Razlozi za nadogradnju popisa za raspodjelu u grupe u programu Outlook

Tvrtke i ustanove godinama su se oslonili na grupe za raspodjelu da bi komunicirali i surađivali s grupama osoba i unutar tvrtke i izvan nje. Sada, međutim, grupe sustava Office 365 u programu Outlook nude moćnije rješenje za suradnju.

Savjet: Ako tražite informacije o korištenju grupa kontakata programa Outlook za slanje e-pošte na popis osoba, kao što je grupa prijatelja, pročitajte članak Stvaranje grupe kontakata ili popisa za raspodjelu u programu Outlook za PC.

Što su grupe sustava Office 365?

Kada postavite grupu sustava Office 365 u programu Outlook, možete odabrati skup osoba s kojima želite surađivati i jednostavno postaviti zbirku resursa koje će te osobe zajednički koristiti. Ne morate brinuti o ručno dodjeljivanju dozvola svim tim resursima jer dodavanje članova u grupu automatski daje im dozvole koje su im potrebne za alate koje nudi vaša grupa.

Ti dodatni resursi obuhvaćaju sljedeće:

  • Zajednička ulazna pošta – gdje se odvijaju razgovori koje tradicionalno imate na popisima za raspodjelu. Ta se zajednička ulazna pošta u potpunosti može pretraživati tako da stvara živu arhivu poruka grupe. Pridošoci u grupu mogu pretraživati ili se kretati kroz povijest da bi brzo upoznali ono što je prethodno objavljeno u grupi. Pogledajte: grupni razgovor u programu Outlook.

    Savjet: Ako korisnici i dalje žele da se grupe poruke prikazuju u osobnoj ulaznoj pošti, kao što su radili na popisu za raspodjelu, sve što je potrebno učiniti jest pretplatiti se na grupu klikom na gumb članstvo na vrpci u programu Outlook.

  • Biblioteka zajedničkih datoteka – vaša grupa ima biblioteku datoteka sustava SharePoint u kojoj korisnici mogu pohraniti, zajednički koristiti i surađivati na dokumentima, radnim knjigama, prezentacijama, slikama ili bilo kojoj drugoj vrsti datoteke na kojoj je potrebno raditi. Pogledajte: zajedničko korištenje datoteka grupe.

  • Zajednički kalendar – vaša grupa dobiva zajednički kalendar za objavljivanje događaja vezanih uz grupu. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendar da bi se ti događaji mogli prikazivati i na osobnim kalendarima ako to žele. Pogledajte: Zakazivanje sastanka na grupnom kalendaru u programu Outlook.

  • Zajednička bilježnica za OneNote – grupa automatski sadrži zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati i surađivati na informacijama. Mnoge grupe koriste bilježnicu da bi stvorili dnevni wiki s često postavljanim pitanjima i drugim resursima.

  • Pristup gostu – prije možete dodati vanjske kontakte u grupe za raspodjelu, ali sve što su dobili bilo je e-pošta. Uz grupe možete gostu ponuditi pristup razgovorima e-pošti, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote. Pogledajte: pristup gostu u grupama sustava Office 365.

  • Sadržaj je moguće otkriti – grupe u programu Outlook javno su prema zadanim postavkama, što znači da su za druge osobe u tvrtki ili ustanovi jednostavne za otkrivanje i uključivanje ili pregled materijala u grupi. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, možete prebaciti grupu na privatno, što krije sadržaj iz nečlanova i zahtijeva od vlasnika grupe da odobri bilo koji zahtjev za pridruživanje.

  • Samoposlužno stvaranje – ne mora se zbunati prema zahtjevima korisnika za stvaranje grupa. Korisnici mogu stvarati vlastite grupe po potrebi. Ako želite kontrolirati koji korisnici u vašoj tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pročitajte članak: pristup gostu u grupama sustava Office 365.

To su samo neke od značajki koje grupama čine snažniji rješenje od grupa za raspodjelu.

Administracija grupa

Office 365 nudi brojne korisne alate i mogućnosti za jednostavnije upravljanje i administriranje grupa. Dodatne informacije o svim ovim prednostima potražite u nastavku.

Čuvanje direktorija u odjeljku kontrola predstavlja zabrinutost svakog administratora. Evo nekih alata za Office 365 koji olakšavaju:

  • Pravila imenovanja – pravila imenovanja omogućuju definiranje onih koji nisu, prihvatljivi nazivi za grupe. Koji korisnicima onemogućuje pružanje profitnih ili zabranjenih imena grupama. Osim toga, možete primijeniti standardne pretfikse tvrtke ili sufikse na nazive grupa.

