Osnovni zadaci u programu Outlook

Outlook služi za organiziranje poruka e-pošte, kalendara, kontakata, zadataka i popisa obveza, sve na jednom mjestu. Organiziranje počinje od računa e-pošte. S tog mjesta možete početi raditi s porukama e-pošte, pretvarajući ih u zadatke i obveze te spremajući podatke o ljudima s kojima komunicirate na popis kontakata da više ne biste morali pamtiti adrese e-pošte i telefonske brojeve. Bacimo kratak pogled na neke osnovne zadatke.

Početak rada

Najprije ćemo postaviti račun za Outlook. Nakon toga moći ćete primati i slati e-poštu, koristiti kalendar, stvarati kontakte i raditi sa zadacima u programu Outlook.  

Postavljanje je automatsko ako ste na istom računalu već koristili neku stariju verziju programa Outlook. Ako pak niste, kada prvi put otvorite Outlook, pokrenut će se značajka automatskog postavljanja računa i voditi vas kroz cijeli postupak.

Zatražit će vaše ime, adresu e-pošte i lozinku. Obično je to dovoljno, no ako automatsko postavljanje ne uspije, Outlook će vas zatražiti još koji podatak, recimo naziv poslužitelja za e-poštu. Ako ga ne znate, dat će vam ga davatelj usluga e-pošte.

Gumb Dodaj račun u prikazu Backstage

Napomena :  Ako kasnije želite dodati drugi račun e-pošte, kada budete spremni, odaberite Datoteka > Dodaj račun da biste započeli automatsko postavljanje računa.

Traka za brzi pristup

Traka za brzi pristup važan je dio rada s programom Outlook. Ona omogućuje jednostavno kretanje po najčešće korištenim značajkama programa Outlook – pošti, kalendaru, osobama i zadacima. Ta je traka dopuna standardnih kartica i vrpci koje vam nude pristup odabranim alatima i mogućnostima za jednostavniju upotrebu programa Outlook i rukovanje njime.

Traka za brzi pristup obično se nalazi pri dnu prozora programa Outlook i – ovisno o odabranim postavkama – prikazuje nazive gumba (slika lijevo) ili ikone (slika desno) povezane s nazivima značajki.

Traka za brzi pristup programa Outlook s prikazom gumba za poštu, kalendar, osobe i zadatke prema nazivu te dodatnih mogućnosti (tri točke)

Traka za brzi pristup programa Outlook s prikazom ikona pošte, kalendara, osoba, zadataka i dodatnih mogućnosti

Promjena izgleda trake za brzi pristup

Možete odrediti koji će gumbi (ili ikone) biti prikazani na traci za brzi pristup, pa čak i redoslijed njihova prikaza.

  1. Odaberite Više > Mogućnosti navigacije.

    Da biste pristupili mogućnostima navigacije, odaberite Više (tri točke) na traci za brzi pristup

  2. U dijaloškom okviru Mogućnosti navigacije učinite sljedeće:

    Dijaloški okvir Mogućnosti navigacije na traci za brzi pristup

    • Da biste promijenili broj gumba ili ikona koji se prikazuju na traci, povećajte ili smanjite zadanu postavku 4 za Maksimalni broj vidljivih stavki.

    • Ako želite da se umjesto naziva prikazuju ikone, potvrdite okvir Sažeta navigacija.

    • Da biste promijenili raspored gumba ili ikona, odaberite stavku u okviru Prikaži ovim redoslijedom, a zatim odaberite Premjesti gore ili Premjesti dolje.

  3. Odaberite U redu.

    Savjet : Ako niste zadovoljni promjenama ili želite krenuti ispočetka, odaberite Vrati izvorno.

Pošta

E-poštom se možete povezati s osobama u tvrtki ili ustanovi i izvan nje. Porukama e-pošte možete dodati elektronički potpis i privitke.

