Organiziranje datoteka u biblioteci

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Način organizacije datoteka u biblioteka ovisi o potrebama vaše grupe i željenom načinu spremanja i pretraživanja informacija. Planiranje će vam pomoći u postavljanju strukture koja najbolje odgovara vašoj organizaciji.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 uključuje više biblioteka spremnih za upotrebu i predloške biblioteka. Te biblioteke i predlošci pružaju dobru polaznu točku za organiziranje datoteka.

Sadržaj članka

Office SharePoint Server 2007 biblioteke i Predlošci biblioteka

Načini organiziranja datoteka

Dodavanje stupca u biblioteku

Stvaranje prikaza

Stvaranje mape u biblioteci

Office SharePoint Server 2007 biblioteke i predlošci biblioteka

Prilikom instalacije programa Office SharePoint Server 2007, stvara se više biblioteka čija namjena je pomoći vam u dobrom organiziranju vaše zbirke web-mjesta. Vrsta stvorenih biblioteka ovisi o načinu na koji je konfigurirana zbirka web-mjesta. Na primjer, zbirke web-mjesta na kojima su konfigurirane značajke za objavljivanje sadrže sljedeće biblioteke:

  • Dokumenti     Ova biblioteka se stvara za svako web-mjesto za spremanje dokumenata koji se koriste na stranicama tog web-mjesta.

  • Slike     Ova biblioteka se stvara za svako web-mjesto za spremanje slika koje se koriste na stranicama tog web-mjesta.

  • Stranice     Ova biblioteka se stvara za svako web-mjesto za spremanje stranica koje se nalaze na tom web-mjestu.

  • Dokumenti zbirke web-mjesta     Ova biblioteka se stvara za spremanje dokumenata koji se koriste u zbirci web-mjesta.

  • Slike zbirke web-mjesta     Ova biblioteka se stvara za spremanje slika koje se koriste u zbirci web-mjesta.

  • Biblioteka stila     Ova biblioteka se stvara za spremanje prilagođenih XSL stilova i kaskadnih listova stila.

Predlošci biblioteka su još jedan način Office SharePoint Server 2007 omogućuje jednostavno organiziranje datoteka. Korištenjem predložaka biblioteka možete lako stvoriti biblioteke namijenjene podršci određene vrste datoteka i omogućiti određene funkcije biblioteke. Dodatne informacije o Predlošci biblioteka Office SharePoint Server 2007 potražite u članku Predlošci biblioteka dostupni u programu Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Vrh stranice

Načini organiziranja datoteka

Biblioteke imaju nekoliko značajki koje pomažu u radu s većim brojem datoteka u jednoj biblioteci. Međutim, možda će vašoj organizaciji bolje odgovarati više biblioteka.

Spremanje velikog broja dokumenata u jednoj biblioteci

Možda vam je potrebna jedna velika biblioteka za različite potrebe. Na primjer, možda u istoj grupi postoji nekoliko projekata ili više grupa radi na istom projektu.

Razmotrite korištenje jedne biblioteke kada:

  • Vaša grupa treba pregledavati zbirne informacije nekog skupa datoteka ili različite prikaze na nj. Na primjer, direktor želi da se sve datoteke grupiraju po odjelima ili po datumu dospijeća.

  • Korisnici žele pretraživati datoteke na istom mjestu na web-mjestu.

  • Želite primijeniti iste postavke na datoteke, npr. praćenje verzija datoteka ili obavezno odobrenje.

  • Grupe koje rade s bibliotekom imaju iste karakteristike, primjerice iste razine dozvola.

    Napomena : Jedinstvene razine dozvole mogu se primijeniti na određene datoteke, ali ako se razine dozvola značajno razlikuju, razmislite o korištenju većeg broja biblioteka.

  • Želite analizirati informacije o datotekama u proračunskoj tablici ili primati pročišćene ažurirane izvještaje o datotekama.

    Napomena : Možete koristiti RSS tehnologiju za upozorenje o bilo kakvim promjenama u biblioteci, poput promjene datoteka spremljenih u biblioteci. RSS unosi članovima radne grupe omogućuju pregled pročišćenog popisa promijenjenih datoteka.

