Postavljanje pravila za cirkularna pisma

Postavljanje pravila za cirkularna pisma

Informirajte se o pravilima cirkularne pošte i istražite kako se svako pravilo može upotrijebiti u vašoj tvrtki ili ustanovi. Kada sastavljate pismo ili poruku e-pošte za sve svoje klijente, a želite da u pismu stoje različite stvari, ovisno o različitim vrijednostima u određenim poljima podatkovnog izvora - možete postaviti pravilo.

Recimo, na primjer, da ste sastavili pismo o događaju koji će se uskoro odviti na tri različite zemljopisne lokacije diljem svijeta. Stvorili ste pismo pomoću mogućnosti pokretanja cirkularnih pisama na kartici Skupna pisma u programu Word, ali nakon pregleda dokumenta ustanovili ste da se u njemu neki sadržaj ponavlja i da se neki sadržaj mora mijenjati s obzirom na lokaciju događaja. U takvoj se situaciji poslužite pravilima u grupi Polja za unos i umetanje za postavljanje raznih uvjeta.

Korištenje pravila

Dodavanje pravila u dokument cirkularnih pisama omogućuje vam stvaranje učinkovitijeg radnog procesa i uvođenje fleksibilnosti. Uz pravila možete zaobići potrebu stvaranja većeg broja dokumenata i stvoriti sadržaj koji se može brzo mijenjati.

Pravila se mogu dodavati tijekom postavljanja cirkularnih pisama.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Pravila.

    U programu Word na kartici Skupna pisma, grupa Polja za unos i umetanje

  2. Odaberite dostupno pravilo.

    U programu Word, rubrici Pravila, padajući popis polja kojemu se pristupa putem grupe Unos i umetanje na kartici Skupna pisma

Nećete moći pristupiti pravilima dok ne počnete postupak stvaranja cirkularnog pisma. Pojedinosti o načinu postavljanja bilo kojeg pravila potražite u dijaloškom okviru za odabrano pravilo odabirom ikone ?. Naziv polja možete potražiti i u pomoći za Word.

Savjet : Da biste se prebacivali s pokazivanja kodova polja na njihovo skrivanje i obratno, pritisnite ALT + F9.

Polje

Opis

Primjer i način

Pitaj

Koristi se za ponavljanje zahtjeva za istim informacijama na više od jednog mjesta u dokumentu. Odgovor na upit prikazuje se u spojenom dokumentu

U grupi Umetanje polja za Word: Dijaloški okvir Postavljanje pitanja, potvrdni okvir Pitaj jedanput. Potvrdite okvir ako želite da se upit pojavljuje samo na početku konačnog cirkularnog pisma. Poništite okvir (zadana postavka) ako želite da se upit pojavljuje za svaki zapis.

Dodatne informacije potražite u polju Postavljanje pitanja.

Planira se zabava u povodu umirovljenja zaposlenika koji je godinama prodavao proizvode koje proizvodi vaša tvrtka ili ustanova. Pozivnica se šalje e-poštom osobama u tvrtki ili ustanovi i izvan nje te se svakoj osobi postavlja pitanje hoće li nazočiti.

U grupi Umetanje polja za Word: U dijaloškom okviru Postavljanje pitanja, u okviru Knjižna oznaka upišite Pozivnica.

U okvir Upit upišite Planirate li nam se pridružiti na zabavi u povodu umirovljenja?

U okvir Zadani tekst knjižne oznake upišite Da.

Kada završite, odaberite U redu.

Ispuna

Polje Ispuna služi za postavljanje pitanja. Polje Ispuna slično je polju Postavljanje pitanja u više navrata u dokumentu.

U grupi Umetanje polja za Word: Dijaloški okvir Ispuna, potvrdni okvir Pitaj jedanput. Potvrdite okvir ako želite da se odgovor primjenjuje na svaki zapis u spajanju. Poništite okvir (zadana postavka) ako želite da se upit pojavljuje za svaki zapis.

Dodatne informacije potražite u polju Ispuna.

Vaša tvrtka ili ustanova pokrovitelj je događaja za procjenu zdravlja. Svakom se zaposleniku šalje povjerljivi obrazac za prijavu. U tom se obrascu traže informacije kao što je dob, visina i težina.

U grupi Umetanje polja za Word: U dijaloškom okviru Ispuna, u okviru Upit upišite Koliko vam je godina?

Kada završite, odaberite U redu.

Ako onda ili

Koristi se za definiranje uvjeta koji je potrebno ispuniti. Ako se ispuni definirani uvjet, daje se određena informacija. No ako uvjet nije ispunjen, daje se neka druga informacija.

Dodatne informacije potražite u polju Ako.

