Premještanje podataka iz programa Excel u Access

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

U ovom se članku objašnjava premještanje podataka iz programa Excel u programu Access, a zatim pretvorite podatke relacijske tablice tako da se zajedničko korištenje programa Microsoft Office Excel i Access. Ukratko, je najbolje za snimanje, spremanje, slanje upita i zajedničko korištenje podataka programa Access i Excel je oblik najprikladniji za izračun, analiza i vizualizacija podataka.

Dva članka, pomoću programa Access i Excel za upravljanje podacima i prvih 10 razloga za korištenje programa Access s programom Excelnavode koji program najprikladniji za određeni zadatak i zajedničko korištenje programa Excel i Access, da biste stvorili praktično rješenja.

Sadržaj članka

Bit relacijske baze podataka i Modeliranje podataka

Komponente relacijski tablice

Što je normalizacija?

Tablica može biti u različitim normalni obrasci

Odnosi i ključevi

Integritet podataka i valjanost

Sažetak

Osnovni koraci za premještanje podataka iz programa Excel u programu Access

Korak 1: Uvoz podataka iz programa Excel u programu Access

Automatsko dodavanje podataka jednostavan način

Korak 2: Normalizacija podataka pomoću čarobnjaka za analizu tablica

Korak 3: Povezivanje s podacima programa Access iz programa Excel

Dohvaćanje podataka u Access

Bit relacijske baze podataka i Modeliranje podataka

Mnoge podatkovne datoteke programa Excel, uključujući nazivaju paušalni datotekama. Te datoteke često su velike i sadrže suvišnih podataka, stupce koji se rijetko koriste i mnogo prazne vrijednosti. Možda nasljeđuju te datoteke iz drugog sustava ili korisnika ili ih možda imaju razvile taj način kao što je stupaca su dodane tijekom vremena na način koji zadovoljava preduvjete za promjenu. Iako tvrtke ili ustanove podataka s nehijerarhijskom datotekom radi određene svrhe, nisu fleksibilne pa ga možete pronaći teško nepredviđena pitanja vezana uz vaše podatke.

Mapa zajedničkih dokumenata sustava SharePoint 2010, mogućnost Otvori pomoću programa Explorer

Time-tested rješenje s nehijerarhijskom datotekom je relacijske baze podataka. Access je program za relacijske baze podataka i najbolje funkcionira kada tablica i dizajnirani s odnosima koje odgovaraju modela relacijske baze podataka.

Vrh stranice

Komponente relacijski tablice

U dobro osmišljena relacijske baze podataka, svaku tablicu je zbirka web-mjesto imenovani stupaca i u okvir za više redaka koji se pohranjuju informacije o jednu temu, kao što su zaposlenici. Svaki stupac tablice jedinstveno pod nazivom i sadrži informacije o predmetu, kao što su ime i adresu zaposlenika. Reci tablice sadržavati pojavljivanja predmet, kao što je sve trenutne zaposlenike u tvrtki. Jedna vrijednost pohranjen na presjeku redaka i stupaca, a jedan činjenica, kao što su "Seattle". Na kraju, možete ponovno naručiti redaka i stupaca bez promjene značenje tablice.

Slika cvijeća uz toplinu boja postavljenu na 11 200 K

1. na tablica predstavlja jednu temu – osoba, mjesto, stvar, događaj ili pojam

2. u svakom retku jedinstven i ima primarni ključ, kao što su broj iskaznice

3. u svakom stupcu sadrži jedinstveni, kratki i smisleni naziv

4. sve vrijednosti u stupcu su slično značenje i oblikovanje

5. u svim vrijednostima u tablici (u jednaku vrijednost ćelije u programu Excel) predstavlja jednu fact

Vrh stranice

Što je normalizacija?

