Preporučeni načini rada za Outlook 2010

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Ovaj je članak tim za proizvode koji je stvorio Microsoft Outlook 2010 napisao iz najboljeg mogućeg razloga – jer su to tražili naši korisnici. Outlook 2010 namijenjen je širokom krugu korisnika te najraznolikijim potrebama i stilovima. Iako ne postoji "pravi način", nekoliko je načina rada s ovim programom za koje znamo da su jednostavniji od drugih. Nadamo se da će vam ti preporučeni načini rada omogućiti najbolji mogući rad s programom Outlook.

Ovaj vodič predstavlja naš savjet kako najbolje iskoristiti prednosti programa Outlook 2010. No nije riječ o sveobuhvatnom vodiču. Opisano je nekoliko osnovnih scenarija koji će vam omogućiti da iskoristite prednosti programa Outlook za svoje potrebe upravljanjem informacijama.

Ovaj je vodič namijenjen sljedećim korisnicima:

  • korisnicima koji rade za velike tvrtke koje imaju vlastiti IT odjel

  • korisnicima koji dnevno primaju više od 30 poruka e-pošte

  • korisnicima koji svakodnevno utroše veliku količinu vremena na slanje i primanje poruka te upućivanja poziva za sastanke ili sudjelovanja u sastancima putem programa Outlook 2010

  • osobama koje Outlook 2010 koriste putem računa za Microsoft Exchange Server.

Bez obzira na postavke vašeg poslužitelja ili pak veličinu tvrtke ili ustanove, ovaj će vam dokument biti od koristi.

Za IT administratore

Rečenice ispred kojih se nalazi logotip sustava Office 2010 logotip sustava office 2010 odnose se na druge proizvode sustava Microsoft Office 2010, kao što je Microsoft OneNote 2010 i Microsoft SharePoint Server. Rečenice u kojima se spominje automatsko arhiviranje i podatkovne datoteke programa Outlook (.pst) označene su ikonom ormarića za spise ikona arhive . Ako u vašoj tvrtki ili ustanovi ne koristite te proizvode ili značajke, te rečenice možete zanemariti jer one neće utjecati na cjelokupni dokument ni tijek rada.

Sadržaj članka

Osnovna načela učinkovite organizacije vremena

Postavljanje programa Outlook 2010: raspored

Mape

Pravila

Traka s obvezama

Obavijesti

Kategorije

Brzi koraci

Stvorite red u mapi ulazne pošte

Dnevni pregled: organiziranje vremena i zadataka

Zadaci: obavljanje posla

Pronalaženje poruke: učinkovito traženje

Pronalaženje poruke određene osobe

Pisanje poruka e-pošte

Kalendar i sastanci

Kontakti

Najčešća pitanja

Reference

O autoru

Osnovna načela učinkovite organizacije vremena

Outlook 2010 alat je koji omogućuje upravljanje porukama e-pošte, kalendarom, kontaktima i zadacima. On je ne samo komunikacijski centar, već i centar za organizaciju vremenom. Da biste u potpunosti iskoristili prednosti programa Outlook 2010, preporučujemo nekoliko osnovnih načela:

  • Smanjite broj mjesta na kojima čitate poruke. Sve poruke koje morate pročitati filtrirajte na jedno mjesto – u mapu ulazne pošte, pomoću niza pravila.

  • Ne morate sve poruke pregledati. Poruke koje morate pročitati proslijedite pomoću pravila u mapu ulazne pošte, a ostale će se usmjeriti u grupu kontakata, na popis za raspodjelu ili u mape (mape grupe kontakata). Ne morate, a u slučaju velikog broja poruka vjerojatno ni ne možete, pročitati svaku primljenu poruku. Neka se samo važne poruke prosljeđuju u mapu ulazne pošte. Ostale poruke dobro je sačuvati, primjerice u slučaju da se uključite u rješavanje nekog problema.

  • Smanjite broj mjesta na koja ručno spremate poruke. Umjesto da se naprežete razmišljajući o mjestu koje ste odabrali za spremanje neke poruke, koristite značajku pretraživanja poruka.

  • Obradite poruke jednom od četiri navedene akcije. Prilikom čitanja poruka učinite nešto od sljedećeg:

    • Izbrišite je.

    • Izvršite zadatak (odgovorite na poruku ili je spremite radi reference).

    • Delegirajte je (proslijedite).

    • Ostavite je za kasnije na popisu zadataka (pomoću kategorija i zastavica) radi dodatnog čitanja

  • Popis s obvezama svedite na jedan popis. Obveze organizirajte pomoću jednog popisa s obvezama i jednog kalendara.

  • Radite sa skupinama zadataka. Slične zadatke grupirajte u kategorije.

  • Prilikom slanja poruka ravnajte se procjenama. Pratite upute za pisanje poruka.

  • Redovito pregledavajte kalendar i zadatke.

Čak i ako se ne pridržavate svih ovdje opisanih preporučenih načina rada, pridržavanjem već samo njih nekoliko poboljšat ćete rad s programom Outlook 2010.

Vrh stranice

Postavljanje programa Outlook 2010: raspored na zaslonu

Prvi korak u pridržavanju preporučenih načina rada jest postavljanje sustava tako da optimizirate način korištenja programa Outlook 2010. Preporučenim načinom smatra se sljedeće:

Pojedinosti o postavljanju preporučenog rasporeda na zaslonu potražite u odjeljku Najčešća pitanja.

Vrh stranice

Mape

Preporučenim načinom rada smatra se sljedeće:

  • Mapa ulazne pošte za poruke koje morate pročitati. Namijenjena je porukama koje su poslane izravno vama ili za koje može biti važno da ih pročitate.

Ako primite mnogo poruka koje razmjenjuje nekoliko osoba, prijeđite u prikaz razgovora. U suprotnom koristite raspored prema datumu (zadani raspored). Pomoću pravila automatskog oblikovanja sve poruke koje su poslane samo vama označite plavom bojom.

  • Jedna referentna mapa, ispod mape ulazne pošte, koja sadrži sve referentne materijale koje ćete možda kasnije morati pogledati. U ovu se mapu ništa ne sprema automatski (odnosno na temelju pravila). Nazovite tu mapu 1-Referenca (dodavanjem oznake 1- ta će se mapa nalaziti odmah ispod mape ulazne pošte). Ta se mapa stvara ispod mape ulazne pošte da biste mapu ulazne pošte mogli sažeti i ukloniti je iz prikaza.

ikona arhive Tu mapu postavite tako da se automatski arhivira jedanput godišnje.

Napomena : Ako mapa postane prevelika (više od 10 000 stavki), Outlook 2010 se može usporiti prilikom njena otvaranja.

  • Mapa za poslovne, privatne i osobne poruke. Zasebna mapa za osobne i zasebna mapa za poslovne poruke omogućuje vam da neku poruku tražite dok netko stoji uz vas, a da se pritom ne brinete hoće li se prikazati neka povjerljiva poruka. Toj mapi dajte naziv 2-Osobna. Voditelji mogu imati jednu mapu naziva 3-Voditelji za poruke s povratnim informacijama o njihovim zaposlenicima.

ikona arhive Te mape postavite tako da se automatski arhiviraju jedanput godišnje.

  • Skup mapa za poruke grupe kontakata. Poruke koje se šalju u grupe kontakata, koje se nazivaju i poslužiteljski popisi, popisi za slanje poruka e-pošte te popisi za raspodjelu, ne moraju se nužno sve pročitati. Taj skup mapa predstavlja spremišta za sve poruke grupe kontakata koje se ne prosljeđuju automatski u mapu ulazne pošte. Ispod mape ulazne pošte stvorite jednu mapu najviše razine i dajte joj naziv Grupe kontakata, a zatim stvorite podmape za svaku pojedinu temu mape grupa kontakata. Obično je dovoljno navesti jednu mapu po grupi kontakata, ali ako ste član nekoliko povezanih grupa kontakata, preporučujemo da se sve poruke isporučuju u istu mapu.

Sažmite mapu grupe kontakata najviše razine da vas ne ometaju nepročitane poruke u mapama ispod nje.

Napomena : Ako morate pročitati svaku poruku iz grupe kontakata, nemojte stvarati zasebnu mapu. Te će se poruke isporučivati izravno u mapu ulazne pošte.

ikona arhive Postavke mapa grupa kontakata postavite tako da se automatski arhiviraju svakih šest mjeseci ili češće ako se odnose na određeno vremensko razdoblje. Na primjer, grupa kontakata za pronalaženje suvozača za odlazak na posao jednim automobilom trebala bi se arhivirati svaki dan.

  • Skup mapa za RSS sažetke sadržaja. Kao u slučaju skupa mapa za grupe kontakata, RSS predstavlja još jedan skup podataka koje ponekad mogu sadržavati zanimljive informacije, ali ih nije potrebno čitati redovito kao poruke koje su poslane izravno vama. Outlook 2010 te mape stvara automatski.

Mape pretraživanja

Mape pretraživanja korisne su za prikupljanje informacija iz različitih mapa pošte i RSS-a. Mape pretraživanja osobito su korisne ako morate prikupiti informacije koje su pohranjene u različitim mapama, na primjer kada se spremate za kvartalni sastanak.

Ako primate velik broj poruka (više od 200 dnevno), mape za pretraživanje mogu vam olakšati pregledavanje pošte različitih pošiljatelja.

odjeljak s favoritima u navigacijskom oknu

Favoriti (dodatno)

Odjeljak Favoriti ističe mape koje bi inače bile skrivene na popisu mapa pošte.

Favoriti, podskup mapa pošte, prikazuje se pri vrhu okno za navigaciju. Upotreba favorita nije obavezna da bi taj sustav funkcionirao. Ako imate mali zaslon, navigacijsko okno možete minimizirati, a poruke i dalje uspješno spremati njihovim povlačenjem na minimiziranu traku, izvršavati uobičajena pretraživanja te doći do mapa Kalendar, Kontakti i Zadaci.

Preporučenim načinom rada smatra se ako odjeljak Favoriti sadrži sljedeće mape: Ulazna pošta, 1-referenca, Poslane stavke i Izbrisane stavke.

Vrh stranice

Pravila

Cilj je organiziranja programa Outlook smanjivanje količine nepotrebnog zagušenja u mapi ulazne pošte i isticanje najvažnijih stavki. Pravila to olakšavaju na način da poruke premještaju u mape na temelju kriterija koje postavite. Iz mape ulazne pošte pomoću pravila se filtriraju samo stavke koje morate pročitati.

