Osnovni zadaci u programu Access 2010

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Evo nekoliko osnovnih baze podataka zadataka koje možete učiniti da biste saznali kako koristiti Microsoft Access 2010.

 

Sadržaj članka

Što je Access?

Relacijske baze podataka u programu Access

Otvaranje programa Access

Pronalaženje predložaka i njihova primjena

Stvaranje baze podataka ispočetka

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

Prvi koraci pri korištenju nove baze podataka

Dodavanje tablice

Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Uvoz ili povezivanje podataka iz drugog izvora

Sljedeći koraci

Uvoz podataka iz proračunske tablice ili drugog programa

Uvoz radnog lista programa Excel u Access

Uvoz radnog lista programa Excel kao tablice u novu bazu podataka

Uporaba Čarobnjaka za analizu tablica za organiziranje podataka

Rad s podacima iz drugih programa

Upotreba ranije verzije baze podataka u nekoliko verzija programa Access

Korištenje datoteke baze podataka programa Access u nekoliko verzija programa Access

Prvi korak: Stvorite kopiju postojeće baze podataka i spremite je u novom obliku

Drugi korak: Podijelite kopiranu bazu podataka i upotrijebite izvornu datoteku kao pozadinsku bazu podataka

Treći korak: Povezivanje nove pristupne baze podataka s izvornom bazom podataka

Korištenje pristupne/pozadinske aplikacije u nekoliko verzija programa Access

Što je Access?

Access 2010 baze podataka aplikacije dizajn i implementaciju alat je koje možete koristiti da biste pratili važne informacije. Možete zadržati podatke na vašem računalu ili objavljivanje na webu – da bi drugi mogli koristiti bazu podataka s web-pregledniku.

Mnogi korisnici počnu se služiti programom Access kada program koji su do tada koristili za praćenje određenih podataka više ne zadovoljava njihove potrebe. Pretpostavimo, na primjer, da se bavite organizacijom raznih događaja i želite pratiti sve detalje koji su vam potrebni da biste to uspješno obavili. Ako za upravljanje koristite program za obradu teksta ili program za rad s proračunskim tablicama, brzo ćete se suočiti s problemima vezanima uz duplicirane ili nedosljedne podatke. Ako pak koristite softver za upravljanje kalendarima, shvatit ćete da praćenje financijskih podataka u kalendaru nije praktično.

Relacijske baze podataka u programu Access

Ponekad ćete za praćenje takvih podataka trebati relacijske baze podataka – spremište podataka koje je podijeljeno u manje zbirke podataka (koje zovemo tablice), čime se izbjegava ponavljanje, a koje su povezane zajedno na temelju zajedničkih dijelova informacija (koje zovemo polja). Relacijska baza podataka vezanih, na primjer, uz planiranje događanja može sadržavati tablicu s informacijama o kupcima, tablicu s informacijama o dobavljačima i tablicu s informacijama o događanjima. Tablica s informacijama o događanjima može imati polje povezano s tablicom kupaca i polje povezano s tablicom dobavljača. Tako se, primjerice, u slučaju promjene telefonskog broja dobavljača informacija promijeni samo jedanput u tablici dobavljača, a ne za svaki događaj u koji je dobavljač bio uključen.

Access je alat koji možete upotrijebiti da biste brzo i jednostavno razvili aplikacije relacijske baze podataka pomoću kojih ćete upravljati informacijama. Možete stvoriti bazu podataka koja će vam pomoći da pratite gotovo svaku vrstu informacija kao što su one vezane uz zalihe, poslovne kontakte ili poslovne procese. Access zapravo sadrži predloške koje možete odmah upotrijebiti da biste pratili različite informacije, što postupak čini jednostavnim čak i početniku.

Otvaranje programa Access

Kada počnete Access 2010, vidjet ćete prikaza Microsoft Office Backstage, gdje možete pronaći informacije o trenutnoj bazi podataka, stvoriti novu bazu podataka, otvorite postojeću bazu podataka i prikaz istaknuti sadržaj s Office.com.

prikaz backstage programa access 2010

Prikaz Backstage sadrži i mnoge druge naredbe koje možete koristiti da biste prilagodili, održavali ili zajednički koristili baze podataka. Naredbe u prikazu Backstage u pravilu se primjenjuju na čitavu bazu podataka, a ne na objekte unutar nje.

Napomena : Klikom na karticu Datoteka u svakom trenutku možete prijeći u prikaz Backstage.

Vrh stranice

Pronalaženje predložaka i njihova primjena

Access pruža širok spektar različitih predložaka koje možete koristiti da biste ubrzali postupak stvaranja baze podataka. Predložak je baza podataka spremna za upotrebu koja sadrži sve tablice, upite, obrasce i izvješća potrebne za izvođenje određenog zadatka. Tako, primjerice, postoje predlošci koji se mogu koristiti za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili čuvanje zapisa o troškovima. Neki predlošci sadrže nekoliko oglednih zapisa pomoću kojih možete vidjeti način na koji se koriste. Baze podataka iz predloška mogu se koristiti kakve jesu ili ih možete prilagoditi u skladu sa svojim potrebama.

Da biste pronašli i primijenili predložak na bazu podataka, učinite sljedeće:

  1. Na kartici Datoteka kliknite Novo.

  2. U odjeljku Dostupni predlošci učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste ponovno koristili predložak koji ste nedavno koristili, kliknite Nedavno korišteni predlošci, a zatim odaberite željeni predložak.