Nažalost, dobro osmišljena relacijskih tablica se ne samo automatski pojaviti u bazi podataka programa Access. Morate koristiti metodu radi analize podataka u s nehijerarhijskom datotekom, a da biste podatke iz jedne tablice razmjestili u dva ili više povezane tablice. Ta metoda naziva normalizacija. U detaljan postupak podijelite jedne tablice u dvije ili više tablica manje uklanjanja ponavljajuće vrijednosti u stupcu, uklanjanje suvišnih podataka iz redaka i dodavanje primarnih ključeva (polje koje služi kao jedinstvena identifikacija svaki zapis u tablici) i vanjskih ključeva (polje koje sadrži vrijednosti koje se nalaze u primarni ključ polja u povezanoj tablici) da biste definirali odnose između nove tablice.

relacijski dijagrama

1. relacijski tablice

2. nazivi stupaca

3. primarnog ključa

4. vanjski ključ

5. Relacijska reci i simbola

Vrh stranice

Tablica može biti u različitim normalni obrasci

Tablice može biti u jednom od četiri različite normalni obrasci: nula, prvi, drugi, a treće. Svaki obrazac opisuju stupanj kojoj podataka u tablici organizirani i se uspješno koristiti u relacijske baze podataka. Nula normalni obrazac je barem organizacija, a treći normalni obrazac najčešće učinkovito organizacija.

Nula normalni obrazac    Jedan znak da je tablica u najmanje organizacija stanju naziva "nula normalni obrazac," je kada jedan ili više stupaca sadrže "koje nisu-atomske" vrijednosti, što znači da više vrijednosti nalaze u jednoj ćeliji. Ako, na primjer, adrese klijenta možda sastoje se od adresu (kao što su Spremi Harvard 2302), grada, stanje i poštanski (ZIP). Najbolje svaki od ovih elemenata adrese spremaju se u zasebna stupca. Drugi primjer stupac koji sadrži cijeli imena, kao što su "Ćelije, Yale" ili "Luka Abrus" treba podijeliti u zasebne stupce za ime i prezime. Spremanje imena i prezimena u zasebna stupca je dobro koji olakšava brzo pronaći i sortirajte podatke.

Drugi znak podataka u nula normalni obrazac je kada sadrži informacije o različitim temama, kao što su referenti prodaje, proizvodima, korisnicima i narudžbama. Kad god je to moguće, podaci moraju biti odvojeni u odvojene tablice za svaku temu.

Prvi normalni obrazac    Tablice se prvi normalni obrazac kada svaki stupac sadrži atomske vrijednosti, ali jedan ili više stupaca sadrže neke suvišnih podataka, kao što su prodavača ili korisniku informacije za svaki dio reda. Na primjer, Abrus, luka se ponavlja pet puta na radnom listu jer ona sadrži dvije različite narudžbe (jedan s tri proizvoda i jedan s dva proizvoda).

Drugi normalni obrazac    Tablica je drugi normalni obrazac kada je uklonjena suvišnih podataka, ali jedan ili više stupaca ili ne temelji na primarni ključ ili sadrže izračunate vrijednosti (kao što je cijena * popust).

Treći normalni obrazac    Tablice se Treći normalni obrazac kada svih stupaca u tablici temelje se isključivo na primarni ključ. Kao što je prikazano na sljedećoj slici, informacije o proizvodu i dobavljača spremaju se u zasebne tablice i se spajaju pretraživanja na polje ID dobavljača u tablici Dobavljači.

Tablica u nule, prvi i drugi normalni obrazac prezentirajte probleme koji želite promijeniti podatke. Na primjer, ažuriranje vrijednosti koje se ponavljaju često je iznimno dugotrajan postupak. Svaki put kada ažurirate vrijednosti, morate provjeriti sadrži li svaki drugi redak iste vrijednosti. To bi trošili vrijeme i se pogreška podložni operacija. Osim toga, je teško učinkovito sortiranje i filtriranje stupaca koji sadrže vrijednosti koja se ponavlja. Tablica u prvi i drugi normalni obrazac su veliki unaprjeđivanja tijekom nula normalni obrazac, ali mogu i dalje biti problem kada Umetanje, ažuriranje i brisanje podataka.

Kada se kroz postupak normalizacija podataka, pretvorite tablicu iz donjem obrasca u noviji oblik dok se sve tablice u Treći normalni obrazac. U većini slučajeva, Treći normalni obrazac idealna je jer:

  • Izmjena probleme može biti uklonjeni kada podatke je umetnut, izbrisati ili ažurirati.

  • Integritet podataka može se održavati s pravilima tvrtke i ograničenjima podataka.

  • Upit možete poslati podatke u na razne načine za odgovor na pitanja.