Preporučenim načinom rada smatra se korištenje sljedećih pravila (pojedinosti o postavljanju tih pravila nalaze se u odjeljku Najčešća pitanja na kraju ovog članka):

  • Automatski odgovori    Sve odgovore na zahtjev za sastanak koji nemaju sadržaj premjestite u mapu Izbrisane stavke. Popis osoba koje su prihvatile sastanak možete pogledati na kartici za praćenje u prozoru za sastanak.

  • Primatelj: ja    Sve poruke koje su vam izravno poslane ili poruke koje ste dobili kao kopiju šalju se u mapu ulazne pošte i ne obrađuju se pravilima, čak ni ako se šalju i u grupu kontakata.

  • Zahtjevi za sastanak šalju se u mapu ulazne pošte    Svi zahtjevi za sastanak, čak i ako su poslani u grupu kontakata moraju se poslati u mapu ulazne pošte.

  • Odgoda slanja stavki    Ovim se pravilom slanje poruka odgađa za minutu ili dulje. Ako koristite ovo pravilo, prije nego isključite računalo, obavezno provjerite jesu li vaše poruke poslane.

Napomena :  logotip sustava office 2010 Ovo se pravilo primjenjuje samo u klijentskoj aplikaciji. Ono neće funkcionirati u web-aplikaciji Outlook Web App (OWA).

  • Grupe kontakata    Sve poruke e-pošte poslane u grupu kontakata šalju se u mapu grupe kontakata , osim ako ključna riječ u poruci ne upućuje na to da vam je poruka važna – u tom će se slučaju poslati u mapu ulazne pošte. Više sličnih grupa kontakata trebale bi koristiti isto pravilo i spremati se u istu mapu. Ako ste član grupe kontakata čije poruke morate uvijek pročitati, za nju nemojte stvoriti pravilo. Sve poruke koje morate pročitati proslijedit će se izravno u mapu ulazne pošte.

Nakon što završite organizaciju pravila, ona bi trebala sličiti sljedećem skupu pravila:

Vrh stranice

Traka s obvezama

Traka s obavezama prostor je s desne strane programa Outlook 2010. Na njoj je prikazan kalendar, predstojeći sastanci i objedinjeni popis zadataka, a sadrži sljedeće:

  • poruke na koje morate odgovoriti (poruke označene zastavicom)

  • kontakte koje morate nazvati (kontakte označene zastavicom)

  • nepredviđene zadatke

Preporučeni je način izgleda trake s obvezama sljedeći:

  • prikaz navigatora datuma (po zadanom uključen)

  • prikaz samo tri obveze ako je razlučivost zaslona mala ili u tekućem danu nemate mnogo sastanaka (zadano)

  • prikaz pet obaveza ako je razlučivost zaslona velika ili ako svakodnevno imate velik broj sastanaka (više od pet)

  • prikaz zadataka (po zadanom uključen)

  • logotip sustava office 2010 prikaz brzih kontakata (dostupan je i uključen po zadanom ako imate Microsoft Office Communicator 2007 R2)

Zadani je raspored zadataka prema krajnjem roku, no možete ga postaviti i prema datumu početka zadatka, ovisno o tome kako koristite zastavice. Ako želite vidjeti zadatke koje ste odgodili za idući ponedjeljak, rasporedite ih prema datumu početka zadatka. Ako zadatke želite vidjeti prema danu krajnjeg roka, rasporedite ih prema datumu krajnjeg roka.

Zadana zastavica

Preporučeni način rada jest vrijednost zastavice Brzi klik postaviti na Danas (zadana vrijednost).

Vrh stranice

Obavijesti

Ako primate mnogo poruka ili vas zvuk obavijesti koji se reproducira za dolazne poruke ometa, preporučujemo da isključite sljedeće mogućnosti:

upozorenje programa Outlook na radnoj površini

  • ikonu omotnice koja se pojavljuje na ikoni programa Outlook na programskoj traci sustava Windows

Obavijest o novoj pošti na programskoj traci

  • kursor koji se nakratko mijenja u omotnicu

  • zvuk koji se reproducira za sve navedene postavke

Da biste promijenili te postavke, kliknite gumb Datoteka, zatim Mogućnosti, a potom Pošta.

U odjeljku Dolazak poruke poništite sve potvrdne okvire.

postavke odjeljka Dolazak poruke u prikazu Backstage

Vrh stranice

Kategorije

Kategorije u programu Outlook 2010 omogućuju organiziranje stavki na mnogo različitih načina. Postoje sljedeće tri glavne vrste kategorija za koje preporučujemo da ih stvorite:

  • Projekt (može obuhvaćati osobe)

  • Tema

  • Mjesto ili aktivnost

Kategorije nisu obavezan aspekt tog sustava, no olakšat će vam rad ako ih redovito upotrebljavate. Na primjer, mogu vam olakšati pronalaženje zadataka koje trenutno morate izvršiti i grupiranje sličnih zadataka da biste ih sve mogli izvršiti odjednom.

Kategorije stvorite na sljedeći način:

  • U bilo kojem prikazu na kartici Polazno u grupi Oznake kliknite Kategoriziraj, a zatim Sve kategorije.

Preporučuje se da kategorije stvorite za sljedeće slučajeve:

  • za svako izravno izvješće i stavke koje želite pregledati na sljedećem sastanku s direktorom (na primjer, kategorija pod nazivom Direktor 1:1)

  • za svako glavno mjesto ili vrste aktivnosti koje izvršavate da biste mogli izvesti skupne akcije (praktičan dio organiziranja zadataka), na primjer:

    • @S posla kući za zadatke koje možete obaviti na putu s posla kući

    • @E-pošta za zadatke koji obuhvaćaju poruke e-pošte, sastanke i druge aspekte programa Outlook 2010

    • @Doma za zadatke koje možete obaviti samo kod kuće

    • @Sastanak za stavke koje su vam potrebne da biste se pripremili za sastanak

    • @Izvanmrežno za zadatke zbog kojih se morate udaljiti od računala, na primjer kopiranje dokumenta

    • @Mrežno za zadatke koji možete obaviti na internetu ili putem web-preglednika

    • @Telefon za pozive koje morate uputiti ili primiti

    • @Čitanje za zadatke koji obuhvaćaju samo čitanje,  a ne i odgovaranje. Ta je kategorija praktična za dugačke poruke ili privitke koje morate pročitati, ali ne možete odmah.

    • @Na čekanju za poruke ili zadatke za koje čekate odgovor, a trenutno ne zahtijevaju nikakvu akciju s vaše strane.

dijaloški okvir Kategorije boja

Napomena : Simbolom @ ističete kategorije na popisu kategorija. Simbol @ prije određenih kategorija omogućuje da se te kategorije nalaze pri vrhu popisa i služi kao podsjetnik o tome gdje se morate nalaziti prilikom izvođenja tog zadatka (na primjer @Telefon označava "pri telefonu").

  • Sve važne teme i projekti da biste jednostavno pronašli poruke sa zadanom temom, osobito ako tijelo ili predmet poruke ne sadrže riječ zbog koje bi se pojavili u pretraživanju.

  • Važne stavke koje se moraju danas izvršiti te ih nije moguće odgoditi za drugi dan.

Na jednu stavku možete primijeniti više kategorija, za razliku od arhiviranja, pri čemu se stavke ne mogu istodobno nalaziti u više mapa. Na primjer, važnu poruku o kojoj želite porazgovarati sa svojim šefom prije nego na nju odgovorite možete kategorizirati i kao @E-pošta i kao Direktor 1:1.

zadatak s više kategorija

Kategorija Brzi klik mora biti ona koju najčešće primjenjujete.

Da biste postavili kategoriju Brzi klik, učinite sljedeće:

  • U bilo kojem prikazu na kartici Polazno u grupi Oznake kliknite Kategoriziraj, a zatim Postavi brzi klik.

Kao što ćete vidjeti, kategorije omogućuju isticanje poruka i zadataka na traci s obvezama, omogućuju učinkovitije pretraživanje te olakšavaju pripremu za sastanke.

Napomena : Budite izuzetno pažljivi prilikom kategoriziranja izlaznih poruka jer primatelji poruka možda mogu vidjeti vaše kategorije. Ako primatelji ne koriste Outlook 2010 ili Exchange Server 2010, moći će vidjeti kategorije koje postavite.

Vrh stranice

Brzi koraci

galerija brzih koraka Brzi koraci, novost u programu Outlook 2010, omogućuju izvođenje više zadataka jednim klikom. Koristan su alat koji olakšava čišćenje mape ulazne pošte i učinkovitiju upotrebu programa Outlook. Ako u programu Outlook iznova ponavljate iste korake, pokušajte stvoriti brzi korak.

Napomena : Brzi se koraci mogu primijeniti samo na poruke.

Preporučujemo da stvorite sljedeće brze korake. Dodatne informacije potražite u članku Automatizacija uobičajenih zadataka i zadataka koji se ponavljaju pomoću brzih koraka.

Brzi korak

Opis

Kada se koristi

Referenca

Označava da je poruka pročitana.

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

To je gumb za spremanje jednim klikom.

Osobno*

Označava da je poruka pročitana.

Poruku premješta u mapu 2-osobno.

Služi za spremanje osobnih poruka.

Gotovo

Označava da je poruka pročitana.

Označava da je poruka dovršena.

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

Služi za referentne poruke na koje ste odgovorili ili ih na neki drugi način riješili.

Odgodi*

Označava da je poruka pročitana.

Zastavicom označava da je poruka današnji zadatak.

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

Služi za poruke koje želite kasnije pregledati.

*Brzi koraci Osobno i Odgodi nisu zadani brzi koraci.

Dodatni brzi koraci

Ovisno o poslu i uobičajenim dnevnim aktivnostima, osim navedenih brzih koraka možda ćete morati stvoriti sljedeće vrste brzih koraka:

Brzi korak

Opis

Kada se koristi

Kategoriziraj i premjesti

Označava da je poruka pročitana.

Kategorizira poruku.

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

Mnoge poruke kategorizirate prije no što ih pohranite da biste ih kasnije lakše pronašli. Stvorite jedan brzi korak za svaku kategoriju koju često koristite.

Označi zastavicom i premjesti

Označava da je poruka pročitana.

Poruku označava zastavicom.

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

Poruke označavate zastavicom za različite datume, na primjer Sutra, Ovaj tjedan itd. Stvorite jedan brzi korak za svaku zastavicu koju često koristite.

Označi zastavicom, kategoriziraj i premjesti

Označava da je poruka pročitana.

Poruku označava zastavicom.

Kategorizira poruku.

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

Koristite nekoliko kategorija da biste vidjeli kontekst zadataka. Na primjer: @Čitanje: zastavice za sutra, kategorizirano kategorijom @Čitanje.

Informiraj i premjesti

Označava da je poruka pročitana.

