Pretraživanje i korištenje ključnih riječi u centru za predočavanje elektroničkih dokumenata

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Ključne riječi omogućuju sužavanje određenog sadržaja koji stvarate putem izvoza za slučaj predočavanja elektroničkih dokumenata. Stvaranjem usmjerenih pretraživanja povećavate vjerojatnost da će sadržaj biti primjenjiv na slučaj i smanjujete količinu sadržaja kojima morate upravljati.

Vaša tvrtka ili ustanova može stvoriti slučaj predočavanja elektroničkih dokumenata ako primi zahtjev za potencijalnim dokazima u sudskom postupku, reviziji ili istrazi.

Filtri i upiti

Kada stvorite slučaj, u njega dodajete skupove za predočavanje elektroničkih dokumenata. Skupovi za predočavanje elektroničkih dokumenata sadrže izvore sadržaja – primjerice podmjesta sustava SharePoint i poštanske sandučiće sustava Exchange – koji mogu biti relevantni za slučaj. Filtri omogućuju sužavanje izvora, primjerice pomoću ključnih riječi, raspona datuma početka i datuma završetka, ili pak pomoću autora ili pošiljatelja.

Kada pronađete potencijalne izvore, upiti omogućuju dodatno sužavanje sadržaja koji želite izvesti radi pregleda ili davanja savjetniku i/ili strani koja ga je zatražila. Filtar možete sastaviti pomoću ključnih riječi, raspona datuma, autora/primatelja, domena i pretraživanja na temelju blizine.

Napomena : Kako bi sadržaja moguće je otkriti, ga mora biti pretražena radi indeksiranja pretraživanja. Dodatne informacije o zadane vrste datoteka koje su pretražena radi indeksiranja potražite u članku zadani datotečni nastavci pretražena radi indeksiranja i raščlanjene vrste datoteka u sustavu SharePoint Server 2013.

Operatori i blizina u ključnim riječima

Posebni operatori, primjerice Booleovi operatori i operatori blizine, omogućuju stvaranje odnosa između više ključnih riječi. Operatori moraju biti napisani velikim slovima. Ako morate koristiti više operatora, možete ih grupirati pomoću zagrada da biste odrediti redoslijed kojim će se primjenjivati.

Na primjer, možda gledate za sadržaj s izvršni termina, ali ne želite da biste pronašli željeni termin i kada se pojavi u naslovu izvješća često korištenih u tvrtki ili ustanovi naziva izvršni sažetak. Kada koristite izraz izvršni NOT sažetak, možete ograničiti broj stavki u rezultatima od 300 188, budući da su eliminiranju sve dokumente koji sadrže riječ sažetak.

Napomena : Kada se dvije riječi određeni su klauzulom bez operatora, IMPLICITNIH i postoji. Na primjer: wooly crva jednak wooly i crva.

Zamjenski znak

Namjena

Primjer

AND

Pronalaženje sadržaja sa svim riječima ili izrazima između kojih se nalazi ovaj operator.

risk AND value AND VAR pronalazi sadržaje sa svim trima riječima.

OR

Pronalaženje sadržaja s nekom od riječi ili izraza između kojih se nalazi ovaj operator.

risk OR VAR pronalazi sve sadržaje s obje riječi.

NOT

Izuzimanje sadržaja s određenim pojmom u sklopu izraza.

Executive NOT Summary pronalazi sve sadržaje s pojmom izvršni, osim ako sadržaj sadrži i pojam sažetak.

( )

Grupiranje riječi ili izraza da bi se naznačio redoslijed kojim se primjenjuju.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Pronalazi riječi koje se nalaze u blizini jedna druge, pri čemu je n broj riječi između njih. Ako ne navedete broj, zadana je udaljenost osam riječi.

Mid NEAR(5) Office pronalazi Mid i ponovno Office i Office usred i Mid, natrag i naprijed Office.

Korištenje zamjenskih znakova

Zamjenski znakovi omogućuju proširivanje ključnih riječi tako da obuhvaćaju pojmove koji sadrže dio ključne riječi ili pojmove koje se pišu na različite načine.

Zamjenski znak

Namjena

Primjer

* na kraju riječi

Pronalazi pojmove koji sadrže riječ lijevo od zamjenskog znaka i bilo koja dodatna slova.

rizik * pronalazi opasno, opasnost, opasnošću, opasnom i opasnog

Osnovna pravila korištenja ključnih riječi u filtrima i upitima

  • Filtar sadržaja ili upit može obuhvaćati riječi, citirani tekst i termine u kojima se koriste ključne riječi i svojstva. Termine razdvojite razmacima.

  • Česte riječi, kao što su je, to i za te jednoznamenkasti brojevi zanemaruju se.

  • Kada izraz stavite u navodnike, pretraživanje vraća sadržaj unutar odabranog opsega koji sadrži upravo onaj izraz koji ste upisali. Ako se izraz u navodnicima imalo razlikuje od stvarnog sadržaja, sadržaj neće biti pronađen.

  • Operatori (primjerice Booleovi operatori) – kao što su ili i AND – moraju biti napisani velikim slovima.

