Ručno arhiviranje svih stavki

Ručno arhiviranje svih stavki

Poštanski sandučić u programu Outlook nije beskonačno velik, a nije baš vjerojatno ni da će se prestati puniti. Da se ne bi prepunio, starije stavke koje želite zadržati možete premjestiti u arhivu, zasebnu podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst) koju možete otvoriti iz programa Outlook kad god vam zatreba.

Napomena :  Naredba i značajka Arhiva ne prikazuje se ni za jedan račun u profilu programa Outlook ako dodate račun sustava Exchange Server, a vaša tvrtka ili ustanova koristi Microsoft Exchange Server Online Archive. I administrator mreže može onemogućiti tu značajku.

Outlook po zadanom koristi značajku samoarhiviranja za redovito arhiviranje stavki. Dodatne informacije potražite u članku Automatsko arhiviranje starijih stavki.

Stavke u svakom trenutku možete i ručno arhivirati. Na taj način možete odrediti koje ćete stavke arhivirati, gdje ćete ih pohraniti i koliko stavka mora biti stara da bi se arhivirala.

  1. Učinite jedno od sljedećeg:

    • U programu Outlook 2013: kliknite Datoteka > Informacije > Alati za čišćenje > Arhiva.


      Arhiva

    • U programu Outlook 2016: Kliknite Datoteka > Informacije > Alati > Brisanje starih stavki

      Brisanje starih stavki

    Savjet : Značajke arhiviranja i automatskog arhiviranja možda neće biti dostupne ako se vaš poštanski profil povezuje sa sustavom Exchange Server. Moguće je i da vaša tvrtka ili ustanova ima pravilnik o zadržavanju pošte koji nadjačava automatsko arhiviranje. Dodatne informacije zatražite od administratora sustava.

  2. Kliknite mogućnost Arhiviraj ovu mapu i sve podmape, a zatim odaberite mapu koju želite arhivirati.

  3. U odjeljak Arhiviraj ovu mapu i sve podmape unesite datum.

    Dijaloški okvir Arhiviranje

  4. Možete stvoriti više .pst datoteka ako neke mape želite arhivirati na temelju drugačijih postavki. Možda, na primjer, stavke u mapi s poslanom poštom želite zadržati dulje nego stavke u mapi s ulaznom poštom.

  5. Potvrdite okvir Uvrsti stavke s oznakom "Nemoj samoarhivirati" da biste arhivirali pojedinačne stavke koje su označene za izostavljanje iz samoarhiviranja. Ta mogućnost ne uklanja oznaku o izostavljanju, već potvrdni okvir Nemoj samoarhivirati zanemaruje samo za ovu arhivu.

  6. Kliknite U redu.

Isključivanje samoarhiviranja

Ako želite arhivirati samo kada to želite, isključite samoarhiviranje.

  1. Kliknite Datoteka > Mogućnosti > Dodatno.

  2. U odjeljku Samoarhiviranje kliknite Postavke samoarhiviranja.

  3. Poništite potvrdni okvir Izvedi samoarhiviranje svakih n dana.

Po zadanom se stare stavke programa Outlook automatski arhiviraju u redovitim intervalima. Dodatne informacije o samoarhiviranju potražite u članku Sigurnosno kopiranje ili brisanje stavki pomoću samoarhiviranja.

Uz samoarhiviranje (ili umjesto njega) možete i dalje koristiti ručno sigurnosno kopiranje i arhiviranje stavki. Ručno arhiviranje nudi fleksibilnost, a omogućuje vam i da točno navedete koje će mape biti uvrštene u arhivu i koja će se podatkovna datoteka programa Outlook (.pst) koristiti.

Da biste ručno arhivirali stavke programa Outlook, učinite sljedeće:

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Alati za čišćenje.

  3. Kliknite Arhiviranje.

  4. Kliknite mogućnost Arhiviraj ovu mapu i sve podmape, a zatim kliknite mapu koju želite arhivirati. Sve podmape odabrane mape uvrštavaju se u tu ručnu arhivu.

  5. U odjeljak Arhiviraj ovu mapu i sve podmape unesite datum.

    Dijaloški okvir Arhiviranje

  6. Ako ne želite koristiti zadanu datoteku ili mjesto, u odjeljku Arhiviraj datoteku kliknite Pregledaj da biste naveli novu datoteku ili mjesto. Pronađite željenu datoteku ili unesite naziv datoteke, a zatim kliknite U redu. Mjesto odredišne datoteke pojavljuje se u okviru Arhiviraj datoteku.

  7. Potvrdite okvir Uvrsti stavke s oznakom "Nemoj samoarhivirati" da biste uvrstili sve stavke koje su zasebno označene radi izostavljanja iz samoarhiviranja. Ta mogućnost ne uklanja oznaku o izostavljanju, već potvrdni okvir Nemoj samoarhivirati zanemaruje samo za ovu arhivu.

Isključivanje samoarhiviranja

Ako želite arhivirati samo ručno, morate isključiti samoarhiviranje. Učinite sljedeće:

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Mogućnosti.

  3. Na kartici Dodatno u odjeljku Samoarhiviranje kliknite Postavke samoarhiviranja.

  4. Poništite potvrdni okvir Izvedi samoarhiviranje svakih n dana.

Samoarhiviranje, koje je uključeno po zadanim postavkama, automatski prebacuje stare stavke u arhiv unutar unaprijed određenih vremenskih razmaka. Možete, međutim, ručno arhivirati stavke na mjesto koje za to odredite te napraviti sigurnosnu kopiju.

Napomena : Postavke samoarhiviranja u programu Microsoft Office Outlook 2007 moguće je prilagođavati. Ako ne želite ručno arhivirati stavke ili praviti sigurnosne kopije, možda će samoarhiviranje ispuniti vaše potrebe. Dodatne informacije potražite u članku Sigurnosno kopiranje ili brisanje stavki pomoću Samoarhiviranja.

  1. U izborniku Datoteka kliknite Arhiviranje.

  2. Odaberite mogućnost Arhiviraj ovu mapu i sve podmape, a zatim u odjeljku Arhiviraj stavke starije od navedite datum.

    arhivske mape na popisu mapa

  3. U odjeljku Arhiviraj datoteku kliknite Pregledaj da biste naveli novu datoteku ili mjesto ako ne želite koristiti zadane.

  4. Potvrdite okvir Uključi stavke s oznakom "Nemoj samoarhivirati" ako želite zamijeniti prijašnju postavku kojom se određene stavke ne arhiviraju automatski. Ako tijekom postupka odlučite ručno arhivirati te stavke, one će ponovno podlijeći postavci Nemoj samoarhivirati, osim u slučaju da kasnije ponovno ručno zamijenite tu postavku.

  5. Kliknite U redu.

Napomena : Outlook automatski stvara drugu arhivsku datoteku za stavke u navedenoj mapi i mjestu.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×