Pregled: najbolje prakse za upravljanje načina na koji korisnici koriste timsko web-mjesto

Pregled: najbolje prakse za upravljanje načina na koji korisnici koriste timsko web-mjesto

Ako ste vlasnik timskog web-mjesta, preporučujemo da stvorite model upravljanja – to jest model za rješavanje pravila, procesa, uloga i odgovornosti web-mjesta. Model kao što je ovaj pomoći će vam da kontrolirate način na koji korisnici koriste web-mjesto. Možda želite, primjerice, zahtijevati odjavu datoteka tako da više osoba ne pokuša istodobno uređivati datoteku. Ili, možda želite dopustiti samo određenim osobama stvaranje podmjesta. U ovom se članku daje pregled ideja i najboljih praksi za razmišljanje o stvaranju takvog modela.

Napomena: Ako tražite upute za stvaranje web-mjesta, pročitajte članak Stvaranje web-mjesta sustava SharePoint.

Što je upravljanje?

Važan, ali često nevidljivi dio bilo kojeg web-mjesta jest njegov model upravljanja– skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koje ustanovite da biste odredili kako korisnici u grupi koriste SharePoint.

Mnoge ustanove imaju model upravljanja na mjestu za web-mjesta na razini središnje administracije ili zbirke web-mjesta, koje može stvoriti i zadržati odjel za informacijske tehnologije (IT) ili tim.

Ako ste vlasnik web-mjesta za podmjesto u zbirci web-mjesta, kao što je timsko web-mjesto, preporučujemo da stvorite vlastiti dodatni model upravljanja da biste riješili određene probleme.

Modelom upravljanja olakšava se:

  • Obavijestite korisnike web-mjesta kada bi trebali stvoriti novo web-podmjesto, a ne stvarati popis ili neki drugi sadržaj web-mjesta.

  • Provjerite jesu li podmjesta i sadržaj u mirovini kada su zastarjeli, nego da koristite prostor za pohranu i razrjeđivanje rezultata pretraživanja.

  • Pobrinite se da pravi korisnici imaju pristup pravom sadržaju.

  • Neka vlasnici web-mjesta znaju što Predlošci i teme mogu koristiti.

  • Glatko prijelaz vlasništvo nad web-mjestom iz jedne osobe u drugu.

Elementi modela upravljanja

Vaš model upravljanja mora riješiti sljedeće probleme:

  • Stvaranje web-mjesta

  • Upravljanje dozvolama

  • Informacijska arhitektura

  • Životni ciklus web-mjesta i umirovljenje

  • Ograničenja pohrane

  • Klasifikacija informacija

  • Prilagodbe

  • Zaštita podataka

  • Navigacija

  • Pretraživanje

  • Uloge i odgovornosti za podršku web-mjestu

Neke od tih pitanja možda će vam već biti odlučeno prema modelu zbirke web-mjesta ili tvrtki ili ustanovi, primjerice koliko prostora za pohranu imate za web-mjesto i koje vrste prilagodbe možete učiniti za izgled i dojam web-mjesta. Drugi možda nisu relevantni, ovisno o tome kako je složeno vaše timsko web-mjesto i koliko osoba ga koristite. No, čak i ako ne morate donositi odluke o tim temama, preporučujemo da znate koje su odluke izvršene, da biste korisnike web-mjesta mogli informirati i pravilno nametnuti pravilnike.

Evo nekoliko stavki koje treba razmotriti prilikom postavljanja novog web-mjesta.

Stvaranje podWeb-mjesta

Možda želite da članovi tima mogu stvarati web-podmjesta na timskom web-mjestu za korištenje na određenim projektima.

Mogućnost spontanog stvaranja novih web-podmjesta može biti velika korist grupi, no neograničeno stvaranje web-mjesta može se izvući iz ruke. Kada se web-mjesta slobodno razmnoče, problemi se mogu pojaviti. Na primjer:

  • Korisnicima je teško pronaći pravo web-mjesto ili biti sigurni jesu li.

  • Informacije se mogu duplicirati na nekoliko podmjesta, pomoću skupog prostora za pohranu te zahtijevati duplicirane napore za održavanje.