Vrh stranice

Odnosi i ključevi

Dobro definiranom relacijske baze podataka sadrži više tablica, svaki unos u Treći normalni obrazac, ali postoje odnosi između tih tablice koje olakšavaju objediniti podatke. Na primjer, zaposlenici pripadaju odjela i dodjeljuju projektima, projekte ste podzadataka, podzadataka su vlasništvu zaposlenika i Upravljanje projektima odjela. U ovom scenariju relacijske baze podataka promijenile četiri tablice definirani: zaposlenika, projektima, podzadataka i odjele sa svakom od tih ključa Odnosi definirani: pripadate, dodjeljujuste, su vlasništvui upravljanje njima.

Postoje tri vrste odnosa između:

  • Jedan (1:1)    Ako, na primjer, svakog zaposlenika ima jedinstvene iskaznice ID i svaki iskaznice ID se odnosi na ima jedinstvene zaposlenika.

  • Jedan-prema-više (1:M)    Ako, na primjer, svakog zaposlenika koji je dodijeljen jedan odjel, ali odjel ima mnogo zaposlenike. Ovo se zove i nadređenih i podređenih odnosa.

  • Više-prema-više (M:M)    , na primjer, zaposlenik može biti dodijeljena više projekata i svaki projekt možete imati više dodijeljeni Zaposlenici. Imajte na umu da posebne tablice koja se naziva tablice grananja, često se koristi za stvaranje odnosa jedan-prema-više između svaku tablicu u Treći normalni obrazac za ukupno tri tablice koji tvore odnos više-prema-više.

Stvaranje odnosa između dvije ili više tablica na temelju primarnih i vanjskih ključeva. Primarni ključ je stupac u tablici čije vrijednosti identificirati samo svaki redak u tablici, kao što je broj iskaznice ili Šifra odjela. Vanjski ključ je stupac u tablici čije su vrijednosti isto kao primarni ključ druge tablice. Vanjski ključ možete smatrati kopiju primarni ključ iz neke druge relacijske tablice. Odnos između dvije tablice stvara se uparivanjem vrijednosti vanjski ključ u jednoj tablici s vrijednostima primarnog ključa u drugoj.

primarnog i vanjskog ključa odnosa

Vrh stranice

Integritet podataka i valjanost

Kada stvorite relacijske baze podataka koja sadrži sve tablice u Treći normalni obrazac i odgovarajuće Odnosi definirani, želite cilju integriteta podataka. Integritet podataka znači da možete pravilno i dosljedno pronađite odnose i rukovati tablica u bazi podataka tijekom vremena, kao što je baza podataka ažurira. Postoje dvije osnovne pravila u relacijske baze podataka koji vam pomoći u cilju integriteta podataka.

Pravilo entitet    Svaki redak u tablici mora biti primarni ključ, a taj primarni ključ mora imati vrijednost. Tim se pravilom provjerava li svaki redak u tablici možete identitet moguće jednoznačno odrediti i nikad se slučajno gube. Osim toga, kad god Umetanje, ažuriranje i brisanje podataka jedinstvenosti i postojanje svim primarnim ključevima može se održavati.

Pravila referencijalnog integriteta    Tim se pravilom kontrole pravila za umetanje i brisanje odnosa jedan-prema-više. Ako tablice sadrži vanjski ključ, svaka vrijednost vanjski ključ mora biti null (nema vrijednosti) ili mora se podudarati s vrijednostima u tablici relacijski taj vanjski ključ u kojem je primarni ključ.

Uređivanje odnosa

Možete i dalje cilju integriteta podataka u relacijske baze podataka pomoću različitih pravila provjere valjanosti podataka, uključujući vrsta podataka (kao što je cijeli broj), Duljina podataka (kao što su 15 znakova ili manje), oblikovanje podataka (primjerice valute), zadane vrijednosti (kao što su 10) i ograničenja (kao što su Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Ta pravila za provjeru valjanosti podataka osigurati da baza podataka sadrži kvalitete podataka i i u skladu poslovnoj pravila.

To vrijedi sudjelovanje je važno razlikuju baze podataka programa Access i radne knjige programa Excel na unos podataka. Unos podataka na radnom listu programa Excel je "prostoručni." Možete unijeti podatke na gotovo bilo kojeg mjesta i jednostavno možete poništiti promjene. Međutim, baze podataka programa Access je mnogo više strukturirane i ograničeno. Osim toga, prilikom unosa podataka u tablici, promjenu predano radi na bazu podataka. Unos podataka na isti način kao u programu Excel, ne možete poništiti Iako možete izbrisati ili ažuriranje podataka za ispravljanje pogrešaka.

