Priručnik za preživljavanje - O prisutnosti

Ovo je vaš Priručnik za preživljavanje - O prisutnosti. U njemu se nalaze osnovne informacije koje su vam potrebne za razumijevanje prisutnosti, načina rada i kako je možete iskoristiti za kontaktiranje drugih osoba, omogućiti im da oni vas kontaktiraju te upravljati ometanjima tako da možete biti produktivniji.

U ovoj temi

Pregled prisutnosti

Pet najboljih načina kako vam prisutnost može pomoći

Što znače gumbi prisutnosti?

Koji su svi atributi prisutnosti koji opisuju kontakt?

Kako ručno promijeniti podatke o prisutnosti

Kako se prisutnost ažurira na temelju vašeg Outlookovog kalendara

Kako se prisutnost ažurira na temelju vaše aktivnosti

Kako se prisutnost ažurira na temelju vaše neaktivnosti

Kako upravljati podacima o prisutnosti tako da nekom budete vidljivi, ali ne i drugima

Kako vaši podaci o prisutnosti izgledaju drugima na temelju razina pristupa

Pregled prisutnosti

Prisutnost osobe utvrđuje se skupom atributa koji opisuju stanje, aktivnosti, lokaciju, raspoloživost za komunikaciju i podatke o kontaktu određene osobe. Podaci o prisutnosti pomažu vam da kontaktirate druge te da oni kontaktiraju vas.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Office Communicator nudi skup atributa prisutnosti osobe koje možete prilagoditi i učiniti dostupnima drugim kontaktima i tako im pomoći da vas kontaktiraju. Neki atributi prisutnosti koje možete postaviti obuhvaćaju vaše stanje prisutnosti, lokaciju, osobnu bilješku i broj mobilnog telefona.

Presence attributes include status, location, note, and mobile phone number. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Podaci o prisutnosti nude kontekst za kontakt i pomažu vam da odredite najbolji način komunikacije s kontaktom. Na primjer, pretpostavimo da sa suradnikom želite razgovarati o poslovnom prijedlogu. Pogledat ćete njegovo stanje na popisu kontakata i vidjeti da je dostupan. Možete otići u njegov ured i popričati licem u lice, ali uočite da pokazatelj lokacije kontakta i osobna bilješka označavaju da osoba radi od kuće te ipak odlučite poslati neposrednu poruku.

Communicator prikazuje mnoštvo informacija o svakom kontaktu, tako da možete vidjeti kontekst - jesu li dostupni, na sastanku, slobodni za sat vremena, rade od kuće - i možete koristiti taj kontekst da biste pronašli najbolji način komunikacije s kontaktom. Na primjer, ako je kontakt na sastanku, a vi morate hitno razgovarati s njim o poslu, možete mu poslati neposrednu poruku.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Vrh stranice

Pet najboljih načina kako vam prisutnost može pomoći

  • Možete vidjeti je li kontakt dostupan tako da možete primiti neposredan odgovor.

  • Možete utvrditi stanje osobe (Dostupan, Zauzet, Odsutan i tako dalje) tako da možete utvrditi najbolji način komunikacije.

  • Možete brzo pronaći dodatne podatke o kontaktu, kao što je broj mobitela ili drugog telefona.

  • Možete vidjeti podatke o dostupnosti i zauzetosti kontakta tako da znate kad su dostupni.

  • Svoje stanje možete postaviti na Ne ometaj da biste upravljali ometanjima i završili posao.

Vrh stranice

Što znače gumbi prisutnosti?

Svaki kontakt ima gumb prisutnosti koji odražava njegovo stanje. Gumb prisutnosti kontakta mijenja boju na temelju različitih čimbenika, kao što je opisano u sljedećoj tablici.

Gumb Prisutnost

Tekst stanja

Opis

Available

Dostupan

Kontakt je u mreži i može sudjelovati u razgovoru. Ovo stanje korisnik može postaviti ručno.

Busy

Zauzet
Sudjeluje u pozivu
Na konferenciji
Na sastanku

Kontakt je dostupan, ali je zauzet drugom aktivnošću. Aktivnosti obuhvaćaju:

  • Sudjeluje u pozivu    Kontakt telefonira putem telefona, glasovnog ili videorazgovora.

  • Na konferenciji     Kontakt sudjeluje u razgovoru s više osoba putem telefona, glasovnog ili video razgovora.

  • Na sastanku     Kalendar Office Outlooka pokazuje da kontakt ima zakazan sastanak.


