Premještanje podataka iz programa Excel u Access

Napomena:  Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .

U ovom se članku objašnjava premještanje podataka iz programa Excel u programu Access, a zatim pretvorite podatke relacijske tablice tako da se zajedničko korištenje programu Microsoft Excel i Access. Ukratko, je najbolje za snimanje, spremanje, slanje upita i zajedničko korištenje podataka programa Access i Excel je oblik najprikladniji za izračun, analiza i vizualizacija podataka.

Dva članka, pomoću programa Access i Excel za upravljanje podacima i prvih 10 razloga za korištenje programa Access s programom Excelnavode koji program najprikladniji za određeni zadatak i zajedničko korištenje programa Excel i Access, da biste stvorili praktično rješenja.

Kada premještanje podataka iz programa Excel u Access postoje tri osnovna koraka za postupak.

three basic steps

Napomena: Informacije o Modeliranje podataka i odnosi u programu Access potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Korak 1: Uvoz podataka iz programa Excel u programu Access

Uvoz podataka je postupak koji možete raditi mnogo lakše ako je potrebno neko vrijeme da biste pripremili i čišćenje podataka. Uvoz podataka je poput premještanja novi dom. Ako čišćenje i organizirajte svoje possessions prije prijenosa, podmirenje u novom domu je jednostavniji.

Čišćenje podataka prije uvoza

Prije uvoza podataka u Access, u programu Excel je dobro:

  • Ćelije koje sadrže podatke koji nisu atomske (to jest, više vrijednosti u jednoj ćeliji) možete pretvoriti u više stupaca. Na primjer, ćeliju u stupcu "Znanja i vještine" koja sadrži više vještina vrijednosti, kao što su "C# programiranje," "VBA programiranje" i "Web-dizajna" mora biti do oštećenja za razdvajanje stupaca svaki sadrže samo jedan vještina vrijednost.

  • Pomoću naredbe TRIM uklonite početne, završne i višestruke ugniježđene razmake.

  • Uklonite znakove koji se ne ispisuju.

  • Pronađite i ispravite pravopis i interpunkciju pogreške.

  • Uklanjanje dvostrukih redaka ili duplicirana polja.

  • Provjerite je li stupaca podataka sadrže kombiniranim oblika, osobito brojeve oblikovane kao tekst ili datuma oblikovanih kao brojevi.

Dodatne informacije potražite u sljedećim temama pomoći za Excel:

Napomena: Ako su vaši podaci potrebe za čišćenje složeni ili nemate vremena ili resurse da biste automatizirali proces vlastite, razmislite o pomoću drugih dobavljača. Dodatne informacije potražite "podataka čišćenja softver" ili "kvalitete podataka" tako da vaša omiljena tražilicama u web-pregledniku.

Odaberite vrstu podataka najbolje prilikom uvoza

Tijekom operacije uvoza u programu Access želite izvršiti dobar odabir tako da možete primiti nekoliko (ako ih ima) pogreške pri pretvaranju koje je potrebno ručno intervencije. U sljedećoj su tablici navedene kako oblike brojeva u programu Excel i vrste podataka programa Access pretvaraju prilikom uvoza podataka iz programa Excel u programu Access i nudi nekoliko savjeta o najbolje vrste podataka za odabir u čarobnjaku za uvoz proračunske tablice.

Oblik broja u programu Excel

Vrsta podataka programa Access

Komentari

Najbolja praksa

Text

Tekst, Dopis

Vrsta podataka Access Text pohranjuje alfanumeričkim podacima od najviše 255 znakova. Vrsta podataka Access Memo pohranjuje alfanumerički podatak do 65.535 znakova.

Odaberite dopisa da biste izbjegli rezanja sve podatke.

Broj, postotak, razlomak, znanstvenom

Broj

Access sadrži jednu vrstu podataka broj koji se razlikuje se ovisno o svojstvo veličina polja (bajtni cijeli broj, Dugi cijeli broj, jedan, dvostruki, decimalni).

Odaberite Dvostruko da biste izbjegli sve pogreške pri pretvaranju podataka.

Datum

Datum

Access i Excel u istom serijski broj datuma i koristite za pohranu datuma. U programu Access, veća raspon datuma: od -657.434 (siječanj 1, 100 N.E.) do 2.958.465 (prosinac 31, 9999 N.E.).