Stvaranje nove poruke e-pošte

  1. U bilo kojoj mapi pošte (primjerice u mapi ulazne pošte) odaberite Nova poruka e-pošte.

    nova poruka e-pošte

    Tipkovni prečac:    da biste stvorili poruku e-pošte, pritisnite Ctrl+Shift+M.

  2. Kada dovršite sastavljanje poruke, odaberite Pošalji.

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje poruke e-pošte.

Dodavanje potpisa u poruke e-pošte

Stvarajte personalizirane potpise koji se pojavljuju pri dnu poruka. Mogu se sastojati od teksta, slika, Elektronička posjetnica, logotipa ili čak slike vlastoručnog potpisa.

Stvaranje potpisa

  1. U novoj poruci odaberite Potpis > Potpisi.

    potpis

  2. Na kartici Potpis e-pošte odaberite Novo.

  3. Upišite naziv pa odaberite U redu.

  4. U odjeljku Odabir zadanog potpisa učinite sljedeće:

    • Na popisu Račun e-pošte odaberite račun e-pošte kojemu želite pridružiti potpis.

    • Na popisu Nove poruke odaberite potpis koji želite automatski dodati u sve nove poruke e-pošte. Ako ne želite automatski potpisivati sve svoje poruke e-pošte, navedenu mogućnost možete ignorirati i odabrati (ništa) kao zadanu vrijednost.

    • Na popisu Odgovori/prosljeđivanja odaberite potpis koji želite automatski dodati (automatsko potpisivanje) prilikom odgovaranja na poruke ili prosljeđivanja poruka. Ili prihvatite zadanu mogućnost (ništa).

  5. U odjeljku Uredi potpis upišite potpis, a zatim odaberite U redu.

Dodavanje potpisa

  • U novoj poruci odaberite Potpis, a zatim odaberite željeni potpis.

    potpis

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje i dodavanje potpisa u poruke e-pošte.

Prosljeđivanje poruke e-pošte i odgovaranje na nju

  1. Na vrpci ili u oknu za čitanje odaberite Odgovori, Odgovori svima ili Proslijedi

    Odgovori

  2. U okviru Prima, Kopija ili Skrivena kopija učinite sljedeće:

    • da biste dodali primatelja, kliknite unutar odgovarajućeg okvira i upišite ime primatelja.

    • da biste uklonili primatelja, kliknite unutar odgovarajućeg okvira, odaberite ime primatelja i zatim pritisnite tipku Delete.

Dodatne informacije potražite u članku Odgovor na poruku i prosljeđivanje poruke.

Dodavanje privitka u poruku e-pošte

Da biste nekom poslali datoteku, priložite je u poruci. Prilagati možete i druge samoOutlook stavke, primjerice poruke, kontakte i zadatke.

  1. Stvorite novu poruku ili odaberite postojeću, a zatim odaberite Odgovori, Odgovori svima ili Proslijedi.

  2. U prozoru poruke odaberite Poruka > Priloži datoteku.

    priloži datoteku

Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje datoteke, poruke, kontakta i zadatka u poruku e-pošte u obliku privitka.

Otvaranje i spremanje privitka poruci e-pošte

Privitak možete otvoriti iz okna za čitanje ili otvorene poruke. Nakon otvaranja i pregleda možete ga spremiti. Ako poruka ima više privitaka, možete ih spremiti sve odjednom ili pojedinačno.

Otvaranje privitka

Ovisno o verziji samoOutlook koju koristite, za otvaranje privitka može biti dostupan veći broj mogućnosti.

  • Dvokliknite privitak.

Dodatne informacije potražite u članku Otvaranje privitaka.

Spremanje privitka

  1. Odaberite privitak u oknu za čitanje ili otvorenoj poruci.

  2. Na kartici Privici u grupi Akcije odaberite Spremi kao. Možete i desnom tipkom miša kliknuti privitak, a zatim odabrati Spremi kao.

    spremi kao privitke

Dodatne informacije potražite u članku Spremanje privitaka.