    Dinamičko članstvo – dinamičko članstvo omogućuje postavljanje članstva u grupi prema pravilu, koja dodaje (ili uklanja) članove grupe na temelju metapodataka (primjerice odjela ili uloge) u aktivnom direktoriju. Dodatne informacije o stvaranju dinamičke članstva potražite u članku Korištenje atributa radi stvaranja naprednih pravila .

  • Skriveno članstvo – ako imate razlog da želite da članstvo u grupi bude povjerljivo, primjerice ako su članovi učenici, možete sakriti članstvo od vanjskih stranaka.

  • Dozvole za stvaranje – u tvrtki ili ustanovi možda postoje neki osobe koje ne želite moći stvarati nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za stvaranje u direktoriju. Pročitajte članak Upravljanje stvaranjem grupe sustava Office 365.

  • Zapisnici nadzora – možete imati više pouzdanosti omogućujući korisnicima stvaranje grupa i upravljanje članstvom u grupi jer su zapisnici nadzora grupa sustava Office 365 dozvolili da pronađete tko je stvorio ili izbrisao određenu grupu ili promijenio članstvo u grupi. Pogledajte: pretraživanje zapisnika nadzora u centru za sigurnost & sustava Office 365.

Upravljanje isporučenjem omogućuje vam da koristite upute za slanje ili primanje poruka u grupi. Osim toga, postoje Alati za praćenje protoka tih poruka.

  • Šalji kao ili šalji u ime -ove postavke dopusti određenim korisnicima da šalju poruke e-pošte kao da su došli ili su u ime grupe.

  • Ograničenja pošiljatelja – ove postavke omogućuju vam da kontrolirate kome je dopušteno slanjem poruka u grupu. Grupa se može konfigurirati tako da dopušta e-poštu od vanjskih stranaka, no možda želite ograničiti to samo na određene vanjske strane.

  • Podrška za vanjsku korisničku podršku – pozivajući goste na grupu možete odabrati da ih uvrstite u razgovore e-pošte u grupi. Pogledajte: pristup gostu u grupama sustava Office 365.

  • Pravila prijenosa – pravila transporta funkcioniraju za grupe baš kao i za Exchange Server. Pravila mogu tražiti poruke koje zadovoljavaju određene uvjete i mogu poduzeti akcije na tim porukama.

  • Savjeti za poštu – Savjeti za e-poštu informativne su poruke koje se prikazuju korisnicima tijekom skladanja poruke. Oni mogu pomoći u smanjenju NDRs upozorenjem korisnika ako će njihova poruka vjerojatno prijeći na vanjske osobe ili prijeći kvote poruka.

  • Više proxy adresa – grupa može imati pseudonime baš kao i korisnički poštanski sandučić. Dodatne Proxy adrese mogu biti korisne za prihvaćanje poruka poslanih drugim pseudonimima ili da bi bilo lakše dosegnuti grupu koja ima dugu ili tešku naziv pravopisa. Pogledajte: Podrška za više domena za grupe sustava Office 365-pomoć za administratore

  • Maksimalna veličina slanja/primanja – ta kvota olakšava smanjivanje problema s grupom koja prima (ili šalje) krajnje velike poruke radi bolje upravljanje zahtjevima za pohranu i propusnost.

Office 365 nudi i neke alate za upravljanje vrstom sadržaja koji se zajednički koristi u grupi.

  • Smjernice za korištenje – moći ćete definirati upute za korištenje za grupe sustava Office 365 – da biste korisnicima obrazovati o najboljim praksama koje pridonose tome da njihove grupe budu učinkovite te da ih obrazuju u pravilima unutarnjeg sadržaja. Ogledni prikaz: smjernice za korištenje za Microsoftove kupce i partnere.

  • Klasifikacija podataka – moći ćete stvoriti prilagodljivi sustav klasifikacije podataka za grupe sustava Office 365 koja omogućuje razdvajanje grupa prema vrsti pravilnika (primjerice, "neklasificirano", "korporativna tajnost" ili "strogo povjerljivo"). Na taj način vaše grupe mogu izlagati pravila drugog sadržaja u vašoj tvrtki ili ustanovi. Extensible pravilnik dopušta vašoj tvrtki ili ustanovi da konfigurira krajnju točku koja se naziva kad god je stvorena ili izmijenjena, a zatim možete implementirati vlastita pravila za stvaranje grupe ili promjenu.

