Postavljanje prostora za pohranu datoteka i zajedničkog korištenja u sustavu Office 365

Suradnici: Tihomir Pavlović Draženka Anić

Jedan je od najboljih načina za postavljanje pohrane datoteka i zajedničkog korištenja za tvrtku kombiniranje servisa OneDrive za tvrtke i sustava Office 365. To je idealno ako imate malu tvrtku s nekoliko zaposlenika.

Office 365 obuhvaća osnovno timsko web-mjesto od kojega možete početi. Možete odmah početi pohranjivati datoteke na OneDrive za tvrtke i surađivati na njima na timskom web-mjestu.

Gdje se dokumenti mogu pohraniti u sustavu Office 365

  • OneDrive za tvrtke osmišljen je za pojedinačnu upotrebu s povremenim zajedničkim korištenjem datoteka. OneDrive za tvrtke idealan je za pohranu datoteka koje su u vašem vlasništvu.

  • Timsko web-mjesto sustava Office 365 osmišljeno je za redovito zajedničko korištenje datoteka i suradnju. Timsko je web-mjesto idealno za pohranu datoteka u zajedničkom vlasništvu, pri čemu su vlasnici datoteka nekoliko osoba ili cijeli tim i svi oni mogu surađivati na njima.

OneDrive za tvrtke i timska web-mjesta vama i vašim zaposlenicima omogućuju pristup s bilo kojeg mjesta.

Dijagram načina na koji možete koristiti dvije vrste pohrane: OneDrive ili timska web-mjesta

Slijede preporuke sadržaja koje možete pohraniti na svakom od mjesta kada koristite OneDrive za tvrtke i timska web-mjesta sustava Office 365 zajedno:

Mjesto pohrane

Namjena

Što pohraniti

OneDrive za tvrtke

Pohrana sadržaja na OneDrive za tvrtke slična je pohrani datoteka na računalu – nitko im drugi ne može lako pristupiti.

To je idealno mjesto za pohranu poslovnih datoteka na kojima radite sami.

Poslovne datoteke koje neće trebati drugim članovima tima za suradnju ili redovit pristup.

Timsko web-mjesto sustava Office 365

Timsko web-mjesto sustava Office 365 nalik je web-mjestu, ali po zadanim postavkama nije javno, već mu mogu pristupiti samo osobe kojima date dozvole za to.

Idealno je za zajedničko korištenje datoteka i suradnju na njima.

Zajednički dokumenti kojima mogu pristupiti svi vaši zaposlenici koji moraju surađivati na njima. Surađujte, primjerice, na prezentaciji programa PowerPoint, pohranjujte timske planove koje svi ažuriraju ili objavljujte dnevne redove sastanaka.

Timsko podmjesto sustava Office 365

Timsko podmjesto sustava Office 365 nalik je posebnom odjeljku timskog web-mjesta s jedinstvenim izgledom ili jedinstvenim dozvolama za pristup.

Idealno je za zajedničko korištenje datoteka u suradnji s klijentom ili vanjskim partnerom.

Idealno je i za pohranu datoteka koje ne želite zajednički koristiti s osobama u tvrtci koje inače imaju pristup timskom web-mjestu. Možete postaviti podmjesto kojemu pristupate samo vi (i, po potrebi, još pokoja osoba).

Saznajte kako se stvara timsko web-mjesto.

Datoteke koje želite zajednički koristiti s osobama izvan vaše tvrtke ili ustanove.

Datoteke koje ne želite zajednički koristiti s drugim osobama u tvrtci ili ustanovi. Tu, primjerice, možete pohranjivati podatke o djelatnicima i financijske podatke.

Zbirke web-mjesta sustava Office 365

Pohrana i zajedničko korištenje datoteka, ali zbirka web-mjesta potpuno je odvojena od postojećeg timskog web-mjesta.

Nova zbirka web-mjesta sustava Office 365 ima posebnu adresu i dozvole. Može poslužiti za internu ili vanjsku suradnju.

Veće tvrtke ili ustanove zbirke web-mjesta koriste na isti način na koji male tvrtke koriste podmjesta. Stvaranje zbirke web-mjesta katkad je korisno i malim tvrtkama koje imaju potrebe za naprednom sigurnošću i temeljita tehnička znanja.

U zbirku web-mjesta pohranjujte sve one zajedničke podatke koje biste pohranjivali i na timskom web-mjestu ili podmjestu.

Videozapis: Premještanje datoteka u oblak

Pogledajte ovaj videozapis da biste saznali kako možete brzo početi pohranjivati dokumente u oblak. Skoči na korake.