Vrh stranice

Sažetak

Nakon normalizacija podataka u relacijski tablice s odnosima dobro definirani i definirati njegove integriteta podataka, on postaje puno su jednostavniji:

  • Uštedjeli prostor i poboljšati performanse, jer ponavljajuće i suvišnih podataka fizički ukloniti.

  • Ažuriranje podataka točno i održavanje cjelovitosti podataka.

  • Sortiranje, filtriranje, stvaranje izračunatih stupaca, zbrajanja, i sažeti podatke.

  • Upit podatke na razne načine za odgovaranje na očekivanom i nepredviđena pitanja.

Da biste bili sigurni da, dva su napredne aspekte dizajn relacijske baze podataka, kao što su složeni ključevi (ključ koji se sastoji od vrijednosti s dva ili više stupaca), dodatnih obrazaca običnom (četvrti normalni obrazac – ovisnosti s više vrijednosti), i denormalization. No za većinu od jednostavnih do moderiranje baze podataka mora, morate ključne informacije o dizajna baze podataka koje morate znati sljedeće Studije slučaja u ovom članku.

Vrh stranice

Osnovni koraci za premještanje podataka iz programa Excel u programu Access

Kada premještanje podataka iz programa Excel u Access postoje tri osnovna koraka za postupak.

tri osnovna koraka

Vrh stranice

Korak 1: Uvoz podataka iz programa Excel u programu Access

Uvoz podataka je postupak koji možete raditi mnogo lakše ako je potrebno neko vrijeme da biste pripremili i čišćenje podataka. Uvoz podataka je poput premještanja novi dom. Ako čišćenje i organizirajte svoje possessions prije prijenosa, podmirenje u novom domu je jednostavniji.

Čišćenje podataka prije uvoza

Prije uvoza podataka u Access, u programu Excel je dobro:

  • Ćelije koje sadrže podatke koji nisu atomske (to jest, više vrijednosti u jednoj ćeliji) možete pretvoriti u više stupaca. Na primjer, ćeliju u stupcu "Znanja i vještine" koja sadrži više vještina vrijednosti, kao što su "C# programiranje," "VBA programiranje" i "Web-dizajna" mora biti do oštećenja za razdvajanje stupaca svaki sadrže samo jedan vještina vrijednost.

  • Pomoću naredbe TRIM uklonite početne, završne i višestruke ugniježđene razmake.

  • Uklonite znakove koji se ne ispisuju.

  • Pronađite i ispravite pravopis i interpunkciju pogreške.

  • Uklanjanje dvostrukih redaka ili duplicirana polja.

  • Provjerite je li stupaca podataka sadrže kombiniranim oblika, osobito brojeve oblikovane kao tekst ili datuma oblikovanih kao brojevi.

Dodatne informacije potražite u sljedećim temama pomoći za Excel:

Napomena : Ako su vaši podaci potrebe za čišćenje složeni ili nemate vremena ili resurse da biste automatizirali proces vlastite, razmislite o pomoću drugih dobavljača. Dodatne informacije potražite "podataka čišćenja softver" ili "kvalitete podataka" tako da vaša omiljena tražilicama u web-pregledniku.

Odaberite vrstu podataka najbolje prilikom uvoza

Tijekom operacije uvoza u programu Access želite izvršiti dobar odabir tako da možete primiti nekoliko (ako ih ima) pogreške pri pretvaranju koje je potrebno ručno intervencije. U sljedećoj su tablici navedene kako oblike brojeva u programu Excel i vrste podataka programa Access pretvaraju prilikom uvoza podataka iz programa Excel u programu Access i nudi nekoliko savjeta o najbolje vrste podataka za odabir u čarobnjaku za uvoz proračunske tablice.

Oblik broja u programu Excel

Vrsta podataka programa Access

Komentari

Najbolja praksa

Tekst

Tekst, Dopis

Vrsta podataka Access Text pohranjuje alfanumeričkim podacima od najviše 255 znakova. Vrsta podataka Access Memo pohranjuje alfanumerički podatak do 65.535 znakova.

Odaberite dopisa da biste izbjegli rezanja sve podatke.

