Pregled pravila za brisanje dokumenata u sustavu SharePoint Server 2016

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Vaša tvrtka ili ustanova možda morati zadržati dokumente za neko vrijeme zbog pravne, usklađenosti ili druge preduvjeti za tvrtke. Međutim, ako je vaša organizacija drži dokumenata dulje od potrebna, stvoriti nepotrebne pravne rizika. S pravilima brisanja dokumenta, možete doći smanjiti rizika automatski brisanje dokumenata na web-mjestu nakon određenog vremenskog razdoblja –, na primjer, brisanje dokumenata u korisnika servisa OneDrive za tvrtke pet godina kada su stvoreni dokumenti web-mjesta.

Pravila za brisanje dokumenta su napredna još fleksibilne –, na primjer, možete:

  • Vlasnicima web-mjesta da biste odabrali iz pravila koja središnje stvaranje i upravljanje njima. Možete omogućiti i vlasnicima web-mjesta odustati sasvim ako se predomislite u vezi pravila ne primjenjuju se na njihov sadržaj.

  • Nametanje jedno pravilo obaveznim na sva web-mjesta u zbirci web-mjesta, kao što je sve OneDrive za tvrtke web-mjesta ili čak i provode pravila za sve zbirke web-mjesta koji su stvorene iz predloška zbirke određeno web-mjesto, kao što je predložak timskog web-mjesta.

  • Zadani pravilnik pružiti zadani pravilo koje primijenit će se automatski ne zahtijeva vlasnici web-mjesta.

  • Stvorite pravila koja sadrži nekoliko brisanje pravila koje možete odabrati vlasnik web-mjesta.

Stvaranje i upravljanje pravilima za brisanje dokumenata u Centar za usklađenost pravila.

Centar za usklađenost pravila

Kada koristiti pravila za brisanje dokumenata

Uz dokument brisanje pravila, sustava SharePoint Server 2016 nudi ta pravila zadržavanja za sadržaj web-mjesta:

Sve vrste pravila najbolja za određene vrste web-mjesta ili podatke. Ako, na primjer, vašoj tvrtki ili ustanovi možda iznimno strukturirane web-mjesta koja koristi vrste sadržaja, kao što su financijske web-mjesta za ugovore ili znanja članke. U tom slučaju možete koristiti pravila vrste sadržaja. Ili tvrtke ili ustanove možda će biti potrebno da biste zadržali pravne dokumente, u tom se slučaju možete koristiti vrste sadržaja i centra za zapise za implementaciju datotečnom planu.

Pravila za brisanje dokumenata zamijeniti upravljanje ili podatke pravila upravljanja zapisima, koji najbolje funkcioniraju sa strukturiranih podataka i vrste sadržaja. Umjesto toga, trebali biste koristiti pravila za brisanje dokumenta kada je potrebno za njih svim korisnicima Dopusti upravljanje automatsko brisanje nestrukturirane podatke kao što je OneDrive za web-mjesta tvrtke i timskih web-mjesta.

Dijagram zadržavanju značajki za sadržaj web-mjesta

Ako primijenite pravila za brisanje dokumenta na web-mjesto koje se već koristi pravila upravljanja informacijama, ta pravila zanemaruju, dok je na snazi pravilo brisanja dokumenta. To znači da treba plan za web-mjesta koristi samo pravila namijenjene strukturirane i nestrukturirane sadržaj, ne oba. Dodatne informacije o kako dokument brisanje pravila nadjačati ostalim pravilima potražite u odjeljku Primjena ili uklanjanje pravila za brisanje dokumenta na web-mjestu.

Za razliku od drugih pravila dokument brisanje pravila funkcioniraju samo na biblioteke dokumenata, ne popisa.

Brisanje te pravila

Brisanje pravila dokument sadrži jednu ili više izbrišite pravila koja sadrže:

  • Vremensko razdoblje do brisanja.

  • Želite li da biste izračunali datum brisanja iz kada stvoren ili zadnje izmjene dokumenta.

  • Želite li da biste izbrisali dokument trajno ili u koš za smeće.

Ako pravila sadrži više od jednog pravila, vlasnici web-mjesta odaberite pravilo koje najbolje odnosi se na njihov sadržaj.