Prosljeđuje poruku s predmetom "Informativno".

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

Često prosljeđujete e-poštu drugim osobama (članke itd.).

Delegiraj

Označava da je poruka pročitana.

Prosljeđuje poruku određenoj osobi.

Poruku premješta u mapu 1-referenca.

Primate poruke koje su namijenjene drugima.

Zadatak

Stvaranje zadatka s privitkom

Brisanje poruke

Za poruke označene zastavicom potrebno vam je više konteksta.

Grupa kontakata

Označava da je poruka pročitana.

Premješta poruku u vašu mapu grupe kontakata (ili u drugu navedenu mapu grupe kontakata).

Poruke iz grupe kontakata nenamjerno stižu u mapu ulazne pošte zbog pravila. Primjer: imate pravilo pomoću kojeg pohranjujete sve poruke iz grupe kontakata u mapu, osim ako se u tijelu poruke nalazi riječ traka. Ponekad će netko poslati poruku u grupu kontakata koja sadrži riječ traka, ali se to ne odnosi na vas.

Odgovori i izbriši

Otvara prozor za odgovor.

Briše izvornu poruku.

Često primate brze poruke na koje morate odgovoriti, ali nakon toga vam izvorna poruka nije potrebna. Na primjer, primite poruku "Želiš li na ručak" i odgovorite "Naravno!".

Nakon što započnete stvarati brze korake, vidjet ćete da možda postoje drugi načini na koje možete optimizirati broj klikova koji su potrebni da se nešto izvrši. Kada shvatite da stalno izvršavate isti zadatak, pokušajte stvoriti brzi korak. Kako se projekti mijenjaju, ažurirajte brze korake tako da nova funkcija odražava zadatke koje zaista morate izvršiti.

Vrh stranice

Stvorite red u mapi ulazne pošte

Nakon što stvorite sustav, spremni ste organizirati dolazne poruke. Ako mapu ulazne pošte pretvorite u središnje mjesto važnih poruka, te poruke možete pregledati znajući da svaka stavka predstavlja zadatak koji morate riješiti.

Sa svakom porukom u mapi ulazne pošte postupajte na jedan od sljedećih načina:

  • Ako nije važna, odmah je izbrišite.

  • Ako je možete riješiti za dvije minute ili manje, učinite to (odgovorite, pohranite, uputite poziv itd.).

  • Ako nije namijenjena vama, delegirajte je (proslijedite).

  • Ako je morate riješiti, ali će to potrajati više od dvije minute (što obuhvaća čitanje), odgodite je.

Ako vam je potrebna kao referenca (čak i ako ste je odlučili odgoditi), premjestite je u mapu referenci. Cilj je smanjiti broj otvaranja pojedine poruke.

Izbrišite je

Izbrišite poruke koje ne morate pročitati. Ako je riječ o neželjenoj poruci, izbrišite je.

Ako nikada više ne želite primiti poruku koja je dio određenog razgovora, zanemarite je.

naredba Zanemari razgovor

Riješite je: dvominutni postupak

Nevjerojatno je što možete učiniti za dvije minute. Na primjer, na mnoge poruke možete odgovoriti u roku od dvije minute ili manje. No ako vam je za poruku potrebno više od dvije minute, odgodite je. Da biste stekli dojam koliko traju dvije minute, sami mjerite vrijeme.

Nakon što na poruci izvršite određenu akciju, učinite nešto od sljedećeg:

  • Izbrišite je ako nije važna.

  • Pohranite je u neku od mapi referenci (na primjer 1-referenca) pomoću brzog koraka.

Da biste vodili bilješke o zadacima koje ste izvršili, pogotovo radi godišnjih revizija itd., koristite brzi korak Gotovo, kojim ćete označiti da su poruke završene.

Delegirajte je

Ponekad primate poruke koje su zapravo namijenjene nekome drugome. U tim slučajevima odgovorite na poruku, a u redak Primatelj poruke uvrstite osobu kojoj delegirate poruku. Ako to često radite, preporučujemo da stvorite brzi korak pomoću kojeg odgovarate na poruku i kojim u redak Primatelj dodajete osobu kojoj ste delegirali poruku.

Upute za daljnji rad kasnije, označite je zastavicom za sebe prije slanja. Na traci poslova, označite zadatak s kategorijom @Waiting .

Odgodite je

Kada poruku odgoditi

Odgađanje poruke znači da ćete je pregledati kasnije, kada budete imali vremena.

Razlozi su za prosljeđivanje poruke sljedeći:

  • Ne možete je riješiti za manje od dvije minute.

  • Dugo ćete je čitati.

  • Potrebno je pažljivo sastaviti odgovor.

  • Potrebna je dodatna akcija u nekom drugom programu (na primjer, "Potrebno dodati u dokument <naziv>")

Kako odgoditi poruku: označite je zastavicom

Ako procijenite da nemate vremena odmah se baviti porukom, označite je zastavicom:

  • Ako to morate učiniti kasnije, označite je zastavicom Danas (lijevom tipkom miša kliknite zastavicu).

  • Ako je možete odgoditi na dulje vrijeme, kliknite je desnom tipkom miša, a zatim je zastavicom označite za neki kasniji datum.

  • Ako poruku morate pogledati više puta, a želite joj jednostavno pristupiti, na traci s obvezama povucite je u grupu Kasnije. Ako nemate grupu Kasnije, zastavicu Datum početka postavite na zadatak na 100 godina u budućnosti (tu zastavicu koristite rijetko da je ne zatrpate).

  • Ako je riječ o nečemu što će vam uskoro zatrebati, označite je zastavicom Bez datuma da bi se prikazala pri vrhu trake s obvezama. Tu grupu koristite rijetko i redovito je čistite jer se nalazi pri vrhu trake s obvezama.

Osim označavanja poruke zastavicom, možete učiniti i sljedeće:

  • Dodajte odgovarajuću kategoriju.

  • Kliknite brzi korak Referenca da biste poruku označili za čitanje, ako već nije označena za čitanje, te je pohranite u mapu referenci (1-referenca).

Ako uvidite da stalno primjenjujete iste kategorije i zastavice, stvorite novi brzi korak za označavanje zastavicom, kategoriziranje i pohranu.

Nakon što stavku označite zastavicom, ona će se prikazati za traci s obvezama. Označavanjem stavke zastavicom i njenim spremanjem u mapu referenci obradili ste je i sada je možete maknuti iz vidokruga. No budući da se nalazi na popisu zadataka, možete dalje na sljedeću poruku, a na stavke označene zastavicom vratit ćete se kasnije.

Dodavanje dodatnih informacija u stavke označene zastavicama

Ako redak predmeta poruke ne daje dovoljno konteksta, učinite nešto od sljedećeg, ovisno o količini informacija koje želite dodati:

  • Promijenite naziv zadatka klikom na traku s obvezama ili tako da je kliknete desnom tipkom miša i odaberete Preimenuj zadatak. Promjenom naziva zadatka nećete promijeniti predmet poruke, ali ćete lakše uočiti o čemu je riječ u sljedećem zadatku.

  • Stvorite zadatak s porukom u obliku privitka.

Možete dodati i kategoriju da biste letimičnim pogledom mogli vidjeti što sljedeće morate poduzeti. Letimični pogled na traku s kategoriziranim zadacima omogućuje vam da znate što možete odmah izvršiti (@Ured), za koje zadatke čekate na druge osobe (@Čekanje) i koja je tema sastanka (@Sastanak).

Kada se rješavaju odgođeni zadaci?

Nakon što obradite poruke, možete krenuti na rješavanje zadataka s popisa. Tada je potrebno odgovoriti na poruke koje ste odgodili.

Samo ih pohranite

Ponekad primite poruku na koju ne morate reagirati, ali koja će vam zatrebati u budućnosti. Dobar je primjer poruka s uputama. Takve poruke pohranite u mapu s referencama (1-referenca) klikom na brzi korak Referenca. Dodavanjem kategorije lakše ćete poruku kasnije pronaći ako vam zatreba (na primjer, @Projekt). To učinite prije spremanja poruke pomoću brzog koraka.

Nakon što završite s obradom poruka, mapa ulazne pošte trebala bi biti prazna pa svoju pažnju možete usmjeriti na kalendar i zadatke.

Vrh stranice

Dnevni pregled: organiziranje vremena i zadataka

Preporučujemo da svako jutro odvojite malo vremena za organizaciju popisa zadataka i kalendara. To obuhvaća sljedeće:

  • pregled obveza i sastanaka za taj dan i tjedan

  • pregled zadataka i prilagođavanje

  • dodavanje obveza u kalendar da biste odredili kada ćete što raditi

Negativan odgovor

Dok pregledavate kalendar i popis zadataka realno odredite količinu zadataka koje možete izvršiti. Ponekad to znači da morate reći "ne". Slijedi popis nekoliko primjera kako reći ne da biste dobili na vremenu:

  • Odbijte sastanke na kojima ne morate sudjelovati. Da, to možete učiniti.

  • Izbrišite zadatke koje ne morate izvršiti ili za koje znate da ih nećete izvršiti.

  • Pošaljite poruke da biste korisnicima dali do znanja da radite na odgovoru (i obavezno ga prilikom slanja radi svoje evidencije označite zastavicom). Bolje je neku osobu obavijestiti da ćete joj odgovoriti s malim zakašnjenjem nego da misli da ste zaboravili na njezin zahtjev.

Organiziranje kalendara

Ako vam je dan ispunjen sastancima, imate manje vremena za izvršavanje zadataka i pisanje poruka, pa zadatke prebacite na neki drugi dan.

Ako će vam za izvršavanje zadataka biti potrebno puno vremena ili ako je riječ o nečemu što morate učiniti (za razliku od zadataka za koje ste procijenili da ih ne morate izvršiti), povucite ih s dnevnog popisa zadataka na kalendar da biste rezervirali vrijeme.

Načini stvaranja zadataka

Kada budete pregledavali kalendar i zadatke, zasigurno ćete početi razmišljati o ostalim zadacima koje morate izvršiti. Slijedi nekoliko načina stvaranja zadataka u programu Outlook:

  • Poruku označite zastavicom.

  • Prvi vrhu popisa zadataka u okvir Upišite novi zadatak upišite novi zadatak.

  • Novi zadatak stvorite pomoću tipkovnog prečaca CTRL+SHIFT+K.

  • Dok vozite, zadatke snimite pomoću funkcije govornih poruka na mobilnom uređaju ili mobilnom telefonu (ako je to u skladu sa zakonom i ne ugrožava sigurnost) te ih kasnije prepišite na popis zadataka.