Novi zadatak

Koraci: početak korištenja servisa OneDrive za tvrtke i timskog web-mjesta za pohranu datoteka i mrežnu suradnju

Očekivano vrijeme potrebno za dovršetak: 5 – 10 minuta

Svaka osoba u tvrtci koja koristi Office 365 dobiva prostor za pohranu u oblaku na servisu OneDrive za tvrtke. Recite im da bi tu trebali pohranjivati poslovne datoteke koje samo oni pohranjuju. Tu, primjerice, mogu pohranjivati prijedlog skice, zabilješke sa sastanka ili scenarij za prezentaciju koju će održati.

Zaposlenicima je važno napomenuti i da vama i vašim suradnicima omoguće zajedničko korištenje svoje mape na servisu OneDrive za tvrtke. Ako se zaposlenici razbole ili napuste tvrtku, teško je pristupiti njihovim datotekama pohranjenim na servisu OneDrive za tvrtke. No, ako je omogućeno zajedničko korištenje mapa na servisu OneDrive za tvrtke, uvijek možete pristupiti datotekama ako je potrebno.

Evo kako svaka osoba u timu dobiva OneDrive za tvrtke i omogućuje zajedničko korištenje svoje mape.

  1. Prijavite se a web-mjestu https://portal.office.com.

  2. Unesite korisničko ime i lozinku, a zatim odaberite Prijava.

  3. Na početnoj stranici sustava Office 365 odaberite OneDrive.

    .

  4. Na servisu OneDrive za tvrtke, ako već imate mapu pod nazivom Zajednički se koristi sa svima,otvorite je. Tu bi članovi tima trebali pohranjivati svoje službene dokumente na servisu OneDrive za tvrtke. Odaberite Zajedničko korištenje pa prijeđite na sljedeći korak.

    Ili, ako još nemate tu mapu, odaberite Novo da biste stvorili novu mapu. Imenujte je Zajednički se koristi sa svima pa odaberite Pozovi osobe. Ako ne vidite Pozovi osobe, kliknite Stvori, zatim desnom tipkom miša kliknite novu mapu pa kliknite Zajedničko korištenje.

    Odaberite mapu Zajednički se koristi sa svima na servisu OneDrive

  5. U okviru Pozovi osobe upišite imena ili adrese e-pošte članova tima kojima želite dati pristup mapama. Možete dodati vlastitu adresu e-pošte da biste primili kopiju poruke e-pošte poslane osobama kojima omogućujete pristup.

    Dijaloški okvir za prikaz adresa e-pošte osoba kojima želite omogućiti zajedničko korištenje mape servisa OneDrive za tvrtke.

  6. Odaberite postavku dozvole za mapu: Može uređivati ili Može pregledavati.

  7. Upišite poruku koja će se uvrstiti u poruku e-pošte poslanu pozvanim osobama da bi one znale da u njoj mogu pronaći vezu na zajedničke poslovne datoteke. Odaberite Stvori. Poruka e-pošte odmah se šalje osobama koje pozivate.

    Evo kako poruka e-pošte izgleda kad se pošalje. Na dnu sadrži vezu na vašu mapu Zajednički se koristi sa svima pa je i oni mogu dohvatiti.

    Otvorite poruku e-pošte, a zatim kliknite Otvori web-mjesto.

Očekivano vrijeme potrebno za dovršetak: 5 – 10 minuta

Office 365 obuhvaća osnovno timsko web-mjesto s nekim značajkama koje će vam pomoći da počnete s radom. Samo osobe u vašoj tvrtki ili ustanovi mogu pristupiti tom internom web-mjestu.

Evo kako otvarate timsko web-mjesto:

  1. Ne odjavljujući se iz sustava Office 365, u gornjem lijevom kutu stranice odaberite pokretač aplikacija Ikona pokretača aplikacija sustava Office 365 , a zatim Web-mjesta.

    U gornjem desnom kutu stranice odaberite pokretač aplikacija, a zatim Web-mjesta.

  2. Na stranici Web-mjesta kliknite Timsko web-mjesto.

    Da biste pristupili timskim web-mjestima, kliknite Web-mjesta, a zatim Timska web-mjesta.

Vidjet ćete početnu stranicu timskog internog web-mjesta sa zadanim naslovom Timsko web-mjesto za <naziv tvrtke>. Ta početna stranica obuhvaća:

  • pločice za značajke kao pripomoć pri početnoj prilagodbi timskog web-mjesta

  • veze na lijevoj strani koje omogućuju navigaciju do drugih područja timskog web-mjesta

  • biblioteku dokumenata u koju odmah možete početi pohranjivati datoteke i zajednički ih koristiti s timom

Početna stranica timskih web-mjesta obuhvaća pločice za najčešće značajke prilagodbe web-mjesta.