Nova stranica pravila

Pravila i zadataka

Nakon što stvorite pravila za brisanje dokumenata, možete je dodijeliti predložak za zbirku web-mjesta – na primjer, možete dodijeliti pravilnik OneDrive za tvrtke predložak tako da obuhvaća sve korisnike servisa OneDrive za tvrtke. Kada dodijelite pravilo predložak za zbirku web-mjesta, vrijedi za sve zbirke web-mjesta koji su već stvorene iz tog predloška, uz sve zbirke web-mjesta u budućnosti stvorene iz tog predloška.

Dodijelite OneDrive za tvrtke predloška

Također možete dodijeliti pravilnik zbirku određeni web-mjesta, učinite to nadjačavanja sva pravila koja su dodijeljene taj predložak zbirke web-mjesta. Ako, na primjer, možda dodjeljivanje pravilnika predložak timskog web-mjesta, ali nadjačati ih primjenom drugačiji skup pravila za određene zbirke web-mjesta stvorene iz tog predloška.

Jedan obavezno pravila ili nekoliko pravila za odabir

Kada dodijelite pravilo, možete odabrati da biste je obavezna, da bi to pravilo se mogu dodijeliti i da će se primijeniti na sva web-mjesta u zbirci web-mjesta. Vlasnici web-mjesta ne može odabrati iz obavezno pravilo, što znači da se dokumenti na web-mjestu podložno brisanje pravila bez obzira na to što.

Označi pravila kao obavezna mogućnost

Ne morate učiniti jedno pravilo obavezna, možete dodijeliti i nekoliko pravila za zbirku web-mjesta, koja omogućuje svaki vlasnik web-mjesta da biste odabrali pravilo da biste primijenili na svoje web-mjesta ili čak i odustati sasvim. Na primjer, možete stvoriti jednu pravila za opće poslovnih dokumenata i drugog pravila za financijske dokumente koji imaju različite zadržavanja raspored. Zna vlasnik web-mjesta često najbolje sadržaja svoje web-mjesto sadrži i stoga pravilo brisanja dokument da biste primijenili. Svaki web-mjesta može imati samo jedan pravilo primijeniti na njega.

Jedno pravilo ili nekoliko pravila za odabir

U nizu, svaki pravila može sadržavati više pravila--, na primjer, brisanje pravila za opće poslovnih dokumenata može imati dvije pravila:

  • Dokumenti za koje ne morate zadržavanju na temelju pravne obveza ili tijeku poslovne potrebe mora biti zadržani za više od jedne godine stvaranja.

  • Dokumenti potrebne za korištenje Aktivno, tijeku tvrtke koje su vam potrebne za više od jedne godine, mora biti zadržani za više od tri godine stvaranja.

Vlasnik web-mjesta možete odrediti da svoje web-mjesto sadrži opće dokumente, odaberite ovo pravilo za brisanje, a zatim odgovarajuću pravilo iz pravila. Možete odabrati samo pravila iz pravila koja se trenutno primjenjuje na web-mjesto (ne i iz svih pravila), a pravilo se primjenjuje na sve biblioteke dokumenata na web-mjestu.

Odnos zbirke web-mjesta, pravilnike i pravila

Osnovni odnos je li ovo:

Zbirka web-mjesta ili predložak za zbirku web-mjesta mogu imati više pravila joj dodijelili, a svaki od tih pravila može imati jednu ili više pravila. Međutim, može biti samo jedna pravila koja je aktivna po web-mjestu, a može biti samo jedno pravilo brisanja koji je aktivan u bilo kojem trenutku za biblioteke unutar web-mjesta.

Dijagram s prikazom te pravila

Nasljeđuju dokument brisanje pravila

Kao što su dozvole, Navigacija i mnoge druge značajke web-mjesta, nasljeđuju dokument brisanje pravila. Vlasnik web-mjesta možete odabrati pravilo brisanja dokumenta za svoje web-mjesto, a sva web-podmjesta pravila nasljeđuju od nadređenog. Vlasnika web-podmjesta možete prekinuti nasljeđivanje tako da odaberete drugu pravila i kombinacija pravilo, a to pravilo primjenjuje na sva web-podmjesta dok nasljeđivanje ponovno se prekida.