Obveze i sastanci sastavni su dio vašeg osobnog i privatnog života, a kalendar je savršeno sredstvo za upravljanje njima. Outlook omogućuje i postavljanje podsjetnika na zakazane događaje.

Stvaranje obveze u kalendaru

U programu Outlook obveze nisu isto što i sastanci. Obveze su aktivnosti koje možete unijeti u svoj kalendar, a za koje ne morate pozivati druge osobe ni rezervirati resurse, npr. sobu za sastanke ili opremu.

Kliknite Kalendar.

  • U mapi Kalendar odaberite Nova obveza. Možete i desnom tipkom miša kliknuti vrijeme u rešetki kalendara, a zatim odabrati Nova obveza.

    Kalendar – Nova obveza

    Tipkovni prečac:    da biste stvorili obvezu, pritisnite Ctrl + Shift + A.

Dodatne informacije potražite u članku Zakazivanje obveze.

Zakazivanje sastanka

U programu Outlook sastanak obuhvaća druge osobe, a može obuhvaćati i resurse kao što su sobe za sastanke. Odgovori na vaše zahtjeve za sastankom prikazuju se u mapi ulazne pošte.

  • U mapi Kalendar odaberite Novi sastanak.

    Kalendar – Novi sastanak

Tipkovni prečac    Da biste stvorili novi zahtjev za sastankom u bilo kojoj mapi u programu Outlook, pritisnite Ctrl+Shift+Q.

Dodatne informacije potražite u članku Zakazivanje sastanka s drugim korisnicima.

Postavljanje podsjetnika

Podsjetnici aktiviraju skočne prozore s upozorenjem o nekom važnom nadolazećem roku. U programu Outlook podsjetnike možete postavljati i uklanjati gotovo za sve stavke, npr. poruke e-pošte, obveze i kontakte.

Za obveze i sastanke

  • Otvorite neku obvezu ili sastanak te na okviru s popisom Podsjetnik odaberite koliko se on prije sastanka ili obveze mora pojaviti. Da biste isključili podsjetnik, odaberite Ništa.

Za poruke e-pošte, kontakte i zadatke

  • Odaberite Upute za daljnji rad> Dodaj podsjetnik.

Savjet :  Podsjetnici vam omogućuju da poruke e-pošte zastavicama brzo označite kao obveze. Na taj se način poruka pojavljuje pri vrhu popisa obveza i u mapi Zadaci, ali se podsjetnik ne dodaje automatski. Desnom tipkom miša kliknite zastavicu na popisu poruka da biste dodali podsjetnik. Ako vam je poruka već otvorena, možete odabrati i Upute za daljnji rad > Dodaj podsjetnik.

daljnji rad

Kontakti

Kontakti je zajednički naziv za sve pojedince i tvrtke koji sačinjavaju vaše poslovne i osobne kontakte. Sami po vlastitom nahođenju odlučujete koga ćete dodati kao kontakt. Jedina ograničenja koja se primjenjuju na mogućnost dodavanja kontakata ona su koja zadate sami ili ih postavi vaša tvrtka. Tvrtka, primjerice, može imate pravila o dopisivanju s određenim vanjskim adresama e-pošte.

Stvaranje kontakta

Kontakti se mogu sastojati samo od imena i adrese e-pošte, a možete, primjerice, dodati i pojedinosti kao što su fizička adresa, više telefonskih brojeva, slika i datum rođenja. Svoje kontakte možete pronaći u mogućnosti Kontakti na traci prečaca u donjem lijevom kutu prozora programa Outlook.

kontakti

  • Na izborniku Kontakti kliknite Novi kontakt.

    novi kontakt

    Tipkovni prečac:    da biste stvorili kontakt iz bilo koje mape u programu Outlook, pritisnite Ctrl+Shift+C.

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje i dodavanje kontakta.