Očekivano vrijeme potrebno za dovršetak: 20 – 30 minuta za prvih nekoliko datoteka

Da biste brzo počeli s pohranom i zajedničkim korištenjem datoteka, na timsko web-mjesto ugrađeno je mjesto za pohranu datoteka. Zove se Biblioteka dokumenata.

Evo koraka:

  1. S navigacijskog izbornika na lijevoj strani početne stranice timskog web-mjesta odaberite Dokument. Time ćete prijeći u biblioteku dokumenata.

    Na lijevom izborniku odaberite Biblioteka dokumenata

  2. Ne odjavljujući se iz sustava Office 365, otvorite Eksplorer datoteka s trake Start ili nekog drugog mjesta.

    Otvorite eksplorer za datoteke s trake Start ili nekog drugog mjesta.

  3. Pomaknite se do datoteka koje želite prenijeti na timsko web-mjesto.

    Odaberite Pregledaj da biste se pomaknuli do datoteke na računalu koju želite prenijeti na timsko web-mjesto.

  4. Odaberite datoteke koje želite prenijeti na timsko web-mjesto ili ih povucite u biblioteku doumenata.

    Primjer datoteke prenesene u biblioteku dokumenata na timskom web-mjestu.

    Kada završite, datoteke će biti pohranjene i na timskom web-mjestu i na računalu.

    Slika biblioteke dokumenata nakon prijenosa datoteka u nju.

    Datoteke s računala možete izbrisati. U sljedećem koraku (pogledajte 4. koraku sinkronizirajte internetske datoteke s PC-jem) stvorit ćete novo mjesto za te datoteke na računalu.

    Ako imate puno datoteka ili velike datoteke koje želite prenijeti na timsko web-mjesto, pročitajte ove savjete o prijenosu velikih ili mnogobrojnih datoteka u biblioteku.

    Ako vam treba više prostora za pohranu, pročitajte članak Promjena prostora za pohranu za vašu pretplatu.

Očekivano vrijeme potrebno za dovršetak: 20 – 30 minuta za prvih nekoliko datoteka

Sada kada su vam datoteke na timskom web-mjestu, možete ih sinkronizirati s PC-jem ili Macom. Na taj način možete raditi s datotekama na PC-ju ili Macu, a ne u preglednicima Internet Explorer, Chrome itd. Verziju datoteka dobro je sinkronizirati s računalom i ako morate doći do neke od njih, a niste povezani s internetom.

Kada postavite datoteke tako da se sinkroniziraju s računalom kada ste povezani s internetom, one će se automatski sinkronizirati svakih otprilike 10 minuta.

Evo kako sinkronizirati datoteke na timskom web-mjestu pomoću stolnog računala:

  1. Na navigacijskom izborniku na lijevoj strani početne stranice timskog web-mjesta odaberite Dokument. Sinkronizaciju ne možete postaviti na početnoj stranici, nego morate otvoriti biblioteku s navigacijskog izbornika.

    Savjet : Prilikom sinkronizacije datoteka na timskom web-mjestu sinkronizirate svaku biblioteku dokumenata na njemu, a ne cijelo web-mjesto.

    Na lijevom izborniku odaberite Biblioteka dokumenata

  2. U biblioteci dokumenata odaberite Sinkronizacija. Ili odaberite pojedinačne datoteke koje želite sinkronizirati.

    Odaberite datoteku, a zatim Sinkroniziraj.
  3. U okviru OneDrive za tvrtke odaberite Sinkroniziraj odmah. (OneDrive za tvrtke je proces koji izvršava sinkronizaciju.)

    Da biste na računalu počeli sinkronizirati datoteke s timskog web-mjesta, odaberite gumb Sinkroniziraj odmah.
  4. Ako dobijete sigurnosni upit, odaberite Dopusti. Ako dobijete upit o upisu vjerodajnica za Office 365, unesite ID korisnika za Office 365 pa onda lozinku. Kada počne proces sinkronizacije, prikazat će vam se ovaj dijaloški okvir:

    Slika dijaloškog okvira koji vam se prikazuje kada počne sinkronizacija.
  5. Odaberite Pokaži mi datoteke da biste vidjeli dokumente u programu Windows Explorer. Datoteke se na računalu nalaze u mapi SharePoint. Zelena kvačica pokraj datoteke pokazuje da je ažurna i sinkronizirana s verzijom na timskom web-mjestu.