    • Da biste koristili predložak koji ste već instalirali, kliknite Moji predlošci, a zatim odaberite željeni predložak.

    • Da biste pronašli predložak na Office.com, u odjeljku Predlošci Office.comkliknite kategoriju predloška, odaberite željeni predložak, a zatim kliknite Preuzimanje da biste preuzeli predložak s domenom .com Office na računalo.

      Predloške na web-mjestu Office.com možete pretraživati i iz programa Access. U okvir Pretraži Office.com unesite jednu ili više riječi, a zatim kliknite gumb sa strelicom da biste pokrenuli pretraživanje.

  3. Ako želite, kliknite ikonu mape smještenu uz okvir Naziv datoteke da biste pronašli mjesto na kojem želite stvoriti bazu podataka. Ako ne odredite točno mjesto, Access bazu podataka stvara na zadanom mjestu koje je prikazano ispod okvira Naziv datoteke.

  4. Kliknite Stvori.

Access stvara bazu podataka i otvara je za korištenje.

Vrh stranice

Stvaranje baze podataka ispočetka

Ako želite iscrpniji uvod u koncepte na kojima se pri stvaranju baze podataka temelji korištenje programa Access, pročitajte članak Osnove dizajniranja baza podataka.

Ako nijedan od predložaka ne odgovara vašim potrebama ili ako se podaci koje želite uvesti u Access nalaze u nekom drugom programu, možda je bolje bazu podataka stvoriti ispočetka. U programu Access 2010 imate izbor: standardnu bazu podataka za stolna računala i web-bazu podataka.

Dodatne informacije o web-bazama podataka potražite u članku Sastavljanje baze podataka radi zajedničkog korištenja na webu.

Da biste stvorili novu bazu podataka, učinite sljedeće:

  1. Pokrenite Access.

  2. Na kartici Novo u prikazu Backstage kliknite Prazna baza podataka ili Prazna web-baza podataka.

    Važno : Ono što na tom mjestu odaberete odredit će koje će značajke biti dostupne u bazi podataka. Baze podataka za stolna računala ne mogu se objavljivati na webu, a web-baze podataka ne podržavaju neke značajke stolnih računala kao što su upiti ukupnih zbrojeva.

  3. S desne stane upišite naziv baze podataka u okvir Naziv datoteke.

    Da biste promijenili mjesto na kojem stvarate datoteku, kliknite Pregledaj Slika gumba pokraj okvira Naziv datoteke, potražite novo mjesto i odaberite ga, a zatim kliknite U redu.

  4. Pritisnite Stvori.

    Access stvara novu bazu podataka, a zatim otvara praznu tablicu (nazvanu Tablica1) u prikaz podatkovnog lista.

  5. Access postavlja kursor u prvu praznu ćeliju nove tablice u stupcu Kliknite da biste dodali.

    Kako biste dodali podatke, počnite pisati — ili možete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u odjeljku Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access u nastavku ovog članka.

    Napomene : 

    • Unos podataka u prikazu podatkovne tablice dizajniran je kako bi sličio unosu podataka u radni list programa Excel. Glavno ograničenje je da podaci moraju biti uneseni u susjedne retke i stupce, počevši od gornjeg lijevog kuta podatkovne tablice. Ne pokušavajte oblikovati svoje podatke uključujući prazne retke ili stupce, kao što biste možda pokušali napraviti u podatkovnim tablicama programa Excel, jer će to prouzročiti gubitak prostora u tablici. Tablica sadrži samo vaše podatke. Sva vizualna predstavljanja tih podataka napravit će se u obrascima i izvješćima koje ćete dizajnirati kasnije.

    • Struktura tablice stvara se tijekom unosa podataka. Svaki put kada dodate novi stupac u podatkovnoj tablici definira se novo polje u tablici. Access postavlja vrsta podatka polje na temelju vrste podataka koje ste unijeli. Na primjer, ako imate stupac u kojem ste unijeli samo vrijednosti datuma, Access će postaviti vrste podataka za to polje na datum/vrijeme. Ako se poslije namjeravate unositi vrijednosti koje nisu datuma (kao što su ime ili telefonski broj) u tom polju, Access prikazuje poruku koja vas obavještava da vrijednost ne odgovara vrsti podataka u stupcu. Kada je to moguće, trebali biste planirati tablice tako da svaki stupac sadrži istu vrstu podataka, bilo da je tekst, datumi, brojevi ili neku drugu vrstu. To čini mnogo lakše sastavljanje upite, obrasce i izvješća koja odaberite podatke koje želite.

Ako trenutno ne želite unositi podatke, kliknite Zatvori Slika gumba .

Napomena : Ako je zatvorite bez spremanja, Access će izbrisati Tablicu1.

Vrh stranice

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

Savjet : Da biste brzo otvorili jednu od nekoliko zadnjih otvorenih baza podataka, na kartici Datoteka kliknite Nedavno, a zatim naziv datoteke.

  1. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  2. Kliknite prečac u dijaloškom okviru Otvaranje ili u okviru Traži u kliknite pogon ili mapu koja sadrži željenu bazu podataka.

