Poboljšanje učinkovitosti unosa podataka pomoću polja pretraživanja

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Stvaranje polja s vrijednostima u tablicama programa Microsoft Office Access pridonosi poboljšanju učinkovitosti postupka unosa podataka u bazu podataka. U polju s vrijednostima može se prikazivati prilagođena vrijednost koja je vezana uz drugu vrijednost u izvorišnoj podatkovnoj tablici ili na popisu vrijednosti. Na primjer, u polju s vrijednostima može se prikazivati ime kontakta koji je vezan uz odgovarajući identifikacijski broj kontakta u drugoj tablici, upitu ili popisu.

U ovom se članku opisuju vrste polja s vrijednostima te kako i kada stvoriti svaku od tih vrsta.

Što vas zanima?

Odabir vrste polja s vrijednostima

Stvaranje polja s vrijednostima

Kada koristiti višestruke vrijednosti u polju s vrijednostima

Uklanjanje svojstvo pretraživanja

Odabir vrste polja s vrijednostima

Polje s vrijednostima prikazuje popis vrijednosti koje korisnik može odabrati. Na taj se način podaci unose brže i točnije. Kada podaci uneseni u polje već postoje u drugoj tablici, možete izbjeći dupliciranje i moguće pogreške pri ponovnom unosu podataka. Polja s vrijednostima mogu biti jednostavna ili složena. Jednostavna polja s vrijednostima omogućuju pohranu jedne vrijednosti, dok složena polja s vrijednostima ili polja s više vrijednosti omogućuju pohranu više vrijednosti koje se prikazuju u kontroli kombiniranog okvira ili okvira s popisom. Za svaki unos u polje s više vrijednosti vrijednost prikaza "traži" se na temelju odgovarajuće vezane vrijednosti. Kada se polje s vrijednostima prikaže ili mu se pristupi na podatkovnom listu, naziva se stupcem s vrijednostima. Dvije vrste polja s vrijednostima koje možete stvoriti su popis s vrijednostima i popis vrijednosti.

Korištenje popisa s vrijednostima

Kada se polje s vrijednostima temelji na popisu s vrijednostima, polje podatke dohvaća iz postojeće tablice ili upita u bazi podataka. U toj vrsti pretraživanja tablice su povezane, a kada se vrijednosti u izvoru podataka promijene, u polju s vrijednostima dostupni su trenutni podaci.

Korištenje popisa s vrijednostima

Kada se polje s vrijednostima temelji na popisu s vrijednostima, polje s vrijednostima podatke dohvaća s popisa vrijednosti koje unosite pri stvaranju polja. Ta vrsta polja s vrijednostima idealna je kada imate ograničen skup vrijednosti koje se ne mijenjaju često.

Stvaranje polja s vrijednostima

Polje s vrijednostima možete stvoriti u prikazu dizajna ili podatkovnog lista. Da biste promijenili postojeće polje u polje s vrijednostima, koristite prikaz dizajna i promijenite vrstu podataka. Da biste dodali novo polje s vrijednostima, koristite postojeću tablicu ili upit kao izvor podataka za polje s vrijednostima ili stvorite svoj popis vrijednosti. U sljedećim se odjeljcima opisuju oba načina stvaranja polja s vrijednostima.

Stvaranje polja s vrijednostima na temelju tablice ili izvora podataka za upit

  1. Otvorite tablicu u prikazu podatkovnog lista, a zatim kliknite zaglavlje stupca u kojem želite stvoriti polje s vrijednostima.

  2. Kliknite vrstu podataka za pretraživanje i odnos .

    prikaz polja pretraživanja

  3. U čarobnjaku za pretraživanje odaberite Želim da polje s vrijednostima dohvati vrijednosti iz druge tablice ili upita, a zatim kliknite Dalje.

Napomena : Ako je polje s vrijednostima povezano s popisom sustava SharePoint, sve promjene na podacima moraju se napraviti na popisu sustava SharePoint.

  1. Da biste odabrali izvor za vrijednost polja s vrijednostima, na raspolaganju su vam mogućnosti Tablice, Upiti i Oboje.

Ako je aplikacija dizajnirana za web, a izvorišna tablica je u klijentskom načinu, mora imati primarni ključ jer u suprotnom Access prikazuje poruku o pogrešci. Ako se to dogodi, najprije stvorite numerički primarni ključ za tablicu iz prikaza dizajna, a zatim se vratite u način rada za web da biste stvorili polje s vrijednostima. Dodatne informacije o dizajniranju tablice u načinu rada za web potražite u odjeljku Izrada baze podataka radi zajedničkog korištenja na webu.

  1. Odaberite tablicu ili upit s popisa, a zatim pritisnite Sljedeće.

  2. S popisa Dostupna polja odaberite polje koje želite dodati, a zatim kliknite gumb > da biste ga dodali na popis Odabrana polja. Provjerite nalazi li se odabrano polje ili polja na popisu Odabrana polja, ponavljajte postupak da biste dodali dodatna polja dok ne dodate sva potrebna polja, a zatim kliknite Dalje.

