Stvaranje direktorij imena, adrese i druge podatke

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Podatke u jedan dokument, primjerice imenik članova, katalog ili popis dijelova možete spojiti pomoću značajke direktorija u programu Word.

  1. Na kartici Skupna pisma kliknite pokretanje cirkularnih pisama, a zatim Step-by-Step čarobnjaka za cirkularna pisma.

    Pokretanje čarobnjaka za cirkularna pisma

  2. U oknu zadatka Cirkularna pisma na desnoj strani zaslona, u odjeljku Odaberite vrstu dokumenta, kliknite imenika.

  3. Pri dnu okna cirkularnih pisama kliknite sljedeće: pokretanje dokumenta.

    Klikom na kroz postupak 6 korak cirkularnih pisama

  4. U odjeljku Odabir dokumenta za pokretanjeprikazuju se sljedeće mogućnosti:

    • Koristi trenutni dokument: Trenutni dokument na zaslonu možete koristiti kao glavni dokument.

    • Pokretanje iz predloška: Odaberite neki od predložaka spremni za korištenje cirkularnog pisma.

    • Početak iz postojećeg dokumenta: Otvorite postojeći dokument želite koristiti kao glavni dokument cirkularnog pisma.

      Odaberite željenu mogućnost, a zatim kliknite sljedeće: Odabir primatelja.

  5. Kada otvorite ili stvorite izvor podataka pomoću čarobnjaka za cirkularna pisma, su koja upozorava da Word koristi određeni skup varijabilnih podataka za cirkularnim pismima. Koristite neku od sljedećih načina priložiti glavni dokument s izvorom podataka.

    1. U oknu zadatka cirkularnih pisama u odjeljku Odabir primatelja, kliknite Koristi postojeći popis.

    2. U odjeljku Koristi postojeći popis, kliknite Pregledaj.

    3. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka odaberite datoteku koja sadrži varijable informacije koje želite koristiti, a zatim kliknite Otvori.

    4. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama odaberite imena koja želite uvrstiti.

      Kako?

      1. Učinite nešto od sljedećeg:

        Upotrijebite potvrdne okvire da biste odredili imena

        Ta je metoda najkorisniji ako je popis kratak. Potvrdite okvire uz nazive koje želite uključiti, a očistite one pokraj imena koja želite izuzeti.

        Savjet : Ako znate koje želite uvrstiti većinu popisa u direktoriju, kliknite Odaberi sve olakšat da biste očistili određene zapise. Isto tako, ako želite dodati samo nekoliko stavki s popisa, kliknite Očisti sve, a zatim željene zapise.

        Sortiranje stavki na popisu

        To je korisno ako želite vidjeti stavke u abecedi ili. Kliknite naslov stupca koji želite sortirati stavke. Na primjer, ako želite da popis bude prikazan abecedno prema prezimenima, kliknite zaglavlje stupca Prezime .

        Filtriranje stavki na popisu

        To je korisno ako popis sadrži zapise koje znate da ne želite vidjeti ili uključiti u direktoriju. Kada ste filtriranja popisa, možete koristiti potvrdne okvire da biste uključili ili isključili zapise, kao što je opisano u prethodnom odjeljku.

        Kliknite strelicu pokraj stupca stavku koju želite filtrirati, a zatim nešto od sljedećeg:

        • (Praznine) prikazuje sve zapise u kojima je to polje prazno.

        • (Bez praznina) prikazuje sve zapise u kojima to polje sadrži informacije.

        • Ako vaš izvor podataka sadrži zapise koji dijele iste informacije, a u njima se nalazi manje od deset jedinstvenih vrijednosti u stupcu, možete filtrirati po određenim informacijama. Na primjer, ako postoji više adresa koje navode Australiju kao zemlju/regiju, možete filtrirati po Australija.

          U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama prikazuje samo određenih zapisa. Da biste ponovno prikazali sve zapise, kliknite (sve).

          Savjeti : 

          • Za dodatne mogućnosti sortiranja i filtriranja, kliknite strelicu pokraj naziva nekog stupca, a zatim (Dodatno). Pomoću kartice Filtriranje i Sortiranje zapisa da biste postavili sortiranje ili filtriranje upit.