  3. Na popisu mapa dvoklikajte mape dok ne otvorite mapu koja sadrži bazu podataka.

  4. Kad pronađete bazu podataka učinite jedno od sljedećeg:

    • Da biste bazu podataka otvorili u zadanom načinu otvaranja, dvokliknite je.

    • Da biste otvorili bazu podataka uz omogućen zajednički pristup u višekorisničkom okruženju, da biste i vi i drugi korisnici mogli istodobno čitati i pisati u bazi podataka, kliknite Otvori.

    • Da biste bazu podataka otvorili samo za čitanje, tako da bude omogućeno njezino čitanje, ali ne i uređivanje, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori samo za čitanje.

    • Da biste bazu podataka otvorili uz isključivi pristup, tako da je nitko drugi ne može otvoriti dok je otvorena kod vas, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori isključivo.

    • Da biste bazu podataka otvorili samo za čitanje, kliknite gumb Otvori, a zatim Otvori isključivo i samo za čitanje. Ostali korisnici i dalje mogu otvarati bazu podataka, ali samo za čitanje.

Ako ne možete pronaći bazu podataka koju želite otvoriti   

  1. U dijaloškom okviru Otvaranje kliknite prečac Moje računalo ili u okviru Traži u kliknite Moje računalo.

  2. Na popisu pogona desnom tipkom miša kliknite pogon koji bi po vašem mišljenju mogao sadržavati bazu podataka, a zatim kliknite Pretraži.

  3. Unesite svoje kriterije pretraživanja, a zatim pritisnite ENTER kako biste potražili bazu podataka.

  4. Ako ste pronašli bazu podataka, otvorite je dvoklikom na nju u dijaloškom okviru Rezultati pretraživanja.

    Budući da je pretraživanje pokrenuto iz dijaloškog okvira Otvori, morate pritisnuti Odustani u tom dijaloškom okviru prije nego što će se baza podataka otvoriti.

Izravno možete otvoriti datoteku s podacima u vanjskom formatu datoteke (kao što su dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Također, možete izravno otvoriti bilo koji ODBC izvor podataka kao što su Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access automatski stvara novu bazu podataka u programu Access u istoj mapi u kojoj je i datoteka podataka te dodaje veze za svaku tablicu u vanjskoj bazi podataka.

Vrh stranice

Prvi koraci pri korištenju nove baze podataka

Ovisno o predlošku koji ste upotrijebili, možda ćete morati napraviti barem jedno od navedenog da biste mogli koristiti novu bazu podataka:

  • Ako Access prikazuje dijaloški okvir Prijava s praznim popisom korisnika, primijenite sljedeći postupak da biste mogli započeti:

    1. Kliknite stavku Novi korisnik.

    2. Ispunite obrazac Detalji o korisniku.

    3. Kliknite Spremi i zatvori.

    4. Odaberite korisničko ime koje ste upravo unijeli, a zatim kliknite Prijava.

  • Ako Access prikaže prazan podatkovni list, počnite upisivati podatke izravno na njega ili kliknite druge gumbe i kartice da biste pretražili bazu podataka.

  • Ako Access prikazuje stranicu Prvi koraci, možete kliknuti veze na toj stranici da biste saznali više o bazi podataka, a možete kliknuti i ostale gumbe i kartice da biste je pretraživali.

  • Ako Access u okviru za poruke prikazuje poruku Sigurnosno upozorenje, a izvor predloška smatrate pouzdanim, kliknite Omogući sadržaj. Ako baza podataka zatraži prijavu, ponovno se prijavite.

Za baze podataka za stolna računala i web-baze podataka prvi je korak obično jedan od sljedećih:

Vrh stranice

Dodavanje tablice

Novu tablicu možete dodati postojećoj bazi koristeći alate u grupi Tablice na kartici Stvori.

Grupa Tablice na kartici Stvaranje

Napomena : U web-bazi podataka dostupna je samo naredba Tablica u grupi Tablice.

Bez obzira s kojim prikazom započnete, uvijek se možete prebaciti u drugi prikaz pomoću gumba za prikaz na traci stanja u prozoru programa Access.

Umetanje prazne tablice u prikazu podatkovne tablice    U prikazu podatkovne tablice možete odmah unositi podatke i pustiti da Access u pozadini izgradi strukturu tablice. Nazivima polja dodijeljeni su brojevi (Polje1, Polje2 i tako dalje), a Access postavlja vrstu podataka u polju na temelju podataka koje ste unosite.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi tablice kliknite tablica Slika gumba .

  2. Access stvara tablicu, a zatim smješta kursor u prvu slobodnu ćeliju u stupcu Kliknite da biste dodali.

  3. Za dodavanje podataka počnite tipkati u prvu praznu ćeliju — ili možete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u nastavku ovog članka.

    • Da biste promijenili naziv stupca (polja), dvokliknite zaglavlje stupca, a zatim upišite novi naziv.

      Savjet : Svakom polju dajte smisleni naziv da biste znali što ono sadrži bez gledanja u podatke.

    • Da biste premjestili stupac, odaberite ga klikom na zaglavlje i povucite kamo želite. Također možete odabrati nekoliko susjednih stupaca i zajedno ih povući na novo mjesto.

      Da biste u tablicu dodali još polja, u prikazu podatkovnog lista počnite upisivati u stupac Kliknite da biste dodali ili pak dodajte nova polja pomoću naredbi u grupi Dodavanje i brisanje na kartici Polja.