  3. Ako ste odabrali više polja i želite navesti mogućnosti sortiranja za polje s vrijednostima, odaberite strelicu dolje pokraj prvog polja sortiranja, a zatim kliknite naziv polja po kojem želite sortirati vrijednosti.

  4. Da biste promijenili redoslijed sortiranja, kliknite gumb Uzlazno, a zatim Dalje.

  5. Da biste prilagodili širinu polja s vrijednostima, upotrijebite miš da biste povukli stupac na željenu širinu, a zatim kliknite Dalje.

Napomena : Možete prilagoditi širinu stupca polja s vrijednostima, no ako širinu smanjite tako da polje više ne bude vidljivo, neće se prikazati.

Savjet : Potvrdite okvir Sakrij glavni stupac tako da svi koji koriste stupac s vrijednostima u polju vide samo vrijednosti za koje želite da ih vide, a ne vrijednosti u polju primarnog ključa.

  1. Upišite naziv oznake za polje s vrijednostima.

  2. Da biste stvorili stupac s više vrijednosti, potvrdite okvir Dopusti višestruke vrijednosti.

Napomena : Okvir Dopusti višestruke vrijednosti mora biti potvrđen da bi se omogućila pohrana više vrijednosti. Pročitajte odjeljak Kada dopustiti višestruke vrijednosti u polju s vrijednostima.

u čarobnjaku za pretraživanje, odabir mogućnosti pretraživanja s više vrijednosti

  1. Kliknite Završi, kliknite karticu Datoteka, a zatim Spremi.

Savjet : Da biste potvrdili ili promjena svojstava polja s vrijednostima, otvorite tablicu u prikazu dizajna i svojstva dostupne su na kartici pretraživanje u odjeljku Svojstva polja.

Korištenje tablice ili upita kao izvora podataka za polje pretraživanja

Vrh stranice

Stvaranje polja s vrijednostima na temelju popisa vrijednosti

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu s kojom želite raditi, a zatim kliknite Prikaz dizajna.

  2. Kliknite ćeliju u stupcu Vrsta podataka koja odgovara stupcu koji želite definirati kao polja s vrijednostima, kliknite strelicu prema dolje i odaberite s vrstom podataka, a zatim kliknite Čarobnjak za traženje vrijednosti.

Napomena : Ako Access prikaže poruku da ne može pokrenuti čarobnjak za pretraživanje, promijenite vrstu podataka polja.

  1. U čarobnjaku za pretraživanje potvrdite okvir Unijet ću vrijednosti koje želim, a zatim kliknite Dalje.

  2. Na sljedećoj stranici čarobnjaka upišite broj stupaca koje želite na popisu s vrijednostima.

Napomena : Možete prilagoditi širinu stupca polja s vrijednostima, no ako širinu smanjite tako da polje više ne bude vidljivo, neće se prikazati.

  1. Upišite vrijednosti koje želite prikazuje na popisu pretraživanja, a zatim kliknite sljedeće.

Popis vrijednosti možete urediti izravno u tekstnom okviru Izvor retka iz svojstva polja s vrijednostima.

  1. Ako ste naveli više stupaca u četvrtom koraku, morate odabrati koji ćete stupac koristiti za jedinstveno prepoznavanje svake vrijednosti. U okviru Dostupna polja dvokliknite stupac koji želite koristiti za jedinstveno prepoznavanje svake vrijednosti, a zatim kliknite Dalje.

Napomena : Taj se korak ne pojavljuje ako niste naveli više stupaca u četvrtom koraku.

  1. Na sljedećoj stranici čarobnjaka upišite naziv oznake za polje s vrijednostima.

  2. Ako stvarate stupac s više vrijednosti, potvrdite okvir Dopusti višestruke vrijednosti.

    Napomena : Okvir Dopusti višestruke vrijednosti mora biti potvrđen da bi se omogućila pohrana više vrijednosti. Pročitajte odjeljak Kada dopustiti višestruke vrijednosti u polju s vrijednostima.

  3. Kliknite Dovrši, a zatim Da da biste spremili promjene.

Vrh stranice

Kada koristiti višestruke vrijednosti u polju s vrijednostima

Preporučuje se dopustiti višestruke vrijednosti radi prikaza u polju s vrijednostima ako se neki od sljedećih uvjeta odnosi na način na koji se koristi baza podataka:

  • Imate ažuran popis vrijednosti koji korisniku dopušta nekoliko odabira unosa podataka.

  • Baza podataka često pristupa web-mjestu sustava SharePoint.

  • Baza podataka je povezana s web-mjestom sustava SharePoint.

Osim što je omogućivanje korištenja višestrukih vrijednosti korisno, ono može i smanjiti funkcionalnost baze podataka ako je premjestite na poslužitelj.

Oprez : Kada stvorite polje s više vrijednosti čiji je izvor podataka postojeća tablica, više nije moguće promijeniti vrstu podataka ili veličinu polja za polje s vrijednostima bez prethodnog brisanja odnosa.

