Stvaranje centra za zapise

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Centar za zapise namijenjen je da bi služio kao središnje mjesto u kojem tvrtki ili ustanovi možete spremiti i upravljati svim svojim zapisima kao što su pravne ili financijske dokumenata. Centar za zapise podržava cijeli postupak upravljanja zapisima, od prikupljanja zapisa putem upravljanja zapisima razmještaja zapisa.

Predložak web-mjesta centra za zapise je slična drugih web-mjesta sustava SharePoint u tom je služi kao Općenito spremište za dokumente i omogućuje suradnju među korisnicima web-mjesta. Predložak web-mjesta centra za zapise, no je unaprijed konfigurirani web-mjesta izričito omogućuju tvrtkama ili ustanovama implementirati njihove zapisa upravljanje i zadržavanje programe. Rad s verzijama, nadzor, upravljanje metapodacima, obveza predočavanja elektroničkih dokumenata i prilagodljivo usmjeravanje zapisa ugrađene su značajke koje omogućuju učinkovitije Upravljanje zapisima.

primjer tijeka rada za čuvanje zapisa

Napomena : U sustavu SharePoint i nudi mogućnost upravljanja zapisima "in situ." Pomoću upravljanja zapisima in možete koristiti sve značajke dostupne u centru za zapise, kao što su Uspostava pravila upravljanja informacijama, usmjeravanje i držite, za upravljanje zapisima na bilo kojem mjestu.

Vrh stranice

Definiranje plana upravljanja zapisima

Na najvišoj razini postoje dva glavna koraka prilikom dizajniranja web-mjesta centra za zapise za implementaciju program za upravljanje zapisima:

  1. Organizacija mora razviti strategiju i na službeni plan upravljanja zapisima. To je zajednički napor koji uključuje koordinaciji među Upravitelji zapisa, Službenici za usklađenost, Informatičari i zaposlenici zaduženi za podatke.

  2. Organizacija konfigurirajte će mjesta centra za zapise za implementaciju plana upravljanja zapisima.

U odjeljcima strukture osnovnih elemenata koji je uključen u svakoj od ovih koraka.

Planiranje upravljanja zapisima

Prije nego što tvrtki ili ustanovi možete konfigurirati web-mjesta centra za zapise kao rješenje za upravljanje zapisima, treba razviti službeni plan za strategiju upravljanja. Određene elemente na službenog plana upravljanja zapisima vjerojatno će biti jedinstveni za pojedinačne organizacije ili tvrtke. Međutim, gotovo svi planovi upravljanja zapisima uključuju sljedeće dokumente i postupke:

Plana datoteka      Plan arhiviranja opisuje vrste dokumenata ili stavki koje organizacija priznaje kao službene poslovne zapise. Pokazuje gdje se pohranjuju tih zapisa i pruža informacije koje jednu vrstu zapisa iz druge. Planiranje datoteke služi kao opsežan skup pravila, postupke i smjernice za stvaranje, spremanje i upravljanje zapisima. Plan arhiviranja treba pokriti sve zapise, bez obzira na to medijskih sadržaja, uključujući papira, blogove, wikija, e-pošte i elektroničke datoteke. Ga, morate navesti kako klasificirati, osigurani i kraju, uništava svaki zapis. Trebali biste uključiti i zahtjevi za posebne kategorije zapisa, primjerice Povjerljivo, Važni, tajne ili povlaštene zapisi. Na kraju, datotečnom planu morate navesti s osobama koje su odgovorni za upravljanje svaku vrstu zapisa.

Biblioteka zapisa    biblioteka zapisa su zapravo biblioteke dokumenata koje ste stvorili za klasifikaciju i spremanje važnih zapisa. Stvaranje biblioteke zapis za svaku vrstu zapisa koje želite zadržati. Zapisi automatski usmjeruje u odgovarajuću biblioteku ovisno o postavkama konfiguriran u organizator sadržaja.

