Omogućivanje i konfiguriranje praćenja verzija za biblioteku sustava SharePoint

Jedna od mnogih odluka koje morate donijeti prilikom postavljanja biblioteke sustava SharePoint povezana je s praćenjem verzija. Želite li zadržavati verzije svih stavki i datoteka prilikom svakog uređivanja? Ako je tako, koliko verzija? Želite li bilježiti samo glavne verzije ili glavne i radne verzije? Želite li da svi korisnici web-mjesta vide sve verzije skice ili bi one trebale biti vidljive samo autoru i korisnicima s dozvolama za dizajn ili potpunu kontrolu? Odluka koju ćete donijeti u svakom od tih slučajeva ovisi o vrsti i važnosti stavki i datoteka u bibliotekama, namjeni svake stavke ili datoteke, potrebama korisničke grupe i razini sigurnosti koju morate održati.

Sadržaj članka

Razlozi za omogućivanje praćenja verzija

Postavke za rad s verzijama i njihovo funkcioniranje

Omogućivanje praćenja verzija u biblioteci sustava SharePoint

Uklanjanje praćenja verzije iz biblioteke sustava SharePoint

Razlozi za omogućivanje praćenja verzija

Ako je u bibliotekama sustava SharePoint omogućeno praćenje verzija, informacije možete bilježiti i upravljati njima u nastajanju. Možete pogledati starije verzije i vratiti ih ako je to potrebno. To je vrlo praktično ako se, primjerice, datoteka ošteti ili ako korisnici shvate da su starije verzije datoteke možda točnije od novijih. Neke tvrtke zadržavaju više verzija svojih datoteka iz pravnih razloga ili zbog nadzora. Praćenje verzija po zadanom je isključeno. Da biste ga uključili i implementirali odluke koje se odnose na praćenje verzija, morate imati dozvole za dizajn ili dozvole za potpunu kontrolu.

Možda ćete željeti pratiti i glavne i radne verzije datoteka. To je korisno ako, primjerice, želite vidjeti kako se razvija pravno mišljenje ili kakva su razmišljanja u pozadini novog programa koji je trenutno u fazi razvoja. Glavna verzija može značiti da dokument može pregledati širi krug ljudi, a radna verzija (skica) predstavlja rad u tijeku koji nije spreman za prezentaciju širem krugu korisnika.

Glavna verzija je verzija koja se bitno promijenila u odnosu na zadnju glavnu verziju, a označava se cijelim brojem, kao što je 2.0. Glavne verzije najčešće su vidljive svim korisnicima koji imaju pristup biblioteci. Radna verzija je verzija čiji se sadržaj umjereno promijenio od zadnje glavne verzije. Označava se decimalnim brojem, kao što je 2.1. Radne su verzije u pravilu vidljive samo korisnicima koji provode promjene i korisnicima koji imaju dozvolu za dizajn i dozvolu za potpunu kontrolu. Biblioteku, međutim, možete postaviti tako da svim korisnicima web-mjesta omogućite prikaz svih dostupnih skica.

Napomena :  Glavne i radne verzije dostupne su samo za biblioteke, a ne i za popise.

Vrh stranice

Postavke za rad s verzijama i njihovo funkcioniranje

Dijaloški okvir Postavke za rad s verzijama sadrži četiri glavna odjeljka, od kojih neki nisu strogo povezani s praćenjem verzija. Za svaki odjeljak potrebno je donijeti odluku prilikom postavljanja biblioteke. Naravno, ako imate potrebne dozvole, postavke poslije možete promijeniti.

Odabir

Djelovanje

Nema određivanja verzija

Korisnicima web-mjesta dostupna je samo trenutna verzija stavke ili datoteke. To je zadana postavka.

Stvori glavne verzije

Verzije se stvaraju i zadržavaju za svaku glavnu verziju. Radne se verzije ne stvaraju ni ne održavaju.

Stvori glavne i radne verzije (skice)

Nakon prijavljivanja datoteke stvaraju se i bilježe i glavne i radne verzije. Korisnik koji radi s datotekom mora prilikom prijave navesti radi li se o glavnoj ili radnoj verziji.

Zadrži sljedeći broj glavnih verzija

Ako potvrdite okvir ove neobavezne mogućnosti, broj koji se nalazi ispod nje određuje broj glavnih verzija koje će se zadržati u biblioteci. Ako je, primjerice, taj broj 25, najstarija će se verzija izbrisati prilikom stvaranja 26. verzije. Nakon toga bit će dostupne samo verzije od 2 do 26. Bibliotekama ćete mnogo jednostavnije upravljati ako spriječite pretjeran porast broja verzija. Ako, međutim, morate zadržati svaku verziju ili velik broj verzija, postavite vrlo visoko ograničenje ili ga isključite.

Broj glavnih verzija čije skice želite zadržati

Ako odaberete ovu neobaveznu mogućnost, broj u okviru određuje broj skica koje će se zadržati. Možete, primjerice, odlučiti da ćete zadržati 25 glavnih verzija, ali da su vam skice potrebne samo za pet najnovijih verzija. Ako vam to nije potrebno iz pravnih razloga ili nekog drugog posebnog razloga, najvjerojatnije ne morate čuvati sve skice svih glavnih verzija.