  • logotip sustava office 2010 Ako ste na sastanku, vodite bilješke u programu OneNote. Stavke označene zastavicom u programu OneNote pojavit će se na popisu zadataka u programu Outlook 2010.

Načini organiziranja zadataka

Slijedi nekoliko načina na koje si možete olakšati rad na zadacima:

  • Kako vam se zadaci dodjeljuju, upisujte ih na traci s obvezama ili pri vrhu popisa zadataka u okvir Upišite novi zadatak, u prazan prostor na popisu dnevnih zadataka ili klikom na Novi zadatak na vrpci.

  • Očistite zadatke koji vam nisu potrebni. Popis zadataka vaše je sveto mjesto – nemojte ga pretrpati ili će se njegova svrha izgubiti. Za poruke označene zastavicom koje želite zadržati kliknite Ukloni s popisa, a za ostale samo Izbriši.

  • Zadatke koje ste dovršili označite kao dovršene da biste ih uklonili s trake s obvezama.

  • U zadacima označite akciju tako da promijenite predmet zadatka poruke označene zastavicom. Na primjer, u poruci označenoj zastavicom redak predmeta u kojem piše Članstvo grupe nije moguće promijeniti pomoću tipkovnice promijenite u Odgovori Luki, što predstavlja sljedeću akciju za ovaj zadatak. Da biste promijenili predmet zadatka, kliknite stavku na traci s obvezama i upišite novi predmet ili je kliknite desnom tipkom miša, a zatim kliknite Preimenuj zadatak. Promjenom predmeta zadatka nećete promijeniti predmet poruke. Mijenjaju se samo predmeti koje vidite na popisu zadataka.

  • Primijenite kategorije da biste lakše prepoznali sljedeći korak koji morate poduzeti te da biste istaknuli neke zadatke.

  • Razmjestite zadatke tako da grupirate one koji su slični, kao što su zadaci u istoj kategoriji. Da biste neki zadatak premjestili, kliknite ga na popisu zadataka i povucite ga. Na taj način istovremeno možete raditi na sličnim zadacima.

  • Povucite zadatke na popisu zadataka i na traci s obvezama na dan kada ga planirate obaviti. Zadatke za koje je potrebno više vremena povucite na kalendar da biste rezervirali vrijeme kada ćete ih obaviti.

Iako je dobro biti organiziran, nemojte suviše vremena utrošiti na određivanje prioriteta i organiziranje popisa zadataka. Postupak organiziranja zadataka ne smije postati smisao vašeg života!

Upotreba kalendara: stvaranje obveza za organiziranje vremena

Zapamtite: zadataka uvijek ima više nego vremena.

Da biste dobro organizirali vrijeme, dio vremena morate odvojiti za bavljenje porukama, organiziranje obveza i zadataka te smišljanje sljedećih koraka.

To vrijeme možete zakazati za sebe pomoću redovitih obveza i sastanaka u kalendaru. Kalendar treba biti pravi plan vašeg vremena – ako ste nešto zakazali, to morate i obaviti u zakazano vrijeme.

Vrijeme odvojite za sljedeće:

  • Bavljenje porukama. Odvajanje vremena radi bavljenja porukama osobito je važno ako dobivate mnogo poruka. Čak i ako ste postavili pravila tako da se u mapi ulazne pošte pojavljuju samo važne poruke, i dalje će vam za bavljenje tim porukama trebati vremena.

Savjet : Prilikom obrade i čitanja poruka, učinite zaslon preglednijim tako da minimizirate navigacijsko okno, traku s obvezama i vrpcu klikom na gumb Čitanje naredba Prikaz za čitanje na traci stanja na traci stanja. Da biste ponovno sve otvorili, kliknite Normalno naredba normalni prikaz na traci stanja (odmah s lijeve strane gumba Čitanje).

  • Zadatke i obveze pregledavajte jedanput dnevno i jedanput tjedno. Pregledajte kalendar i zadatke te uskladite obveze i zadatke sa svojim prioritetima. Ako vam je kalendar pretrpan, vrijeme je za sljedeće:

  • čišćenje obveza koje su u sukobu jer ne možete biti na dva mjesta istovremeno

  • zakazivanje vremena za obavljanje posla

  • promišljanje o onome što radite, bila riječ o kvalitetnom iskorištavanju vremena ili o određivanju prioriteta

  • Redovito se sastajte sa svojim šefom. Redoviti sastanci mogu vam omogućiti da objasnite na čemu radite i promijenite prioritete ako je to potrebno. Da biste postavili redoviti ili ponavljajući sastanak, kliknite Ponavljanje Slika gumba .

Vrh stranice

Zadaci: obavljanje posla

Tjedni pregled

Kada zadatke stavite u kontekst vremena, lakše ćete odrediti prioritet važnih poslova u odnosu na manje važne zadatke. Tako će ostali lakše uvidjeti što mogu, a što ne realno očekivati da ćete obaviti. Pregled proteklog i sljedećeg tjedna može vam pomoći i da se pripremite za tjedni sastanak sa šefom, kao i da sastavite izvješće koje šaljete e-poštom.

Mjesto obavljanja posla

Nakon što obradite poruke, najbolje mjesto za obavljanje posla u programu Outlook (odgovaranje na poruke itd.) jest u odjeljku Zadaci. Kada se prebacite u odjeljak Zadaci, neće vas ometati poruke koje stižu u mapu ulazne pošte.

Istovremeno obavljanje više zadataka

Dok budete pregledavali popis zadataka i kalendar, slične zadatke odradite istovremeno. Na primjer, ako imate samo nekoliko minuta, obavite sve telefonske pozive (ako ih nema puno). Kada budete imali energije, obavite zadatke koji traže mnogo truda (za nekoga to može biti odgovaranje na poruke). Zadaci za koje ne treba mnogo truda, kao što je čitanje poruka s izvješćima, obavite kasnije tijekom dana kada budete umorniji. Istodobnim obavljanjem više zadataka napredovat ćete istodobno sa svim svojim projektima.

Jedan od načina na koje možete istodobno obavljati zadatke jest da raspored promijenite iz Raspoređeno po: početnom datumu u Raspoređeno po: kategorijama. Da biste to učinili, kliknite naslov Raspoređeno po, a zatim Kategorije.

Napomena : Ako imate zadatke koji ostale osobe onemogućuju u izvršavanju njihova posla, najprije obavite njih.

izbornik raspored

Dovršavanje zadataka

Kada zadatak dovršite, označite da je dovršen. Outlook 2010 automatski sprema popis dovršenih zadataka. To može biti koristan sažetak dovršenih poslova. Ako ne morate čuvati zapis o dovršenim zadacima ili porukama, izbrišite ih ili očistite zastavicu.

naredba označi kao dovršeno na vrpci

Izvanmrežni rad

Ako imate mnogo zadataka, preporučujemo da se prebacite u izvanmrežni rad da biste izbjegli poplavu dolaznih poruka koje vas ometaju.

Kada se prebacujete iz mrežnog u izvanmrežni način rada, mijenju se i svi računi e-pošte u vašem profilu programa Outlook.

  • Na kartici Slanje/primanje u grupi Preference kliknite Izvanmrežni rad.

Naredba Izvanmrežni rad na vrpci pokazuje da je u tijeku mrežni način rada

Naredba Izvanmrežni rad istaknuta je ako radite u izvanmrežnom načinu rada.

naredba izvanmrežni rad na vrpci pokazuje da je u tijeku izvanmrežni način rada

Kliknite istaknutu naredbu Izvanmrežni rad da biste se vratili u mrežni način rada.

Vrh stranice

Pronalaženje poruke: učinkovito traženje

Pronalaženje poruke određene osobe

Ako želite pronaći poruku neke određene osobe, u mapi s referencama kliknite u okvir za pretraživanje (na primjer, 1-referenca), a zatim na kartici Pretraživanje kliknite Pošiljatelj.

Naredba Pošiljatelj na vrpci

Upišite ime osobe.

trenutno pretraživanje s kriterijem pretraživanja pošiljatelj

Možete i početi upisivati ime, a zatim pomoću strelice prema dolje odabrati Pošiljatelj da biste suzili rezultate.

trenutno pretraživanje s predloženim kriterijima

Pronalaženje poruke s privitkom

Da biste pronašli poruku s privitkom, kliknite u okvir za pretraživanje, a na kartici Pretraživanje kliknite Ima privitke.

Naredba Ima privitke na vrpci

Sve je izraze za pretraživanje moguće dodavati, pa ako želite pronaći poruku s privitkom koju je poslala neka određena osoba, kliknite naredbe na vrpci (Pošiljatelj, Ima privitke) da biste sastavili kriterij za pretraživanje.

Primjer trenutnog pretraživanja s više kriterija pretraživanja

Pronalaženje poruka u cijelom poštanskom sandučiću

Ponekad poruku ne možete pronaći ako je tražite samo u mapi s referencama. Može biti riječ o poruci koju ste vi poslali ili koju ste možda pogrešno arhivirali. U tim slučajevima pretraživanje započnite u svim mapama (Ulazna pošta, 1-referenca itd.), a zatim kliknite Pokušajte ponovo pretraživati u Svim stavkama pošte.

trenutno pretraživanje bez rezultata

Na kartici Pretraživanje možete kliknuti i Sve stavke pošte.

Sve stavke pošte na vrpci

Ako vam se čini da se stavka koju tražite nalazi u prihvaćenom zahtjevu za sastanak, dakle u kalendaru, pokušajte obuhvatiti sve stavke programa Outlook.

Ako često izvodite pretraživanja na cijeloj mapi ulazne pošte, prijelazom u prikaz Backstage možete postaviti zadani opseg pretraživanja da bi se uvijek pretraživale sve mape.

  1. Kliknite karticu Datoteka, a zatim Mogućnosti.

  2. Kliknite Pretraži.

  3. U odjeljku Rezultati kliknite Sve mape.

mogućnosti trenutnog pretraživanja u prikazu backstage

Prekid pretraživanja

Kada pronađete stavku koju tražite i spremni ste prijeći na sljedeći zadatak, kliknite Gumb Zatvori pretraživanje pokraj okvira za trenutno pretraživanje ili pak na kartici Pretraživanje u grupi Zatvaranje kliknite Zatvori pretraživanje.

Naredbe Zatvori pretraživanje za trenutno pretraživanje

Pisanje poruka e-pošte

Sljedeća će vam pravila omogućiti da sastavite profesionalne i jasne poruke.

Temeljna pravila pisanja poruka: što se preporučuje

  • Prije slanja pročitajte poruku.

  • Neka predmet bude opisan i sadrži akciju. Na primjer: Prodajni tim: pošaljite predložene datume za sastanak uprave, pri čemu je Prodajni tim naziv grupe, a pošaljite je akcija. Ostali korisni prefiksi obuhvaćaju Informativno: i Potrebna akcija.