  • Zastarjeli podaci mogu se nalaziti na podmjestima, potencijalno godinama, koji se prikazuju u rezultatima pretraživanja. Može biti teško reći koja je verzija podataka ispravna.

  • Upravljanje dozvolama za mnoštvo web-podmjesta može postati veliki sitan posao, a korisnici bi mogli nenamjerno završiti s pristupom informacijama koje stvarno ne bi trebali imati.

  • Dok zaposlenici napuštaju grupu, web-podmjesta koja stvaraju mogu biti napuštena, stvaranje konfuzije i blatni rezultati pretraživanja za preostale korisnike web-mjesta.

Možete uštedjeti vrijeme i energiju ako postavite neka pravila za stvaranje web-mjesta koja Adresirajte sljedeća područja:

  • Kome je dopušteno stvaranje web-podmjesta?

  • Mora li se unaprijed odobriti nova web-podmjesta? Ako jesu, koji su kriteriji za odobravanje i tko odobrava odobravanje?

  • Trebaju li nova podmjesta koristiti utvrđene predloške i teme?

  • Koliko se informacija može pohraniti na web-mjesto? Koliko diskovnog prostora poslužitelja može preuzeti?

  • Koja su pravila za uključivanje strategija navigacije na web-mjestu?

  • Koliko će se dugo informacije pohranjivati na web-podmjesta prije brisanja ili arhiviranja?

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje web-mjesta ili podmjesta .

Upravljanje dozvolama

Integritet, povjerljivost i tajnost podataka o vašoj tvrtki ili ustanovi ovisi o tome kako ćete osigurati web-mjesto, konkretno, kome želite odobriti pristup web-mjestu.

Dodjeljivanje i ograničavanje pristupa web-mjestu naziva se upravljanje dozvolama i to je jedna od najvažnijih odgovornosti kao vlasnik web-mjesta.

Evo nekoliko savjeta koje ćete imati na umu kada razvijete strategiju dozvola.

  • Slijedite princip najmanje privilegije: korisnicima dodijelite najniže razine dozvola koje su im potrebne za izvođenje dodijeljenih zadataka.

  • Korisnicima dodijelite pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (kao što su članovi, posjetitelji i vlasnici). Većina osoba će biti članovi grupa članova ili posjetitelji te ograničiti broj osoba u grupi vlasnici.

  • Koristite nasljeđivanje dozvola za stvaranje čiste i jednostavne hijerarhije. To jest, izbjegavajte dodjeljivanje dozvola pojedincima, umjesto rada s grupama. Ako je moguće, web-podmjesta jednostavno nasljeđuju dozvole na timskom web-mjestu, a ne imaju jedinstvene dozvole.

  • Organiziranje sadržaja da biste iskoristili nasljeđivanje dozvola: razmotrite segmentiranje sadržaja prema sigurnosnoj razini – stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente, a ne da ih raspršuju u većoj biblioteci i zaštićene jedinstvenim dozvole.

Informacije o postavljanju dozvola potražite u članku razumijevanje razina dozvola u sustavu SharePoint ili Uređivanje dozvola za popis, biblioteku ili pojedinačnu stavku .

Informacijska arhitektura

Informacije o arhitekturi web-mjesta kao što su tablica sadržaja za knjigu: određuje kako će se podaci na tom web-mjestu, njihove web-stranice, dokumenti, popisi i podaci, organizirati i prezentirati korisnicima web-mjesta. Informacijska arhitektura često se bilježi kao hijerarhijski popis sadržaja web-mjesta, ključnih riječi pretraživanja, vrsta podataka i drugih koncepata.

Da biste stvorili informativnu arhitekturu, morate analizirati informacije koje će biti prikazane na web-mjestu. Evo nekoliko pitanja koja možete koristiti za razvijanje informacijske arhitekture:

  • Koju vrstu sadržaja ćete imati na web-mjestu? Kako će se to prevesti na podmjesta, popise, biblioteke i tako dalje?

  • Kako će se informacije prikazati na web-mjestu?

