Struktura baze podataka programa Access

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Bolje upoznavanje s tablicama, oblicima, upitima i drugim objektima u bazi podataka mogu pojednostavniti izvođenje raznih zadataka, npr. unošenje podataka u obrazac, dodavanje ili uklanjanje tablica, pronalaženje i zamjenu podataka te pokretanja upita.

Ovaj članak sadrži pregled osnovne strukture baze podataka programa Microsoft Office Access. Access nudi nekoliko alata koji omogućuju Upoznajte se sa strukturom određenu bazu podataka. U ovom se članku objašnjava kako, kada i Zašto koristiti svaki alat.

Što vas zanima?

Osnove baza podataka programa Access

Prikaz detalja o objekata u bazi podataka.

Istražite tablicu u prikazu dizajna

Promatrajte odnose između tablica

Pogledajte kako objekti koriste druge objekte

Osnove baza podataka programa Access

Baza podataka zbirka je informacija povezana s određenom temom ili svrhom, npr. praćenje narudžbi klijenata ili održavanje glazbene zbirke. Ako vam baza podataka nije pohranjena na računalu ili su na njemu pohranjeni samo neki njezini dijelovi, podatke možda pratite iz raznih izvora koje morate koordinirati i organizirati.

Recimo da su telefonski brojevi vaših dobavljača pohranjeni na raznim mjestima: u datoteci kartica koja sadrži telefonske brojeve, u datotekama s informacija o proizvodu spremištu datoteka i u proračunskoj tablici koja sadrži informacije o narudžbama. Ako se dobavljačev telefonski broj promijeniti, možda ćete ga morati ažurirati na sva tri mjesta. U dobro osmišljenoj bazi podataka programa Access telefonski broj pohranjuje se samo jednom, pa taj podataka morate ažurirati samo na jednom mjestu. Zbog toga se, kada ga ažurirate, dobavljačev telefonski broj ažurira svugdje gdje ga koristite u bazi podataka.

Datoteke baze podataka programa Access

Pomoću programa Access možete upravljati svim informacijama u jednoj datoteci. Unutar datoteke baze podataka programa Access možete koristiti:

  • tablice za spremanje podataka

  • upite za traženje i dohvaćanje željenih podataka

  • obrasce za prikaz, dodavanje i ažuriranje podataka u tablicama

  • izvješća za analizu ili ispis podataka u nekom posebnom rasporedu

Podaci iz tablica koje se koriste u upitu, obrascu i izvješću

1. Spremite podatke jednom u jednu tablicu pa ih pregledavajte s više mjesta. Kada ažurirate podatke, automatski se ažuriraju gdje god se prikažu.

2. Dohvaćajte podatke pomoću upita.

3. Prikazujte ili unosite podatke pomoću obrasca.

4. Prikazujte ili ispisujte podatke pomoću izvješća.

Sve su te stavke — tablice, upiti, obrasci i izvješća — objekti baze podataka.

Napomena : Neke baze podataka programa Access sadrže veze na tablice su pohranjene u drugim bazama podataka. Možete, primjerice, imati jednu bazu podataka programa Access koja ne sadrži ništa osim tablica te još jednu koja sadrži veze na te tablice, kao i upite, obrasce i izvješća koja se temeljene na povezanim tablicama. U većini slučajeva nije bitno je li tablica povezana tablica ili je zapravo pohranjena u bazi podataka.

Tablice i odnosi

Da biste pohranili podatke, stvorite po jednu tablicu za svaku vrstu informacija koje pratite. Vrste informacija mogu obuhvaćati korisničke informacije, proizvode i druge detalje. Da biste objedinili podatke iz više tablica u jednom upitu, obrascu ili izvješću, definirajte odnose između tablica.

Podaci spremljeni u tablicama združeni na povezanim poljima

1. Informacije o kupcima koje su jednom postojale na popisu za slanje pošte sada se nalaze u tablici Kupci.

2. Informacije o narudžbama koje su jednom postojale u proračunskoj tablici sada se nalaze u tablici Narudžbe.

3. Jedinstveni ID, npr. ID kupca, sada razdvaja jedan zapis od drugoga unutar tablice. Ako dodate jedno polj jedinstvenog ID-a iz jedne tablice u neku drugu tablicu i definirate odnosa između tih dvaju polja, Access može upariti povezane zapise iz obiju tablica tako da ih možete objediniti u obrascu, izvješću ili upitu.

