Slanje masovnih poruka e-pošte pomoću značajke cirkularnog pisma

Slanje masovnih poruka e-pošte pomoću značajke cirkularnog pisma

Ako imate poruku koju želite e-poštom poslati većem broju osoba, ali je želite personalizirati za svakog primatelja, poslužite se cirkularnim pismima. Ta vam značajka omogućuje stvaranje skupine personaliziranih poruka e-pošte koje su sve jednako oblikovane te u kojima se nalazi isti tekst i grafike. Razlikuju se i personaliziraju samo određeni odjeljci poruke e-pošte. Cirkularna pisma, za razliku od slanja poruke grupi ljudi, šalju se pojedinačnim primateljima.

Tri datoteke u postupku stvaranja cirkularnog pisma, glavni dokument i popis za slanje poruka e-pošte kojim se stvara niz pisama ili poruka e-pošte, omotnica ili naljepnica.

U postupku stvaranja poruka e-pošte pomoću cirkularnih pisama sudjeluju tri dokumenta:

  • Glavni dokument
    Taj dokument sadrži poruku e-pošte, tekst i grafike (logotip ili sliku, primjerice) koji su jednaki u svim verzijama cirkularnog pisma.

  • Popis za slanje poruka e-pošte
    To je dokument s podacima na temelju kojih se popunjavaju podaci u pismu. Popis za slanje poruka e-pošte sadrži, primjerice, imena, a glavni dokument sadrži poruku e-pošte naslovljenu na imena s popisa.

  • Spojeni dokument
    Taj je dokument kombinacija glavnog dokumenta i popisa za slanje poruka e-pošte. Značajka cirkularnih pisama povlači podatke s popisa za slanje poruka e-pošte te ih umeće u glavni dokument, a rezultat je personalizirani spojeni dokument za svaku osobu s popisa za slanje poruka e-pošte.

1. korak: priprema glavnog dokumenta

Najprije u programu Word upišite tijelo teksta poruke e-pošte koju želite svima poslati. Ako, primjerice, druge obavještavate o događaju koji se priprema, umetnite naziv, datum, vrijeme i mjesto održavanja događaja. To su informacije o događaju koje su svima važne.

  • Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama odaberite Pokreni cirkularna pisma > Poruke e-pošte.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i naredbom Pokreni cirkularna pisma te popisom dostupnih mogućnosti za vrstu spajanja koju želite pokrenuti.

2. korak: postavljanje popisa za slanje poruka e-pošte

Da biste poslali poruke e-pošte, morate imati instaliran program za e-poštu kompatibilan s protokolom MAPI, npr. Outlook ili Gmail. Ako koristite Outlook MAPI, provjerite koristite li istu verziju programa Word i Outlook.

Popis za slanje poruka e-pošte služi vam kao izvor podataka. To može biti direktorij kontakata programa Outlook, baza podataka programa Access ili popis adresa sustava Office. Sadrži zapise iz kojih Word povlači podatke za sastavljanje poruka e-pošte.


Savjeti

3. korak: povezivanje popisa za slanje poruka e-pošte s porukom e-pošte

Sad je vrijeme da odaberete primatelje iz izvora podataka (s popisa adresa). Provjerite nalazi li se u izvoru podataka stupac za adrese e-pošte te je li za svaku osobu kojoj šaljete e-poštu navedena adresa e-pošte.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama kliknite Odaberi primatelje i odaberite željenu mogućnost.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako nemate popis za slanje poruka e-pošte, odaberite Upis novog popisa i stvorite ga.

      ili

    • Ako se popis za slanje poruka e-pošte nalazi u proračunskoj tablici programa Excel, bazi podataka programa Access ili nekoj drugoj vrsti podatkovne datoteke, odaberite Koristi postojeći popis. Zatim dođite do popisa i odaberite Otvori.

      ili

    • Ako koristite kontakte programa Outlook, odaberite Odaberi iz kontakata programa Outlook.

  3. Odaberite Datoteka > Spremi kao.

  4. U okvir Naziv datoteke unesite naziv datoteke i odaberite Spremi.


Uređivanje popisa za slanje poruka e-pošte

Ako poruku e-pošte šaljete svima na popisu, prijeđite na 4. korak: dodavanje personaliziranog sadržaja u poruku e-pošte. Ako poruku e-pošte želite poslati samo određenim osobama na popisu, možete ga suziti pomoću koraka iz odjeljka Uređivanje popisa za slanje poruka e-pošte.

  1. Odaberite Uredi popis primatelja.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i istaknutom naredbom Uređivanje popisa primatelja.

  2. Označite imena osoba kojima želite poslati poruku e-pošte.

    Odabir redaka potvrđivanjem okvira

Možete i sortirati ili filtrirati popis da biste lakše pronašli imena i adrese.

4. korak: dodavanje personaliziranog sadržaja u poruku e-pošte

Personalizirajte svaku poruku e-pošte tako da dodate ime i adresu određene osobe. Prilikom dodavanja tih podataka preporučuje se da u glavni dokument umetnete spojna polja.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Adresni blok.

    Umetanje polja za cirkularna pisma Adresni blok

  2. U dijaloškom okviru Unos adresnog bloka odaberite oblik primateljeva imena koji će se prikazivati u poruci e-pošte.

    mogućnosti adresnog bloka

  3. Odaberite U redu da biste umetnuli spojno polje.

  4. U grupi Pisanje i umetanje odaberite Pozdravni redak.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i istaknutom naredbom Redak pozdrava.

  5. U dijaloškom okviru Umetanje pozdravnog retka odaberite oblik koji želite koristiti.

  6. Odaberite U redu da biste umetnuli spojno polje.

  7. Odaberite Datoteka > Spremi da biste spremili poruku e-pošte.

    Napomena : Nakon umetanja polja poruku e-pošte morat ćete ručno oblikovati.