Broj, postotak, razlomak, znanstvenom

Broj

Access sadrži jednu vrstu podataka broj koji se razlikuje se ovisno o svojstvo veličina polja (bajtni cijeli broj, Dugi cijeli broj, jedan, dvostruki, decimalni).

Odaberite Dvostruko da biste izbjegli sve pogreške pri pretvaranju podataka.

Datum

Datum

Access i Excel u istom serijski broj datuma i koristite za pohranu datuma. U programu Access, veća raspon datuma: od -657.434 (siječanj 1, 100 N.E.) do 2.958.465 (prosinac 31, 9999 N.E.).

Budući da Access ne prepoznaje datumski sustav 1904 (koristi se u programu Excel za Macintosh), morate pretvaranje datuma u programu Excel ili Access da biste izbjegli zbrku.

Dodatne informacije potražite u članku Promjena datumski sustav, oblik ili dvije znamenke godine tumačenja i Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel

.

Odaberite Datum.

vremena

vremena

Access i Excel vremenske vrijednosti i spremiti koristeći istu vrstu podataka.

Odaberite vrijeme, što je obično zadana.

Valuta, računovodstvo

Valuta

U programu Access, vrstu podataka valute sprema podatke kao 8-bajtnim brojevima s preciznošću do četiri decimalna mjesta, a koristi se za spremanje financijskih podataka i sprječavanje zaokruživanja vrijednosti.

Odaberite valuta, što je obično zadana.

Boolean

Da/Ne

Pristup koristi -1 za sve vrijednosti da i 0 za sve nikakve vrijednosti, a Excel koristi 1 za vrijednosti sve TRUE i 0 za sve vrijednosti FALSE.

Odaberite Da/ne, koji se automatski pretvara vrijednosti podređenih.

Hiperveza

Hiperveza

Hiperveze u programu Excel i Access sadrži URL ili web-adresu možete kliknuti i slijediti.

Odaberite hipervezu, u suprotnom pristup možda koristi vrstu podataka tekst prema zadanim postavkama.

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete izbrisati podatke programa Excel. Ne zaboravite napraviti sigurnosnu kopiju izvorne radne knjige programa Excel najprije prije no što ga izbrišete.

Dodatne informacije potražite u članku teme pomoći za Access, je li Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel.

Vrh stranice

Automatsko dodavanje podataka jednostavan način

Uobičajeni korisnici Excel problem se dodavanje podataka s istim stupcima u velikom radnom listu. Na primjer, možda je rješenje koje rada u programu Excel, ali sada postala da biste dodali datoteke s mnogo rade grupe i odjele za praćenje imovine. Ove podatke možda se u drugim radnim listovima i radnim knjigama ili tekstne datoteke koje su sažeci sadržaja podataka iz drugih sustava. Nema naredbe korisničkog sučelja ni jednostavan način za dodavanje slične podatke u programu Excel.

Najbolje je rješenje za korištenje programa Access, gdje možete jednostavno uvesti i dodavanje podataka u jednoj tablici pomoću čarobnjaka za uvoz proračunske tablice. Osim toga, možete ih dodati velike količine podataka u jednoj tablici. Možete spremiti operacije uvoza, dodajte ih kao troši Microsoft Office Outlook i čak i za automatiziranje postupak koristite makronaredbe.

Vrh stranice

Korak 2: Normalizacija podataka pomoću čarobnjaka za analizu tablica

Na prvi pogled kroz postupak normalizacija podataka mogu prestati daunting zadatka. Srećom, normalizacija tablice u programu Access je postupak koji je jednostavniji, Hvala Čarobnjak za analizu tablica.

.

1. povucite odabrane stupce u novu tablicu i automatsko stvaranje odnosa

2. pomoću gumba naredbi možete preimenovati tablice, dodavanje primarnog ključa, provjerite postojeći stupac primarni ključ i poništavanje zadnje akcije

Možete koristiti Čarobnjak za učinite sljedeće:

  • Pretvaranje tablice u skupu manje tablice i automatsko stvaranje primarnog i vanjskog ključa odnosa između tablica.

  • Dodavanje primarnog ključa s postojećim poljem koji sadrži jedinstvene vrijednosti ili stvorite novi ID polje koje koristi vrstu podataka Samonumeriranje.

  • Automatski stvarati odnose za nametanje referencijalnog integriteta s kaskadnog ažuriranja. Kaskadno brisanje nije automatski dodaju se sprječava nenamjerno brisanje podataka, ali možete jednostavno dodati kaskadno brisanje kasnije.