  • Kako će se korisnici web-mjesta kretati putem web-mjesta?

  • Kako će informacije biti ciljane na određenoj publici?

  • Kako će se pretraživanje konfigurirati i optimizirati?

Dio vaše informacijske arhitekture može uključivati klasifikaciju informacija.

Ako podaci s kojima se bavite imaju visoku vrijednost tvrtke, potrebna je posebna sigurnost ili je obuhvaćeno pravilima usklađivanja propisa, možda želite postaviti klasifikaciju za identifikaciju određenih vrsta sadržaja kojima je potrebno pažljivo upravljati.

Kada organizirate informacije u određene popise i biblioteke, možete koristiti značajke upravljanja da biste upravljali načinom na koji se sadržaj upravlja. Na primjer:

Zahtijevaj odjavu datoteka

Kada vam je potrebna odjava datoteke, pobrinite se da samo jedna osoba može uređivati datoteku dok se ne prijavi. Zahtjev za odjavom dokumenata sprječava više osoba da istodobno naprave promjene, što može stvarati sukobe s uređivanjem i dovesti do zabune. Zahtijevanjem odjave možete i podsjetiti članove tima da dodaju komentar kada provjere datoteku, tako da možete jednostavnije pratiti što se promijenilo u svakoj verziji. Dodatne informacije potražite u članku Postavljanje biblioteke koja zahtijeva odjavu datoteka.

Evidentiranje verzija

Ako morate zadržati prethodne verzije datoteka, biblioteke vam mogu pomoći u praćenju, pohrani i vraćanjem datoteka. Možete odabrati praćenje svih verzija na isti način. Ili možete odabrati određivanje nekih verzija kao glavne, kao što je dodavanje novog poglavlja u priručnik, a neke verzije kao pomoćne, kao što je ispravljanje pravopisne pogreške. Da biste upravljali prostorom za pohranu, možete odabrati broj svake vrste verzije koju želite pohraniti. Dodatne informacije o verzijama potražite u članku kako verzija funkcionira na popisu ili u biblioteci?.

Možete odrediti da je odobravanje za dokument obavezan. Dokumenti ostaju u stanju na čekanju dok ih ne odobri ili odbije netko tko ima dozvolu za to. Možete kontrolirati koje grupe korisnika mogu pregledavati dokument prije nego što bude odobren. Ta značajka može biti korisna ako biblioteka sadrži važne smjernice ili procedure koje je potrebno konačan prije nego što ih drugi vide. Dodatne informacije o odobrenju dokumenta potražite u članku Zahtijevaj odobravanje stavki na popisu web-mjesta ili u biblioteci.

Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju, tako da članovi radne grupe mogu automatski primati i pregledavati ažuriranja ili sažetke sadržaja vijesti i informacija na konsolidiranom mjestu. Pomoću RSS tehnologije možete upozoriti na bilo koje promjene u biblioteci, primjerice kada se datoteke pohranjene u biblioteci promijene. RSS sažeci sadržaja članovima radne grupe omogućuje da pogledaju objedinjeni popis datoteka koje su se promijenile. Možete i stvarati upozorenja e-pošte da biste primili obavijest o promjeni datoteka. Dodatne informacije o RSS sažecima sadržaja potražite u članku Upravljanje RSS sažecima web-mjesta ili zbirke web-mjesta.

Biblioteka dokumenata ili vrsta sadržaja mogu koristiti tijekove rada koje je vaša tvrtka ili ustanova definirala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobrenjem ili pregledom dokumenta. Vaša grupa može primijeniti poslovne procese na njegove dokumente, poznate kao tijekove rada, koji određuju akcije koje je potrebno poduzeti u nizu, kao što su odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tijek rada je automatizirani način preseljenja dokumenata ili stavki kroz slijed akcija ili zadataka. Tri tijekovi rada dostupni su u biblioteke prema zadanim postavkama: odobravanje, koje usmjerava dokument grupi osoba na odobravanje; Prikupljanje povratnih informacija, što usmjerava dokument grupi osoba za povratne informacije i vraća dokument osobi koja je pokrenula tijek rada kao kompilaciju; i prikuplja potpise, što usmjerava dokument grupi osoba radi prikupljanja digitalnih potpisa. Dodatne informacije o tijekovima rada potražite u članku Pregled tijekova rada uključenih u SharePoint

