Pregled: najbolje prakse za upravljanje načinom korištenja timskog web-mjesta

Pregled: najbolje prakse za upravljanje načinom korištenja timskog web-mjesta

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Ako ste vlasnik web-mjesta tima, preporučuje se u da biste stvorili modela upravljanja – to jest, model adrese web-mjesta pravila, postupke, uloge i radni zadaci. Model ovako će olakšati upravljanje načinom korištenja web-mjesta. Na primjer, možda ćete morati obavezne odjave datoteka tako da više osoba ne pokušaja uređivanje datoteke u isto vrijeme. Ili želite dopustiti samo određene osobe da biste stvorili web-podmjesta. U ovom se članku daje pregled ideje i najbolje prakse da razmislite o stvaranju takve modela.

Napomena : Ako tražite upute za stvaranje web-mjesta, potražite u članku Stvaranje web-mjesta sustava SharePoint.

Sadržaj članka

Što je upravljanje?

Elementi modela upravljanja

Stvaranje podmjesta

Upravljanje dozvolama

Informacijska arhitektura

Obaveza odjave datoteka

Praćenje verzija

Obaveza odobravanja dokumenata

Informiranost o promjenama

Stvaranje tijekova rada

Definiranje vrsta sadržaja

Nadzorno praćenje

Životni ciklus web-mjesta i njegovo povlačenje iz upotrebe

Ograničenja prostora za pohranu

Prilagodba

Navigacija

Pretraživanje

Uloge i radni zadaci za podršku web-mjestu

Zaštita podataka

Što je upravljanje?

Važan, ali često nevidljiv dio svakog web-mjesta jest model upravljanja – skup pravila, uloga, radnih zadataka i postupaka koji se uspostavlja da bi se odredilo kako osobe u grupi mogu koristiti SharePoint.

Mnoge tvrtke i ustanove imaju postavljen model upravljanja za web-mjesta na razini središnje administracije ili zbirke web-mjesta, koji stvara i održava IT odjel ili tim.

Ako ste vlasnik podmjesta u zbirci web-mjesta, npr. timskog web-mjesta, dobra je zamisao stvoriti vlastiti dodatni model upravljanja koji će biti prilagođen vašim konkretnim potrebama.

Model upravljanja pojednostavnjuje sljedeće:

  • obavješćivanje korisnika kada bi bilo bolje stvoriti novo podmjesto, a ne popis ili neke druge sadržaje web-mjesta

  • povlačenje podmjesta i sadržaja iz upotrebe kada zastare da ne bi zauzimali prostor za pohranu i smanjivali postotak relevantnih rezultata pretraživanja

  • omogućivanje pristupa odgovarajućim sadržajima odgovarajućim osobama

  • obavješćivanje vlasnika podmjesta koje predloške i teme mogu koristiti

  • prijenos vlasništva nad web-mjestom s jedne osobe na drugu bez poteškoća

Elementi modela upravljanja

Modelom upravljanja morate riješiti sljedeća pitanja:

  • stvaranje web-mjesta

  • upravljanje dozvolama

  • informacijska arhitektura

  • životni ciklus web-mjesta i njegovo povlačenje iz upotrebe

  • ograničenja vezana uz pohranu

  • klasifikacija informacija

  • prilagodba

  • zaštita podataka

  • navigacija

  • pretraživanje

  • uloge i radni zadaci za podršku web-mjestu

Neke od tih mogućnosti, primjerice pitanje o tome koliko vam je prostora za pohranu dostupno za web-mjesto i kakve su vam prilagodbe izgleda omogućene, možda su već određene modelom upravljanja na razini zbirke web-mjesta ili na razini tvrtke ili ustanove. Druga pitanja možda nisu toliko važna, ovisno o tome koliko je vaše timsko web-mjesto složeno te koliko ga korisnika koristi. No čak i ako ne morate odlučivati o tim stvarima, dobro je znati koje su odluke donesene da biste mogli o njima obavijestiti korisnike web-mjesta te provoditi pravilnike.

U nastavku ćete saznati što biste trebali uzeti u obzir prilikom stvaranja novog web-mjesta.

Stvaranje podmjesta

Preporučuje se da članovima tima omogućite stvaranje podmjesta u sklopu timskog web-mjesta za korištenje u određenim projektima.