Slijedi nekoliko primjera pregledavanja i upravljanja datotekama u istoj biblioteci:

  • Dodavanje stupaca    Da biste lakše vašoj grupi najvažnijih najbitnije podataka i prikaz podataka na različite načine, možete dodavati stupce u biblioteku. Stupci se pojavljuju pri vrhu stranice biblioteke kao zaglavlja, kao što su "Naziv odjela" ili "Datum dospijeća". Naslovi stupaca možete koristiti za sortiranje i filtriranje datoteka u biblioteci.

  • Stvaranje prikaza    Možete koristiti prikaze ako osobe u vašoj grupi često potrebno da biste vidjeli podatke na određen način. U prikazima, stupci se koriste za sortiranje, grupiranje, filtriranje i prikaz podataka.

  • Stvaranje mapa    Sadrži li biblioteka mnogo datoteka koje se mogu logički grupirati, možete koristiti mape za stvaranje grupa unutar biblioteke. Mape pomažu u pregledavanju i upravljanju datotekama na poznati način. Office SharePoint Server 2007 omogućuje prikaz stabla koji se može koristiti za navigaciju web-mjestom i mapama, slično radu s mapama na tvrdom disku.

  • Postavljanje višestrukih predložaka    Ako su u biblioteci postavljene višestruke vrste sadržaja, možete stvoriti različite vrste zadanih predložaka — kao što su prodajni ugovori, marketinške prezentacije i radni listovi proračuna — unutar iste biblioteke. Vrste sadržaja pridonose prilagodljivosti i dosljednosti u višestrukim bibliotekama.

Stvaranje većeg broja biblioteka

Više biblioteka se stvara kad postoje jasne razlike između skupova datoteka koje želite spremati ili upravljati njima, ili između grupa osoba koje rade s datotekama.

Veći broj biblioteka se koristi kada:

  • Vrste datoteka koje želite pohraniti i upravljati njima se razlikuju i ne očekujete da korisnici često koriste sažetke prikaza datoteka ni da datoteke pretražuju zajedno.

  • Grupe osoba koje koriste datoteke su jasno odijeljene i imaju izrazito različite razine dozvola.

  • Potrebno je primijeniti različite postavke, poput različitih verzija ili odobrenja, na različite skupove datoteka.

  • Nije potrebno zajedno analizirati datoteke ili pročišćene ažurirane izvještaje o datotekama.

  • Želite stvoriti različite skupove mogućnosti za stvaranje novih datoteka ili želite da se mogućnosti na izborniku biblioteke Novo pojavljuju u drukčijem redoslijedu.

Slijedi nekoliko primjera načina učinkovitog rada s većim brojem biblioteka:

  • Postavljanje predložaka web-mjesta i stupaca     Ako vaša organizacija želi postaviti dosljedna svojstva za sve svoje biblioteke, može postaviti predloške web-mjesta i stupaca web-mjesta. Postavke je moguće koristiti zajednički za više biblioteka, tako da ih nije potrebno svaki puta ponovno stvarati.

  • Slanje datoteka na drugo mjesto     Želite li da datoteka bude dostupna u više biblioteka, spremite je u jednoj biblioteci i zatim pošaljite kopiju u druge biblioteke. Možete izabrati podsjetnik za ažuriranje kopija dokumenta kada u izvorniku izvršite promjene.

  • Stvaranje predložaka biblioteka     Želite li uvesti neke istovrsne postavke za biblioteke ili ponovno koristiti obilježja u bibliotekama, možete spremiti biblioteku kao predložak. Predlošci biblioteka su na vašem web-mjestu dostupni kao mogućnost pritisnete li Stvori na izborniku Akcije web-mjesta.

Napomena : Dodajete li nove datoteke biblioteci koja sadrži datoteke iz ranijeg projekta, možda ćete se teško odlučiti treba li stvoriti novu biblioteku ili dodati datoteke u postojeću. Svaka je situacija drukčija, ali mislite li da ćete u jednom trenutku trebati analizirati ili upravljati svim datotekama, razmislite o dodavanju datoteka postojećoj biblioteci. Možete koristiti stupce, filtre i prikaze, kako bi se u zadanom prikazu pojavljivale samo najnovije datoteke.

Vrh stranice

Dodavanje stupca u biblioteku

Po zadanom, biblioteke evidentiraju naziv datoteke, kao i informacije o stanju datoteke, primjerice je li datoteka prijavljena ili ne. Mogu se odrediti dodatni stupci, koji grupi pomažu u sortiranju i evidenciji datoteka, poput naziva odjela ili broja projekta. Dodavanjem stupaca na najbolji se način koriste prednosti višestrukih prikaza biblioteke.