  • Ako je potrebno poduzeti akciju, u okviru Predmet navedite što želite.

  • Ako se predmet razgovora promijeni, promijenite i predmet poruke.

  • Neka sve poruke budu kratke i jasne.

  • Sadržaj poruke organizirajte od najviše do najmanje važnog.

  • Preporučujemo da važne informacije navedete podebljanim fontom.

  • Akcije koje je potrebno poduzeti ili pitanja pišite u zasebnim recima da bi bili istaknuti i uočljiviji.

  • Prilikom postavljanja pitanja podebljajte imena osoba kojima ih upućujete. Na primjer: “Marko: koji je status projekta?

  • Poruku pošaljite samo onim osobama koje je moraju pročitati.

  • Osobe koje želite samo informirati stavite u polje Kopija.

  • Osobe koje moraju odgovoriti ili poduzeti neku akciju stavite u polje Primatelj.

  • Potpis koristite ako je to prikladno; neka bude jednostavan, kratak i profesionalan te, ako je moguće, bez grafičkih elemenata.

  • Ako želite da primatelj odmah odgovori, nemojte poslati poruku. Uputite telefonski poziv ili logotip sustava office 2010 pošaljite izravnu poruku.

  • Ako ste dio razgovora e-poštom koja sadrži više od deset poruka bez rješenja, preporučujemo da sazovete sastanak da biste razgovarali o problemu. E-pošta nije uvijek učinkovit medij za rješavanje složenih problema. Odaberite poruku te na kartici Polazno u grupi Odgovor kliknite Sastanak.

odgovor pomoću naredbe sastanak

  • Potvrdite primitak poruke za koju je potreban opširniji odgovor. Ako ste prezauzeti da biste odgovorili u potpunosti, javite korisniku da razmatrate problem i da ćete mu odgovoriti do određenog vremena ili datuma. Radi svoje evidencije zastavicom označite da ćete na nju odgovoriti kasnije.

  • Pažljivo koristite oznaku Visoka važnost ikona visoka važnost .

grupa oznake na vrpci

  • Ako postavljate pitanje, a na njega može odgovoriti više osoba, umjesto da pitanje pošaljete grupi osoba, odaberite samo jednu osobu.

Daljnje praćenje: označavanje zastavicom prilikom slanja

Kada poruku šaljete nekome od koga tražite odgovor, učinite sljedeće:

  • Sami je označite zastavicom prilikom slanja.

  • Promijenite naziv zadatka poruke označenog zastavicom na traci s obvezama tako da počinje izrazom Daljnje praćenje.

  • Označite ga kategorijom @Čekanje.

  • Kada poduzmete ta tri koraka, znate da je vaša sljedeća akcija slanje druge poruke ili čekanje odgovora.

Savjet : Podsjetiti samog sebe na slanje još jedne poruke često je učinkovitije od toga da primatelju poruku označite zastavicom. Slično tome, kada u poruci nešto obećate, radi svoje evidencije označite poruku zastavicom da bi se na traci s obvezama pojavio zadatak koji će vas na to podsjetiti.

Temeljna pravila pisanja poruka: što se ne preporučuje

  • Nemojte koristiti šablone.

  • Svojeg šefa nemojte uvrstiti u svaku poruku koju šaljete.

  • Nemojte slati poruke kada ste ljuti. Bolje je da poruku napišete, spremite je u mapu sa skicama, a zatim je kasnije pregledate.

  • Ako pošaljete dugačku poruku (dulju od dva odlomka), nemojte očekivati brzi odgovor.

  • Poruke za daljnje praćenje nemojte slati samo dan nakon slanja prve poruke. Ako vam se osoba ne javi u razumnom roku, uputite joj telefonski poziv logotip sustava office 2010 ili izravnu poruku.

  • Potvrdu o primitku ili pročitanoj poruci nemojte koristiti za svaku poruku koju šaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni hoće li primatelji primiti poruku.

  • Nemojte svaku poruku koju šaljete označiti zastavicom ili ikonom ikona visoka važnost . Primatelji će ih ubrzo početi zanemarivati.

  • Nemojte koristiti VELIKA SLOVA.

  • Nemojte slati privitke, radije šaljite veze. To se pravilo osobito odnosi na zahtjeve za sastanak, u kojima privici mogu znatno utjecati na kvotu slobodnog prostora na poslužitelju.

  • Nemojte širiti popise za raspodjelu. Proširivanjem popisa za raspodjelu otežava se čitanje poruka te se poruke osoba koje koriste pravila isporučuju u pogrešne mape.

  • Nemojte biti sarkastični. Vaš se smisao za humor može pogrešno shvatiti.

  • Nemojte pisati ono za što ne želite da svi u tvrtki pročitaju. Nikada ne znate gdje vaša poruka može završiti.

  • Nemojte koristiti kurziv ni neobičan font koji je teško čitati.

  • Nemojte koristiti crveni font jer ga je teško čitati i moguće ga je protumačiti kao kritiku.

  • Nikada nemojte odgovoriti svima iz grupe kontakata tražeći da vas se ukloni iz te grupe. Nikada.

Savjet za grupe kontakata (nekadašnjih popisa za raspodjelu)

Ako odgovarate velikoj grupi kontakata, pridržavajte se svih naputaka o tome što je preporučljivo, a što ne činiti.

Ako vam su vam potrebne dodatne informacije ili problem zasebno proučavate, odgovorite cijeloj grupi kontakata da bi svi znali da odgovarate na poruke, a zatim određenoj osobi odgovorite zasebno. Nakon što riješite problem, cijeloj grupi kontakata pošaljite rješenje. Na taj se način ostali kontakti iz grupe kontakata mogu pozvati na rješenje.

Preusmjeravanje osoba

Ako netko grupi kontakata čiji ste član pošalje poruku na koju bi bolje mogao odgovoriti netko drugi ili neka druga grupa kontakata, učinite sljedeće:

  • Odgovorite, a u redak Primatelj uvrstite pravu grupu kontakata ili osobu.

  • Neka se odgovori šalju pravoj grupi kontakata ili osobi.

  • Izvornu grupu kontakata nemojte staviti u redak Skrivena kopija jer pravila drugih osoba neće filtrirati tu poruku. Grupu kontakata ostavite u retku Primatelj ili Kopija.

  • Ako ste prešli na novo radno mjesto i često preusmjeravate osobe, postavite brzi korak.

Uklanjanje iz grupe kontakata

Ako primite poštu iz grupe kontakata čiji član ne želite biti, pošaljite poruku administratoru mreže ili vlasniku grupe te zatražite da vas iz nje uklone. Odgovor nemojte poslati cijeloj grupi kontakata. Da biste pronašli vlasnika grupe kontakata, dvokliknite naziv grupe kontakata u retku Primatelj.

Upotreba umetnutih komentara

Dodavanje umetnutih komentara u poruku koju primate prikladan je način odgovaranja na pitanja i izravno rješavanje problema. Preporučujemo da učinite sljedeće:

  1. U poruci napomenite da komentirate umetnutim komentarima. Na primjer, napišite "U nastavku potražite dodatne komentare".

  2. Neka se vaš tekst razlikuje od izvornog teksta. Na primjer:

    • Promijenite boju fonta.

    • Prije komentara navedite svoje ime ili inicijale u uglatim zagradama, na primjer [Luka Abrus].

      Slika

    • Promijenite font u kurziv, podebljani font ili i jedno i drugo.

  3. Nemojte brisati ništa što vi niste napisali.

Ako želite komentirati samo mali dio dugačke poruke, kopirajte taj odjeljak poruke u svoj odgovor. Koristite drugu boju, citirani tekst stavite u navodnike, a zatim napišite odgovor.

Korištenje retka Skrivena kopija

Ako ime primatelja dodate u okvir Skrivena kopija u poruci, tom će se primatelju poslati kopija poruke, no ostali primatelji poruke neće vidjeti ime tog primatelja.

Značajku skrivene kopije koristite da biste višak osoba uklonili iz razgovora e-pošte ako smatrate da im dodatna poruke e-pošte više nije potrebna ili da se tema promijenila.

Na primjer, ako ste jedna od pet osoba kojima je upućeno pitanje i želite na njega odgovoriti, ostale četiri osobe premjestite u redak Skrivena kopija i napišite nešto slično sljedećem: "Ivan, Ivica, Iva i Ivana. Evo odgovora…" Buduće ćete poruke razmjenjivati samo vi i izvorni pošiljatelj.

Skrivenu kopiju nemojte koristiti da bi netko treći (na primjer, šef) vidio neku povjerljivu poruku. Primatelj skrivene kopije možda neće shvatiti da je primio skrivenu kopiju pa će odgovoriti svima te time otkriti da je primio skrivenu kopiju. Ostali bi mogli otkriti da ste se nepošteno ponijeli.

Umjesto da pomoću skrivene kopije obavještavate neku treću osobu o problemu, poruku nakon slanja proslijedite.

Vrh stranice

Kalendar i sastanci

Kada sazvati sastanak?

Sastanak sazovite u sljedećim slučajevima:

  • Nova grupa ljudi zajedno radi prvi put.

  • Razmijenjeno je više od deset relativno dugačkih poruka između nekoliko osoba.

  • Potrebno je razgovarati, razmjenjivati ideje ili surađivati.

  • Sazovite sastanak ako on predstavlja najučinkovitiji način rješavanja problema, a prije no što ga sazovete jasno istaknite cilj sastanka.

Koga pozvati

Pozovite samo one osobe koje moraju sudjelovati. Svaka dodatna osoba koju pozovete na sastanak učinit će sastanak duljim i teže ćete ga voditi. S druge strane, ako je potrebno donijeti odluku, obavezno pozovite sve osobe kojih se ta odluka tiče jer ćete u suprotnom na sastanak uzalud utrošiti vrijeme i resurse.

Odabir vremena sastanka

Vrijeme sastanka odaberite tako da u kalendaru osoba koje ste pozvali pogledate podatke o slobodnom i zauzetom vremenu te vidite kada su svi slobodni za sastanak. Pomoću pomoćnika za planiranje rasporeda pogledajte dostupnost svih sudionika sastanka.

Rešetka s podacima o slobodnom/zauzetom vremenu prikazuje dostupnost sudionika. Zelena okomita crta predstavlja početak sastanka, a crvena okomita crta njegov završetak.

rešetka s podacima o slobodnom/zauzetom vremenu u programu outlook

Da biste prilikom sastavljanja zahtjeva za sastanak vidjeli pomoćnika za planiranje rasporeda, učinite sljedeće:

  • Na kartici Sastanak u grupi Prikaz kliknite Pomoćnik za raspored.

