Savjeti za Microsoft MyAnalytics

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Ove savjete omogućuju bolje trošiti vrijeme na vašem i usredotočite se na ono što je važno u svoj rad. Savjeti za sve nisu za sve. Što možete, odnosno trebao učiniti uvijek ovisi o vaša uloga i radite u tvrtki ili ustanovi.

Korištenje MyAnalytics u Outlook

Želite li saznati koliko osoba čitanje određenim e-pošte koju šalju? Pogledajte Dodatak MyAnalytics za Outlook da biste vidjeli koliko osoba ste pročitali, odgovorio ili proslijediti e-pošte.

Savjet : Idite na Outlook i otvorite poruku e-pošte koju ste poslali ili primili. Zatim MyAnalytics pri vrhu e-pošte, neposredno ispod retka za primatelje da biste pogledali statistiku.

Sastanci

Manje sastanaka, kraći sastanci ili usredotočeniji sastanci. Nekoliko je mogućnosti ako želite uštedjeti vrijeme provedeno na sastancima.

Slanje sažetaka umjesto pozivnica

Slanje e-pošte nije uvijek gubljenje vremena. To može biti korisno jer skraćuje sudjelovanje na sastancima, a osobe su i dalje u tijeku s događajima. Ako na sastanku nije nužno sudjelovanje nekih suradnika radi donošenja odluka, možete im naknadno e-poštom poslati ažuriranje nakon sastanka da biste ih obavijestili što je odlučeno.

Skratite sastanke

Nedavno provedene ankete među direktorima pokazale su da je od 25 do 50 posto vremena na sastancima potrošeno uzalud. Neke su tvrtke uvele sastanke na kojima se stoji. Iako to nije prikladno za sve vrste sastanaka, sastanak na kojem se stoji zasigurno će trajati kraće i biti učinkovitiji nego uobičajen sastanak na kojem se sjedi. Osim toga, razmislite o skraćivanju ili konsolidaciji sastanaka koji se ponavljaju, osobito ako sudjeluje više od 10 suradnika.

Ponovno razmislite o ponavljajućim sastancima

Uobičajeni savjet za produktivnost je „čišćenje” kalendara. Pokušajte otkazati sve ponavljajuće sastanke na tjedan dana i ponovno po potrebi dodati one koji vam zaista nedostaju. Ta je metoda pokazala smanjenje od 10 do 30 % sastanaka koje održavaju timovi.

Ponovno razmislite o popisu sudionika

Veliki sastanci o statusu i sastanci za ažuriranje za sudionike koji „trebaju znati” mogu odvlačiti pažnju ako svi sudionici nisu potpuno zainteresirani. Višezadaćnost je uobičajen pokazatelj da osoba nije zapravo potrebna na sastanku. Možete li joj poslati sažetak da ne mora sudjelovati?

Odvratite osobe od „poslovnog turizma”

Pojam „poslovni turizam” koristi se za osobe u tvrtki koje „sudjeluju na svim mogućim sastancima samo da budu u tijeku s događajima". Za uspješne sastanke potrebni su dinamični ulazni podaci i usredotočivanje svih sudionika, dok nezainteresirani sudionici mogu znatno odvući pažnju od učinkovitosti sastanka. Kao organizator, trebate ograničiti suradnju na sudionike sastanka radi smanjenja odvlačenja pažnje i odgovarajućeg doprinosa.

E-pošta

Ako vidite da previše vremena trošite na e-poštu, možete podignuti slušalicu, ne kliknuti „Odgovori svima” ili poništiti pretplatu na popise za slanje e-poštom koje nisu korisne.

Uklanjanje nepotrebnih primatelje poruke e-pošte

Prije nego što kliknete slanje pregledajte popis primatelja i provjerite hoće li svaka osoba pridonijeti razgovoru. Dvaput razmislite prije nego što kliknete Odgovori svima. Zadana bi postavka trebala biti da odgovarate pošiljatelju. Mogućnost Odgovori svima koristite samo kada je vaš odgovor zaista relevantan svima uključenima. Neki primatelji možda trebaju znati samo ishod odluke, a ne trebaju biti u polju Kopija cijelog razgovora.