          • Ako ste instalirali softver za provjeru adresa, možete kliknuti Provjera adresa u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama kako bi provjerili adrese na popisu.

      2. Kliknite u redu da biste se vratili u okno zadatka za Cirkularna pisma . Word će koristiti navedena imena za imenik.

    1. U oknu zadatka cirkularnih pisama u odjeljku Odabir primatelja, kliknite Odaberi iz kontakata programa Outlook.

    2. U odjeljku Odaberi iz kontakata programa Outlook, kliknite Odaberite mapu s kontaktima.

    3. Odaberite mapu kontakata programa Outlook u dijaloškom okviru i kliknite u redu.

    4. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama odaberite imena koja želite uvrstiti.

      Kako?

      1. Učinite nešto od sljedećeg:

        Upotrijebite potvrdne okvire da biste odredili imena

        Ta je metoda najkorisniji ako je popis kratak. Potvrdite okvire uz nazive koje želite uključiti, a očistite one pokraj imena koja želite izuzeti.

        Savjet : Ako znate koje želite uvrstiti većinu popisa u direktoriju, kliknite Odaberi sve olakšat da biste očistili određene zapise. Isto tako, ako želite dodati samo nekoliko stavki s popisa, kliknite Očisti sve, a zatim željene zapise.

        Sortiranje stavki na popisu

        To je korisno ako želite vidjeti stavke u abecedi ili. Kliknite naslov stupca koji želite sortirati stavke. Na primjer, ako želite da popis bude prikazan abecedno prema prezimenima, kliknite zaglavlje stupca Prezime .

        Filtriranje stavki na popisu

        To je korisno ako popis sadrži zapise koje znate da ne želite vidjeti ili uključiti u direktoriju. Kada ste filtriranja popisa, možete koristiti potvrdne okvire da biste uključili ili isključili zapise, kao što je opisano u prethodnom odjeljku.

        Kliknite strelicu pokraj stupca stavku koju želite filtrirati, a zatim nešto od sljedećeg:

        • (Praznine) prikazuje sve zapise u kojima je to polje prazno.

        • (Bez praznina) prikazuje sve zapise u kojima to polje sadrži informacije.

        • Ako vaš izvor podataka sadrži zapise koji dijele iste informacije, a u njima se nalazi manje od deset jedinstvenih vrijednosti u stupcu, možete filtrirati po određenim informacijama. Na primjer, ako postoji više adresa koje navode Australiju kao zemlju/regiju, možete filtrirati po Australija.

          U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama prikazuje samo određenih zapisa. Da biste ponovno prikazali sve zapise, kliknite (sve).

          Savjeti : 

          • Za dodatne mogućnosti sortiranja i filtriranja, kliknite strelicu pokraj naziva nekog stupca, a zatim (Dodatno). Pomoću kartice Filtriranje i Sortiranje zapisa da biste postavili sortiranje ili filtriranje upit.

          • Ako ste instalirali softver za provjeru adresa, možete kliknuti Provjera valjanosti u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama kako bi provjerili adrese na popisu.

      2. Kliknite u redu da biste se vratili u okno zadatka za Cirkularna pisma . Word će koristiti navedena imena za imenik.

    1. U oknu zadatka cirkularnih pisama u odjeljku Odabir primatelja, kliknite Upis novog popisa.

    2. U odjeljku Upis novog popisa, kliknite Stvori.

    3. U dijaloškom okviru Novi popis adresa upišite informacije koje želite uvrstiti za prvu stavku. Nije potrebno ispuniti svako polje.

    4. Da biste dovršili prva stavka i prijeći na novu stavku, kliknite Nova stavka.

    5. Dodavanje unosa zadržati sve dok ne završite, a zatim kliknite Zatvori.

    6. U dijaloškom okviru Spremanje popisa adresa u okvir naziv datoteke unesite naziv popisa adresa, a zatim odaberite mapu u koju želite spremiti na popisu.