Okno Alat za pronalaženje prostorija sadrži predložena razdoblja koja vam najbolje odgovaraju za sastanak (kada je većina sudionika slobodna). Da biste odabrali vrijeme sastanka, kliknite prijedlog za vrijeme u oknu Alat za pronalaženje sastanaka u odjeljku Predloženo vrijeme ili pak vrijeme odaberite na rešetki s podacima o slobodnom/zauzetom vremenu.

Okno Predloženo vrijeme za zahtjev za sastanak

Napomena : Ako se okno Alat za pronalaženje prostorija ne pojavi na kartici Sastanak u grupi Mogućnosti, kliknite Alat za pronalaženje prostorija.

naredba alat za pronalaženje prostorija na vrpci

Ako često sazivate sastanak s istom grupom osoba, u navigacijskom oknu stvorite grupu da biste jednostavnije vidjeli podatke o slobodnom i zauzetom vremenu. Te grupe mogu obuhvaćati i prostorije, čime se olakšava pronalaženje slobodne prostorije za sastanke.

Da biste stvorili grupu kalendara, učinite sljedeće:

  • U mapi Kalendar na kartici Polazno u grupi Upravljanje kalendarima kliknite Grupe kalendara, a zatim Stvori novu grupu kalendara.

Sastanak uživo i udaljeni sastanak

Sastanite se uživo u nekom od sljedećih slučajeva:

  • Vaša će grupa prvi put raditi zajedno.

  • Koristit ćete ili ćete podijeliti materijale koji nisu u elektroničkom obliku.

  • Svrha sastanka razmjena je ideja.

  • Na sastanku ćete morati usko surađivati.

  • Nemaju svi telefon, logotip sustava office 2010 Office Live Meeting ili odgovarajući softver i opremu za elektronički sastanak.

U suprotnom preporučujemo korištenje programa Live Meeting ili telefona.

Savjet : Ako na mjesto sastanka morate doputovati, za to putovanje predvidite vrijeme u kalendaru koje obuhvaća i vrijeme prije i vrijeme nakon sastanka.

Rad s povezanim dokumentima

Kada se pripremate za sastanak, imajte na umu da se često prije i tijekom sastanka razmjenjuju dokumenti.

logotip sustava office 2010 Ako su svi sudionici sastanka povezani s korporacijskom mrežom, dokumente postavite na web-mjesto sustava SharePoint ili na zajednički mrežni disk.

logotip sustava office 2010 Ako su neki od sudionika vanjski suradnici (primjerice, dobavljač koji nema pristup intranetu), preporučujemo da koristite SharePoint Workspace.

U zahtjevima za sastanak nemojte slati privitke.

Priprema dnevnog reda sastanka: neka zadaci pomažu

  • @Sastanak je središnje mjesto za stavke dnevnog reda sastanka   .

Stvorite jedan zadatak, označite ga kategorijom @Sastanak i postavite datum početka ili krajnji rok na datum sastanka. Kako se datum sastanka približava i polako osmišljavate teme za razgovor, dodajte komentare, grafičke oznake i svoja razmišljanja onim redom kojim vam padaju na pamet. Taj će zadatak predstavljati dnevni red sastanka.

Nakon sastanka označite zadatak kao dovršen, a za akcije koje je potrebno izvršiti stvorite nove zadatke.

  • Ako želite raspravljati o skupu poruka ili samo jednoj poruci...   

Ako na sastanku želite razgovarati o nekoj poruci, označite je zastavicom za dan sastanka i kategorijom @Sastanak.

Ako morate raspravljati o više od tri poruke, nemojte ih označavati zastavicom jer će one pretrpati popis zadataka. Umjesto toga stvorite novi zadatak s nazivom sastanka. Desnom tipkom miša kliknite poruku i povucite je na zadatak (kopira se u hodu). Označite taj zadatak kategorijom @Sastanak.

  • Ako vam je potrebno više prostora za vođenje bilježaka...   

logotip sustava office 2010 Ako surađujete s drugim osobama ili vam je jednostavno potrebno više prostora za bilješke, preporučujemo upotrebu bilježnice programa OneNote, koju je moguće zajednički koristiti putem web-mjesta sustava SharePoint ili lokalnog poslužitelja. OneNote 2010 nudi bolje mogućnosti vođenja bilješki od zadataka programa Outlook 2010.

TIjekom sastanka: način suradnje

Alat koji koristite za suradnju tijekom sastanka ovisi o mjestu i pristupu sudionika.

Ako surađujete na nekom dokumentu, a svi se sudionici nalaze u istoj prostoriji, koristite značajke praćenja promjena i komentara u programu Word.

logotip sustava office 2010 Ako držite prezentaciju, a neke se osobe nalaze na udaljenom mjestu, koristite mrežni sastanak i značajku razgovora programa Microsoft Lync, a u slučaju manje formalnih sastanaka neka se svi pridruže grupnom razgovoru pomoću programa Microsoft Lync i zajednički koriste vašu radnu površinu ili sekundarni monitor:

prozor programa microsoft lync s mogućnostima zajedničkog korištenja zaslona

logotip sustava office 2010 Ako želite surađivati ad hoc, koristite OneNote da biste zajedno vodili bilješke u jednoj bilježnici. Ako nije riječ o zajedničkoj bilježnici, nakon sastanka u poruci svima pošaljite bilješke.

logotip sustava office 2010 Ako vodite bilješke sa sastanka, OneNote možete koristiti i da biste u svoje bilješke umetnuli pojedinosti o sastanku iz programa Outlook. Nakon sastanka bilješke možete sudionicima poslati u obliku poruke.

Kako završiti ponavljajući sastanak

Kada je serija sastanaka pri kraju, umjesto da sastanak poništite, u kojem će se slučaju ukloniti iz povijesti sastanaka, promijenite način ponavljanja tako da se završi sa zadnjim održanim sastankom. Da biste to učinili, kliknite gumb Ponavljanje i promijenite datum završetka.

Kada i kako zajednički koristiti kalendar

Možda nećete morati zajednički koristiti kalendar jer svi u vašoj tvrtki ili ustanovi mogu vidjeti kada ste slobodno, a kada niste, iako možda ne vide sadržaj ili predmet sastanaka i obveza. No ako želite da svi vide sve vaše sastanke i obveze, na jednostavan način svoj kalendar možete zajednički koristiti sa svojim timom.

Možda ćete morati nekom prepustiti da umjesto vas upravlja vašim kalendarom. Na primjer, pomoćniku koji može prihvaćati ili odbijati sastanke umjesto vas. U tom slučaju svoj kalendar možete delegirati. Ako kalendar delegirate, odaberite samo jednu osobu. Nemojte ga delegirati svima. Više delegata mogu uzrokovati pogreške u kalendaru.

logotip sustava office 2010 Za grupne aktivnosti kojima svi moraju pristupiti stvorite kalendar sustava SharePoint, a nemojte svoj kalendar zajednički koristiti. Da biste, na primjer, pratili raspored godišnjih odmora grupe, stvorite kalendar na web-mjestu sustava SharePoint.

Kada zakazujete sastanke s osobama koje ne mogu vidjeti vaše podatke o slobodnom vremenu, na primjer s osobama izvan tvrtke, kalendar pošaljite u poruci.

Napomena : Hoćete li za svoj kalendar omogućiti zajedničko korištenje, ovisi o verziji sustava Microsoft Exchange Server koji koristite i načinu na koji je administrator konfigurirao poslužitelj.

Vrh stranice

Kontakti

Korištenje kontakata programa Outlook 2010 u korporacijskom okruženju

Čak i ako radite za tvrtku koja koristi globalni popis adresa, povremeno ćete neki kontakt morati upisati u Outlook 2010. Kontakte stvorite za sljedeće osobe:

  • osobe koje ne rade u vašoj tvrtki

  • osobe čije podatke želite zapamtiti ili za čiji kontakt želite dodati neki podatak, na primjer rođendan

  • osobe koje želite sinkronizirati sa svojim mobilnim telefonom, pogotovo ako vaš telefon nije povezan s korporacijskim adresarom ili za slučaj da se s njime ne možete povezati

Kada stvoriti grupu kontakata u programu Outlook 2010

Grupe kontakata (nekadašnji osobni popisi za raspodjelu) u programu Outlook 2010 stvorite kada želite pojednostavniti slanje poruka grupi osoba izvan tvrtke. Za sve grupe u tvrtki stvorite javnu grupu kontakata (od IT administratora zatražite upute kako to učiniti).

Vrh stranice

Najčešća pitanja

Što su brzi koraci?

Brzi koraci, novost u programu Outlook 2010, omogućuju izvođenje više zadataka jednim klikom. Koristan su alat koji olakšava čišćenje mape ulazne pošte i učinkovitiju upotrebu programa Outlook. Kada u programu Outlook uvijek iznova ponavljate neke korake, stvorite brzi korak.

Napomena : Brzi se koraci odnose samo na stavke e-pošte (npr. stavke u mapi ulazne pošte)

Zašto se okno za čitanje prikazuje zdesna, a ne pri dnu (ili zašto nije isključeno)?

Čitati dugačak stupac uskog teksta jednostavnije je nego čitati kraći, a širi odjeljak. Na velikim udaljenostima oči je jednostavnije pomicati prema dolje nego slijeva udesno jer se može dogoditi i da zbog pomicanja glave i vrata osjetite umor. Uključeno okno za čitanje omogućuje vam da ne otvarate svaku poruku da biste pročitali njezin sadržaj.

Što s mapama koje više nisu potrebne?

Na popisu mapa u navigacijskom oknu moraju se nalaziti samo mape koje često koristite. Ako se u njemu nalaze mape kojih se čak ni ne sjećate, svu poštu premjestite u mapu s referencama i izbrišite postojeće mape.

Kako da sve poruke poslane izravno meni budu obojene plavom bojom?

  1. Na kartici Prikaz u grupi Trenutni prikaz kliknite Postavke prikaza.

naredba postavke prikaza na vrpci

  1. U dijaloškom okviru Postavke naprednog prikaza kliknite Uvjetno oblikovanje.

dijaloški okvir postavke naprednog prikaza

  1. U dijaloškom okviru Uvjetno oblikovanje kliknite Dodaj.

  2. U okvir Naziv upišite Ja, a zatim kliknite Font.

  3. U dijaloškom okviru Font u odjeljku Boja kliknite Plava, a zatim U redu.

  4. U dijaloškom okviru Uvjetno oblikovanje kliknite Uvjet.

  5. U dijaloškom okviru Filtar potvrdite okvir Pri čemu sam ja pokraj mogućnosti Jedina osoba u retku Primatelj, a zatim na svakom otvorenom dijaloškom okviru kliknite U redu.