Stvaranje tablice u prikazu dizajna    U prikazu dizajna najprije stvorite strukturu nove tablice. Zatim prijeđite u prikaz podatkovne tablice da biste unijeli podatke ili pak podatke unesite nekom drugom metodom, primjerice putem obrasca.

Prikaz dizajna nije dostupan za tablice u web-bazama podataka.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Dizajn tablice. Slika gumba

  2. Za svako polje u tablici unesite naziv u stupac Naziv polja, a zatim odaberite vrstu podataka s popisa Vrsta podataka.

  3. Dodatne informacije za svako polje unesite u stupac Opis. Opis koji unesete prikazat će se na traci stanja kada je mjesto točke unosa u polju, a koristi se kao tekst trake stanja za svaku kontrolu koju stvorite povlačenjem polja iz okna Popis polja na obrazac ili u izvješće te za sve kontrole stvorene za polje pomoću čarobnjaka za obrazac ili čarobnjaka za izvješće.

  4. Nakon što dodate sva polja spremite tablicu:

    • Na kartici Datoteka kliknite Spremi.

  5. Podatke možete početi unositi u tablicu bilo kada tako da prijeđete u prikaz podatkovne tablice, kliknete prvu praznu ćeliju i započnete s pisanjem. Možete i lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u sljedećem odjeljku.

Stvaranje tablice na temelju popisa sustava SharePoint    Putem popisa sustava SharePoint vaše podatke mogu koristiti osobe koje nemaju Access. Uz to, popis podataka sprema se na poslužitelj, što u načelu pruža bolju zaštitu od gubitka podataka od datoteka na stolnom računalu. Možete ili započeti s novim popisom ili se povezati s postojećim popisom. Potrebne su vam odgovarajuće dozvole za web-mjesto sustava SharePoint na kojem želite stvoriti popis. To može ovisiti o web-mjestu pa se obratite administratoru sustava SharePoint da biste saznali pojedinosti o mogućnostima.

Ta značajka nije dostupna u web-bazu podataka.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Popisi sustava SharePoint.

  2. Da biste stvorili standardni popis sustava SharePoint, kao što su Kontakti ili Događaji, možete upotrijebiti jedan od predložaka popisa.

    Možete se odlučiti i za stvaranje prilagođenog popisa ili uvoz postojećeg. Kliknite željenu mogućnost.

  3. Ako odaberete neki od predložaka popisa ili stvorite prilagođeni popis, otvara se dijaloški okvir Stvaranje novog popisa koji vas vodi kroz postupak. Ako se odlučite upotrijebiti postojeći popis, otvara se dijaloški okvir Dohvaćanje vanjskih podataka da bi vam pomogao.

Dodatne informacije o tablicama potražite u članku Uvod u tablice.

Vrh stranice

Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Ako su vaši podaci trenutno spremljeni u nekom drugom programu, npr. u programu Excel, kopirajte ih i zalijepite u tablicu programa Access. U pravilu to najbolje funkcionira ako su podaci već podijeljeni u stupce, kao što je to slučaj na radnom listu programa Excel. Ako se ti podaci nalaze u programu za obradu teksta, trebali biste ih najprije podijeliti u stupce pomoću tabulatora ili ih pretvoriti u tablicu u programu za obradu teksta, a zatim kopirati podatke. Ako je podatke potrebno urediti (na primjer, odvojiti imena od prezimena), možda je bolje da to učinite prije kopiranja podataka, pogotovo ako niste upoznati s programom Access.

Kad zalijepite podatke u praznu tablicu Access postavlja vrstu podataka za svako polje prema vrsti podataka koji se tamo nalaze. Na primjer, ako zalijepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Datum/Vrijeme. Ako zalijepljeno polje sadrži samo riječi "da" i "ne", Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Da/Ne.

Access imenuje polja prema onome što se nalazi u prvom retku zalijepljenih podataka. Ako je prvi redak zalijepljenih podataka po vrsti sličan recima koji slijede, Access prvi redak smatra dijelom podataka i poljima dodjeljuje generičke nazive (Polje1, Polje2 i tako dalje). Ako prvi redak podataka nije sličan recima koji slijede, Access ga koristi kao naziv polja i ne uključuje ga u stvarne podatke.

Ako Access dodijeli generičke nazive polja, trebali biste što je prije moguće preimenovati polja kako bi se izbjegla zbrka. Koristite sljedeći postupak:

  1. Na kartici Datoteka kliknite Spremi da biste spremili dokument.

  2. U prikazu podatkovne tablice dvokliknite svaki naslov stupca, a zatim unesite naziv za stupac.

  3. Ponovo spremite tablicu.

Vrh stranice

Uvoz ili povezivanje podataka iz drugog izvora

Možda ste podatke koje želite upotrijebiti u programu Access prikupljali u nekom drugom programu. Možda radite s osobama koje svoje podatke spremaju u nekim drugim programima, a želite raditi s njihovim podacima u programu Access. Možda imate više različitih izvora podataka i potrebno vam je neko prikupljalište na kojem ih možete povezati da biste ih dublje analizirali.