Dohvaćanje popisa kontakata iz adresara u programu Outlook

Preporučuje se redovito spremanje popisa kontakata koje imate u adresaru. U programu Outlook 2013 ili Outlook 2016 za Windows kontakte možete preuzeti u obliku datoteke s vrijednostima razdvojenima zarezom (.csv) pa ih prebaciti na uređaj i otvoriti u programu Excel.

  1. Otvorite Outlook pa odaberite Datoteka > Otvori i izvezi > Uvoz/izvoz.

    Odaberite Otvori i izvezi, a zatim Uvoz/izvoz.

  2. U čarobnjaku za uvoz i izvoz odaberite Izvoz u datoteku > Dalje.

  3. Odaberite Vrijednosti razdvojene zarezom, a zatim na stranici Izvoz u datoteku odaberite Kontakti kao mapu iz koje se izvoze podaci za vaš račun.

    Pomaknite se prema gore, a zatim odaberite mapu s kontaktima koje želite izvesti.

    Važno : Prije nastavka obavezno provjerite je li mapa Kontakti koju ste odabrali povezana s vašim računom. To je osobito važno ako ove korake ne provodite sa svojeg računala.

  4. Odaberite Dalje > Pregledaj, a zatim otvorite lokaciju na koju želite spremiti datoteku s vrijednostima razdvojenima zarezom (.csv).

  5. Upišite naziv datoteke pa odaberite U redu > Dalje.

    Adresar s kontaktima spremite kao .csv datoteku

  6. Odaberite Završi da biste pokrenuli postupak izvoza.

    Napomena : Outlook ne prikazuje poruku kada postupak izvoza završi.

Otvorite .csv datoteku s kontaktima.

Datoteka izvezenih kontakata s vrijednostima razdvojenima zarezom (.csv) obično se otvara u programu Excel.

  1. Otvorite lokaciju na kojoj ste spremili .csv datoteku pa otvorite datoteku.

  2. Provjerite jesu li u datoteci popisani vaši kontakti.

    Primjer datoteke Outlook .csv otvorene u programu Excel

    Napomena : Neke ćelije mogu biti prazne. To je normalno.

  3. Zatvorite datoteku bez ikakvih promjena da biste izbjegli potencijalne probleme s uvozom datoteke na neki drugi uređaj s istom verzijom programa Outlook ili u neki drugi servis za e-poštu.

Zadaci

Stvaranje zadatka

Mnogi korisnici sastavljaju popise obveza  – na papiru, u proračunskoj tablici ili kombinirajući papirnate i elektroničke načine. U programu Outlook moguće je spojiti razne popise u jedan popis, primati podsjetnike i pratiti tijek izvršavanja zadataka.

  1. Otvorite Outlook, a zatim na kartici Polazno u grupi Novo odaberite Nove stavke.

  2. Odaberite Zadatak pa u obrazac za zadatak upišite potrebne podatke, a zatim odaberite Spremi i zatvori.

Tipkovni prečac:    da biste stvorili novi zadatak, pritisnite Ctrl + Shift + K.

Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje zadataka i stavaka obveza.

Dodjeljivanje zadatka

  1. Odaberite Ikone zadataka na traci za brzi pristup programa Outlook na traci za brzi pristup ili Zadaci na stranici navigacijska traka.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Odaberite Ikona novog zadatka na vrpci ili pritisnite Ctrl+Shift+K da biste stvorili zadatak.

      ili

    • Otvorite postojeći zadatak.

  3. Odaberite Dodijeli zadatak.

    Naredba Dodijeli zadatak na vrpci

  4. U obrascu za zadatak učinite sljedeće:

    • U okvir Primatelj upišite ime ili adresu e-pošte.

    • Dodajte Predmet, pa odaberite Početni datum i Krajnji rok te po potrebi postavite Status i Prioritet.

      Svojstva datuma početka i dospijeća za dodijeljeni zadatak

    • Potvrdite ili poništite zadani odabir u dva okvira: Čuvaj ažuriranu kopiju ovog zadatka na mojem popisu zadataka i Pošalji mi izvješće o statusu kada ovaj zadatak bude dovršen.