Budući da Access ne prepoznaje datumski sustav 1904 (koristi se u programu Excel za Macintosh), morate pretvaranje datuma u programu Excel ili Access da biste izbjegli zbrku.

Dodatne informacije potražite u članku Promjena datumski sustav, oblik ili dvije znamenke godine tumačenja i Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel.

Odaberite Datum.

Vrijeme

Vrijeme

Access i Excel vremenske vrijednosti i spremiti koristeći istu vrstu podataka.

Odaberite vrijeme, što je obično zadana.

Valuta, računovodstvo

Valuta

U programu Access, vrstu podataka valute sprema podatke kao 8-bajtnim brojevima s preciznošću do četiri decimalna mjesta, a koristi se za spremanje financijskih podataka i sprječavanje zaokruživanja vrijednosti.

Odaberite valuta, što je obično zadana.

Booleove vrijednosti

Da/ne

Pristup koristi -1 za sve vrijednosti da i 0 za sve nikakve vrijednosti, a Excel koristi 1 za vrijednosti sve TRUE i 0 za sve vrijednosti FALSE.

Odaberite Da/ne, koji se automatski pretvara vrijednosti podređenih.

Hiperveza

Hiperveza

Hiperveze u programu Excel i Access sadrži URL ili web-adresu možete kliknuti i slijediti.

Odaberite hipervezu, u suprotnom pristup možda koristi vrstu podataka tekst prema zadanim postavkama.

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete izbrisati podatke programa Excel. Ne zaboravite napraviti sigurnosnu kopiju izvorne radne knjige programa Excel najprije prije no što ga izbrišete.

Dodatne informacije potražite u temi pomoći pristup Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel.

Automatsko dodavanje podataka jednostavan način

Uobičajeni korisnici Excel problem se dodavanje podataka s istim stupcima u velikom radnom listu. Na primjer, možda je rješenje koje rada u programu Excel, ali sada postala da biste dodali datoteke s mnogo rade grupe i odjele za praćenje imovine. Ove podatke možda se u drugim radnim listovima i radnim knjigama ili tekstne datoteke koje su sažeci sadržaja podataka iz drugih sustava. Nema naredbe korisničkog sučelja ni jednostavan način za dodavanje slične podatke u programu Excel.

Najbolje je rješenje za korištenje programa Access, gdje možete jednostavno uvesti i dodavanje podataka u jednoj tablici pomoću čarobnjaka za uvoz proračunske tablice. Osim toga, možete ih dodati velike količine podataka u jednoj tablici. Možete spremiti operacije uvoza, dodajte ih kao troši Microsoft Outlook i čak i za automatiziranje postupak koristite makronaredbe.

Korak 2: Normalizacija podataka pomoću čarobnjaka za analizu tablica

Na prvi pogled kroz postupak normalizacija podataka mogu prestati daunting zadatka. Srećom, normalizacija tablice u programu Access je postupak koji je jednostavniji, Hvala Čarobnjak za analizu tablica.

.

1. povucite odabrane stupce u novu tablicu i automatsko stvaranje odnosa

2. pomoću gumba naredbi možete preimenovati tablice, dodavanje primarnog ključa, provjerite postojeći stupac primarni ključ i poništavanje zadnje akcije

Možete koristiti Čarobnjak za učinite sljedeće:

  • Pretvaranje tablice u skupu manje tablice i automatsko stvaranje primarnog i vanjskog ključa odnosa između tablica.

  • Dodavanje primarnog ključa s postojećim poljem koji sadrži jedinstvene vrijednosti ili stvorite novi ID polje koje koristi vrstu podataka Samonumeriranje.

  • Automatski stvarati odnose za nametanje referencijalnog integriteta s kaskadnog ažuriranja. Kaskadno brisanje nije automatski dodaju se sprječava nenamjerno brisanje podataka, ali možete jednostavno dodati kaskadno brisanje kasnije.

  • Pretraživanje nove tablice suvišnih ili dupliciranih podataka (primjerice iste klijent za rad s dva različita broja telefona) i ažurirati po želji.