U svakom slučaju Access olakšava uvoz ili povezivanje podataka iz drugih programa. Podatke možete unijeti s radnih listova programa Excel, iz tablice neke druge baze podataka programa Access, s popisa sustava SharePoint ili iz bilo kojeg od brojnih drugih izvora. Postupak se neznatno razlikuje prema izvoru podataka, a ove će vam upute pomoći da ga započnete:

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite naredbu za vrstu datoteke iz koje uvozite.

    Na primjer, ako uvozite podatke s radnog lista programa Excel, kliknite Excel. Ako ne vidite odgovarajuću vrstu programa, kliknite Više.

    Napomena : Ako ne možete pronaći odgovarajuću vrstu formata u grupi Uvoz i povezivanje , možda ćete morati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke, i zatim koristiti taj program za spremanje podataka u obliku datoteke koje Access ne podržava (kao što je, razgraničena tekstualna datoteka) i zatim uvoz ili povezivanje s podacima.

  2. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj da biste odabrali datoteku s izvorišnim podacima ili upišite potpuni put do datoteke s izvorišnim podacima u okvir Naziv datoteke.

  3. Kliknite željenu mogućnost u odjeljku Navedite način i mjesto spremanja podataka u trenutnoj bazi podataka. Možete stvoriti novu tablicu koristeći uvezene podatke ili povezanu tablicu koja održava vezu s izvorom podataka.

  4. Kliknite U redu.

    Ovisno o tome što ste odabrali, otvaraju se dijaloški okviri Povezivanje objekata ili Uvoz objekata.

  5. Uz pomoć tog dijaloškog okvira dovršite postupak. Koji ćete točno postupak primijeniti, ovisi o mogućnosti uvoza ili povezivanja koju ste odabrali.

  6. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

    Ako se odlučite za uvoz, Access će vas upitati želite li spremiti detalje o upravo dovršenoj operaciji uvoza.

  7. Ako mislite da ćete tu istu operaciju ponovno izvoditi, kliknite Spremi korake uvoza, a zatim unesite detalje.

    Uvoznu operaciju možete jednostavno ponoviti klikom na Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci, klikom na specifikacije uvoza, a zatim na Izvedi.

  8. Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Access uvozi podatke u novu tablicu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu pod Tablice.

Kako biste saznali više o tome kako se uvoze podaci u Access, slijedite veze u odjeljku Također pogledajte ovog članka.

Vrh stranice

Sljedeći koraci

Ostatak dizajnerskog postupka ovisi o onome što želite postići, ali vjerojatno ćete uzeti u obzir stvaranje upita, obrazaca, izvješća i makronaredbi. U ovom članku ne donosimo informacije o stvaranju dodatnih objekata baze podataka.

Dodatne informacije potražite u ovim člancima:

Vrh stranice

Uvoz podataka iz proračunske tablice ili drugog programa

Ako ste upoznati s drugim programima za baze podataka ili proračunske tablice, vjerojatno znate osnove rada tih aplikacija i za što se koriste baze podataka. Access se razlikuje od većine ostalih baza podataka po tome što omogućuje stvaranje relacijskih baza podataka, a od većine programa za rad s proračunskim tablicama po tome što pruža alate za stvaranje sofisticiranih upita, obrazaca i izvješća. Access pruža i dodatne mogućnosti za rad s drugim programima za baze podataka, kao što je SQL Server.

Uvoz radnog lista programa Excel u Access

Mnogo ljudi počinje istraživati Access nakon što najprije izgrade popis u programu Excel. Excel je odlično mjesto za početak stvaranja popisa, ali kako popis raste, postaje ga sve teže organizirati i ažurirati. Premještanje popisa u Access obično je sljedeći logički korak.

Tablica baze podataka strukturom je slična radnom listu, podaci su pohranjeni u retke i stupce. Kao rezultat toga, obično je lako uvesti radni list u tablicu baze podataka. Glavna razlika između pohranjivanja vaših podataka u radni list i pohranjivanja u bazu podataka je u tome kako su podaci organizirani. Jednostavno uvoženje vašeg cjelokupnog radnog lista u novu tablicu u bazi podataka neće riješiti probleme vezane za organiziranje i ažuriranje vaših podataka, osobito ako radni list sadrži zalihosne podatke. Kako biste riješili ove probleme, morate najprije podijeliti podatke iz radnog lista u odvojene tablice tako da svaka sadrži srodne podatke. Dodatne informacije o raspoređivanju podataka u vašim tablicama potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Access sadrži i čarobnjak za analizu tablica koji vam može olakšati taj postupak. Nakon što uvezete podatke u tablicu, čarobnjak olakšava podjelu tablice u odvojene tablice, tako da svaka sadrži podatke koji se ne ponavljaju ni u jednoj od ostalih tablica. Čarobnjak također stvara i potrebne odnose među tablicama.

Vrh stranice

Uvoz radnog lista programa Excel kao tablice u novu bazu podataka

  1. Na kartici Datoteka kliknite Novo, a zatim Prazna baza podataka.

  2. Upišite naziv nove baze podataka u okvir Naziv datoteke, a zatim kliknite Stvori.

    Otvara se nova baza podataka te Access stvara novu praznu tablicu, Tablicu1.

  3. Zatvorite Tablicu1.

    Ako vas Access upita želite li spremiti promjene u dizajnu Tablice1, kliknite Ne.

  4. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite Excel. Slika gumba

  5. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj.