  • Pretraživanje nove tablice suvišnih ili dupliciranih podataka (primjerice iste klijent za rad s dva različita broja telefona) i ažurirati po želji.

  • Stvaranje sigurnosne kopije izvorna tablica i preimenujte je dodavanjem "_OLD" na njezin naziv. Zatim stvorite upit koji reconstructs izvorna tablica s izvornim nazivom tablice tako da se sve postojeće obrasce ili izvješća na temelju izvorna tablica će funkcionirati novu strukturu tablice.

Vrh stranice

Korak 3: Povezivanje s podacima programa Access iz programa Excel

Kada podatke sadrži je normaliziranim u programu Access i upita ili tablice stvorena koji reconstructs izvorne podatke, je jednostavno relevantnim povezivanja s podacima programa Access iz programa Excel. Vaši podaci sada je u programu Access kao vanjskog izvora podataka i tako da se mogu povezati s radnom knjigom preko podatkovne veze, koja je spremnik informacije koje se koriste za pronalaženje prijaviti i pristupa vanjskom izvoru podataka. Informacije o vezi pohranjen u radnoj knjizi i također mogu spremiti u datoteku veze, kao što je Office Data Connection (ODC) datoteke (.odc datotečni nastavak) ili naziv izvora podataka (.dsn kućni broj). Kada povežete s vanjskim podacima, možete i automatski osvježavanje (ili ažurirati) radnoj knjizi programa Excel iz programa Access kad god se podaci će se ažurirati u programu Access.

Dodatne informacije potražite u članku Pregled povezivanje podataka (Uvoz) i Razmjena (kopiranje, uvoz, izvoz) podataka između programa Excel i Access.

Vrh stranice

Dohvaćanje podataka u Access

U ovom se odjeljku vodit će vas kroz sljedeće faze normalizacija podataka: prekidanje vrijednosti u stupcima Prodavač i adresu u svoje najčešće atomske dijelova razdvajanje povezane predmeta u vlastite tablice, kopiranjem i lijepljenjem te tablice iz programa Excel u Access, stvaranje ključa odnose između novostvorenu tablice programa Access, i stvaranje i radi jednostavnog upita u programu Access da biste se vratili informacije.

Ogledni podaci u koje nisu normaliziranim obrasca

Sljedeći radni list sadrži koje nisu atomske vrijednosti u stupcu Prodavač i stupca s adresama. Oba stupca se treba podijeliti u dva zasebna stupca. Ovaj radni list sadrži i podatke o referenti prodaje, proizvodima, korisnicima i narudžbama. Ti podaci moraju također se podijeliti Dodatno, po predmetu, odvojene tablice.

Prodavač

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID proizvoda

Količina

Cijena

Ime kupca

Adresa

Telefon

Ćelije, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Spremi s, WA 98227

425-555-0222

Ćelije, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Spremi s, WA 98227

425-555-0222

Ćelije, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Spremi s, WA 98227

425-555-0222

Ćelije, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Ćelije, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Abrus, luka

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Abrus, luka

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Abrus, luka

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Spremi s, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

7/3/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

7/3/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sever, Luis

2354

7/3/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Spremi s, WA 98227

425-555-0222

Abrus, luka

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Abrus, luka

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Ćelije, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Spremi s, WA 98227

425-555-0222

Informacije u njezin dio najmanju: atomske podataka

Rad s podacima u ovom primjeru, koristite naredbu tekstni stupac u programu Excel za razdvajanje "atomske" dijelove ćelija (primjerice, ulica, Grad, stanja i poštanski) u samostalni stupce.

Sljedeća tablica prikazuje nove stupce na istom radnom listu nakon što ste poništili podjelu da biste sve vrijednosti atomske. Imajte na umu da podaci u stupcu Prodavač poništili podjelu prezime i stupaca ime, a da podaci u stupcu adresa poništili podjelu ulica, Grad, stanja i POŠTANSKI broj stupaca. Podaci u "prvi normalni obrazac."