    • Po potrebi upišite poruku u blok sadržaja ispod potvrdnih okvira.

  5. Ako želite da se zadatak ponavlja, na vrpci odaberite Ponavljanje, a zatim odaberite željene mogućnosti u dijaloškom okviru Ponavljanje zadatka i potom U redu.

    Napomena :  Ako dodijelite zadatak koji se ponavlja, kopija zadatka ostat će na vašem popisu zadataka, ali se neće ažurirati. Ako ste potvrdili okvir Pošalji mi izvješće o statusu kada ovaj zadatak bude dovršen, dobit ćete izvješće o stanju prilikom svakog dovršenja zadatka.

  6. Odaberite Pošalji.

Savjet : Outlook može pratiti tijek zadatka dodijeljenog jednoj osobi. Ako želite da na zadatku radi veći broj osoba, podijelite ga na manje dijelove ili svaki zadatak dodijelite zasebno. Tako, primjerice, da biste pratili pisanje izvješća koje pišu tri autora, stvorite tri zasebna zadatka te svaki pojedinačni zadatak dodijelite odgovarajućem autoru.

Prihvaćanje ili odbijanje dodijeljenog zadatka

Kada je zadatak stvoren i dodijeljen vama, prikazat će se u vašoj ulaznoj pošti.

Naredbe za prihvaćanje i odbijanje u zahtjevu za dodjelom zadatka prikazane u oknu za čitanje

  • U oknu za čitanje odaberite Prihvaćam ili Odbijam.

    ili

    Otvorite zadatak pa na vrpci odaberite Prihvaćam ili Odbijam, a zatim, bez obzira na odabranu mogućnost, odaberite Uređivanje odgovora prije slanja ili Odmah pošalji odgovor i potom U redu.

    Napomena : Prihvaćeni zadaci prikazat će se na vašem popisu zadataka u programu Outlook.

Kada otvorite zadatak, odabirom mogućnosti Odgovori, Odgovori svima ili Proslijedi možete po potrebi poslati poruku osobi koja vam je dodijelila zadatak i drugim osobama. U blok poruke možete uvrstiti i komentar.

Prikaz zadatka

  1. Otvorite Outlook pa na traci za brzi pristup odaberite Ikone zadataka na traci za brzi pristup programa Outlook .

  2. U odjeljku Popis obveza ili Zadaci dvokliknite stavku da biste vidjeli cijeli njezin sadržaj.

U svakom trenutku možete promijeniti način prikaza zadataka.

  • Na kartici Polazno u grupi Trenutni prikaz odaberite neki drugi prikaz.

    Mogućnosti trenutačnog pogleda za zadatke .

Ispis zadatka

Možete odabrati način prikaza zadataka, a zatim, ovisno o tome što želite ispisati i u kojem obliku – u stilu tablice ili dopisa – zadatak možete ispisati. Ako, primjerice, odaberete ispis jednog zadatka, jedina je postavka dostupna za ispis stil dopisa. No ako odaberete neki popis kao što je popis obveza, dostupan je i stil ispisa tablice.

  1. Odaberite Ikone zadataka na traci za brzi pristup programa Outlook na traci za brzi pristup.

    Traka za brzi pristup programa Outlook

  2. Odaberite jedan zadatak u jednoj od svojih mapa – Popis obveza ili Zadaci – ili odaberite mapu.

  3. Odaberite Datoteka > Ispis pa u postavkama odaberite oblik (ako je dostupan).

Ispis poruke e-pošte, kontakta ili stavke kalendara

U programu Outlook možete ispisati stavke kao što su poruke e-pošte, kontakti i stavke kalendara ili pak veće prikaze, npr. kalendare, adresare ili popise kontakata iz mapa pošte.

  1. U programu Outlook odaberite stavku ili mapu koju želite ispisati.

  2. Odaberite Datoteka > Ispis.

ispis

Dodatne informacije potražite u članku Ispis stavki u programu Outlook.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×