Upiti

Upitima tražite i dohvaćate podatke koji zadovoljavaju uvjete koje navedete, uključujući podatke iz više tablica. Pomoću upita možete i ažurirati ili brisati više podataka istodobno te izvoditi unaprijed definirane ili prilagođene izračune na podacima.

upit koji vraća rezultate iz različitih tablica

1. Tablica Kupci sadrži informacije o kupcima.

2. Tablica Narudžbe sadrži informacije o narudžbama.

3. Taj upit dohvaća podatke o ID-u narudžbe i zatraženom datumu iz tablice Narudžbe, a podatke o nazivu tvrtke i gradu iz tablice Kupci. Upit vraća samo narudžbe koje su zatražene u travnju i samo za kupce sa sjedištem u Londonu.

obrasce

Pomoću obrasca možete jednostavno pregledavati, unositi i mijenjati podatke redak po redak. Pomoću obrasca možete izvoditi druge akcije, npr. slanje podataka u neku drugu aplikaciju. Obrasci obično sadrže kontrole koji su povezani s poljima u tablicama koja su u podlozi. Kada otvorite obrazac, Access dohvaća podatke iz nekih od tih tablica pa ih prikazuje u rasporedu koji ste odabrali prilikom stvaranja obrasca. Obrazac možete stvoriti pomoću naredbi Obrazac na vrpci, čarobnjaka za obrasce ili pak u prikazu Dizajn sami.

obrasci omogućuju prikaz i unos podataka

1. Tablica koja prikazuje mnogo zapisa istodobno, ali možda ćete se morati pomaknuti vodoravno da biste vidjeli sve podatke u jednom zapisu. Također, kada pregledavate tablicu, ne možete ažurirati podatke iz više tablica istodobno.

2. Obrazac se usredotočuje na jedan zapis odjednom, a može prikazivati polja iz više tablica. Može prikazivati i slike te druge objekte.

3. Obrazac može sadržavati gumb koji klikate da biste ispisali izvješće, otvarali druge objekte ili na neki drugi način automatizirali zadatke.

Izvješća

Pomoću izvješća možete brzo analizirati podatke ili ih predstaviti na određeni način u obliku za ispis ili nekom drugom obliku. Možete, primjerice, poslati suradniku izvješće u kojem se grupiraju podaci i izračunavaju ukupni zbrojevi. Ili pak možete stvoriti izvješće s adresama oblikovanim za ispis naljepnica za poštu.

Izvješća koja prikazuju oblikovane ili izračunate podatke

1. Pomoću izvješća stvoriti naljepnice za slanje pošte.

2. Pomoću izvješća prikažite ukupne zbrojeve u grafikonu.

3. Pomoću izvješća prikažite izračunate ukupne zbrojeve.

Sada kada znate nešto o osnovnoj strukturi baza podataka programa Access, pročitajte kako se pomoću ugrađenih alata istražuje određena baza podataka programa Access.

Vrh stranice

Prikaz detalja o objektima u bazi podataka

Jedan je od najboljih načina za istraživanje konkretne baze podataka alat za dokumentiranje baze podataka. Pomoću alata za dokumentiranje baze podataka možete i sastavljati izvješće koje sadrži detaljne informacije o objektima u bazi podataka. Najprije odaberite koji će se objekti detaljno prikazati u izvješću. Kada pokrenete alat za dokumentiranje baze podataka, njegovo izvješće sadrži sve podatke odabranim objektima baze podataka.

  1. Otvorite bazu podataka koju želite dokumentirati.

  2. Na kartici Alati baze podataka u grupi Analiza kliknite Alat za dokumentiranje baze podataka.

  3. U dijaloškom okviru Dokumentator kliknite karticu koja predstavlja vrstu objekta baze podataka koju želite dokumentirati. Da biste stvorili izvješće o svim objektima u bazi podataka, kliknite karticu Sve vrste objekata.

  4. Odaberite jedan ili više objekata koji se nalaze na kartici. Da biste odabrali sve objekte na kartici, kliknite Odaberi sve.