Prezime

Ime

 

Poštansku adresu

Grad

Država

poštanski broj

Ćelije

Yale

Spremi Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

Anić

Luka

1025 Kolumbija krug

Kirkland

WA

98234

Hrvatin

Tihomir

Spremi Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Zagreb

WA

98199

Solar

Leo

Spremi Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

Prekidanje podataka u organizacija predmete u programu Excel

Nekoliko tablica oglednim podacima koji slijede Prikaži iste podatke s radnog lista programa Excel nakon što ga poništili podjelu tablice za referenti prodaje, proizvodima, korisnicima i narudžbama. Dizajn tablice nije konačni, ali je na desni zapisu.

Tablica referenti prodaje sadrži samo podatke o prodaji osoblje. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID prodavača). ID prodavača vrijednost će se koristiti u tablici Narudžbe povezati narudžbe prodavača.

Referenti prodaje

ID prodavača

Prezime

Ime

101

Ćelije

Yale

103

Anić

Luka

105

Hrvatin

Tihomir

107

Koch

Reed

109

Solar

Leo

Tablice Proizvodi sadrži informacije o proizvodima. Imajte na umu da svaki zapis mora imati jedinstveni ID (ID proizvoda). Vrijednost za ID proizvoda će se koristiti za povezivanje informacija o proizvodu tablici Detalji narudžbe.

Proizvodi

ID proizvoda

Cijena

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

J-558

8.50

Tablica Kupci sadrži samo podatke o klijentima. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID klijenta). ID klijenta vrijednost će se koristiti za povezivanje korisničke podatke u tablicu Narudžbe.

Klijenti

ID klijenta

Naziv

Poštansku adresu

Grad

Država

poštanski broj

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

Spremi Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbija krug

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Zagreb

WA

98199

425-555-0201

Tablicu Narudžbe sadrži informacije o narudžbi, referenti prodaje, klijentima i Proizvodi. Imajte na umu da svaki zapis mora imati jedinstveni ID (ID narudžbe). Neki podaci u ovoj tablici mora se podijeliti dodatnu tablicu koja sadrži Detalji narudžbe tako da tablicu Narudžbe sadrži samo četiri stupca – ID jedinstveni narudžbe, Datum narudžbe, ID prodavača i ID korisnika. Ovdje prikazanoj tablici nije još poništili podjelu tablici Detalji narudžbe.

Narudžbe

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID prodavača

ID klijenta

ID proizvoda

Količina

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

2354

7/3/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Detalji narudžbe, kao što su ID proizvoda i količina se premjestiti iz tablice Narudžbe i pohranjene u tablici s nazivom Detalji narudžbe. Imajte na umu da su prisutne 9 narudžbe, tako da nema 9 zapisa u ovoj tablici smisla. Napomena tablicu Narudžbe ima li jedinstveni ID (ID narudžbe), što će naziva u tablici Detalji narudžbe.

Konačni dizajna tablice Orders trebao bi izgledati ovako:

Narudžbe

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID prodavača

ID klijenta

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

2354

7/3/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Detalji narudžbe tablica sadrži stupce koje traže jedinstvene vrijednosti (to jest, nema bez primarnog ključa), pa je u redu ili svih stupaca tako da sadrže "suvišnih" podataka. Međutim, ne dva zapisa u ovoj tablici mora biti potpuno jednake (to pravilo primjenjuje na sve tablice u bazi podataka). U ovoj tablici mora biti 17 zapisa – svaki odgovara proizvoda pojedinačne redoslijedom. Ako, na primjer, u redoslijedu 2349 tri C-789 proizvodi čine jedan od dva dijela cijelu narudžbu.

Tablici Detalji narudžbe, stoga, trebali biste izgledati ovako:

Detalji narudžbe

ID narudžbe

ID proizvoda

Količina

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopiranje i lijepljenje podataka iz programa Excel u Access

Sad kad informacije o referenti prodaje, klijenti, proizvodima, narudžbe i Detalji narudžbe sadrži su podijeljene u zasebnom predmete u programu Excel, možete kopirati te podatke izravno u programu Access, gdje će postati tablice.

Stvaranje odnosa između tablica programa Access i pokretanje upita

Kada prijeđete podataka programa Access možete stvarati odnose između tablica, a zatim stvorite upite da biste se vratili podatke o raznim temama. Na primjer, možete stvoriti upit koji vraća ID narudžbe i imena u referenti prodaje za narudžbe unijeli između 05/3/09 i 08/3/09.

Osim toga, možete stvoriti obrasce i izvješća da biste pojednostavnili unos podataka i analize prodaje.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×