  6. Upotrijebite dijaloški okvir Otvaranje datoteke za određivanje mjesta datoteke.

  7. Odaberite datoteku, a zatim kliknite Otvori.

  8. U dijaloškom okviru Dobivanje vanjskih podataka osigurajte da je odabrana mogućnost Uvezi izvorne podatke u novu tablicu unutar trenutne baze podataka.

  9. Kliknite U redu.

    Pokreće se Čarobnjak za uvoz proračunskih tablica i pita vas nekoliko pitanja o vašim podacima.

  10. Slijedite upute klikom na Sljedeće ili Natrag radi kretanja po stranicama. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

    Napomena : Access pita želite li spremiti detalje o uvoznoj operaciji koju ste završili. Ako mislite da ćete ponovno izvoditi istu operaciju, kliknite Da, a zatim unesite detalje. Tako ćete moći jednostavno ponoviti operaciju u budućnosti klikom na Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci. Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Access uvozi podatke u novu tablicu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu pod Sve tablice.

Vrh stranice

Uporaba Čarobnjaka za analizu tablica za organiziranje podataka

Kada su podaci uvezeni u tablicu programa Access, pokrenite čarobnjak za analizu tablica da biste brzo otkrili suvišne podatke. Čarobnjak zatim omogućuje jednostavan način za organiziranje podataka u zasebnim tablicama te se podaci spremaju na najprikladniji način. Access sprema izvorne tablice kao sigurnosnu kopiju, a zatim stvara nove tablice koje možete upotrijebiti kao osnovu za aplikaciju baze podataka.

  1. Otvorite bazu podataka programa Access koja sadrži tablicu koju želite analizirati.

  2. Na kartici Alati baze podataka u grupi Analiza kliknite Analiziraj tablicu.

    Pokreće se Čarobnjak za analiziranje tablica.

    Prve dvije stranice čarobnjaka sadrže kratak vodič ispunjen gumbima, koje možete kliknuti da biste vidjeli primjere. Ako ne vidite uvodne stranice, nego potvrdni okvir Prikazati uvodne stranice?, potvrdite ga, a zatim dvokliknite Natrag da biste vidjeli uvod. Ako nakon čitanja uvoda ne želite ponovni prikaz uvodnih stranica, poništite potvrdni okvir Prikazati uvodne stranice?.

  3. Na stranici Koja tablica sadrži polja s vrijednostima koje se ponavljaju u više zapisa? odaberite tablicu koju želite analizirati, a zatim kliknite Sljedeće.

  4. Odluku o tome koja polja staviti u koju tablicu možete prepustiti čarobnjaku ili je donijeti sami. Ako slijedite čarobnjakove prijedloge, još uvijek možete napraviti primjene u izgledu tablice na sljedećoj stranici čarobnjaka.

    Napomena : Ako odluku o tome koja polja idu u koju tablicu prepustite čarobnjaku, njegovi odabiri možda neće uvijek odgovarati vašim podacima, naročito ako je podataka mnogo. Preporučuje se da pažljivo provjerite rezultate u čarobnjaku. S druge strane, čarobnjak bi mogao predložiti učinkovitiju organizaciju od one koju ste imali na umu, stoga je dobra ideja barem jedanput isprobati čarobnjakove odluke. Ako vam se prijedlozi ne sviđaju, razmještaj polja možete promijeniti i ručno, a možete i kliknuti Natrag te sami razmjestiti sva polja.

  5. Kliknite Dalje. Na toj stranici određujete koja tablica sadrži koja polja. Ako ste odabrali čarobnjakove odluke, trebalo bi vam se prikazati više tablica s crtama odnosa. U suprotnom Access stvara samo jednu tablicu koja sadrži sva polja. U svakom slučaju, na toj stranici možete izvršavati promjene.

    • Iz tablice možete vući polja u prazno područje i time stvarati novu tablicu koja sadrži ta polja. Access vas pita za naziv tablice.

    • Polja možete vući iz jedne tablice u drugu, ako mislite da će tamo biti efikasnije pohranjena.

    • Većini tablica dodijelit će se polje ID ili Generirani jedinstveni ID. Da biste saznali više o ID poljima, kliknite Savjeti u desnom gornjem kutu čarobnjaka.

    • Da biste poništili promjenu, kliknite gumb Poništi.

    • Da biste promijenili naziv tablice, dvokliknite njezinu naslovnu traku, upišite novi naziv, a zatim kliknite U redu.

  6. Kada razmjestite polja na željeni način, kliknite Dalje.

  7. Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju vrlo slične vrijednosti, prepoznat će ih kao moguće pogreške u pisanju i prikazati na zaslonu na kojem ćete moći potvrditi što želite učiniti s njima. Pomičite popis da biste pronašli zapise koji imaju vrijednosti u stupcu Ispravak, a zatim kliknite odgovarajuću stavku na padajućem popisu. Odaberite (Ostavi nepromijenjeno) da biste čarobnjaku onemogućili bilo kakve promjene vrijednosti. Kada završite, kliknite Dalje.

  8. Čarobnjak vas pita želite li stvoriti upit koji sliči vašoj izvornoj tablici. Ako ste već izgradili obrazac i izvješće na temelju izvorne tablice, stvaranje ovakvog upita dobra je ideja. Odaberete li Da, stvori upit, čarobnjak preimenuje izvornu tablicu dodajući joj "_OLD" na naziv tablice, a zatim daje naziv novom upitu koristeći naziv izvorne tablice. Obrasci i izvješća koji se temelje na tablici sad koriste upit za svoje podatke, a nastavljaju raditi kao prije.