  • Odjeljak Sigurnost stavke skice   . Ovaj odjeljak koristite da biste odredili tko smije pregledavati stavke skice u biblioteci. Prikaz stavki možete omogućiti svim korisnicima koji u biblioteci imaju dozvole za čitanje ili ga pak ograničiti samo na korisnike koji ih mogu uređivati, odnosno na autora stavke i korisnike koji mogu odobravati stavke. Ako odlučite ograničiti prikaz, radne verzije (skice) bit će dostupne samo određenim korisnicima. Ostalim će se korisnicima prikazivati samo glavne verzije.

  • Odjeljak Potrebna je odjava   . Ovaj odjeljak koristite da biste odredili moraju li korisnici odjaviti datoteke prije izvršavanja promjena. Dodatne informacije potražite u članku Obavezna odjava za datoteke u biblioteci sustava SharePoint.

Vrh stranice

Omogućivanje praćenja verzija u biblioteci sustava SharePoint

  1. Otiđite u biblioteku u kojoj namjeravate raditi. Ako naziv biblioteke nije prikazan u oknu za brzo pokretanje, kliknite Cijeli sadržaj web-mjesta, a zatim naziv biblioteke.

  2. Na vrpci u grupi Alati za biblioteke kliknite karticu Biblioteka.

  3. Kliknite Postavke biblioteke Gumb Postavke biblioteke na vrpci biblioteke sustava SharePoint Foundation .

  4. Na stranici Postavke biblioteke u odjeljku Općenite postavke kliknite Postavke za rad s verzijama. Otvorit će se dijaloški okvir Postavke za rad s verzijama.

  5. U odjeljku Povijest verzija dokumenata odaberite neku od sljedećih mogućnosti:

    • Stvori glavne verzije – ako odaberete ovu mogućnost, moći ćete postaviti ograničenje broja glavnih verzija.

    • Stvori glavne i radne verzije (skice) – ako odaberete ovu mogućnost, moći ćete ograničiti broj glavnih verzija i broj verzija za koje želite zadržati skice.

  6. Neobavezno: ograničite broj verzija koje želite zadržati.

    • Ako želite ograničiti broj verzija koje se zadržavaju u biblioteci, potvrdite okvir Zadrži sljedeći broj glavnih verzija. U suprotnom ga ne potvrđujte. U okvir koji se nalazi odmah ispod potvrdnog okvira upišite broj verzija koje želite zadržati.

    • Ako želite ograničiti broj skica koje se zadržavaju, potvrdite okvir Broj glavnih verzija čije skice želite zadržati. Ta je mogućnost dostupna samo ako je odabrana mogućnost Stvori glavne i radne verzije (skice). U okvir koji se nalazi odmah ispod potvrdnog okvira upišite broj verzija za koje želite zadržati skice.

  7. Neobavezno: navedite korisnike kojima bi se trebao omogućiti prikaz skica u biblioteci dokumenata. U odjeljku Sigurnost stavke skice odaberite nešto od sljedećeg:

    • Svaki korisnik koji može čitati stavke. Ovu mogućnost odaberite ako želite dopustiti pristup svim korisnicima koji na web-mjestu imaju dozvole za čitanje. Ta je mogućnost dostupna ako u odjeljku Povijest verzija dokumenta odaberete mogućnost Stvori glavne i radne verzije (skice).

    • Samo korisnici koji mogu uređivati stavke. Ovu mogućnost odaberite da biste prikaz skica ograničili na korisnike koji imaju dozvole za uređivanje. Ta je mogućnost dostupna ako u odjeljku Povijest verzija dokumenta odaberete mogućnost Stvori glavne i radne verzije (skice).

    • Samo korisnici koji mogu odobravati stavke (i autor stavke). Ovu mogućnost odaberite da biste prikaz omogućili samo izvornom autoru stavke i korisnicima koji imaju dozvole za odobravanje stavki u biblioteci. Ta je mogućnost dostupna kada se odjeljak Odobrenje sadržaja postavi na Da.

  8. Neobavezno: odredite želite li u ovoj biblioteci postaviti obaveznu odjavu. Odjava po zadanom nije obavezna. Ako želite promijeniti zadanu postavku, u odjeljku Potrebna je odjava odaberite Da. Dodatne informacije o obaveznoj odjavi potražite u članku Obavezna odjava za datoteke u biblioteci sustava SharePoint.

  9. Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir i vratili se na stranicu Postavke biblioteke dokumenata.

Vrh stranice

Uklanjanje praćenja verzije iz biblioteke sustava SharePoint

Nakon nekog vremena možete zaključiti da praćenje verzija u vašoj biblioteci sustava SharePoint zapravo i nije potrebno. Ako imate dozvole za dizajn ili dozvole za potpunu kontrolu, iz biblioteke možete ukloniti praćenje verzija.

  1. Otiđite u biblioteku u kojoj namjeravate raditi. Ako naziv biblioteke nije prikazan u oknu za brzo pokretanje, kliknite Cijeli sadržaj web-mjesta, a zatim naziv biblioteke.

  2. Na vrpci u grupi Alati za biblioteke kliknite karticu Biblioteka.

  3. Kliknite Postavke biblioteke Gumb Postavke biblioteke na vrpci biblioteke sustava SharePoint Foundation .

  4. Na stranici Postavke biblioteke u odjeljku Općenite postavke kliknite Postavke za rad s verzijama.

  5. U odjeljku Povijest verzija dokumenta u dijaloškom okviru Postavke za rad s verzijama odaberite Nema određivanja verzija. Time ćete ukloniti sve unose koje ste prethodno stvorili u tom odjeljku.

  6. Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir i vratili se na stranicu Postavke biblioteke dokumenata.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×