      Prema zadanim postavkama, popis adresa se sprema u mapu Moji izvori podataka . Preporučuje se da biste zadržali popis adresa ovdje jer je to je zadana mapa u kojem Word traži izvore podataka. Da ako želite koristiti taj popis adresa u noviji cirkularnih pisama, nećete morati dođite do datoteke i mape da biste ga pronašli.

    7. Kliknite Spremi.

    8. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama odaberite imena koja želite uvrstiti.

      Kako?

      1. Učinite nešto od sljedećeg:

        Upotrijebite potvrdne okvire da biste odredili imena

        Ta je metoda najkorisniji ako je popis kratak. Potvrdite okvire uz nazive koje želite uključiti, a očistite one pokraj imena koja želite izuzeti.

        Savjet : Ako znate koje želite uvrstiti većinu popisa u direktoriju, kliknite Odaberi sve olakšat da biste očistili određene zapise. Isto tako, ako želite dodati samo nekoliko stavki s popisa, kliknite Očisti sve, a zatim željene zapise.

        Sortiranje stavki na popisu

        To je korisno ako želite vidjeti stavke u abecedi ili. Kliknite naslov stupca koji želite sortirati stavke. Na primjer, ako želite da popis bude prikazan abecedno prema prezimenima, kliknite zaglavlje stupca Prezime .

        Filtriranje stavki na popisu

        To je korisno ako popis sadrži zapise koje znate da ne želite vidjeti ili uključiti u direktoriju. Kada ste filtriranja popisa, možete koristiti potvrdne okvire da biste uključili ili isključili zapise, kao što je opisano u prethodnom odjeljku.

        Kliknite strelicu pokraj stupca stavku koju želite filtrirati, a zatim nešto od sljedećeg:

        • (Praznine) prikazuje sve zapise u kojima je to polje prazno.

        • (Bez praznina) prikazuje sve zapise u kojima to polje sadrži informacije.

        • Ako vaš izvor podataka sadrži zapise koji dijele iste informacije, a u njima se nalazi manje od deset jedinstvenih vrijednosti u stupcu, možete filtrirati po određenim informacijama. Na primjer, ako postoji više adresa koje navode Australiju kao zemlju/regiju, možete filtrirati po Australija.

          U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama prikazuje samo određenih zapisa. Da biste ponovno prikazali sve zapise, kliknite (sve).

          Savjeti : 

          • Za dodatne mogućnosti sortiranja i filtriranja, kliknite strelicu pokraj naziva nekog stupca, a zatim (Dodatno). Pomoću kartice Filtriranje i Sortiranje zapisa da biste postavili sortiranje ili filtriranje upit.

          • Ako ste instalirali softver za provjeru adresa, možete kliknuti Provjera valjanosti u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama kako bi provjerili adrese na popisu.

      2. Kliknite u redu da biste se vratili u okno zadatka za Cirkularna pisma . Word će koristiti navedena imena za imenik.

  6. Kliknite sljedeće: Razmještaj imenika.

  7. Ako to još niste učinili, u prozoru dokumenta, unesite tekst koji želite ponoviti za svaku stavku u direktoriju. Ako, na primjer, kao što su uključuju natpise naziv: i adresa:.

    Napomena : Sada ne sadrže tekst koji želite ispisati samo jednom u nastalom dokumentu imenika.

  8. Umetanje spojnih polja mjesto na koje želite spojiti imena, adrese i druge podatke iz izvora podataka. Na primjer, Umetanje spojnog polja nakon natpis stavke, kao što su tvrtke: «Tvrtka».

    Kako?

    1. U glavnom dokumentu, pritisnite na mjesto gdje želite umetnuti polje.

    2. Umetnite nešto od sljedećeg:

      Adresni blok s imenom, adresom i ostalim podacima

      1. Pritisnite Adresni blok.

      2. U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite elemente adrese koje želite uvrstiti i oblike koje želite, a zatim kliknite u redu.

        Ako se pojavi dijaloški okvir Podudaranje polja , Word možda nije mogao pronaći neke podatke potrebne za Adresni blok. Kliknite strelicu pokraj (nije dostupno), a zatim odaberite polje iz izvora podataka koje odgovara polju potrebnom za cirkularna pisma.