Kada koristiti prikaz razgovora?

Prikaz razgovora koristan je u sljedećim slučajevima:

  • Poruke pregledavate rijetko pa odjednom morate pregledati više poruka.

  • Imate mnogo razgovora u kojima se razmjenjuje mnogo poruka.

  • Morate vidjeti tko je kome odgovorio.

  • Imate mnogo poruka.

Pregledom poruka u prikazu razgovora možete jednostavno vidjeti u kojim se razgovorima razmjenjivalo najviše poruka. U tim slučajevima preporučujemo da pročitate samo zadnju poruku u razgovoru i odgovorite na nju. Možete odabrati i cijeli razgovor te na njemu izvršiti akciju. Na primjer, možda postoji dugačak niz poruka, a u zadnjoj poruci jednostavno piše "Hvala, to je odgovor na moje pitanje", pa možete izbrisati cijeli razgovor.

Kada se nalazite u prikazu razgovora, možete vidjeti i poruke iz drugih mapa, što je vrlo praktično ako primite novu poruku u dugačkim razgovorima – možete vidjeti cijelu povijest razgovora, zajedno sa svojim odgovorima.

Čuvanje osobnih i službenih poruka e-pošte

Smanjivanje broja mjesta na kojima čitate poruke ne znači da morate miješati osobne i službene poruke. Preporučujemo da za poslovnu i osobnu komunikaciju koristite zasebne račune e-pošte. No preporučuje se da smanjite broj adresa e-pošte koje morate koristiti. Srećom, u programu Outlook 2010, istovremeno možete vidjeti više računa. Službene poruke e-pošte (Exchange Server) možete pogledati u jednoj podatkovnoj datoteci, a račune web-mjesta Outlook.com (s programom Outlook Connector) i Google Gmail u drugoj podatkovnoj datoteci, a sve to dok radite u istom profilu u programu Outlook 2010.

Statusi pročitanih i nepročitanih poruka e-pošte

Statusi pročitane i nepročitane pošte u programu Outlook 2010 olakšavaju rad tako što brzo prikazuju koje su poruke barem jednom pročitane, a koje nisu. No statuse pročitanih i nepročitanih poruka moguće je lako promijeniti ako kliknete negdje na poruku, stoga oni nisu savršeno točan podatak, već samo alat.

Da biste poruku brzo označili kao pročitanu, pritisnite tiskovni prečac CTRL+Q. Da biste je označili kao nepročitanu, pritisnite CTRL+U.

Zašto status pročitanih i nepročitanih poruka e-pošte nije dovoljan?

Neke osobe koriste statuse pročitanih i nepročitanih poruka e-pošte da bi označile je li neka stavka nova ili referentna. No status nepročitane poruke nije pouzdan jer čim poruka izgubi fokus (kada kliknete drugu poruku), automatski se označi kao pročitana, a prečesto drugi uređaji (na primjer telefoni) označavaju poruke kao pročitane. Zbog toga ćete poruke ponovno čitati i nećete odmah shvatiti što s njima morate učiniti. Upotreba statusa pročitane i nepročitane poruke kao način razlikovanja stavki u mapi ulazne pošte koji predstavljaju zadatke i one koje još nisu obrađene ne funkcionira kada primate mnogo poruka od kojih neke nećete nikada pročitati jer već samim pogledom na predmet možete zaključiti da ih ne morate pročitati. Puno učinkovitiji način upravljanja mapom ulazne pošte jest pregled poruka i procjena što učiniti sa svakom pojedinom porukom. Nakon toga poruku premjestite iz mape ulazne pošte i nemojte je ostaviti u statusu "nepročitana".

Zašto pohranjivati poruke?

Preporučenim načinom rada smatra se upotreba središnjeg spremišta za poruke da biste ih mogli pogledati nakon što ih riješite. Upotrebom ograničenog broja mapa koje je potrebno pregledati (1-Referenca i 2-Osobno) ne morate se pitati jeste li poruku premjestili u pogrešnu mapu ili je kopirali u više mapa ako se ona odnosi na više tema ili projekata.

To ne znači da neće biti potrebno pregledavati poruke koje su vezane uz određenu temu ili projekt. Outlook 2010 nudi bolje alate, primjerice kategorije i mape za pretraživanje, da biste mogli učinkovito pretraživati.

Zašto imati samo jednu referentnu mapu?

Ako upotrebljavate samo jednu mapu, ne morate voditi brigu o tome u kojoj se mapi nalazi neka poruka jer znate da ste sve poruke koje se nalaze u toj mapi već pregledali i da ih želite zadržati.

Ako koristite više mapa, pri spremanju poruka morate razmišljati koju mapu koristiti. To je još kompliciranije ako za pojedinu poruku postoji više odgovarajućih mapa. Budući da se mnoge mape ne koriste ako postoji više odabira, time se stvara gužva.

Iako se čini da je sve poruke potrebno ostaviti u mapi ulazne pošte, nepotrebno ćete trošiti vrijeme ako pogledate poruku i upitate se "Moram li se ovom porukom baviti ili je ona tu samo radi reference?" Ulazna pošta u kojoj se nalaze samo nove poruke može djelovati smirujuće. Ulazna je pošta mjesto koje je u doticaju s drugim ljudima. Što ćete staviti u mapu s referencama, ovisi samo o vama.

Zašto za grupe kontakata upotrebljavati različite mape?

  • ikona arhive Različita učestalost arhiviranja    Za različite grupe kontakata morate imati različite mape, prema temi i učestalosti automatskog arhiviranja. Na primjer, ako ste član grupa kontakata za odlazak na posao jednim automobilom, poruke u mapi Zajednički odlazak na posao moraju se svakodnevno brisati. Grupa kontakata koja se odnosi na teme vezane uz posao mora se rjeđe arhivirati, na primjer jedanput godišnje.

  • Učinkovito grupiranje razgovora    Kada za grupe kontakata vezane uz različite teme upotrebljavate zasebne mape, vidjet ćete grupirane razgovore. Ako želite, mapu možete učinkovito pretraživati.

Zašto imati zasebne mape za grupe kontakata i RSS-ove?

Poruke koje se šalju na velike popise za raspodjelu i RSS sažeci sadržaja mogu jednostavno preplaviti vašu mapu ulazne pošte. Tim tijekovima informacija postupajte kao s novinama – možda sadrže koristan i zanimljiv članak, no čitanje cijelih novina oduzima mnogo vremena. Upotrebljavajte pravila da biste pročitali samo najzanimljivije i najvažnije članke.

Koje se grupe kontakata moraju prosljeđivati u mapu umjesto u mapu ulazne pošte?

Sljedeći su popisi za raspodjelu dobri kandidati za pravilo popisa za raspodjelu i mapu:

  • oni od kojih primate mnogo poruka

  • oni koji sadrže mnogo primatelja

Korporacijske poruke s važnim novostima (na primjer od predsjednika uprave) i poruke od IT odjela koje sadrže obavijesti o nedostupnosti poslužitelja ne smiju se prosljeđivati u mapu. Za poruke grupe kontakata koje samo povremeno sadrže koristan ili zanimljiv sadržaj, bez obzira na učestalost, mora postojati pravilo i mapa.

Kako postaviti pravila za RSS?

Ako se pretplatite na nekoliko RSS sažetaka sadržaja, smatrajte ih popisom za raspodjelu. Premjestite zanimljive RSS članke (utemeljene na ključnim riječima) u mapu ulazne pošte. U suprotnom neka se automatski pohranjuju u mape sa RSS-ovima.

Što ako postoje pravila o zadržavanju ili mrežna arhiva sustava Exchange Server?

Umjesto automatskog arhiviranja upotrebljavajte rješenje vaše tvrtke i uvijek se pridržavajte pravila tvrtke. Ako pravila vaše tvrtke nalažu da za svaku vrstu stavke morate imati zasebnu mapu, pridržavajte se tog pravila.

Kako postaviti pravilo "automatskog odgovora"?

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja kliknite Novo pravilo.

  4. U čarobnjaku za pravila u odjeljku Započni s praznim pravilom odaberite Primijeni pravilo na primljene poruke, a zatim kliknite Dalje.

  5. U odjeljku Prvi korak potvrdite okvir Koristi naziv obrasca iz.(možda ćete se morati pomaknuti prema dolje da biste pronašli tu mogućnosti).

  6. U odjeljku Drugi korak kliknite Naziv obrasca, a zatim odaberite Prihvati odgovore na sastanak i uvjetne odgovore na sastanak. Nakon što dodate ta dva obrasca, kliknite Zatvori, a zatim Dalje u glavnom prozoru čarobnjaka za pravila. S popisa pri vrhu dijaloškog okvira obavezno odaberite Obrazac za prijavu jer u suprotnom neće vidjeti mogućnost Prihvati odgovore na sastanak i uvjetne odgovore na sastanak.

Dijaloški okvir Odabir obrasca

  1. Odaberite sljedeću iznimku: Osim ako tijelo sadrži određene riječi.

  2. U odjeljku Drugi korak kliknite Određene riječi, ostavite razmak, zatim kliknite Dodaj, a potom U redu.

  3. Kliknite Završi.

Kako postaviti pravilo "Primatelj: ja"?

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja kliknite Novo pravilo.

  4. U čarobnjaku za pravila u odjeljku Započni s praznim pravilom odaberite Primijeni pravilo na primljene poruke, a zatim kliknite Dalje.

  5. Potvrdite okvir Gdje je moje ime u okviru Primatelj ili Kopija, a zatim kliknite Dalje.

  6. Odaberite uvjet Zaustavi obradu ostalih pravila (možda ćete se morati pomaknuti prema dolje da biste pronašli tu mogućnost), a zatim kliknite Završi.

Kako postaviti pravilo "pozivi na sastanak poslani u mapu ulazne pošte"?

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja kliknite Novo pravilo.

  4. U čarobnjaku za pravila u odjeljku Započni s praznim pravilom odaberite Primijeni pravilo na primljene poruke, a zatim kliknite Dalje.

  5. Odaberite uvjet Koji predstavlja poziv na sastanak ili ažuriranje (možda ćete se morati pomaknuti prema dolje da biste pronašli tu mogućnost), a zatim kliknite Dalje.

  6. Odaberite akciju Zaustavi obradu ostalih pravila (možda ćete se morati pomaknuti prema dolje da biste pronašli tu mogućnost), a zatim kliknite Završi.

Kako postaviti pravilo "odgodi slanje stavke"?

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja kliknite Novo pravilo.