Mogućnost spontanog stvaranja novih podmjesta može biti velika prednost za grupu, ali stvaranje web-mjesta bez ograničenja može se oteti kontroli. Umnažanje podmjesta bez ograničenja dovodi do, primjerice, sljedećih problema:

  • Korisnicima je teško pronaći odgovarajuće podmjesto ili biti sigurni jesu li ga pronašli.

  • Isti podaci mogu biti dostupni na više podmjesta, što znači da nepotrebno zauzimaju skupi prostor za pohranu i da je u održavanje potrebno uložiti dvostruko više truda.

  • Na podmjestima se mogu nalaziti zastarjeli podaci, možda već godinama, koji se pojavljuju u rezultatima pretraživanja, a katkad je teško utvrditi koja je verzija podataka točna.

  • Upravljanje dozvolama za više podmjesta može postati vrlo komplicirano i korisnici mogu nehotice dobiti pristup podacima kojima ne bi smjeli pristupati.

  • Zaposlenici koji napuste grupu ostavljaju napuštena podmjesta koja su stvorili, što stvara zbrku i smanjuje preglednost rezultata pretraživanja za preostale korisnike web-mjesta.

Uštedjet ćete vrijeme i energiju ako definirate pravilnike za stvaranje web-mjesta kojima se određuje sljedeće:

  • Kome je dopušteno stvaranje podmjesta?

  • Moraju li nova podmjesta biti unaprijed odobrena? Ako moraju, koji je kriterij odobravanja i tko daje odobrenje?

  • Moraju li nova podmjesta koristiti utvrđene predloške i teme?

  • Koliko podataka može biti pohranjeno na web-mjestu (odnosno koliko prostora na disku poslužitelja smiju zauzimati)?

  • Koja su pravila uvođenja navigacijskih strategija na web-mjestu?

  • Koliko će dugo informacije biti pohranjene na podmjestima prije no što se izbrišu ili arhiviraju?

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje web-mjesta ili web-podmjesto .

Upravljanje dozvolama

Integritet i povjerljivost ključnih podataka tvrtke ili ustanove te zaštita njihove privatnosti ovise o tome koliko ćete sigurnim učiniti web-mjesto – konkretno, kome ćete dopustiti pristup web-mjestu.

Dopuštanje i ograničavanje pristupa web-mjestu zove se upravljanje dozvolama te je jedan od najvažnijih radnih zadataka vlasnika web-mjesta.

Slijedi nekoliko savjeta koje biste trebali imati na umu prilikom razvoja strategije dozvola.

  • Slijedite načelo najmanjih ovlasti: korisnicima dodjeljujte najniže moguće razine dozvola koje su im potrebne za izvođenje dodijeljenih zadataka.

  • Korisnicima dopuštajte pristup dodavanjem u standardne, zadane grupe (primjerice Članovi, Posjetitelji i Vlasnici). Većinu korisnika učinite članovima grupa Članovi ili Posjetitelji te ograničite broj korisnika u grupi Vlasnici.

  • Koristite nasljeđivanje dozvola da biste stvorili jasnu hijerarhiju koja se jednostavno vizualizira. Drugim riječima, izbjegavajte dodjelu dozvola pojedincima i umjesto toga radite s grupama. Kada je to moguće, odredite da podmjesta jednostavno nasljeđuju dozvole od timskog web-mjesta umjesto da imaju jedinstvene dozvole.

  • Organizirajte sadržaj na način koji omogućuje iskorištavanje prednosti nasljeđivanja dozvola: razmotrite mogućnost podjele sadržaja prema sigurnosnoj razini, npr. stvaranja web-mjesta ili biblioteke samo za povjerljive dokumente, umjesto da takvi dokumenti budu raspršeni u većoj biblioteci i zaštićeni jedinstvenim dozvolama.

Informacije o postavljanju dozvola potražite objašnjenje razina dozvola u sustavu SharePoint ili Uređivanje dozvola za popis, biblioteku, ili pojedinačnu stavku .

Informacijska arhitektura

Informacijska arhitektura web-mjesto je kao što je tablica sadržaja knjiga: određuje kako podatke u web-mjesta – web-stranice, dokumente, popise, i podataka – organizirana i prezentirati korisnicima web-mjesta. Informacijska arhitektura često naveden kao hijerarhijski popis sadržaja web-mjesta, pretraživanjem pomoću ključnih riječi, vrste podataka i drugih koncepata.