      Ostala polja s podacima

      1. Kliknite više stavki, a zatim učinite nešto od sljedećeg:

        • Da biste odabrali adresu polja koja će automatski odgovarati polja u izvoru podataka, čak i ako polja u izvoru podataka ne imati isti naziv kao polja, kliknite Polja adresa.

        • Da biste odabrali polja koja podatke uvijek uzimaju izravno iz stupca u bazi podataka, kliknite Polja baze podataka.

      2. U okviru Polja pritisnite željeno polje.

      3. Pritisnite najprije Umetni, a zatim Zatvori.

        Ako se pojavi dijaloški okvir Podudaranje polja , Word možda nije mogao pronaći neke podatke potrebne za umetanje polja. Kliknite strelicu pokraj (nije dostupno), a zatim odaberite polje iz izvora podataka koje odgovara polju potrebnom za cirkularna pisma.

        Napomena : Ako umetnete polje s popisa Polja baze podataka, a onda kasnije prijeđete na izvor podataka koji ne sadrži stupac istog naziva, Word neće moći umetnuti podatke s tog polja u spojeni dokument.

    3. Ponovite korake na i b za sva polja koje želite umetnuti.

      Napomene : 

      • Ne možete upisati znakove spojnog polja («») ručno ili pomoću naredbe Simbol na izborniku Umetanje . Koristite okno zadatka za cirkularna pisma.

      • Ako se pojavi spojnih polja u zagradama, kao što su {MERGEFIELD Grad}, riječ je prikazuje kodove polja umjesto rezultata polja. To ne utječe na spajanje, ali želite li umjesto toga prikazati rezultate, desnom tipkom miša kliknite kod polja, a zatim Uključivanje i isključivanje kodova polja na izborniku prečaca.

    4. Ako želite, možete promijeniti oblikovanje spojenih podataka.

      Kako?

      Da biste oblikovali spojene podatke, morate oblikovati spojna polja u glavni dokument. Nemojte oblikovati podatke u izvoru podataka jer se oblikovanje neće sačuvati pri slanju cirkularne pošte podatke u dokument.

      1. U glavnom dokumentu odaberite polje koje sadrži podatke koje želite oblikovati, uključujući susjednim znakovima spojnog polja («»).

      2. Promjena fonta ili druga oblikovanja po želji.

  9. Nakon što ste dovršiti glavni dokument i umetnuli spojnih polja, kliknite Spremi kao na izborniku datoteka . Naziv dokumenta, a zatim kliknite Spremi.

  10. Kliknite sljedeće: Pretpregled imenika.

  11. Da biste pretpregledali stavke redoslijedom, kliknite gumbe sa strelicama natrag i Naprijed . Ili, da biste pronašli i pretpregledali određene stavke, kliknite Traženje primatelja, a zatim unesite kriterije za pretraživanje u dijaloškom okviru Traženje unosa .

  12. Ako je potrebno, Prilagodba popisa primatelja. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Za isključivanje određenog primatelja iz skupine pritisnite Isključi ovog primatelja.

    • Za promjenu popisa primatelja pritisnite Uređivanje popisa primatelja, a zatim unesite promjene u dijaloški okvir Primatelji cirkularnih pisama.

  13. Kliknite sljedeće: dovršetak spajanja.

  14. U odjeljku Spajanje, kliknite Novi dokument.

  15. U dijaloškom okviru Spajanje u novi dokument , učinite nešto od sljedećeg, a zatim kliknite u redu.

    • Da biste spojili sve zapise, kliknite sve.

    • Da biste spojili zapis koji je prikazan u prozoru dokumenta, kliknite trenutnog zapisa.

    • Da biste spojili raspon zapisa, kliknite pošiljatelj, a zatim u okvire od i do upišite brojeve zapis.

      Word otvara jedan novi dokument koji sadrži pojedinačnih zapisa.

  16. Dodavanje zaglavlja, podnožja i sav tekst koji želite.

    Ako, na primjer, ako spojeni podaci oblikovani kao tablica, dodati naslove stupaca u tablici nakon spajanja podataka.

  17. Spremanje ili ispišite imenik na isti način kao uobičajeni.

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×