  4. U čarobnjaku za pravila u odjeljku Započni s praznim pravilom odaberite Primijeni pravilo na poslane poruke, a zatim kliknite Dalje.

  5. Ponovno kliknite Dalje, čime ćete to pravilo primijeniti na sve poruke koje šaljete.

  6. Odaberite Odgodi slanje za određeni broj minuta.

  7. U odjeljku Drugi korak kliknite Broj od, a zatim kliknite U redu u dijaloškom okviru Odgođeno slanje (okvir Minute prikazuje zadanu vrijednost od jedne minute).

  8. Kliknite Dalje.

  9. Odaberite sljedeću iznimku: Osim ako nije označeno kao važno.

  10. U odjeljku Drugi korak kliknite Važnost, a zatim odaberite Visoka važnost.

  11. Kliknite Dalje i nazovite ovo pravilo Poslane stavke.

  12. Kliknite Završi.

Napomena : To je pravilo samo klijentske strane, što znači da neće funkcionirati ako Outlook 2010 nije pokrenut.

Kako postaviti pravilo "popisi za raspodjelu"?

Za svaki popis za raspodjelu ili grupu kontakata čiji ste član, a čije poruke ne morate uvijek čitati, stvorite pravilo.

  1. Kliknite karticu Datoteka.

  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.

  4. U odjeljku Čarobnjak za pravila u pododjeljku Ostanite organizirani odaberite Premjesti poruke pošiljatelja u mapu, a zatim kliknite Dalje.

  5. Potvrdite okvir od osobe ili grupe.

  6. U odjeljku Drugi korak kliknite osobu ili javnu grupu, dodajte grupu kontakata, a zatim kliknite Dalje.

  7. Potvrdite okvire Premjesti u određenu mapu i Zaustavi obradu ostalih pravila (možda ćete se morati pomaknuti prema dolje da biste pronašli tu mogućnost).

  8. U odjeljku Drugi korak kliknite Navedeno i odaberite odgovarajuću mapu za popis za raspodjelu, a zatim kliknite Dalje.

  9. Odaberite sljedeće iznimke: Osim ako je moje ime u okviru Primatelj ili Kopija i Osim ako predmet ili tijelo poruke sadrže određene riječi.

  10. U odjeljku Drugi korak kliknite Određene riječi i upišite sve ključne riječi zbog kojih ćete pročitati poruku. Na primjer, ako ste član popisa za raspodjelu za opće probleme, no vi se bavite samo određenim pitanjima, unesite ključne riječi za probleme kojima se bavite. Kliknite Dodaj, a zatim U redu.

  11. Kliknite Završi.

Savjet : Ako ne možete zamisliti razlog zbog kojeg biste htjeli da se poruka e-pošte koja je poslana ovoj grupi kontakata pošalje u mapu ulazne pošte, preporučujemo da zatražite da vas se ukloni iz grupe kontakata.

Napomena : Ponovite postupak od drugog do desetog koraka za svaki skup popisa za raspodjelu (jedno pravilo po mapi.

Čemu služe pravila?

S vremenom ćete vjerojatno primati sve više poruka. Ne možete pročitati sve poruke koje primite, niti biste to trebali. Pročitajte samo važne poruke. Pravila će vam pomoći prilikom određivanja prioriteta važnih poruka i poruke vas neće ometati.

Savjet : Samo zato što je poruka poslana vama (ili popisu za raspodjelu čiji ste član), ne morate je pročitati niti se očekuje da na nju odgovorite.

Datumi koji se postavljaju pomoću zastavica

Brzi korak

Opis

Kada se koristi

Danas

Danas

Danas

Sutra

Sutra

Sutra

Ovaj tjedan

Za dva dana od danas ili zadnji dan u radnom tjednu, što je bliže (uz zadanu postavku ponedjeljkom je to srijeda, a utorkom četvrtak).

Zadnji dan radnog tjedna

Sljedeći tjedan

Prvi dan sljedećeg radnog tjedna

Zadnji dan sljedećeg radnog tjedna

Što sa zadacima i poštom označenom zastavicom koji se nalaze na traci s obvezama, a koji su stari više godina?

Ako zadatke ili zastavice ne koristite aktivno za neku svrhu, odaberite sve stavke, kliknite ih desnom tipkom miša, a zatim odaberite Izbriši. Tom ćete akcijom izbrisati stare zadatke i ukloniti zastavice s poruka i kontakata, a da pritom ne izbrišete stavke.

Što s neiskorištenim kategorijama?

Izbrišite sve kategorije koje ne namjeravate koristiti. Isti skup kategorija odnosi se na sve stavke pa ako za kontakte koristite neku kategoriju, zadržite je.

Koji je najbolji način odabira boja?

Prilikom stvaranja kategorija boja, pažljivo birajte boje. Na primjer, nemojte odabrati istu boju za @Telefon i @E-pošta, ali za sve 1:1 kategorije odaberite slične boje (na primjer, nijansu zelene). S vremenom ćete moći pogledati popis zadataka i samo prema boji odrediti je li zadatak trenutno moguće obaviti. Na primjer, ako je kategorija @Doma označena ljubičastom, a nalazite se na poslu, ljubičaste zadatke ne možete obaviti.

Zašto rezervirati vrijeme za sebe?

Raspoređivanjem vremena na kalendaru samo za sebe vaši će podaci o zauzetom i slobodnom vremenu biti ažurirani i vjerojatnost da će vam netko zakazati obvezu za to vrijeme manja je. Ako vam je kalendar pun obveza, to može biti jedini način na koji možete odvojiti vrijeme za obavljanje posla.

Olakšava vam i obavljanje posla. Ako nešto stavite u kalendar, tada ste se obvezali da ćete taj posao obaviti upravo u to vrijeme. Ako vam netko u to vrijeme zakaže obvezu, obavezno ponovno zakažite svoje vrijeme. Nemojte varati sami sebe!

Što s 10 000 poruka u mapi ulazne pošte?

Ako mapa ulazne pošte sadrži više od 20 stavki, obradite poruke od prošlog tjedna, a zatim odaberite preostale poruke i premjestite ih u mapu 1-referenca. Da, to možete učiniti i osjećat ćete se sjajno.

Zašto primate toliko poruka?

Ako ste zatrpani porukama, vjerojatno primate više poruka no što možete podnijeti pa morate postaviti zahtjevnija pravila. Pokušajte analizirati odakle vaše poruke dolaze tako da ih razvrstate prema polju Pošiljatelj, a zatim sažmite sve naslove. Čitate li grupe kontakata koje ne morate čitati? Ako je tako, stvorite pravilo. Ako promijenite prikaz, nemojte ga zaboraviti vratiti!

Imate deset minuta: što biste najprije trebali pročitati u mapi ulazne pošte?

Ako nemate puno vremena, na primjer, završili ste jedan sastanak, a uskoro imate drugi, pročitajte poruke označene plavom bojom, tj. poruke koje su poslane izravno vama. Te poruke često čekaju neki sljedeći korak i najvažnije su.

Koliko često treba čitati poruke?

Za mnoge od nas čitanje je poruka poput ovisnosti. Ujutro utrošite 20 minuta na pregledavanje poruka, a zatim svoju pažnju usmjerite na dnevni pregled popisa zadataka. Zatim započnite dan! Ako čitanje poruka ograničite tako da ih čitate jedanput ujutro i jedanput krajem dana, znatno ćete povećati svoju produktivnost. Pokušajte to jedan tjedan i uvjerite se.

Kako upravljati složenim zadacima?

logotip sustava office 2010 Planiranje nekih zadataka zahtijeva više prostora za planiranje. Za te zadatke koristite OneNote. Na primjer, ako planirate projekt s više koraka, ugniježđenih zadataka i tako dalje, OneNote je prikladniji alat.

Ako samo želite zapamtiti nekoliko povezanih zadataka, navedite ih u tijelu zadatka. Ako postoje s njima povezane poruke, povucite ih u zadatak.

Je li dobro zajedno čuvati osobne i poslovne zadatke?

Ako je to moguće, osobne i poslovne zadatke držite na jednom mjestu. Održavanjem jednog popisa smanjujete broj mjesta na kojima morate tražiti zadatke. Čak i ako već imate samo jedan popis, pomoću kategorija razdvojite osobne i poslovne zadatke da biste učinkovito upravljali popisom. Osobni će se zadaci pohraniti u sustavu Exchange Server tvrtke i mogu biti vidljivi IT odjelu, stoga na popis osobnih zadataka stavite samo prikladne zadatke.

Zašto zadatke jednostavno ne pamtiti?

Pamćenje zadataka ne funkcionira. Oslobađajući je osjećaj ovisiti o programu Outlook 2010 umjesto da vaš prenapregnut mozak mora voditi računa o zadacima. Možete prestati trošiti energiju na podsjećanje na zadatke koje morate obaviti ("U redu, moram zapamtiti da Luki moram poslati poruku o predlošcima, poslati Luki poruku o predlošcima...") i umjesto toga usredotočiti se na predstojeću aktivnost.

Zašto zadatke čuvati u programu Outlook 2010?

Razlozi su zbog kojih popis zadataka bolje funkcionira u programu Outlook 2010 nego na papiru jesu sljedeći:

  • papirnati se popisi ne mogu automatski ažurirati

  • na papirnatim popisima raspored nije jednostavno izmijeniti

  • pomoću web-aplikacije Outlook Web App popis zadataka možete pogledati s bilo kojeg mjesta

  • logotip sustava office 2010 Outlook 2010 integriran je s programom OneNote 2010 i sustavom Microsoft SharePoint Server te s vašim mobilnim uređajem ili telefonom.

  • papirnate je popise jednostavno izgubiti

Dodatno: kako stvoriti mapu pretraživanja za poruke e-pošte?

Skupu poruka o određenoj temi za sastanak možete jednostavno pristupiti. Stvorite kategoriju za sastanak, a zatim stvorite mapu pretraživanja sa sljedećim kriterijima: kategorija <naziv> i nedovršene i iz određenog razdoblja. Kada primite poruke s tom temom, označite ih tom kategorijom. Nakon sastanka, poruke koje ste raspravili označite kao dovršene.

Vrh stranice

Reference

Postoji mnogo sjajnih knjiga i načela o upravljanju vremenom:

Knjige i ostali resursi

Dodatni mrežni resursi

Vrh stranice

O autorici

Melissa MacBeth voditeljica je odjela za razvoj programa u grupi proizvoda sustava Office u tvrtki Microsoft. Radila je na nekoliko značajki za organizaciju vremena pomoću programa Outlook, što obuhvaća traku s obvezama, zastavice, označavanje zastavicama prilikom slanja i dnevni popis zadataka. Živi u gradu Seattle i bavi se vrtlarstvom.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×