Ako grupa funkcionira s nekoliko vrsta datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete proširiti funkcionalnost biblioteke tako da omogućite i definirate više vrsta sadržaja. Vrste sadržaja dodaju fleksibilnost i dosljednost u više biblioteka. Svaka vrsta sadržaja može odrediti predložak, pa čak i procese tijeka rada. Predlošci djeluju kao polazište, za oblikovanje i bilo koji tekstni tekst i za svojstva koja se primjenjuju na dokumente te vrste, kao što su naziv odjela ili broj ugovora. Dodatne informacije o vrstama sadržaja potražite u članku Uvod u vrste sadržaja i objavljivanje vrste sadržaja

Ako imate grupu osjetljivih datoteka i korisno je znati kako se dokumenti koriste, možete definirati pravilo koje omogućuje praćenje događaja, kao što su promjene datoteka, kopije ili brisanje. Informacije o postavljanju nadzora potražite u članku Konfiguriranje postavki nadzora za zbirku web-mjesta

Životni ciklus web-mjesta i umirovljenje

Web-mjesta kao što su radna mjesta dokumenata i web-mjesta za raspravu imaju tendenciju da se više ne mogu koristiti, pomoću vrijednih prostora za pohranu i blatnih rezultata pretraživanja. Preporučujemo da postavite raspored za pregled web-mjesta i njihovog sadržaja (barem jednom godišnje) da biste vidjeli jesu li vrijedni čuvanja.

Dobro je i imati na umu da je veći model upravljanja u tvrtki ili ustanovi mogao biti i u potrazi za ustajalim web-mjestima. Administrator, primjerice, može automatski izbrisati web-mjesta koja su netaknuta za 90 dana. Ako ste vlasnik web-mjesta, primit ćete upozorenje e-pošte da će se to dogoditi. Dodatne informacije o pravilnicima o životnom ciklusu i mirovini potražite u članku pravila zatvaranja web-mjesta.

Ograničenja pohrane

Administrator je možda postavio ograničenje na količinu prostora za pohranu diskova koju vaša grupa može koristiti. Morate saznati postoji li ograničenje i, ako je tako, odlučiti kako ćete ga dodijeliti među web-mjestima, stranicama i bibliotekama.

SharePoint Server prema zadanim postavkama nameće ograničenje od 50 MB na veličinu jednog dokumenta koji se može prenijeti u biblioteku dokumenata. Prema zadanim postavkama vlasnici timskih web-mjesta primaju upozorenja kada je pohrana na 90% kvote.

Kada znate koja su vaša ograničenja, možete koristiti značajke kao što su verzija ili praćenje nadzora da bi web-mjesto ostala unutar njih. Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje ograničenjima pohrane zbirke web-mjesta.

Prilagodbe

Moguće je da će vaša tvrtka ili ustanova imati neki standardizirani žig, predloške web-mjesta ili izglede web-mjesta koji su preferirani ili obavezni. Koliko daleko korisnici mogu prilagoditi izgled svojih web-mjesta i stranica?

Da biste kontrolirali prilagodbu, možda ćete odabrati tko u timu ima dozvolu za prilagodbu ili ćete se možda odlučiti za korištenje standardiziranih rasporeda stranica da biste bili sigurni da su ispunjeni određeni preduvjeti, kao što je vlasnik web-mjesta prikazan u gornjem desnom kutu svih web-mjesta.

Možda želite postaviti i smjernice o funkcijama koje korisnici mogu koristiti na svojim podmjestima. Možda ćete, primjerice, poželjeti zatražiti da korisnici ne koriste web-dijelove koji bi zahtijevali bilo koje prilagođeno kodiranje.

Na drugom kraju spektra možete svima u timu pružiti SharePoint Designer da bi mogli unijeti sve željene promjene.