  • Ako je svojstvo web-mjesto sustava SharePoint ili u okvir za Exchange sadržaja nije naveden u na padajućem izborniku Navesti svojstva , možete je potražiti s ključnim riječima. Vrijednost svojstva obuhvatite navodnicima da biste pronašli točno podudaranje ili bez navodnika da biste pronašli djelomična podudaranja koji počinju slovima unio vrijednost ostavite. Na primjer, ako potražite naziv datoteke: "Okvira proračuna" (s navodnicima), pretraživanje će vratiti datoteku pod nazivom "Budget.xlsx." Pretraživanje unesite naziv datoteke: proračun (bez navodnika) će vratiti i datoteke "Budget_Current.xlsx" i "Budget_Next.xlsx."

  • Napomena : Upit mora sadržavati izraz za traženje. Upiti koji se sastoje samo od izraza koji se izostavljaju vratit će poruku o pogrešci.

Primjeri primjene pravila

Ključne riječi

Primjeri rezultata.

Executive Briefing

Svi sadržaji s riječima menadžerski i sastanak bilo gdje u dokumentu, stranice, poruka ili metapodataka.

"Executive Briefing"

Svi sadržaji s riječima točan izraz "Menadžerski sastanak" bilo gdje u dokumentu, stranica ili poruke.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Svi sadržaji s riječima točno izraza "Menadžerski sastanak" i "Izvršni sažetak" bilo gdje u dokumentu, stranice, poruka ili metapodataka.

filename:budget

Sve datoteke s riječju proračun u nazivu, primjerice projekcije proračuna za 2014.docx, proračuna za 2015.pptx, Planiranje proračuna za 2014.xlsx, 2014 proračuna za 2014.xlsx i tako dalje

filename:2014 budget filetype:xlsx

Radni listovi programa Excel koje sadrže proračun izraz 2014., kao što su "2014 planiranje proračuna za 2014.xlsx" i "revizija proračuna za 2014.xlsx"

Opseg upita

Upit se može odnositi na sav sadržaj u slučaju, na određene skupove za predočavanje elektroničkih dokumenata ili na određeni izvor sadržaja (primjerice web-sadržaj, zajednički datotečni resurs ili poštanski sandučić) unutar skupa za predočavanje elektroničkih dokumenata. Sužavanjem opsega može se pojednostavniti pronalaženje odgovarajućeg sadržaja, posebice ako je slučaj velik i rezultati pretraživanja u drugim izvorima ili skupovima za predočavanje elektroničkih dokumenata nisu relevantni.

Važno : Uz odabrane mogućnosti Odabir izvora nije obuhvaćen nijedan filtar dodan u sklopu skupa za predočavanje elektroničkih dokumenata.

Da biste postavili opseg upita, kliknite Izmjena opsega upita, a zatim odaberite Sav sadržaj slučaja, Odabir skupova za predočavanje elektroničkih dokumenata ili Odabir izvora.

Mogućnost Sav sadržaj slučaja obuhvaća sav sadržaj s popisa izvora uz primijenjene sve filtre skupa za predočavanje elektroničkih dokumenata. Prilikom postavljanja opsega upita možete i uvrstiti dodatna mjesta te poštanske sandučiće sadržaja.

Prikaz upita i otklanjanje poteškoća s njima

Nakon pokretanja upita možete pogledati rezultate sustava SharePoint prema relevantnosti za upit ili prema najstarijem ili najnovijem datumu. Pretpregled dokumenta možete vidjeti tako da postavite pokazivač miša na njegov naslov.

Da biste suzili popis stavki koji se izvoze, možete dodatno suziti rezultate prema datotečnom nastavku i prema svojstvu, primjerice Autor ili Naslov. Vrijednost za sužavanje primijenjena na SharePoint neće utjecati na rezultate sustava Exchange i obratno.

Na stranici Dodatne mogućnosti upita možete pogledati sintaksu upita i smanjiti količinu suvišnih podataka sustava Exchange.

U dijaloškom okviru upita kliknite vezu Dodatne mogućnosti upita. Prikazat će se sintaksa upita za Exchange i SharePoint, izvori sadržaja uvršteni u upit, svi filtri za upit i sva sužavanja. Možete i ukloniti suvišne podatke sustava Exchange.

Dodatne informacije o predočavanju elektroničkih dokumenata

Dodatne informacije o slučajevima predočavanja elektroničkih dokumenata potražite u sljedećim člancima:

Scenarij: e-otkrivanje u sustavu SharePoint Server 2013 i Exchange Server 2013

Planiranje slučajeva e-otkrivanja i upravljanje njima

Dodavanje sadržaja u slučaj e-otkrivanja i postavljanje izvora na čuvanje

Zadani datotečni nastavci pretražena radi indeksiranja i raščlanjene vrste datoteka u sustavu SharePoint Server 2013

Pregled svojstava pretraženih radi indeksiranja i upravljanih svojstava u sustavu SharePoint Server 2013

Stvaranje i izvršavanje upita obaveze predočavanja elektroničkih dokumenata

Izvoz sadržaja e-otkrivanja i stvaranje izvješća

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×