  9. Kliknite Završi.

    Čarobnjak stvara nove tablice kako je određeno, a zatim ih otvara. Zatvorite ih kad ste završili s pregledavanjem rezultata.

Vrh stranice

Rad s podacima iz drugih programa

Access 2010 pruža značajke za rad s podacima pohranjenima u drugim programima.

Stvaranje nove baze podataka programa Access koja se povezuje s podacima u drugom formatu datoteke    Access možete koristiti za otvaranje datoteke u drugom formatu datoteke kao što su tekst, dBASE ili proračunska tablica. Access automatski stvara bazu podataka programa Access i povezuje datoteku za vas.

  1. Pokrenite Access.

  2. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  3. U dijaloškom okviru Otvori na popisu kliknite vrstu datoteke koju želite otvoriti. Ako niste sigurni u vrstu datoteke, kliknite Sve datoteke (*.*).

  4. Ako je potrebno, otiđite do mape koja sadrži datoteku koju želite otvoriti. Kada pronađete datoteku, dvokliknite je da biste je otvorili.

  5. Slijedite upute u čarobnjaku. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

Uvoz ili povezivanje podataka s postojećom bazom podataka programa Access    Podatke možete uvesti iz drugih izvora i programa u tablice programa Access tako da su podaci sadržani unutar datoteke programa Access ili podatke možete povezati iz programa Access tako da podaci ostanu u izvornoj datoteci (izvan datoteke programa Access).

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite oblik u kojem su pohranjeni podaci.

    Možete uvoziti i povezivati podatke iz sljedećih izvora:

    • Excel    Podatke možete uvesti s radnog lista ili imenovanog raspona u radnoj knjizi programa Excel. Svaki radni list ili imenovani raspon mora biti zasebno uvezen ili povezan.

    • Access    To je vrlo praktično za odvajanje postupka od podataka stvaranjem podijeljene baze podataka. Drugim riječima, u jednoj bazi podataka možete imati sve obrasce, izvješća i makronaredbe, a u drugoj bazi samo podatke. Možete unijeti poboljšanja, a da nikoga ne prekidate u radu. Podatke iz više baza podataka programa Access možete kombinirati u jednu, čime ćete olakšati zbrajanje podataka iz niza odjela ili od nekoliko poslovnih partnera.

    • ODBC baza podataka    Mnogi programi podržavaju taj oblik, uključujući mnoge proizvode poslužitelja baza podataka. To će vam pomoći u stvaranju "prikupljališta" baza podataka u kojima se kombiniraju podaci iz različitih sustava.

    • Tekstna datoteka    Putem programa Access možete se povezati s običnom tekstnom datotekom i čak mijenjati njen sadržaj. Na taj način podatke programa Access može koristiti velik broj programa.

    • XML datoteka    Taj je oblik također kompatibilan s nizom drugih programa, uključujući neke web-poslužitelje.

    • Popis sustava SharePoint    Čini vaše podatke upotrebljivima u web-pregledniku, uobičajenom načinu korištenja popisa sustava SharePoint.

    • Podatkovni servisi    Podatkovne servise na webu možete povezati sa svojom tvrtkom.

    • HTML dokument   

    • Mapa programa Outlook    Možete se povezati s mapama programa Outlook i tako jednostavnije integrirati podatke za kontakt s ostalim podacima.

    • dBase datoteka    dBase je popularan alternativni sustav baze podataka koji Access podržava.

      Pojavit će se dijaloški okvir Dobivanje vanjskih podataka.

  2. Slijedite upute u dijaloškom okviru.

    Access će uvesti ili povezati podatke s bazom podataka. Kod većine formata, potrebno je odrediti mjesto podataka, a zatim odabrati kako želite da se podaci spreme u bazu podataka.

Vrh stranice

Upotreba ranije verzije baze podataka u nekoliko verzija programa Access

Ako je baza podataka programa Access ili projekt programa Access stvoren u programu Access 2000 ili novijoj verziji, bazu podataka ili projekt možete koristiti u verziji programa Access u kojemu su stvoreni ili u svim novijim verzijama, čak i ako je za datoteku omogućena sigurnost. Na primjer, datoteke programa Access 2000 mogu se koristiti u programima Access 2000, Access 2002, Access 2007 i Access 2010.

Možda ćete imati situaciju da želite zadržati svoje podatke u ranijoj verziji programa Access, no imate korisnike s kasnijom verzijom programa Access koji se žele povezati s tim podacima, ali i iskorištavati prednosti nekih značajki kasnijih verzija. Rješenje je stvoriti novu "pristupnu" bazu podataka u kasnijoj verziji (koja sadrži obrasce, izvješća, upite, makronaredbe, ali ne tablice) i povezati je s tablicama u datoteci ranije verzije. Provedite jednu od sljedećih procedura, ovisno o tome je li baza podataka sadržana u jednoj datoteci ili je već podijeljena u pristupna/pozadinska aplikacija.