Slanje poruke e-pošte manje – korištenje Skype ili odaberite telefonsku slušalicu

Prije no što pošaljete poruku e-pošte uopće, razmotrite ove uvide. Prisilno za zadatak programa tvrtke ili ustanove jednostavnosti pronaći da smanjivanje izlaz izvršni e-pošte za 54 posto rezultirala povećava za produktivnost 7 posto cijeloj cijelu tvrtku. Savjet stupca upravljanje podržava takvog zahtjev za izvršenje rukovoditeljima da "odaberite telefonsku slušalicu." Često telefonske pozive učinkovitiji su od razgovori natrag – i – naprijed e-pošte i omogućuju pitanja na koja treba odgovoriti u stvarnom vremenu. Skype je dobar izbor.

Poništite pretplatu na grupe koje ne čitate

Preporučujemo da se sami uklonite iz grupa u kojima ne trebate biti član. Ako na kraju jednostavno brišete poruke e-pošte ili ih premještate u mapu „Pročitati kasnije” i nikad ih više ne pogledate, možda je bolje da vam se ne gomilaju u mapi ulazne pošte.

Poštedite tuđe mape ulazne pošte

Možda možete uvesti sljedeća pravila za kopije poruka e-pošte u tvrtki. Zapravo je jednostavno: kada odgovarate na poruku e-poštom, sve osobe koje možete premjestite u polje Skrivena kopija s porukom „premještam Sanju, Tomislava i Franku da poštedim njihovu mapu ulazne pošte”. To suradnicima omogućuje da se usprotive ako žele ostati u razgovoru, no isto tako i da više ne primaju poruke koje bi im se samo gomilale u mapi ulazne pošte i trošile vrijeme. To jednostavno poštovanje vrijednosti tuđeg vremena pridonosi i dobrom ponašanju prilikom svakog čitanja. Prenesite ga.

Nakon radnog vremena

Budite obziran suradnik!

  • Sažmite poruke e-pošte i ažuriranja statusa uz dnevne i tjedne sažetke u poruke e-pošte koje služe za „informiranje”. Time se smanjuje ukupan šum i slučajan odabir koje uzrokuje preopterećenje porukama e-pošte.

  • Spremite skice ili odgodite isporuku poruka e-pošte do uobičajenog radnog vremena primatelja. Ograničite kasnonoćnu/ranojutarnju e-poštu na hitnu e-poštu da biste se probili kroz gužvu.

  • Isključite obavijesti na telefonu i radnoj površini kada se pokušavate usredotočiti.

Kao tim:

  • Na primjer: Srijedom nema sastanaka

  • Dogovor oko „timskih sati”

  • Poštujmo tuđe vrijeme

  • Pripazite na prenapučenost sastanaka i koga pozivate

Vrijeme za usredotočivanje

Vrijeme za usredotočivanje definiramo kao najmanje dva sata u komadu bez sastanaka. Vrijeme za usredotočivanje treba biti dovoljno dugo tako da se možete usredotočiti na elemente za isporuku i dovršiti ostale važne zadatke.

Blokiranje vrijeme za usredotočivanje u kalendaru

Odredite prioritet svom vlastitom vremenu i blokirajte dvostruko rezerviranje. Isto tako, pripazite da ne rezervirate dvostruko blokirano vrijeme vašeg tima.  

Manje sastanaka

Manje sastanaka može značiti više vremena za koncentriranje oko smislenih zadataka ili nečeg drugog.

Više vremena za njegovanje odnosa može značiti veće razine učinkovitosti

Malo odmora tijekom radnog vremena može učiniti više za vaš profesionalni uspjeh nego mentalni oporavak. Vrijeme posvećeno njegovanju odnosa i umrežavanju dokazano je neprocjenjivo za profesionalno napredovanje. Istraživanje koje je proveo partnerski tim pokazao je vezu između uspješnih prodavača i velikih mreža. Otkrili su da su najbolji prodavači razgranali interne mreže koje su bile 33 % veće od onih čiji su rezultati bili ispod prosjeka. U ovom slučaju ulaganje u smislene odnose između suradnika pretvorilo se u veći radni učinak.

Ostavite vrijeme za ono što je važno

Umjesto da preskočite ručak i popijete četvrtu šalicu kave za stolom, uživajte u obroku sa svojim timom. Vaš će se mozak odmoriti, proširit ćete mrežu i najvjerojatnije povećati učinkovitost.

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×