  • Stvaranje sigurnosne kopije izvorna tablica i preimenujte je dodavanjem "_OLD" na njezin naziv. Zatim stvorite upit koji reconstructs izvorna tablica s izvornim nazivom tablice tako da se sve postojeće obrasce ili izvješća na temelju izvorna tablica će funkcionirati novu strukturu tablice.

Dodatne informacije potražite u članku Normalize podataka pomoću analizatora tablica.

Korak 3: Povezivanje s podacima programa Access iz programa Excel

Kada podatke sadrži je normaliziranim u programu Access i upita ili tablice stvorena koji reconstructs izvorne podatke, je jednostavno relevantnim povezivanja s podacima programa Access iz programa Excel. Vaši podaci sada je u programu Access kao vanjskog izvora podataka i tako da se mogu povezati s radnom knjigom preko podatkovne veze, koja je spremnik informacije koje se koriste za pronalaženje prijaviti i pristupa vanjskom izvoru podataka. Informacije o vezi pohranjen u radnoj knjizi i također mogu spremiti u datoteku veze, kao što je Office Data Connection (ODC) datoteke (.odc datotečni nastavak) ili naziv izvora podataka (.dsn kućni broj). Kada povežete s vanjskim podacima, možete i automatski osvježavanje (ili ažurirati) radnoj knjizi programa Excel iz programa Access kad god se podaci će se ažurirati u programu Access.

Dodatne informacije potražite u članku Pregled povezivanje podataka (Uvoz).

Dohvaćanje podataka u Access

U ovom se odjeljku vodit će vas kroz sljedeće faze normalizacija podataka: prekidanje vrijednosti u stupcu Prodavač i adresu u svoje najčešće atomske dijelova razdvajanje povezane predmeta u vlastite tablice, kopiranju i lijepljenju te tablice iz programa Excel u Access, stvaranje ključa odnose između novostvorenu tablice programa Access, i stvaranje i radi jednostavnog upita u programu Access da biste se vratili informacije.

Ogledni podaci u koje nisu normaliziranim obrasca

Sljedeći radni list sadrži koje nisu atomske vrijednosti u stupcu Prodavač i stupca s adresama. Oba stupca se treba podijeliti u dva zasebna stupca. Ovaj radni list sadrži i podatke o referenti prodaje, proizvodima, korisnicima i narudžbama. Ti podaci moraju također se podijeliti Dodatno, po predmetu, odvojene tablice.

Prodavač

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID proizvoda

Količina

Cijena

Ime klijenta

Adresa

Tel

Ćelije, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Ćelije, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Abrus, luka

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Abrus, luka

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Abrus, luka

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Spremi s, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

7/3/09

A-2275

6

$16.75

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

7/3/09

C-789

5

$7.00

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informacije u njezin dio najmanju: atomske podataka

Rad s podacima u ovom primjeru, koristite naredbu tekstni stupac u programu Excel za razdvajanje "atomske" dijelove ćelija (primjerice, ulica, Grad, stanja i poštanski) u samostalni stupce.

Sljedeća tablica prikazuje nove stupce na istom radnom listu nakon što ste poništili podjelu da biste sve vrijednosti atomske. Imajte na umu da podaci u stupcu Prodavač poništili podjelu prezime i stupaca ime, a da podaci u stupcu adresa poništili podjelu ulica, Grad, stanja i POŠTANSKI broj stupaca. Podaci u "prvi normalni obrazac."

Prezime

Ime

 

Poštansku adresu

Grad

Županija

poštanski broj

Ćelije

Yale

Spremi Harvard 2302

Bellevue

Splitsko-dalmatinska županija

98227

Miler

Luka

1025 Kolumbija krug

Kirkland

Splitsko-dalmatinska županija

98234

Hance

Viktor

Spremi Harvard 2302

Bellevue

Splitsko-dalmatinska županija

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Zagreb

Splitsko-dalmatinska županija

98199

Prekidanje podataka u organizacija predmete u programu Excel

Nekoliko tablica oglednim podacima koji slijede Prikaži iste podatke s radnog lista programa Excel nakon što ga poništili podjelu tablice za referenti prodaje, proizvodima, korisnicima i narudžbama. Dizajn tablice nije konačni, ali je na desni zapisu.

Tablica referenti prodaje sadrži samo podatke o prodaji osoblje. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID prodavača). ID prodavača vrijednost će se koristiti u tablici Narudžbe povezati narudžbe prodavača.