Upravljanje promjenama

Korisnici su ponekad neugodni s promjenama tako da je važno komunicirati s postojećim članovima popisa za raspodjelu da bi im se prikazalo što očekivati. Evo nekih informacija koje biste trebali uvrstiti u ovu poruku, uz neke odgovore koje vam mogu biti korisne:

Što su grupe u programu Outlook?

Grupe sustava Office 365 u programu Outlook jedno su rješenje za suradnju za timove/grupe koje žele mjesto za zajedničko korištenje rasprava, datoteka, kalendara i bilježaka na jedinstven način koji je jednostavno pronaći.  Vjerojatno je jedinstvena mogućnost da ulazna pošta za grupu održi povijest rasprava, što olakšava pretraživanje prethodnih rasprava.

Zašto uvodimo tu promjenu?

Korisnici su često zatražili mogućnost pretraživanja poruka objavljenih na našem popisu za raspodjelu radi pronalaženja informacija o kojima se raspravlja u prošlosti. Nadogradnja popisa za raspodjelu u grupu znači da korisnici više i više ne moraju ispitivati ni odgovarati na ista pitanja.

Nova će grupa uključivati i kalendar za naše grupne događaje, biblioteku zajedničkih datoteka i bilježnicu programa OneNote u kojoj možemo surađivati i prikupljati podatke za buduću referencu.

Je li potrebno učiniti nešto da biste se pridružili ovoj grupi ako sam već bio član popisa za raspodjelu?

Ne, ako ste već bili član popisa za raspodjelu, automatski ćete biti član nove grupe.

Kako pristupiti novoj grupi u programu Outlook? Što je s programom Outlook na webu?

Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, jednostavno otvorite kategoriju grupe prema dnu navigacijskog okna na lijevoj strani. Ako koristite ovu grupu, preporučujemo da je prikvačite kao favorit tako da je kliknete desnom tipkom miša i odaberete prikaz kao favorit.

Osim toga, na svim mobilnim platformama (iOS, Android itd.) dostupni su i besplatni mobilni klijenti za grupe sustava Office 365, pa možete jednostavno pristupiti grupi u pokretu.

Ne mogu li i dalje samo slati poruke e-pošte

Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za popis za raspodjelu i dalje će funkcionirati baš dobro za grupu u programu Outlook.

Dodatne mogućnosti...

Ne zaboravite im reći kada se ta promjena pojavljuje i kome se moraju obratiti ako imaju dodatna pitanja.

Migriranje popisa za raspodjelu

Jeste li spremni nadograditi popis raspodjele u grupu? Pogledajte Premještanje popisa za raspodjelu u grupe sustava Office 365 – pomoć za administratore.

Što je sljedeće?

Kada nadogradite grupu za raspodjelu na grupu sustava Office 365, možete obaviti nekoliko zadataka praćenja koje želite učiniti da bi se osiguralo da ide glatko.

  • Daljnji rad s korisnicima – prijavite se s njima odmah nakon dovršetka nadogradnje, a zatim ponovno nekoliko dana kasnije. Pokazujući da slušate i reagirate na sva pitanja koja bi mogli imati, daleko će prijeći na to da bi ih usrećili i ugodili uz promjenu.

  • Pratite izvješća o zarukama – portal za administratore sustava Office 365 ima neka dobra izvješća koja vam mogu prikazati koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje značajke koriste. Ta izvješća mogu vam pomoći u dizajniranju daljnjeg vježbanja i treninga korisnika, kao i istaknuto mjesto na kojem korisnici dobivaju najviše vrijednosti iz nove grupe. Pogledajte sljedeće: izvješća o aktivnosti u centru za administratore sustava Microsoft 365.

  • Podijelite svoje iskustvo – neka drugi timovi u vašoj tvrtki znaju da ste nadogradili grupu za raspodjelu i koje ste korake poduzeli da bi bilo uspješno! Zajedničko korištenje tih podataka može pomoći drugim timovima da slijede vaš primjer i imaju uspješnu nadogradnju.

Vidi također

Imate li pitanja o grupama sustava Office 365?

Posjetite tehničku zajednicu Microsoft Office 365 Groups.

Slušamo vas

Ovaj je članak zadnji put ažuriran 22. prosinca, 2017 kao rezultat povratnih informacija. Ako ste pronašli da vas je vodila do korisnih informacija, a posebno ako to niste učinili, kliknite kontrole povratnih informacija u nastavku i ostavite nam neke konstruktivne komentare da bismo ga mogli nastaviti usavršavati. Hvala!

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×