Ovu razinu prisutnosti moguće je postaviti ručno.

Do not disturb

Ne ometaj

Možete vidjeti stanje ovog kontakta ako vam je kontakt dodijelio bilo koju razinu pristupa osim razine Tim te ako postoji neki od sljedećih uvjeta:

  • Kontakt je ručno postavio razinu prisutnosti na Ne ometaj.

Urgent interruptions only

Samo hitna prekidanja

Možete vidjeti stanje ovog kontakta ako vam je kontakt dodijelio razinu pristupa Tim te ako postoji neki od sljedećih uvjeta:

  • Kontakt je ručno postavio razinu prisutnosti na Ne ometaj.

Away

Odsutan
Izvan ureda

Kontakt vjerojatno nije dostupan. Ovo stanje prikazuje se iz sljedećih razloga:

  • Računalo kontakta neaktivno je dulje od postavljenog vremenskog razdoblja - zadano je to 15 minuta.

    Napomena : Zadano se prelazak iz stanja Dostupan u Neaktivan pojavljuje nakon pet minuta. Zatim, nakon 15 minuta, stanje se mijenja u Odsutan ako na računalu nije bilo aktivnosti.

  • Kalendar Office Outlooka kontakta ili njegov pomoćnik za postavku Izvan ureda pokazuje da je kontakt izvan ureda.

  • Kontakt privremeno nije dostupan. Čim se na računalu korisnika primijeti aktivnost, Communicator 2007 automatski vraća odgovarajuće stanje.

  • Kontakt je ručno postavio razinu prisutnosti na Odsutan.

Inactive

Neaktivan

Ovaj je kontakt možda dostupan, ali je njegovo ili njezino računalo neaktivno neko određeno razdoblje, koje je zadano postavljeno na pet minuta. U tom stanju kontakt je u mreži i prelazi u stanje Dostupan, kao što je naznačeno zeleno-žutim gumbom. Ovo stanje postavlja Communicator.

Busy Inactive

Zauzet (neaktivan)

Ovaj je kontakt na sastanku ili ima zakazan sastanak (kao što je naznačeno u Outlookovom kalendaru), ali je njegovo ili njezino računalo neaktivno određeno vremensko razdoblje - zadano je to 5 minuta. Ovo stanje postavlja Communicator.

Offline

Izvan mreže

Kontakt nije dostupan. Ovo stanje prikazuje se iz sljedećih razloga:

  • Kontakt je ručno postavio razinu prisutnosti na Nisam u mreži. (Nisam u mreži nije zadano dostupno. Administrator sustava mora omogućiti to stanje za organizaciju koristeći pravilo grupe: EnableAppearOffline.)

  • Communicator nije pokrenut na računalu kontakta ili kontakt nije prijavljen.

  • Kontakt vas je blokirao tako da ne možete vidjeti njegovo ili njezino stanje prisutnosti.

Presence unknown

Bez podataka o prisutnosti

Communicator ne može utvrditi stanje kontakta. Ovo se stanje prikazuje uglavnom jer je stanje prisutnosti kontakta pohranjeno na sustavu drugog računala, kao što je onaj od organizacije koja nije partner.

Blocked

Blokirano

Ovaj se gumb prikazuje na popisu kontakata pored imena kontakte kojeg ste blokirali. Osobi koju ste blokirali izgleda kao da ste vi izvan mreže.

Vrh stranice

Koji su svi atributi prisutnosti koji opisuju kontakt?

Podaci o prisutnosti sadrže različite skupove atributa koji opisuju dostupnost, aktivnost, podatke o kontaktu, raspored, lokaciju i bilješke, Osobno i Izvan ureda, za određeni kontakt. Sljedeća tablica nudi cijeli popis Communicatorovih atributa prisutnosti. Lijeva strana tablice prikazuje atribute podataka o prisutnosti, dok desna strana prikazuje je li atribut dostupan za određenu razinu pristupa, o čemu ćemo govoriti kasnije u ovoj temi.

Podaci o prisutnosti

Blokiran

Javno

Tvrtka

Tim

Osobno

Izvanmrežna prisutnost

Prisutnost

Ime za prikaz

Adresa e-pošte

Naslov *

Službeni telefon*

Mobilni telefon*

Telefon kod kuće*

Drugi telefon

Tvrtka*

Ured *

Poslovna adresa *

Sharepoint web-mjesto*

Mjesto sastanka

Predmet sastanka

Dostupan Zauzet

Radno vrijeme

Mjesto krajnje točke

Bilješke (bilješka Odsutan)

Bilješke (osobno)

Zadnja aktivnost

Napomena : *Ako su ti atributi definirani u Microsoft Active Directory, vidljivi su svim kontaktima u vašoj tvrtki, bez obzira na razinu pristupa. Ujedno su vidljivi vanjskim kontaktima, ovisno o dodijeljenoj razini pristupa. Nisu vidljivi javnim kontaktima za razmjenu neposrednih poruka.