Referenti prodaje

ID prodavača

Prezime

Ime

101

Ćelije

Yale

103

Miler

Luka

105

Hance

Viktor

107

Koch

Reed

Tablice Proizvodi sadrži informacije o proizvodima. Imajte na umu da svaki zapis mora imati jedinstveni ID (ID proizvoda). Vrijednost za ID proizvoda će se koristiti za povezivanje informacija o proizvodu tablici Detalji narudžbe.

Proizvodi

ID proizvoda

Cijena

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

Tablica Kupci sadrži samo podatke o klijentima. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID klijenta). ID klijenta vrijednost će se koristiti za povezivanje korisničke podatke u tablicu Narudžbe.

Klijenti

ID klijenta

Naziv

Poštansku adresu

Grad

Županija

poštanski broj

Tel

1001

Contoso, Ltd.

Spremi Harvard 2302

Bellevue

Splitsko-dalmatinska županija

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbija krug

Kirkland

Splitsko-dalmatinska županija

98234

425-555-0185

1005

Četiri ugla

7007 Cornell St

Zagreb

Splitsko-dalmatinska županija

98199

425-555-0201

Tablicu Narudžbe sadrži informacije o narudžbi, referenti prodaje, klijentima i Proizvodi. Imajte na umu da svaki zapis mora imati jedinstveni ID (ID narudžbe). Neki podaci u ovoj tablici mora se podijeliti dodatnu tablicu koja sadrži Detalji narudžbe tako da tablicu Narudžbe sadrži samo četiri stupca – ID jedinstveni narudžbe, Datum narudžbe, ID prodavača i ID korisnika. Ovdje prikazanoj tablici nije još poništili podjelu tablici Detalji narudžbe.

Narudžbe

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID prodavača

ID kupca

ID proizvoda

Količina

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

Detalji narudžbe, kao što su ID proizvoda i količina se premjestiti iz tablice Narudžbe i pohranjene u tablici s nazivom Detalji narudžbe. Imajte na umu da su prisutne 9 narudžbe, tako da nema 9 zapisa u ovoj tablici smisla. Napomena tablicu Narudžbe ima li jedinstveni ID (ID narudžbe), što će naziva u tablici Detalji narudžbe.

Konačni dizajna tablice Orders trebao bi izgledati ovako:

Narudžbe

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID prodavača

ID kupca

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

Detalji narudžbe tablica sadrži stupce koje traže jedinstvene vrijednosti (to jest, nema bez primarnog ključa), pa je u redu ili svih stupaca tako da sadrže "suvišnih" podataka. Međutim, ne dva zapisa u ovoj tablici mora biti potpuno jednake (to pravilo primjenjuje na sve tablice u bazi podataka). U ovoj tablici mora biti 17 zapisa – svaki odgovara proizvoda pojedinačne redoslijedom. Ako, na primjer, u redoslijedu 2349 tri C-789 proizvodi čine jedan od dva dijela cijelu narudžbu.

Tablici Detalji narudžbe, stoga, trebali biste izgledati ovako:

Detalji narudžbe

ID narudžbe

ID proizvoda

Količina

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiranje i lijepljenje podataka iz programa Excel u Access

Sad kad informacije o referenti prodaje, klijenti, proizvodima, narudžbe i Detalji narudžbe sadrži su podijeljene u zasebnom predmete u programu Excel, možete kopirati te podatke izravno u programu Access, gdje će postati tablice.

Stvaranje odnosa između tablica programa Access i pokretanje upita

Kada prijeđete podataka programa Access možete stvarati odnose između tablica, a zatim stvorite upite da biste se vratili podatke o raznim temama. Na primjer, možete stvoriti upit koji vraća ID narudžbe i imena u referenti prodaje za narudžbe unijeli između 05/3/09 i 08/3/09.

Osim toga, možete stvoriti obrasce i izvješća da biste pojednostavnili unos podataka i analize prodaje.

Je li vam potrebna dodatna pomoć?

Postavite pitanje stručnjaku u tehničkoj zajednici za Excel, zatražite podršku u zajednici za odgovore ili predložite novu značajku ili poboljšanje na forumu za Excel User Voice.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×