Postoji nekoliko mogućnosti za vrstu stupca koji stvarate, uključujući jedan redak teksta, padajući popis mogućnosti, broj koji se izračunava iz drugih stupaca ili čak imena i slika osobe s vašeg web-mjesta.

Napomena : Sljedeći postupak započinje sa stranice biblioteke za biblioteku kojoj želite dodati stupac. Ako biblioteka već nije otvorena, pritisnite njezin naziv na izborniku Brzo pokretanje. Ako se naziv biblioteke ne pojavi, pritisnite Prikaz cjelokupnog sadržaja web-mjesta, a zatim pritisnite naziv biblioteke.

  1. Na na Postavke izbornika izbornik postavke , kliknite Stvori stupac.

  2. U sekciji Naziv i vrsta upišite željeni naziv u stupac Naziv stupca.

  3. U odjeljku Vrsta informacija u ovom stupcu je odaberite vrstu podataka koji će se prikazivati u stupcu.

  4. U odjeljkuDodatne postavke stupca unesite opis u okvir Opis da biste drugim korisnicima omogućili da bolje uoče svrhu stupca i podataka koje on sadrži. Opis nije obavezan.

  5. Ovisno o vrsti stupca koju odaberete, u odjeljku Dodatne postavke stupca mogu se pojaviti dodatne mogućnosti. Odaberite neke dodatne postavke.

  6. Da biste dodali stupac zadani prikaz koji se osobe na web-mjestu automatski će se prikazati kada prvog otvaranja popisa ili biblioteke, kliknite Dodaj u zadani prikaz.

  7. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Stvaranje prikaza

Prikaze možete koristiti kako biste vidjeli datoteke koje su vam najvažnije ili najbolje odgovaraju vašim potrebama. Na primjer, možete stvoriti prikaze datoteka koje su zadnje stvorene, datoteke iz određenog odjela ili datoteke koje je stvorila određena osoba. Nakon stvaranja prikaza, on je uvijek dostupan pri pretraživanju biblioteke.

Prikazi na Izborniku prikaza

Kad pregledavate datoteke u biblioteci, možete ih privremeno sortirati ili filtrirati pokazivanjem na naziv stupca, i zatim pritiskom strelice dolje pokraj naziva. To je korisno trebate li datoteke pregledavati na određeni način, ali ove je korake potrebno ponoviti prilikom sljedećeg pregledavanja biblioteke.

Sortiranje stavki na popisu ili biblioteci

Ako očekujete da ćete datoteke često pregledavati na određeni način, možete stvoriti prikaz. Možete koristiti prikaz u bilo kojem trenutku kada radite s bibliotekom. Kada stvarate prikaz, on se dodaje na izborniku Prikaz izbornik prikaz biblioteke.

Biblioteke mogu imati osobne prikaze i javne prikaze. Svatko može stvoriti osobni prikaz za gledanje datoteka na određen način ili za filtriranje samo onih datoteka koje želi vidjeti. Ako imate dozvolu za dizajniranje web-mjesta, možete stvoriti javni prikaz koji svatko može koristiti prilikom prikazivanja biblioteke. Također, možete svaki javni prikaz učiniti zadanim prikazom, tako da korisnici mogu automatski vidjeti taj prikaz biblioteke.

Osim toga, prilikom dizajniranja web-mjesta, možete se povezati na različite prikaze ili stranice dizajna pomoću web-dijelove koji se koriste različite prikaze.

Pregledavaju li članovi vaše grupe biblioteku na mobilnim uređajima, možete stvoriti mobilne prikaze s ograničenjima, poput broja prikazanih stavki, koja su optimalna za pojasnu širinu i ograničenja uređaja. Veze na dodatne informacije o stvaranju prikaza možete pronaći u odlomku Također pogledajte.

Sljedeći postupak namijenjen je stvaranju standardne vrste prikaza. Mogućnosti odabira su ponešto drukčije kod drugih vrsta prikaza, ali su osnovni koraci stvaranja prikaza slični.

  1. Ako biblioteka već nije otvoren, kliknite njezin naziv na traci za brzo pokretanje.

    Ako se naziv biblioteke ne pojavi, pritisnite Prikaz cjelokupnog sadržaja web-mjesta i zatim pritisnite naziv biblioteke.