    Pomoću eksplorera za datoteke pomaknite se do sinkronizirane datoteke na računalu. Nalazi se u mapi sustava SharePoint.

    Napomene : 

    • Kada sinkronizirate datoteke na servisu OneDrive za tvrtke, one se nalaze u mapi OneDrive za tvrtke na računalu.

    • Snimka zaslona s eksplorerom za datoteke nakon sinkronizacije datoteke sa servisa OneDrive za tvrtke s računalom.

  6. U mapi SharePoint otvorite datoteku. Unesite promjenu pa odaberite Spremi. Ako ste povezani s internetom, na dnu zaslona vidjet ćete poruku Prijenos na SharePoint, što označava da se datoteka sprema na timsko web-mjesto. Istodobno se sprema i u mapu SharePoint na računalu. Ako ponovno dobijete poruku „Prijenos nije uspio”, pokušajte još jedanput. Katkad nestabilna internetska veza može prekinuti spremanje.

    Slika statusne koja vam se prikazuje prilikom spremanja datoteke na timsko web-mjesto.

    Čestitamo! Gotovi ste s postavljanjem pohrane i internetske suradnje za svoju tvrtku ili ustanovu.

Najbolji primjeri iz prakse pohrane i zajedničkog korištenja podataka

  • Mala neprofitna ustanova:stvorite timsko web-mjesto sustava Office 365 za pohranu zajedničkih dokumenata da bi se podaci arhivirali na središnjoj lokaciji. Na taj se način podaci ne gube zbog promjena djelatnika, npr. kada dolazi novi direktor. Stvorite privatno timsko podmjesto sustava Office 365 za pohranu datoteka koje ne želite dijeliti s ostatkom tima, npr. dokumenata o djelatnicima i financijskih dokumenata.

  • Obrtnik: putem servisa OneDrive za tvrtke pohranite vlastite datoteke i zajednički ih koristite s klijentima od slučaja do slučaja.

  • Suvlasnici: ako ste suvlasnik u tvrtci, i dalje možete koristiti OneDrive za tvrtke, ali morat ćete izravno omogućiti zajedničko korištenje s drugim vlasnikom i obratno.

  • Tvrtke s vanjskim klijentima ili partnerima koji moraju pristupati datotekama: na timskim podmjestima sustava Office 365 pohranjujte i zajednički koristite dokumente namijenjene određenom klijentu. Budući da je pristup podmjestu specifičan za određene klijente i ograničen na podmjesto, ne morate se bojati da će neki klijent slučajno pristupiti podacima namijenjenim drugom klijentu.

Kad pohranite datoteku na servis OneDrive za tvrtke, možete joj pristupati samo vi ako ne omogućite njeno zajedničko korištenje s drugima. Kad omogućite zajedničko korištenje datoteka, možete odabrati pojedince s kojima ćete ih zajednički koristiti ili ih zajednički koristiti sa svima. Možete stvoriti i zasebne mape na servisu OneDrive za različite svrhe, npr. javnu ili osobnu mapu ili one za pojedinačne projekte. Svaka se mapa može zajednički koristiti s drugom osobom ili grupom ili ni s kim.

Dodatne informacije o zajedničkom korištenju potražite u članku Zajedničko korištenje datoteka i mapa na servisu OneDrive za tvrtke

Da biste vidjeli koliko još imate slobodnog prostora za pohranu na servisu OneDrive za tvrtke, pročitajte članak Upravljanje prostorom za pohranu na servisu OneDrive za tvrtke.

Iako možete prenositi datoteke gotovo bilo kojeg oblika, neke datoteke možda nisu dopuštene zbog dva razloga: zbog sigurnosti i znakova koji nisu valjani u nazivima datoteka. Sigurnosni pravilnici sustava OneDrive za tvrtke blokiraju određene vrste datoteka i mali skup znakova. Dodatne informacije o tome koji oblici datoteka i koji znakovi koji nisu valjani nisu dopušteni potražite u članku Znakovi i vrste datoteka koje nisu valjane na servisu OneDrive za tvrtke.

Daljnji koraci

Tu smo da vam pomognemo!

Ako ste administrator sustava Office 365, podršku za korisnike možete zvati besplatno u bilo kojem trenutku.

Članak je zadnji put ažuriran 22. ožujka 2017. zahvaljujući vašim povratnim informacijama.

Ako imate pitanja ili prijedlog, obratite nam se putem okvira za komentare u nastavku pa ćemo se pozabaviti njima u budućim ažuriranjima ovog članka.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×