Priprema izvora podataka programa Excel 2016 za cirkularna pisma programu Word

Priprema izvora podataka programa Excel 2016 za cirkularna pisma programu Word

Stvorili ste popis kontakata i drugih podataka koje želite koristiti za cirkularna pisma u programu Word. Ako je vaš izvor podataka postojeća proračunska tablica programa Excel, morate samo pripremiti podatke za cirkularna pisma. No ako je vaš izvor podataka datoteka s vrijednostima razgraničenima tabulatorima (.txt) ili zarezima (.csv), podatke najprije morate uvesti u Excel, a zatim ih pripremiti za cirkularna pisma.

Napomena : U starijoj verziji programa Excel možda ste koristili Dynamic Data Exchange (DDE) u kombinaciji s čarobnjakom za stvaranje cirkularnih pisama korak po korak u programu Word. Excel više ne podržava DDE. Ako želite da razmotrimo uvrštavanje te značajke u sljedeću verziju programa Excel, ostavite nam komentar u pretincu za prijedloge o programu Excel.

1. korak: Postavljanje izvora podataka u programu Excel

Ako već koristite proračunsku tablicu programa Excel kao izvor podataka za cirkularna pisma u programu Word, prijeđite na 2. korak ove teme. Ako je izvor podataka .txt ili .csv datoteka koja, primjerice, sadrži kontakte sa servisa Gmail, podatke u programu Excel postavite pomoću čarobnjaka za uvoz teksta.

  1. Otvorite Excel.

  2. Na kartici Podaci odaberite Dohvaćanje vanjskih podatka > Iz teksta.

    Na kartici Podaci istaknuta je mogućnost Iz teksta.

  3. Odaberite .txt ili .csv datoteku koju želite, a zatim odaberite Uvoz.

  4. U čarobnjaku za uvoz teksta u oknu Vrsta izvornih podataka odaberite Razgraničeni.

    Excel – dohvaćanje vanjskih podataka iz teksta, čarobnjak za uvoz teksta, korak 1. od 3

  5. Potvrdite okvir Moji podaci imaju zaglavlja iznad okna Pretpregled ako datoteka koju uvozite ima zaglavlja, a zatim odaberite Dalje.

  6. U oknu Graničnici potvrdite okvir koji odgovara graničniku u vašim podacima (npr. Tabulator ili Zarez), a zatim odaberite Dalje.

    U čarobnjaku za uvoz teksta istaknute su mogućnosti za graničnike.

    Savjet : U oknu Pretpregled podataka vidjet ćete kako će rezultati izgledati u tabličnom obliku.

  7. U odjeljku Pretpregled podataka odaberite stupac koji sadrži poštanske brojeve pa u odjeljku oblik podataka stupca odaberite Tekst.

    Mogućnost Tekst za oblikovanje podataka stupca istaknuta je u čarobnjaku za uvoz teksta.

    Napomena : Svaki put kada primijenite oblik podataka – Općenito, Tekst ili Datum – na stupac, naziv oblika prikazuje se u zaglavlju tablice za taj stupac.

  8. Po potrebi ponovite 7. korak tako da odaberete stupac koji želite promijeniti i oblik podataka koji želite primijeniti.

  9. Odaberite Završi.

  10. U dijaloškom okviru Uvoz podataka prihvatite zadanu postavku za Postojeći radni list i adresu ćelije, a zatim odaberite U redu.

    U dijaloškom okviru Uvoz podataka odaberite stavljanje podataka na postojeći radni list, što je zadana postavka, ili na novi radni list.

    Oprez : Adresa ćelije u dijaloškom okviru Uvoz podataka prikazuje trenutno odabranu ćeliju. Podaci se uvoze počevši od imenovane adrese ćelije.

  11. Spremite proračunsku tablicu pod novim nazivom datoteke.

Kada uspješno uvezete .txt ili .csv datoteku, prijeđite na 2. korak.

2. korak: Priprema izvora podataka

U izvoru podataka programa Excel koji ćete koristiti za popis za slanje u značajci cirkularnih pisama programa Word obavezno točno oblikujte stupce s numeričkim podacima. Odaberite stupac s brojevima, primjerice, koji se podudara s konkretnom kategorijom, npr. valutom.

Ako kao kategoriju odaberete postotak, imajte na umu da će oblik postotka pomnožiti vrijednost ćelije faktorom 100. Ako želite izbjeći taj faktor množenja, oblikujte stupac s postocima kao tekst. Također, stupac koji sadrži poštanske brojeve potrebno je oblikovati kao tekst da bi sačuvao podatke tijekom slanja cirkularnih pisama. Tijekom slanja cirkularnih pisama početne nule, primjerice 00399, u poštanskim brojevima ispuštaju se ako nisu oblikovane kao tekst.

  1. Otvorite izvor podataka programa Excel pa odaberite stupac koji sadrži poštanske brojeve.

  2. Na kartici Polazno u grupi Number Broj odaberite strelicu okvira Oblik broja (Općenito) pa odaberite neku mogućnost s popisa.

    U programu Excel na kartici Polazno u grupi Broj odaberite strelicu prema dolje u okviru Općenito da biste odabrali oblik broja koji želite koristiti.

Obavezno dodajte odgovarajući simbol ispred ili iza spojnog polja. Ovako, primjerice, izgledaju vrijednosti valute i postotka ako izostavite simbole.

Dokument cirkularnog pisama u kojem piše „vaš doprinos od 50,00” i „nudimo vam popust od 20 %”.

Ako uvrstite simbole, brojevi imaju više smisla.

Dokument cirkularnog pisama u kojem piše „vaš doprinos od 50,00 USD” i „nudimo vam popust od 20 %”.

U dokumentu cirkularnog pisma dodajte simbole ispred ili iza spojnih polja na sljedeći način:

Ogledni dokument cirkularnih pisama u kojem polju donacija prethodi znak dolara, a iza polja Postotak dolazi znak postotka.

Vidi također

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×