Da biste stvorili informacijsku arhitekturu, morate analizirati informacije koje će se prikazivati na web-mjestu. Slijedi nekoliko pitanja koja možete koristiti za osmišljavanje informacijske arhitekture:

  • Kakvi će sadržaji biti dostupni na web-mjestu? Kako će se ti sadržaji pretvarati u podmjesta, popise, biblioteke itd.?

  • Kako će se informacije prikazivati na web-mjestu?

  • Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?

  • Kako će se informacije usmjeravati do određenih ciljnih skupina?

  • Kako će se konfigurirati i optimizirati pretraživanje?

Dio informacijske arhitekture može obuhvaćati klasifikaciju informacija.

Ako su informacije s kojima radite vrlo vrijedne tvrtki, ako ih je potrebno posebno zaštititi ili ako su obuhvaćene pravilima o usklađenosti sa zakonima, postavite klasifikacijsku shemu da biste izdvojili posebne vrste sadržaja kojima je potrebno pažljivo upravljati.

Kada informacije organizirate u određene popise i biblioteke, koristite značajke upravljanja da biste odredili način na koji se upravlja sadržajem. Primjerice:

Obaveza odjave datoteka

Kada je obavezna Odjava datoteke, pazite da samo jedna osoba možete uređivati datoteku, dok je prijavljene. Potrebno je odjaviti dokumente onemogućuje većem broju osoba promjene istovremeno, koje možete stvoriti sukoba i pogrešaka i dovesti do zbrku. Zahtijevanje odjave mogu pomoći podsjetiti članove tima želite dodati komentar prilikom prijave datoteku, tako da možete jednostavnije pratiti što se promijenilo u svakoj verziji. Dodatne informacije potražite u članku Postavljanje obavezne odjave datoteka u biblioteci.

Praćenje verzija

Ako morate zadržati prethodne verzije datoteke biblioteke omogućuju praćenje, pohranjivanje i vratiti datoteke. Možete odabrati da biste pratili sve verzije na isti način. Ili možete odrediti neke verzije kao glavne, primjerice dodati novi odlomak ručno i neke verzije kao pomoćne, kao što su rješavanje pravopisne pogreške. Da biste lakše upravljanje prostorom za pohranu, možete odabrati broj svake vrste verziju koju želite spremiti. Dodatne informacije o verzijama potražite u članku Rad s verzijama na popisu ili u biblioteci?.

Možete odrediti je li potrebno odobrenje za dokument. Dokumenti ostaju u stanju čekanja dok ne odobri ili odbije netko s dozvolu za to. Možete odrediti koje grupe korisnika mogu pregledati dokument prije odobrenja. Ta značajka može biti korisno ako biblioteku sadrži važne smjernice ili postupke koje mogli konačni prije drugi vide. Dodatne informacije o odobravanja dokumenata potražite u članku obavezno odobravanje stavki na popisu web-mjesta ili u biblioteci.

Biblioteka podržavaju RSS tehnologiju tako da članovi radne grupe mogu automatski primati i gledati ažuriranja i sažecima sadržaja vijesti i informacija na zajedničkom mjestu. Možete koristiti RSS tehnologiju za upozorenje o promjene u biblioteku, kao što su kad se promijene datoteke koje su pohranjene u biblioteci. RSS sažeci sadržaja omogućuju članovi radne grupe da biste vidjeli Konsolidirani popis datoteka koje su se promijenile. Upozorenja e-pošte, možete stvoriti i tako da su obavijesti o promjenama datoteke. Dodatne informacije o RSS sažetaka sadržaja potražite u članku Upravljanje RSS sažeci sadržaja web-mjesta ili zbirke web-mjesta.

U dokumentu biblioteke ili vrste sadržaja možete koristiti tijekova rada koji definira vašoj tvrtki ili ustanovi za poslovnim procesima, kao što su upravljanje odobrenjem dokumenata ili pregledati. Vašoj grupi možete primijeniti poslovnih procesa na dokumentima u njoj, naziva tijekova rada koji odredite akcije koje je potrebno uzeti u nizu, kao što su odobravanje ili prevođenja dokumenata. Tijek rada je način automatskog premještanja dokumenata ili stavki kroz slijed akcija ili zadataka. Tri tijekova rada dostupnih u biblioteke po zadanom: odobrenje, preusmjerava dokumente grupi osoba na odobrenje; Prikupljanje povratnih informacija koji usmjerava dokument određena skupina korisnika za povratne informacije i vraća dokument osobi koja je pokrenula tijek rada kao sastavljanje; i prikupljanje potpisa, koji usmjerava dokument grupi osoba radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa. Dodatne informacije o tijekovima rada potražite u članku Pregled tijekovima rada ugrađenima u SharePoint

