definirali, ćete morati pomaknuti prema dolje u oknu Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj prije no što vidite gumbe Dodaj grupu i Dodaj sortiranje .

  • U izvješću možete definirati do 10 razina grupiranja i sortiranja.

Promjena mogućnosti grupiranja

Svaka razina sortiranja ili grupiranja ima nekoliko mogućnosti koje možete postaviti kako biste dobili željene rezultate.

Mogućnosti grupiranja

  • Za prikaz svih mogućnosti za razine grupiranja i sortiranja kliknite Više na razini koju želite promijeniti.

    Mogućnosti grupiranja (prošireno)

  • Za skrivanje mogućnosti kliknite Manje.

Redoslijed sortiranja    Možete promijeniti redoslijed sortiranja tako da kliknete padajući popis s redoslijedom sortiranja, a zatim kliknete željenu mogućnost.

Interval grupiranja    Ova postavka određuje na koji način će se zapisi grupirati. Na primjer, možete grupirati po prvom znaku tekstnog polja tako da sva polja koja započinju s "A" budu grupirana zajedno, sva koja započinju s "B" budu grupirana zajedno i tako dalje. Polja s datumima, možete grupirati po danima, tjednima, mjesecima, kvartalima ili možete unijeti prilagođeni interval.

Ukupno    Za izračun ukupnog zbroja kliknite ovu mogućnost. Možete izračunati ukupni zbroj većeg broja polja, a možete izračunati i više vrsta ukupnih zbrojeva u istom polju.

Skočni prozor za ukupni zbroj

  • Kliknite padajuću strelicu Zbrojeno po i odaberite polje koje želite zbrojiti.

  • Kliknite padajuću strelicu Vrsta i odaberite vrstu izračuna.

  • Odaberite Prikaži ukupni zbroj da biste izračunali ukupni zbroj na kraju izvješća (u podnožju izvješća).

  • Odaberite Prikaži zbrojeve grupa kao postotke ukupnog zbroja za dodavanje kontrole u podnožje grupe koja izračunava postotak ukupnog zbroja za svaku grupu.

  • Odaberite Prikaži u zaglavlju grupe ili Prikaži u podnožju grupe za prikaz ukupnog zbroja na željenom mjestu.

Kada odaberete sve mogućnosti za polje, možete ponoviti postupak i zbrojiti drugo polje odabirom drugog polja s padajućeg popisa Zbrojeno po . U suprotnom, pritisnite izvan skočnog prozora Ukupni zbroj kako biste ga zatvorili.

Naslov    Omogućuje promjenu naslova polja koje se sažima. Koristi se za zaglavlje stupca i za označavanje polja sažetka u zaglavljima i podnožjima.

Da biste dodali ili promijenili naslov, učinite sljedeće:

  • Kliknite plavi tekst nakon s naslovom.

    Pojavit će se dijaloški okvir Zumiranje.

  • Upišite novi naslov u dijaloški okvir i kliknite U redu.

Sa/bez sekcije zaglavlja    Ovu postavku koristite za dodavanje ili uklanjanje sekcije zaglavlja koja prethodi svakoj grupi. Pri dodavanju sekcije zaglavlja Access umjesto vas premješta polje grupiranja u zaglavlje. Kada uklonite sekciju zaglavlja koja sadrži kontrole osim polja grupiranja, Access će od vas tražiti potvrdu za brisanje kontrola.

Sa/bez sekcije podnožja    Ovu postavku koristite za dodavanje ili uklanjanje sekcije podnožja koja prethodi svakoj grupi. Kada uklonite sekciju podnožja koja sadrži kontrole, Access će od vas tražiti potvrdu za brisanje kontrola.

Zadrži grupu zajedno    Ova postavka određuje na koji način će grupe biti posložene na stranici pri ispisu izvješća. Možda želite zadržati grupe zajedno koliko je god moguće da ne biste morali okretati stranice pri pregledu cijele grupe. Međutim, na taj se način povećava količina papira potrebnog za ispis jer će na većini stranica biti praznog prostora na dnu.

  • Nemoj zadržavati cijelu grupu na jednoj stranici    Ovu mogućnost koristite ako vam ne smeta razdvajanje grupa prijelomima stranica. Na primjer, u grupi od 30 stavki, 10 stavki može biti na dnu jedne stranice, a preostalih 20 na vrhu iduće stranice.

  • Zadržati cijelu grupu zajedno na jednoj strani    Ova mogućnost olakšava smanjivanje broja prijeloma stranice u grupi. Ako grupa ne stane u preostali prostor na stranici, Access će taj prostor ostaviti prazan i započeti s grupiranjem na drugoj stranici. Velike grupe će možda ipak ostati na više stranica, ali ova mogućnost maksimalno smanjuje broj prijeloma stranice unutar grupe.

  • Zadrži zaglavlje i prvi zapis zajedno na jednoj strani    Ova postavka jamči da se zaglavlje u grupama sa zaglavljima neće ispisati samo na dnu stranice. Ako Access utvrdi da nema dovoljno prostora za ispis najmanje jednog retka podataka iza zaglavlja, grupa će započeti na idućoj strani.

Promjena prioriteta razina grupiranja i sortiranja

Za promjenu prioriteta razina grupiranja ili sortiranja pritisnite redak u oknu Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj i zatim pritisnite strelicu prema gore ili prema dolje s desne strane retka.

Brisanje razina grupiranja i sortiranja

Za brisanje razine grupiranja ili sortiranja u oknu Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj pritisnite redak koji želite izbrisati i zatim DELETE ili pritisnite gumb Izbriši zdesna retku. Kada izbrišete razinu grupiranja, ako je polje grupiranja bilo u zaglavlju ili podnožju grupe, Access će ga premjestiti u sekciju Pojedinost u izvješću. Sve ostale kontrole koje su bile u zaglavlju ili podnožju grupe bit će izbrisane.

Stvaranje izvješća sažetka (bez pojedinosti zapisa)

Ako želite prikazati samo ukupne zbrojeve (odnosno samo informacije u recima zaglavlja i podnožja), na kartici Dizajn u grupi Grupiranje i ukupni zbrojevi kliknite Sakrij detalje. Tako ćete sakriti zapise na sljedećoj donjoj razini grupiranja, što će rezultirati kompaktnijim prikazom podataka sažetka. Iako su zapisi skriveni, kontrole u skrivenoj sekciji nisu izbrisane. Ponovno kliknite Sakrij pojedinosti da biste vratili retke detalja u izvješće.

Vrh dokumenta

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×