  5. Kliknite U redu.

    Alat za dokumentiranje baze podataka stvara izvješće koje sadrži detaljne podatke za svaki odabrani objekt, a potom otvara izvješće u pretpregledu ispisa. Ako taj alat pokrenete, primjerice, na obrascu za unos podataka, u izvješću koje je on stvori bit će navedena svojstva obrasca u cjelini, svojstva svake sekcije na obrascu, svojstva gumba, natpisa, tekstnih okvira i drugih kontrola na obrascu te eventualni moduli koda i korisničke dozvole pridružene obrascu.

  6. Da biste ispisali izvješće, na kartici Pretpregled ispisa u grupi Ispis kliknite Ispis.

Vrh stranice

Istraživanje tablice u prikazu dizajna

Otvaranje tablice u prikazu Dizajn omogućuje detaljan uvid u strukturu tablice. Možete, primjerice, pronaći postavku vrste podataka za svako polje, pronaći sve maske unosa ili vidjeti koristi li tablici kakvo polje s vrijednostima – polje za izvlačenje podataka iz drugih tablica. Te su informacije korisne jer vrste podataka i maske unosa mogu utjecati na mogućnost traženja podataka i pokretanje upita za ažuriranje. Recimo da želite pomoću upita za ažuriranje ažurirati određena polja u jednoj tablici kopiranjem podataka u sličnim poljima iz neke druge tablice. Upit se neće pokrenuti ako se vrste podataka za svako polje u izvorišnoj i odredišnoj tablici ne podudaraju.

  1. Otvorite bazu podataka koju želite analizirati.

  2. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koju želite istražiti, a zatim na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna.

  3. Po potrebi zabilježite naziv svakog polja u tablici te vrstu podataka dodijeljenu svakom polju.

    Vrsta podataka dodijeljena polju može ograničavati veličinu i vrstu podataka koji se unose u polje. Korisnici, primjerice, mogu biti ograničeni na 20 znakova u tekstnom polju, a ne mogu unositi tekstne podatke u polje postavljeno na vrstu brojčanih podataka.

  4. Da biste odredili je li neko polje zapravo polje s vrijednostima, kliknite karticu Pretraživanje u donjem odjeljku rešetke dizajna tablice u odjeljku Svojstva polja.

    U polju s vrijednostima prikazuje se jedan skup vrijednosti (jedno ili više polja, npr. ime i prezime), ali obično se pohranjuje neki drugi skup vrijednosti (jedno polje, npr. numerički ID). U polje za pretraživanje, primjerice, može se pohranjivati ID broj zaposlenika (pohranjena vrijednost) iako se prikazuje ime zaposlenika (prikazana vrijednost). Kada neko polje s vrijednostima koristite u izrazima ili operacijama traženja i zamjene, koristite pohranjenu, a ne prikazanu vrijednost. Upoznavanje sa značenjem pohranjenih i prikazanih vrijednosti u polju za pretraživanje najbolji je način osiguranja očekivane izvedbe izraza ili operacije traženja i zamjene koje koristi polje s vrijednostima.

    Na sljedećoj je ilustraciji prikazano tipično polje s vrijednostima. Imajte na umu da postavke koje vidite u svojstvu Izvor retka za polje variraju.

    Korištenje tablice ili upita kao izvora podataka za polje pretraživanja

    Ovdje prikazano polje s vrijednostima dohvaća podatke iz neke druge tablice pomoću upita. Možete vidjeti i drugu vrstu polja za pretraživanja, koju nazivamo i popis vrijednosti, a koristi programirani popis mogućnosti. Na ovoj je slici prikazan tipičan popis vrijednosti.

    korištenje popisa vrijednosti kao izvora podataka za polje pretraživanja

    Za popise vrijednosti po zadanome se koristi vrsta podataka Tekst.

    Najbolji način da biste pronašli popise pretraživanja i vrijednost je tako da prikazuje karticu pretraživanje , a zatim kliknete stavke u stupcu Vrsta podataka za svako polje u tablici. Dodatne informacije o stvaranju polja pretraživanja i popis vrijednosti potražite u članku Stvaranje polja s vrijednostima.

Vrh stranice

Prikaz odnosa između tablica

Da biste vidjeli grafički prikaz tablica u bazi podataka, polja u svakoj tablici te odnose između tablica koristite objektnu karticu Odnosi. Objektna kartica Odnosi pruža ukupnu strukture tablica i odnosa u bazi podataka, što su ključne informacije kada morate stvoriti ili promijeniti odnose između tablica.