Ako vaša grupa radi s nekoliko različitih vrsta datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete proširiti funkcionalnost biblioteke omogućivanja i definiranjem više vrsta sadržaja. Vrste sadržaja dodaju fleksibilnost i dosljednost kroz više biblioteka. Svaka vrsta sadržaja možete odrediti predloška i čak i procesa tijeka rada. Predlošci funkcioniraju kao početnu točku za oblikovanje i bilo kojeg predloženog teksta i svojstava koji se odnose na dokumente te vrste, kao što su naziv odjela ili ugovora broj. Dodatne informacije o vrstama sadržaja potražite u članku Uvod u vrste sadržaja i objavljivanje vrste sadržaja

Ako imate grupe osjetljivih datoteka, a bio bi dobro da znate kako su koristi dokumente, možete definirati pravila koja omogućuje vam da biste omogućili 'Nadzora' praćenje događaja, kao što su promjene datoteke, kopija ili brisanja. Informacije o postavljanju nadzor potražite u članku Konfiguriranje postavki nadzora za zbirku web-mjesta

Životni ciklus web-mjesta i njegovo povlačenje iz upotrebe

Web-mjesta kao što web-mjesta za rad s dokumentima i web-mjesta za rasprave obično ostaju u upotrebi i kada više nisu korisna te tako zauzimaju dragocjen prostor za pohranu i smanjuju korisnost rezultata pretraživanja. Dobra je zamisao definirati raspored pregleda web-mjesta i njihova sadržaja (najmanje jedanput godišnje) da biste vidjeli vrijedi li ih zadržati.

Dobro imati na umu, je da veće modela upravljanja vaše tvrtke ili ustanove može biti i obratite pozornost na zastarjele web-mjesta. Na primjer, administrator možda automatski izbrisati web-mjestima koja su 90 dana nepromijenjen. Kao vlasnik web-mjesta primit će poruku e-pošte na upozorenje to je tako da odete na dogoditi. Da biste vidjeli dodatne informacije o pravilima životni ciklus i njegovo povlačenje iz upotrebe, potražite u članku pravilnika za zatvaranje web-mjesta.

Ograničenja vezana uz pohranu

Administrator je možda postavio ograničenje za količinu prostora za pohranu na disku koju vaša grupa može koristiti. Morate saznati postoji li ograničenje i, u slučaju da postoji, odlučiti kako ćete ga razdijeliti između web-mjesta, stranica i biblioteka.

SharePoint Server po zadanom postavlja ograničenje od 50 MB za veličinu jednog dokumenta koji se može prenijeti u biblioteku dokumenata. Uz to, vlasnici timskog web-mjesta po zadanom primaju upozorenja kada se ispuni 90% kvote za prostor za pohranu.

Kada saznate što ograničenja vrijede za vas, možete koristiti značajke kao što su verzija ili nadzorno praćenje da biste bili sigurni web-mjesto prekorači ih. Dodatne informacije potražite u članku ograničenja prostora za pohranu zbirke web-mjesta za upravljanje.

Prilagodba

Vaša tvrtka ili ustanova vjerojatno ima nekakav vizualni identitet, predloške web-mjesta ili izglede web-mjesta koji su preferirani ili obavezni. Koliku slobodu korisnici imaju pri prilagodbi izgleda svojih web-mjesta i stranica?

Da biste upravljali prilagodbom, možete odrediti tko u vašem timu ima dozvolu za prilagodbu ili koristiti standardizirane izglede stranica da biste bili sigurni da će biti ispunjeni određeni zahtjevi, primjerice da će se u gornjem lijevom kutu svih web-mjesta prikazivati ime vlasnika web-mjesta.

Preporučuje se i da postavite smjernice o funkcijama koje korisnici mogu koristiti na svojim podmjestima. Možete, primjerice, zamoliti korisnike da ne koriste web-dijelove za koje bi bilo potrebno pisanje prilagođenog koda.