Vrste sadržaja    Stvaranje vrste sadržaja da biste definirali vrste zapisa u vašoj tvrtki ili ustanovi za pohranu i prepoznavanje bilo koji jedinstveni svojstva za svaku vrstu zapisa. Definiranjem vrsta sadržaja za određene vrste zapisa vašoj tvrtki ili ustanovi možete biti sigurni da svaki od tih grupa upravlja dosljedno. Dokumentima sustava Office, PDF-ova, TIFFs (skenirane slike), e-poštu, razgovore izravnim porukama, videozapise i fizičkim zapisima možete sve se klasificirati i spremljena s vrstama sadržaja koji ste stvorili. Bilo koji zapis pod nazivom "ugovor", na primjer, tretirat će se na isti način te dosljedan način u sustavu SharePoint, bilježi sustav upravljanja. Korištenje vrste sadržaja za klasifikaciju i zapise pohranite je neke druge metode pomoću biblioteka zapisa.

Raspored zadržavanja    Raspored zadržavanja određuje koliko svaku vrstu zapisa u datotečnom planu mora zadržavaju (njegov razdoblje zadržavanja) i postupak njenog uklanjanja kada dođe do kraja razdoblja (njegov postupak razmještaja). Smjernice u rasporedu zadržavanja obično se temelje na pravnim zahtjevima, rizicima u tvrtki ili ustanovi i poslovne potrebe. Osim toga, raspored zadržavanja obično opisuje contingencies upravljanja rizik da biste odredili razdoblje zadržavanja za svaku vrstu zapisa.

Dokument zahtjeva usklađenosti    Dokument zahtjeva usklađenosti definira pravila kojih se IT sustavi za upravljanje zapisima morate držati, mogućnosti koje moraju imati i vrste pravnog praćenja koje moraju pružiti da biste osigurali usklađenost.

  • Formalno postupak zatvaranja razmještaja zapisa      Ovaj postupak, koja se naziva i često na čekanje, detalje o kako tvrtkom ili ustanovom obustavlja razmještaja zapisa prilikom događaja kao što su parnice, revizija ili istraga.

  • Sustav za praćenje i izvješćivanje o pogreškama rukovanja zapisima      Da biste bili sigurni da zaposlenici arhiviranja, pristup i upravljanje zapisima prema određenim pravilima i postupcima, program za upravljanje zapisima mora imati procesa ili sustav za praćenje i izvješćivanje o pogreškama na obradu zapisa.

Vrh stranice

Konfiguriranje web-mjesta centra za zapise

Kada tvrtkom ili ustanovom engages detaljno Planiranje upravljanja zapisima i razvija službeni plan za upravljanje zapisima, možete stvoriti i konfiguriranje web-mjesta centra za zapise da biste lakše je implementirati ovaj program.

Morate poduzeti sljedeće korake da biste konfigurirali web-mjesta centra za zapise:

  1. Stvaranje zapisa biblioteka i popisa za upravljanje i spremanje svaku vrstu zapisa koja je navedena u datotečnom planu.

    • Preporučujemo stvorite jednoj biblioteci zapis za svaku vrstu sadržaja u vašem planu zapisa.

    • Kada se zapisi šalju u Centar za zapise, oni se usmjeriti odgovarajući popis ili biblioteku.

  2. Stvaranje stupaca za relevantne biblioteke, popise ili vrste sadržaja za nalaze i prikazuju metapodaci za svaku vrstu zapisa koja je navedena u datotečnom planu.

  3. Određivanje pravila upravljanja informacijama za svaku vrstu zapisa na web-mjestu centra za zapise. Ta pravila trebaju odražavati razdoblja zadržavanja i zahtjeve nadzora koji su navedeni u vašoj tvrtki ili ustanovi datotečnom planu i raspored zadržavanja.

  4. Konfiguriranje organizatora sadržaja za usmjeravanje svaku vrstu zapisa na odgovarajuće mjesto. Kada se zapisi šalju na web-mjesto centra za zapise ručno ili programski aplikacija koristi značajka da biste odredili kako klasifikacije zapisa unutar web-mjesta centra za zapise te gdje da biste je poslali.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×