Napomena : Pomoću objekte kartice Odnosi možete i dodavati, mijenjati te brisati odnose.

  • Otvorite bazu podataka koju želite analizirati.

  • Na kartici Alati baze podataka u grupi Prikaži/Sakrij kliknite odnosi...

Otvara se objektna kartica Odnosi i na njoj se prikazuju odnosi između svih tablica u otvorenoj bazi podataka.

Odnos između dvije tablice

Dodatne informacije o odnosima između tablica potražite u članku Vodič kroz odnose između tablica.

Vrh stranice

Prikaz načina na koji objekti koriste druge objekte

U oknu Ovisnosti objekta prikazuje se kako objekti baze podataka, npr. tablice, obrasci i izvješća, dolaze u interakciju s drugim objektima ili zavise o njima.

Pomoću okna Ovisnosti objekta možete izbjeći nehotično brisanje izvora zapisa. Recimo da imate upit o tromjesečnim narudžbama u bazi podataka o prodaji koji vam više ne treba. Prije nego što izbrišete upit, trebali biste utvrditi koristi li bilo koji od drugih objekata u bazi podataka, npr. obrazac ili izvješće, upit kao izvor podataka. Zatim možete ili izmijeniti zavisne objekte da biste uklonili reference na upit ili izbrisati zavisne objekte zajedno s upitom. Prikaz potpunog popisa zavisnih objekata može vam pomoći da uštedite vrijeme jer eliminirate potrebu za ručno provjerom svojstava objekata i smanjujete pogreške pronalaženjem detalja koji bi vam mogli promaknuti u ručnoj reviziji.

Kada želite promijeniti dizajn objekta baze podataka, korisno može biti i okno Ovisnosti objekta u kojem se prikazuje kako će promjena dizajna utjecati na druge objekte. Prilikom planiranja velikih promjena dizajna trebali biste koristiti okno Ovisnosti objekta.

Korištenje okna Ovisnosti objekta

  1. Otvorite bazu podataka koju želite istražiti.

  2. U navigacijskom oknu odaberite ili otvorite tablicu, obrazac, izvješće ili upit.

  3. Na kartici Alati baze podataka u grupi Prikaži/Sakrij kliknite Ovisnosti objekata.

  4. Ako se to od vas zatražili, kliknite U redu da biste ažurirali informacije o ovisnostima.

    Prikazuje se Okno ovisnosti objekata.

    okno ovisnosti objekata

  5. Da biste pogledali popis objekata koji koriste objekt odabran u 2. koraku, na vrhu okna kliknite Objekti ovisni o meni. Da biste vidjeli popis objekata koje odabrani objekt koristi, kliknite Objekti o kojima ovisim.

  6. Da biste vidjeli informacije o ovisnostima za objekt, kliknite ikonu proširivanja (+) pokraj objekta. Access prikazuje četiri razine ovisnosti za objekt.

Dok koristite okno Ovisnosti objekata, ne zaboravite sljedeće činjenice:

  • Informacije o ovisnosti dostupne su samo ako imate dozvole za otvaranje objekta u prikazu Dizajn.

  • U oknu se ne prikazuju informacije za makronaredbe i module koda.

  • Okno funkcionira samo za tablice, obrasce, izvješća i upite, osim za sljedeće vrste upita:

    • akcijski upiti – upiti koji služe za umetanje, ažuriranje ili brisanje podataka

    • specifični SQL upiti, uključujući upite s unijom, upiti o definicijama podataka i prolazni upiti

    • Podupiti

      Kada Access naiđe na ugniježđene upite, informacije o ovisnostima generiraju se samo za vanjski upit. To se pravilno primjenjuje na izvorne tablice i upite podlista podataka upita i polja s vrijednostima.

  • Access generira informacije o ovisnostima pretraživanjem karta naziva koje sadržavaju značajku samoispravka, što je značajka koja ispravlja uobičajene nuspojave preimenovanja obrazaca, izvješća, tablica, upita, polja i kontrola na obrascima i izvješćima. Ako se onemogući praćenje informacija o samoispravku naziva, od vas će se prije prikaza informacija o ovisnostima tražiti da ga uključite.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×