Dijametralno suprotan pristup jest da svima u timu omogućite korištenje programa SharePoint Designer da bi mogli provoditi kakve god promjene žele.

Dodatne informacije o prilagodbi web-mjesta, pročitajte članak Prilagodba timskog web-mjesta ili Uvod u prilagođavanje web-mjesta i stranica.

Navigacija

Elementi navigacije korisnicima olakšavaju pretraživanje potrebnog sadržaja. Dvije navigacijske stavke koje možete prilagoditi su gornja traka s vezama i traka za brzo pokretanje.

Putem stranica s postavkama za svaki pojedini popis ili biblioteku možete odabrati koji će se popisi i biblioteke prikazivati na traci za brzo pokretanje. Možete i mijenjati redoslijed veza, dodavati i brisati veze te dodavati i brisati odjeljke u koje su veze organizirane. Ako, na primjer, imate previše popisa u odjeljku Popis, možete dodati novi odjeljak Popisi zadataka u koji možete uvrstiti veze na popise zadataka.

Gornja traka s vezama prikazuje redak s karticama na vrhu svake stranice na web-mjestu te tako korisnicima vašeg web-mjesta omogućuje prijelaz na ostala web-mjesta u zbirci web-mjesta. Kada stvarate novo web-mjesto, možete odabrati hoćete li web-mjesto uvrstiti na gornju traku s vezama na nadređenom web-mjestu te hoćete li koristiti gornju traku s vezama nadređenog web-mjesta.

Dodatne informacije o navigaciji web-mjesta, potražite u članku Uvod u navigaciju web-mjesta ili Prilagodba navigacije na web-mjestu tima

Pretraživanje

Sadržaj se pojavljuje na mnogim mjestima, uključujući web-mjesta, popise, biblioteke, web-dijelove i stupce. Po zadanom, kada netko pretražuje web-mjesto, sav sadržaj na web-mjestu, uključujući sva njegova eventualna podmjesta, pojavljuje se u rezultatima pretraživanja.

Kao vlasnik web-mjesta možete izabrati želite li da se sadržaj vašeg web-mjesta pojavljuje u rezultatima pretraživanja. Ako onemogućite pojavljivanje sadržaja web-mjesta u rezultatima pretraživanja, sadržaj svih njegovih podmjesta također se blokira i ne prikazuje se u rezultatima pretraživanja.

Sadržaji s ograničenim dozvolama po zadanom se ne pojavljuju u rezultatima pretraživanja za korisnike koji nemaju dozvole za njihovo čitanje. To možete promijeniti da bi se ograničeni sadržaji prikazivali u rezultatima pretraživanja, ali korisnici neće moći otvarati sadržaje ako nemaju dozvolu za to.

Dodatne informacije o pretraživanje potražite Pregled administracije pretraživanja sustava SharePoint Online ili Konfiguriraj sadržaja web-dijelu pretraživanja u sustavu SharePoint .

Uloge i radni zadaci za podršku web-mjestu

Dobra je zamisao definirati uloge i radne zadatke da bi se smanjila zbrka do koje može doći na web-mjestu kada zaposlenici naizmjence ulaze u tim ili izlaze iz njega. Slijedi nekoliko stvari koje je dobro definirati kada je riječ o tome tko je za što zadužen na web-mjestu:

  • Obuka: osnovna obuka za navigaciju, pretraživanje i upravljanje dokumentima može biti vrlo korisna korisnicima koji dosad nisu koristili proizvod.

  • Podrška: preporučuje se da u timu imate stručnjaka zaduženog za otklanjanje poteškoća i komunikaciju s administratorom.

  • Usklađenost sa zakonskim smjernicama ili smjernicama tvrtke ili ustanove: to se katkad svodi samo na održavanje ažurnih veza na odgovarajuće smjernice, ali dobro je da netko bude zadužen za to.

Potražite u članku Planiranje web-mjesta i upravljanje korisnicima i Upravljanje administratorima zbirke web-mjesta za više o ulogama.

Zaštita podataka

Sigurnosno kopiranje i vraćanje značajke zaštita podataka od neželjenog gubitka. Učestalost sigurnosnog kopiranja i brzine i razinu oporavak postavljaju administrator. Potražite u članku Pregled sigurnosno kopiranje i vraćanje u sustavu SharePointili Upravljanje koš za smeće zbirke web-mjesta sustava SharePoint Online

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×