Stvaranje cirkularnih pisama pomoću proračunske tablice programa Excel

Stvaranje cirkularnih pisama pomoću proračunske tablice programa Excel

Cirkularna pisma koriste se za istovremeno stvaranje više dokumenata. Ti dokumenti imaju jednak raspored, oblikovanje, tekst i grafike. Samo se određeni dijelovi dokumenata razlikuju te su personalizirani. Dokumenti koje Word može stvoriti pomoću cirkularnih pisama obuhvaćaju skupne oznake, pisma, omotnice i poruke e-pošte. Postupak stvaranja cirkularnih pisama obuhvaća tri dokumenta:

  • glavni dokument

  • izvor podataka

  • spojeni dokument

Dodatne informacije o korištenju podataka iz programa Excel za stvaranje cirkularnih pisama potražite u sljedećem videozapisu koji je dio tečaja – Nova razina cirkularnih pisama

1. korak: priprema podataka u programu Excel za cirkularna pisma

Najvažniji je korak postupka stvaranja cirkularnih pisama postavljanje i priprema podataka. Kao izvor podataka za popis primatelja koristit ćete proračunsku tablicu programa Excel.

Evo nekoliko savjeta za pripremu podataka za cirkularna pisma. Upute:

  • Nazivi stupaca u proračunskoj tablici moraju se podudarati s nazivima polja koja želite umetnuti u cirkularno pismo. Na primjer, da biste se u dokumentu primateljima obratili njihovim imenom, trebat će vam posebni stupci za imena i prezimena.

  • Svi podaci koje želite obuhvatiti cirkularnim pismom moraju se nalaziti na prvoj stranici proračunske tablice.

  • Unosi podataka s postocima, valutama i poštanskim brojevima moraju biti točno oblikovani u proračunskoj tablici da bi Word mogao pravilno učitati njihove vrijednosti.

  • Proračunska tablica programa Excel koja će se koristiti za cirkularno pismo mora biti spremljena na vašem lokalnom računalu.

  • Prije povezivanja s dokumentom cirkularnog pisma u programu Word u proračunsku tablicu unesite sve željene promjene i nove stavke.

Napomene : 

2. korak: početak stvaranja cirkularnog pisma

  1. U programu Word odaberite Datoteka > Novo > Prazan dokument.

  2. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisma odaberite Pokreni cirkularna pisma i odaberite vrstu cirkularnog pisma koju želite pokrenuti.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i naredbom Pokreni cirkularna pisma te popisom dostupnih mogućnosti za vrstu spajanja koju želite pokrenuti.

  3. Odaberite Odaberi primatelje pa Koristi postojeći popis.

    Snimka zaslona kartice Skupna pošta u programu Word s prikazom naredbe Odaberi primatelje i odabranom mogućnošću Koristi postojeći popis.

  4. Pronađite proračunsku tablicu programa Excel pa kliknite Otvori.

  5. Ako Word to od vas zatraži, odaberite List1$ > U redu.

    Napomena : Sada je proračunska tablica programa Excel povezana s dokumentom za cirkularna pisma koji stvarate u programu Word.


Uređivanje popisa za slanje poruka e-pošte

Primatelje pisma možete ograničiti.

  1. Odaberite Uredi popis primatelja.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i istaknutom naredbom Uređivanje popisa primatelja.

  2. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama poništite okvir pokraj imena i prezimena osobe kojoj ne želite poslati pismo.

    Odabir redaka potvrđivanjem okvira

    Napomena : Popis možete i sortirati ili filtrirati da biste si olakšali pronalaženje imena i prezimena i adresa. Dodatne informacije o sortiranju i filtriranju stavki potražite u članku Sortiranje i filtriranje podataka za cirkularnu poštu.

3. korak: umetanje spojnog polja

U dokument možete umetnuti jedno ili više spojnih polja koja preuzimaju podatke iz proračunske tablice.

Umetanje adresnog bloka za omotnicu, naljepnicu, poruku e-pošte ili pismo

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Adresni blok.

    Umetanje polja za cirkularna pisma Adresni blok

  2. U dijaloškom okviru Unos adresnog bloka odaberite oblik primateljeva imena koji će se prikazivati na omotnici.

    mogućnosti adresnog bloka

  3. Odaberite U redu.

  4. Odaberite Datoteka > Spremi.

Umetanje pozdravnog retka u poruku e-pošte ili pismo

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Pozdravni redak.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i istaknutom naredbom Redak pozdrava.

  2. U dijaloškom okviru Umetni pozdrav učinite sljedeće:

    • U odjeljku Oblik pozdravnog retka po potrebi zamijenite pozdrav drugim pozdravom (Dragi je zadana postavka), promijenite oblik imena i prezimena primatelja i završni interpunkcijski znak (zarez je zadana postavka).

      i

    • U odjeljku Pozdravni redak za imena primatelja koja nisu valjana odaberite jednu od mogućnosti s popisa pozdrava.

  3. Odaberite U redu.

  4. Odaberite Datoteka > Spremi.

Umetanje podataka iz proračunske tablice u poruku e-pošte ili pismo

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Umetni spojno polje.

  2. U dijaloškom okviru Umetanje spojnog polja u odjeljku Polja odaberite naziv polja (naziv stupca u proračunskoj tablici), a zatim odaberite Umetni.

  3. Po potrebi ponovite 2. korak, a kada završite, odaberite Zatvori.

  4. Odaberite Datoteka > Spremi.

Dodatne informacije o dodavanju spojnih polja iz proračunske tablice u cirkularno pismo potražite u članku Umetanje polja cirkularnih pisama. Ako želite saznati više o mogućnostima postavljanja poruke e-pošte, pogledajte članak Slanje masovnih poruka e-pošte pomoću značajke cirkularnog pisma.

4. korak: pretpregled i završavanje cirkularnog pisma

Kada umetnete željena spojna polja, pretpregledajte rezultate da biste provjerili je li sadržaj u redu. Kada to učinite, možete završiti postupak spajanja.

  1. Na kartici Skupna pisma odaberite Pretpregled rezultata.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i grupom Pretpregled rezultata.

  2. Odaberite gumb za sljedeći Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodni Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis da biste se pomicali po zapisima u izvoru podataka i vidjeli kako će izgledati u dokumentu.

  3. U grupi Završetak odaberite Završi i spoji, a zatim odaberite Ispis dokumenata ili Pošalji poruke e-pošte.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word te naredbom Završi i spoji i njezinim mogućnostima.

5. korak: spremanje cirkularnog pisma

Kada spremite dokument cirkularnog pisma, on ostaje povezan s vašim izvorom podataka. Dokument cirkularnog pisma možete ponovno upotrijebiti za sljedeće masovno slanje e-pošte.

  • Otvorite dokument i odaberite a kada Word zatraži da zadržite vezu.

Vidi također

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×