Korištenje datoteke baze podataka programa Access u nekoliko verzija programa Access

Ako su sve tablice, obrasci i drugi objekti baze podataka starijih verzija programa Access sadržani u jednoj datoteci, a želite koristiti bazu u nekoliko verzija programa Access, možete stvoriti novu pristupnu bazu podataka u novijoj verziji i povezati je s izvornom datotekom. Korisnici koji imaju stariju verziju programa Access moći će koristiti izvornu bazu podataka. Korisnici koji imaju noviju verziju moći će koristiti novu pristupnu bazu podataka za povezivanje s istim podacima. Ako morate raditi u nekoliko verzija programa Access, možete stvoriti nekoliko verzija pristupne baze.

Vrh stranice

Prvi korak: stvaranje kopije postojeće baze podataka i spremanje u novom obliku

Provedite sljedeći postupak da biste bazu podataka pretvorili u bilo koji od tri najnovija oblika: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ta naredba čuva izvornu bazu podataka u izvornom obliku i stvara kopiju u obliku koji odredite.

  1. Zatvorite Access datoteku. Ako je datoteka višekorisnička baza podataka programa Access smještena na poslužitelju ili u dijeljenoj mapi, osigurajte da je nitko drugi nema otvorenu.

  2. Pokrenite Access 2010.

  3. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  4. Pronađite mjesto datoteke koja će se pretvoriti, a zatim je dvokliknite da biste je otvorili.

    Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka s pitanjem želite li poboljšati bazu podataka, kliknite Ne.

  5. Ako se otvaranjem baze podataka otvori obrazac, zatvorite ga.

  6. Kliknite karticu Datoteka pa Spremi bazu podataka kao.

  7. U dijaloškom okviru Spremi kao unesite naziv nove baze podataka.

    Napomena : Naziv nove baze podataka mora se razlikovati od naziva izvorne baze podataka, osim ako je ne spremate na drugo mjesto. U svakom slučaju, obično je najbolje koristiti neki drugi naziv da biste lakše razlikovali pristupnu od pozadinske baze podataka. No ako izvršavate pretvorbu u oblik programa Access 2007, nastavak datoteke mijenja se iz .mdb u .accdb, pa možete koristiti isti naziv datoteke.

  8. Kliknite Spremi.

Vrh stranice

Drugi korak: Podijelite kopiranu bazu podataka i upotrijebite izvornu datoteku kao pozadinsku bazu podataka

Podijelite pretvorenu bazu podataka na sljedeći način:

  • Na kartici Alati baze podatka u grupi Premještanje podataka kliknite Baza podataka programa Access Slika gumba

  • U dijaloškom okviru Podjela baze podataka kliknite Podijeli bazu podataka.

    Ako želite, stvorite sigurnosnu kopiju, ali možete je i ponovno stvoriti pomoću izvorne baze podataka.

  • Upišite naziv pozadinske baze podataka, a zatim kliknite Podijeli.

Vrh stranice

Treći korak: Povezivanje nove pristupne baze podataka s izvornom bazom podataka

  1. Izbrišite pozadinsku bazu podataka koja je nastala podjelom baze podataka — uvjerite se da ne brišete svoju izvornu bazu podataka.

  2. Povežite novu pristupnu bazu podataka s tablicama u izvornoj bazi podataka: na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite Upravitelj povezanih tablica. Slika gumba

  3. Kliknite Odaberi sve, a zatim potvrdite okvir Uvijek pitaj za novo mjesto.

  4. Kliknite U redu, otiđite do starije verzije baze podataka, a zatim je dvokliknite.

    Ako je sve dobro prošlo, Access prikazuje poruku koja javlja da su sve odabrane povezane tablice uspješno osvježene.

Sad možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka da bi podržavala nove značajke za korisnike koji imaju novije verzije programa Access. Korisnici koji imaju starije verzije mogu i dalje koristiti stariju verziju baze podataka.

Vrh stranice

Korištenje pristupne/pozadinske aplikacije u nekoliko verzija programa Access

Ako bazu podataka programa Access već pristupna/pozadinska aplikacija, sučelje možete pretvoriti u novi oblik datoteke. Bez promjena su potrebni za pozadinsku bazu podataka.

Sljedeći postupci pokazuju kako koristiti naredbu Spremi bazu podataka kao za pretvaranje pristupne baze podataka u jedan od tri najnovija oblika: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Pritom se izvorna baza podataka čuva u izvornom obliku te se stvara kopija u obliku koji odredite.

  1. Zatvorite pristupnu bazu podataka. Ako je datoteka višekorisnička baza podataka programa Access smještena na poslužitelju ili u zajedničkoj mapi, provjerite nema li je tko otvorenu.

  2. Pokrenite Access 2010.

  3. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  4. Otiđite do pristupne baze podataka, a zatim je dvokliknite da biste je otvorili.

    Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka s pitanjem želite li poboljšati bazu podataka, kliknite Ne.

  5. Ako se otvaranjem baze podataka pojavi obrazac, zatvorite ga.

  6. Kliknite karticu Datoteka pa Spremi bazu podataka kao.

  7. U dijaloškom okviru Spremi kao unesite naziv nove baze podataka.

  8. Kliknite Spremi.

Sada možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka da bi podržavala nove značajke.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Kako ga možemo poboljšati?

Kako ga možemo poboljšati?

Da biste zaštitili svoju privatnost, nemojte u povratnim informacijama navoditi podatke za kontakt. Pročitajte naš pravilnik o zaštiti privatnosti.

Hvala vam na povratnim informacijama!