Vrh stranice

Kako ručno promijeniti podatke o prisutnosti

Communicator nudi skup atributa prisutnosti koje možete ručno promijeniti. Na primjer, možete urediti i objaviti brojeve telefona kako biste ih dijelili s drugima; možete dodati osobnu napomenu ako ste cijeli dan na seminaru. Osim toga, ako imate važan rok koji se približava, možete promijeniti status prisutnosti u Ne ometaj da biste upravljali ometanjima.

Promijenite status prisutnosti

  • Kliknite gumb Prisutnost i na padajućem izborniku odaberite stanje.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Uredite ili dodajte broj mobilnog telefona ili neki drugi broj telefona

  1. Kliknite gumb Izbornik, pokažite na Alati, a zatim kliknite Mogućnosti.

  2. Kliknite karticu Telefoni, a zatim kliknite gumb Telefon za broj koji želite dodati.

  3. Nakon što dodate broj telefona, kliknite Prikaži ovaj broj telefona. Nakon što dodate brojeve telefona, postavite razine pristupa za kontakte s kojima želite dijeliti brojeve. Pogledajte odjeljak "Kako upravljati prisutnošću tako da nekom budete vidljivi, ali ne i drugima" kasnije u temi.

Stvorite osobnu bilješku

  • Kliknite u okvir Unesite bilješku, a zatim unesite bilješku. Kad završite kliknite izvan okvira.

    Vaša osobna bilješka bit će vidljiva svim kontaktima s razinom pristupa Tvrtka, Tim i Osobno.

Dodajte bilješku Izvan ureda

  • U Office Outlooku kliknite Alati te Pomoćnik za postavku Izvan ureda.

  • Odaberite mogućnost Izvan ureda, upišite poruku i kliknite U redu.

Napomena : Poruka Izvan ureda zamijenit će Osobnu bilješku ako je imate, ali se bilješka Izvan ureda neće ažurirati sve dok se ne odjavite i ponovo prijavite u Communicator. Nakon što to učinite, može potrajati do 30 minuta da se bilješka prenese kroz sustav prisutnosti. Osim toga, morate imati pokrenut klijent Communicator na uređaju koji se može povezati s Exchangeom kako bi se ti podaci prenijeli.

Prikažite svoju lokaciju

Communicator vam omogućuje da prikažete svoju lokaciju kao do podataka o prisutnosti. Možete navesti trenutnu lokaciju, kao što je Kuća ili Ured ili stvoriti prilagođeno mjesto.

  • Kliknite gumb Prisutnost, pokažite na Trenutna lokacija, a zatim odaberite lokaciju ili kliknite Stvori prilagođenu lokaciju.

Vaši podaci o lokaciji vidljivi su samo kontaktima kojima ste dodijelili razinu pristupa Tim ili Osobno. Pogledajte odjeljak Kako vaši podaci o prisutnosti izgledaju drugima na temelju razina pristupa kasnije u temi za dodatne informacije o dodjeli razina pristupa kontaktima.

Vrh stranice

Kako se prisutnost ažurira na temelju vašeg Outlookovog kalendara

Stanje prisutnosti zadano je povezano s Outlookovi kalendarom. To znači da ako je u Outlookovom kalendaru trenutno zakazan sastanak, vaše će stanje biti Na sastanku u Communicatoru, kao što je prikazano na sljedećoj slici. Dodatne informacije potražite u odjeljku Postavljanje Osobnih mogućnosti.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Vrh stranice

Kako se prisutnost ažurira na temelju vaše aktivnosti

Kad sudjelujete u audio ili videopozivu, Communicator ažurira vašu prisutnost. Gumb Prisutnost prikazuje da ste zauzeti, a stanje se ažurira u Sudjeluje u pozivu ili Na konferenciji.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Vrh stranice

Kako se prisutnost ažurira na temelju vaše neaktivnosti

Korisnici Communicatora često se pitaju o značenju gumba prisutnosti koji su žuto-narančasti i žuto-zeleni.