Održavate veliku bazu podataka članova za humanitarnu organizaciju. Članovi će primiti različite obavijesti o nadolazećim prikupljanjima sredstava, ovisno o njihovoj zemljopisnoj lokaciji.

U grupi Umetanje polja za Word: U dijaloškom okviru Ako, na padajućem popisu Naziv polja odaberite naziv stupca lokacija u podatkovnom izvoru (obično je riječ o proračunskoj tablici programa Excel).

Na padajućem popisu Usporedba odaberite Jednako je.

U okviru Usporedba upišite Južna Amerika. Potom u okvir Umetni ovaj tekst upišite sadržaj koji se umeće ako je ispunjena usporedba. Ako usporedba nije ispunjena, dodaje se sadržaj naveden u okviru Inače umetni ovaj tekst.

Kada završite, odaberite U redu.

Br. spojenih zapisa

Koristi se za snimanje stvarnog broja zapisa iz podatkovnog izvora koje je potrebno obuhvatiti spojenim dokumentom. Broj odražava sva sortiranja ili filgriranja koja ste primijenili na podatkovni izvor prije spajanja.

Dodatne informacije potražite u polju MergeRec.

Polje MergeRec koristi se uz polje Ispis datuma za stvaranje jedinstvenih brojeva faktura.

Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Pravila, a zatim odaberite Br. spojenih zapisa.

Br. spojenih slijedova

Koristi se kada želite izbrojiti zapise u spojenom dokumentu.

Dodatne informacije potražite u polju MergeSeq.

Spojili ste skup pisama i zadnji zapis u skupu pisama obrazac prikazuje ukupan broj pisama. Tim se ukupnim brojem možete poslužiti pri izračunu troškova poštarine.

Na kartici Skupna pisma, u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Pravila, a zatim Br. spojenih slijedova.

Sljedeći zapis

Koristi se za umetanje sljedećeg podatkovnog zapisa u postojeći dokument bez pokretanja novog dokumenta.

Dodatne informacije potražite u polju Sljedeće.

Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Pravila pa zatim Sljedeći zapis.

Sljedeći zapis ako

Koristi se za usporedbu dvije vrijednosti. Podudaranje sadržaja podatkovnog polja i vrijednosti određuje treba li se sljedeće polje spojiti s trenutačnim dokumentom ili s novim.

Dodatne informacije potražite u polju Sljedeće ako.

Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Pravila pa zatim Sljedeći zapis ako.

Na popisu Naziv polja odaberite naziv spojnog polja, primjerice Grad.

Na popisu Usporedba odaberite operator koji želite. Primjerice, radi izdvajanja primatelja u određenom gradu kliknite Jednako.

U okvir Usporedi sa upišite vrijednost koju želite koristiti. Primjerice, radi izdvajanja primatelja iz Tokija upišite Tokio.

Postavi knjižnu oznaku

Koristi se da bi se povezao naziv knjižne oznake s određenom vrijednošću. Knjižna se oznaka može smjestiti na više mjesta u dokumentu. Kad god umetnete knjižnu oznaku u dokument, prikazat će se vrijednost povezana s tom knjižnom oznakom.

Dodatne informacije potražite u polju Postavljanje.

Vaša tvrtka ili ustanova priprema javnu objavu sažetka o ekološkim pothvatima koje treba poduzeti na određenom području. Voditelji projekta imaju preliminarni naziv projekta, ali vas upozoravaju da bi se on mogao promijeniti. U takvom je slučaju najbolje dodati knjižnu oznaku jer ako se naziv promijeni, možete samo promijeniti knjižnu oznaku, a ne i svaku referencu na naslov.

U grupi Umetanje polja za Word: U dijaloškom okviru Postavljanje, u okviru Knjižna oznaka upišite Naziv projekta.

U blok Vrijednost upišite Oporavak područja Big Frog Hollow

Kada završite, odaberite U redu.

Preskoči zapis ako

Koristi se za usporedbu podatkovnog polja s vrijednošću, a zatim za preskakanje postojećeg podatkovnog zapisa ako usporedba vrijedi.

Dodatne informacije potražite u polju Preskoči ako.

Vlasnik ste trgovine odjećom i ustanovili ste da imate previše majica u jednoj ne osobito popularnoj veličini. Zato kada se spremate na slanje letka o rasprodaju, u njemu ćete isključiti kupce koji nose određenu veličinu.

U grupi Umetanje polja za Word: U dijaloškom okviru Preskoči ako, na padajućem popisu Naziv polja odaberite naziv stupca Veličina u podatkovnom izvoru (obično je riječ o proračunskoj tablici programa Excel).

Na padajućem popisu Usporedba odaberite Jednako je.

U okviru Usporedba upišite XL. Kada završite, odaberite U redu. Svi kupci koji nose majicu veličine XL neće primiti letak o rasprodaji.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×