Postavljanje i promjena svojstava polja s vrijednostima

Kada koristite čarobnjak za pretraživanje, svojstva polja s vrijednostima automatski se postavljaju. No možete izmijeniti ta svojstva da biste promijenili ponašanje polja s vrijednostima.

  • U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu s kojom želite raditi, a zatim kliknite Prikaz dizajna.

  • Kliknite polje čija svojstva pretraživanja želite promijeniti.

  • Kliknite karticu Pretraživanje.

  • Kliknite strelicu dolje pokraj svojstva koje želite promijeniti, a zatim odaberite željenu mogućnost.

U sljedećoj se tablici nalaze svojstva polja s vrijednostima koje možete postaviti ili promijeniti.

Svojstvo

Akcija

Kontrola prikaza

Ovisno o vrsti kontrole, vrsta se može postaviti na jedno od sljedećeg:

Samo polja s potvrdnim okvirom Da/ne.

  • Tekstni okvir     Prikazuje sadržaj koji je korisnik unese.

  • Okvir s popisom     Prikazuje popis vrijednosti u otvorenog prozora.

  • Kombinirani okvir     Prikazuje odabrane vrijednosti kad je zatvoreno i prikazuje popis dostupnih vrijednosti prilikom otvaranja.

Napomena : Postavljanje Kontrola prikazasvojstvo Tekstnog okvira ili potvrdni okvir Onemogući pretraživanja.

Vrsta izvora retka

Odaberite hoće li se polje s vrijednostima popuniti vrijednostima iz druge tablice ili upita ili s popisa vrijednosti koje odredite. Osim toga, možete odabrati popunjavanje popisa nazivima polja u tablici ili upitu.

Izvor retka

Odredite tablicu, upit ili popis vrijednosti koji daju vrijednosti za polje s vrijednostima. Kada je svojstvo Vrsta izvora retka postavljeno na Tablica/Upit ili Popis polja, to bi svojstvo trebalo biti postavljeno na naziv tablice, upit ili SQL naredbu koja predstavlja upit. Kada je svojstvo Vrsta izvora retka postavljeno na Popis vrijednosti, to bi svojstvo trebalo sadržavati popis vrijednosti odvojenih točkom sa zarezom.

Povezani stupac

Odredite stupac u svojstvu Izvor retka koji daje vrijednost pohranjenu u polju s vrijednostima. Ta vrijednost može biti od 1 do broja stupaca u svojstvu Izvor retka.

Broj stupaca

Odredite broj stupaca u izvoru retka koji se mogu prikazati u stupcu s vrijednostima. To svojstvo može biti cijeli broj od 1 do 255.

Naslovi stupaca

Odredite treba li prikazivati zaglavlja stupaca. Ta vrijednost može biti Ne (zadano) ili Da.

Širine stupaca

Unesite širinu stupca za svaki stupac. Na primjer, ako ne želite prikazati neki stupac, npr. ID broj, za širinu odredite 0.

Reci popisa

Odredite broj redaka koji će se pojaviti kad se prikaže stupac za pretraživanje.

Širina popisa

Odredite širinu kontrole koja se pojavljuje kad se prikaže stupac za pretraživanje.

Ograniči na popis

Odredite može li korisnik unijeti vrijednost koja nije pronađena na popisu.

Dopusti višestruke vrijednosti

Odredite hoće li polje s vrijednostima koristiti polje s više vrijednosti te hoće li dopuštati odabir više vrijednosti. Ta vrijednost može biti Ne (zadano) ili Da. Ako odaberete Da, korisnik može odabrati više vrijednosti iz svojstva Izvor retka za svaki zapis. Dodatne informacije o korištenju te mogućnosti potražite u odjeljku Kada dopustiti višestruke vrijednosti u polju s vrijednostima.

Dopusti uređivanja popisa vrijednosti

Navedite mogu li se stavke u polju s vrijednostima popisa vrijednosti uređivati. Kada je mogućnost postavljena na Da, klikom desnom tipkom miša na polje s vrijednostima prikazuje se mogućnost izbornika Uredi stavke popisa. Ako polje za s vrijednostima sadrži više stupaca, to se svojstvo zanemaruje.

Obrazac uređivanja stavki popisa

Navedite postojeći obrazac koji želite koristiti za uređivanje stavki popisa u polju s vrijednostima.

Prikaži samo vrijednosti izvora retka

Prikazuje samo vrijednosti koje odgovaraju trenutnom izvoru retka kada je značajka Dopusti višestruke vrijednosti postavljena na Da.

Vrh stranice

Uklanjanje svojstva pretraživanja

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu s kojom želite raditi, a zatim kliknite Prikaz dizajna.

  2. Odaberite polje čije svojstvo pretraživanja želite ukloniti.

  3. Kliknite karticu Pretraživanje.

  4. Na padajućem popisu Kontrola prikaza kliknite Tekstni okvir, a zatim spremite promjene.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×