Možete povezati vanjski popis koji sadrži kupce, zadatke, obveze ili objave s Microsoft Outlook 2013. Kada se povežete, možete pregledavati, uređivati i ispisivati podatke pomoću poznatog korisničkog sučelja programa Outlook kao da se radi o izvornim informacijama programa Outlook.
Ako su podaci koje ažurirate informacije o kontaktu, kao što je povezano s klijentima, možete ih nazvati, poslati im poruke e-pošte i unijeti zahtjeve za sastanak. Sinkronizacija podataka je dvosmjerna ili dvosmjerna. Promjene napravljene u Outlook 2013 automatski se sinkroniziraju s vanjskim izvorom podataka. Promjene koje ste unijeli u vanjski izvor podataka sinkroniziraju se s stavkama u Outlook 2013, iako je moguće da je postupak osvježavanja potreban.
Dodatne informacije potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.
Što želite učiniti?
Prije početka
Rad s vanjskim podacima zahtijeva nekoliko potrebnih zadataka da bi se omogućio siguran pristup podacima. Sljedeće informacije mogu vam pomoći u planiranju sljedećih koraka. Ako naiđete na probleme koji pokušavaju raditi s vanjskim podacima, taj vam podatak može pomoći da pronađete problem. Da biste pristupili vanjskim podacima, vi ili administrator morate učiniti sljedeće:
Česti preduvjet zadaci
Priprema vanjskog izvora podataka Administrator će možda morati stvoriti račun i dati dozvole za izvor podataka da bi se osiguralo da pravi korisnici imaju pristup podacima i da podaci ne završe u pogrešnim rukama. U vanjskoj bazi podataka administrator možda želi stvoriti određene tablice, prikaze, upite i tako dalje da bi rezultate ograničili na samo ono što je potrebno i da bi poboljšao performanse.
Konfiguriranje servisa i računa sustava SharePoint Administrator mora aktivirati servise za povezivanje s poslovnim podacima i servise za sigurnu pohranu.
Konfiguriranje servisa za sigurnu pohranu Administrator mora učiniti sljedeće: odrediti najbolji način pristupa vanjskom izvoru podataka, stvoriti ciljnu aplikaciju te postaviti vjerodajnice za ciljnu aplikaciju.
Konfiguriranje servisa za povezivanje s poslovnim podacima Administrator mora osigurati da korisnik koji stvara vanjsku vrstu sadržaja ima dozvolu za spremište metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima i da odgovarajući korisnici imaju pristup vrsti vanjskog sadržaja na kojem se temelji vanjski popis.
Stvaranje vrste vanjskog sadržaja Korisnik mora definirati vrstu vanjskog sadržaja koja sadrži informacije o vezama, pristupu, načinima rada, stupcima, filtrima i drugim metapodacima koji se koriste za dohvaćanje podataka iz vanjskog izvora podataka.
Stvaranje vanjskog popisa Korisnik mora stvoriti vanjski popis na temelju vrste vanjskog sadržaja i jednog ili više prikaza vanjskog popisa po potrebi.
Provjerite jesu li proizvodi sustava Office spremni za korištenje Da biste sinkronizirali vanjske podatke s proizvodima sustava Office, morate imati Windows 7 ili noviji i sljedeće besplatne softverske proizvode, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 i WCF podatkovne servise 5,0 za OData v3 na svakom klijentskom računalu (ako je potrebno, automatski će se zatražiti da preuzmete softver). Provjerite je li omogućena i mogućnost instalacije sustava Office, servisi za poslovno povezivanje (to je zadano). Tom se mogućnošću instalira značajka klijentskog servisa za poslovno povezivanje koja sadrži sljedeće: predmemorija i sinkronizira se s vanjskim podacima, preslikava poslovne podatke u vrste vanjskog sadržaja, prikazuje odabir vanjskih stavki u proizvodima sustava Office i izvodi prilagođena rješenja unutar proizvoda sustava Office.
Preduvjeti za Outlook-specifični zadaci
Aktivacija značajke izvanmrežna sinkronizacija za vanjske popise Značajka farme i web-mjesta, izvanmrežna sinkronizacija za vanjske popise, mora također biti aktivna. Ta je značajka po zadanom aktivna na razini farme, ali nije aktivna prema zadanim postavkama na razini web-mjesta.
Stvaranje vrste vanjskog sadržaja podržane u programu Outlook Kada stvorite vrstu vanjskog sadržaja, korisnik mora omogućiti izvanmrežnu mogućnost podrške za sinkronizaciju i postaviti polje vrsta stavke sustava Office na nešto od sljedećeg: kontakt, obveza, zadatakili Objava.
Mapiranje odgovarajućih polja Korisnik mora mapirati jednu ili više polja vrste vanjskog sadržaja u svoja polja programa Outlook.
Kada mapira vrstu vanjskog sadržaja, kao što je Kupac, u vrstu stavke programa Outlook, kao što je kontakt, morate izričito mapirati pojedinačna polja u vrsti vanjskog sadržaja, kao što je ime kupca, prezime, imeklijenta, Adresakorisnika i telefon klijenta, u njihova polja Vrsta stavke programa Outlook, kao što su imekontakta, prezime, businessaddressi businessphone.
Ne morate mapirati sva odgovarajuća polja, ali sljedeća polja moraju biti mapirana.
|
Vrsta stavke programa Outlook |
Polje stavke programa Outlook |
|---|---|
|
Kontakt |
Prezime |
|
Zadatak |
Predmet |
|
Obaveza |
Početak, kraj i predmet |
|
Post |
Predmet |
Nemapirana polja, ovisno o broju, prikazat će se kao proširena svojstva na sljedeći način:
-
Susjedni Dodan je u područje obrasca pri dnu zadane stranice obrasca programa Outlook (2 do 5 polja).
-
Zasebnom Dodano kao nova stranica u obrazac programa Outlook (6 ili više polja).
Ako se vrsta vanjskog sadržaja ne mapira izravno na bilo koju vrstu stavke programa Outlook, možete mapirati polja u vrstu stavke objave programa Outlook, što je najgenerička vrsta stavke.
Povezivanje vanjskog popisa s programom Outlook 2013
-
Idite na web-mjesto sustava SharePoint koje sadrži vanjski popis.
-
Kliknite popis > Povežite se s programom Outlook.
-
Ako je potrebno, Outlook 2013 otvorit će se i stvoriti novu podatkovnu datoteku programa Outlook (BCSStorage. pst), koja se naziva Vanjski popisi sustava SharePoint u navigacijskom oknu, a zatim stvara mapu s nazivom <web-mjesta> <vanjskog popisa>.
Savjet: Podaci se po zadanom automatski osvježava svakih šest sati, no ta se vrijednost može promijeniti. Da biste bili sigurni da vidite postojeće podatke iz vanjskog izvora podataka, desnom tipkom miša kliknite mapu, a zatim kliknite Sinkroniziraj odmah.
Napomena: Prema zadanim postavkama Outlook 2013 prikazuje samo polja koja su izričito preslikana u odgovarajuća polja programa Outlook autora vanjske vrste sadržaja. Da biste prikazali sva polja s vanjskog popisa, bez obzira na to jesu li mapirani ili Nemapirani, možete učiniti sljedeće:
-
Otvorite jednu stavku u obrascu (na kartici kontakt u grupi Prikaz kliknite <naziv> pojedinosti.)
-
Stvorite prilagođeni prikaz programa Outlook i uključite sva polja s vanjskog popisa.
Dodatne informacije o prikazivanju polja i stvaranju prilagođenih prikaza potražite u sustavu pomoći programa Outlook.