  2. Na na Postavke izbornika izbornik postavke , kliknite Stvori prikaz.

  3. Pod Izbor oblika prikaza, pritisnite na vrstu prikaza koji želite stvoriti. U mnogim situacijama pritisnut ćete Standardni prikaz, ali za određene situacije možete izabrati i druge prikaze, poput stvaranja izvještaja.

  4. U okvir Naziv prikaza upišite naziv prikaza, primjerice Sorted po prezimenu.

  5. Ako želite postaviti ovaj prikaz biblioteke kao zadani, uključite potvrdni okvir Postavi kao zadani prikaz. Ovaj prikaz možete učiniti zadanim samo ako je riječ o javnom prikazu.

  6. U odjeljku Publika unutar odrednice Prikaz publike odaberite želite li stvoriti osobni prikaz koji samo vi možete koristiti ili javni koji i drugi mogu koristiti.

  7. U odjeljku Stupci odabirom odgovarajućih potvrdnih okvira stupce je moguće prikazati ili sakriti. Pokraj naziva stupca unesite broj redoslijeda stupaca u prikazu.

  8. U sekciji Sortiranje odaberite mogućnosti sortiranja datoteka. Za sortiranje možete koristiti dva stupca. Na primjer, možete sortirati najprije prema autoru, a zatim prema nazivu datoteke za svakog autora.

  9. U sekciji Filtar odaberite mogućnosti filtriranja datoteka. Filtrirani prikaz prikazuje manji odabir datoteka, primjerice samo one datoteke koje su stvorene u određenom odjelu ili samo datoteke s odobrenim stanjem.

  10. U sekciji Grupiraj po možete grupirati stavke iste vrijednosti u sekciji, primjerice u sekciji za dokumente po pojedinom autoru, koju možete proširivati i sažimati.

  11. U odjeljku Ukupni zbrojevi možete izbrojati broj stavki u stupcu, kao što je ukupan broj otvorenih pitanja. U nekim slučajevima možete sumirati ili izdvojiti dodatne informacije, kao što je prosjek.

  12. U odjeljku Stil odaberite željeni stil prikaza, kao što je osjenčani popis na kojem je svaki drugi redak osjenčan.

  13. Ako biblioteka sadrži mape, možete stvoriti prikaz koji ne uključuje mape. To se ponekad naziva ravni prikaz. Za prikaz svih datoteka na istoj razini pritisnite Prikaz svih stavki bez mapa u sekciji Mape.

  14. Možete ograničiti broj datoteka koje će se prikazivati u biblioteci ili broj datoteka koje će se prikazivati po stranici. Ove postavke su osobito važne ako stvarate prikaz za mobilni uređaj. U sekciji Ograničenje stavke odaberite mogućnosti koje želite.

  15. Ako biblioteku namjeravate prikazivati na mobilnom uređaju, odaberite mogućnosti koje želite u sekciji Mobitel.

  16. Pritisnite U redu.

Vrh stranice

Stvaranje mape u biblioteci

Ako u biblioteci imate više vrsta dokumenata ili različiti sadržaj, za pomoć pri organiziranju sadržaja možete stvoriti mape.

  1. Ako biblioteka već nije otvoren, kliknite njezin naziv na traci za brzo pokretanje.

    Ako se naziv biblioteke ne pojavi, pritisnite Prikaz cjelokupnog sadržaja web-mjesta i zatim pritisnite naziv biblioteke.

  2. Na na Novo izbornika izbornik Novo , kliknite Nova mapa.

    Napomena : Osoba koja je stvorila vašu biblioteku možda je odredila da se u biblioteci ne mogu stvarati nove mape. Ako je to slučaj, naredba Nova mapa nije dostupna.

  3. Upišite naziv mape, zatim pritisnite U redu.

Savjet : Ako imate višestruke biblioteke s mapama, a korisnici u vašoj grupi žele pregledavati biblioteku kao tvrdi disk, grupa može omogućiti korištenje prikaza stabla na web-mjestu. Prikaz stabla možete koristiti za proširenje, sažimanje i lakšu navigaciju mapama. Ako imate dozvolu za dizajniranje web-mjesta, prikaz stabla možete omogućiti pod Mogućnosti navigacije na stranici Postavke web-mjesta.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×