Dodatne informacije o prilagodbi web-mjesta potražite u članku Promjena izgleda web-mjesta sustava SharePoint ili uvođenja radi prilagođavanja web-mjesta i stranica.

Navigacija

Elementi navigacije pomažu korisnicima da pregledavaju sadržaj koji im je potreban. Dvije navigacijske stavke koje možete prilagoditi jesu Gornja traka s vezama i brzo pokretanje.

Pomoću stranica s postavkama za svaki popis ili biblioteku možete odabrati koji će se popisi i biblioteke prikazivati na traci za brzo pokretanje. Možete i promijeniti redoslijed veza, dodati ili izbrisati veze te dodati ili izbrisati sekcije u koje su povezane veze. Ako, primjerice, imate previše popisa u odjeljku popis, možete dodati novu sekciju za popise zadataka na kojima možete uvrstiti veze na popise zadataka.

Gornja traka s vezama nudi način na koji korisnici web-mjesta mogu doći na druga web-mjesta u zbirci web-mjesta tako da prikazuju redak s karticama pri vrhu svake stranice na web-mjestu. Kada stvorite novo web-mjesto, možete odabrati želite li web-mjesto uvrstiti na gornju traku s vezama nadređenog web-mjesta i želite li koristiti gornju traku s vezama na nadređenom web-mjestu.

Dodatne informacije o navigaciji web-mjesta potražite u članku Uvod u navigaciju web-mjestom ili Prilagođavanje navigacije na web-mjestu sustava SharePoint

Pretraživanje

Sadržaj se prikazuje na mnogim mjestima, uključujući web-mjesta, popise, biblioteke, web-dijelove i stupce. Po zadanom, kada netko pretražuje web-mjesto, u rezultatima pretraživanja prikazat će se sav sadržaj na web-mjestu bilo koje od njegovih web-mjesta.

Kao vlasnik web-mjesta možete odabrati želite li da se sadržaj na web-mjestu prikazuje u rezultatima pretraživanja. Kada onemogućite da se sadržaj web-mjesta pojavi u rezultatima pretraživanja, sadržaj svih podmjesta ispod njega blokira se i u rezultatima pretraživanja.

Sadržaj s ograničenim dozvolama po zadanom se ne prikazuje u rezultatima pretraživanja za korisnike koji nemaju dozvole za čitanje. To možete promijeniti tako da se ograničen sadržaj prikazuje u rezultatima pretraživanja, no korisnici neće moći otvoriti sadržaj kojem nemaju dozvolu.

Pročitajte Pregled administracije pretraživanja sustava SharePoint Online ili konfigurirajte web-dio pretraživanja sadržaja u sustavu SharePoint za dodatne informacije o pretraživanju.

Uloge i odgovornosti za podršku web-mjestu

Preporučujemo da definirate uloge i odgovornosti da biste smanjili kaos koji može nastati na web-mjestu kada se članovi osoblja rotiraju u timu ili iz tima. Ovdje su neke od stvari koje je dobro imati precizirane o tome tko radi ono što na vašem web-mjestu:

  • Obuka: osnovna navigacija, pretraživanje i obuka za upravljanje dokumentima može biti vrlo korisna za nove osobe u proizvodu.

  • Podrška: preporučujemo da određeni stručnjak u timu otklanjaju poteškoće i budu veza s administratorom.

  • Usklađenost sa pravnim ili organizacijskim smjernicama: ponekad je to samo pitanje održavanja ažurnih veza s odgovarajućim smjernicama, ali dobro je imati odgovornu osobu.

Dodatne informacije potražite u članku Planiranje web-mjesta i upravljanje korisnicima ili Upravljanje administratorima za zbirku web-mjesta .

Zaštita podataka

Značajke sigurnosnog kopiranja i oporavka štite podatke od slučajnog gubitka. Učestalost sigurnosnog kopiranja i brzine i razine oporavka postavlja administrator. Pročitajte Pregled sigurnosnog kopiranja i oporavka u sustavu SharePoint Server ili Upravljanje košem za smeće zbirke web-mjesta sustava SharePoint Online

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×