Gumb Prisutnost

Opis

Busy Inactive

Gumb prisutnosti Zauzet (neaktivan)     pojavljuje se kad je korisnik Communicatora na sastanku ili je ručno postavio svoje stanje na Zauzet, a Communicator nije otkrio aktivnost na računalu (na svim računalima korisnika koji imaju pokrenut Communicator) u roku zadnjih pet minuta. Ako, primjerice, korisnik pomakne miša ili pritisne tipku na tipkovnici, status se vraća na Zauzet.

Inactive

Gumb prisutnosti Neaktivan     pojavljuje se kad je kontakt možda dostupan, ali je njegovo ili njezino računalo neaktivno neko određeno razdoblje, koje je zadano postavljeno na pet minuta. U tom stanju kontakt je u mreži i prelazi u stanje Dostupan, kao što je naznačeno zeleno-žutim gumbom. Ovo stanje postavlja Communicator.

Away

Gumb prisutnosti Odsutan postavlja se ako Communicator nije otkrio aktivnost na računalu u roku od 15 minuta. Ako korisnik počne koristiti računalo, gumb Prisutnost i stanje vraćaju se u prethodno stanje.

Vrh stranice

Kako upravljati podacima o prisutnosti tako da nekom budete vidljivi, ali ne i drugima

Communicator nudi razine pristupa koje možete dodijeliti kontaktima za upravljanje količinom i vrstom podataka o prisutnosti koji su im dostupni. Na primjer, vjerojatno želite da vaš broj mobitela bude vidljiv najbližim suradnicima, ali ne i cijeloj tvrtki. Osim toga, možda ćete željeti da članovi s razinom Tim znaju vašu lokaciju, ali ne i ostatak tvrtke. Da biste upravljali pristupom podacima o prisutnosti, Communicator nudi razine pristupa. Te razine pristupa možete dodijeliti na nekoliko načina:

  • Na popisu kontakata kliknite kontakt kojem želite dodijeliti razinu pristupa, pokažite na Promijeni razinu pristupa, a zatim odaberite razinu za kontakt.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Kliknite gumb Promijenite način pregleda svojih kontakata, a zatim kliknite Razine pristupa. Zatim možete kontaktima dodijeliti razine pristupa povlačenjem i ispuštanjem kontakata u razine pristupa.

  • Kad vas netko doda na svoj popis kontakata, primit ćete upozorenje koje vam omogućuje da prihvatite ili odbijete njegov zahtjev da vas doda na svoj popis kontakata. Da biste dodijelili razinu pristupa iz upozorenja, odaberite razinu pristupa u okviru Razina pristupa ove osobe, a zatim odaberite U redu.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Vrh stranice

Kako vaši podaci o prisutnosti izgledaju drugima na temelju razina pristupa

Sljedeći primjeri pomažu vam da shvatite kako vaši podaci o prisutnosti izgledaju drugima te kako razine pristupa mogu utvrditi podatke o prisutnosti dostupne kontaktima.

Mijenjate status iz Dostupan u Odsutan

Vaš gumb Prisutnost izgleda ovako

Change your status from Available to Away.

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tvrtka vidi ovo

Company access level

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tim vidi ovo

Team access level

Objavljujete svoj broj mobilnog telefona

Vaš broj mobilnog telefona objavljuje se na kartici Telefoni

Your mobile number is published in the Phones tab.

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tvrtka vidi ovo

Company access level

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tim vidi ovo

Team access level

Postavljate svoj status na Ne ometaj

Vaš gumb Prisutnost izgleda ovako

Set your status to Do not disturb

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tvrtka vidi ovo

Company access level

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tim vidi ovo

Team access level

Na sastanku ste koji je zakazan u Outlookovom kalendaru

Vaš status prisutnosti automatski se ažurira u Zauzet - na sastanku

Set to Busy - In a meeting

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tvrtka vidi ovo

Company access level

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tim vidi ovo

Team access level

U mreži ste, ali niste koristili računalo zadnjih pet minuta

Vaše stanje prisutnosti automatski se ažurira u Neaktivan

Inactive status

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tvrtka vidi ovo

Company access level

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tim vidi ovo

Team access level

Na sastanku ste, ali niste koristili računalo zadnjih pet minuta

Vaš gumb Prisutnost automatski se ažurira u Zauzet (neaktivan)

Inactive - In a meeting

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tvrtka vidi ovo

Company access level

Kontakt kojem ste dodijelili razinu pristupa Tim vidi ovo

Team access level

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×