U poruku e-pošte možete dodati i druga polja iz izvora podataka. Dodatne informacije potražite u članku Umetanje polja za cirkularna pisma.

Provjera imena za cirkularna pisma

    Pobrinite se za to da Word uspije pronaći imena i adrese na popisu za slanje poruka e-pošte.

    1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Uskladi polja.

      Savjet : Spojna polja mogu se otvoriti i putem dijaloškog okvira Umetanje adresnog bloka pomoću kojeg ste u glavni dokument dodali adresni blok.

    2. U dijaloškom okviru Usklađivanje polja provjerite podudaraju li se polja zapisa koja se prikazuju na popisu s nazivima stupaca za zapise u izvoru podataka popisa za slanje poruka e-pošte.

      Dijaloški okvir Slaganje polja

      Napomena : U dijaloškom okviru nalaze se dva stupca. U lijevom je stupcu popis uobičajenih naziva iz, primjerice, zapisa o tvrtki. U desnom je stupcu naziv polja za uobičajeni naziv mapiran na zaglavlje stupca u datoteci izvora podataka.

    3. Učinite nešto od sljedećeg:

      • Ako se prikazani nazivi polja podudaraju sa zaglavljima stupaca koje ste koristili za zapise u izvoru podataka popisa za slanje poruka e-pošte, ne morate ništa učiniti.

        ili

      • Ako se u nazivu polja za koje očekujete da bude podudarno sa zaglavljem stupca u izvoru podataka prikazuje (nije dostupno), odaberite strelicu padajućeg izbornika pa naziv polja u izvoru podataka popisa za slanje e-pošte. Ponovite koliko god je puta potrebno.

    4. Odaberite U redu.


    Oblikovanje polja za cirkularna pisma

    Da biste promijenili font, veličinu ili razmak spojenog sadržaja, odaberite naziv spojnog polja i unesite željene promjene.

    1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pretpregled rezultata odaberite Pretpregled rezultata da biste se s rezultata spajanja vratili na polja za cirkularna pisma u pismu.

      Na kartici Skupna pisma u grupi Pretpregled rezultata u programu Word.

    2. Odaberite naziv spojnog polja.

      odabrano polje adresnog bloka

    3. Na kartici Polazno odaberite željeni font i njegovu veličinu.

      Na kartici Polazno u grupi Font programa Word odaberite font i veličinu fonta.

    4. Na kartici Izgled stranice (Word 2013) ili Raspored (Word 2016) odaberite željeni prored odlomaka.

      Postavite prored na kartici Raspored u grupi Odlomak u programu Word.

      Napomena : Budući da Word svaki redak u adresnom bloku smatra zasebnim odlomkom, preporučujemo da smanjite prored između redaka.

5. korak: pretpregled i dovršetak

Nakon dodavanja spojnih polja u glavni dokument možete pretpregledati rezultate spajanja. Kada ste zadovoljni, dovršite spajanje.

  1. Odaberite Pretpregled rezultata, a potom gumb za sljedeći Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodni Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis da biste provjerili izgledaju li imena i adrese u tijelu pisma očekivano.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i grupom Pretpregled rezultata.

    Savjet :  Da biste prešli na početak popisa, odaberite gumb za prvi Gumb za prvi zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis, a da biste prešli na kraj popisa, odaberite gumb za posljednji Gumb za posljednji zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis.

  2. Odaberite Završi i spoji > Pošalji poruke e-pošte.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word te naredbom Završi i spoji i njezinim mogućnostima.

  3. U okviru Prima odaberite naziv stupca s adresama e-pošte na popisu.

    Napomena : Word će na svaku adresu e-pošte poslati zasebnu poruku. Ne možete dodati druge primatelje u redak Kopija ili Skrivena kopija, a ne možete ni priložiti privitke u poruku e-pošte.

  4. U okvir Predmet unesite predmet poruke.

  5. U okviru Oblik pošte odaberite HTML (zadana postavka) ili Obični tekst da biste dokument poslali kao tijelo poruke e-pošte.

    Važno : Ako poruku e-pošte pošaljete kao obični tekst, neće sadržavati oblikovanje ni grafički sadržaj iz glavnog dokumenta.

  6. U odjeljku Zapisi za slanje učinite nešto od sljedećeg:

    • Prihvatite zadanu postavku da biste spojili i poslali sve zapise.

      ili

    • Odaberite Aktualni zapis te će se poruka poslati samo zapisu koji je prikazan na zaslonu.

      ili

    • Odaberite posljednju mogućnosti pa u okvir Od unesite broj zapisa od kojeg želite započeti spajanje, a u okvir Do unesite broj zapisa s kojim želite završiti spajanje.

      Napomena : Poruka e-pošte neće se poslati nikome čiji se broj zapisa ne nalazi u odabranom rasponu.

  7. Odaberite U redu da biste pokrenuli cirkularna pisma.

6. korak: spremanje personalizirane poruke

Spremite poruku e-pošte ako je namjeravate koristiti za drugo cirkularno pismo.

Uz glavni dokument spremate i njegovu vezu s odabranim izvorom podataka. Kad sljedeći put otvorite glavni dokument, Word će zatražiti da odaberete želite li zadržati vezu s izvorom podataka.

  • Ako odaberete Da, dokument će se otvoriti s prikazanim spojenim podacima iz prvog zapisa.

  • Ako odaberete Ne, prekinut će se veza između glavnog dokumenta i izvora podataka. Glavni dokument poruke e-pošte postat će standardni dokument programa Word.

Vidi također

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×