Dodjeljivanje pravilnika za brisanje dokumenta prvi put

Je važno je znati da vremenskom razdoblju navedenom za dokument brisanje pravila znači vrijeme jer dokument stvorene ili izmijenjene, ne vrijeme jer je dodijeljena pravila. Na primjer, možete stvoriti pravila za brisanje dokumenta koja se trajno briše dokumenata dvije godine nakon što su stvorene i dodijeliti to pravilo predložak zbirke web-mjesta iz kojih je nekoliko zbirki web-mjesta stvorene prije četiri ili pet godine. U ovom slučaju je vjerojatno da postojeće zbirke web-mjesta sadrži mnoge dokumenata koji su već starije od dvije godine određen brisanje pravila, to znači da mnogo sadržaj će se izbrisati odmah nakon dodjeljivanje pravilnika za brisanje dokumenta prvi put.

Kada prvi put dodjeljujete pravilnik, sve dokumente na web-mjestu vrednuju i ako ih ne ispunjava kriterij, one će biti izbrisane. To se odnosi na sve postojeće dokumente, ne samo novi dokumenti stvoreni Budući da je dodijeljena pravila. I je li za dob svakom dokumentu ne vrijeme od kada je pravilnik najprije dodijeljena vremensko razdoblje.

Stoga, prije dodijelite pravilo na web-mjesto za prvi put, najprije razmislite o starost postojećeg sadržaja i kako se pravilnik mogu utjecati na postojeći sadržaj. Preporučujemo vam i komunikaciju novog pravilnika vlasnike web-mjesta prije dodjele, da bi se dobilo ih vremensko procijenite moguće utjecaja.

Vrijeme kašnjenja za prijenos pravila

Kada dodijelite pravila zbirke web-mjesta, vlasnici web-mjesta pomoću vezu Pravila za brisanje dokumenta na stranici Postavke web-mjesta prikaz i Primjena pravilnika o dostupna za web-mjesto.

Vezu Dokumenta brisanje pravila neće se prikazivati ako pravila je dodijeljen zbirci web-mjesta. Osim toga, veze nema odmah nakon pravila je dodijeljen web-mjesta – može biti do 24-satni kašnjenja iz kada pravilnike dodjeljuju se kad se pojavi vezu Dokumenta brisanje pravila

Vezu na dokument brisanje pravila

Funkcioniranje pravila za brisanje dokumenta s pravilima na mjestu

Za zadržavanje na mjestu osigurava da sav sadržaj zadržava za određenog vremenskog razdoblja, dok je Pravilnik za brisanje dokumenta osigurava da se sav sadržaj brišu nakon određenog vremenskog razdoblja.

Ako vam je potrebna fixed vremensko razdoblje zadržavanja dokumenata, poslužite se pravilo zadržavanje na mjestu u kombinaciji s brisanje pravila. Ako, na primjer, nije moguće držite dokumenata za tri godine kada ih se izmjene i postavite brisanje pravila da biste izbrisali te dokumente tri godine nakon zadnje izmjene.

Imajte na umu pravila za brisanje nije moguće nadjačati programa zadržavanje na mjestu. Ako web-mjesto je na čekanju i brisanje pravila dokumenta briše dokument, zatim dokument će se sačuvati u biblioteci čuvanju držite na isti način kao da je dokument izbrisano ručno. Dodatne informacije potražite u članku Pregled lokalno držite u sustavu SharePoint Server 2016.

Dozvole

Članovi vašeg tima za usklađenost tko će koristiti pravila centar za usklađenost potrebne dozvole za oba pravila center i web-mjesta zbirke na koji će se primijeniti pravila. Preporučujemo vam:

  1. Stvorite sigurnosnu grupu koja sadrži sve korisnike centar za usklađenost pravila – najvjerojatnije timom usklađenosti.

  2. U centru za usklađenost pravila dodati sigurnosne grupe grupe vlasnika za zbirku web-mjesta.

  3. U svakoj zbirci web-mjesta na koje trebate dodijeliti pravila brisanja dokumenta, sigurnosne grupe dodajte grupu vlasnicima zbirke web-mjesta.

Dodatne informacije

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×